Application de tenue de livres pour le T2125 au Canada

Quelle application utiliser pour suivre les dépenses d'entreprise et facturer les clients en vue du T2125?

Les directives de l'ARC sur la tenue des registres ne nomment ni n'approuvent aucune application; choisissez donc selon ce que l'application doit produire, et non selon la marque. L'ARC veut des registres assez détaillés pour établir vos obligations fiscales, et elle accepte un journal, un fichier informatique ou un logiciel comptable (ARC : tenue de registres; ARC : comptabilisation de vos revenus). Le T2125 déclare vos revenus et dépenses d'entreprise ou de profession libérale (ARC : formulaire T2125); l'application ne fait que l'alimenter.

Le dossier n'est pas simple si vous êtes inscrit à la TPS/TVH, si vous conduisez pour le travail, si vous facturez des clients en dollars américains, si vous gardez vos registres sur des serveurs hors du Canada, ou si vos écritures ont des mois de retard. Les sections ci-dessous traitent de chaque cas, et les factures en dollars américains sont reliées à la fin. Si les chiffres ne concordent plus, un professionnel doit les examiner avant qu'une déclaration soit établie à partir d'eux.

À rassembler d'abord : les relevés bancaires et de cartes, les factures de ventes, les reçus et la lecture de l'odomètre de chaque véhicule au début de l'année. Pour comparer des produits précis selon le prix et les connexions bancaires canadiennes, voir logiciel comptable pour une petite entreprise canadienne; pour l'option gratuite, voir ce que couvre et ne couvre pas une application comptable gratuite. La ligne du T2125 où va chaque dépense est expliquée dans lignes de dépenses du travailleur autonome, et un plan comptable qui correspond à la déclaration, dans plan comptable pour la déclaration.

Qu'exige l'ARC de mes livres, et indique-t-elle quelle application utiliser?

L'ARC exige des registres qui lui permettent d'établir vos obligations fiscales, et elle n'indique pas quel outil utiliser. Vous devez rendre tous les registres, y compris informatisés, accessibles sur demande, et vous demeurez responsable même si un spécialiste de la tenue de livres ou un comptable les tient (ARC : tenue de registres).

Conservez vos registres pendant au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent; certains cas exigent plus longtemps (ARC : où conserver les registres). La date de départ et la règle sur la production tardive sont expliquées dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Appuyez vos dépenses par une facture de vente, une convention d'achat et de vente, un reçu ou une autre pièce justificative. Obtenez un reçu pour les paiements en argent comptant et conservez les chèques annulés comme preuve de paiement (ARC : dépenses d'entreprise).

La photo d'un reçu dans une application est une copie, et non automatiquement un remplacement. La circulaire sur les registres électroniques ne permet de se défaire des documents papier numérisés que si la numérisation respecte une norme nationale et ses autres conditions (paragraphes 25 à 29); vérifiez-les donc avant de jeter du papier (ARC : tenue de registres électroniques). Les conditions sont expliquées dans reçus numérisés pour l'ARC.

Ai-je besoin du suivi de la TPS/TVH dans l'application?

Oui si vous êtes inscrit, et l'inscription devient obligatoire quand vous cessez d'être un petit fournisseur. Un petit fournisseur n'est pas tenu de s'inscrire et peut le faire volontairement (ARC : Mémorandum sur la TPS/TVH 2-2; ARC : quand s'inscrire).

Le seuil du petit fournisseur est de 30 000 $ de ventes taxables mondiales, y compris les ventes détaxées, de toutes vos entreprises et de vos personnes associées, au cours d'un seul trimestre civil ou sur quatre trimestres. Excluez les services financiers, les ventes d'immobilisations et l'achalandage tiré de la vente d'une entreprise; l'application doit donc étiqueter ces ventes à part (Loi sur la taxe d'accise, art. 148). Une fois le seuil franchi, vous devez vous inscrire dans les 29 jours suivant la date d'entrée en vigueur de votre inscription. Si vous le franchissez en un seul trimestre, la taxe s'applique à la vente qui l'a fait franchir; l'application doit donc ajouter la taxe à une vente que vous avez peut-être déjà facturée (ARC : quand s'inscrire). Tant que vous n'êtes pas inscrit, l'application doit quand même afficher vos ventes taxables du trimestre en cours et des quatre derniers. Les exploitants de taxi et les chauffeurs de covoiturage commercial doivent s'inscrire pour cette entreprise, quel que soit son revenu (ARC : Mémorandum 2-2; ARC : GI-196). Le fonctionnement des deux tests et le moment où la facturation commence sont expliqués dans quand s'inscrire à la TPS/TVH.

Selon la méthode habituelle, la taxe nette d'un inscrit est la TPS/TVH facturée sur les ventes moins la TPS/TVH payée sur les achats d'entreprise admissibles (ARC : RC4022). Les crédits naissent quand la taxe devient payable ou est payée; les factures impayées comptent donc aussi (Loi sur la taxe d'accise, art. 169). L'application doit donc conserver les deux montants sur chaque ligne, à part de la vente ou du coût lui-même, garder dans le coût la taxe que vous ne pouvez pas récupérer et les totaliser pour votre période de déclaration. Conservez les factures de fournisseurs qui appuient vos crédits (ARC : registres de la TPS/TVH). La fréquence de production et la date d'échéance de la déclaration sont expliquées dans production de la TPS/TVH et crédits de taxe sur les intrants. La configuration est expliquée dans inscrire la TPS/TVH dans vos livres; la méthode de versement simplifiée, qui fait généralement renoncer aux crédits sur la plupart des achats (ARC : RC4058), est expliquée dans la méthode rapide, et son effet sur les livres, dans la méthode rapide dans les livres.

En quoi la taxe facturée diffère-t-elle selon la province, et que doit séparer l'application?

La taxe sur une facture dépend de la province où la vente est réputée effectuée, et l'application doit garder chaque taxe dans son propre compte. Les provinces et les territoires se répartissent en quatre groupes dans le tableau des taux de l'ARC (ARC : taux de la TPS/TVH).

L'ARC appelle cela le lieu de fourniture. Pour la TPS/TVH sur les services, la règle générale est la province de l'adresse canadienne de votre client, mais des règles précises priment pour les travaux sur un immeuble, les services personnels et le transport; pour les biens, c'est généralement le lieu de livraison ou d'envoi. Un client, ou un travail sur un bien, dans une autre province peut donc changer la taxe sur la facture (ARC : lieu de fourniture).

Que la TVP ou la TVQ s'applique à ce que vous vendez, et que vous deviez vous y inscrire, est déterminé par la province, et non par l'ARC, qui renvoie les questions sur la TVP au site Web de chaque province. Au Québec, Revenu Québec (l'agence fiscale du Québec) administre généralement la TPS/TVH (ARC : RC4022). Voir facturer la TPS, la TVH, la TVP et la TVQ selon la province et, pour les services en Colombie-Britannique, TVP sur les services en Colombie-Britannique.

Que doit consigner un registre de véhicule, et l'application peut-elle le tenir?

L'ARC décrit un registre déplacement par déplacement, et non une estimation de fin d'année (ARC : frais de véhicule à moteur). L'application doit contenir :

• Chaque déplacement d'affaires : la date, la destination, le motif et les kilomètres parcourus.
• Chaque véhicule : la lecture de l'odomètre au début et à la fin de l'exercice, et un relevé distinct des kilomètres totaux et d'affaires.

L'échantillon de trois mois pour les années suivantes, et le reste des règles, sont expliqués dans le registre de véhicule de l'ARC.

La page de l'ARC sur les véhicules ne dit pas si un registre peut être électronique. Un registre tenu dans une application est un registre électronique; les règles sur les registres électroniques s'appliquent donc : conservez-le sous forme électronique lisible, gardez une piste de vérification et soyez en mesure de remettre à l'ARC une copie utilisable (ARC : tenue de registres électroniques).

Où mes registres doivent-ils être conservés, et est-ce important si l'application les stocke hors du Canada?

Cela peut l'être. L'ARC indique de conserver les registres à votre lieu d'affaires ou à votre résidence au Canada, et les registres conservés hors du Canada et consultés par voie électronique depuis le Canada ne sont pas considérés comme conservés au Canada (ARC : où conserver les registres; ARC : IC78-10).

L'ARC peut donner une permission écrite, par l'entremise de votre bureau des services fiscaux, de conserver des registres électroniques hors du Canada. Elle peut alors accepter des copies conformes accessibles à ses fonctionnaires au Canada, dans un format que son logiciel peut lire et qui montrent assez de détails pour appuyer vos déclarations.

Le recours à un fournisseur ne déplace pas l'obligation. Vous devez rendre les registres détenus par un tiers accessibles à l'ARC (ARC : tenue de registres), et la circulaire suggère de demander au fournisseur de vous remettre une copie acceptable (ARC : tenue de registres électroniques). Ces documents ont été rédigés pour tout fournisseur et la circulaire sur la conservation date de juin 2010; ils ne permettent donc pas de savoir si les serveurs d'une application donnée sont acceptables. Si la seule copie de vos registres se trouve sur des serveurs hors du Canada, la voie de la permission écrite est celle que décrit l'ARC; savoir si la configuration de votre application l'exige est une question pour l'ARC ou un professionnel. Demandez au fournisseur où il stocke vos données et s'il peut vous remettre une copie complète.

Méthode de caisse ou d'exercice : l'application doit-elle suivre les factures impayées?

Généralement oui. L'ARC indique que le revenu d'entreprise est généralement déclaré selon la méthode d'exercice : le revenu dans la période où vous le gagnez et les dépenses dans la période où vous les engagez, que l'argent ait circulé ou non. Les agriculteurs, les pêcheurs et les agents commissionnés travailleurs autonomes peuvent utiliser la méthode de caisse, mais pas un mélange des deux (ARC : comptabilisation de vos revenus).

Selon la méthode d'exercice, l'application doit enregistrer une facture lorsque le travail est gagné, la montrer comme impayée jusqu'au paiement et faire de même pour les factures à payer. Une vue limitée aux dépôts bancaires laisse de côté les factures impayées. La méthode qui s'applique à vous est expliquée dans méthode de caisse ou méthode d'exercice.

Acomptes provisionnels : que doit m'afficher l'application, et quel est le seuil?

Vous payez généralement des acomptes provisionnels d'impôt sur le revenu lorsque votre impôt net à payer dépasse 3 000 $ (dépasse 1 800 $ au Québec) pour l'année en cours et pour l'une ou l'autre des deux années précédentes. L'ARC nomme les travailleurs autonomes parmi ceux qui peuvent devoir en payer (ARC : qui paie des acomptes provisionnels).

L'impôt net à payer vient de la déclaration, pas seulement des livres. Ce que l'application peut faire, c'est afficher le revenu, les dépenses et le bénéfice net depuis le début de l'année et, selon la méthode habituelle, garder la TPS/TVH perçue hors du revenu, afin qu'une estimation préliminaire ne soit pas gonflée. Les déclarants annuels de la TPS/TVH peuvent aussi devoir des acomptes provisionnels de TPS/TVH. La page de l'ARC mentionne une taxe nette de 3 000 $ ou plus pour l'exercice précédent (ARC : acomptes provisionnels de TPS/TVH); la Loi sur la taxe d'accise fonde chaque acompte sur la moindre de la taxe nette de l'année en cours et de celle de l'année précédente et traite comme nulle une base inférieure à 3 000 $, de sorte que les deux années doivent généralement l'atteindre (Loi sur la taxe d'accise, art. 237). Au Québec, Revenu Québec administre généralement la TPS/TVH (ARC : RC4022); consultez donc ses règles sur les acomptes provisionnels pour la TPS/TVH, la TVQ et votre impôt provincial sur le revenu. Voir rappels d'acomptes provisionnels.

Mon comptable peut-il l'utiliser, et que faire des registres si je change d'application?

Vérifiez que votre comptable peut accéder au détail des opérations, par connexion ou par export complet, et pas seulement à un sommaire de fin d'année. La piste de vérification doit aller des documents sources aux comptes résumés avec assez de détails pour les appuyer (ARC : tenue de registres électroniques). Ce qu'il faut remettre est expliqué dans ce qu'il faut remettre à votre comptable.

Avant de fermer un compte dans une application, exportez tout l'historique des opérations et les reçus joints, et confirmez que le fichier s'ouvre. Les registres électroniques doivent rester lisibles pendant toute la période de conservation de six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (ARC : tenue de registres électroniques). Après un changement, la circulaire exige une écriture de journal documentée pour toute modification d'une opération enregistrée, et non un écrasement (paragraphe 40).

Exemple

Ces exemples sont illustratifs et utilisent des dollars canadiens.

Concepteur pigiste en Ontario, inscrit à la TVH

Un concepteur qui utilise la méthode habituelle, avec 70 000 $ CA de revenus, facture à un client de l'Ontario 2 000 $ CA plus 260 $ CA de TVH (13 %). L'application enregistre 2 000 $ CA comme revenu et 260 $ CA comme TVH perçue. Un coût de logiciel de 500 $ CA comporte 65 $ CA de TVH, enregistrée comme TVH payée. Pour la période, la taxe nette est de 260 $ CA moins 65 $ CA, soit 195 $ CA, si l'achat est admissible. Si l'application inscrit 2 260 $ CA comme revenu, les revenus du T2125 sont surévalués et la déclaration de TVH n'a aucune source claire.

Livreur albertain qui utilise sa propre voiture

Un livreur avec 45 000 $ CA de revenus parcourt 20 000 kilomètres d'affaires. Son odomètre indique 52 000 au début de l'année et 77 000 à la fin, soit 25 000 kilomètres au total et 80 % d'utilisation à des fins d'affaires. Le registre doit contenir la date, la destination, le motif et les kilomètres de chaque déplacement, et non une estimation de fin d'année. Si les 45 000 $ CA sont tous des ventes taxables sur quatre trimestres civils consécutifs, il dépasse le seuil de petit fournisseur de 30 000 $ CA. S'il n'est pas encore inscrit, un trimestre au-delà du seuil signifie facturer la TPS sur la vente qui l'a fait franchir; un dépassement réparti sur plusieurs trimestres met fin au statut de petit fournisseur à la fin du mois suivant ce trimestre (quand s'inscrire). L'Alberta n'a pas de TVP.

Travailleur de métier du Québec

Un travailleur de métier inscrit à la TPS et à la TVQ, avec 90 000 $ CA de revenus de travaux taxables sur des bâtiments au Québec, facture la TPS et la TVQ sur chaque travail; un travail sur un bâtiment de l'Ontario comporterait plutôt la TVH de l'Ontario. L'application tient deux comptes de taxe, plus la TPS payée et la TVQ payée sur les achats. Le seuil fédéral d'acomptes provisionnels est de 1 800 $ CA au Québec, contre 3 000 $ CA ailleurs; l'application doit donc afficher le bénéfice net et la taxe perçue pendant l'année plutôt qu'à la fin seulement.

Votre situation est différente?

• Votre application ne sépare pas la taxe facturée du revenu, vous êtes inscrit, vous conduisez pour le travail ou vous avez du retard : les livres doivent alimenter le T2125 et la déclaration de TPS/TVH avant que l'un ou l'autre soit produit, et décider de les tenir vous-même est un jugement. Apportez relevés, factures, reçus et registre d'odomètre à l'aide en tenue de livres, ou à l'aide pour votre déclaration de travailleur autonome pour le T2125 établi à partir de ces livres.
• Vous êtes près du seuil d'inscription ou l'avez déjà dépassé : lisez quand s'inscrire à la TPS/TVH avant de choisir votre configuration de taxes.
• Vous facturez vos clients en dollars américains : voir pigiste payé en USD : livres et opérations bancaires.
• Vos écritures ont des mois de retard ou les soldes ne correspondent pas à la banque : utilisez rattraper des livres en retard ou reconstituer les livres à partir des relevés bancaires. S'ils ne concordent pas, apportez-les à l'aide en tenue de livres.
• L'ARC a demandé votre registre ou vos reçus : voir reconstituer un registre de véhicule pour un examen de l'ARC et dépenses d'entreprise sans reçus, et apportez la lettre à l'aide pour votre déclaration de travailleur autonome.
• Vous conduisez pour une plateforme de covoiturage ou de livraison : voir dépenses des chauffeurs de covoiturage et de livraison, ou chauffeurs qui ne se sont jamais inscrits à la TPS/TVH.
• Vous hésitez entre tenir vos livres vous-même et payer quelqu'un : voir tenir vos propres livres ou embaucher un spécialiste.
• Vous avez constitué une société : l'entreprise produit un T2, et non un T2125. Voir livres d'une nouvelle société.