ميزانية النشاط الصغير تبدو خاطئة: ما الذي يجب أن تُظهره

ماذا تعرض الميزانية العمومية لنشاط صغير؟

تعرض الميزانية العمومية لنشاط صغير ما يملكه النشاط وما عليه وما يبقى للمالكين في تاريخ واحد. وتصفها هيئة الأوراق المالية والبورصات الأمريكية (SEC) بأنها لقطة للأصول والخصوم وحقوق الملكية، ويجب أن يتوازن الطرفان: الأصول تساوي الخصوم زائد حقوق الملكية. ولصاحب المنشأة الفردية، تصف مصلحة الإيرادات الداخلية الأمريكية (IRS) الأجزاء الثلاثة نفسها: الأصول والخصوم وحقوق المالك في النشاط.

قد تتوازن الميزانية وتكون مع ذلك خاطئة. فالدفاتر ذات القيد المزدوج تتوازن بحكم تصميمها، لأن كل قيد له طرف مدين وطرف دائن (المنشور 583). لذلك فعبارة «الميزانية متوازنة» تثبت صحة الحساب لا صحة المحتوى. وهذه حالات غير بسيطة:

• مبلغ تسوية مفتعل (plug): مبلغ يُرحَّل إلى حقوق الملكية أو إلى حساب معلق فقط لتتفق المجاميع.
• نقد لم تُجرَ تسويته مع البنك.
• قرض أو معدات أو (إن كانت دفاترك تسجلها) فواتير غير مدفوعة غائبة عن الميزانية.
• أرصدة افتتاحية لا تطابق إقرار السنة الماضية المقدَّم ولا ميزانيتها الختامية.

للتحقق من ميزانية، اجمع:

• ميزانية نهاية السنة وميزان المراجعة (رصيد كل حساب)
• كشف كل حساب بنكي وبطاقة وقرض في تاريخ نهاية السنة
• إقرار السنة الماضية المقدَّم وميزانيتها الختامية
• قوائم فواتير العملاء غير المدفوعة والفواتير غير المسددة، إن كانت دفاترك تسجلها

إذا كان مقرض أو معدّ إقرارات أو محاسب قانوني معتمد (CPA) ينتظر الميزانية وفيها مبلغ مفتعل أو حسابات سالبة أو رصيد حقوق ملكية لا تستطيع تفسيره، أو لا تطابق إقرار السنة الماضية، فهذه حالة تحتاج إلى مختص؛ راجع هل وضعك مختلف؟ في النهاية.

كيف أملأ الميزانية العمومية لنشاط صغير، وأي بنود تدخل فيها؟

لملئها، اذكر ما يملكه النشاط، ثم اذكر ما عليه، والفرق هو حقوق الملكية، كل ذلك في تاريخ واحد مثل نهاية السنة. وتتضمن إقرارات الشراكات والشركات عادةً ميزانية عمومية من الدفاتر تحت اسم Schedule L (النموذج ⁦1120-S⁩، النموذج 1065)، وقائمة بنودها مفيدة كقائمة تحقق لأي نشاط صغير.

في الدفاتر المحفوظة على الأساس النقدي، قد تكون الذمم المدينة والدائنة صفرًا بحكم التصميم: فتبلغ عن الدخل عند استلامه وتخصم المصروفات عادةً عند دفعها (المنشور 583). أما دفاتر أساس الاستحقاق المحاسبي فتُظهر الاثنين؛ راجع الأساس النقدي أم الاستحقاق المحاسبي لنشاط صغير.

يسمي المنشور 583 الفرق بين الأصول والخصوم صافي القيمة. ولأن حقوق الملكية تنتج عن فرق، فهي لا تثبت شيئًا بمفردها؛ فطابقها مع سجل المالك للمال الذي وضعه والمال الذي سحبه والربح الذي احتفظ به. ولصاحب المنشأة الفردية حساب مالك واحد. وتحتفظ الشراكة بحساب رأس مال لكل شريك. وتعرض الشركة رأس مال الأسهم ورأس المال المدفوع الإضافي والأرباح المحتجزة. وبالنسبة لـ LLC، راجع حسابات حقوق الملكية في LLC.

كيف أعرف هل ميزانيتي صحيحة؟

تزداد احتمالات صحة الميزانية حين تتوازن ويرتبط كل بند رئيسي فيها بسجل خارج الدفاتر. وأربع مطابقات تكشف الأخطاء الشائعة:

تنصح IRS بتسوية الحساب الجاري كل شهر ليتفق كشف البنك ودفتر الشيكات والدفاتر. وتذكر ما تفعله التسوية: التحقق من المبلغ الموجود في الحساب، والتأكد من أن الدفاتر تعكس كل رسوم البنك، وتصحيح الأخطاء. ولا يحقق ذلك الربط البنكي (bank feed) وحده؛ راجع الربط البنكي ليس تسوية للحسابات.

قد يكون الرقم الذي لا تستطيع تتبعه إلى كشف أو فاتورة أو إقرار سابق مبلغ تسوية مفتعلًا (plug).

لماذا تُظهر ميزانيتي أرقامًا غريبة؟

تأتي الأرقام الغريبة في الميزانية عادةً من نقد لم تُسوَّ حساباته، أو قرض أو أصل ناقص من الدفاتر، أو أموال مالك في حساب خاطئ، أو أرصدة افتتاحية تختلف عن إقرار السنة الماضية. طابق ما تراه مع السبب المرجّح:

تقول تعليمات Schedule C الخاصة بالمصروفات الأخرى ألا تُدرج تكلفة معدات النشاط أو أثاثه، ولا المصروفات الشخصية والمعيشية والعائلية (تعليمات Schedule C). أما النشاط الذي يختار الملاذ الآمن للمبالغ الضئيلة (de minimis) فيجوز له بدلًا من ذلك خصم مشتريات المعدات الصغيرة فورًا ضمن المصروفات الأخرى، إذا كانت دفاتره تحملها على المصروفات أيضًا (المنشور 334)؛ راجع المصروف أم الرسملة للمشتريات الصغيرة. وتقول تعليمات النموذج 1065 إن أصول الشراكة لا يجوز مقاصتها بالخصوم ولا الإبلاغ عنها كرقم سالب (تعليمات النموذج 1065)، ولذلك فقبل تعبئة Schedule L يحتاج الأصل السالب إلى سبب: خطأ في القيد، أو سحب على المكشوف حقيقي أو رصيد دائن يجب أن يظهر ضمن الخصوم.

أين يوضع المال الذي أضعه في النشاط أو أسحبه منه؟

المال الذي يضعه المالك في النشاط أو يسحبه منه يوضع عمومًا في حسابات حقوق الملكية أو القروض في الميزانية العمومية، لا في الدخل أو المصروفات؛ وأيهما يتوقف على الوقائع والكيان. وتقول IRS إن المال المقترض بقرض حقيقي ليس دخلًا (المنشور 334). وتقترح كذلك تدوين مصدر كل إيداع: دخل النشاط أو أموال شخصية أو قرض (المنشور 583).

قد يكون المبلغ المدفوع لمالك مقابل عمل أداه للنشاط أجورًا أو دفعة مضمونة لا سحبًا ولا توزيعًا. وعلى شركة S أن تعامل المدفوعات للمسؤول التنفيذي أجورًا بقدر ما تُعد تعويضًا معقولًا عن خدماته (تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩)، ويجوز للشراكة خصم الدفعات المضمونة للشريك مقابل خدماته (تعليمات النموذج 1065). راجع تسجيل توزيعات شركة S والمدفوعات المضمونة مقابل سحوبات الشركاء.

بالنسبة لصاحب المنشأة الفردية، يصف المنشور 334 حساب سحب مستقلًا لدخل النشاط المسحوب للنفقات الشخصية والعائلية، وهي في الغالب غير قابلة للخصم. وهل المال الذي يضعه المالك مساهمة أم قرض يتوقف على الوقائع؛ راجع مساهمة أم قرض في LLC وتسجيل سحوبات المالك. وإذا مر المال الشخصي والتجاري عبر الحساب نفسه، فراجع إصلاح اختلاط الأموال التجارية والشخصية.

هل أحتاج إلى ميزانية عمومية، ومن يطلبها؟

كثيرًا ما يطلب مقرض أو مستثمر ميزانية عمومية، وقد تحتاج إليها الشراكة أو الشركة بصفتها Schedule L في إقرارها، أما Schedule C لصاحب المنشأة الفردية فلا يتضمنها. وتقول SBA إن النشاط القائم يضمّن خطة العمل التقليدية قوائم دخل وميزانيات عمومية وقوائم تدفق نقدي لآخر ثلاث إلى خمس سنوات، وهو ما يطلبه المقرضون والمستثمرون عادةً. وتضيف IRS أن القوائم المالية تفيد في التعامل مع البنك أو الدائنين. ولمعرفة ما يريده المقرض، راجع القوائم المالية لقرض مصرفي.

يجوز للشراكة أو الشركة ألا تقدم Schedule L فقط إذا اجتازت اختبار الإقرار الصغير في نموذجها، وتُجاب عنه في Schedule B للنموذجين 1065 و⁦1120-S⁩ وفي Schedule K للنموذج 1120. ويستخدم الاختبار إجمالي الإيرادات وإجمالي الأصول. وإجمالي الإيرادات هنا أوسع من المبيعات: فهو يضيف الدخل الآخر، وفي النموذجين 1065 و⁦1120-S⁩ يضيف أيضًا الدخل المبلغ عنه في Schedule K ودخل الإيجار من النموذج 8825 (تعليمات النموذج 1065، تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩). وتختلف الحدود والشروط الإضافية بحسب النموذج والسنة، فاقرأ النموذج الذي تقدمه؛ ويغطيها Schedule L في إقرار الشركة. وتخطي Schedule L لا يغير ما يطلبه المقرض أو معدّ الإقرارات.

ما الذي يجب أن تتفق معه ميزانية الإقرار الضريبي؟

يجب أن تتفق Schedule L مع دفاتر الكيان وسجلاته. وتنص على ذلك تعليمات النموذج 1120 والنموذج ⁦1120-S⁩ والنموذج 1065 كلها. وعلى الشراكة أن ترفق بيانًا يشرح أي فروق.

تعرض Schedule L الميزانية العمومية في بداية السنة ونهايتها. وتقول تعليمات النموذج 1065 إن إجمالي الأصول في بداية السنة يجب عمومًا أن يساوي إجمالي الأصول في ختام السنة السابقة، وترفق الشراكة بيانًا إذا اختلفا. وفي إقرار شركة S، ينبغي عمومًا أن تتفق قروض المساهمين في Schedule L مع مجاميع قروض المساهمين في Schedule K-1 (تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩). ولا توجد Schedule L في إقرار صاحب المنشأة الفردية، فلا توجد ميزانية مقدَّمة لتطابقها؛ لذلك قارن الأرصدة الافتتاحية بالميزانية الختامية للسنة الماضية. وإذا لم تبدأ دفاترك من حيث انتهى إقرار السنة الماضية، فابدأ بـالأرباح المحتجزة التي لا تطابق إقرار السنة الماضية.

ماذا أفعل حين لا تتطابق الأرقام؟

اعمل بهذا الترتيب، لأن كل خطوة تعتمد على التي قبلها:

1. سوِّ النقد. سوِّ كل حساب بنكي مع كشفه (المنشور 583) وكل حساب بطاقة بالطريقة نفسها، بادئًا بأقدم شهر لم تُجرَ تسويته كي لا يُرحَّل رصيد خاطئ إلى الأمام.
2. أضف ما هو ناقص. سجّل القروض والمعدات، وفي دفاتر أساس الاستحقاق المحاسبي الفواتير غير المسددة، من كشوف المقرضين والفواتير، وانقل أصل القرض من المصروفات. وانقل المعدات أيضًا إذا كانت الدفاتر ترسملها: فمكانها بالتكلفة مع مجمع الإهلاك، حتى لو خصم الإقرار تكلفتها بموجب المادة 179 أو الإهلاك الإضافي، لأن إهلاك الدفاتر والإهلاك الضريبي قد يختلفان (النموذج ⁦1120-S⁩، Schedule M-1). وتبقى المعدات في المصروفات فقط حين تحملها سياسة الدفاتر على المصروفات، كما يشترط الملاذ الآمن للمبالغ الضئيلة (المنشور 334).
3. انقل أموال المالك. حدّد من المستندات هل كانت كل معاملة للمالك مساهمة أم قرضًا أم سحبًا، ثم رحّلها إلى حقوق الملكية أو إلى حساب قرض.
4. قارن الأرصدة الافتتاحية بالميزانية الختامية للسنة الماضية، وبـ Schedule L في إقرار السنة الماضية إن قُدِّم، قبل تغيير هذه السنة. والفجوة في بداية السنة تأتي عادةً من فترة سابقة أو من تعديل في فترة مغلقة؛ فاعرف أيهما قبل تغيير أي شيء.
5. تتبع كل مبلغ تسوية مفتعل وكل رصيد معلق إلى المستندات. ولا ترحّل قيدًا جديدًا فقط لتتوازن الميزانية؛ بل اكتب قائمة بما لا تستطيع تفسيره.

تحتاج بعض الحالات إلى حكم مهني، لأن إصلاح الميزانية قد يغيّر الربح أو حقوق الملكية في سنوات سابقة. وإذا غيّر الإصلاح ربح سنة سابقة، فقد يحتاج الإقرار المقدَّم عن تلك السنة إلى مراجعة. والمساعدة المهنية مناسبة حين تكون أكثر من سنة غير سليمة، أو ينتظر مقرض أو معدّ إقرارات، أو يصل إشعار، أو يجب أن تتفق Schedule L مع إقرار مقدَّم، أو يكون لشركة قروض من مساهمين.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ كل المبالغ بالدولار الأمريكي.

النقد أعلى من البنك

تُظهر ميزانية نشاط لتنسيق الحدائق 26,500 دولار نقدًا. ويُظهر كشف البنك 18,000 دولار، بفجوة قدرها 8,500 دولار. وتكشف التسوية رجوعًا إلى أقدم شهر لم تُسوَّ حساباته سببين: إيداع عميل بقيمة 6,000 دولار أُدخل مرتين، مرة من استيراد البنك ومرة يدويًا، و2,500 دولار من مدفوعات الموردين صُرفت من البنك ولم تُدخل قط. وبعد إصلاح الاثنين يتفق النقد مع البنك. وقد يكون الإيداع المكرر قد احتُسب دخلًا أيضًا، فيحتاج بيان الأرباح والخسائر إلى نظرة ثانية.

قرض ناقص

اقترضت LLC 42,000 دولار في بداية السنة لشراء معدات. ودفع المقرض للبائع مباشرة، فلم تُدخل المعدات ولا القرض قط. ودفعات السنة البالغة 8,400 دولار موجودة في المصروفات: 1,800 دولار فوائد و6,600 دولار أصل القرض. وتُظهر الميزانية المصححة المعدات بمبلغ 42,000 دولار مطروحًا منها الإهلاك وقرضًا بمبلغ 35,400 دولار، يطابق كشف المقرض في نهاية السنة. وتبقى الفوائد وحدها، 1,800 دولار، في المصروفات. ونقل أصل القرض البالغ 6,600 دولار من المصروفات يرفع الربح وحقوق الملكية بمبلغ 6,600 دولار قبل الإهلاك.

حقوق الملكية لا تطابق إقرار السنة الماضية

شركة S تقدم Schedule L تبدأ دفاترها هذه السنة بأرباح محتجزة قدرها 48,000 دولار. وتُظهر Schedule L في إقرار السنة الماضية المقدَّم 54,000 دولار في نهاية السنة. وفجوة الـ 6,000 دولار موجودة قبل أول قيد في هذه السنة. والخطوة التالية مقارنة أرصدة السنة الماضية الختامية بأرصدة هذه السنة الافتتاحية حسابًا حسابًا، لمعرفة ما تغيّر منذ إعداد الإقرار.

هل وضعك مختلف؟

• طلب منك مقرض أو معدّ إقرارات أو CPA ميزانية، وفي ميزانيتك مبلغ تسوية مفتعل، أو رصيد حقوق ملكية كبير غير مفسَّر، أو حسابات سالبة، أو لا تطابق إقرار السنة الماضية: عادةً يجب تتبع الحسابات والأرصدة الافتتاحية إلى المستندات قبل أن تذهب الميزانية إلى مقرض أو تدخل في Schedule L؛ راجع مساعدة تنظيف الدفاتر.
• جاء رصيد حقوق ملكية كبير أو سالب من الأرصدة الافتتاحية: راجع رصيد حقوق الملكية الافتتاحي.
• أموال مستلمة غير مودعة تتراكم في حساب معلق: راجع رصيد الأموال غير المودعة.
• أصبحت حقوق ملكية المالك سالبة: راجع حقوق الملكية السالبة للمالك.
• تُظهر ميزانية شركتك قرضًا كبيرًا لمساهم: راجع القروض الممنوحة للمساهمين.
• الربح، لا الميزانية، هو ما يبدو خاطئًا: راجع بيان الأرباح والخسائر يبدو خاطئًا.
• إصلاح الميزانية سيغيّر الربح أو حقوق الملكية في سنة قدمت إقرارها بالفعل، أو وصل إشعار: قد يحتاج الإقرار السابق إلى مراجعة قبل تغيير الدفاتر؛ راجع مساعدة مسك الدفاتر.
• النشاط مملوك أو ممول من الخارج، مثل شركة أمريكية تابعة لشركة أم أجنبية: راجع دفاتر شركة أمريكية تابعة لشركة أم أجنبية.
• دفاتر عدة سنوات متأخرة أو لا تتطابق مع الإقرارات المقدَّمة: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة واطلب مساعدة مسك الدفاتر.