Hồ sơ cho T2125: cuối năm cần đưa gì cho kế toán viên

Cuối năm tôi đưa kế toán viên những gì để làm T2125?

Hãy đưa kế toán viên bằng chứng cho từng đồng doanh nghiệp đã thu, đã chi hoặc còn nợ trong năm, thường là từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12, cùng các con số đứng sau mọi khoản chi bạn dùng chung với đời sống riêng. T2125 là biểu mẫu của CRA, Báo cáo hoạt động kinh doanh hoặc nghề nghiệp (Statement of Business or Professional Activities), nơi chủ doanh nghiệp một chủ khai thu nhập và chi phí kinh doanh. CRA nói bạn được pháp luật yêu cầu phải giữ hồ sơ của mọi giao dịch làm căn cứ cho các khoản thu nhập và chi phí đã khai, và người tự kinh doanh nhìn chung dùng ngày kết thúc năm là ngày 31 tháng 12. Bạn không gửi hồ sơ kèm tờ khai; bạn giữ lại phòng khi CRA yêu cầu.

Một năm đơn giản khi hàng nào cũng có hồ sơ và hồ sơ bao phủ cả năm. Một năm không đơn giản khi sổ sách chậm vài tháng hoặc vài năm, không có sổ ghi chuyến đi hay số liệu diện tích nhà, thư của CRA đã đến, các tờ khai trước chưa từng được nộp, hoặc đây là lần đầu có người ngoài doanh nghiệp xem hồ sơ. Những trường hợp đó cần có người quyết định còn thiếu gì và liệu các năm trước có phải được dựng lại trước tờ khai này hay không.

Nếu chưa có gì được sắp xếp thì tôi bắt đầu từ đâu?

Hãy bắt đầu với các bản sao kê và danh sách khách hàng đã trả tiền cho bạn; thêm phần còn lại khi bạn tìm thấy.

1. Liệt kê mọi tài khoản và thẻ mà doanh nghiệp đã dùng trong năm, kể cả tài khoản cá nhân, và tải sao kê của mọi tháng trong năm cho từng tài khoản.
2. Liệt kê mọi khách hàng và nền tảng đã trả tiền cho bạn. Lấy danh sách hóa đơn hoặc báo cáo chi trả của từng bên.
3. Gom mọi biên lai bạn có. Đừng vứt những biên lai bạn chưa biết thuộc về đâu.
4. Ghi lại số đồng hồ đo quãng đường hôm nay và ngày ghi. Nếu bạn không có số đọc từ đầu năm, hãy nói rõ.
5. Đo chỗ làm việc và cả căn nhà.
6. Đưa bản sao kèm một danh sách ngắn những thứ bạn không tìm được, và tự giữ bản gốc.

Hãy báo kế toán viên nếu doanh nghiệp bắt đầu hoặc ngừng hoạt động trong năm, hoặc trước đây dùng ngày kết thúc năm khác. Về việc kiểm kê và định giá hàng tồn kho, xem giá vốn hàng bán của chủ doanh nghiệp một chủ.

Tôi cần hồ sơ thu nhập nào: hóa đơn, tiền gửi ngân hàng, báo cáo chi trả hay chứng từ thuế?

Hãy giữ một chứng từ gốc cho mỗi lần bán hàng. CRA nói hồ sơ thu nhập phải cho thấy ngày, số tiền và nguồn của khoản thu nhập, có chứng từ gốc làm căn cứ, như hóa đơn bán hàng, biên lai, phiếu gửi tiền ngân hàng, bảng kê phí và hợp đồng.

Chỉ có tiền gửi vào là chưa đủ. Một khoản tiền gửi có thể đã trừ phí của nền tảng, có thể gộp nhiều hóa đơn, có thể là tiền của chính bạn chuyển giữa các tài khoản, và không cho thấy một hóa đơn còn chưa được trả. Điểm cuối này quan trọng vì đa số người tự kinh doanh phải khai thu nhập trong kỳ họ kiếm được, dù khi nào họ nhận tiền. Chỉ nông dân, ngư dân và đại lý hoa hồng mới được chọn khai khi nhận tiền. Xem phương pháp tiền mặt hay dồn tích để biết một giao dịch bán thuộc năm nào. Nếu bạn đã đăng ký GST/HST, doanh thu của bạn bao gồm thuế bạn đã thu hoặc được nợ. Hãy ghi riêng khoản thuế đã tính ngoài phí của bạn, và đánh dấu những giao dịch bán không tính thuế.

Các nền tảng thuộc quy tắc nền tảng số của CRA báo cáo các khoản chi trả của bạn cho CRA và gửi cho bạn bản sao những gì họ đã báo cáo mỗi năm. Hãy đưa bản này cùng các báo cáo chi trả của bạn; xem hướng dẫn về báo cáo của nền tảng số.

CRA mong đợi hồ sơ chi phí nào, và nếu tôi không có biên lai thì sao?

Hãy giữ biên lai hoặc chứng từ khác cho mọi khoản mua của doanh nghiệp. CRA nói hãy luôn lấy biên lai hoặc chứng từ khác khi bạn mua thứ gì đó cho doanh nghiệp. Biên lai nên ghi ngày, tên và địa chỉ của người bán, và mô tả những gì bạn đã mua. Hãy giữ cả phiếu gửi tiền bản sao, sao kê ngân hàng và séc đã thanh toán (sổ sách kinh doanh).

Nếu người bán không đưa biên lai, CRA nói hãy ghi tên và địa chỉ người bán, số tiền đã trả, ngày trả và chi tiết giao dịch vào sổ nhật ký chi phí của bạn. Bảng tính hoặc sổ tay đều có thể làm sổ nhật ký. Một dòng trên sao kê chỉ cho thấy tiền đã ra đi, không cho thấy đã mua gì, nên hãy ghi mục đích bên cạnh từng dòng chi cho kinh doanh. Chi phí không có biên lai được nói đến trong chi phí kinh doanh không có biên lai.

Hai cái bẫy:

• Chi tiêu bằng thẻ cá nhân lẫn vào. Hãy đưa cả các sao kê đó và đánh dấu dòng nào là chi phí kinh doanh. Chỉ phần dùng cho kinh doanh mới được khấu trừ.
• Ăn uống và tiếp khách. Hãy đưa biên lai đầy đủ. Khoản khấu trừ nhìn chung bị giới hạn ở 50% của số tiền.

Mỗi khoản chi đi vào line nào được nói đến trong các line chi phí của người tự kinh doanh, và một khoản chi có được chấp nhận hay không nằm trong chi phí kinh doanh mà CRA chấp nhận.

Tôi giữ hồ sơ bao lâu, và ở đâu?

Hãy giữ hồ sơ trong sáu năm tính từ cuối năm thuế gần nhất mà hồ sơ liên quan, tại nơi kinh doanh hoặc nơi ở của bạn tại Canada (CRA). CRA liệt kê các trường hợp ngoại lệ:

Hãy giữ cả hồ sơ của các tờ khai GST/HST chưa nộp, kể cả khi các kỳ đó đã kết thúc hơn sáu năm trước (CRA).

Muốn hủy hồ sơ sớm cần CRA cho phép bằng văn bản qua Form T137. Hồ sơ điện tử lưu bên ngoài Canada cũng cần phép. Hãy đưa kế toán viên bản sao và tự giữ bản gốc: nghĩa vụ giữ hồ sơ là của bạn.

Tôi chia thế nào một chi phí dùng cho cả kinh doanh lẫn cá nhân, như điện thoại, internet hay vật tư?

Chỉ khai phần dùng cho kinh doanh. CRA nói vì bạn không được khấu trừ chi phí cá nhân, bạn chỉ ghi phần dùng cho kinh doanh của chi phí trên T2125. Hãy dùng một cơ sở hợp lý mà bạn giải thích được, áp dụng cách đó cho mọi hóa đơn trong năm, giữ lại cách tính, và báo kế toán viên nếu mức sử dụng của bạn thay đổi.

Tôi đưa gì cho chiếc xe của mình?

Hãy đưa tổng số km đã lái, số km đã lái cho kinh doanh và các biên lai chi phí chạy xe. CRA nói hãy ghi lại tổng số km và số km bạn lái để tạo thu nhập, liệt kê ngày, điểm đến, mục đích và quãng đường của từng chuyến đi kinh doanh, và ghi số đồng hồ đo quãng đường vào đầu và cuối kỳ tài chính. Chi phí xe cơ giới được khấu trừ chỉ khi hợp lý và có biên lai. Phần dùng cho kinh doanh bằng số km kinh doanh chia cho tổng số km.

Nếu bạn dùng sổ nhật ký mẫu ba tháng thay cho sổ cả năm, hãy đưa cả sổ cả năm mà mẫu đó dựa vào. Khi nào được dùng mẫu và sổ phải thể hiện gì nằm trong hướng dẫn về sổ nhật ký xe của CRA.

Nếu không có sổ, hãy báo kế toán viên và bắt đầu ghi ngay bây giờ. Sổ viết sau từ trí nhớ là một bản dựng lại, và kế toán viên cần biết trong hồ sơ là loại nào. Xe mua trong năm cũng được ghi ở phần thiết bị bên dưới.

Tôi đưa gì cho văn phòng tại nhà?

Hãy đưa diện tích chỗ làm việc, diện tích cả căn nhà và các hóa đơn nhà của cả năm. Nếu không gian đó cũng dùng riêng, hãy thêm số giờ mỗi ngày dùng cho kinh doanh, và cho biết nếu doanh nghiệp chỉ chạy một phần của tuần hoặc của năm; CRA nói hãy giảm khoản khai tương ứng. CRA cho phép khai khi không gian đó là nơi kinh doanh chính của bạn, hoặc khi bạn chỉ dùng nó để tạo thu nhập kinh doanh và thường xuyên gặp khách hàng, thân chủ hoặc bệnh nhân tại đó. Phần dùng cho kinh doanh tính theo một cơ sở hợp lý, như diện tích chỗ làm việc chia cho tổng diện tích căn nhà.

Hãy đưa hóa đơn tiền sưởi, điện, bảo hiểm nhà và vật tư vệ sinh, cùng thuế bất động sản và tiền lãi thế chấp, hoặc tiền thuê nhà của bạn. Khoản khai không được vượt quá thu nhập ròng của doanh nghiệp trước các chi phí này và không được tạo ra hay làm tăng khoản lỗ. CRA cũng liệt kê khấu hao theo quy định của CRA (CCA) trên phần nhà dùng cho kinh doanh nếu bạn sở hữu nhà, nhưng nói rằng quy tắc về lãi vốn và khoản thu hồi khoản khấu hao đã khấu trừ (recapture) sẽ áp dụng nếu bạn khấu trừ khoản này rồi sau đó bán nhà. Hãy báo kế toán viên nếu bạn sở hữu nhà, để việc này được quyết định trước khi khai bất cứ điều gì. Khoản khai đầy đủ và các giới hạn của nó nằm trong dùng nhà cho kinh doanh của người tự kinh doanh.

Tôi đưa gì cho thiết bị và các khoản mua lớn khác?

Hãy đưa hóa đơn mua cho từng món và cho kế toán viên biết bạn đã bán gì. CRA nói bạn không được khấu trừ chi phí của tài sản vốn khi mua; thay vào đó bạn khai khấu hao theo quy định của CRA (CCA). CRA cũng nói hãy giữ hồ sơ các tài sản đã mua và đã bán, cho thấy ai bán tài sản cho bạn, chi phí và ngày bạn mua.

Nếu bạn cũng dùng món đó cho cá nhân, chỉ phần dùng cho kinh doanh được tính. Ví dụ của CRA chia khoản khấu hao của một chiếc xe theo số km kinh doanh trên tổng số km. Tờ khai của năm trước cho số dư đầu kỳ. Xem khấu hao theo quy định của CRA (CCA) và mua thiết bị trước cuối năm.

Tôi đưa gì cho GST/HST và các chứng từ như T4A?

Nếu bạn đã đăng ký GST/HST, hãy đưa hóa đơn bán và mua, bản làm việc của các tờ khai và hóa đơn nhà cung cấp làm căn cứ cho tín thuế đầu vào của bạn. CRA liệt kê những thứ này là hồ sơ cần giữ, thường trong sáu năm. Nếu bạn không chắc mình đã đăng ký hay chưa, hãy nói rõ, vì điều đó thay đổi công việc; xem khi nào đăng ký GST/HST.

Hãy đưa mọi chứng từ bạn đã nhận. Trên chứng từ T4A, bên chi trả khai phí dịch vụ ở box 048 và hoa hồng tự kinh doanh ở box 020, chưa gồm GST/HST hay thuế bán hàng cấp tỉnh bang. Vì vậy chứng từ có thể thấp hơn hóa đơn của bạn. Theo chính sách hành chính của CRA, bên chi trả nhìn chung phát hành chứng từ khi thuế đã bị khấu trừ hoặc khi các khoản chi trả trong năm dương lịch vượt $500, nên một khách hàng nhỏ có thể không gửi chứng từ nào. CRA nói bạn phải khai toàn bộ thu nhập, nên dù thế nào thì khách hàng nào cũng phải có trong hồ sơ của bạn. Chứng từ không khớp với hóa đơn của bạn được nói đến trong chứng từ phí dịch vụ trên báo cáo kinh doanh của bạn.

Làm sao để kế toán viên xem được tài khoản CRA của tôi?

Hãy ủy quyền cho kế toán viên làm người đại diện. Với tài khoản cá nhân, đăng nhập My Account, mở Profile và thêm người đại diện trong mục người đại diện được ủy quyền (CRA). Với tài khoản doanh nghiệp, dùng My Business Account; trước hết bạn cần có mã số doanh nghiệp.

Kế toán viên có mã đại diện (RepID) có thể thay vào đó gửi yêu cầu trong Represent a Client, và bạn xác nhận hoặc từ chối trong tài khoản của bạn. Bạn chọn mức truy cập: cấp 1 chỉ xem thông tin; cấp 2 thêm một số thay đổi trên tài khoản. Với quyền truy cập ngoại tuyến, hãy ký Form AUT-01 và gửi đến trung tâm thuế của CRA ghi trên biểu mẫu trong vòng sáu tháng kể từ ngày ký. Biểu mẫu này cho phép kế toán viên làm việc với CRA qua điện thoại, thư, fax hoặc trực tiếp, không có quyền truy cập trực tuyến. Việc có nên thuê người hỗ trợ hay không được nói đến trong khi nào bạn cần kế toán viên thuế.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Canada và số tròn.

Văn phòng tại nhà

Một cây bút tự do dùng căn phòng 15 m² chỉ cho kinh doanh, quanh năm, trong căn nhà 90 m² của cô, và đó là chỗ làm việc chính của cô. Cô trả C$6.000 mỗi năm tiền sưởi, điện, bảo hiểm và thuế bất động sản. Chỗ làm việc bằng một phần sáu căn nhà, nên khoảng C$1.000 là phần dùng cho kinh doanh, trước giới hạn theo thu nhập. Cô đưa các số liệu diện tích và hóa đơn.

Xe

Một nhà thầu lái 15.000 km trong năm, trong đó 12.000 km cho kinh doanh. Anh chi C$6.000 cho nhiên liệu, bảo hiểm và sửa chữa. Mức dùng cho kinh doanh là 80%, nên C$4.800 là phần dùng cho kinh doanh. Anh đưa số đồng hồ đo quãng đường vào đầu và cuối năm cùng sổ ghi chuyến đi.

Tiền gửi không khớp với hóa đơn

Một nhà thiết kế lập hóa đơn C$60.000. Tiền gửi vào của cô tổng cộng C$50.000, vì một khách hàng còn nợ C$8.000 và một nền tảng giữ C$2.000 tiền phí. Cô đưa danh sách hóa đơn, các báo cáo chi trả và sao kê ngân hàng để kế toán viên đối chiếu cả ba.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Hồ sơ của bạn trải qua nhiều năm, hoặc chưa có gì được sắp xếp: xem làm lại sổ sách quá hạn và dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng. Nhờ hỗ trợ dựng lại sổ sách, và hỗ trợ quyết định các năm trước có phải làm trước hay không.
• Đây là lần đầu có người ngoài doanh nghiệp xem hồ sơ của bạn, hoặc bạn không có sổ ghi chuyến đi hay số liệu diện tích nhà: hãy dùng hướng dẫn về sổ nhật ký xe của CRA và dùng nhà cho kinh doanh, rồi nhờ hỗ trợ quyết định cách chia từng chi phí dùng chung.
• Thư của CRA yêu cầu hồ sơ của bạn: hãy đọc việc cần làm khi CRA gửi thư rà soát hoặc kiểm tra thuế và chi phí kinh doanh không có biên lai, và nhờ hỗ trợ trước khi bạn trả lời.
• Các tờ khai trước chưa từng được nộp: xem bù lại các tờ khai chưa nộp và nhờ hỗ trợ nộp các tờ khai còn thiếu.
• Bạn không muốn phải gom hết những thứ này mỗi năm: xem tự làm sổ sách hay thuê nhân viên ghi sổ, rồi nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn còn có thu nhập cho thuê nhà hoặc có đối tác: xem thu nhập cho thuê nhà hoặc hợp danh hay công ty. Hãy đưa hồ sơ cho thuê riêng và, với hợp danh, báo cáo tài chính của hợp danh cùng mọi chứng từ T5013; kế toán viên sẽ kiểm tra biểu mẫu nào áp dụng.
• Bây giờ bạn đã có công ty: xem sổ sách sau khi thành lập công ty từ doanh nghiệp một chủ và nhờ hỗ trợ về thuế công ty.
• Bạn lập hóa đơn cho khách hàng bằng đô la Hoa Kỳ, hoặc bạn là công dân Hoa Kỳ: xem doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và khoản chi trả từ sàn thương mại hoặc thuế tự kinh doanh Hoa Kỳ hay CPP đối với người Hoa Kỳ tại Canada, và nhờ hỗ trợ về thuế xuyên biên giới.
• Bạn sống tại Quebec: trang này nói về hồ sơ liên bang. Quebec tự quản lý luật thuế của mình, nên người cư trú có thể phải nộp một tờ khai cấp tỉnh bang riêng, và doanh nghiệp đặt thực tế tại Quebec nộp GST/HST cho Revenu Québec. Xem khi nào bạn cần kế toán viên thuế.
• Bạn muốn biết kế toán viên tính phí bao nhiêu: xem chi phí kế toán viên cho tờ khai của người tự kinh doanh.