Tenue de livres, comptable ou CPA au Canada : qui engager?

Spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA : quelle est la différence au Canada?

Une petite entreprise a jusqu'à trois tâches à couvrir : les registres mensuels, les déclarations de TPS/TVH et de paie, et les états financiers de fin d'exercice, les feuillets (T4 pour le salaire, T5 pour les dividendes) et la déclaration de revenus (une T1 pour une entreprise individuelle, une T2 pour une société). Une même personne peut en faire plus d'une. Un spécialiste de la tenue de livres tient les registres, un comptable les transforme en états financiers et en déclarations, et un CPA est un comptable membre d'un ordre provincial de CPA. Le profil des teneurs de livres du gouvernement du Canada énumère la tenue des livres, le rapprochement des comptes, la préparation des chèques de paie et des formulaires de versement des retenues, ainsi que la préparation des états financiers et des déclarations de revenus. Son profil des comptables énumère la planification des systèmes comptables et la préparation des états financiers et des rapports. Le titre en dit donc peu. Ce qui distingue les tâches en droit, c'est le travail qu'une province réserve et la personne qui peut utiliser le titre de CPA. Dans les provinces traitées plus bas, les audits, les missions d'examen et certains rapports sur lesquels des tiers s'appuient, comme la demande d'un prêteur, sont réservés aux CPA et aux cabinets autorisés; la tenue de livres et la préparation courante des déclarations de revenus ne le sont pas.

Si c'est votre première année ou votre première T2 et que vous hésitez entre un service de production de déclarations et un CPA, ce sont les tâches de votre entreprise qui décident : lesquelles parmi la TPS/TVH, la paie, les états financiers de fin d'exercice et la T2 s'appliquent, et ce qui se fait chaque mois ou une fois par année.

Un dossier n'est pas simple si l'entreprise :

• est une société, car sa T2, la rémunération du propriétaire et la déclaration personnelle du propriétaire sont liées;
• est inscrite ou doit s'inscrire à la TPS/TVH, ou paie des employés;
• a un prêteur, un franchiseur, un investisseur ou un acheteur qui demande des états financiers;
• a des livres en retard de plusieurs mois ou des déclarations non produites;
• est au Québec ou en Alberta, qui administrent leur propre impôt des sociétés (voir la section sur le Québec plus bas);
• gagne ou détient quoi que ce soit dans un autre pays.

Rassemblez avant d'appeler qui que ce soit : votre fin d'exercice et votre province; si vous avez des comptes de TPS/TVH et de paie (numéros de compte et fréquence de production); si un prêteur, un franchiseur ou un investisseur veut des états financiers; la déclaration de l'an dernier et l'avis de cotisation; et les relevés bancaires et de carte depuis la dernière période produite.

« Comptable » est-il un titre protégé, et qui peut se dire CPA?

En Ontario, au Québec, en Alberta et en Colombie-Britannique, le titre de CPA est protégé par une loi provinciale, et aucune de ces lois ne désigne le simple titre de « comptable » comme protégé. Chaque province a sa propre loi :

• Ontario. Seuls les membres de CPA Ontario peuvent utiliser le titre de CPA ou ses initiales, les anciens titres de comptable agréé, de comptable en management accrédité, de comptable en management industriel ou de comptable général accrédité, ou un titre qui laisse entendre l'un d'eux, ou exercer comme CPA (Loi de 2017 sur les comptables professionnels agréés de l'Ontario, art. 29).
• Québec. Nul ne peut se prétendre comptable professionnel agréé sans permis ni inscription au tableau de l'Ordre (Code des professions, art. 32). La Loi sur les comptables professionnels agréés, art. 13 interdit aussi les titres de « comptable professionnel » et de « comptable public », ainsi que les anciens titres de « comptable agréé », de « comptable général accrédité » et de « comptable en management accrédité ».
• Alberta. Seul un inscrit autorisé par les règlements, ou un particulier autorisé par les règlements administratifs, peut utiliser des titres comme « chartered professional accountant », « CPA », « professional accountant » ou « chartered accountant » d'une manière qui affirme ou laisse entendre qu'il y est autorisé (Chartered Professional Accountants Act, par. 7(3)).
• Colombie-Britannique. Les membres en règle peuvent utiliser les titres « Chartered Professional Accountant », « CPA » et « professional accountant »; les autres ne peuvent ni les utiliser ni se présenter comme CPA (Chartered Professional Accountants Act, art. 44 et 45). La loi ne touche pas le droit d'un non-membre d'exercer comme comptable ou vérificateur, sous réserve des services réservés prévus à l'art. 47 (art. 46).

Une personne qui se dit seulement « comptable » peut ne détenir aucun titre. Savoir si un emploi particulier du mot laisse entendre un titre de CPA dépend du libellé de la loi de la province; l'ordre provincial de CPA peut dire comment il l'applique. Ce guide traite de l'Ontario, du Québec, de l'Alberta et de la Colombie-Britannique. Les autres provinces et les territoires ont leurs propres lois : vérifiez la vôtre auprès de son ordre de CPA. Pour vérifier le statut d'une personne, voyez choisir un comptable.

Qui peut produire ma T2 et ma déclaration de TPS/TVH, et que me demande l'ARC?

Une personne que vous autorisez peut produire les deux déclarations, mais l'entreprise reste la personne tenue de les produire, et un représentant a besoin de votre autorisation avant d'agir dans vos comptes de l'ARC. L'autorisation peut être donnée dans Mon dossier d'entreprise, ou votre représentant peut la demander par un logiciel TED (après que vous avez signé une page de signature que le représentant conserve pendant six ans) ou dans Représenter un client. Pour ces deux demandes, vous confirmez ou refusez dans Mon dossier d'entreprise (non offert à toutes les entreprises). Le formulaire AUT-01 envoyé par la poste ne donne qu'un accès hors ligne.

Le niveau que vous accordez détermine ce que le représentant peut faire :

Vous pouvez limiter l'autorisation à tout le numéro d'entreprise, à certains comptes de programme ou à un seul compte de programme (ARC). Pour retirer un représentant, voyez changer de comptable; pour Mon dossier d'entreprise d'une nouvelle société, voyez après la constitution en société.

T2. Une société produit une T2 pour chaque année d'imposition, même si aucun impôt n'est à payer, dans les six mois après la fin de l'année d'imposition suivant la fin de l'année, et elle doit la produire par voie électronique, sauf exception, par exemple pour une société d'assurance ou une société non résidente. Le solde d'impôt est exigible plus tôt que la déclaration : deux mois après la fin de l'année d'imposition, ou trois mois pour une société privée sous contrôle canadien (SPCC) admissible (ARC). Une société tenue de produire par voie électronique qui ne le fait pas se voit imposer une pénalité de 1 000 $ (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 162(7.2)). Lorsqu'un transmetteur produit la déclaration pour la société, un dirigeant autorisé à signer de la société doit remplir et signer le formulaire T183CORP avant la transmission. Les montants doivent correspondre à la déclaration produite. La Loi de l'impôt sur le revenu (par. 150.1(4)) met cette déclaration de renseignements à la charge de la personne tenue de produire la déclaration, et non du transmetteur.

Entreprise individuelle. La déclaration est une T1 accompagnée de l'état des résultats de l'entreprise (formulaire T2125). Un préparateur rémunéré la produit en général par voie électronique, et le contribuable signe le formulaire T183, qui doit correspondre à la déclaration électronique. Les travailleurs autonomes ont jusqu'au 15 juin pour produire leur déclaration, mais le 30 avril reste la date de paiement. Un résident du Québec peut aussi devoir produire une déclaration du Québec distincte auprès de Revenu Québec.

TPS/TVH. Un inscrit produit sa déclaration pour la période de déclaration que l'ARC lui attribue en général; une entreprise située au Québec produit plutôt sa déclaration auprès de Revenu Québec (voir la section sur le Québec plus bas). L'obligation de s'inscrire dépend de vos ventes : voyez quand s'inscrire à la TPS/TVH. Un employeur doit aussi calculer des retenues sur la paie et les verser à la date d'échéance; voyez faire la paie.

Un service de préparation de déclarations peut-il s'occuper de la déclaration de ma petite entreprise?

Un service de préparation de déclarations peut produire la déclaration d'une entreprise si les livres sont terminés et si le service est outillé pour ce formulaire. Il peut ne couvrir que la déclaration, et non vos livres, et la déclaration d'une société est plus complexe qu'une déclaration personnelle. Dans les lois traitées ici, la règle sur les préparateurs porte sur la façon de produire les déclarations, et non sur qui peut les préparer :

• Une personne rémunérée pour préparer plus de cinq déclarations d'un même genre (sociétés, particuliers, ou successions et fiducies) au cours d'une année doit produire par voie électronique toutes les déclarations qu'elle prépare contre rémunération, sauf cinq de chaque genre et quelques exceptions énumérées (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 150.1(2.2) à (2.4)).
• Les lois provinciales traitées ici ne font pas d'un permis de CPA une condition pour préparer une déclaration; le premier tableau donne la règle de chaque province. Au Québec, qui réserve les compilations non destinées uniquement à la gestion interne (Loi sur les comptables professionnels agréés, art. 4), demandez à l'ordre provincial de CPA si les états financiers nécessaires à votre déclaration en relèvent.

Un service de production de déclarations peut ne couvrir que la déclaration elle-même. Avant d'en engager un, posez chacune des questions ci-dessous.

Si les livres ont plusieurs mois de retard, voyez rattraper des livres en retard.

Quand le travail exige-t-il un CPA titulaire d'un permis de comptabilité publique?

Lorsqu'il s'agit d'un audit, d'une mission d'examen ou d'un autre rapport de certification, ou, dans certaines provinces, d'une compilation sur laquelle des tiers s'appuieront. La loi provinciale réserve ce travail, et la règle varie selon la province.

Le titre de CPA n'est pas à lui seul le permis : le permis de l'Ontario, le permis du Québec, l'inscription du cabinet en Alberta et l'autorisation de la Colombie-Britannique sont chacun une étape de plus. Les situations qui font jouer la règle sont une banque, un franchiseur, un investisseur ou un acheteur qui demande des états financiers examinés ou audités, ou une loi ou un contrat qui exige un auditeur. La T2 n'exige ni l'un ni l'autre : elle demande le rapport du vérificateur ou du comptable « s'il a été préparé » seulement. Ce que comporte chaque niveau de rapport et les cas où un audit est exigé sont expliqués dans mission de compilation ou d'examen.

Quelle option convient à une entreprise individuelle, à une société de personnes et à une nouvelle société?

La structure détermine ce qui est produit, et donc le travail dont l'entreprise a besoin.

Voilà des façons courantes de répartir le travail, et non une règle; la bonne répartition dépend de la taille de l'entreprise, de ses inscriptions et de la personne qui demande des états financiers.

La rémunération du propriétaire d'une société, le prêt à l'actionnaire et les dividendes touchent à la fois la déclaration de la société et celle du propriétaire. C'est le point où la tâche devient du conseil, et non seulement de la production de déclarations : voyez vous payer à partir de votre société.

Ai-je besoin d'un spécialiste de la tenue de livres, d'un comptable et d'un préparateur de déclarations?

Cela dépend des tâches de votre entreprise. Associez chaque tâche à une personne, et non chaque titre à une personne. Une même personne peut faire deux des tâches, ou les trois; ce qui compte, c'est que chaque tâche ait un responsable et que ce responsable détienne le permis si la tâche est réservée. Pour la fréquence des paiements, voyez mensuel ou fin d'exercice seulement; pour tenir vos livres vous-même, voyez tenir vos propres livres; pour la routine mensuelle, voyez ce qu'un spécialiste de la tenue de livres doit faire chaque mois.

L'entreprise reste responsable de ses registres et de ses versements. L'ARC range parmi vos responsabilités la protection de vos registres, même si vous confiez leur garde à un tiers. Les administrateurs d'une société peuvent aussi être personnellement responsables, avec elle, des retenues sur la paie non versées (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 227.1) et de la TPS/TVH nette (Loi sur la taxe d'accise, art. 323) lorsque les conditions de ces articles sont remplies, sauf si l'administrateur a agi avec le soin d'une personne raisonnablement prudente; le délai est de deux ans après le moment où la personne a cessé d'être administrateur pour la dernière fois. Les commandités peuvent devoir la TPS/TVH d'une société de personnes (Loi sur la taxe d'accise, par. 272.1(5)).

Quand engager un comptable, et pas seulement un spécialiste de la tenue de livres?

Les tâches qui demandent un comptable sont des décisions, et non des registres : la première T2 ou la question de se constituer en société (entreprise individuelle ou société); la façon de vous payer (salaire ou dividendes); un prêteur, un investisseur ou un acheteur qui demande des états financiers; une lettre de l'ARC ou une production manquée; et un revenu ou un bien dans un autre pays. Si aucune de ces situations ne s'applique, des registres tenus par un logiciel ou par un spécialiste de la tenue de livres et une déclaration produite par un préparateur peuvent suffire.

Qu'est-ce qui change au Québec ou dans une autre province?

La loi provinciale décide qui peut faire le travail réservé et qui peut utiliser le titre de CPA, et le Québec et l'Alberta ajoutent leur propre administration de l'impôt.

• Québec. La comptabilité publique et le titre de CPA sont régis par les lois citées plus haut. Au Québec, Revenu Québec administre en général la TPS/TVH, et une entreprise située au Québec produit ses déclarations auprès de Revenu Québec, sur ses formulaires. Un employeur qui a un établissement au Québec peut aussi devoir s'inscrire auprès de Revenu Québec pour les retenues à la source.
• Québec et Alberta. Les provinces légifèrent sur leur impôt des sociétés, mais l'ARC l'administre, sauf pour le Québec et l'Alberta. Une société qui a un établissement stable dans l'une ou l'autre produit une déclaration provinciale d'impôt des sociétés distincte auprès de cette province, en plus de la T2. En Alberta, sauf si elle est exemptée, une société qui y a un établissement stable doit produire une déclaration de l'Alberta (AT1), à produire dans les six mois suivant la fin de l'année d'imposition.
• Autres provinces et territoires. Non traités ici. Vérifiez la loi de la province et son ordre de CPA avant de présumer que les mêmes règles s'appliquent.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; les montants sont en dollars canadiens.

Un consultant en Ontario

Un consultant exploitant une entreprise individuelle gagne 80 000 $ CA et est inscrit à la TVH parce que ses ventes dépassent le seuil du petit fournisseur de 30 000 $ CA. Un spécialiste de la tenue de livres tient les registres et prépare les déclarations de TVH. La T1 avec l'état des résultats du travail autonome va à un préparateur ou à un comptable, à produire au plus tard le 15 juin, l'impôt à payer étant exigible au plus tard le 30 avril. La Loi de 2004 sur la comptabilité publique de l'Ontario exige un permis pour les audits, les missions d'examen et les compilations sur lesquels un tiers s'appuie sans l'avis prescrit; elle exclut la tenue de livres et les états financiers préparés uniquement dans le cadre de déclarations de revenus (par. 3(3)).

Une nouvelle société en Alberta

Une nouvelle société de l'Alberta verse 100 000 $ CA en dividendes à son propriétaire, un résident de l'Alberta. Un spécialiste de la tenue de livres tient les livres mensuels. Un comptable, ici un CPA, prépare les états financiers de fin d'exercice et la T2, et conseille la société sur la façon de payer le propriétaire. La société remet aussi au propriétaire un feuillet T5 et produit la déclaration T5 au plus tard le dernier jour de février suivant l'année du dividende. Sauf exemption, elle produit aussi une déclaration de l'Alberta, parce que l'Alberta administre son propre impôt des sociétés. La façon de verser les 100 000 $ CA change à la fois la déclaration de la société et celle du propriétaire, et c'est là que le conseil compte plus que la production. L'article 3 de la Chartered Professional Accountants Act de l'Alberta réserve les missions d'audit et d'examen aux cabinets comptables professionnels et ne désigne aucun autre travail; aucune de ces tâches n'exige donc un CPA.

Une société de restauration du Québec à qui on demande des états financiers examinés

La banque d'une société de restauration du Québec demande des états financiers examinés. Une mission d'examen est une mission de certification, que la loi du Québec traite comme de la comptabilité publique : seul un CPA titulaire d'un permis d'exercice de la comptabilité publique peut l'effectuer, sous réserve des exceptions de la loi (art. 4, 5 et 12). Sans ce permis, un spécialiste de la tenue de livres ou un préparateur de déclarations seulement ne peut pas faire ce travail, sauf si une exception s'applique. Une société dans cette situation peut demander à la banque quel niveau elle veut (compilation, examen ou audit) avant d'engager quelqu'un, parce que la réponse décide qui peut faire le travail.

Votre situation est différente?

• Première année ou première T2, et vous ne savez pas quelles tâches faire exécuter : les tâches qui s'appliquent parmi la TPS/TVH, la paie, les états financiers de fin d'exercice et la T2 dépendent de votre fin d'exercice, de votre province et de vos inscriptions. Voyez mettre en place les livres d'une nouvelle entreprise et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vos livres sont en retard, des déclarations manquent ou un versement de paie ou de TPS/TVH a été omis : voyez rattraper des livres en retard et rattraper des déclarations de société non produites, et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Un prêteur ou un franchiseur veut des états financiers examinés ou audités : voyez mission de compilation ou d'examen et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous possédez une société et vous vous payez par salaire, dividende ou prêt : voyez vous payer à partir de votre société et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Vous avez un premier employé : voyez faire la paie.
• Vous ou l'entreprise gagnez ou détenez quoi que ce soit dans un autre pays : voyez quand une entreprise canadienne a besoin d'un comptable transfrontalier et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous voulez trouver un comptable ou vérifier ses titres : voyez choisir un comptable.
• Vous voulez savoir ce que devraient coûter une T2 ou la tenue de livres mensuelle : voyez le coût et les soumissions pour une déclaration de société et le coût mensuel de la tenue de livres.
• Votre comptable ne répond plus ou a omis des productions : voyez les productions omises et changer de comptable, et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous produisez vous-même votre déclaration personnelle : voyez quand vous avez besoin d'un comptable en fiscalité.