Registros del T2125: qué entregar a su contador al cierre del año

¿Qué entrego a mi contador para el T2125 al cierre del año?

Entregue a su contador la prueba de cada dólar que el negocio ganó, gastó o todavía debe en el año, normalmente del 1 de enero al 31 de diciembre, además de las cifras que respaldan cualquier costo que comparta con su vida personal. El T2125 es el formulario de la CRA, la autoridad tributaria de Canadá, llamado Statement of Business or Professional Activities (estado de actividades empresariales o profesionales), donde un propietario único declara los ingresos y gastos del negocio. La CRA indica que usted está obligado por ley a llevar registros de todas sus transacciones que respalden sus ingresos y gastos declarados, y que los trabajadores independientes generalmente usan el 31 de diciembre como cierre del año. Usted no envía los registros con su declaración; los conserva por si la CRA los pide.

Un año es sencillo cuando existen todas las filas y los registros cubren el año completo. Un año no es sencillo cuando la contabilidad lleva meses o años de atraso, no hay bitácora de viajes ni superficie de la casa, llegó una carta de la CRA, nunca se presentaron declaraciones anteriores, o es la primera vez que alguien ajeno al negocio ve los registros. En esos casos alguien tiene que decidir qué falta y si hay que reconstruir años anteriores antes de esta declaración.

¿Por dónde empiezo si nada está organizado?

Empiece por los estados de cuenta y la lista de clientes que le pagaron; agregue el resto a medida que lo encuentre.

1. Haga una lista de todas las cuentas y tarjetas que el negocio usó en el año, incluidas las personales, y descargue todos los meses del año de los estados de cuenta de cada una.
2. Haga una lista de todos los clientes y plataformas que le pagaron. Obtenga de cada uno su lista de facturas o su informe de pagos.
3. Reúna todos los recibos que tenga. No tire los que no sepa ubicar.
4. Anote la lectura del odómetro de hoy y la fecha. Si no tiene una lectura del inicio del año, dígalo.
5. Mida el espacio de trabajo y toda la casa.
6. Entregue copias con una lista breve de lo que no pudo encontrar, y conserve los originales.

Avise al contador si el negocio empezó o terminó durante el año, o si antes usaba otro cierre del año. Para el conteo y la valuación del inventario, vea el costo de los bienes vendidos de un propietario único.

¿Qué registros de ingresos necesito: facturas, depósitos bancarios, informes de pagos o comprobantes?

Conserve un documento original de cada venta. La CRA indica que los registros de ingresos deben mostrar la fecha, el monto y el origen del ingreso, respaldados por originales como facturas de venta, recibos, comprobantes de depósito bancario, estados de honorarios y contratos.

Los depósitos por sí solos no bastan. Un depósito puede ser neto de comisiones de la plataforma, puede agrupar varias facturas, puede ser su propio dinero movido entre cuentas y no muestra una factura que aún no se ha pagado. Este último punto importa porque la mayoría de los trabajadores independientes deben declarar el ingreso en el período en que lo ganan, sin importar cuándo lo reciban. Solo los agricultores, los pescadores y los agentes de comisión pueden elegir declararlo cuando se les paga. Vea método de efectivo o de acumulación para saber a qué año pertenece una venta. Si está registrado en el GST/HST, sus ventas incluyen el impuesto que cobró o que le deben. Muestre aparte cualquier impuesto cobrado de sus honorarios, y marque las ventas en las que no se cobró ninguno.

Las plataformas cubiertas por las reglas de la CRA para plataformas digitales informan sus pagos a la CRA y le dan cada año una copia de lo que informaron. Llévela junto con sus informes de pagos; vea la guía de reportes de plataformas digitales.

¿Qué registros de gastos espera la CRA y qué pasa si no tengo un recibo?

Conserve un recibo u otro comprobante de cada compra del negocio. La CRA indica obtener siempre recibos u otros comprobantes cuando compre algo para el negocio. Un recibo debe mostrar la fecha, el nombre y la dirección del vendedor y una descripción de lo que compró. Conserve también los duplicados de comprobantes de depósito, los estados de cuenta bancarios y los cheques cancelados (registros del negocio).

Si un vendedor no le da recibo, la CRA indica anotar en su diario de gastos el nombre y la dirección del vendedor, el monto pagado, la fecha de pago y los detalles de la transacción. El diario puede ser una hoja de cálculo o un cuaderno. Una línea del estado de cuenta muestra que salió dinero, no qué se compró, así que anote el propósito junto a cada línea del negocio. Los gastos sin recibo se tratan en gastos del negocio sin recibos.

Dos trampas:

• Gastos de la tarjeta personal mezclados. Incluya esos estados de cuenta y marque qué líneas son del negocio. Solo la parte del negocio es deducible.
• Comidas y entretenimiento. Entregue los recibos completos. La deducción generalmente se limita a 50% del monto.

En qué línea va cada gasto se explica en líneas de gastos del trabajador independiente, y si un costo se acepta, en gastos del negocio que acepta la CRA.

¿Cuánto tiempo conservo mis registros y dónde?

Conserve los registros durante seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren, en su lugar de negocio o en su residencia en Canadá (CRA). La CRA enumera excepciones:

Conserve también los registros de las declaraciones de GST/HST no presentadas, aunque los períodos hayan terminado hace más de seis años (CRA).

Destruir registros antes de tiempo requiere el permiso escrito de la CRA en el Form T137. Los registros electrónicos guardados fuera de Canadá también requieren permiso. Entregue copias al contador y conserve usted los originales: la obligación de conservarlos es suya.

¿Cómo divido un costo que uso para el negocio y para lo personal, como el teléfono, el internet o los suministros?

Deduzca solo la parte del negocio. La CRA indica que, como no se pueden deducir los gastos personales, en el T2125 usted anota solo la parte de los gastos que corresponde al negocio. Use una base razonable que pueda explicar, aplíquela igual a todas las facturas del año, conserve el cálculo y avise al contador si cambia su uso.

¿Qué entrego por mi auto?

Entregue los kilómetros totales recorridos, los kilómetros recorridos para el negocio y los recibos de los gastos de operación del auto. La CRA indica llevar un registro de los kilómetros totales y de los kilómetros que maneja para generar ingresos, anotar la fecha, el destino, el propósito y la distancia de cada viaje de negocio, y registrar la lectura del odómetro al inicio y al final del período fiscal. Los gastos del vehículo son deducibles solo cuando son razonables y tienen recibos. La parte del negocio es los kilómetros del negocio divididos entre los kilómetros totales.

Si usa una bitácora de muestra de tres meses en lugar de una bitácora de todo el año, lleve también la bitácora del año completo en la que se basa. Cuándo se permite una muestra y qué debe mostrar la bitácora está en la guía de la CRA sobre la bitácora del vehículo.

Si no hay bitácora, dígaselo al contador y empiece una ahora. Una bitácora escrita después de memoria es una reconstrucción, y el contador necesita saber cuál de las dos está en el expediente. Un auto comprado en el año también va en la sección de equipo que sigue.

¿Qué entrego por mi oficina en casa?

Entregue la superficie del espacio de trabajo, la superficie de toda la casa y las facturas de servicios de la casa del año. Si el espacio también es personal, agregue las horas diarias de uso para el negocio, e indique si el negocio operó solo parte de la semana o del año; la CRA indica reducir la deducción en consecuencia. La CRA permite la deducción cuando el espacio es su lugar principal de negocio, o cuando lo usa solo para generar ingresos del negocio y recibe allí con regularidad a clientes o pacientes. La parte del negocio usa una base razonable, como la superficie del espacio de trabajo dividida entre la superficie total de la casa.

Lleve las facturas de calefacción, electricidad, seguro de la casa y materiales de limpieza, además del impuesto a la propiedad y los intereses de la hipoteca, o su alquiler. La deducción no puede ser mayor que el ingreso neto del negocio antes de estos gastos y no puede crear ni aumentar una pérdida. La CRA también menciona la deducción por costo de capital sobre la parte del negocio de una casa propia, pero indica que, si la deduce y luego vende la casa, se aplican las reglas de ganancia de capital y recuperación. Avise al contador si la casa es suya, para decidirlo antes de deducir nada. La deducción completa y sus límites están en uso de la casa para el negocio de un trabajador independiente.

¿Qué entrego por el equipo y otras compras grandes?

Entregue una factura de compra de cada artículo e informe al contador qué vendió. La CRA indica que no puede deducir el costo de un bien de capital cuando lo compra; en su lugar deduce la deducción por costo de capital. También indica llevar un registro de los bienes que compró y vendió, con quién le vendió el bien, el costo y la fecha de compra.

Si también usa el artículo para fines personales, solo cuenta la parte del negocio. El ejemplo de la CRA divide la deducción de un auto por los kilómetros del negocio entre los kilómetros totales. La declaración del año anterior aporta el saldo inicial. Vea la deducción por costo de capital y comprar equipo antes del cierre del año.

¿Qué entrego por el GST/HST y por comprobantes como el T4A?

Si está registrado en el GST/HST, entregue las facturas de ventas y de compras, las copias de trabajo de sus declaraciones y las facturas de proveedores que respaldan sus créditos fiscales por insumos. La CRA los enumera como registros que se deben conservar, normalmente durante seis años. Si no está seguro de estar registrado, dígalo, porque cambia el trabajo; vea cuándo registrarse en el GST/HST.

Entregue todos los comprobantes que recibió. En un T4A, el pagador informa los honorarios por servicios en la casilla 048 y las comisiones de trabajo independiente en la casilla 020, sin el GST/HST ni el impuesto provincial sobre las ventas. Por eso, un comprobante puede ser menor que sus facturas. Según la política administrativa de la CRA, un pagador generalmente lo emite cuando se retuvo impuesto o cuando los pagos del año calendario superan $500, así que un cliente pequeño puede no enviar ninguno. La CRA indica que usted debe declarar todos sus ingresos, así que todos los clientes van en sus registros de una u otra forma. Un comprobante que no coincide con sus facturas se trata en el comprobante de honorarios por servicios en su estado del negocio.

¿Cómo dejo que mi contador vea mi cuenta de la CRA?

Autorice al contador como representante. Para su cuenta personal, inicie sesión en My Account (Mi cuenta), abra Profile (Perfil) y agregue un representante en los representantes autorizados (CRA). Para una cuenta del negocio, use My Business Account (Mi cuenta de negocio); antes necesita un Business Number.

Un contador con un identificador de representante (RepID) puede en cambio enviar una solicitud en Represent a Client (Representar a un cliente), y usted la confirma o rechaza en su cuenta. Usted elige el nivel: el nivel 1 es solo de información; el nivel 2 agrega ciertos cambios en la cuenta. Para el acceso sin conexión, firme el Form AUT-01 y envíelo al centro tributario de la CRA indicado en el formulario dentro de los seis meses posteriores a la firma. Permite que el contador trate con la CRA por teléfono, correo, fax o en persona, sin acceso en línea. Si conviene contratar ayuda se explica en cuándo necesita un contador de impuestos.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares canadienses y cifras redondas.

Oficina en casa

Una escritora freelance usa un cuarto de 15 m² solo para el negocio, todo el año, en su casa de 90 m², y es su principal espacio de trabajo. Paga C$6,000 al año en calefacción, electricidad, seguro e impuesto a la propiedad. El espacio de trabajo es una sexta parte de la casa, así que unos C$1,000 son la parte del negocio, antes del límite de ingresos. Ella lleva las cifras de superficie y las facturas.

Auto

Un contratista maneja 15,000 km en el año, 12,000 de ellos para el negocio. Gasta C$6,000 en combustible, seguro y reparaciones. El uso para el negocio es 80%, así que C$4,800 son la parte del negocio. Él lleva las lecturas del odómetro del inicio y del final del año y su bitácora de viajes.

Depósitos que no coinciden con las facturas

Una diseñadora facturó C$60,000. Sus depósitos suman C$50,000, porque un cliente todavía le debe C$8,000 y una plataforma retuvo C$2,000 en comisiones. Ella lleva la lista de facturas, los informes de pagos y los estados de cuenta bancarios para que el contador pueda conciliar los tres.

¿Su situación es distinta?

• Sus registros abarcan varios años, o nada está organizado: vea ponerse al día con la contabilidad atrasada y reconstruir los libros a partir de los estados de cuenta bancarios. Obtenga ayuda para reconstruir los libros y ayuda para decidir si hay que hacer primero los años anteriores.
• Es la primera vez que alguien ajeno al negocio ve sus registros, o no tiene bitácora de viajes ni cifras de superficie de la casa: use la guía de la CRA sobre la bitácora del vehículo y uso de la casa para el negocio, y luego obtenga ayuda para decidir cómo se divide cada costo de uso mixto.
• Una carta de la CRA pide sus registros: lea qué hacer cuando la CRA envía una carta de revisión o auditoría y gastos del negocio sin recibos, y obtenga ayuda antes de responder.
• Nunca se presentaron declaraciones anteriores: vea ponerse al día con las declaraciones no presentadas y obtenga ayuda para presentar las declaraciones que faltan.
• Preferiría no reunir todo esto cada año: vea llevar sus propios libros o contratar a un responsable contable y luego obtenga ayuda de contabilidad.
• También tiene ingresos de alquiler o un socio: vea ingresos de alquiler o sociedad de personas o corporación. Lleve registros de alquiler por separado y, si hay una sociedad de personas, sus estados financieros y cualquier comprobante T5013; el contador verifica qué formularios se aplican.
• Ahora tiene una corporación: vea los libros después de constituir una corporación a partir de una empresa individual y obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• Factura a clientes en dólares estadounidenses, o es ciudadano de EE. UU.: vea ventas en dólares estadounidenses y pagos de marketplaces o impuesto por trabajo independiente de EE. UU. o CPP para estadounidenses en Canadá, y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Vive en Quebec: esta página cubre los registros federales. Quebec administra sus propias leyes tributarias, así que los residentes pueden tener que presentar una declaración provincial aparte, y un negocio ubicado físicamente en Quebec presenta el GST/HST ante Revenu Québec. Vea cuándo necesita un contador de impuestos.
• Quiere saber cuánto cuesta un contador: vea el costo de un contador para la declaración de un trabajador independiente.