Cách lập LLC ở New York: chi phí, đăng báo, thuế NYC

Làm sao lập LLC ở New York, từng bước?

LLC ở New York tồn tại khi Department of State chấp nhận hồ sơ Articles of Organization. Các bước dưới đây giúp LLC giữ tình trạng hoạt động hợp lệ và sẵn sàng làm việc (Department of State):

1. Chọn tên kết thúc bằng "Limited Liability Company", "LLC" hoặc "L.L.C." và khác với các tên đã có trong hồ sơ. Giữ trước tên là tùy chọn ($20) và không phải là sự chấp thuận.
2. Nộp Articles of Organization trực tuyến, qua thư, trực tiếp hoặc qua fax, kèm $200. Biểu mẫu nêu tên, hạt (county) nơi đặt văn phòng của LLC (chỉ ghi hạt, không ghi địa chỉ đường phố) và địa chỉ gửi thư cho giấy tờ pháp lý. Secretary of State là đại diện nhận giấy tờ tố tụng của LLC và chuyển giấy tờ đến địa chỉ đó, nên không cần đại diện đăng ký riêng. Không bắt buộc có luật sư, dù Department gợi ý ai lập LLC nên cân nhắc nhờ luật sư. Hãy giữ biên nhận nộp hồ sơ: đó là bằng chứng bạn đã nộp, và không có bản sao thứ hai được cấp.
3. Ký thỏa thuận hoạt động bằng văn bản trong vòng 90 ngày sau khi nộp hồ sơ.
4. Đăng báo trên hai tờ báo trong sáu tuần và nộp Certificate of Publication trong vòng 120 ngày.
5. Xin EIN từ IRS, miễn phí. Xin trực tuyến cần SSN hoặc ITIN của bên chịu trách nhiệm; nếu không có, xem EIN khi không có SSN.
6. Mở tài khoản ngân hàng mang tên LLC (tài khoản ngân hàng doanh nghiệp).
7. Đăng ký thuế bán hàng, bảng lương và giấy phép trước hoạt động cần đến chúng (bảng dưới đây).
8. Ghi vào lịch Form IT-204-LL (chậm nhất vào ngày 15 tháng 3 với năm dương lịch), mọi tờ khai của Thành phố New York và báo cáo hai năm một lần.

Trong Thành phố New York, Manhattan là New York County, Brooklyn là Kings County, Staten Island là Richmond County, còn Bronx và Queens là các hạt cùng tên. Hạt bạn chọn cũng quyết định những tờ báo nào đăng thông báo của bạn.

Khi trường hợp không còn đơn giản: nghề có giấy phép hành nghề (khi đó lập PLLC), từ hai thành viên trở lên (tờ khai hợp danh và khoản phí tính theo thu nhập), lợi nhuận kiếm tại Thành phố New York, bầu chọn S corporation (Thành phố New York không công nhận), công việc chia giữa Thành phố và nơi khác, hoặc chủ sở hữu sống ngoài New York.

Cần chuẩn bị: tên, hạt, địa chỉ gửi thư cho giấy tờ pháp lý, tên và phần sở hữu của từng thành viên, cách chia lợi nhuận, và ngày doanh nghiệp bắt đầu bán hàng, thuê người hoặc cần giấy phép.

Lập LLC ở New York tốn bao nhiêu?

Lệ phí của tiểu bang là $200 cho Articles of Organization và $50 cho Certificate of Publication; phí của các tờ báo tính thêm (biểu phí).

Chi phí về sau: báo cáo hai năm một lần ($9 mỗi hai năm) và phí IT-204-LL hằng năm, đều trình bày bên dưới. Về khoản phí hằng năm của từng tiểu bang, xem phí hằng năm của LLC theo tiểu bang.

Quy định đăng báo cho LLC ở New York là gì?

Trong vòng 120 ngày sau khi điều lệ có hiệu lực, hầu hết LLC mới phải đăng điều lệ hoặc thông báo thành lập trên hai tờ báo trong sáu tuần liên tiếp, rồi nộp Certificate of Publication (Department of State).

Thư ký hạt (county clerk) của hạt ghi trong điều lệ chỉ định hai tờ báo. Thông báo phải khớp chính xác với hồ sơ của Department, kể cả tên. Mỗi tờ báo cấp một bản khai có tuyên thệ về việc đăng báo; hãy đính kèm cả hai vào giấy chứng nhận và trả $50. Nếu LLC bỏ lỡ hạn, quyền tiến hành kinh doanh của LLC bị đình chỉ; nộp giấy chứng nhận sau đó sẽ gỡ đình chỉ. Về chi phí theo hạt, hạn bị bỏ lỡ và quy định của các tiểu bang khác, xem quy định đăng báo cho LLC.

Tôi có cần thỏa thuận hoạt động cho LLC ở New York không?

Có. New York yêu cầu các thành viên thông qua thỏa thuận hoạt động bằng văn bản trước, cùng lúc hoặc trong vòng 90 ngày sau khi nộp điều lệ (Department of State).

Thỏa thuận quy định quyền và nghĩa vụ của các thành viên với nhau và với LLC. Thỏa thuận do LLC giữ; không nộp cho tiểu bang. Department lưu ý luật không nói gì về trường hợp không thông qua thỏa thuận nào. Với từ hai thành viên trở lên, các điều khoản về lợi nhuận, khoản lỗ và khoản phân phối quyết định những gì mỗi thành viên khai; xem điều khoản thuế trong thỏa thuận hoạt động.

LLC ở New York nộp gì cho tiểu bang mỗi năm?

LLC có bất kỳ thu nhập, lãi, khoản lỗ hoặc khoản khấu trừ nào từ nguồn New York nộp Form IT-204-LL và trả một khoản phí nộp hồ sơ trước ngày 15 của tháng thứ ba sau khi năm kết thúc (ngày 15 tháng 3 với năm dương lịch). Không có gia hạn, và khoản phí không tính theo tỷ lệ cho năm đầu ngắn (hướng dẫn IT-204-LL). Nguồn New York là hoạt động kinh doanh tiến hành, hoặc tài sản nằm, tại New York. Khoản lỗ năm đầu cũng được tính: LLC chỉ chi tiền vẫn phải nộp tờ khai và trả phí.

New York theo cách phân loại liên bang của LLC. Về liên bang, LLC một thành viên bị bỏ qua về thuế (thu nhập khai trên tờ khai của chủ sở hữu, Schedule C với doanh nghiệp) và LLC từ hai thành viên trở lên là hợp danh, trừ khi chọn bị đánh thuế như công ty (IRS).

Cái bẫy: LLC một thành viên mà chủ sở hữu chỉ nộp tờ khai cá nhân vẫn phải nộp IT-204-LL khi có thu nhập hoặc khoản lỗ từ nguồn New York. Nộp hoặc thanh toán trễ có thể bị phạt và tính lãi.

LLC ở Thành phố New York có phải nộp thuế kinh doanh không thành lập công ty không?

Lập LLC trong Thành phố New York dùng cùng hồ sơ của tiểu bang; Thành phố thêm thuế kinh doanh không thành lập công ty (UBT) và các giấy phép địa phương. LLC trong Thành phố có thể phải nộp UBT nếu bị đánh thuế như doanh nghiệp một chủ hoặc hợp danh và kinh doanh trong Thành phố. UBT là 4% thu nhập chịu thuế phân bổ cho Thành phố (NYC Finance). Việc IRS bỏ qua LLC một thành viên không loại bỏ thuế này.

Phải nộp tờ khai khi tổng thu nhập kinh doanh, kiếm được ở bất cứ đâu và trước giá vốn hàng bán, vượt $95.000 với cá nhân hoặc LLC một thành viên (hướng dẫn NYC-202), hoặc vượt $95.000 với hợp danh.

Thu nhập chịu thuế được tính sau khi trừ khoản miễn $5.000 và một khoản trợ cấp cho công sức của chủ sở hữu. Sau đó, tín thuế kinh doanh xóa hoàn toàn khoản thuế từ $3.400 trở xuống và giảm các hóa đơn lớn hơn cho đến khi tín thuế hết ở mức $5.400. Nếu UBT của năm sau khi trừ tín thuế dự kiến vượt $3.400, chủ sở hữu (Form NYC-5UBTI) hoặc hợp danh (Form NYC-5UB) còn nộp tờ khai UBT tạm tính và trả theo từng kỳ, kỳ đầu trước ngày 15 của tháng thứ tư trong năm (hướng dẫn NYC-202). Cư dân Thành phố có thể xin tính một phần UBT vào thuế thu nhập cá nhân của Thành phố, với tư cách chủ sở hữu LLC một thành viên hoặc thành viên của LLC bị đánh thuế như hợp danh (hướng dẫn IT-219).

UBT không áp dụng cho công việc làm nhân viên, hay đơn giản là nắm giữ, cho thuê hoặc quản lý bất động sản cho chính mình. LLC bị đánh thuế như công ty thuộc một loại thuế công ty của Thành phố; với S corporation, đó là thuế công ty chung (general corporation tax), vì Thành phố New York không công nhận bầu chọn S. Người quản lý quỹ và thành viên hợp danh chung có quy định riêng: xem UBT của Thành phố New York cho người quản lý quỹ.

Ngoài ra, chủ sở hữu tự kinh doanh hoặc thành viên hợp danh cá nhân có thu nhập ròng từ công việc trong Thành phố New York vượt $150.000 nợ thuế vận tải đi lại của tiểu bang (MCTMT) ở mức 0,60% trên tờ khai cá nhân; các hạt đi lại lân cận trả 0,34% (Tax Department).

Department of State cần gì mỗi hai năm?

Mọi LLC ở New York nộp báo cáo hai năm một lần (biennial statement) mỗi hai năm, vào tháng dương lịch mà điều lệ được nộp, kèm phí $9 (Department of State).

Báo cáo xác nhận địa chỉ nơi Secretary of State gửi giấy tờ pháp lý. Hầu hết LLC nộp trực tuyến với tên chính xác và số DOS ID; không nộp trước tháng đến hạn. Báo cáo bị bỏ lỡ khiến LLC hiện là quá hạn trên mọi giấy chứng nhận tình trạng, có thể chặn một số giao dịch kinh doanh. Địa chỉ cập nhật cũng giúp LLC tránh bị tòa tuyên án vắng mặt trong một vụ kiện mà LLC không hề biết.

LLC ở New York có phải nộp công bố chủ sở hữu hưởng lợi không?

Không, với LLC lập ở New York hoặc ở tiểu bang khác của Hoa Kỳ. Luật công bố của New York chỉ áp dụng cho LLC lập theo luật của nước ngoài và được phép kinh doanh ở New York (Department of State).

Ở cấp liên bang, FinCEN hiện miễn trừ các công ty lập tại Hoa Kỳ; xem ai vẫn phải nộp báo cáo BOI.

LLC mới ở New York còn phải đăng ký những gì?

Hãy đăng ký trước khi hoạt động bắt đầu. Hầu hết đăng ký của tiểu bang thực hiện qua New York Business Express.

Lớp bảo vệ trách nhiệm của LLC không bao gồm thuế bán hàng: New York buộc mọi thành viên chịu trách nhiệm cá nhân về thuế bán hàng mà LLC đã thu hoặc lẽ ra phải thu, và có thể ấn định thuế đó trong vòng ba năm sau khi tờ khai được nộp, hoặc bất cứ lúc nào nếu không có tờ khai nào được nộp (Tax Law section 1131; section 1133).

Về việc khi nào thuế bán hàng áp dụng, xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng; về bảng lương, xem thiết lập bảng lương.

Ví dụ

Mọi số liệu chỉ để minh họa, tính bằng đô la Hoa Kỳ.

LLC một thành viên ở Brooklyn

Một nhà thiết kế nộp điều lệ ghi Kings County vào tháng 12 và trả $200; doanh nghiệp của cô bắt đầu vào ngày 1 tháng 1. Cô trả tiền cho hai tờ báo do thư ký Kings County chỉ định, rồi nộp giấy chứng nhận kèm $50 trong vòng 120 ngày. Về liên bang LLC bị bỏ qua về thuế, nên kết quả được khai trên Schedule C của cô. Chậm nhất vào ngày 15 tháng 3 sau năm đầu, LLC nộp IT-204-LL kèm $25.

Tổng doanh thu của cô là $150.000, vượt ngưỡng của Thành phố, nên cô nộp NYC-202 chậm nhất vào ngày 15 tháng 4. Lợi nhuận $120.000 của cô hoàn toàn là công việc trong Thành phố: trừ khoản trợ cấp công sức $10.000 và khoản miễn $5.000 còn $105.000; 4% là $4.200; tín thuế kinh doanh là $4.200 × ($5.400 − $4.200) ÷ $2.000 = $2.520; UBT phải nộp là $1.680, dưới $3.400, nên cô không phải nộp UBT tạm tính trong năm. Nếu cô bắt đầu giữa năm, khoản miễn $5.000 sẽ được tính theo tỷ lệ ($416,67 cho mỗi tháng đầy đủ). Nếu lợi nhuận của cô là $80.000, khoản thuế $2.600 sẽ được tín thuế xóa hoàn toàn: không phải nộp gì, nhưng vẫn phải nộp tờ khai.

Hai thành viên hợp danh ở Albany

Hai thành viên lập LLC ở Albany County; về liên bang LLC là hợp danh. Năm 1: tổng thu nhập từ nguồn New York là $300.000. Trước ngày 15 tháng 3, LLC nộp IT-204 và IT-204-LL; phí là $25 vì năm trước LLC không có tổng thu nhập từ nguồn New York. Năm 2: phí theo $300.000 của Năm 1, thuộc bậc trên $250.000 đến $500.000: $175. Mọi công việc nằm ngoài Thành phố New York, nên không có tờ khai UBT.

LLC không bao giờ đăng báo

Một LLC nộp điều lệ nhưng bỏ qua việc đăng báo. Sau 120 ngày, quyền tiến hành kinh doanh của LLC bị đình chỉ cho đến khi LLC đăng báo và nộp giấy chứng nhận, kèm cả hai bản khai có tuyên thệ và $50.

Trường hợp của bạn khác?

• LLC của bạn sẽ có lợi nhuận thực sự ở Thành phố New York, hoặc chia công việc giữa Thành phố và nơi khác: cách phân bổ UBT và tín thuế kinh doanh quyết định hóa đơn, và sổ sách phải tách riêng công việc trong Thành phố; hãy nhận hỗ trợ thành lập doanh nghiệp hoặc dịch vụ sổ sách.
• Từ hai thành viên trở lên: tờ khai hợp danh, các bậc phí và cách chia lợi nhuận theo thỏa thuận hoạt động; xem chia quyền sở hữu giữa các thành viên LLC, nhận hỗ trợ thành lập doanh nghiệp cho thỏa thuận và hỗ trợ tờ khai hợp danh.
• Một thành viên sống ở tiểu bang khác: LLC bị đánh thuế như hợp danh có thể phải nộp thuế tạm tính của New York thay cho thành viên đó trên Form IT-2658, trừ khi mức này là $300 hoặc thấp hơn cho mỗi loại thuế, hoặc thành viên đưa cho LLC Form IT-2658-E, cam kết tự nộp và khai dưới tên mình (hướng dẫn IT-2658); hãy nhận hỗ trợ về tờ khai hợp danh.
• Công việc của bạn cần giấy phép hành nghề của New York (ví dụ y khoa, luật hoặc kế toán): bạn lập LLC dịch vụ chuyên môn (PLLC) thay vào đó (Department of State); xem LLC hành nghề chuyên môn hay công ty hành nghề chuyên môn và nhận hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Bạn đang cân nhắc bầu chọn S corporation: New York và Thành phố New York đối xử khác nhau; xem bầu chọn S corporation của tiểu bang và có nên chọn S corporation không, và nhận hỗ trợ về tờ khai doanh nghiệp.
• Bạn muốn dùng thuế pháp nhân chuyển tiếp thu nhập: xem lựa chọn PTET.
• Bạn bỏ lỡ việc đăng báo, hoặc muốn so sánh chi phí theo hạt: xem quy định đăng báo cho LLC.
• LLC của bạn lập ở tiểu bang khác nhưng bạn làm việc ở New York: xem đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác.
• Một chủ sở hữu sống ngoài Hoa Kỳ: xem LLC Hoa Kỳ cho người không cư trú, từng bước và nhận hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Bạn bán hàng từ ngoài New York vào tiểu bang: xem hiện diện chịu thuế bán hàng ở New York.
• Bạn muốn biết các bước chung của mọi tiểu bang, hoặc việc cần làm sau khi được duyệt: xem cách lập LLC và sau khi lập công ty.