Ứng dụng ghi sổ hay phần mềm kế toán cho T2125 tại Canada

Tôi nên dùng ứng dụng nào để theo dõi chi phí kinh doanh và lập hóa đơn cho khách hàng cho T2125?

Hướng dẫn lưu giữ hồ sơ của CRA không nêu tên hay chấp thuận ứng dụng nào, nên hãy chọn theo những gì ứng dụng phải tạo ra, không chọn theo thương hiệu. CRA muốn hồ sơ có đủ chi tiết để xác định nghĩa vụ thuế của bạn, và chấp nhận sổ nhật ký, tệp máy tính hoặc phần mềm kế toán (CRA: Lưu giữ hồ sơ; CRA: Ghi sổ thu nhập của bạn). T2125 khai thu nhập và chi phí kinh doanh hoặc nghề nghiệp của bạn (CRA: Form T2125); ứng dụng chỉ cung cấp số liệu cho form này.

Trường hợp của bạn không đơn giản nếu bạn đã đăng ký GST/HST, lái xe để làm việc, lập hóa đơn cho khách hàng bằng đô la Hoa Kỳ, lưu hồ sơ trên máy chủ ngoài Canada, hoặc ghi sổ chậm nhiều tháng. Các phần bên dưới nói về từng trường hợp, và hóa đơn bằng đô la Hoa Kỳ có liên kết ở cuối. Nếu các con số không còn đối chiếu khớp, cần có chuyên gia xem trước khi lập tờ khai dựa trên chúng.

Hãy thu thập trước: sao kê ngân hàng và thẻ, hóa đơn bán hàng, biên lai, và số đo trên đồng hồ công-tơ-mét của từng xe vào đầu năm. Để so sánh từng sản phẩm về giá và kết nối ngân hàng Canada, xem phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ tại Canada; về lựa chọn miễn phí, xem ứng dụng kế toán miễn phí làm được và không làm được gì. Chi phí nào ghi vào dòng nào của T2125 có trong các dòng chi phí của người tự kinh doanh, và hệ thống tài khoản kế toán khớp với tờ khai có trong hệ thống tài khoản kế toán cho tờ khai.

CRA yêu cầu gì ở sổ sách của tôi, và có nói nên dùng ứng dụng nào không?

CRA yêu cầu hồ sơ cho phép CRA xác định nghĩa vụ thuế của bạn, và không nói nên dùng công cụ nào. Bạn phải cung cấp mọi hồ sơ, kể cả hồ sơ trên máy tính, khi được yêu cầu, và bạn vẫn chịu trách nhiệm dù nhân viên ghi sổ hoặc kế toán viên giữ hồ sơ (CRA: Lưu giữ hồ sơ).

Hãy lưu hồ sơ ít nhất sáu năm tính từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan; một số trường hợp cần lâu hơn (CRA: nơi lưu hồ sơ). Ngày bắt đầu tính và quy định về nộp trễ có trong lưu hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Hãy dùng hóa đơn bán hàng, hợp đồng mua bán, biên lai hoặc chứng từ khác để chứng minh các khoản chi phí khai. Hãy lấy biên lai cho các khoản trả bằng tiền mặt, và giữ séc đã hủy làm bằng chứng đã thanh toán (CRA: Chi phí kinh doanh).

Ảnh chụp biên lai trong ứng dụng là một bản sao, không tự động thay thế bản gốc. Thông tư về hồ sơ điện tử chỉ cho phép hủy giấy tờ đã quét nếu việc quét đáp ứng tiêu chuẩn quốc gia và các điều kiện khác (paragraphs 25 đến 29), nên hãy kiểm tra các điều kiện đó trước khi bỏ bất kỳ giấy tờ nào (CRA: Lưu giữ hồ sơ điện tử). Các điều kiện có trong biên lai quét cho CRA.

Tôi có cần theo dõi GST/HST trong ứng dụng không?

Có nếu bạn đã đăng ký, và việc đăng ký trở thành bắt buộc khi bạn không còn là nhà cung cấp nhỏ. Nhà cung cấp nhỏ không bắt buộc phải đăng ký và có thể tự nguyện đăng ký (CRA: GST/HST Memorandum 2-2; CRA: khi nào đăng ký).

Ngưỡng nhà cung cấp nhỏ là $30.000 doanh số chịu thuế trên toàn thế giới, kể cả doanh số zero-rated (chịu thuế suất 0%), từ mọi doanh nghiệp của bạn và các bên liên kết với bạn, trong một quý dương lịch hoặc trong bốn quý. Không tính dịch vụ tài chính, việc bán tài sản vốn và giá trị thương hiệu khi bán doanh nghiệp, nên ứng dụng cần gắn nhãn riêng cho các khoản bán đó (Excise Tax Act, s. 148). Khi vượt ngưỡng, bạn phải đăng ký trong vòng 29 ngày kể từ ngày có hiệu lực đăng ký. Nếu vượt ngưỡng trong một quý, thuế áp dụng cho lần bán làm vượt ngưỡng, nên ứng dụng phải cộng thuế vào một lần bán mà bạn có thể đã lập hóa đơn (CRA: khi nào đăng ký). Cho đến khi đăng ký, ứng dụng vẫn nên hiển thị doanh số chịu thuế của quý hiện tại và bốn quý gần nhất. Tài xế taxi và tài xế chia sẻ xe thương mại phải đăng ký cho hoạt động đó bất kể doanh thu (CRA: Memorandum 2-2; CRA: GI-196). Cách hai phép thử hoạt động và khi nào bắt đầu tính thuế có trong khi nào đăng ký GST/HST.

Theo phương pháp thông thường, thuế ròng của người đăng ký là GST/HST đã tính trên doanh số trừ GST/HST đã trả trên các khoản mua kinh doanh đủ điều kiện (CRA: RC4022). Tín thuế phát sinh khi thuế đến hạn trả hoặc đã được trả, nên các hóa đơn phải trả chưa trả cũng quan trọng (Excise Tax Act, s. 169). Vì vậy ứng dụng phải lưu cả hai khoản trên mỗi dòng, tách khỏi giá bán hoặc chi phí, giữ thuế bạn không thu hồi được trong chi phí, và cộng chúng cho kỳ báo cáo của bạn. Hãy giữ hóa đơn của nhà cung cấp làm căn cứ cho các tín thuế (CRA: hồ sơ GST/HST). Tần suất nộp tờ khai và hạn nộp có trong nộp GST/HST và tín thuế đầu vào. Cách thiết lập có trong ghi GST/HST vào sổ sách; phương pháp nộp đơn giản hóa, nói chung từ bỏ tín thuế cho hầu hết các khoản mua (CRA: RC4058), có trong Quick Method, và cách nó thay đổi sổ sách có trong Quick Method trong sổ sách.

Thuế được tính khác nhau theo tỉnh bang thế nào, và ứng dụng phải tách những gì?

Thuế trên hóa đơn tùy thuộc vào tỉnh bang nơi giao dịch được coi là thực hiện, và ứng dụng phải giữ từng loại thuế trong tài khoản riêng. Các tỉnh bang và vùng lãnh thổ chia thành bốn nhóm trong bảng thuế suất của CRA (CRA: thuế suất GST/HST).

CRA gọi đây là nơi cung cấp (place of supply). Với GST/HST trên dịch vụ, quy tắc chung là tỉnh bang của địa chỉ tại Canada của khách hàng, nhưng các quy tắc cụ thể được ưu tiên áp dụng cho công việc trên bất động sản, dịch vụ cá nhân và vận chuyển; với hàng hóa, nói chung là nơi hàng được giao hoặc gửi đến. Vì vậy khách hàng ở tỉnh bang khác, hoặc công việc trên tài sản ở tỉnh bang khác, có thể thay đổi thuế trên hóa đơn (CRA: nơi cung cấp).

PST hoặc QST có áp dụng cho những gì bạn bán hay không, và bạn có phải đăng ký hay không, do tỉnh bang quyết định, không phải CRA; CRA chuyển các câu hỏi về PST đến trang web của từng tỉnh bang. Tại Quebec, Revenu Québec nói chung quản lý GST/HST (CRA: RC4022). Xem tính GST, HST, PST và QST theo tỉnh bang và, với dịch vụ tại BC, PST trên dịch vụ tại BC.

Nhật ký xe phải ghi những gì, và ứng dụng có giữ được không?

CRA mô tả nhật ký từng chuyến đi, không phải ước tính cuối năm (CRA: Chi phí xe cơ giới). Ứng dụng cần lưu:

• Mỗi chuyến đi công việc: ngày, điểm đến, mục đích và số ki-lô-mét đã đi.
• Mỗi xe: số đo trên đồng hồ công-tơ-mét vào đầu và cuối kỳ tài chính, và bản ghi riêng về tổng số ki-lô-mét và số ki-lô-mét đi công việc.

Mẫu ba tháng cho các năm sau, và các quy tắc còn lại, có trong nhật ký hành trình xe của CRA.

Trang về xe của CRA không nói nhật ký hành trình có được lưu dạng điện tử hay không. Nhật ký lưu trong ứng dụng là hồ sơ điện tử, nên quy tắc về hồ sơ điện tử áp dụng: lưu ở dạng điện tử đọc được, giữ dấu vết kiểm tra, và có thể đưa cho CRA một bản sao dùng được (CRA: Lưu giữ hồ sơ điện tử).

Hồ sơ của tôi phải lưu ở đâu, và có quan trọng không nếu ứng dụng lưu chúng ngoài Canada?

Có thể quan trọng. CRA yêu cầu lưu hồ sơ tại nơi kinh doanh hoặc nơi cư trú của bạn ở Canada, và hồ sơ lưu ngoài Canada nhưng truy cập điện tử từ Canada không được coi là lưu tại Canada (CRA: nơi lưu hồ sơ; CRA: IC78-10).

CRA có thể cho phép bằng văn bản, thông qua văn phòng dịch vụ thuế của bạn, lưu hồ sơ điện tử ngoài Canada. Khi đó CRA có thể chấp nhận bản sao chính xác mà các viên chức của CRA tại Canada truy cập được, ở định dạng phần mềm của CRA đọc được và có đủ chi tiết để chứng minh các tờ khai của bạn.

Dùng nhà cung cấp không chuyển nghĩa vụ đi. Bạn phải cung cấp cho CRA hồ sơ do bên thứ ba giữ (CRA: Lưu giữ hồ sơ), và thông tư gợi ý nên nhờ nhà cung cấp đưa cho bạn một bản sao chấp nhận được (CRA: Lưu giữ hồ sơ điện tử). Các tài liệu này được viết cho mọi nhà cung cấp và thông tư về thời hạn lưu giữ có ngày tháng 6 năm 2010, nên chúng không quyết định máy chủ của một ứng dụng cụ thể có được chấp nhận hay không. Nếu bản sao duy nhất của hồ sơ nằm trên máy chủ ngoài Canada, cách CRA mô tả là xin phép bằng văn bản; việc thiết lập ứng dụng của bạn có cần điều đó hay không là câu hỏi dành cho CRA hoặc chuyên gia. Hãy hỏi nhà cung cấp họ lưu dữ liệu của bạn ở đâu và có đưa được cho bạn bản sao đầy đủ không.

Tiền mặt hay dồn tích: ứng dụng có cần theo dõi hóa đơn chưa thanh toán không?

Nói chung là có. CRA cho biết thu nhập kinh doanh nói chung được khai theo phương pháp dồn tích: thu nhập tính vào kỳ bạn kiếm được và chi phí tính vào kỳ phát sinh, dù tiền đã di chuyển hay chưa. Nông dân, ngư dân và đại lý bán hàng hưởng hoa hồng tự kinh doanh có thể dùng phương pháp tiền mặt, nhưng không được trộn cả hai (CRA: Ghi sổ thu nhập của bạn).

Theo phương pháp dồn tích, ứng dụng cần ghi hóa đơn khi công việc được thực hiện, hiển thị là chưa thanh toán cho đến khi được trả, và làm tương tự với các hóa đơn phải trả. Chỉ xem theo tiền gửi ngân hàng sẽ bỏ sót các hóa đơn chưa thanh toán. Phương pháp nào áp dụng cho bạn có trong kế toán tiền mặt hay dồn tích.

Các khoản nộp thuế tạm tính: ứng dụng nên cho tôi thấy gì, và ngưỡng là bao nhiêu?

Bạn nói chung nộp thuế thu nhập tạm tính khi số thuế ròng còn nợ của bạn trên $3.000 (trên $1.800 tại Quebec) trong năm hiện tại và trong một trong hai năm trước. CRA nêu người tự kinh doanh trong số những người có thể phải nộp (CRA: Ai nộp khoản tạm tính).

Số thuế ròng còn nợ đến từ tờ khai, không chỉ từ sổ sách. Ứng dụng có thể cho thấy thu nhập, chi phí và lợi nhuận ròng lũy kế từ đầu năm đến nay, và với phương pháp thông thường, giữ GST/HST đã thu ngoài thu nhập, để ước tính sớm không bị phình lên. Người nộp GST/HST theo năm cũng có thể nợ khoản nộp tạm tính GST/HST. Trang của CRA nêu thuế ròng từ $3.000 trở lên của năm tài chính trước (CRA: khoản nộp tạm tính GST/HST); đạo luật tính mỗi khoản nộp tạm tính dựa trên số nhỏ hơn giữa thuế ròng của năm hiện tại và năm trước, và coi mức cơ sở dưới $3.000 là bằng không, nên nói chung cả hai năm cần đạt mức đó (Excise Tax Act, s. 237). Tại Quebec, Revenu Québec nói chung quản lý GST/HST (CRA: RC4022), nên hãy kiểm tra quy định về khoản nộp tạm tính của cơ quan này đối với GST/HST, QST và thuế thu nhập cấp tỉnh bang của bạn. Xem nhắc nhở khoản nộp thuế tạm tính.

Kế toán viên của tôi có dùng được không, và tôi làm gì với hồ sơ nếu đổi ứng dụng?

Hãy kiểm tra kế toán viên của bạn có xem được chi tiết đến từng giao dịch, qua đăng nhập hoặc tệp xuất đầy đủ, chứ không chỉ bản tóm tắt cuối năm. Dấu vết kiểm tra phải đi từ chứng từ gốc đến các tài khoản tổng hợp với đủ chi tiết để chứng minh chúng (CRA: Lưu giữ hồ sơ điện tử). Những gì cần giao có trong nên đưa gì cho kế toán viên.

Trước khi đóng tài khoản ứng dụng, hãy xuất toàn bộ lịch sử giao dịch và các biên lai đính kèm, và xác nhận tệp mở được. Hồ sơ điện tử phải đọc được trong suốt thời hạn lưu giữ sáu năm tính từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan (CRA: Lưu giữ hồ sơ điện tử). Sau khi chuyển ứng dụng, thông tư yêu cầu mọi thay đổi đối với giao dịch đã ghi phải có một bút toán điều chỉnh được lập thành tài liệu, không được ghi đè (paragraph 40).

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và dùng đô la Canada.

Nhà thiết kế tự do ở Ontario, đã đăng ký HST

Một nhà thiết kế dùng phương pháp thông thường, doanh thu C$70.000, lập hóa đơn cho khách hàng ở Ontario C$2.000 cộng C$260 HST (13%). Ứng dụng ghi C$2.000 là thu nhập và C$260 là HST đã thu. Một khoản chi phần mềm C$500 kèm C$65 HST, ghi là HST đã trả. Trong kỳ, thuế ròng là C$260 trừ C$65, tức C$195, nếu khoản mua đủ điều kiện. Nếu ứng dụng ghi C$2.260 là thu nhập, doanh thu trên T2125 bị khai cao hơn thực tế và tờ khai HST không có nguồn số liệu rõ ràng.

Tài xế giao hàng ở Alberta dùng xe riêng

Một tài xế giao hàng có doanh thu C$45.000 lái 20.000 ki-lô-mét cho công việc. Đồng hồ công-tơ-mét của anh ấy ghi 52.000 vào đầu năm và 77.000 vào cuối năm, tức tổng cộng 25.000 ki-lô-mét và 80% dùng cho công việc. Nhật ký cần ghi ngày, điểm đến, mục đích và số ki-lô-mét của từng chuyến đi, không phải ước tính cuối năm. Nếu toàn bộ C$45.000 là doanh số chịu thuế trong bốn quý dương lịch liên tiếp, anh ấy vượt ngưỡng nhà cung cấp nhỏ C$30.000. Nếu anh ấy chưa đăng ký, vượt ngưỡng trong một quý nghĩa là phải tính GST trên lần bán làm vượt ngưỡng; nếu vượt rải ra nhiều quý thì tư cách nhà cung cấp nhỏ chấm dứt vào cuối tháng sau quý đó (khi nào đăng ký). Alberta không có PST.

Thợ lành nghề ở Quebec

Một thợ lành nghề đã đăng ký GST và QST, có doanh thu C$90.000 từ các công việc chịu thuế trên các tòa nhà tại Quebec, tính GST và QST trên mỗi công việc; công việc trên tòa nhà ở Ontario sẽ chịu HST của Ontario thay thế. Ứng dụng giữ hai tài khoản thuế, cộng GST đã trả và QST đã trả trên các khoản mua. Ngưỡng nộp tạm tính liên bang là C$1.800 tại Quebec, so với C$3.000 ở nơi khác, nên ứng dụng nên cho thấy lợi nhuận ròng và thuế đã thu trong suốt năm chứ không chỉ vào cuối năm.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Ứng dụng của bạn không tách thuế đã tính khỏi thu nhập, bạn đã đăng ký, bạn lái xe để làm việc, hoặc bạn đang chậm sổ sách: sổ sách cần cung cấp số liệu cho T2125 và tờ khai GST/HST trước khi nộp bất kỳ tờ nào, và có nên tự giữ sổ hay không là quyết định cần cân nhắc. Hãy mang sao kê, hóa đơn, biên lai và nhật ký công-tơ-mét đến dịch vụ ghi sổ kế toán, hoặc đến dịch vụ hỗ trợ tờ khai tự kinh doanh để lập T2125 dựa trên chúng.
• Bạn gần ngưỡng đăng ký hoặc đã vượt ngưỡng: hãy đọc khi nào đăng ký GST/HST trước khi chọn cách thiết lập thuế.
• Bạn lập hóa đơn cho khách hàng bằng đô la Hoa Kỳ: xem người làm tự do được trả bằng USD: sổ sách và ngân hàng.
• Bút toán chậm nhiều tháng hoặc số dư không khớp với ngân hàng: hãy dùng bù lại sổ sách quá hạn hoặc dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng. Nếu vẫn không đối chiếu khớp, hãy mang đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• CRA đã yêu cầu nhật ký hoặc biên lai của bạn: xem dựng lại nhật ký hành trình xe cho cuộc rà soát của CRA và chi phí kinh doanh không có biên lai, và mang thư đến dịch vụ hỗ trợ tờ khai tự kinh doanh.
• Bạn lái xe cho nền tảng chia sẻ xe hoặc giao hàng: xem chi phí của tài xế chia sẻ xe và giao hàng, hoặc tài xế chưa từng đăng ký GST/HST.
• Bạn đang cân nhắc tự làm hay trả tiền thuê người làm: xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.
• Bạn đã thành lập công ty: doanh nghiệp nộp T2, không phải T2125. Xem sổ sách cho công ty mới thành lập.