장부 정리 체크리스트: 세금 신고 전 점검

세금 신고 대행인에게 주기 전에 장부에는 무엇이 나와 있어야 하나요?

장부에는 총수입, 공제, 세액공제가 나와 있어야 하고, 모든 입력 내용이 기록으로 추적되어야 합니다(Publication 583). 수입과 지출이 분명히 드러나는 방식이면 어떤 시스템이든 괜찮습니다. 파트너십이나 법인은 신고서에 첨부하는 재무상태표(Schedule L)가 필요한 경우 장부와 일치해야 합니다(Form 1065, Form 1120-S, Form 1120 작성 안내).

체크리스트는 아래 순서대로 진행하세요. 각 단계가 끝나야 다음 단계를 할 수 있습니다.

다음과 같은 경우는 단순하지 않습니다.

• 이미 제출한 연도의 숫자가 맞지 않습니다. 무엇이든 바꾸기 전에 원인부터 찾으세요. 제출한 신고서에 영향이 있을 수 있습니다.
• 파트너십이나 S corporation에 아무도 관리하지 않은 자본 계정이나 대출 계정이 있습니다. 신고서의 재무상태표는 장부와 일치해야 합니다. 파트너십은 차이가 있으면 설명서를 첨부하고, S corporation의 주주 대여금은 K-1과 대사되어야 합니다.
• 소유주 자금이 몇 달 치 사업 거래에 섞여 있습니다. 장부를 쓰려면 거래를 하나씩 분류해야 합니다.
• 입력되지 않은 달이 있거나 장부가 여러 해 밀렸습니다. 이 체크리스트를 쓰기 전에 빠진 달을 먼저 입력해야 합니다. 밀린 장부 따라잡기를 참고하세요.
• 신고 기한이 곧 다가옵니다. 차이를 찾아 고칠 시간이 많지 않습니다.
• 소유주나 모회사가 미국 밖에 있습니다. 외국인 소유 미국 회사는 해외 소유주와의 거래를 보고해야 할 수 있으므로(Form 5472) 소유주 이체 목록이 빠짐없이 작성되어야 합니다.

먼저 모을 자료: 모든 은행, 카드, 대출 계좌의 내역서, 작년에 제출한 신고서, 받은 모든 Form 1099, 사업체와 소유주 사이에 오간 돈의 목록.

모든 은행·카드 계좌가 연말 내역서와 일치하나요?

모든 은행·카드 계좌를 기간 마지막 날의 내역서와 대사하세요. 아직 처리되지 않은 항목을 적어 두면 장부와 내역서가 일치해야 합니다. Publication 583은 사업용 계좌를 개인 계좌와 분리하고 매달 대사하라고 안내합니다. 대사는 다음과 같이 진행합니다.

1. 내역서의 입금과 결제를 장부와 하나씩 비교하고, 차이를 모두 적어 두세요.
2. 장부에는 있지만 아직 내역서에 나타나지 않은 항목(미결제 수표, 입금 중인 금액 등)을 적으세요.
3. 내역서에는 있지만 장부에는 없는 항목(은행 수수료 등)을 장부에 입력하세요.
4. 조정한 내역서 잔액과 조정한 장부 잔액이 같은지 확인하세요. 다르면 오류가 남아 있는 것입니다.

거의 쓰지 않는 계좌와 해지한 계좌를 포함해 모든 계좌와 카드에 같은 검사를 하세요. 신용카드와 대출 잔액도 내역서와 같은 방식으로 맞춰 봅니다. 은행 연동은 대사가 아닙니다. 은행 피드가 계좌 대사가 아닌 이유를 참고하세요.

계좌가 일치하면 현금 잔액이 맞다는 뜻입니다. 카테고리가 맞다는 뜻은 아닙니다.

은행 피드: 일치하지 않는 항목과 중복 거래는 제외해야 하나요, 삭제해야 하나요?

복사본이거나 이 장부와 관계없는 항목은 삭제하지 말고 제외하세요. 이는 아직 피드에서 대기 중인 항목에 해당하며, 이미 장부에 추가된 항목은 장부에서 바로잡습니다. QuickBooks Online에서는 제외한 피드 항목은 다시 들어오지 않지만, 삭제한 항목은 은행에서 다시 내려받습니다(Intuit 문서). 피드가 어떻게 동작하는지 설명하는 공식 자료는 없고 다른 소프트웨어는 다를 수 있으므로, 의존하기 전에 해당 소프트웨어의 도움말을 확인하세요.

일치하지 않는 피드 항목을 세 가지 중 하나로 분류하세요.

• 실제 거래이고 아직 장부에 없는 경우: 카테고리와 함께 기록하세요.
• 이미 장부에 있는 경우(직접 입력, 청구서 결제, 다른 계좌의 이체): 해당 입력과 연결하세요.
• 이 장부에 속하지 않거나 다른 항목의 복사본인 경우: 제외하세요.

정말 이 장부에 속하지 않는 항목만 제외하세요. 실제 입금을 제외하면 장부가 내역서보다 낮아지고, 그 차이가 다음 대사에서 나타납니다.

중복된 수입과 지출은 어떻게 찾아 없애나요?

금액과 날짜로 두 번째 사본을 찾고, 은행 기록이나 서류와 맞지 않는 쪽을 지우세요. 중복은 장부 잔액이 내역서보다 높거나 낮게 나오거나, 수입이 입금액보다 크게 나오는 것으로 드러납니다.

흔한 원인:

• 결제 완료로 표시한 청구서와, 같은 입금을 수입으로 다시 입력한 것.
• 같은 은행 파일이 피드로 한 번, 업로드로 또 한 번 들어온 것.
• 같은 카드를 두 번 연결한 것.
• 비용으로 기록한 카드 결제와 카드 자체의 결제 내역.
• 본인 계좌 간 이체를 한쪽에서는 수입으로, 다른 쪽에서는 비용으로 기록한 것. 어느 쪽도 수입이나 비용이 아닙니다.

찾으려면 내역서의 입금을 합산해서 장부에 기록된 수입과 수입이 아닌 입금의 합계와 비교하세요. 그런 다음 금액순으로 정렬하여 가까운 날짜에 같은 금액이 있는지 보세요. 대사 차이가 중복 하나의 금액과 같을 수 있습니다. Publication 583은 기록에 수입의 출처가 드러나야 사업 자금과 사업 외 자금, 과세 수입과 비과세 수입을 구분할 수 있다고 안내합니다. 이미 제출한 연도의 날짜로 된 사본이라면 지우기 전에 신고 대행인에게 알리세요.

매출이 두 번 잡힌 경우는 장부의 중복 수입을 참고하세요. 매출 보고서와 맞지 않는 입금은 매출과 정산금 대사를 참고하세요. 카드 결제가 두 번 계산된 경우는 장부의 신용카드 결제를 참고하세요.

기초 잔액이 작년에 제출한 신고서와 일치하나요?

일치해야 합니다. 올해 기초 잔액은 작년 기말 잔액이며, 파트너십이나 법인은 제출한 신고서의 재무상태표와 항목별로 대조할 수 있습니다.

규모가 작은 사업체는 신고서의 규모 관련 질문에 "예"라고 답하면 Schedule L을 생략할 수 있습니다(Form 1065와 Form 1120-S는 Schedule B, Form 1120은 Schedule K). 소규모 파트너십은 Schedule M-2와 각 Schedule K-1의 항목 L도 생략할 수 있습니다(Form 1065). 이런 경우에는 작년 최종 장부와 연말 내역서와 비교하세요. 이 경우에도 장부는 작년 기말과 일치해야 합니다.

비교하려면 작년 연말 재무상태표와 올해 기초 재무상태표를 나란히 놓고 다른 줄을 모두 적으세요. 흔한 원인은 마감된 연도 날짜로 입력한 내용을 신고서 작성 후에 바꾼 경우입니다. 파트너십이 제출한 재무상태표는 세법 기준일 수 있고, 항목 L은 세법 기준 자본을 보고하므로, 장부가 틀렸다고 단정하기 전에 의도된 차이를 설명하는 명세서를 요청하세요.

차이가 왜 생겼는지 알기 전에 올해 입력으로 차이를 메우지 마세요. 마감된 기간에서 바뀐 기초 잔액, 신고서와 맞지 않는 이익잉여금, 제출한 연도 잠그기를 참고하세요.

사업용 계좌에 있는 개인 지출과 소유주 이체는 어떻게 처리하나요?

인출금, 출자금, 소유주 대출은 수입이나 비용이 아니라 소유주 계정에 넣으세요. 급여와 보장 지급금(guaranteed payment)은 따로 구분하며, 분류는 신고 대행인이 합니다. Publication 334는 개인 생활비와 가족 비용을 공제할 수 없는 비용으로 열거하고, 개인과 사업이 섞인 비용은 개인 부분을 분리하라고 안내합니다. 또한 개인 용도로 인출한 사업 수입을 담는 별도의 인출 계정도 설명합니다.

Publication 583은 입금마다 사업 수입, 개인 자금, 대출 중 무엇인지 표시하고, 본인에게 쓰는 수표는 개인 용도의 인출에만 쓰라고 권합니다. 정당한 대출로 빌린 돈은 수입이 아닙니다.

사업체와 소유주 사이에 한 해 동안 오간 모든 이체를 날짜, 금액, 계좌, 목적과 함께 하나의 목록으로 만드세요. 개인 지출은 비용에서 빼서 소유주 계정에 넣으세요. 계정 이름이 세금상 성격을 정하지는 않으며, 신고 대행인이 한 해 전체를 보고 이체를 분류합니다.

몇 달 동안 섞인 자금은 섞인 자금 바로잡기를 참고하세요. 파트너 보수는 보장 지급금과 파트너 인출금을 참고하세요. S corporation 소유주 이체는 S corporation 밀린 장부 정리와 S corporation이 낸 개인 비용을 참고하세요. C corporation은 C corporation이 낸 소유주 비용을 참고하세요.

보내기 전에 미분류 항목과 임시 계정은 어떻게 정리하나요?

모든 거래에 신고서의 줄로 이어지는 카테고리를 지정하거나, 무엇을 모르는지 적은 메모를 남기세요. 미분류 수입, 미분류 비용, 임시로 모아 두는 계정에는 아무것도 남기지 마세요.

1. 이런 계정에 있는 모든 거래를 나열하세요.
2. 각각 수입, 사업 비용, 소유주 자금, 본인 계좌 간 이체, 대출 또는 카드 결제, 장비 구입 중 하나로 분류하세요.
3. 기록이 없는 항목은 은행이나 카드 내역서를 확인하세요. 내역서로 지급은 증명할 수 있지만 지급 증명만으로는 공제가 인정되지 않으므로 청구서나 영수증도 보관하세요.
4. 무엇인지 알 수 없는 항목은 날짜, 금액, 받는 곳을 신고 대행인에게 전할 메모에 적으세요. 카테고리를 추측해서 넣지 마세요.

전체 방법은 세금 신고 전 미분류 지출에 있습니다. 영수증이 없는 경우는 사업 비용 영수증 분실을 참고하세요.

수입이 Form 1099-K 및 Form 1099-NEC와 일치하나요?

지급자나 플랫폼별로 각 서식의 합계를 내고, 그 출처에서 장부에 기록한 수입과 비교하여 모든 차이를 메모로 설명하세요. IRS는 Form 1099-K를 다른 기록과 함께 사용하라고 안내하며, 서식이 오지 않더라도 모든 수입을 보고해야 한다고 합니다. 장부가 서식보다 더 많은 수입을 보여 줄 수는 있지만, 더 적게 보여 준다면 문서로 뒷받침할 수 있는 이유가 필요합니다.

결제 카드 처리업체는 금액에 관계없이 카드 결제분에 대해 Form 1099-K를 보냅니다. 결제 앱이나 온라인 마켓플레이스는 상품이나 서비스 대금이 200건이 넘는 거래에 걸쳐 $20,000를 초과하면 보내야 하고, 그보다 적어도 보낼 수 있습니다. 가족이나 친구에게서 받은 선물이나 개인 지출 상환금은 Form 1099-K에 포함되어서는 안 됩니다(IRS). Publication 583은 Form 1099-MISC와 Form 1099-NEC를 총수입을 뒷받침하는 서류로 열거합니다.

차이는 대개 수수료, 환불, 징수한 판매세, 시점, 개인 입금, 중복, 서식의 오류에서 생깁니다. 주에 내기 위해 징수한 판매세는 세금이 구매자에게 부과되는 경우 수입이 아니지만, 판매자인 본인에게 부과되는 경우에는 총수입입니다(Publication 334). 시점에는 장부는 발생주의이고 신고서는 현금주의일 때 연말에 받지 못한 청구서도 포함됩니다(Publication 583, 발생주의 장부와 현금주의 세금 신고서 참고). Form 1099-NEC와 Form 1099-K가 같은 결제를 보고했을 수 있다면 한 번만 계산하세요. 같은 수입이 두 세금 서식에 나오는 경우를 참고하세요.

매출 보고서와 맞지 않는 수입은 매출과 정산금 대사에 있습니다. 밀린 장부에서 수입을 서식과 맞추는 방법은 밀린 장부 따라잡기에 있습니다.

어떤 대출, 신용카드, 장비를 재무상태표에 올려야 하나요?

갚아야 할 돈과 사업체가 가진 물건은 손익계산서가 아니라 재무상태표에 올립니다. 재무상태표는 특정 날짜의 자산, 부채, 소유주 지분을 보여 줍니다(Publication 583).

• 대출: 잔액이 대출 기관의 연말 내역서와 일치합니다. 빌린 돈은 수입이 아니며, 사업 부채의 이자가 비용으로 들어가는 금액입니다(Publication 334). 사업 대출 기록을 참고하세요.
• 신용카드: 잔액이 카드 내역서와 일치합니다. 카드 대금을 내는 것은 은행에서 카드로 돈을 옮기는 것이며, 두 번째 비용이 아닙니다. 장부의 신용카드 결제를 참고하세요.
• 장비: 사업에 쓰고 한 해 넘게 쓸 것으로 예상되는 자산은 일반적으로 구입한 해에 전액을 공제할 수 없고, 비용을 여러 과세연도에 걸쳐 감가상각으로 나눕니다(Publication 334). section 179 공제(Publication 583), 보너스 감가상각, 소액 물품에 대한 de minimis 세이프하버(safe harbor) 선택으로 첫해에 더 큰 공제를 받을 수 있습니다. 세이프하버는 장부에서 비용으로 처리한 금액에만 적용됩니다(Publication 334). 취득일, 가격, 개선 비용, 받은 section 179 공제, 감가상각 금액을 보관하세요(Publication 583).

수리비나 소모품 비용으로 기록한 장비와 자산 목록에 빠진 구매 건은 신고 대행인에게 알려 주세요. 소액 구매를 재무상태표로 옮기기 전에 세이프하버 선택을 쓰는지 확인하세요. 소액 구매를 비용으로 처리할지 자산으로 처리할지를 참고하세요. 자산 명세서가 없는 경우는 없어진 감가상각 명세서 다시 만들기를 참고하세요.

장부 정리가 끝나면 신고 대행인에게 무엇을 보내야 하나요?

정리한 장부와 그 근거 기록을 보내고, 해결하지 못한 내용은 메모로 적어 보내세요.

신고 대행인이 가져가는 보고서는 장부에서 사업 세금 신고서로에 있습니다. 12월 31일 이후에 마감하는 항목은 연말 마감 체크리스트에 있습니다.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며, 모든 금액은 미국 달러입니다.

당좌 계좌가 맞지 않는 프리랜서 디자이너

장부에는 당좌 계좌에 US$18,400가 있는데 12월 31일 내역서에는 US$17,950로 나옵니다. 미결제 수표도, 입금 중인 금액도 없습니다. US$450 차이는 결제 처리업체의 입금 하나를 피드가 두 번 입력해서 생긴 것입니다. 중복 입력을 지우면 입금은 한 번만 남고 장부는 US$17,950가 됩니다. 아직 피드에서 대기 중인 사본이 있다면 제외해서 다시 들어오지 않게 하세요.

기초 현금이 맞지 않는 구성원 두 명의 LLC

파트너십으로 과세되는 구성원 두 명의 LLC가 장부상 현금 US$31,000으로 한 해를 시작합니다. 작년에 제출한 Schedule L에는 연말 현금이 US$26,500로 나와 있었습니다. US$4,500 차이는 마감된 연도 날짜로 입력한 내용을 신고서 작성 후에 바꾼 데서 생겼을 수 있습니다. 올해 현금을 조정하지 말고 원인부터 찾는 것으로 해결을 시작합니다. 신고 대행인이 알지 못한 변경이 원인이라면 제출한 신고서를 다시 봐야 할 수 있으며, 이는 신고 대행인이 판단합니다.

소유주의 집세를 낸 S corporation

S corporation이 소유주의 개인 집세 US$6,000를 사업용 카드로 내고 임차료 비용으로 기록했습니다. 신고 대행인이 한 해 전체를 보고 이것이 급여인지, 분배금인지, 주주 대여금인지 정할 때까지 US$6,000를 소유주 계정에 둡니다. 분배금이나 대출이라면 임차료 비용에서 빼므로 비용이 US$6,000 줄고 장부상 이익이 같은 금액만큼 늘어납니다. 서비스에 대한 적정한 보수라면 급여 신고와 함께 급여로서 비용에 남으며 이익은 달라지지 않습니다.

상황이 다르다면?

• 잔액이 이미 제출한 연도와 맞지 않거나, 정리할지 다시 만들지 새 파일로 시작할지 모르겠는 경우: 마감된 기간에서 바뀐 기초 잔액, 신고서와 맞지 않는 이익잉여금, 정리할지 새로 시작할지, 밀린 장부 정리 비용을 참고하고 장부 관리 지원을 받으세요.
• 입력되지 않은 달이 있거나 신고 기한이 곧 다가오는 경우: 밀린 장부 따라잡기를 참고하고 장부 관리 지원을 받으세요.
• 소유주 자금이 몇 달 치 거래에 섞여 있는 경우: 섞인 자금 바로잡기를 참고하고 장부 관리 지원을 받으세요.
• 파트너십이나 S corporation에 아무도 관리하지 않은 자본 계정이나 주주 대여금 계정이 있는 경우: S corporation 밀린 장부 정리와 보장 지급금과 파트너 인출금을 참고하고 장부 관리 지원을 받으세요.
• 소유주가 해외에 살거나, 외국 회사가 사업체를 소유하거나, 해외에 계좌가 있는 경우: 외국인 소유 미국 회사의 장부 관리, 외국인 소유 LLC의 거래 기록, 해외 회사 계좌의 FBAR을 참고하고 국경 간 세금 지원을 받으세요.
• 입금이 매출 보고서와 맞지 않는 경우: 매출과 정산금 대사를 참고하세요.