Cómo abrir una LLC en Nueva York: costo, publicación e impuesto de NYC

¿Cómo abro una LLC en Nueva York, paso a paso?

Una LLC de Nueva York existe una vez que el Department of State registra sus Articles of Organization. Los pasos siguientes la mantienen en situación regular y lista para operar (Department of State):

1. Elija un nombre que termine en «Limited Liability Company», «LLC» o «L.L.C.» y se distinga de los nombres ya registrados. Reservarlo es opcional ($20) y no es una aprobación.
2. Presente los Articles of Organization en línea, por correo, en persona o por fax, con $200. El formulario indica el nombre, el condado de la oficina de la LLC (solo el condado, sin dirección) y una dirección postal para documentos legales. El Secretary of State es el agente de la LLC para notificaciones legales y reenvía los documentos a esa dirección, así que no se necesita un agente registrado aparte. No se exige abogado, aunque el Department sugiere que quien constituye una LLC considere contratar uno. Conserve el recibo de presentación: es su prueba y no se emite un duplicado.
3. Firme un acuerdo operativo escrito dentro de los 90 días posteriores a la presentación.
4. Publique en dos periódicos durante seis semanas y presente el Certificate of Publication dentro de 120 días.
5. Obtenga un EIN del IRS, gratis. Solicitarlo en línea requiere el SSN o ITIN de la parte responsable; si no lo tiene, vea un EIN sin SSN.
6. Abra una cuenta bancaria a nombre de la LLC (cuentas bancarias comerciales).
7. Regístrese para el impuesto sobre las ventas, la nómina y las licencias antes de la actividad que lo requiera (tabla abajo).
8. Anote en el calendario el Form IT-204-LL (a más tardar el 15 de marzo para un año calendario), cualquier declaración de la ciudad de Nueva York y la declaración bienal.

En la ciudad de Nueva York, Manhattan es el condado de New York, Brooklyn es el condado de Kings, Staten Island es el condado de Richmond, y el Bronx y Queens son condados con el mismo nombre. El condado que elija también define qué periódicos publican su aviso.

Cuándo el caso no es sencillo: una profesión con licencia (se constituye una PLLC), dos o más miembros (una declaración de sociedad de personas y una tarifa según el ingreso), ganancias obtenidas en la ciudad de Nueva York, una elección de corporación S (la ciudad de Nueva York no la reconoce), trabajo repartido entre la ciudad y otros lugares, o un propietario que vive fuera de Nueva York.

Qué reunir: el nombre, el condado, una dirección postal para documentos legales, el nombre y la participación de cada miembro, cómo se reparte la ganancia y la fecha en que el negocio venderá, contratará o necesitará una licencia por primera vez.

¿Cuánto cuesta abrir una LLC en Nueva York?

Las tarifas estatales son $200 por los Articles y $50 por el Certificate of Publication; los cargos de los periódicos se suman (listas de tarifas).

Costos posteriores: la declaración bienal ($9 cada dos años) y la tarifa anual del IT-204-LL, ambas más abajo. Para los cargos anuales de cada estado, vea tarifas anuales de las LLC por estado.

¿Qué es el requisito de publicación de una LLC de Nueva York?

Dentro de 120 días después de que los Articles entran en vigor, la mayoría de las LLC nuevas deben publicar los Articles o un aviso de constitución en dos periódicos durante seis semanas consecutivas y luego presentar un Certificate of Publication (Department of State).

El secretario del condado (county clerk) del condado indicado en los Articles designa los dos periódicos. El aviso debe coincidir exactamente con los registros del Department, incluido el nombre. Cada periódico entrega una declaración jurada de publicación (affidavit of publication); adjunte ambas al certificado y pague $50. Si la LLC no cumple el plazo, se suspende su autoridad para hacer negocios; presentar el certificado después levanta la suspensión. Para los costos por condado, un plazo incumplido y las reglas de otros estados, vea el requisito de publicación de las LLC.

¿Necesito un acuerdo operativo para una LLC de Nueva York?

Sí. Nueva York exige que los miembros adopten un acuerdo operativo escrito antes de presentar los Articles, al presentarlos o dentro de los 90 días posteriores (Department of State).

El acuerdo fija los derechos y deberes de los miembros entre sí y frente a la LLC. Se queda en la LLC; no se presenta ante el estado. El Department señala que la ley no dice qué pasa si no se adopta ninguno. Con dos o más miembros, sus términos sobre ganancias, pérdidas y distribuciones definen lo que cada miembro reporta; vea términos tributarios del acuerdo operativo.

¿Qué presenta cada año una LLC de Nueva York ante el estado?

Una LLC con cualquier ingreso, ganancia, pérdida o deducción de fuentes de Nueva York presenta el Form IT-204-LL y paga una tarifa de presentación a más tardar el día 15 del tercer mes después del cierre del año (15 de marzo para un año calendario). No hay prórroga y la tarifa no se prorratea en un primer año corto (instrucciones del IT-204-LL). Las fuentes de Nueva York son el negocio que se realiza, o la propiedad que se ubica, en Nueva York. Una pérdida del primer año cuenta: una LLC que solo gastó dinero igual presenta y paga.

Nueva York sigue la clasificación federal de la LLC. A nivel federal, una LLC de un miembro es una entidad ignorada (sus ingresos van en la declaración del propietario, en el Schedule C si es un negocio) y una LLC con dos o más miembros es una sociedad de personas, salvo que elija tributar como corporación (IRS).

La trampa: una LLC de un miembro cuyo propietario presenta solo una declaración personal igual debe presentar el IT-204-LL cuando tiene ingresos o pérdidas de fuentes de Nueva York. La presentación o el pago tardío pueden traer multas e intereses.

¿Una LLC de la ciudad de Nueva York paga el impuesto sobre negocios no constituidos?

Constituir una LLC en la ciudad de Nueva York usa el mismo trámite estatal; la ciudad agrega su impuesto sobre negocios no constituidos (unincorporated business tax, UBT) y licencias locales. Una LLC de la ciudad puede deber el UBT si tributa como empresa individual o sociedad de personas y hace negocios en la ciudad. El UBT es de 4% del ingreso gravable asignado a la ciudad (NYC Finance). Que el IRS ignore a una LLC de un miembro no elimina el UBT.

Se requiere una declaración cuando el ingreso bruto total del negocio, donde se haya obtenido y antes del costo de los bienes vendidos, supera $95,000 para una persona física o una LLC de un miembro (instrucciones del NYC-202), o supera $95,000 para una sociedad de personas.

El ingreso gravable se calcula después de una exención de $5,000 y una deducción por los servicios de los propietarios. Luego un crédito de impuesto comercial elimina un impuesto de $3,400 o menos y reduce las cuentas mayores hasta que el crédito termina en $5,400. Si se espera que el UBT del año después del crédito supere $3,400, el propietario (Form NYC-5UBTI) o la sociedad de personas (Form NYC-5UB) también presenta una declaración del UBT estimado y paga en cuotas, la primera a más tardar el día 15 del cuarto mes del año (instrucciones del NYC-202). Un residente de la ciudad puede acreditar parte del UBT contra el impuesto sobre la renta personal de la ciudad, como propietario de un miembro o como miembro de una LLC que tributa como sociedad de personas (instrucciones del IT-219).

El UBT no alcanza el trabajo como empleado, ni simplemente tener, arrendar o administrar bienes raíces por cuenta propia. Una LLC que tributa como corporación queda sujeta a un impuesto corporativo de la ciudad; para una corporación S es el impuesto general a las corporaciones, porque la ciudad de Nueva York no reconoce la elección de corporación S. Los administradores de fondos y los socios generales tienen sus propias reglas: vea el UBT de NYC para administradores de fondos.

Aparte, un propietario trabajador independiente o un socio persona física cuyas ganancias netas por trabajo en la ciudad de Nueva York superen $150,000 debe el impuesto estatal de transporte de viajeros (MCTMT) de 0.60% en la declaración personal; los condados cercanos de viajeros pagan 0.34% (Tax Department).

¿Qué necesita el Department of State cada dos años?

Toda LLC de Nueva York presenta una declaración bienal (biennial statement) cada dos años, en el mes calendario en que se presentaron sus Articles, con una tarifa de $9 (Department of State).

La declaración confirma la dirección donde el Secretary of State envía los documentos legales. La mayoría de las LLC la presenta en línea con el nombre exacto y el número de ID del DOS; no presente antes del mes de vencimiento. Una declaración omitida hace que la LLC figure como atrasada en cualquier certificado de estatus, lo que puede bloquear algunas transacciones comerciales. Una dirección al día también ayuda a la LLC a evitar una sentencia en rebeldía en una demanda de la que nunca se entera.

¿Una LLC de Nueva York presenta una divulgación de beneficiarios finales?

No, si la LLC se constituyó en Nueva York o en otro estado de EE. UU. La ley de divulgación de Nueva York solo alcanza a las LLC constituidas bajo la ley de un país extranjero y autorizadas para hacer negocios en Nueva York (Department of State).

A nivel federal, FinCEN ahora exime a las compañías creadas en Estados Unidos; vea quién todavía presenta un informe BOI.

¿Para qué más debe registrarse una nueva LLC de Nueva York?

Regístrese antes de que comience la actividad. La mayoría de los registros estatales se hacen en New York Business Express.

El escudo de responsabilidad de la LLC no cubre el impuesto sobre las ventas: Nueva York hace a cada miembro personalmente responsable del impuesto sobre las ventas que la LLC cobró o debió cobrar, y puede liquidarlo dentro de los tres años posteriores a la presentación de la declaración, o en cualquier momento si no se presentó declaración (Tax Law, sección 1131; sección 1133).

Para saber cuándo aplica el impuesto sobre las ventas, vea cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas; para la nómina, cómo configurar la nómina.

Ejemplo

Todas las cifras son ilustrativas, en dólares estadounidenses.

Una LLC de un miembro en Brooklyn

Una diseñadora presenta los Articles indicando el condado de Kings en diciembre y paga $200; su negocio empieza el 1 de enero. Paga a los dos periódicos que designa el secretario del condado de Kings y luego presenta el certificado con $50 dentro de 120 días. A nivel federal la LLC es una entidad ignorada, así que sus resultados van en su Schedule C. A más tardar el 15 de marzo después de su primer año, la LLC presenta el IT-204-LL con $25.

Sus ingresos brutos son $150,000, por encima del umbral de la ciudad, así que presenta el NYC-202 a más tardar el 15 de abril. Su ganancia de $120,000 es toda de trabajo en la ciudad: menos una deducción por servicios de $10,000 y la exención de $5,000 quedan $105,000; 4% es $4,200; el crédito de impuesto comercial es $4,200 × ($5,400 − $4,200) ÷ $2,000 = $2,520; el UBT por pagar es $1,680, menos de $3,400, así que no debe UBT estimado durante el año. Si hubiera empezado a mitad de año, la exención de $5,000 se prorratearía ($416.67 por mes completo). Si su ganancia hubiera sido $80,000, el impuesto de $2,600 se acreditaría por completo: nada por pagar, pero igual se presenta la declaración.

Dos socios en Albany

Dos miembros constituyen una LLC en el condado de Albany; a nivel federal es una sociedad de personas. Año 1: el ingreso bruto de fuentes de Nueva York es $300,000. A más tardar el 15 de marzo, la LLC presenta el IT-204 y el IT-204-LL; la tarifa es $25 porque la LLC no tuvo ingreso bruto de fuentes de Nueva York el año anterior. Año 2: la tarifa sigue los $300,000 del año 1, que caen en el escalón de más de $250,000 hasta $500,000: $175. Todo el trabajo es fuera de la ciudad de Nueva York, así que no hay declaración del UBT.

Una LLC que nunca publica

Una LLC presenta sus Articles pero omite la publicación. Después de 120 días se suspende su autoridad para hacer negocios hasta que publique y presente el certificado, con ambas declaraciones juradas y $50.

¿Su caso es distinto?

• Su LLC tendrá ganancias importantes en la ciudad de Nueva York, o repartirá el trabajo entre la ciudad y otros lugares: la asignación del UBT y el crédito de impuesto comercial definen la cuenta, y los libros deben separar el trabajo de la ciudad; obtenga ayuda para constituir su negocio o contabilidad.
• Dos o más miembros: la declaración de sociedad de personas, los escalones de la tarifa y el reparto de ganancias siguen el acuerdo operativo; vea repartir la propiedad entre los socios de una LLC, obtenga ayuda para constituir su negocio con el acuerdo y ayuda con las declaraciones de sociedad de personas.
• Un miembro vive en otro estado: una LLC que tributa como sociedad de personas puede tener que pagar impuesto estimado de Nueva York por ese miembro con el Form IT-2658, salvo que sea de $300 o menos por tipo de impuesto o que el miembro entregue a la LLC el Form IT-2658-E, con el compromiso de pagar y presentar a su propio nombre (instrucciones del IT-2658); obtenga ayuda con las declaraciones de sociedad de personas.
• Su trabajo requiere una licencia profesional de Nueva York (por ejemplo medicina, derecho o contabilidad): en su lugar constituye una LLC de servicios profesionales (PLLC) (Department of State); vea LLC profesional o corporación profesional y obtenga ayuda para constituir su negocio.
• Está evaluando elegir ser corporación S: Nueva York y la ciudad de Nueva York la tratan de forma distinta; vea elecciones estatales de corporación S y si debe elegir ser corporación S, y obtenga ayuda con las declaraciones del negocio.
• Quiere el impuesto de entidad transparente: vea la elección del PTET.
• Omitió la publicación o quiere comparar los costos por condado: vea el requisito de publicación de las LLC.
• Su LLC se constituyó en otro estado pero usted trabaja en Nueva York: vea registrarse en otro estado.
• Un propietario vive fuera de Estados Unidos: vea una LLC de EE. UU. para no residentes, paso a paso y obtenga ayuda para constituir su negocio.
• Vende desde fuera de Nueva York hacia el estado: vea el nexo del impuesto sobre las ventas de Nueva York.
• Quiere los pasos que comparten todos los estados, o qué sigue tras la aprobación: vea cómo constituir una LLC y después de constituir su compañía.