Contador, responsável contábil ou CPA no Canadá: quem contratar

Responsável contábil, contador ou CPA: qual é a diferença no Canadá?

Uma pequena empresa tem até três tarefas a cobrir: os registros mensais, as declarações de GST/HST e da folha de pagamento, e, no fim do ano, as demonstrações, os informes (T4 para salário, T5 para dividendos) e a declaração de imposto de renda (a T1, declaração de imposto de renda pessoal do Canadá, para o empresário individual; a T2, declaração de imposto de renda de corporação do Canadá, para uma corporação). Uma só pessoa pode fazer mais de uma delas. O responsável contábil mantém os registros, o contador transforma esses registros em demonstrações e declarações, e o CPA (contador público habilitado) é um contador que pertence a um órgão provincial de CPAs. O perfil de responsável contábil do Government of Canada lista manter os livros, conciliar contas, preparar cheques de pagamento e formulários de recolhimento de impostos, e também preparar demonstrações financeiras e declarações de imposto. O perfil de contador lista planejar sistemas contábeis e preparar demonstrações financeiras e relatórios. Por isso, o título diz pouco. O que separa as tarefas na lei é qual trabalho a província reserva e quem pode usar o título de CPA. Nas províncias tratadas abaixo, as auditorias, as revisões e alguns relatórios nos quais terceiros se apoiam, como o pedido de um banco, são reservados a CPAs e firmas autorizados; a escrituração e a preparação comum de declarações não são.

Se este é o seu primeiro ano ou a sua primeira T2 e você compara um serviço de declarações com um CPA, as tarefas da sua empresa decidem a escolha: quais entre GST/HST, folha de pagamento, demonstrações de fim de ano e T2 se aplicam, e o que é mensal e o que é anual.

O caso deixa de ser simples se a empresa:

• é uma corporação, porque a T2, a remuneração do proprietário e a declaração pessoal dele se conectam;
• está registrada, ou precisa se registrar, no GST/HST, ou paga empregados;
• tem um banco, franqueador, investidor ou comprador pedindo demonstrações;
• está com a escrituração atrasada em meses ou com declarações sem entregar;
• fica em Quebec ou Alberta, que administram o próprio imposto de renda de corporações (veja a seção sobre Quebec abaixo);
• ganha ou mantém algo em outro país.

Reúna antes de ligar para alguém: o fim do seu exercício fiscal e a sua província; se você tem contas de GST/HST e de folha de pagamento (números das contas e frequência de entrega); se um banco, franqueador ou investidor quer demonstrações; a declaração do ano passado e o aviso de lançamento (notice of assessment); e os extratos bancários e de cartão desde o último período entregue.

“Contador” é um título protegido, e quem pode se chamar de CPA?

Em Ontário, Quebec, Alberta e Colúmbia Britânica, a designação de CPA é protegida pela lei provincial, e nenhuma dessas leis cita o simples “contador” (accountant) como título protegido. Cada província tem a sua própria lei:

• Ontário. Só os membros da CPA Ontario podem usar a designação ou a sigla CPA, os títulos mais antigos de Chartered Accountant, Certified Management Accountant, Registered Industrial Accountant ou Certified General Accountant, ou um título que sugira algum deles, ou exercer a profissão como CPA (Chartered Professional Accountants of Ontario Act, 2017, s. 29).
• Quebec. Ninguém pode se apresentar como contador profissional habilitado (chartered professional accountant) sem uma permissão e sem constar na lista da Ordem (Professional Code, s. 32). A Chartered Professional Accountants Act, s. 13 também proíbe os títulos “professional accountant” e “public accountant” e os títulos mais antigos “chartered accountant”, “certified general accountant” e “certified management accountant”.
• Alberta. Só um registrado autorizado pelos regulamentos, ou uma pessoa autorizada pelo regimento interno, pode usar títulos como “chartered professional accountant”, “CPA”, “professional accountant” ou “chartered accountant” de forma que afirme ou sugira que está autorizada (CPA Act, s. 7(3)).
• Colúmbia Britânica. Os membros em situação regular podem usar “Chartered Professional Accountant”, “CPA” e “professional accountant”; os demais não podem usá-los nem se apresentar como CPAs (CPA Act, ss. 44 e 45). A lei não afeta o direito de quem não é membro de exercer a atividade de contador ou de auditor, sujeito aos serviços reservados na s. 47 (s. 46).

Quem se chama apenas de “contador” pode não ter nenhuma designação. Se um uso específico da palavra sugere uma designação de CPA depende do texto da lei de cada província; o órgão provincial de CPAs pode dizer como a aplica. Este guia trata de Ontário, Quebec, Alberta e Colúmbia Britânica. As outras províncias e territórios têm leis próprias: confirme a sua com o órgão de CPAs dela. Para verificar a situação de uma pessoa, veja como escolher um contador.

Quem pode entregar a minha T2 e a declaração de GST/HST, e o que a CRA precisa de mim?

Alguém que você autorize pode entregar as duas declarações, mas a empresa continua sendo a obrigada a entregá-las, e um representante precisa da sua autorização antes de agir nas suas contas da CRA (Agência da Receita do Canadá). A autorização pode ser dada no My Business Account, ou o seu representante pode pedi-la pelo software EFILE (depois que você assina uma página de assinatura que o representante guarda por seis anos) ou no Represent a Client. Nesses dois pedidos, você confirma ou nega no My Business Account (não disponível para todas as empresas). O Form AUT-01 enviado pelo correio dá apenas acesso fora do sistema on-line.

O nível que você concede decide o que o representante pode fazer:

Você pode limitar a autorização a todo o número de empresa (business number), a certas contas de programa ou a uma só conta de programa (CRA). Para remover um representante, veja como trocar de contador; para o My Business Account de uma corporação nova, veja depois de constituir a corporação.

T2. Uma corporação entrega uma T2 para cada ano fiscal, mesmo que não haja imposto a pagar, em até seis meses após o fim do ano fiscal, e deve entregá-la por via eletrônica, salvo se uma exceção se aplicar, como no caso de seguradoras ou de corporações não residentes. O saldo do imposto vence antes da declaração: dois meses depois do fim do ano fiscal, ou três meses para uma CCPC (corporação privada sob controle canadense) qualificada (CRA). A corporação obrigada a entregar por via eletrônica que não o faz recebe uma multa de $1.000 (Income Tax Act, s. 162(7.2)). Quando um transmissor entrega a declaração pela corporação, um diretor com poder de assinatura da corporação deve preencher e assinar o Form T183CORP antes da transmissão. Os valores dele devem coincidir com a declaração entregue. A Income Tax Act (s. 150.1(4)) coloca essa declaração informativa sobre quem é obrigado a entregar, e não sobre quem a transmite.

Empresário individual. A declaração é a T1 com a demonstração do negócio (Form T2125). Um preparador pago geralmente a entrega por via eletrônica, e o contribuinte assina o Form T183, que deve coincidir com a declaração eletrônica. Quem é autônomo tem até 15 de junho para entregar, mas 30 de abril continua sendo a data de pagamento. Um residente de Quebec também pode ter de entregar uma declaração separada de Quebec à Revenu Québec.

GST/HST. O registrado entrega a declaração do período de apuração que a CRA em geral atribui; uma empresa localizada em Quebec entrega à Revenu Québec (veja a seção sobre Quebec abaixo). Ter de se registrar ou não depende das suas vendas: veja quando se registrar no GST/HST. O empregador também tem descontos na fonte da folha de pagamento a calcular e recolher até a data de vencimento; veja como fazer a folha de pagamento.

Um serviço de preparação de declarações pode cuidar da declaração da minha pequena empresa?

Um serviço de preparação de declarações pode entregar a declaração de uma empresa se a escrituração estiver pronta e o serviço estiver preparado para aquele formulário. Ele pode cobrir apenas a declaração, e não a sua escrituração, e a declaração de uma corporação dá mais trabalho que a de uma pessoa física. Nas leis tratadas aqui, a regra sobre preparadores diz respeito à forma de entregar as declarações, e não a quem pode prepará-las:

• Quem é pago para preparar mais de cinco declarações de um mesmo tipo (de corporações, de pessoas físicas, ou de espólios e trusts) em um ano deve entregar por via eletrônica todas as declarações que prepara mediante pagamento, exceto cinco de cada tipo e algumas exceções listadas (Income Tax Act, s. 150.1(2.2) a (2.4)).
• As leis provinciais tratadas aqui não tornam a licença de CPA uma condição para preparar uma declaração; a primeira tabela traz a regra de cada província. Em Quebec, que reserva as compilações que não se destinam apenas à gestão interna (CPA Act, s. 4), pergunte ao órgão provincial de CPAs se as demonstrações de que a sua declaração precisa se enquadram nisso.

Um serviço de declarações pode cobrir apenas a declaração em si. Antes de contratar um, faça cada pergunta abaixo.

Se a escrituração está atrasada em meses, veja como colocar em dia a escrituração atrasada.

Quando o trabalho exige um CPA com licença de contabilidade pública?

Quando é uma auditoria, uma revisão ou outro relatório de asseguração (assurance) ou, em algumas províncias, uma compilação na qual terceiros vão se apoiar. A lei provincial reserva esse trabalho, e a regra muda de província para província.

A designação de CPA não é, por si só, a licença: a licença de Ontário, a permissão de Quebec, o registro de firma de Alberta e a autorização da Colúmbia Britânica são, cada uma, uma etapa a mais. As situações que fazem a regra valer são um banco, franqueador, investidor ou comprador que pede demonstrações revisadas ou auditadas, ou uma lei ou um contrato que exige um auditor. A T2 não exige nenhuma das duas por si só: ela pede o relatório do auditor ou do contador apenas “se foram preparados”. O que cada nível de relatório envolve, e quando uma auditoria é exigida, está em compilação ou revisão.

O que serve a um empresário individual, a uma sociedade de pessoas e a uma corporação nova?

A estrutura decide o que é entregue e, portanto, que trabalho a empresa precisa.

Estas são formas comuns de dividir o trabalho, e não uma regra; a divisão certa depende do tamanho da empresa, dos registros que ela tem e de quem pede demonstrações.

A remuneração do proprietário de uma corporação, o empréstimo de acionista e os dividendos afetam tanto a declaração da corporação quanto a do proprietário. É nesse ponto que a tarefa passa a ser aconselhamento, e não apenas entrega de declarações: veja como se pagar a partir da sua corporação.

Preciso de um responsável contábil, de um contador e de um preparador de declarações?

Isso depende de quais tarefas a sua empresa tem. Ligue cada tarefa a uma pessoa, e não cada título a uma pessoa. Uma só pessoa pode fazer duas ou as três tarefas; o que importa é que cada tarefa tenha um responsável e que ele tenha a licença se a tarefa for reservada. Para saber com que frequência pagar, veja mensal ou só no fim do ano; para manter você mesmo a escrituração, veja fazer a própria escrituração; para a rotina mensal, veja o que um responsável contábil deve fazer todo mês.

A empresa continua responsável pelos seus registros e pelos seus recolhimentos. A CRA lista proteger os seus registros, mesmo que você contrate um terceiro para guardá-los entre as suas responsabilidades. Os administradores de uma corporação também podem responder pessoalmente, junto com ela, pelos descontos na fonte da folha de pagamento não recolhidos (Income Tax Act, s. 227.1) e pelo GST/HST líquido (Excise Tax Act, s. 323) quando as condições dessas seções são atendidas, a menos que o administrador tenha agido com o cuidado que uma pessoa razoavelmente prudente teria tido; o prazo é de dois anos depois que a pessoa deixou de ser administradora. Os sócios gerais (general partners) podem dever o GST/HST de uma sociedade de pessoas (Excise Tax Act, s. 272.1(5)).

Quando devo contratar um contador, e não só um responsável contábil?

As tarefas que pedem um contador são decisões, e não registros: a primeira T2 ou a decisão de constituir uma corporação (empresa individual ou corporação); como você se paga (salário ou dividendos); um banco, investidor ou comprador que pede demonstrações; uma carta da CRA ou uma entrega perdida; e renda ou bens em outro país. Quando nenhuma dessas situações se aplica, registros mantidos por um software ou por um responsável contábil e uma declaração entregue por um preparador podem cobrir o trabalho.

O que muda em Quebec ou em outra província?

A lei provincial decide quem pode fazer o trabalho reservado e quem pode usar o título de CPA, e Quebec e Alberta acrescentam a sua própria administração de impostos.

• Quebec. A contabilidade pública e o título de CPA são regidos pelas leis acima. Em Quebec, a Revenu Québec em geral administra o GST/HST, e uma empresa localizada ali entrega as declarações à Revenu Québec nos formulários dela. Um empregador com estabelecimento em Quebec também pode ter de se registrar na Revenu Québec para os descontos na fonte.
• Quebec e Alberta. As províncias legislam sobre o imposto de renda de corporações, mas a CRA o administra, exceto em Quebec e Alberta. Uma corporação com estabelecimento permanente em qualquer das duas entrega uma declaração provincial separada de imposto de renda de corporação a essa província, além da T2. Em Alberta, salvo se for isenta, uma corporação com estabelecimento permanente ali deve entregar uma declaração de Alberta (AT1), com vencimento em até seis meses depois do fim do ano fiscal.
• Outras províncias e territórios. Não tratados aqui. Confirme a lei e o órgão de CPAs da província antes de presumir as mesmas regras.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares canadenses.

Um consultor em Ontário

Um consultor empresário individual ganha C$80.000 e está registrado no HST porque as vendas passam do limite de pequeno fornecedor de C$30.000. Um responsável contábil mantém os registros e prepara as declarações de HST. A T1 com a demonstração de autônomo vai para um preparador ou contador, com vencimento em 15 de junho, e o imposto devido vence em 30 de abril. A Public Accounting Act, 2004 de Ontário licencia as auditorias, as revisões e as compilações em que um terceiro se apoia sem o aviso prescrito; ela exclui a escrituração e as demonstrações preparadas unicamente como parte das declarações de imposto (s. 3(3)).

Uma corporação nova em Alberta

Uma corporação nova em Alberta paga C$100.000 em dividendos ao seu proprietário, residente de Alberta. Um responsável contábil mantém a escrituração mensal. Um contador, aqui um CPA, prepara as demonstrações de fim de ano e a T2 e orienta sobre a forma de pagar o proprietário. A corporação também entrega ao proprietário um informe T5 e entrega a declaração T5 até o último dia de fevereiro após o ano do dividendo. Salvo se for isenta, ela também entrega uma declaração de Alberta, porque Alberta administra o próprio imposto de renda de corporações. A forma de pagar os C$100.000 muda tanto a declaração da corporação quanto a do proprietário, e é aí que o aconselhamento pesa mais que a entrega. A CPA Act, s. 3 de Alberta reserva às firmas de contabilidade profissional os trabalhos de auditoria e de revisão e não cita nenhum outro trabalho; por isso, nenhuma dessas tarefas exige um CPA.

Uma empresa de restaurantes de Quebec a quem pediram demonstrações revisadas

O banco de uma empresa de restaurantes de Quebec pede demonstrações revisadas. Uma revisão é um trabalho de asseguração, que a lei de Quebec trata como contabilidade pública: só um CPA com permissão de contabilidade pública pode fazê-la, sujeito às exceções da lei (ss. 4, 5 e 12). Sem a permissão, um responsável contábil ou um preparador que só faz declarações não pode fazer esse trabalho, a menos que uma exceção se aplique. Uma empresa nessa situação pode perguntar ao banco qual nível ele quer (compilação, revisão ou auditoria) antes de contratar, porque a resposta decide quem pode fazer o trabalho.

E no seu caso?

• Primeiro ano ou primeira T2, e você não sabe quais tarefas precisam ser feitas: quais entre GST/HST, folha de pagamento, demonstrações de fim de ano e T2 se aplicam depende do seu fim de exercício, da sua província e dos seus registros. Veja como montar a escrituração de uma empresa nova e peça ajuda com a escrituração contábil.
• A sua escrituração está atrasada, faltam declarações ou um recolhimento da folha de pagamento ou do GST/HST foi perdido: veja como colocar em dia a escrituração atrasada e como colocar em dia as declarações de corporação não entregues, e peça ajuda com a escrituração contábil.
• Um banco ou franqueador quer demonstrações revisadas ou auditadas: veja compilação ou revisão e peça ajuda com a escrituração contábil.
• Você é dono de uma corporação e se paga por salário, dividendo ou empréstimo: veja como se pagar a partir da sua corporação e peça ajuda com impostos de corporações.
• Você tem o primeiro empregado: veja como fazer a folha de pagamento.
• Você ou a empresa ganham ou mantêm algo em outro país: veja quando uma empresa canadense precisa de um contador para questões entre países e peça ajuda com impostos entre países.
• Você quer encontrar ou verificar um contador: veja como escolher um contador.
• Você quer saber quanto uma T2 ou a escrituração mensal deveria custar: veja custo e orçamentos da declaração de corporação e custo mensal da escrituração.
• O seu contador parou de responder ou perdeu entregas: veja entregas perdidas e como trocar de contador, e peça ajuda com a escrituração contábil.
• Você entrega a própria declaração de pessoa física: veja quando você precisa de um contador de impostos.