Bilanz eines Kleinunternehmens wirkt falsch: Das muss sie zeigen

Was zeigt die Bilanz eines kleinen Unternehmens?

Die Bilanz eines kleinen Unternehmens zeigt zu einem Stichtag, was dem Unternehmen gehört, was es schuldet und was den Eigentümern bleibt. Die SEC (Securities and Exchange Commission, US-Börsenaufsicht) nennt sie eine Momentaufnahme von Vermögenswerten, Verbindlichkeiten und Eigenkapital, und beide Seiten müssen ausgeglichen sein: Vermögenswerte entsprechen Verbindlichkeiten plus Eigenkapital. Für einen Einzelunternehmer beschreibt der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) dieselben drei Teile: Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital des Eigentümers im Unternehmen.

Eine Bilanz, die ausgeglichen ist, kann trotzdem falsch sein. Die doppelte Buchführung gleicht sich von selbst aus, weil jede Buchung ein Soll und ein Haben hat (Publication 583). „Sie geht auf“ beweist also die Rechnung, nicht den Inhalt. Fälle, die nicht einfach sind:

• Eine Ausgleichsbuchung (Plug): ein Betrag, der nur auf das Eigenkapital oder ein Sammelkonto gebucht wurde, damit die Summen übereinstimmen.
• Bankguthaben, die nie mit der Bank abgestimmt wurden.
• Ein Darlehen, Geräte oder (wenn Ihre Bücher sie erfassen) unbezahlte Rechnungen, die in der Bilanz fehlen.
• Anfangssalden, die nicht zur eingereichten Steuererklärung oder zur Schlussbilanz des Vorjahres passen.

Zur Prüfung einer Bilanz halten Sie bereit:

• die Bilanz zum Jahresende und eine Saldenliste (den Saldo jedes Kontos)
• jeden Kontoauszug von Bank, Karte und Darlehen zum Stichtag
• die eingereichte Steuererklärung und die Schlussbilanz des Vorjahres
• Listen unbezahlter Kundenrechnungen und unbezahlter Lieferantenrechnungen, wenn Ihre Bücher sie erfassen

Wartet ein Kreditgeber, Ersteller der Steuererklärung oder CPA auf die Bilanz, und sie hat eine Ausgleichsbuchung, negative Konten oder einen Eigenkapitalsaldo, den Sie nicht erklären können, oder sie passt nicht zur Steuererklärung des Vorjahres, ist das ein Fall für einen Fachmann; siehe Anders in Ihrem Fall? am Ende.

Wie fülle ich die Bilanz eines kleinen Unternehmens aus, und welche Posten gehören hinein?

Listen Sie auf, was dem Unternehmen gehört, listen Sie auf, was es schuldet, und der Unterschied ist das Eigenkapital, alles zu einem Stichtag wie dem Jahresende. Erklärungen von Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften enthalten meist eine Bilanz aus den Büchern als Schedule L (Form 1120-S, Form 1065), und ihre Zeilenliste ist eine nützliche Checkliste für jedes kleine Unternehmen.

Bei Büchern nach Zufluss-Abfluss-Methode können Forderungen und Verbindlichkeiten absichtlich null sein: Sie erfassen Einnahmen beim Zufluss und ziehen Ausgaben in der Regel bei Zahlung ab (Publication 583). Bücher mit periodengerechter Methode zeigen beides; siehe Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode für kleine Unternehmen.

Publication 583 nennt den Unterschied zwischen Vermögenswerten und Verbindlichkeiten das Nettovermögen (Net Worth). Weil sich das Eigenkapital als Differenz ergibt, beweist es für sich allein nichts. Prüfen Sie es anhand der Aufzeichnungen des Eigentümers über Einlagen, Entnahmen und einbehaltenen Gewinn. Ein Einzelunternehmer hat ein Konto für einen Eigentümer. Eine Personengesellschaft führt für jeden Gesellschafter ein Kapitalkonto. Eine Kapitalgesellschaft zeigt Grundkapital, eingezahltes Kapital und einbehaltene Gewinne. Zur LLC siehe Eigenkapitalkonten einer LLC.

Woran erkenne ich, ob meine Bilanz richtig ist?

Eine Bilanz ist eher richtig, wenn sie ausgeglichen ist und jeder wichtige Posten zu einem Beleg außerhalb der Bücher passt. Vier Abgleiche decken die häufigsten Fehler auf:

Der IRS rät, das Girokonto jeden Monat abzustimmen, damit Kontoauszug, Scheckbuch und Bücher übereinstimmen. Er nennt, was die Abstimmung leistet: Sie prüft, wie viel Geld auf dem Konto ist, bestätigt, dass die Bücher alle Bankgebühren enthalten, und korrigiert Fehler. Ein Bankfeed allein leistet das nicht; siehe Bankfeeds ersetzen keine Abstimmung.

Eine Zahl, die Sie keinem Kontoauszug, keiner Rechnung und keiner früheren Steuererklärung zuordnen können, kann eine Ausgleichsbuchung sein.

Warum zeigt meine Bilanz seltsame Zahlen?

Seltsame Zahlen in einer Bilanz stammen meist von nie abgestimmten Bankkonten, einem Darlehen oder Vermögenswert, der in den Büchern fehlt, Eigentümergeldern auf dem falschen Konto oder Anfangssalden, die von der Steuererklärung des Vorjahres abweichen. Ordnen Sie zu, was Sie sehen, und finden Sie die wahrscheinliche Ursache:

Die Anleitung zu Schedule C für sonstige Ausgaben sagt, dass die Kosten für Geschäftsgeräte oder Möbel sowie private Lebenshaltungs- und Familienausgaben nicht aufgenommen werden dürfen (Anleitung zu Schedule C). Ein Unternehmen, das die Wahl des De-minimis-Safe-Harbor trifft, darf stattdessen Käufe kleiner Geräte sofort als sonstige Ausgaben abziehen, wenn auch seine Bücher sie als Aufwand erfassen (Publication 334); siehe Kleinkäufe als Aufwand buchen oder aktivieren. Die Anleitung zu Form 1065 sagt, dass die Vermögenswerte einer Personengesellschaft nicht mit Verbindlichkeiten saldiert oder als negative Zahl gemeldet werden dürfen (Anleitung zu Form 1065). Bevor Schedule L ausgefüllt wird, braucht ein negativer Vermögenswert daher eine Ursache: einen Buchungsfehler oder eine echte Überziehung oder einen Habensaldo, der als Verbindlichkeit gehört.

Wohin gehört Geld, das ich in das Unternehmen einlege oder daraus entnehme?

Geld, das ein Eigentümer in ein Unternehmen einlegt oder daraus entnimmt, gehört in der Regel auf Eigenkapital- oder Darlehenskonten der Bilanz, nicht in Einnahmen oder Ausgaben; welches Konto, hängt von den Tatsachen und der Rechtsform ab. Der IRS sagt, dass über ein echtes Darlehen geliehenes Geld keine Einnahme ist (Publication 334). Er empfiehlt außerdem, die Herkunft jeder Einzahlung zu vermerken: Geschäftseinnahmen, private Mittel oder ein Darlehen (Publication 583).

Vergütung an einen Eigentümer für Arbeit für das Unternehmen kann Lohn oder eine garantierte Zahlung sein statt einer Entnahme oder Ausschüttung. Eine S Corporation muss Zahlungen an einen Officer (Führungskraft) insoweit als Lohn behandeln, als sie eine angemessene Vergütung für Leistungen sind (Anleitung zu Form 1120-S), und eine Personengesellschaft darf garantierte Zahlungen an einen Gesellschafter für Leistungen abziehen (Anleitung zu Form 1065). Siehe Ausschüttungen einer S Corporation buchen und garantierte Zahlungen und Entnahmen der Gesellschafter im Vergleich.

Für einen Einzelunternehmer beschreibt Publication 334 ein eigenes Entnahmekonto für Geschäftseinnahmen, die für private und familiäre Ausgaben entnommen werden und in der Regel nicht abziehbar sind. Ob Geld, das ein Eigentümer einlegt, eine Einlage oder ein Darlehen ist, hängt von den Tatsachen ab; siehe Einlage oder Darlehen an eine LLC und Entnahmen des Eigentümers buchen. Wenn private und geschäftliche Gelder über dasselbe Konto liefen, siehe vermischte private und geschäftliche Gelder in Ordnung bringen.

Brauche ich eine Bilanz, und wer verlangt sie?

Ein Kreditgeber oder Investor verlangt oft eine Bilanz, die Steuererklärung einer Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft kann sie als Schedule L erfordern, und das Schedule C eines Einzelunternehmers enthält keine. Die SBA sagt, dass ein etabliertes Unternehmen in einem klassischen Businessplan Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen der letzten drei bis fünf Jahre beilegt, die Kreditgeber und Investoren häufig verlangen. Der IRS ergänzt, dass Finanzabschlüsse im Umgang mit einer Bank oder mit Gläubigern helfen. Was ein Kreditgeber will, steht in Finanzabschlüsse für einen Bankkredit.

Eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft darf Schedule L nur weglassen, wenn sie einen Test für kleine Erklärungen auf ihrem eigenen Formular besteht, der in Schedule B bei Form 1065 und Form 1120-S und in Schedule K bei Form 1120 beantwortet wird. Der Test nutzt die gesamten Einnahmen und das gesamte Vermögen. Die gesamten Einnahmen (Total Receipts) sind weiter gefasst als der Umsatz: Sie umfassen sonstige Einkünfte, und bei Form 1065 und Form 1120-S auch in Schedule K gemeldete Einkünfte sowie Mieteinkünfte aus Form 8825 (Anleitung zu Form 1065, Anleitung zu Form 1120-S). Grenzen und zusätzliche Bedingungen unterscheiden sich nach Formular und Jahr, lesen Sie daher das Formular, das Sie einreichen; Schedule L in der Erklärung einer Kapitalgesellschaft erklärt sie. Wer Schedule L weglässt, ändert nichts daran, was ein Kreditgeber oder Ersteller der Steuererklärung verlangt.

Womit sollte die Bilanz in der Steuererklärung übereinstimmen?

Schedule L sollte mit den Büchern und Unterlagen des Unternehmens übereinstimmen. Das sagen die Anleitungen zu Form 1120, Form 1120-S und Form 1065 übereinstimmend. Eine Personengesellschaft muss eine Erklärung beifügen, die Abweichungen erläutert.

Schedule L zeigt die Bilanz zu Jahresbeginn und Jahresende. Die Anleitung zu Form 1065 sagt, dass das Gesamtvermögen zu Jahresbeginn in der Regel dem Gesamtvermögen am Ende des Vorjahres entsprechen muss und eine Personengesellschaft eine Erklärung beifügt, wenn sie abweichen. In der Erklärung einer S Corporation sollten die Darlehen von Aktionären in Schedule L in der Regel mit den Summen der Gesellschafterdarlehen in den Schedules K-1 übereinstimmen (Anleitung zu Form 1120-S). Die Steuererklärung eines Einzelunternehmers hat kein Schedule L, es gibt also keine eingereichte Bilanz zum Abgleich; vergleichen Sie stattdessen die Anfangssalden mit der Schlussbilanz des Vorjahres. Beginnen Ihre Bücher nicht dort, wo die Steuererklärung des Vorjahres endete, beginnen Sie mit einbehaltene Gewinne, die nicht zur Steuererklärung des Vorjahres passen.

Was tue ich, wenn die Zahlen nicht zusammenpassen?

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor, denn jeder Schritt baut auf dem vorigen auf:

1. Bankkonten abstimmen. Stimmen Sie jedes Bankkonto mit seinem Kontoauszug ab (Publication 583) und jedes Kartenkonto ebenso, beginnend mit dem ältesten nicht abgestimmten Monat, damit ein falscher Saldo nicht weitergetragen wird.
2. Fehlendes ergänzen. Erfassen Sie Darlehen und Geräte, bei Büchern mit periodengerechter Methode auch unbezahlte Rechnungen, anhand von Kreditgeberauszügen und Rechnungen, und nehmen Sie den Darlehenskapitalbetrag aus den Aufwendungen heraus. Nehmen Sie auch Geräte heraus, wenn die Bücher sie aktivieren: Sie gehören zu Anschaffungskosten mit kumulierter Abschreibung in die Bilanz, auch wenn die Steuererklärung ihre Kosten nach Abschnitt 179 oder als Sonderabschreibung abgezogen hat, denn Buch- und Steuerabschreibung können sich unterscheiden (Form 1120-S, Schedule M-1). Geräte bleiben nur dann in den Aufwendungen, wenn die Richtlinie der Bücher sie als Aufwand erfasst, wie es der De-minimis-Safe-Harbor verlangt (Publication 334).
3. Eigentümergelder umbuchen. Entscheiden Sie anhand der Unterlagen, ob jeder Vorgang beim Eigentümer eine Einlage, ein Darlehen oder eine Entnahme war, und buchen Sie ihn dann auf ein Eigenkapital- oder Darlehenskonto.
4. Vergleichen Sie die Anfangssalden mit der Schlussbilanz des Vorjahres und mit Schedule L der Steuererklärung des Vorjahres, falls eine eingereicht wurde, bevor Sie dieses Jahr ändern. Eine Lücke zu Jahresbeginn stammt meist aus der Zeit vor diesem Jahr oder aus einer Änderung an einem abgeschlossenen Zeitraum; finden Sie heraus, was von beidem es ist, bevor Sie etwas ändern.
5. Verfolgen Sie jede Ausgleichsbuchung und jeden Sammelsaldo bis zu den Belegen. Buchen Sie keine neue Buchung nur, damit die Bilanz aufgeht; listen Sie auf, was Sie nicht erklären können.

Manche Fälle brauchen fachliches Urteil, weil die Korrektur der Bilanz den Gewinn oder das Eigenkapital früherer Jahre ändern kann. Ändert eine Korrektur den Gewinn eines Vorjahres, muss die für dieses Jahr eingereichte Steuererklärung möglicherweise geprüft werden. Fachliche Hilfe passt, wenn mehr als ein Jahr falsch ist, ein Kreditgeber oder Ersteller der Steuererklärung wartet, ein Schreiben eingegangen ist, Schedule L mit einer eingereichten Steuererklärung übereinstimmen muss oder eine Kapitalgesellschaft Aktionärsdarlehen hat.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar.

Das Bankguthaben in den Büchern ist höher als bei der Bank

Die Bilanz eines Landschaftsgärtners zeigt $26.500 Bankguthaben. Der Kontoauszug zeigt $18.000, eine Lücke von $8.500. Die Abstimmung bis zum ältesten nicht abgestimmten Monat findet zwei Ursachen: eine Kundeneinzahlung von $6.000, die doppelt erfasst wurde, einmal aus dem Bankimport und einmal von Hand, sowie $2.500 Lieferantenzahlungen, die von der Bank abgebucht, aber nie erfasst wurden. Nach der Korrektur beider Punkte stimmt das Guthaben mit der Bank überein. Die doppelte Einzahlung wurde möglicherweise auch als Einnahme gezählt, daher braucht die Gewinn- und Verlustrechnung einen zweiten Blick.

Ein Darlehen fehlt

Eine LLC hat zu Jahresbeginn $42.000 geliehen, um Geräte zu kaufen. Der Kreditgeber zahlte den Verkäufer direkt, daher wurden weder die Geräte noch das Darlehen erfasst. Zahlungen von $8.400 im Jahr stehen in den Aufwendungen: $1.800 Zinsen und $6.600 Kapitalbetrag. Die korrigierte Bilanz zeigt Geräte mit $42.000 abzüglich Abschreibung und ein Darlehen von $35.400, passend zum Jahresauszug des Kreditgebers. Nur die $1.800 Zinsen bleiben in den Aufwendungen. Wird der Kapitalbetrag von $6.600 herausgenommen, steigen Gewinn und Eigenkapital vor der Abschreibung um $6.600.

Das Eigenkapital weicht von der Steuererklärung des Vorjahres ab

Eine S Corporation, die Schedule L einreicht, hat Bücher, die dieses Jahr mit einbehaltenen Gewinnen von $48.000 beginnen. Schedule L der eingereichten Steuererklärung des Vorjahres zeigt zum Jahresende $54.000. Die Lücke von $6.000 besteht schon vor der ersten Buchung dieses Jahres. Der nächste Schritt ist, die Schlusssalden des Vorjahres mit den Anfangssalden dieses Jahres Konto für Konto zu vergleichen, um zu finden, was sich seit der Erstellung der Steuererklärung geändert hat.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Kreditgeber, Ersteller der Steuererklärung oder CPA hat eine Bilanz angefordert, und Ihre hat eine Ausgleichsbuchung, einen hohen ungeklärten Eigenkapitalsaldo, negative Konten oder passt nicht zur Steuererklärung des Vorjahres: Die Konten und Anfangssalden müssen meist anhand von Belegen nachvollzogen werden, bevor die Bilanz an einen Kreditgeber geht oder in Schedule L eingeht; siehe Hilfe beim Bereinigen der Buchhaltung.
• Ein hoher oder negativer Eigenkapitalsaldo stammt aus den Anfangssalden: Siehe Opening Balance Equity.
• Erhaltenes, aber nicht eingezahltes Geld häuft sich in einem Sammelkonto an: Siehe Saldo des Kontos für nicht eingezahlte Gelder (Undeposited Funds).
• Das Eigenkapital des Eigentümers ist negativ geworden: Siehe negatives Eigenkapital des Eigentümers.
• Die Bilanz Ihrer Kapitalgesellschaft zeigt ein hohes Darlehen an einen Aktionär: Siehe Darlehen an Aktionäre.
• Ihr Gewinn, nicht Ihre Bilanz, sieht falsch aus: Siehe Gewinn- und Verlustrechnung wirkt falsch.
• Die Korrektur der Bilanz würde den Gewinn oder das Eigenkapital in einem bereits eingereichten Jahr ändern, oder ein Schreiben ist eingegangen: Die frühere Steuererklärung muss möglicherweise geprüft werden, bevor die Bücher geändert werden; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Das Unternehmen gehört Eigentümern aus dem Ausland oder wird von dort finanziert, etwa eine US-Tochtergesellschaft einer ausländischen Muttergesellschaft: Siehe Bücher für eine US-Tochtergesellschaft einer ausländischen Muttergesellschaft.
• Die Bücher mehrerer Jahre sind im Rückstand oder passen nicht zu eingereichten Steuererklärungen: Siehe Rückstand in der Buchhaltung aufholen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.