الأرصدة الافتتاحية عند بدء مسك الدفاتر بعد بدء النشاط

هل يجب أن أسجّل كل ما حدث قبل أن تبدأ دفاتري؟

غالبًا لا بالنسبة إلى سنة انتهت وقُدّم إقرارها: يمكن أن تبدأ الدفاتر من الميزانية العمومية الختامية لتلك السنة، ما دام الإقرار المقدَّم أساسًا سليمًا. ونعم بالنسبة إلى أي سنة لا يزال إقرارها مطلوبًا، لأن الإقرار يبلّغ عن الدخل والمصروفات للسنة الضريبية كلها. وتقول IRS إنه، مع استثناءات قليلة، لا يشترط القانون نوعًا معينًا من السجلات، لكن السجلات يجب أن تدعم ما يبلّغ عنه الإقرار.

تكون الحالة غير بسيطة، ويستحق الأمر أن تحسمه مع معدّ إقرارات قبل أن تُدخل أي شيء، عندما يكون هناك إقرار مقدَّم أو مستحق عن سنة لا تغطيها دفاترك، أو عندما لا يكون لسنة سابقة إقرار مقدَّم، أو عندما لا تتطابق الأرصدة الافتتاحية مع آخر إقرار مقدَّم، أو عندما لم تُهلَك المعدات قط، أو عندما اشترك مال النشاط والمال الشخصي في حساب واحد. اجمع أولًا:

• كشوف كل حساب مصرفي وبطاقة وقرض، كشف واحد لكل شهر حتى اليوم الأول للسنة الضريبية.
• رصيد كل حساب في اليوم السابق لتاريخ البدء.
• قائمة بالمعدات مع تواريخ الشراء والتكاليف.
• آخر إقرار مقدَّم.
• سجل بالأموال التي وضعها المالكون أو سحبوها.

احتفظ بالأوراق الخاصة بالسنوات السابقة. تقول IRS أن تحتفظ بالسجلات ما دام قد يلزم إثبات دخل الإقرار أو خصوماته بها، والرصيد الافتتاحي لا يحل محلها: مدة الاحتفاظ بسجلات الأعمال.

أي تاريخ بدء أختار، ولماذا تهم السنة الضريبية؟

تاريخ البدء المعتاد هو اليوم الأول من السنة الضريبية: 1 يناير للنشاط ذي السنة التقويمية. والسنة الضريبية هي الفترة السنوية التي يستخدمها النشاط لحفظ سجلاته والإبلاغ عن دخله ومصروفاته.

• تتطابق الدفاتر مع الإقرار. تُقفل حسابات الدخل والمصروفات في نهاية كل سنة ضريبية، بينما تُرحَّل حسابات الأصول والالتزامات وحقوق الملكية. والبدء في اليوم الأول من السنة يجعل أول قائمة أرباح وخسائر تغطي بالضبط ما يغطيه الإقرار.
• حقوق الملكية أسهل إثباتًا. الافتتاح في أي يوم آخر يضع الربح المحقق حتى الآن هذه السنة في حقوق الملكية الافتتاحية، وهو رقم لا يحتويه أي إقرار مقدَّم.
• النشاط الجديد يبدأ في يومه الأول، بما وضعه المالكون فقط. والكيان الذي لم يكن موجودًا سنة كاملة يقدّم إقرارًا عن الفترة الأقصر التي وُجد فيها. والنشاط ذو السنة المالية يبدأ في اليوم الأول من سنته المالية.

النشاط الذي لم يقدّم إقرارًا قط يعتمد سنته الضريبية وطريقته المحاسبية مع أول إقرار، ما لم يلزمه استخدام سنة ضريبية معينة، وبعد ذلك الإقرار يحتاج تغيير الطريقة عادةً إلى موافقة IRS. ولكل من الخيارين قواعده: الأساس النقدي أم أساس الاستحقاق المحاسبي للنشاط الصغير، والسنة المالية أم السنة التقويمية.

ماذا يدخل في الرصيد الافتتاحي؟

الرصيد الافتتاحي هو رصيد كل أصل وكل دين وكل حساب مالك في تاريخ البدء. والأصول ناقص الديون تساوي حقوق الملكية.

قد تكون الأموال المستلمة عن عمل لم يُنجز بعد التزامًا في الدفاتر، لكنها تُحتسب عادةً دخلًا عند استلامها ما لم ينطبق تأجيل بأساس الاستحقاق المحاسبي: دفعات العملاء المقدمة وعرابينهم.

حقوق الملكية نتيجة وليست مُدخلًا. وعندما تخرج كبيرة أو سالبة على غير المتوقع، فهي تحتاج إلى تفسير: حساب مفقود أو رقم خاطئ، أو، في الرقم السالب، خسائر أو سحوبات تجاوزت فعلًا ما وُضع. حساب Opening Balance Equity.

كيف أسجّل معاملات الأشهر التي سبقت بدء مسك الدفاتر؟

أدخلها من الكشوف، شهرًا بعد شهر، بدءًا من اليوم الأول للسنة الضريبية. والرصيد الافتتاحي المؤرَّخ بيوم إعداد الدفاتر لا يغني عن هذه الأشهر؛ فقائمة الأرباح والخسائر المبنية من هذه الدفاتر ستترك دخلها ومصروفاتها خارجها، وكذلك الإقرار المعدّ من تلك القائمة.

1. حدّد الأرصدة الافتتاحية في اليوم الأول للسنة الضريبية، أو في يوم بدء النشاط إذا كان لاحقًا.
2. أدخل كل شهر سابق من كشوف البنك والبطاقات، مستخدمًا مصدرًا واحدًا لكل شهر.
3. سوِّ الشهر قبل أن تبدأ الشهر التالي. ويقول المنشور 583 أن تسوّي الحساب الجاري كل شهر ليتفق الكشف ودفتر الشيكات والدفاتر.
4. صنّف الإيداعات حسب الطريقة المحاسبية. في الأساس النقدي، تكون مدفوعات العملاء دخلًا عند استلامها. وفي أساس الاستحقاق المحاسبي، تُسوّي الدفعة على فاتورة مسجلة سلفًا الذمة المدينة ولا تكون دخلًا مرة أخرى. والأموال التي وضعها المالك والقروض والتحويلات بين الحسابات ليست مبيعات: الإيداعات التي ليست دخلًا.
5. احتفظ بالفاتورة أو الإيصال وراء كل تكلفة. إثبات الدفع وحده لا يثبت الخصم: الإيصالات المفقودة.

إذا اشترك مال النشاط والمال الشخصي في حساب واحد في تلك الأشهر، فافرزهما قبل الإدخال: معالجة اختلاط أموال النشاط بالأموال الشخصية.

كيف أقيّم المعدات والأصول الأخرى التي كنت أملكها قبل بدء الدفاتر؟

استخدم التكلفة لما اشتراه النشاط. والأساس الضريبي هو المبلغ الذي يُحسب عليه الإهلاك. وما ينقله صاحب منشأة فردية، أو مالك LLC بعضو واحد مصنّفة ضريبيًا منشأة فردية، من الاستخدام الشخصي، فأساس إهلاكه هو الأدنى من قيمته السوقية وتكلفته المعدّلة في اليوم الذي تغيّر فيه استخدامه. ثم أظهر الإهلاك الذي سبق أخذه أو كان قابلًا للأخذ.

تاريخ التغيير هو يوم بدء الاستخدام التجاري، لا يوم بدء الدفاتر. فالحاسوب المحمول المستخدم في النشاط منذ السنة الماضية تغيّر استخدامه في السنة الماضية، فقيمته في ذلك اليوم تحدد الأساس، وقد يكون إهلاك السنة الماضية مسموحًا به أصلًا. والأصل الذي يضعه المالك في شراكة يحتفظ عادةً بالأساس المعدّل للمالك (⁦26 U.S.C. § 723⁩). والأصل الذي يوضع في شركة في مبادلة مؤهلة مقابل أسهم (المادة 351، وتشترط السيطرة بعدها مباشرة) يحتفظ به عادةً أيضًا، لكن إذا كانت قيمة الأصول في مجموعها أقل من أساس المالك فيها، فإن أساس الشركة يقتصر على القيمة السوقية. وبدلًا من ذلك يمكن للمالك والشركة الاتفاق كتابةً على تخفيض أساس أسهم المالك، مع بيان يُقدَّم مع الإقرار الأصلي في موعده عن سنة التحويل؛ ولا يمكن التراجع عن هذا الاختيار (⁦26 U.S.C. § 362(e)(2)⁩، ⁦26 CFR 1.362-4⁩، المنشور 542). وتتبع LLC المصنّفة ضريبيًا شركةً هذه القاعدة للشركات حتى مع مالك واحد. وتحديد القاعدة المنطبقة يعود إلى معدّ الإقرارات: وضع الأصول الشخصية في LLC.

المعدات المشطوبة بالكامل، مثلًا بموجب المادة 179، تبقى ضمن القائمة: فقد استردت أساسها، فتظهر بتكلفتها مع مجمع إهلاك يساوي التكلفة.

إذا تخطى إقرار سابق الإهلاك، فتظل التكلفة مخفضة بما كان مسموحًا به. الإهلاك الذي كان مسموحًا به في سنة سابقة لا يمكن تعويضه في إقرار السنة الحالية؛ ويعالجه إقرار معدّل أو تغيير في الطريقة المحاسبية، وأيهما ينطبق يتوقف على الوقائع (المنشور 946): إعادة بناء جدول إهلاك مفقود.

ما قيد اليومية لمجمع الإهلاك أو الإطفاء كرصيد افتتاحي؟

يدخل مجمع الإهلاك رصيدًا دائنًا بجانب تكلفة المعدات، داخل قيد افتتاحي واحد يضم أيضًا الرصيد المصرفي والديون وحقوق الملكية. وهو ليس مصروف السنة الحالية: إهلاك السنوات السابقة يخص تلك السنوات.

• اجعل مدينًا كل أصل: الرصيد المصرفي، والمعدات بتكلفتها، والمخزون بتكلفته.
• اجعل دائنًا مجمع الإهلاك وكل دين. واجعل حقوق الملكية دائنة بالفرق، أو مدينة إذا كان الفرق عجزًا.
• ويتساوى إجمالي المدين مع إجمالي الدائن، كما يشترط القيد المزدوج.

ويعمل مجمع الإطفاء بالطريقة نفسها للأصول غير الملموسة مثل تكاليف التأسيس: اجعل الأصل مدينًا بتكلفته الكاملة، واجعل مجمع الإطفاء دائنًا بالجزء الذي سبق خصمه. وللمعدات تُستخدم كلمة الإهلاك. ويعرض المثال قيد الإهلاك بالأرقام.

كيف أعالج الأموال التي وضعها المالكون أو سحبوها قبل البدء؟

المال الذي يضعه المالك أو يسحبه بصفته مالكًا ليس دخلًا ولا مصروفًا. وسحوبات صاحب المنشأة الفردية سحوبات حتى لو كان المالك يعمل في النشاط. وأجر الشركة لمالك يعمل فيها يمر عادةً عبر كشوف الرواتب. ودفعات الشريك عن الخدمات تتبع قواعد الشراكة؛ والمدفوعات المضمونة هي المحددة دون النظر إلى دخل الشراكة (⁦26 U.S.C. § 707(c)⁩). وبالنسبة إلى السنوات السابقة فهي داخل حقوق الملكية الافتتاحية أصلًا. وبالنسبة إلى أشهر السنة الحالية التي تدخلها من الكشوف، سجّل كل تحويل مساهمةً أو سحبًا.

كون الأموال التي وضعها المالك قرضًا أو رأس مال يغيّر الدفاتر والإقرار. وإذا لم تبيّن أي أوراق أيهما كان، فاحسم ذلك مع معدّ إقرارات قبل القيد الافتتاحي: مساهمة المالك أم قرض إلى LLC، والقروض إلى المساهمين في الميزانية العمومية، وحسابات رأس مال الشركاء.

إذا قدّمت إقرارات من قبل، فكيف تتطابق أرصدتي الافتتاحية مع آخر إقرار؟

قارن الإجماليات بالميزانية العمومية (Schedule L) في آخر إقرار مقدَّم، إن كان فيه واحدة. وإقرار صاحب المنشأة الفردية لا يحتوي عليها.

تقول تعليمات النماذج 1065 و⁦1120-S⁩ و1120 جميعها إن الميزانيات العمومية في Schedule L ينبغي أن تتفق مع الدفاتر والسجلات. وإذا أُعد الإقرار السابق دون دفاتر، فقد تستند Schedule L فيه إلى تقديرات لا تدعمها الكشوف.

عندما تختلف الأرصدة الافتتاحية عن Schedule L المقدَّمة، فإن فرض التطابق، أو ترك الفجوة في حساب حقوق ملكية شامل، يخفي الفرق. وتدوين الفرق وسببه يبقيه ظاهرًا. والفرق الذي يشير إلى خطأ في إقرار مقدَّم قرار يعود إلى معدّ الإقرارات: الأرباح المحتجزة التي لا تطابق إقرار السنة الماضية. وللدفاتر المنقولة من محاسب قديم أو برنامج قديم، استخدم الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب.

ماذا أنفقت قبل يوم الافتتاح، وكيف تُعامل تكاليف التأسيس؟

الإنفاق قبل بدء النشاط هو عادةً تكلفة تأسيس: يُخصم جزء منها في السنة الأولى ويُوزَّع الباقي على مدى 180 شهرًا. واليوم الذي بدأت فيه دفاترك ليس اليوم الذي بدأ فيه نشاطك، وتاريخ بدء النشاط هو ما تستخدمه القواعد الضريبية. أما المصروفات التشغيلية بعد بدء النشاط وقبل بدء دفاترك فتخص السنة التي تحددها الطريقة المحاسبية، حتى لو سجلتها الآن فقط. وتتبع المعدات والمخزون وغيرهما من الإنفاق الرأسمالي قواعدها الخاصة.

تكاليف التأسيس هي ما تنفقه قبل أن تبدأ العمليات التجارية فعليًا. وتُحتسب إذا كانت ستُخصم لو أنفقها نشاط قائم؛ أما الفوائد والضرائب وتكاليف البحث فلها قواعدها (⁦26 U.S.C. § 195(c)⁩). وللـشركة أو الشراكة قاعدة موازية لتكاليف التنظيم. والمعدات مختلفة: تُسترد تكلفتها عادةً بالإهلاك.

في الدفاتر، الجزء من تكاليف التأسيس الذي لم يُخصم بعد أصل مستقل في الرصيد الافتتاحي. ولا تضع المادة 195 اختبارًا لتحديد وقت بدء النشاط، إلا أن النشاط المُستحوَذ عليه يبدأ عند استحواذك عليه. وإذا كان ذلك التاريخ غير واضح، أو كانت التكاليف كبيرة، فاحسمه قبل القيود الافتتاحية. والمبالغ والاختيار: تكاليف التأسيس لـ LLC أو صاحب منشأة فردية. والتكاليف المدفوعة شخصيًا: تكاليف التأسيس المدفوعة شخصيًا قبل LLC.

كيف أتحقق من صحة الأرصدة الافتتاحية؟

تكون الأرصدة الافتتاحية صحيحة عندما تتفق الدفاتر الجديدة مع الكشوف وقائمة الأصول وآخر إقرار مقدَّم، أو عندما يُدوَّن كل فرق ويُفسَّر.

أول تسوية لا تبدأ من الرصيد الصحيح: رصيد بداية التسوية خاطئ. وروتين الإقفال المستمر: قائمة مراجعة الإقفال الشهري.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ جميع المبالغ بالدولار الأمريكي.

مطوّر مستقل يبدأ دفاتره في يوليو

بدأ مطوّر العمل الحر في 1 فبراير واستلم 40,000 دولار من العملاء حتى نهاية يونيو، مع 4,000 دولار تكاليف برامج واشتراكات. ويبدأ دفاتره في يوليو. وإقرار Schedule C يغطي السنة كلها، فيحدد تاريخ البدء بـ 1 فبراير برصيد افتتاحي صفر، ثم يدخل فبراير إلى يونيو من كشوفه المصرفية. ولو افتتح الدفاتر في 1 يوليو برصيد مصرفي لتُركت تلك الأشهر الخمسة خارج قائمة الأرباح والخسائر، ولخلا Schedule C المبني من الدفاتر من الـ40,000 دولار. ولو كان يعمل حرًا منذ سنوات وإقرار السنة الماضية مقدَّم، لحدد الأرصدة الافتتاحية في 31 ديسمبر من السنة الماضية من كشوفه وقائمة أصوله، ثم أدخل يناير إلى يونيو من كشوفه المصرفية.

LLC من عضوين تفتتح دفاترها في 1 يناير

يبدأ شريكان متساويان دفاترهما في 1 يناير، بمساهمات متساوية وسحوبات متساوية. وتُظهر الكشوف 12,000 دولار في البنك و5,000 دولار مستحقة على قرض. وتُظهر قائمة الأصول معدات اشتُريت بـ8,000 دولار مع 3,000 دولار إهلاك حتى الآن. وحقوق الملكية هي الباقي. الحساب: ⁦$12,000⁩ + ⁦$8,000⁩ − ⁦$3,000⁩ − ⁦$5,000⁩ = ⁦$12,000⁩، أي ⁦$6,000⁩ لكل شريك. ولو اختلفت مساهماتهما أو سحوباتهما، لتبع كل حساب رأس مال مساهماته وحصته من الربح وسحوباته.

ثم يُقارَن صافي المعدات البالغ 5,000 دولار وإجمالي رأس المال البالغ 12,000 دولار بآخر Schedule L مقدَّمة وبرأس مال الشريكين الختامي في Schedules K-1 لديهما. وإذا لم تكن Schedule L مطلوبة، فلا شيء يُقارَن به، وتكون الكشوف وقائمة الأصول هي الدليل.

حاسوب محمول ينتقل إلى نشاط صاحب منشأة فردية

اشترى صاحب منشأة فردية حاسوبًا محمولًا بـ1,800 دولار للاستخدام الشخصي. وحين يبدأ استخدامه للنشاط تبلغ قيمته 900 دولار. وأساسه للإهلاك هو الأقل من الاثنين، 900 دولار. والقيد الافتتاحي مدين للمعدات ودائن لحقوق ملكية المالك، بـ900 دولار لكل منهما. أما الـ900 دولار الأخرى فلا يمكن إهلاكها، وتستخدم البيعة اللاحقة قواعد أساس مختلفة للربح وللخسارة (المنشور 551).

مختلف في حالتك؟

• إقرار مستحق عن سنة لا تغطيها الدفاتر، أو إقرار مقدَّم قد لا يكون سليمًا: أي تاريخ بدء تستخدم، وأي أشهر سابقة تعيد بناءها، وكيف تُدخل أرصدة ما قبل الدفاتر، كلها أحكام تتوقف على الوقائع. راجع استكمال الدفاتر المتأخرة ومساعدة مسك الدفاتر.
• لم تُقدَّم إقرارات السنوات السابقة قط: راجع استكمال إقرارات الأعمال غير المقدَّمة.
• الأرصدة الافتتاحية لا تتطابق مع إقرار مقدَّم، أو يوجد مبلغ كبير غير مفسَّر في حساب حقوق الملكية: راجع الأرباح المحتجزة التي لا تطابق إقرار السنة الماضية وحساب Opening Balance Equity ومساعدة مسك الدفاتر.
• لديك تقارير محاسب قديم أو ملف سابق: استخدم الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب.
• اشتريت بضائع للبيع بأموالك الخاصة قبل الافتتاح: راجع المخزون الذي كنت تملكه من قبل.
• لم تطالب بالإهلاك قط أو ضاعت قائمة الأصول: راجع إعادة بناء جدول إهلاك مفقود ومساعدة مسك الدفاتر.
• لم تُتتبَّع رؤوس أموال الشركاء قط: راجع إعادة بناء حسابات رأس مال الشراكة ومساعدة مسك الدفاتر.
• النشاط عقار مؤجَّر: راجع استكمال دفاتر العقار المؤجَّر.
• تملك الشركة الأمريكية من خارج الولايات المتحدة: راجع مسك الدفاتر لشركة أمريكية مملوكة لأجانب.
• دفعت رواتب لموظفين أو حصّلت ضريبة مبيعات في تلك الأشهر: راجع التأخر في ضرائب الرواتب واستكمال ضريبة المبيعات غير المحصَّلة.
• لست متأكدًا هل تنظّف الدفاتر أو تستكملها أو تبدأ ملفًا جديدًا: راجع التنظيف أو البدء من جديد.
• النشاط في كندا: راجع الدفاتر بعد تأسيس شركة من منشأة فردية والدفاتر الكندية المتأخرة.