T2125 : documents à remettre à votre comptable en fin d'année

Que remettre à mon comptable pour le T2125 en fin d'année?

Remettez au comptable la preuve de chaque dollar que l'entreprise a gagné, dépensé ou doit encore pour l'année, normalement du 1er janvier au 31 décembre, ainsi que les chiffres derrière tout coût que vous partagez avec votre vie personnelle. Le T2125 est le formulaire de l'Agence du revenu du Canada (ARC), l'État des résultats des activités d'une entreprise ou d'une profession libérale, dans lequel un entrepreneur individuel déclare ses revenus et ses dépenses d'entreprise. L'ARC précise que vous êtes tenu par la loi de conserver des registres de toutes vos opérations qui appuient vos revenus et vos dépenses, et que les travailleurs autonomes utilisent généralement le 31 décembre comme fin d'exercice. Vous n'envoyez pas les registres avec votre déclaration; vous les conservez au cas où l'ARC les demanderait.

Une année est simple quand chaque ligne existe et que les registres couvrent toute l'année. Une année n'est pas simple quand les livres ont des mois ou des années de retard, qu'il n'y a ni registre des déplacements ni superficie du domicile, qu'une lettre de l'ARC est arrivée, que des déclarations antérieures n'ont jamais été produites, ou que c'est la première fois que quelqu'un de l'extérieur voit les registres. Dans ces cas, quelqu'un doit décider ce qui manque et si les années antérieures doivent être refaites avant cette déclaration.

Par où commencer si rien n'est organisé?

Commencez par les relevés et par la liste des clients qui vous ont payé; ajoutez le reste à mesure que vous le trouvez.

1. Dressez la liste de chaque compte et de chaque carte que l'entreprise a utilisés durant l'année, y compris les comptes personnels, et téléchargez chaque mois de relevés de l'année pour chacun.
2. Dressez la liste de chaque client et de chaque plateforme qui vous a payé. Obtenez la liste de factures ou le relevé de versements de chacun.
3. Rassemblez tous les reçus que vous avez. Ne jetez pas ceux que vous ne savez pas classer.
4. Notez la lecture de l'odomètre aujourd'hui et la date. Si vous n'avez aucune lecture du début de l'année, dites-le.
5. Mesurez l'espace de travail et l'ensemble du domicile.
6. Remettez des copies avec une courte liste de ce que vous n'avez pas trouvé, et gardez les originaux.

Dites au comptable si l'entreprise a commencé ou cessé ses activités durant l'année, ou si elle avait une autre fin d'exercice avant. Pour le dénombrement et l'évaluation des stocks, voyez le coût des marchandises vendues pour un entrepreneur individuel.

Quels registres de revenus me faut-il : factures, dépôts bancaires, relevés de versements ou feuillets?

Conservez un document original pour chaque vente. L'ARC précise que les registres de revenus doivent indiquer la date, le montant et la source du revenu, appuyés par des originaux comme des factures de vente, des reçus, des bordereaux de dépôt bancaire, des relevés d'honoraires et des contrats.

Les dépôts seuls ne suffisent pas. Un dépôt peut être net des frais de la plateforme, regrouper plusieurs factures, être votre propre argent déplacé entre des comptes, et il ne montre pas une facture encore impayée. Ce dernier point compte parce que la plupart des travailleurs autonomes doivent déclarer leurs revenus pour la période où ils les gagnent, peu importe le moment où ils les reçoivent. Seuls les agriculteurs, les pêcheurs et les agents à commission peuvent choisir de les déclarer à l'encaissement. Voyez la méthode de caisse ou la méthode d'exercice pour savoir à quelle année appartient une vente. Si vous êtes inscrit à la TPS/TVH, vos ventes comprennent la taxe que vous avez perçue ou qui vous est due. Indiquez toute taxe facturée séparément de vos honoraires, et marquez les ventes sur lesquelles aucune taxe n'a été facturée.

Les plateformes visées par les règles de l'ARC sur les plateformes numériques déclarent vos versements à l'ARC et vous remettent chaque année une copie de ce qu'elles ont déclaré. Apportez-la avec vos relevés de versements; voyez le guide sur la déclaration des plateformes numériques.

Quels registres de dépenses l'ARC attend-elle, et que faire si je n'ai pas de reçu?

Conservez un reçu ou une autre pièce justificative pour chaque achat d'entreprise. L'ARC précise de toujours obtenir des reçus ou d'autres pièces justificatives quand vous achetez quelque chose pour l'entreprise. Un reçu devrait indiquer la date, le nom et l'adresse du vendeur et une description de ce que vous avez acheté. Conservez aussi vos copies de bordereaux de dépôt, vos relevés bancaires et vos chèques payés (registres d'entreprise).

Si un vendeur ne vous remet pas de reçu, l'ARC précise d'inscrire dans votre journal des dépenses le nom et l'adresse du vendeur, le montant payé, la date du paiement et les détails de l'opération. Un tableur ou un carnet peut servir de journal. Une ligne de relevé montre que de l'argent est sorti, pas ce qu'il a acheté : écrivez donc l'objet à côté de chaque ligne d'entreprise. Les dépenses sans reçu sont traitées dans les dépenses d'entreprise sans reçu.

Deux pièges :

• Des dépenses de carte personnelle mélangées. Incluez ces relevés et indiquez quelles lignes sont des dépenses d'entreprise. Seule la partie commerciale est déductible.
• Repas et divertissement. Remettez les reçus complets. La déduction est généralement limitée à 50 % du montant.

La ligne où va chaque dépense est expliquée dans les lignes de dépenses d'un travailleur autonome, et l'admissibilité d'un coût dans les dépenses d'entreprise que l'ARC accepte.

Combien de temps conserver mes registres, et où?

Conservez les registres pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent, à votre établissement ou à votre résidence au Canada (ARC). L'ARC énumère des exceptions :

Conservez aussi les registres des déclarations de TPS/TVH non produites, même quand les périodes se sont terminées il y a plus de six ans (ARC).

Détruire des registres plus tôt exige la permission écrite de l'ARC au moyen du formulaire T137. Les registres électroniques conservés à l'extérieur du Canada exigent aussi une permission. Donnez des copies au comptable et gardez les originaux : l'obligation de les conserver est la vôtre.

Comment répartir un coût que j'utilise à la fois pour l'entreprise et à des fins personnelles, comme un téléphone, Internet ou des fournitures?

Ne demandez que la partie commerciale. L'ARC précise que, comme vous ne pouvez pas déduire de dépenses personnelles, vous n'inscrivez que la partie commerciale des dépenses dans le T2125. Utilisez une base raisonnable que vous pouvez expliquer, appliquez-la de la même façon à chaque facture de l'année, conservez le calcul et dites au comptable si votre usage change.

Que remettre pour mon auto?

Remettez le total des kilomètres parcourus, les kilomètres parcourus pour l'entreprise et les reçus des frais d'utilisation de l'auto. L'ARC précise de conserver un registre du total des kilomètres et des kilomètres parcourus pour gagner un revenu, d'indiquer la date, la destination, le but et la distance de chaque déplacement d'affaires, et de noter la lecture de l'odomètre au début et à la fin de l'exercice. Les frais de véhicule à moteur ne sont déductibles que s'ils sont raisonnables et appuyés par des reçus. La part d'entreprise correspond aux kilomètres d'affaires divisés par le total des kilomètres.

Si vous utilisez un registre d'échantillon de trois mois plutôt qu'un registre de l'année complète, apportez aussi le registre complet sur lequel il s'appuie. Les cas où un échantillon est permis et ce que le registre doit montrer figurent dans le guide de l'ARC sur le registre de kilométrage.

S'il n'y a pas de registre, dites-le au comptable et commencez-en un maintenant. Un registre rédigé après coup de mémoire est une reconstitution, et le comptable doit savoir lequel des deux est au dossier. Une auto achetée dans l'année va aussi dans la section sur le matériel ci-dessous.

Que remettre pour mon bureau à domicile?

Remettez la superficie de l'espace de travail, la superficie de tout le domicile et les factures de la maison pour l'année. Si l'espace sert aussi à des fins personnelles, ajoutez le nombre d'heures par jour d'usage commercial, et précisez si l'entreprise n'a fonctionné qu'une partie de la semaine ou de l'année; l'ARC précise de réduire la déduction en conséquence. L'ARC permet la déduction quand l'espace est votre principal lieu d'affaires, ou quand vous l'utilisez uniquement pour gagner un revenu d'entreprise et y rencontrez régulièrement des clients ou des patients. La partie commerciale se calcule sur une base raisonnable, comme la superficie de l'espace de travail divisée par la superficie totale du domicile.

Apportez les factures de chauffage, d'électricité, d'assurance habitation et de produits d'entretien, ainsi que l'impôt foncier et les intérêts hypothécaires, ou votre loyer. La déduction ne peut pas dépasser le revenu net de l'entreprise avant ces dépenses et ne peut pas créer ni augmenter une perte. L'ARC mentionne aussi la déduction pour amortissement sur la partie commerciale d'une maison dont vous êtes propriétaire, mais précise que les règles sur le gain en capital et la récupération s'appliquent si vous la déduisez et vendez plus tard la maison. Dites au comptable si vous êtes propriétaire, afin que ce point soit tranché avant toute déduction. La déduction complète et ses limites figurent dans l'utilisation du domicile à des fins professionnelles par un travailleur autonome.

Que remettre pour le matériel et les autres gros achats?

Remettez une facture d'achat pour chaque article et dites au comptable ce que vous avez vendu. L'ARC précise que vous ne pouvez pas déduire le coût d'un bien en immobilisation au moment de l'achat; vous demandez plutôt la déduction pour amortissement. Elle précise aussi de conserver un registre des biens achetés et vendus, indiquant qui vous a vendu le bien, le coût et la date d'achat.

Si vous utilisez aussi l'article à des fins personnelles, seule la partie commerciale compte. L'exemple de l'ARC répartit la déduction d'une auto selon les kilomètres d'affaires sur le total des kilomètres. La déclaration de l'an dernier fournit le solde d'ouverture. Voyez la déduction pour amortissement et l'achat de matériel avant la fin de l'année.

Que remettre pour la TPS/TVH et pour les feuillets comme le T4A?

Si vous êtes inscrit à la TPS/TVH, remettez les factures de vente et d'achat, les copies de travail de vos déclarations et les factures de fournisseurs qui appuient vos crédits de taxe sur les intrants. L'ARC les énumère parmi les registres à conserver, habituellement pendant six ans. Si vous ne savez pas si vous êtes inscrit, dites-le, car cela change le travail; voyez quand s'inscrire à la TPS/TVH.

Remettez tous les feuillets que vous avez reçus. Sur un T4A, le payeur déclare les honoraires pour services à la case 048 et les commissions de travail autonome à la case 020, sans la TPS/TVH ni la taxe de vente provinciale. Un feuillet peut donc être inférieur à vos factures. Selon la politique administrative de l'ARC, un payeur en produit généralement un lorsque de l'impôt a été retenu ou lorsque les paiements de l'année civile dépassent 500 $; un petit client peut donc n'en envoyer aucun. L'ARC précise que vous devez déclarer tous vos revenus, de sorte que chaque client doit figurer dans vos registres dans les deux cas. Un feuillet qui ne correspond pas à vos factures est traité dans le feuillet d'honoraires pour services dans votre état des résultats d'entreprise.

Comment permettre à mon comptable de voir mon dossier de l'ARC?

Autorisez le comptable comme représentant. Pour votre dossier personnel, ouvrez une session dans Mon dossier, ouvrez Profil et ajoutez un représentant sous les représentants autorisés (ARC). Pour un compte d'entreprise, utilisez Mon dossier d'entreprise; vous avez d'abord besoin d'un numéro d'entreprise.

Un comptable qui a un ID de représentant (RepID) peut plutôt envoyer une demande dans Représenter un client, et vous la confirmez ou la refusez dans votre dossier. Vous choisissez le niveau : le niveau 1 donne accès à l'information seulement; le niveau 2 ajoute certaines modifications au compte. Pour un accès hors ligne, signez le formulaire AUT-01 et envoyez-le au centre fiscal de l'ARC indiqué sur le formulaire dans les six mois suivant la signature. Il permet au comptable de traiter avec l'ARC par téléphone, par la poste, par télécopieur ou en personne, sans accès en ligne. La question de savoir s'il faut recourir à de l'aide est traitée dans quand vous avez besoin d'un comptable pour vos impôts.

Exemple

Ces exemples sont en dollars canadiens et utilisent des chiffres ronds.

Bureau à domicile

Une rédactrice pigiste utilise une pièce de 15 m² uniquement pour l'entreprise, toute l'année, dans son domicile de 90 m², et c'est son principal espace de travail. Elle paie 6 000 $ CA par année en chauffage, électricité, assurance et impôt foncier. L'espace de travail représente un sixième du domicile; environ 1 000 $ CA correspondent donc à la part d'entreprise, avant la limite de revenu. Elle apporte les superficies et les factures.

Auto

Un entrepreneur parcourt 15 000 km dans l'année, dont 12 000 pour l'entreprise. Il dépense 6 000 $ CA en carburant, assurance et réparations. L'usage commercial est de 80 %; 4 800 $ CA correspondent donc à la part d'entreprise. Il apporte les relevés d'odomètre du début et de la fin de l'année et son registre des déplacements.

Dépôts qui ne correspondent pas aux factures

Une designer a facturé 60 000 $ CA. Ses dépôts totalisent 50 000 $ CA, parce qu'un client lui doit encore 8 000 $ CA et qu'une plateforme a retenu 2 000 $ CA de frais. Elle apporte la liste de factures, les relevés de versements et les relevés bancaires pour que le comptable puisse rapprocher les trois.

Votre situation est différente?

• Vos registres couvrent plusieurs années, ou rien n'est organisé : voyez le rattrapage de livres en retard et la reconstitution des livres à partir des relevés bancaires. Obtenez de l'aide pour refaire les livres, et de l'aide pour décider si les années antérieures doivent être faites d'abord.
• C'est la première fois que quelqu'un de l'extérieur voit vos registres, ou vous n'avez ni registre des déplacements ni superficie du domicile : utilisez le guide de l'ARC sur le registre de kilométrage et l'utilisation du domicile à des fins professionnelles, puis obtenez de l'aide pour décider comment répartir chaque coût à usage mixte.
• Une lettre de l'ARC demande vos registres : lisez que faire quand l'ARC envoie une lettre d'examen ou de vérification et les dépenses d'entreprise sans reçu, et obtenez de l'aide avant de répondre.
• Des déclarations antérieures n'ont jamais été produites : voyez le rattrapage des déclarations non produites et obtenez de l'aide pour produire les déclarations manquantes.
• Vous préféreriez ne pas tout rassembler chaque année : voyez tenir vos livres vous-même ou embaucher un spécialiste de la tenue de livres, puis obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous avez aussi un revenu de location ou un associé : voyez le revenu de location ou société de personnes ou société. Apportez des registres de location distincts et, pour une société de personnes, ses états financiers et tout feuillet T5013; le comptable vérifie quels formulaires s'appliquent.
• Vous avez maintenant une société : voyez les livres après la constitution d'une entreprise individuelle en société et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Vous facturez vos clients en dollars américains, ou vous êtes citoyen américain : voyez les ventes en dollars américains et les versements des places de marché ou l'impôt américain sur le travail autonome ou le RPC pour les Américains au Canada, et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous vivez au Québec : cette page traite des registres fédéraux. Le Québec administre ses propres lois fiscales; les résidents peuvent donc devoir produire une déclaration provinciale distincte, et une entreprise physiquement située au Québec produit sa déclaration de TPS/TVH auprès de Revenu Québec. Voyez quand vous avez besoin d'un comptable pour vos impôts.
• Vous voulez savoir combien coûte un comptable : voyez le coût d'un comptable pour la déclaration d'un travailleur autonome.