Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA in Kanada: Wer wofür?

Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA: Was ist in Kanada der Unterschied?

Ein kleines Unternehmen hat bis zu drei Aufgaben zu erledigen: die laufende Buchhaltung, die GST/HST- und Lohnabrechnungserklärungen sowie die Abschlüsse zum Jahresende, die Bescheinigungen (T4 für Gehälter, T5 für Dividenden) und die Einkommensteuererklärung (eine T1 für einen Einzelunternehmer, eine T2 für eine Kapitalgesellschaft). Eine Person kann mehrere dieser Aufgaben übernehmen. Ein Buchhalter führt die Unterlagen, ein Buchhaltungsexperte macht daraus Abschlüsse und Erklärungen, und ein CPA (Certified Public Accountant) ist ein Buchhaltungsexperte, der einer CPA-Berufskammer einer Provinz angehört. Das Berufsprofil für Buchhalter der kanadischen Regierung nennt das Führen der Bücher, den Abgleich von Konten, die Erstellung von Gehaltsschecks und Formularen zur Steuerabführung sowie auch die Erstellung von Abschlüssen und Steuererklärungen. Das Berufsprofil für Buchhaltungsexperten nennt die Planung von Buchhaltungssystemen und die Erstellung von Abschlüssen und Berichten. Die Berufsbezeichnung sagt Ihnen also wenig. Rechtlich unterscheidet sich die Arbeit dadurch, welche Tätigkeiten eine Provinz vorbehält und wer den Titel CPA führen darf. In den unten behandelten Provinzen sind Abschlussprüfungen (Audits), prüferische Durchsichten (Reviews) und einige Berichte, auf die sich Dritte verlassen, etwa auf Verlangen eines Kreditgebers, zugelassenen CPAs und Kanzleien vorbehalten; Buchhaltung und die gewöhnliche Erstellung von Steuererklärungen sind es nicht.

Wenn es Ihr erstes Jahr oder Ihre erste T2 ist und Sie einen Einreichungsdienst mit einem CPA vergleichen, entscheiden die Aufgaben Ihres Unternehmens: welche der Bereiche GST/HST, Lohnabrechnung, Jahresabschluss und T2 zutreffen und was monatlich oder nur einmal im Jahr anfällt.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn das Unternehmen:

• eine Kapitalgesellschaft ist, weil ihre T2, die Vergütung des Eigentümers und seine persönliche Erklärung zusammenhängen;
• für die GST/HST registriert ist oder sich registrieren muss oder Arbeitnehmer beschäftigt;
• einen Kreditgeber, Franchisegeber, Investor oder Käufer hat, der Abschlüsse verlangt;
• Buchhaltung mit Monaten Rückstand hat oder Erklärungen nicht eingereicht hat;
• in Québec oder Alberta ansässig ist, die ihre Körperschaftsteuer selbst verwalten (siehe den Abschnitt zu Québec unten);
• etwas in einem anderen Land verdient oder besitzt.

Halten Sie bereit, bevor Sie jemanden anrufen: Ihr Geschäftsjahresende und Ihre Provinz; ob Sie GST/HST- und Lohnabrechnungskonten haben (Kontonummern und Häufigkeit der Einreichung); ob ein Kreditgeber, Franchisegeber oder Investor Abschlüsse verlangt; die Erklärung des Vorjahres und den Steuerbescheid (Notice of Assessment); sowie Bank- und Kartenauszüge seit dem letzten eingereichten Zeitraum.

Ist „Buchhaltungsexperte“ ein geschützter Titel, und wer darf sich CPA nennen?

In Ontario, Québec, Alberta und British Columbia ist die Bezeichnung CPA durch Provinzgesetz geschützt, und keines dieser Gesetze nennt die schlichte Bezeichnung „accountant“ als geschützten Titel. Jede Provinz hat ein eigenes Gesetz:

• Ontario. Nur Mitglieder von CPA Ontario dürfen die Bezeichnung oder das Kürzel CPA führen, die älteren Titel Chartered Accountant, Certified Management Accountant, Registered Industrial Accountant oder Certified General Accountant oder einen Titel, der einen davon nahelegt, oder als CPA tätig sein (Chartered Professional Accountants of Ontario Act, 2017, s. 29).
• Québec. Niemand darf sich als Chartered Professional Accountant bezeichnen ohne Genehmigung und Eintrag im Verzeichnis der Berufskammer (Professional Code, s. 32). Der Chartered Professional Accountants Act, s. 13 verbietet außerdem die Titel „professional accountant“ und „public accountant“ sowie die älteren Titel „chartered accountant“, „certified general accountant“ und „certified management accountant“.
• Alberta. Nur ein durch die Verordnungen zugelassener Registrant oder eine durch die Satzung zugelassene Person darf Titel wie „chartered professional accountant“, „CPA“, „professional accountant“ oder „chartered accountant“ so verwenden, dass sie erklären oder nahelegen, dazu berechtigt zu sein (CPA Act, s. 7(3)).
• British Columbia. Mitglieder in gutem Stand dürfen „Chartered Professional Accountant“, „CPA“ und „professional accountant“ führen; andere dürfen sie weder verwenden noch sich als CPA ausgeben (CPA Act, ss. 44 und 45). Das Gesetz berührt nicht das Recht eines Nichtmitglieds, als Buchhaltungsexperte oder Abschlussprüfer tätig zu sein, vorbehaltlich der vorbehaltenen Leistungen in s. 47 (s. 46).

Wer sich nur „accountant“ nennt, hat möglicherweise keinen Berufstitel. Ob eine bestimmte Verwendung des Wortes eine CPA-Bezeichnung nahelegt, hängt vom Wortlaut des Gesetzes der jeweiligen Provinz ab; die CPA-Berufskammer der Provinz kann sagen, wie sie es anwendet. Dieser Ratgeber behandelt Ontario, Québec, Alberta und British Columbia. Die anderen Provinzen und Territorien haben eigene Gesetze: Prüfen Sie Ihre Provinz bei deren CPA-Berufskammer. Wie Sie den Status einer Person prüfen, steht unter Einen Buchhaltungsexperten auswählen.

Wer kann meine T2 und GST/HST-Erklärung einreichen, und was braucht die CRA von mir?

Eine von Ihnen bevollmächtigte Person kann beide Erklärungen einreichen, aber das Unternehmen bleibt die Person, die zur Einreichung verpflichtet ist, und ein Vertreter braucht Ihre Bevollmächtigung, bevor er für Ihre CRA-Konten handelt. Sie können die Bevollmächtigung in My Business Account erteilen, oder Ihr Vertreter kann sie über EFILE-Software beantragen (nachdem Sie eine Unterschriftenseite unterschrieben haben, die der Vertreter sechs Jahre aufbewahrt) oder in Represent a Client. Bei diesen beiden Anträgen bestätigen oder lehnen Sie in My Business Account ab (nicht für alle Unternehmen verfügbar). Ein per Post gesendetes Form AUT-01 gewährt nur Offline-Zugriff.

Die Stufe, die Sie erteilen, bestimmt, was der Vertreter tun kann:

Sie können die Bevollmächtigung auf die gesamte Unternehmensnummer (Business Number), auf bestimmte Programmkonten oder auf ein einzelnes Programmkonto beschränken (CRA). Wie Sie einen Vertreter entfernen, steht unter Buchhaltungsexperten wechseln; zu My Business Account für eine neue Kapitalgesellschaft siehe Nach der Gründung.

T2. Eine Kapitalgesellschaft reicht für jedes Steuerjahr eine T2 ein, auch wenn keine Steuer anfällt, innerhalb von sechs Monate nach Ende des Steuerjahres, und muss sie elektronisch einreichen, sofern keine Ausnahme gilt, etwa für Versicherungsgesellschaften oder nicht ansässige Kapitalgesellschaften. Der Steuersaldo ist früher fällig als die Erklärung: zwei Monate nach Ende des Steuerjahres oder drei Monate für eine qualifizierende CCPC (Canadian-controlled private corporation, kanadisch kontrollierte Privatgesellschaft) (CRA). Reicht eine Kapitalgesellschaft, die elektronisch einreichen muss, nicht elektronisch ein, wird ein Strafzuschlag von $1.000 erhoben (Income Tax Act, s. 162(7.2)). Wenn ein Übermittler für die Kapitalgesellschaft einreicht, muss ein zeichnungsberechtigter Officer der Kapitalgesellschaft vor der Übermittlung Form T183CORP ausfüllen und unterschreiben. Die Beträge müssen mit der eingereichten Erklärung übereinstimmen. Der Income Tax Act (s. 150.1(4)) legt diese Informationserklärung der Person auf, die zur Einreichung verpflichtet ist, und nicht dem Einreichenden.

Einzelunternehmer. Die Erklärung ist eine T1 mit der Betriebsabrechnung (Form T2125). Ein bezahlter Ersteller reicht sie in der Regel elektronisch ein, und der Steuerpflichtige unterschreibt Form T183, das mit der elektronischen Erklärung übereinstimmen muss. Selbstständige haben bis zum 15. Juni Zeit zur Einreichung, aber der 30. April bleibt der Zahlungstermin. Wer in Québec ansässig ist, muss unter Umständen auch eine eigene Erklärung für Québec einreichen, und zwar bei Revenu Québec.

GST/HST. Ein Registrierter reicht für den Meldezeitraum ein, den ihm die CRA in der Regel zuweist; ein Unternehmen mit Sitz in Québec reicht stattdessen bei Revenu Québec ein (siehe den Abschnitt zu Québec unten). Ob Sie sich registrieren müssen, hängt von Ihren Umsätzen ab: siehe Wann Sie sich für die GST/HST registrieren. Ein Arbeitgeber muss außerdem Lohnabzüge berechnen und bis zum Fälligkeitstermin abführen; siehe Lohnabrechnung durchführen.

Kann ein Steuerservice die Erklärung meines kleinen Unternehmens übernehmen?

Ein Steuerservice kann eine Unternehmenserklärung einreichen, wenn die Buchhaltung fertig ist und der Dienst für dieses Formular eingerichtet ist. Er deckt unter Umständen nur die Erklärung ab und nicht Ihre Buchhaltung, und die Erklärung einer Kapitalgesellschaft ist mehr als eine private. In den hier behandelten Gesetzen betrifft die Regel für Ersteller die Art der Einreichung, nicht, wer sie erstellen darf:

• Wer in einem Jahr gegen Entgelt mehr als fünf Erklärungen einer Art (Kapitalgesellschaften, Privatpersonen oder Nachlässe und Trusts) erstellt, muss jede gegen Entgelt erstellte Erklärung elektronisch einreichen, mit Ausnahme von fünf je Art und einigen aufgelisteten Ausnahmen (Income Tax Act, s. 150.1(2.2) bis (2.4)).
• Die hier behandelten Provinzgesetze machen eine CPA-Lizenz nicht zur Bedingung für die Erstellung einer Erklärung; die erste Tabelle nennt die Regel jeder Provinz. Fragen Sie in Québec, das Compilations vorbehält, die nicht nur der internen Geschäftsführung dienen (CPA Act, s. 4), die CPA-Berufskammer der Provinz, ob die für Ihre Erklärung nötigen Abschlüsse darunter fallen.

Ein Einreichungsdienst deckt unter Umständen nur die Erklärung selbst ab. Stellen Sie vor der Beauftragung jede der folgenden Fragen.

Wenn die Buchhaltung Monate im Rückstand ist, siehe Überfällige Buchhaltung nachholen.

Wann braucht die Arbeit einen CPA mit Lizenz für Public Accounting?

Wenn es um ein Audit, ein Review oder einen anderen Prüfungsbericht mit Zusicherung geht, oder in einigen Provinzen um eine Compilation, auf die sich Dritte verlassen. Das Provinzrecht behält diese Arbeit vor, und die Regel unterscheidet sich je nach Provinz.

Die CPA-Bezeichnung allein ist noch nicht die Lizenz: Die Lizenz in Ontario, die Genehmigung in Québec, die Registrierung der Kanzlei in Alberta und die Zulassung in British Columbia sind jeweils ein weiterer Schritt. Die Regel greift, wenn eine Bank, ein Franchisegeber, Investor oder Käufer prüferisch durchgesehene oder geprüfte Abschlüsse verlangt oder wenn ein Gesetz oder Vertrag einen Abschlussprüfer vorschreibt. Die T2 selbst verlangt keines von beiden: Sie fragt nach dem Bericht des Abschlussprüfers oder Buchhaltungsexperten nur „if they were prepared“, also nur, wenn solche Berichte erstellt wurden. Was jede Berichtsstufe bedeutet und wann ein Audit vorgeschrieben ist, steht unter Compilation oder Review Engagement.

Was passt zu einem Einzelunternehmer, einer Personengesellschaft und einer neuen Kapitalgesellschaft?

Die Struktur bestimmt, was eingereicht wird, und damit, welche Arbeit das Unternehmen braucht.

Das sind übliche Wege, die Arbeit aufzuteilen, keine Vorschrift; die richtige Aufteilung hängt von der Größe des Unternehmens, seinen Registrierungen und davon ab, wer Abschlüsse verlangt.

Die Vergütung des Eigentümers, das Gesellschafterdarlehen und die Dividenden einer Kapitalgesellschaft wirken sich sowohl auf die Erklärung der Kapitalgesellschaft als auch auf die des Eigentümers aus. An diesem Punkt ist die Aufgabe Beratung und nicht nur Einreichung: siehe Sich selbst aus der eigenen Kapitalgesellschaft bezahlen.

Brauche ich einen Buchhalter, einen Buchhaltungsexperten und einen Ersteller der Steuererklärung?

Das hängt davon ab, welche Aufgaben Ihr Unternehmen hat. Ordnen Sie jede Aufgabe einer Person zu, nicht jeden Titel einer Person. Eine Person kann zwei oder alle drei Aufgaben übernehmen; wichtig ist, dass jede Aufgabe einen Verantwortlichen hat und dass dieser die Lizenz besitzt, wenn die Aufgabe vorbehalten ist. Wie oft Sie zahlen sollten, steht unter Monatlich oder nur zum Jahresende; zur eigenen Buchhaltung siehe Die eigenen Bücher führen; zur monatlichen Routine siehe Was ein Buchhalter jeden Monat tun sollte.

Das Unternehmen bleibt für seine Unterlagen und seine Abführungen verantwortlich. Die CRA zählt den Schutz Ihrer Unterlagen, auch wenn Sie einen Dritten mit deren Aufbewahrung beauftragen, zu Ihren Pflichten. Die Direktoren einer Kapitalgesellschaft können außerdem gemeinsam mit ihr persönlich für nicht abgeführte Lohnabzüge (Income Tax Act, s. 227.1) und für die Netto-GST/HST (Excise Tax Act, s. 323) haften, sobald die Voraussetzungen dieser Vorschriften erfüllt sind, es sei denn, der Direktor hat die Sorgfalt walten lassen, die eine vernünftig vorsichtige Person aufgewendet hätte; die Frist beträgt zwei Jahre nach dem Zeitpunkt, zu dem die Person zuletzt aufgehört hat, Direktor zu sein. Allgemeine Gesellschafter einer Personengesellschaft können deren GST/HST schulden (Excise Tax Act, s. 272.1(5)).

Wann sollte ich einen Buchhaltungsexperten beauftragen und nicht nur einen Buchhalter?

Die Aufgaben, die einen Buchhaltungsexperten verlangen, sind Entscheidungen und keine Unterlagen: die erste T2 oder die Frage, ob Sie eine Kapitalgesellschaft gründen (Einzelunternehmen oder Kapitalgesellschaft); wie Sie sich bezahlen (Gehalt oder Dividenden); ein Kreditgeber, Investor oder Käufer, der Abschlüsse verlangt; ein Schreiben der CRA oder eine versäumte Einreichung; sowie Einkünfte oder Vermögen in einem anderen Land. Trifft nichts davon zu, können Unterlagen, die Software oder ein Buchhalter führt, und eine von einem Ersteller eingereichte Erklärung die Arbeit abdecken.

Was ändert sich in Québec oder einer anderen Provinz?

Das Provinzgesetz bestimmt, wer vorbehaltene Arbeit ausführen und wer den Titel CPA führen darf, und Québec und Alberta verwalten zusätzlich ihre eigene Steuer.

• Québec. Public Accountancy und der Titel CPA unterliegen den oben genannten Gesetzen. In Québec verwaltet in der Regel Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) die GST/HST, und ein Unternehmen mit Sitz dort reicht seine Erklärungen auf deren Formularen bei Revenu Québec ein. Ein Arbeitgeber mit einer Betriebsstätte in Québec muss sich für die Abzüge an der Quelle unter Umständen auch bei Revenu Québec registrieren.
• Québec und Alberta. Die Provinzen regeln ihre Körperschaftsteuer selbst, aber die CRA verwaltet sie mit Ausnahme von Québec und Alberta. Eine Kapitalgesellschaft mit einer Betriebsstätte (Permanent Establishment) in einer der beiden reicht neben der T2 eine eigene Körperschaftsteuererklärung der Provinz bei dieser Provinz ein. In Alberta muss eine Kapitalgesellschaft mit einer Betriebsstätte dort, sofern sie nicht befreit ist, eine Erklärung für Alberta (AT1) einreichen, fällig innerhalb von sechs Monate nach Ende des Steuerjahres.
• Andere Provinzen und Territorien. Hier nicht behandelt. Prüfen Sie das Gesetz und die CPA-Berufskammer dieser Provinz, bevor Sie dieselben Regeln annehmen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in kanadischen Dollar.

Ein Berater in Ontario

Ein Berater als Einzelunternehmer verdient C$80.000 und ist für die HST registriert, weil seine Umsätze über der Schwelle für Kleinunternehmer von C$30.000 liegen. Ein Buchhalter führt die Unterlagen und erstellt die HST-Erklärungen. Die T1 mit der Abrechnung für Selbstständige geht an einen Ersteller oder Buchhaltungsexperten, fällig am 15. Juni; eine eventuelle Steuerschuld ist bis zum 30. April zu zahlen. Ontarios Public Accounting Act, 2004 unterstellt Audits, Reviews und Compilations, auf die sich ein Dritter ohne den vorgeschriebenen Hinweis verlässt, der Zulassungspflicht; Buchhaltung und Abschlüsse, die ausschließlich im Rahmen von Steuererklärungen erstellt werden, sind ausgenommen (s. 3(3)).

Eine neue Kapitalgesellschaft in Alberta

Eine neue Kapitalgesellschaft in Alberta zahlt ihrem Eigentümer, der in Alberta ansässig ist, C$100.000 an Dividenden. Ein Buchhalter führt die monatliche Buchhaltung. Ein Buchhaltungsexperte, hier ein CPA, erstellt den Jahresabschluss und die T2 und berät dazu, wie der Eigentümer vergütet wird. Die Kapitalgesellschaft stellt dem Eigentümer außerdem eine T5-Bescheinigung aus und reicht die T5-Erklärung bis der letzte Tag im Februar nach dem Dividendenjahr ein. Sofern sie nicht befreit ist, reicht sie auch eine Erklärung für Alberta ein, weil Alberta seine Körperschaftsteuer selbst verwaltet. Wie die C$100.000 gezahlt werden, verändert sowohl die Erklärung der Kapitalgesellschaft als auch die des Eigentümers, und hier zählt Beratung mehr als Einreichung. Albertas CPA Act, s. 3 behält Prüfungs- und Durchsichtsaufträge den Prüfungs- und Beratungskanzleien für Buchhaltung vor und nennt keine andere Arbeit; keine dieser Aufgaben verlangt also einen CPA.

Ein Restaurantunternehmen in Québec, von dem prüferisch durchgesehene Abschlüsse verlangt werden

Die Bank eines Restaurantunternehmens in Québec verlangt prüferisch durchgesehene Abschlüsse. Ein Review ist ein Prüfungsauftrag mit Zusicherung, den das Gesetz von Québec als Public Accountancy behandelt: Nur ein CPA mit einer Genehmigung für Public Accountancy darf ihn ausführen, vorbehaltlich der Ausnahmen im Gesetz (ss. 4, 5 und 12). Ohne die Genehmigung kann ein Buchhalter oder ein Ersteller, der nur Erklärungen erstellt, diese Arbeit nicht leisten, sofern keine Ausnahme gilt. Ein Unternehmen in dieser Lage kann vor der Beauftragung bei der Bank nachfragen, welche Stufe sie will (Compilation, Review oder Audit), denn die Antwort entscheidet, wer die Arbeit ausführen darf.

Anders in Ihrem Fall?

• Erstes Jahr oder erste T2, und Sie wissen nicht, welche Aufgaben erledigt werden müssen: Welche der Bereiche GST/HST, Lohnabrechnung, Jahresabschluss und T2 zutreffen, hängt von Ihrem Geschäftsjahresende, Ihrer Provinz und Ihren Registrierungen ab. Siehe Buchhaltung für ein neues Unternehmen einrichten und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Buchhaltung ist im Rückstand, Erklärungen fehlen oder eine Abführung der Lohnabzüge oder der GST/HST wurde versäumt: siehe Überfällige Buchhaltung nachholen und Nicht eingereichte Erklärungen von Kapitalgesellschaften nachholen, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Kreditgeber oder Franchisegeber verlangt prüferisch durchgesehene oder geprüfte Abschlüsse: siehe Compilation oder Review Engagement und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie besitzen eine Kapitalgesellschaft und bezahlen sich durch Gehalt, Dividende oder Darlehen: siehe Sich selbst aus der eigenen Kapitalgesellschaft bezahlen und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Sie haben Ihren ersten Arbeitnehmer: siehe Lohnabrechnung durchführen.
• Sie oder das Unternehmen verdienen oder besitzen etwas in einem anderen Land: siehe Wann ein kanadisches Unternehmen einen Experten für grenzüberschreitende Steuern braucht und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie möchten einen Buchhaltungsexperten finden oder überprüfen: siehe Einen Buchhaltungsexperten auswählen.
• Sie möchten wissen, was eine T2 oder die monatliche Buchhaltung kosten sollte: siehe Kosten und Angebote für die Körperschaftsteuererklärung und Kosten der Buchhaltung pro Monat.
• Ihr Buchhaltungsexperte antwortet nicht mehr oder hat Einreichungen versäumt: siehe Versäumte Einreichungen und Buchhaltungsexperten wechseln, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie reichen Ihre persönliche Erklärung selbst ein: siehe Wann Sie einen Steuerexperten brauchen.