App o software de contabilidad para el T2125 en Canadá

¿Qué app uso para llevar los gastos del negocio y facturar a clientes para el T2125?

La guía de la CRA sobre registros no nombra ni aprueba ninguna app, así que elija por lo que la app debe producir, no por la marca. La CRA quiere registros con el detalle suficiente para determinar sus obligaciones tributarias, y acepta un diario, un archivo de computadora o un software contable (CRA: conservación de registros; CRA: cómo contabilizar sus ganancias). El T2125 declara su ingreso y sus gastos de negocio o profesionales (CRA: Form T2125); la app solo lo alimenta.

Su caso deja de ser sencillo si está registrado para el GST/HST, maneja por trabajo, factura a clientes en dólares estadounidenses, guarda registros en servidores fuera de Canadá o tiene asientos atrasados varios meses. Las secciones siguientes cubren cada uno, y las facturas en dólares estadounidenses se enlazan al final. Si las cifras ya no concilian, un profesional debe revisarlas antes de armar una declaración sobre ellas.

Reúna primero: los estados de cuenta del banco y de las tarjetas, las facturas de ventas, los recibos y la lectura del odómetro de cada vehículo al comienzo del año. Para comparar productos específicos por precio y conexión con bancos canadienses, vea software contable para un negocio pequeño en Canadá; para la opción gratuita, vea qué cubre y qué no cubre una app contable gratuita. Qué gasto va en qué línea del T2125 está en líneas de gastos del trabajador independiente en Canadá, y un plan de cuentas que corresponde con la declaración está en plan de cuentas para la declaración.

¿Qué exige la CRA a mis libros, y dice qué app usar?

La CRA exige registros que le permitan determinar sus obligaciones tributarias, y no dice qué herramienta usar. Usted debe poner a su disposición todos los registros, incluidos los computarizados, cuando los pida, y sigue siendo responsable aunque los lleve un contador o un responsable contable (CRA: conservación de registros).

Conserve los registros por al menos seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren; algunos casos exigen más (CRA: dónde conservar los registros). La fecha de inicio y la regla de presentación tardía están en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Respalde los gastos que reclama con una factura de venta, un contrato de compraventa, un recibo u otro comprobante. Pida un recibo por los pagos en efectivo y conserve los cheques cancelados como prueba de pago (CRA: gastos del negocio).

Una foto de un recibo en una app es una copia, no un reemplazo automático. La circular sobre registros electrónicos permite desechar papel digitalizado solo si la digitalización cumple una norma nacional y sus demás condiciones (párrafos 25 a 29), así que revíselas antes de tirar cualquier papel (CRA: conservación electrónica de registros). Las condiciones están en recibos escaneados para la CRA.

¿Necesito llevar el GST/HST en la app?

Sí, si está registrado, y el registro pasa a ser obligatorio cuando deja de ser un pequeño proveedor. Un pequeño proveedor no tiene que registrarse y puede hacerlo de forma voluntaria (CRA: GST/HST Memorandum 2-2; CRA: cuándo registrarse).

El límite de pequeño proveedor es $30,000 de ventas gravables en todo el mundo, incluidas las ventas de tasa cero, de todos sus negocios y de sus asociados, en un solo trimestre calendario o en cuatro. No incluya los servicios financieros, las ventas de bienes de capital ni el fondo de comercio de la venta de un negocio, así que la app debe etiquetar esas ventas aparte (Excise Tax Act, s. 148). Cuando lo supera, debe registrarse dentro de los 29 días de su fecha efectiva de registro. Si lo supera en un solo trimestre, el impuesto se aplica a la venta que lo superó, así que la app tiene que sumar el impuesto a una venta que quizás ya facturó (CRA: cuándo registrarse). Mientras no se registre, la app igual debe mostrar sus ventas gravables del trimestre actual y de los últimos cuatro. Los taxistas y los conductores comerciales de transporte por aplicación deben registrarse por ese negocio sin importar sus ingresos (CRA: Memorandum 2-2; CRA: GI-196). Cómo funcionan las dos pruebas y cuándo empieza el cobro está en cuándo registrarse para el GST/HST.

Con el método regular, el impuesto neto de un registrado es el GST/HST cobrado en las ventas menos el GST/HST pagado en las compras elegibles del negocio (CRA: RC4022). Los créditos surgen cuando el impuesto pasa a ser pagadero o se paga, así que las cuentas por pagar sin pagar también importan (Excise Tax Act, s. 169). Por eso la app debe guardar ambos montos en cada línea, aparte de la venta o del costo, mantener en el costo el impuesto que no puede recuperar y totalizarlos para su período de declaración. Conserve las facturas de los proveedores que respaldan sus créditos (CRA: registros del GST/HST). Cada cuánto presenta y cuándo vence la declaración está en presentar el GST/HST y los créditos fiscales por insumos. La configuración está en cómo registrar el GST/HST en sus libros; el método simplificado de remesa, que por lo general renuncia a los créditos de la mayoría de las compras (CRA: RC4058), está en el Quick Method, y cómo cambia los libros está en el Quick Method en los libros.

¿En qué se diferencia el impuesto cobrado según la provincia y qué debe separar la app?

El impuesto de una factura depende de la provincia donde la venta se considera hecha, y la app debe mantener cada impuesto en su propia cuenta. Las provincias y los territorios se dividen en cuatro grupos en la tabla de tasas de la CRA (CRA: tasas del GST/HST).

La CRA llama a esto el lugar de suministro (place of supply). Para el GST/HST sobre servicios, la regla general es la provincia de la dirección canadiense de su cliente, pero reglas específicas la reemplazan para trabajos sobre bienes inmuebles, servicios personales y transporte; para los bienes, por lo general es donde se entregan o se envían. Un cliente, o un trabajo sobre una propiedad, en otra provincia puede por lo tanto cambiar el impuesto de la factura (CRA: lugar de suministro).

Si el PST o el QST se aplica a lo que usted vende, y si debe registrarse para él, lo fija la provincia, no la CRA, que remite las preguntas sobre el PST al sitio web de cada provincia. En Quebec, Revenu Québec por lo general administra el GST/HST (CRA: RC4022). Vea cómo cobrar el GST, HST, PST y QST por provincia y, para servicios en Columbia Británica, PST sobre servicios en Columbia Británica.

¿Qué debe registrar una bitácora del vehículo y puede llevarla la app?

La CRA describe un registro viaje por viaje, no una estimación de fin de año (CRA: gastos de vehículos de motor). La app necesita guardar:

• Cada viaje de negocio: fecha, destino, propósito y kilómetros recorridos.
• Cada vehículo: la lectura del odómetro al comienzo y al final del ejercicio, y un registro aparte de los kilómetros totales y de los de negocio.

La muestra de tres meses para años posteriores y las demás reglas están en la bitácora de vehículo de la CRA.

La página de la CRA sobre vehículos no dice si una bitácora puede ser electrónica. Una bitácora llevada en una app es un registro electrónico, así que se aplican las reglas de registros electrónicos: guárdela en un formato electrónico legible, mantenga un rastro de auditoría y esté en condiciones de entregar a la CRA una copia utilizable (CRA: conservación electrónica de registros).

¿Dónde deben conservarse mis registros y importa que la app los guarde fuera de Canadá?

Puede importar. La CRA indica conservar los registros en su lugar de negocios o residencia en Canadá, y los registros guardados fuera de Canadá y consultados electrónicamente desde Canadá no se consideran conservados en Canadá (CRA: dónde conservar los registros; CRA: IC78-10).

La CRA puede dar un permiso por escrito, por medio de su oficina de servicios tributarios, para conservar registros electrónicos fuera de Canadá. Entonces puede aceptar copias fieles que estén disponibles para sus funcionarios en Canadá en un formato que su software pueda leer y que muestren el detalle suficiente para respaldar sus declaraciones.

Usar un proveedor no traslada la obligación. Usted debe poner a disposición de la CRA los registros que tiene un tercero (CRA: conservación de registros), y la circular sugiere pedir al proveedor que le entregue una copia aceptable (CRA: conservación electrónica de registros). Estos documentos se escribieron para cualquier proveedor y la circular sobre retención es de junio de 2010, así que no deciden si los servidores de una app en particular son aceptables. Si la única copia de sus registros está en servidores fuera de Canadá, el camino del permiso por escrito es el que describe la CRA; si la configuración de su app lo necesita es una pregunta para la CRA o para un profesional. Pregunte al proveedor dónde guarda sus datos y si puede entregarle una copia completa.

¿Efectivo o acumulación: la app necesita llevar las facturas sin pagar?

Por lo general, sí. La CRA indica que el ingreso del negocio por lo general se declara con el método de acumulación: el ingreso en el período en que lo gana y los gastos en el período en que los incurre, se haya movido dinero o no. Los agricultores, los pescadores y los agentes de ventas por comisión que trabajan por cuenta propia pueden usar el método de efectivo, pero no una mezcla de ambos (CRA: cómo contabilizar sus ganancias).

Con el método de acumulación, la app necesita registrar una factura cuando se gana el trabajo, mostrarla como sin pagar hasta que se pague y hacer lo mismo con las cuentas por pagar. Una vista solo de depósitos bancarios deja fuera las facturas sin pagar. Qué método se aplica a usted está en método de efectivo o de acumulación.

Pagos anticipados: ¿qué debe mostrarme la app y cuál es el umbral?

Por lo general paga anticipos del impuesto sobre la renta cuando su impuesto neto adeudado supera $3,000 (supera $1,800 en Quebec) en el año actual y en cualquiera de los dos años anteriores. La CRA nombra a los trabajadores independientes entre quienes pueden tener que pagar (CRA: quién paga anticipos).

El impuesto neto adeudado sale de la declaración, no solo de los libros. Lo que la app puede hacer es mostrar el ingreso, los gastos y la ganancia neta del año hasta la fecha y, con el método regular, mantener el GST/HST cobrado fuera del ingreso, para que una estimación temprana no resulte inflada. Quienes presentan el GST/HST anualmente también pueden deber pagos anticipados del GST/HST. La página de la CRA nombra un impuesto neto de $3,000 o más en el ejercicio anterior (CRA: pagos anticipados del GST/HST); la ley basa cada pago anticipado en el menor entre el impuesto neto del año actual y el del anterior, y trata como cero una base inferior a $3,000, así que por lo general ambos años deben alcanzarlo (Excise Tax Act, s. 237). En Quebec, Revenu Québec por lo general administra el GST/HST (CRA: RC4022), así que revise sus reglas de pagos anticipados del GST/HST, el QST y su impuesto provincial sobre la renta. Vea recordatorios de pagos anticipados de impuestos.

¿Mi contador puede usarla, y qué hago con los registros si cambio de app?

Verifique que su contador pueda llegar al detalle de las transacciones, con un acceso o una exportación completa, y no solo a un resumen de fin de año. El rastro de auditoría debe ir de los documentos de origen a las cuentas resumidas con el detalle suficiente para respaldarlas (CRA: conservación electrónica de registros). Qué entregar está en qué entregar a su contador como propietario único.

Antes de cerrar una cuenta con una app, exporte el historial completo de transacciones y los recibos adjuntos, y confirme que el archivo abre. Los registros electrónicos deben seguir siendo legibles durante todo el período de retención de seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren (CRA: conservación electrónica de registros). Después de un cambio, la circular exige un asiento de diario documentado para cualquier modificación de una transacción registrada, no sobrescribirla (párrafo 40).

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y están en dólares canadienses.

Diseñadora independiente de Ontario, registrada para el HST

Una diseñadora con el método regular y C$70,000 de ingresos factura a un cliente de Ontario C$2,000 más C$260 de HST (13%). La app registra C$2,000 como ingreso y C$260 como HST cobrado. Un costo de software de C$500 lleva C$65 de HST, registrado como HST pagado. Para el período, el impuesto neto es C$260 menos C$65, o C$195, si la compra es elegible. Si la app registra C$2,260 como ingreso, el ingreso del T2125 queda sobrestimado y la declaración del HST no tiene una fuente limpia.

Mensajero de Alberta que usa su propio auto

Un mensajero con C$45,000 de ingresos maneja 20,000 kilómetros de negocio. Su odómetro marca 52,000 al comienzo del año y 77,000 al final, es decir, 25,000 kilómetros en total y 80% de uso de negocio. La bitácora necesita la fecha, el destino, el propósito y los kilómetros de cada viaje, no una estimación de fin de año. Si los C$45,000 son todos ventas gravables dentro de cuatro trimestres calendario consecutivos, supera el límite de pequeño proveedor de C$30,000. Si aún no está registrado, un trimestre por encima del límite significa cobrar GST en la venta que lo superó; un cruce repartido en varios trimestres termina el estatus de pequeño proveedor al final del mes siguiente a ese trimestre (cuándo registrarse). Alberta no tiene PST.

Trabajador de oficios de Quebec

Un trabajador de oficios registrado para el GST y el QST, con C$90,000 de ingresos por trabajos gravables en edificios de Quebec, cobra GST y QST en cada trabajo; un trabajo en un edificio de Ontario llevaría en cambio el HST de Ontario. La app mantiene dos cuentas de impuestos, más el GST pagado y el QST pagado en las compras. El umbral federal de pagos anticipados es C$1,800 en Quebec, frente a C$3,000 en el resto del país, así que la app debe mostrar la ganancia neta y el impuesto cobrado durante el año y no solo al final.

¿Su caso es distinto?

• Su app no separa el impuesto cobrado del ingreso, usted está registrado, maneja por trabajo o está atrasado: los libros deben alimentar el T2125 y la declaración del GST/HST antes de presentar cualquiera de los dos, y si conviene llevarlos usted mismo es una decisión de criterio. Lleve los estados de cuenta, las facturas, los recibos y la bitácora del odómetro a ayuda de contabilidad, o a ayuda con su declaración de trabajador independiente para el T2125 armado con ellos.
• Está cerca del límite de registro o ya lo superó: lea cuándo registrarse para el GST/HST antes de elegir cómo configurar los impuestos.
• Factura a clientes en dólares estadounidenses: vea trabajador independiente pagado en USD: libros y bancos.
• Los asientos están atrasados varios meses o los saldos no coinciden con el banco: use cómo ponerse al día con libros atrasados o cómo reconstruir los libros a partir de los estados de cuenta. Si no concilian, llévelos a ayuda de contabilidad.
• La CRA le pidió su bitácora o sus recibos: vea cómo reconstruir una bitácora para una revisión de la CRA y gastos del negocio sin recibos, y lleve la carta a ayuda con su declaración de trabajador independiente.
• Maneja para una plataforma de transporte o de entregas: vea gastos de conductores de transporte por aplicación y de entregas, o conductores que nunca se registraron para el GST/HST.
• Está evaluando llevar la contabilidad usted mismo o pagar a alguien: vea llevar sus propios libros o contratar a un responsable contable.
• Se constituyó en corporación: el negocio presenta un T2, no un T2125. Vea libros para una corporación nueva.