Responsable contable, contador o CPA en Canadá: cuál necesita

Responsable contable, contador o CPA: ¿cuál es la diferencia en Canadá?

Un pequeño negocio tiene hasta tres tareas que cubrir: los registros mensuales, las declaraciones de GST/HST y de nómina, y los estados financieros de fin de año, los comprobantes (T4 para sueldos, T5 para dividendos) y la declaración del impuesto sobre la renta (una T1 para un propietario único, una T2 para una corporación). Una misma persona puede hacer más de una. El responsable contable lleva los registros, el contador los convierte en estados financieros y declaraciones, y un CPA es un contador que pertenece a un organismo provincial de CPA. El perfil de responsables contables del Gobierno de Canadá incluye llevar los libros, conciliar cuentas, preparar cheques de nómina y formularios de remesas de impuestos, y también preparar estados financieros y declaraciones de impuestos. Su perfil de contadores incluye planificar sistemas contables y preparar estados financieros e informes. Por eso el título dice poco. Lo que distingue las tareas ante la ley es qué trabajo reserva una provincia y quién puede usar el título de CPA. En las provincias que se tratan abajo, las auditorías, las revisiones y algunos informes en los que otros confían, como la solicitud de un prestamista, están reservados a CPA y firmas autorizados; llevar la contabilidad y preparar declaraciones ordinarias no lo están.

Si es su primer año o su primera T2 y compara un servicio de presentación con un CPA, lo que decide son las tareas de su negocio: cuáles aplican (GST/HST, nómina, estados financieros de fin de año y la T2) y qué es mensual y qué es anual.

Un caso se complica si el negocio:

• es una corporación, porque su T2, el sueldo del propietario y la declaración personal del propietario están conectados;
• está registrado, o debe registrarse, para el GST/HST, o paga a empleados;
• tiene un prestamista, franquiciante, inversionista o comprador que pide estados financieros;
• tiene la contabilidad atrasada por meses o declaraciones sin presentar;
• está en Quebec o Alberta, que administran su propio impuesto sobre la renta de corporaciones (vea la sección de Quebec más abajo);
• gana o tiene algo en otro país.

Reúna antes de llamar a alguien: su cierre de año y su provincia; si tiene cuentas de GST/HST y de nómina (números de cuenta y frecuencia de presentación); si un prestamista, franquiciante o inversionista quiere estados financieros; la declaración del año pasado y el aviso de determinación; y los estados de cuenta bancarios y de tarjeta desde el último período presentado.

¿«Contador» es un título protegido y quién puede llamarse CPA?

En Ontario, Quebec, Alberta y Columbia Británica la designación de CPA está protegida por la ley provincial, y ninguna de esas leyes protege el título de «contador» a secas. Cada provincia tiene su propia ley:

• Ontario. Solo los miembros de CPA Ontario pueden usar la designación o las siglas CPA, los títulos anteriores de Chartered Accountant, Certified Management Accountant, Registered Industrial Accountant o Certified General Accountant, o un título que sugiera alguno de ellos, o ejercer como CPA (Chartered Professional Accountants of Ontario Act, 2017, sección 29).
• Quebec. Nadie puede presentarse como contador profesional certificado sin un permiso y sin estar inscrito en el registro de la Orden profesional (Professional Code, sección 32). La Chartered Professional Accountants Act, sección 13 también prohíbe los títulos «professional accountant» y «public accountant», y los títulos anteriores «chartered accountant», «certified general accountant» y «certified management accountant».
• Alberta. Solo una persona inscrita autorizada por los reglamentos, o un individuo autorizado por los estatutos internos, puede usar títulos como «chartered professional accountant», «CPA», «professional accountant» o «chartered accountant» de una manera que indique o sugiera que está autorizado (CPA Act, sección 7(3)).
• Columbia Británica. Los miembros en regla pueden usar «Chartered Professional Accountant», «CPA» y «professional accountant»; los demás no pueden usarlos ni presentarse como CPA (CPA Act, secciones 44 y 45). La ley no afecta el derecho de quien no es miembro a ejercer como contador o auditor, sujeto a los servicios reservados de la sección 47 (sección 46).

Quien se presenta solo como «contador» puede no tener ninguna designación. Si un uso concreto de la palabra sugiere una designación de CPA depende de la redacción de la ley de cada provincia; el organismo provincial de CPA puede explicar cómo la aplica. Esta guía cubre Ontario, Quebec, Alberta y Columbia Británica. Las demás provincias y territorios tienen sus propias leyes: consulte la suya con su organismo de CPA. Para verificar la situación de una persona, vea cómo elegir un contador.

¿Quién puede presentar mi T2 y mi declaración de GST/HST, y qué necesita la CRA de mí?

Una persona que usted autorice puede presentar ambas declaraciones, pero el negocio sigue siendo quien está obligado a presentarlas, y un representante necesita su autorización antes de actuar en sus cuentas de la CRA. La autorización se puede dar en My Business Account, o su representante puede solicitarla con un software EFILE (después de que usted firme una hoja de firma que el representante conserva durante seis años) o en Represent a Client. Para esas dos solicitudes, usted confirma o rechaza en My Business Account (no disponible para todos los negocios). El Form AUT-01 enviado por correo da solo acceso fuera de línea.

El nivel que usted otorga decide qué puede hacer el representante:

Puede limitar la autorización a todo el Business Number (BN), a ciertas cuentas de programa o a una sola cuenta de programa (CRA). Para quitar a un representante, vea cambiar de contador; para My Business Account en una corporación nueva, vea después de constituir su corporación.

T2. Una corporación presenta una T2 por cada año fiscal, aunque no deba impuestos, en un plazo de seis meses después de que termina el año fiscal, y debe hacerlo por vía electrónica salvo que aplique una excepción, como una aseguradora o una corporación no residente. El saldo del impuesto vence antes que la declaración: dos meses después del cierre del año fiscal, o tres meses para una sociedad privada bajo control canadiense (CCPC) que califica (CRA). A una corporación obligada a presentar por vía electrónica que no lo hace se le cobra una multa de $1,000 (Income Tax Act, sección 162(7.2)). Cuando un transmisor presenta por la corporación, un funcionario autorizado para firmar por la corporación debe completar y firmar el Form T183CORP antes de la transmisión. Sus montos deben coincidir con la declaración presentada. La Income Tax Act (sección 150.1(4)) pone esa declaración informativa a cargo de la persona obligada a presentar, no de quien la presenta.

Propietario único. La declaración es una T1 con el estado del negocio (Form T2125). Un preparador pagado por lo general la presenta por vía electrónica y el contribuyente firma el Form T183, que debe coincidir con la declaración electrónica. Los trabajadores independientes tienen hasta el 15 de junio para presentar, pero el 30 de abril sigue siendo la fecha para pagar. Un residente de Quebec también puede tener que presentar una declaración aparte de Quebec ante Revenu Québec.

GST/HST. Un registrante presenta por el período de declaración que la CRA le asigna por lo general; un negocio ubicado en Quebec presenta ante Revenu Québec (vea la sección de Quebec más abajo). Si debe registrarse depende de sus ventas: vea cuándo registrarse para el GST/HST. Un empleador también tiene retenciones de nómina que calcular y remitir en la fecha de vencimiento; vea cómo llevar la nómina.

¿Un servicio de preparación de impuestos puede encargarse de la declaración de mi pequeño negocio?

Un servicio de preparación de impuestos puede presentar una declaración de negocio si la contabilidad está terminada y el servicio está preparado para ese formulario. Puede cubrir solo la declaración y no su contabilidad, y la declaración de una corporación es más que una personal. En las leyes que se tratan aquí, la regla sobre los preparadores se refiere a cómo se presentan las declaraciones, no a quién puede prepararlas:

• Una persona que cobra por preparar más de cinco declaraciones de un mismo tipo (corporaciones, personas físicas, o sucesiones y fideicomisos) en un año debe presentar por vía electrónica todas las declaraciones que prepare por una tarifa, salvo cinco de cada tipo y algunas excepciones listadas (Income Tax Act, sección 150.1(2.2) a (2.4)).
• Las leyes provinciales que se tratan aquí no hacen de la licencia de CPA una condición para preparar una declaración; el primer cuadro da la regla de cada provincia. En Quebec, que reserva las compilaciones que no son solo para la gestión interna (CPA Act, sección 4), pregunte al organismo provincial de CPA si los estados financieros que necesita su declaración entran en eso.

Un servicio de presentación puede cubrir solo la declaración en sí. Antes de contratar uno, haga cada una de las preguntas siguientes.

Si la contabilidad está atrasada por meses, vea ponerse al día con la contabilidad atrasada.

¿Cuándo el trabajo necesita un CPA con licencia de contaduría pública?

Cuando es una auditoría, una revisión u otro informe de aseguramiento, o, en algunas provincias, una compilación en la que otros van a confiar. La ley provincial reserva ese trabajo, y la regla cambia según la provincia.

Una designación de CPA no es por sí sola la licencia: la licencia de Ontario, el permiso de Quebec, el registro de firma de Alberta y la autorización de Columbia Británica son, cada uno, un paso adicional. Las situaciones que activan la regla son que un banco, franquiciante, inversionista o comprador pida estados financieros revisados o auditados, o que una ley o un contrato exija un auditor. La T2 no exige ninguna de las dos cosas: pide el informe del auditor o del contador solo «si se prepararon». Lo que implica cada nivel de informe, y cuándo se exige una auditoría, está en compilación o revisión.

¿Qué conviene a un propietario único, a una sociedad de personas y a una corporación nueva?

La estructura decide qué se presenta y, por tanto, qué trabajo necesita el negocio.

Estas son formas habituales de dividir el trabajo, no una regla; la división correcta depende del tamaño del negocio, de sus registros y de quién pide estados financieros.

El sueldo del propietario, el préstamo del accionista y los dividendos de una corporación afectan tanto la declaración de la corporación como la del propietario. Ahí el trabajo es asesoría y no solo presentación: vea pagarse a sí mismo desde su corporación.

¿Necesito un responsable contable, un contador y un preparador de impuestos?

Depende de qué tareas tenga su negocio. Asigne cada tarea a una persona, no cada título a una persona. Una persona puede hacer dos o las tres tareas; lo que importa es que cada tarea tenga una persona a cargo y que esta tenga la licencia si la tarea está reservada. Sobre cada cuánto pagar, vea contabilidad mensual o solo al cierre del año; para llevar la contabilidad usted mismo, vea llevar su propia contabilidad; para la rutina mensual, vea qué debe hacer un responsable contable cada mes.

El negocio sigue siendo responsable de sus registros y de sus remesas. La CRA incluye entre sus responsabilidades proteger sus registros, aunque contrate a un tercero para guardarlos. Los directores de una corporación también pueden responder personalmente, junto con ella, por las retenciones de nómina no remitidas (Income Tax Act, sección 227.1) y por el GST/HST neto (Excise Tax Act, sección 323) una vez cumplidas las condiciones de esas secciones, salvo que el director haya actuado con el cuidado que habría tenido una persona razonablemente prudente; el plazo es de dos años desde que la persona dejó de ser director por última vez. Los socios generales pueden deber el GST/HST de una sociedad de personas (Excise Tax Act, sección 272.1(5)).

¿Cuándo debo contratar a un contador y no solo a un responsable contable?

Las tareas que piden un contador son decisiones, no registros: la primera T2 o si constituir una corporación (empresa individual o corporación); cómo se paga usted mismo (sueldo o dividendos); un prestamista, inversionista o comprador que pide estados financieros; una carta de la CRA o una presentación omitida; y ingresos o bienes en otro país. Si nada de eso aplica, los registros llevados con un software o un responsable contable y una declaración presentada por un preparador pueden cubrir el trabajo.

¿Qué cambia en Quebec u otra provincia?

La ley provincial decide quién puede hacer el trabajo reservado y quién puede usar el título de CPA, y Quebec y Alberta agregan su propia administración tributaria.

• Quebec. La contaduría pública y el título de CPA se rigen por las leyes mencionadas arriba. En Quebec, Revenu Québec por lo general administra el GST/HST, y un negocio ubicado allí presenta sus declaraciones ante Revenu Québec en sus formularios. Un empleador con un establecimiento en Quebec también puede tener que registrarse ante Revenu Québec para las retenciones en la fuente.
• Quebec y Alberta. Las provincias legislan su impuesto sobre la renta de corporaciones, pero la CRA lo administra, salvo en Quebec y Alberta. Una corporación con un establecimiento permanente en cualquiera de las dos presenta una declaración provincial aparte del impuesto sobre la renta de corporaciones ante esa provincia, además de la T2. En Alberta, salvo que esté exenta, una corporación con un establecimiento permanente allí debe presentar una declaración de Alberta (AT1), con vencimiento en un plazo de seis meses después del cierre del año fiscal.
• Otras provincias y territorios. No se tratan aquí. Consulte la ley y el organismo de CPA de esa provincia antes de suponer las mismas reglas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares canadienses.

Un consultor de Ontario

Un consultor propietario único gana C$80,000 y está registrado para el HST porque sus ventas superan el umbral de pequeño proveedor de C$30,000. Un responsable contable lleva los registros y prepara las declaraciones de HST. La T1 con el estado de trabajador independiente va a un preparador o contador, con vencimiento el 15 de junio, y el impuesto adeudado vence el 30 de abril. La Public Accounting Act, 2004 de Ontario otorga licencia para las auditorías, las revisiones y las compilaciones en las que un tercero confía sin el aviso prescrito; excluye la contabilidad y los estados financieros preparados únicamente como parte de las declaraciones de impuestos (sección 3(3)).

Una corporación nueva de Alberta

Una corporación nueva de Alberta paga C$100,000 en dividendos a su propietario, residente de Alberta. Un responsable contable lleva la contabilidad mensual. Un contador, aquí un CPA, prepara los estados financieros de fin de año y la T2 y asesora sobre cómo se le paga al propietario. La corporación también entrega al propietario un comprobante T5 y presenta la declaración T5 a más tardar el último día de febrero después del año del dividendo. Salvo que esté exenta, también presenta una declaración de Alberta, porque Alberta administra su propio impuesto sobre la renta de corporaciones. La forma de pagar los C$100,000 cambia tanto la declaración de la corporación como la del propietario, y ahí el asesoramiento importa más que la presentación. La CPA Act, sección 3 de Alberta reserva a las firmas de contabilidad profesional los trabajos de auditoría y revisión y no nombra ningún otro, así que ninguna de estas tareas exige un CPA.

Una empresa de restaurantes de Quebec a la que le piden estados financieros revisados

El banco de una empresa de restaurantes de Quebec le pide estados financieros revisados. Una revisión es un trabajo de aseguramiento, que la ley de Quebec trata como contaduría pública: solo un CPA con permiso de contaduría pública puede hacerla, sujeto a las excepciones de la ley (secciones 4, 5 y 12). Sin el permiso, un responsable contable o un preparador de solo declaraciones no puede hacer ese trabajo salvo que aplique una excepción. Una empresa en esta situación puede preguntar al banco qué nivel quiere (compilación, revisión o auditoría) antes de contratar, porque la respuesta decide quién puede hacer el trabajo.

¿Su caso es distinto?

• Primer año o primera T2, y no está seguro de qué tareas necesita: cuáles aplican (GST/HST, nómina, estados financieros de fin de año y la T2) depende de su cierre de año, su provincia y sus registros. Vea cómo montar la contabilidad de un negocio nuevo y reciba ayuda con la contabilidad.
• Su contabilidad está atrasada, faltan declaraciones o se omitió una remesa de nómina o de GST/HST: vea ponerse al día con la contabilidad atrasada y regularizar declaraciones corporativas sin presentar, y reciba ayuda con la contabilidad.
• Un prestamista o franquiciante quiere estados financieros revisados o auditados: vea compilación o revisión y reciba ayuda con la contabilidad.
• Usted tiene una corporación y se paga con sueldo, dividendo o préstamo: vea pagarse a sí mismo desde su corporación y reciba ayuda con impuestos corporativos.
• Tiene su primer empleado: vea cómo llevar la nómina.
• Usted o el negocio ganan o tienen algo en otro país: vea cuándo un negocio canadiense necesita un contador transfronterizo y reciba ayuda con impuestos transfronterizos.
• Quiere encontrar o verificar a un contador: vea cómo elegir un contador.
• Quiere saber cuánto deben costar una T2 o la contabilidad mensual: vea costo y cotizaciones de la declaración corporativa y costo mensual de la contabilidad.
• Su contador dejó de responder o omitió presentaciones: vea presentaciones omitidas y cambiar de contador, y reciba ayuda con la contabilidad.
• Presenta su propia declaración personal: vea cuándo necesita un contador de impuestos.