چھوٹے کاروبار کی بیلنس شیٹ غلط لگے تو: اس میں کیا ہونا چاہیے

چھوٹے کاروبار کی بیلنس شیٹ کیا دکھاتی ہے؟

چھوٹے کاروبار کی بیلنس شیٹ ایک تاریخ پر دکھاتی ہے کہ کاروبار کے پاس کیا ہے، اس پر کیا واجب ہے اور مالکان کے لیے کیا بچتا ہے۔ SEC اسے اثاثوں، واجبات اور ایکویٹی کی ایک تصویر کہتا ہے، اور دونوں طرفیں برابر ہونی چاہییں: اثاثے برابر ہیں واجبات جمع ایکویٹی۔ انفرادی کاروبار کے مالک کے لیے IRS انہی تین حصوں کو بیان کرتا ہے: اثاثے، واجبات اور کاروبار میں مالک کی ایکویٹی۔

جو بیلنس شیٹ برابر ہو، وہ بھی غلط ہو سکتی ہے۔ ڈبل انٹری کھاتے ڈیزائن سے ہی برابر ہوتے ہیں، کیونکہ ہر اندراج میں ایک ڈیبٹ اور ایک کریڈٹ ہوتا ہے (Publication 583)۔ اس لیے "یہ برابر ہے" حساب کی درستی ثابت کرتا ہے، مواد کی نہیں۔ جو صورتیں سادہ نہیں ہوتیں:

• ایک پلگ: ایکویٹی یا کسی عارضی اکاؤنٹ میں صرف مجموعے ملانے کے لیے ڈالی گئی رقم۔
• ایسا نقد جسے بینک سے کبھی ملایا ہی نہ گیا ہو۔
• بیلنس شیٹ سے غائب قرض، سامان، یا (اگر آپ کے کھاتے انہیں لکھتے ہیں) ادا نہ کیے گئے بل۔
• ایسے ابتدائی بیلنس جو پچھلے سال کے جمع کرائے گئے گوشوارے یا اختتامی بیلنس شیٹ سے نہ ملتے ہوں۔

بیلنس شیٹ جانچنے کے لیے یہ جمع کریں:

• سال کے آخر کی بیلنس شیٹ اور ٹرائل بیلنس (ہر اکاؤنٹ کا بیلنس)
• سال کے آخر کی تاریخ پر ہر بینک، کارڈ اور قرض کی اسٹیٹمنٹ
• پچھلے سال کا جمع کرایا گیا گوشوارہ اور اختتامی بیلنس شیٹ
• گاہکوں کی ادا نہ کی گئی انوائسوں اور ادا نہ کیے گئے بلوں کی فہرستیں، اگر آپ کے کھاتے انہیں لکھتے ہیں

اگر کوئی قرض دینے والا، ٹیکس گوشوارے تیار کرنے والا یا CPA بیلنس شیٹ کا انتظار کر رہا ہو اور اس میں پلگ، منفی اکاؤنٹس یا ایکویٹی کا ایسا بیلنس ہو جسے آپ سمجھا نہ سکیں، یا وہ پچھلے سال کے گوشوارے سے نہ ملے، تو یہ کسی پیشہ ور کا معاملہ ہے؛ آخر میں آپ کی صورت مختلف ہے؟ دیکھیں۔

میں چھوٹے کاروبار کی بیلنس شیٹ کیسے بھروں، اور اس میں کون سی لائنیں آتی ہیں؟

بھرنے کے لیے لکھیں کہ کاروبار کے پاس کیا ہے، لکھیں کہ اس پر کیا واجب ہے، اور فرق ایکویٹی ہے، سب ایک تاریخ پر جیسے سال کا اختتام۔ شراکت داری اور کارپوریشن کے گوشوارے عموماً کھاتوں سے بنی بیلنس شیٹ Schedule L کے طور پر شامل کرتے ہیں (Form 1120-S، Form 1065)، اور اس کی لائنوں کی فہرست کسی بھی چھوٹے کاروبار کے لیے مفید چیک لسٹ ہے۔

نقد طریقے پر رکھے گئے کھاتوں میں وصول طلب اور قابل ادا رقوم ڈیزائن کے مطابق صفر ہو سکتی ہیں: آپ آمدنی تب رپورٹ کرتے ہیں جب وصول ہو اور اخراجات کی کٹوتی عموماً تب کرتے ہیں جب ادا کریں (Publication 583)۔ استحقاقی کھاتے دونوں دکھاتے ہیں؛ دیکھیں چھوٹے کاروبار کے لیے نقد یا استحقاقی۔

Publication 583 اثاثوں اور واجبات کے فرق کو خالص مالیت (net worth) کہتی ہے۔ چونکہ ایکویٹی فرق کے طور پر نکلتی ہے، اس لیے وہ خود کچھ ثابت نہیں کرتی؛ اسے مالک کے ڈالی ہوئی رقم، نکالی ہوئی رقم اور رکھے گئے منافع کے ریکارڈ سے ملائیں۔ انفرادی کاروبار کے مالک کا ایک ہی اکاؤنٹ ہوتا ہے۔ شراکت داری ہر شریک کا ایک کیپٹل اکاؤنٹ رکھتی ہے۔ کارپوریشن کیپٹل اسٹاک، ادا شدہ سرمایہ اور برقرار رکھی گئی آمدنی دکھاتی ہے۔ LLC کے لیے دیکھیں LLC کے ایکویٹی اکاؤنٹس۔

میں کیسے جانوں کہ میری بیلنس شیٹ درست ہے؟

بیلنس شیٹ کے درست ہونے کا امکان زیادہ ہوتا ہے جب وہ برابر ہو اور ہر بڑی لائن کھاتوں کے باہر کے کسی ریکارڈ سے مل جائے۔ چار ملاپ عام غلطیاں پکڑ لیتے ہیں:

IRS مشورہ دیتا ہے کہ ہر مہینے چیکنگ اکاؤنٹ کا ملاپ کریں تاکہ بینک اسٹیٹمنٹ، چیک بک اور کھاتے آپس میں ملیں۔ وہ بتاتا ہے کہ ملاپ کیا کرتا ہے: اکاؤنٹ میں کتنی رقم ہے اس کی تصدیق، اس بات کی تصدیق کہ کھاتوں میں بینک کے تمام چارجز موجود ہیں، اور غلطیوں کی درستی۔ صرف بینک فیڈ یہ کام نہیں کرتی؛ دیکھیں بینک فیڈ ملاپ کا متبادل نہیں۔

جس رقم کو آپ کسی اسٹیٹمنٹ، انوائس یا پچھلے گوشوارے تک نہ پہنچا سکیں وہ پلگ ہو سکتی ہے۔

میری بیلنس شیٹ میں عجیب اعداد کیوں ہیں؟

بیلنس شیٹ میں عجیب اعداد عموماً ایسے نقد سے آتے ہیں جسے کبھی ملایا نہیں گیا، کھاتوں سے غائب قرض یا اثاثے، غلط اکاؤنٹ میں پڑی مالک کی رقم، یا ایسے ابتدائی بیلنس جو پچھلے سال کے گوشوارے سے مختلف ہوں۔ جو نظر آ رہا ہے اسے ممکنہ وجہ سے ملائیں:

دیگر اخراجات کے لیے Schedule C کی ہدایات کہتی ہیں کہ کاروباری سامان یا فرنیچر کی لاگت، یا ذاتی، رہائشی اور خاندانی اخراجات شامل نہ کریں (Schedule C کی ہدایات)۔ جو کاروبار de minimis safe harbor کا انتخاب کرتا ہے وہ اس کے بجائے چھوٹے سامان کی خریداریوں کی کٹوتی دیگر اخراجات کے طور پر فوراً کر سکتا ہے، بشرطیکہ اس کے کھاتے بھی انہیں خرچ لکھتے ہوں (Publication 334)؛ دیکھیں چھوٹی خریداریاں خرچ کریں یا اثاثہ بنائیں۔ Form 1065 کی ہدایات کہتی ہیں کہ شراکت داری کے اثاثوں کو واجبات سے منہا نہیں کیا جا سکتا اور نہ منفی عدد کے طور پر رپورٹ کیا جا سکتا ہے (Form 1065 کی ہدایات)، اس لیے Schedule L بھرنے سے پہلے منفی اثاثے کی وجہ ہونی چاہیے: اندراج کی غلطی، یا حقیقی اوور ڈرافٹ یا کریڈٹ بیلنس جو واجب کے طور پر آتا ہو۔

کاروبار میں ڈالی گئی یا نکالی گئی میری رقم کہاں جاتی ہے؟

جو رقم مالک کاروبار میں ڈالتا ہے یا نکالتا ہے وہ عموماً بیلنس شیٹ پر ایکویٹی یا قرض کے اکاؤنٹس میں جاتی ہے، آمدنی یا اخراجات میں نہیں؛ کون سا، یہ حقائق اور ادارے کی قسم پر منحصر ہے۔ IRS کہتا ہے کہ حقیقی قرض کے ذریعے لی گئی رقم آمدنی نہیں ہے (Publication 334)۔ وہ یہ بھی مشورہ دیتا ہے کہ ہر ڈپازٹ کا ذریعہ لکھیں: کاروباری آمدنی، ذاتی رقم یا قرض (Publication 583)۔

مالک کو کاروبار کے لیے کیے گئے کام کی ادائیگی اجرت یا ضمانت شدہ ادائیگی ہو سکتی ہے، نکاسی یا تقسیم نہیں۔ S کارپوریشن کو افسر کو کی گئی ادائیگیاں اتنی حد تک اجرت ماننی ہوتی ہیں جتنی وہ خدمات کا معقول معاوضہ ہوں (Form 1120-S کی ہدایات)، اور شراکت داری شریک کو خدمات کی ضمانت شدہ ادائیگیوں کی کٹوتی کر سکتی ہے (Form 1065 کی ہدایات)۔ دیکھیں S کارپوریشن کی تقسیموں کا اندراج اور ضمانت شدہ ادائیگیاں اور شریک کی نکاسیاں۔

انفرادی کاروبار کے مالک کے لیے Publication 334 ایک الگ نکاسی اکاؤنٹ بیان کرتی ہے جس میں ذاتی اور خاندانی اخراجات کے لیے نکالی گئی کاروباری آمدنی لکھی جاتی ہے، جو عموماً قابل کٹوتی نہیں ہوتے۔ مالک کی ڈالی ہوئی رقم سرمائے کی فراہمی ہے یا قرض، یہ حقائق پر منحصر ہے؛ دیکھیں LLC میں سرمائے کی فراہمی یا قرض اور مالک کی نکاسیوں کا اندراج۔ اگر ذاتی اور کاروباری رقم ایک ہی اکاؤنٹ سے گزری ہو تو دیکھیں گڈمڈ کاروباری اور ذاتی رقوم کی درستی۔

کیا مجھے بیلنس شیٹ چاہیے، اور کون مانگتا ہے؟

قرض دینے والا یا سرمایہ کار اکثر بیلنس شیٹ مانگتا ہے، شراکت داری یا کارپوریشن کے گوشوارے کو Schedule L کے طور پر اس کی ضرورت ہو سکتی ہے، اور انفرادی کاروبار کے مالک کے Schedule C میں ایسی کوئی چیز نہیں ہوتی۔ SBA کہتا ہے کہ روایتی کاروباری منصوبے میں قائم شدہ کاروبار پچھلے تین سے پانچ سال کے آمدنی کے گوشوارے، بیلنس شیٹس اور نقد بہاؤ کے گوشوارے شامل کرتا ہے، جو قرض دینے والے اور سرمایہ کار عموماً مانگتے ہیں۔ IRS مزید کہتا ہے کہ مالیاتی گوشوارے بینک یا قرض خواہوں سے معاملہ کرنے میں مدد دیتے ہیں۔ قرض دینے والا کیا چاہتا ہے، اس کے لیے دیکھیں بینک قرض کے لیے مالیاتی گوشوارے۔

شراکت داری یا کارپوریشن Schedule L صرف اسی وقت چھوڑ سکتی ہے جب وہ اپنے فارم پر چھوٹے گوشوارے کا ٹیسٹ پاس کرے، جس کا جواب Forms 1065 اور ⁦1120-S⁩ کے لیے Schedule B پر اور Form 1120 کے لیے Schedule K پر دیا جاتا ہے۔ ٹیسٹ کل وصولیوں اور کل اثاثوں کو استعمال کرتا ہے۔ کل وصولیاں فروخت سے وسیع ہیں: ان میں دیگر آمدنی شامل ہوتی ہے، اور Forms 1065 اور ⁦1120-S⁩ پر Schedule K پر رپورٹ کی گئی آمدنی اور Form 8825 سے کرایے کی آمدنی بھی (Form 1065 کی ہدایات، Form 1120-S کی ہدایات)۔ حدیں اور اضافی شرائط فارم اور سال کے لحاظ سے مختلف ہیں، اس لیے اپنا فارم پڑھیں؛ کارپوریٹ گوشوارے پر Schedule L ان کا احاطہ کرتا ہے۔ Schedule L چھوڑنے سے وہ نہیں بدلتا جو قرض دینے والا یا ٹیکس گوشوارے تیار کرنے والا مانگتا ہے۔

ٹیکس گوشوارے کی بیلنس شیٹ کو کس سے ملنا چاہیے؟

Schedule L ادارے کے کھاتوں اور ریکارڈ سے ملنا چاہیے۔ Form 1120، Form 1120-S اور Form 1065 کی ہدایات سب یہی کہتی ہیں۔ شراکت داری کو کسی بھی فرق کی وضاحت کے لیے ایک بیان منسلک کرنا ہوتا ہے۔

Schedule L سال کے آغاز اور اختتام پر بیلنس شیٹ دکھاتا ہے۔ Form 1065 کی ہدایات کہتی ہیں کہ سال کے آغاز پر کل اثاثے عموماً پچھلے سال کے اختتام پر کل اثاثوں کے برابر ہونے چاہییں، اور اگر فرق ہو تو شراکت داری ایک بیان منسلک کرتی ہے۔ S کارپوریشن کے گوشوارے پر Schedule L پر حصص داروں سے قرض عموماً Schedules K-1 پر حصص دار کے قرض کی کل رقوم سے ملنے چاہییں (Form 1120-S کی ہدایات)۔ انفرادی کاروبار کے مالک کے گوشوارے میں Schedule L نہیں ہوتا، اس لیے ملانے کو کوئی جمع کرائی ہوئی بیلنس شیٹ نہیں؛ اس کے بجائے ابتدائی بیلنس کو پچھلے سال کی اختتامی بیلنس شیٹ سے ملائیں۔ اگر آپ کے کھاتے وہاں سے نہیں کھلتے جہاں پچھلے سال کا گوشوارہ بند ہوا، تو برقرار رکھی گئی آمدنی جو پچھلے سال کے گوشوارے سے نہیں ملتی سے شروع کریں۔

جب اعداد نہ ملیں تو میں کیا کروں؟

اس ترتیب سے کام کریں، کیونکہ ہر قدم پچھلے پر منحصر ہے:

1. نقد کا ملاپ کریں۔ ہر بینک اکاؤنٹ کو اس کی اسٹیٹمنٹ سے ملائیں (Publication 583) اور ہر کارڈ اکاؤنٹ کو اسی طرح، سب سے پرانے نہ ملائے گئے مہینے سے شروع کر کے تاکہ غلط بیلنس آگے نہ جائے۔
2. جو غائب ہے وہ شامل کریں۔ قرض اور سامان، اور استحقاقی کھاتوں میں ادا نہ کیے گئے بل، قرض دینے والے کی اسٹیٹمنٹس اور انوائسوں سے لکھیں، اور قرض کی اصل رقم کو اخراجات سے نکالیں۔ سامان بھی نکالیں اگر کھاتے اسے اثاثہ بناتے ہیں: وہ لاگت پر جمع شدہ فرسودگی کے ساتھ ہونا چاہیے، چاہے گوشوارے نے اس کی لاگت سیکشن 179 یا بونس فرسودگی کے تحت منہا کی ہو، کیونکہ کھاتوں اور ٹیکس کی فرسودگی مختلف ہو سکتی ہے (Form 1120-S, Schedule M-1)۔ سامان اخراجات میں تبھی رہتا ہے جب کھاتوں کی پالیسی اسے خرچ لکھتی ہو، جیسا کہ de minimis safe harbor کا تقاضا ہے (Publication 334)۔
3. مالک کی رقم منتقل کریں۔ دستاویزات سے طے کریں کہ مالک کا ہر لین دین سرمائے کی فراہمی تھا، قرض یا نکاسی، پھر اسے ایکویٹی یا قرض کے اکاؤنٹ میں لکھیں۔
4. ابتدائی بیلنس کا موازنہ پچھلے سال کی اختتامی بیلنس شیٹ سے کریں، اور پچھلے سال کے گوشوارے پر Schedule L سے اگر جمع ہوا ہو، اس سال کو بدلنے سے پہلے۔ سال کے آغاز پر فرق عموماً اس سال سے پہلے یا بند مدت میں ترمیم سے آتا ہے؛ کچھ بدلنے سے پہلے معلوم کریں کہ کون سا۔
5. ہر پلگ اور عارضی بیلنس کو دستاویزات تک پہنچائیں۔ شیٹ برابر کرنے کے لیے صرف نیا اندراج نہ ڈالیں؛ جسے آپ سمجھا نہ سکیں اس کی فہرست بنائیں۔

کچھ صورتوں میں پیشہ ورانہ فیصلہ درکار ہوتا ہے، کیونکہ بیلنس شیٹ ٹھیک کرنے سے پچھلے برسوں کا منافع یا ایکویٹی بدل سکتی ہے۔ اگر کوئی درستی پچھلے سال کا منافع بدل دے تو اس سال کا جمع شدہ گوشوارہ جائزے کا محتاج ہو سکتا ہے۔ پیشہ ورانہ مدد تب مناسب ہے جب ایک سے زیادہ سال غلط ہوں، قرض دینے والا یا ٹیکس گوشوارے تیار کرنے والا انتظار کر رہا ہو، نوٹس آ چکا ہو، Schedule L کو جمع شدہ گوشوارے سے ملنا ہو، یا کارپوریشن کے حصص داروں کے قرض ہوں۔

مثال

یہ مثالیں وضاحت کے لیے ہیں؛ تمام رقوم امریکی ڈالر میں ہیں۔

نقد بینک سے زیادہ ہے

ایک لینڈ سکیپر کی بیلنس شیٹ ⁦$26,500⁩ نقد دکھاتی ہے۔ بینک اسٹیٹمنٹ ⁦$18,000⁩ دکھاتی ہے، یعنی ⁦$8,500⁩ کا فرق۔ سب سے پرانے نہ ملائے گئے مہینے تک ملاپ کرنے سے دو وجہیں ملتی ہیں: ایک ⁦$6,000⁩ کا گاہک ڈپازٹ دو بار لکھا گیا، ایک بار بینک امپورٹ سے اور ایک بار ہاتھ سے، اور ⁦$2,500⁩ کی سپلائر ادائیگیاں بینک سے نکل گئیں مگر کبھی لکھی ہی نہیں گئیں۔ دونوں درست کرنے کے بعد نقد بینک سے مل جاتا ہے۔ ممکن ہے دہرا ڈپازٹ آمدنی میں بھی گنا گیا ہو، اس لیے نفع و نقصان کو دوبارہ دیکھنا چاہیے۔

ایک قرض غائب ہے

ایک LLC نے سال کے آغاز پر سامان خریدنے کے لیے ⁦$42,000⁩ قرض لیا۔ قرض دینے والے نے بیچنے والے کو براہ راست ادائیگی کی، اس لیے نہ سامان لکھا گیا اور نہ قرض۔ سال بھر کی ⁦$8,400⁩ کی ادائیگیاں اخراجات میں پڑی ہیں: ⁦$1,800⁩ سود اور ⁦$6,600⁩ اصل رقم۔ درست کی ہوئی بیلنس شیٹ سامان ⁦$42,000⁩ منفی فرسودگی اور ⁦$35,400⁩ کا قرض دکھاتی ہے، جو قرض دینے والے کی سال کے آخر کی اسٹیٹمنٹ سے ملتا ہے۔ صرف ⁦$1,800⁩ سود اخراجات میں رہتا ہے۔ ⁦$6,600⁩ اصل رقم کو نکالنے سے فرسودگی سے پہلے منافع اور ایکویٹی ⁦$6,600⁩ بڑھ جاتے ہیں۔

ایکویٹی پچھلے سال کے گوشوارے سے مختلف ہے

ایک S کارپوریشن جو Schedule L جمع کراتی ہے، اس کے کھاتے اس سال ⁦$48,000⁩ کی برقرار رکھی گئی آمدنی سے کھلتے ہیں۔ پچھلے سال کے جمع شدہ گوشوارے پر Schedule L سال کے آخر میں ⁦$54,000⁩ دکھاتا ہے۔ ⁦$6,000⁩ کا فرق اس سال کے پہلے اندراج سے پہلے ہی موجود ہے۔ اگلا قدم پچھلے سال کے اختتامی بیلنس کا اس سال کے ابتدائی بیلنس سے اکاؤنٹ بہ اکاؤنٹ موازنہ ہے، تاکہ معلوم ہو کہ گوشوارہ تیار ہونے کے بعد کیا بدلا۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ کے قرض دینے والے، ٹیکس گوشوارے تیار کرنے والے یا CPA نے بیلنس شیٹ مانگی ہے، اور آپ کی شیٹ میں پلگ، ایکویٹی کا بڑا بے وضاحت بیلنس، منفی اکاؤنٹس ہیں یا وہ پچھلے سال کے گوشوارے سے نہیں ملتی: شیٹ قرض دینے والے کو جانے یا Schedule L میں جانے سے پہلے عموماً اکاؤنٹس اور ابتدائی بیلنس کو دستاویزات تک پہنچانا ضروری ہوتا ہے؛ دیکھیں حساب کتاب کی صفائی میں مدد۔
• ابتدائی بیلنس سے ایکویٹی کا بڑا یا منفی بیلنس بنا: دیکھیں Opening balance equity۔
• وصول شدہ مگر جمع نہ کرائی گئی رقم عارضی اکاؤنٹ میں ڈھیر ہوتی جا رہی ہے: دیکھیں Undeposited funds کا بیلنس۔
• مالک کی ایکویٹی منفی ہو گئی ہے: دیکھیں مالک کی منفی ایکویٹی۔
• آپ کی کارپوریشن کی بیلنس شیٹ میں حصص دار کو بڑا قرض دکھایا گیا ہے: دیکھیں حصص داروں کو قرض۔
• آپ کا منافع غلط لگتا ہے، بیلنس شیٹ نہیں: دیکھیں نفع و نقصان کا گوشوارہ غلط لگتا ہے۔
• شیٹ ٹھیک کرنے سے ایسے سال کا منافع یا ایکویٹی بدلے گی جس کا گوشوارہ آپ جمع کرا چکے ہیں، یا نوٹس آ چکا ہے: کھاتے بدلنے سے پہلے پچھلے گوشوارے کا جائزہ ضروری ہو سکتا ہے؛ دیکھیں حساب کتاب میں مدد۔
• کاروبار بیرون ملک سے ملکیت یا فنڈنگ رکھتا ہے، جیسے غیر ملکی مادر کمپنی کی امریکی ذیلی کمپنی: دیکھیں غیر ملکی مادر کمپنی کی امریکی ذیلی کمپنی کے کھاتے۔
• کئی سال کے کھاتے پیچھے ہیں یا جمع شدہ گوشواروں سے نہیں ملتے: دیکھیں التوا میں پڑے کھاتے نمٹانا اور حساب کتاب میں مدد لیں۔