बहीखाता देर से शुरू हो तो शुरुआती शेष (opening balance) कैसे बनाएँ

क्या बहीखाता शुरू होने से पहले की हर बात मुझे दर्ज करनी होगी?

जिस साल खत्म हो चुका है और रिटर्न भर दिया गया है, उसके लिए अक्सर नहीं: बहीखाता उस साल के अंतिम तुलन पत्र से शुरू हो सकता है, बशर्ते भरा हुआ रिटर्न एक ठोस आधार हो। जिस साल का रिटर्न अभी भरना बाकी है, उसके लिए हाँ, क्योंकि रिटर्न पूरे कर वर्ष की आय और खर्च बताता है। IRS कहता है कि कुछ ही अपवादों के साथ कानून किसी ख़ास तरह के रिकॉर्ड की माँग नहीं करता, पर रिकॉर्ड को रिटर्न में बताई बातों का समर्थन करना चाहिए।

मामला आसान नहीं होता, और कुछ भी दर्ज करने से पहले तैयारकर्ता के साथ तय करना बेहतर है, जब आपके बहीखाते में न आने वाले किसी साल का रिटर्न भरा जा चुका हो या देय हो, जब किसी पिछले साल का भरा हुआ रिटर्न ही न हो, जब शुरुआती शेष आख़िरी भरे रिटर्न से न मिलें, जब उपकरण का मूल्यह्रास कभी लिया ही न गया हो, या जब व्यवसाय और निजी पैसा एक ही खाते में मिले हों। पहले ये इकट्ठा करें:

• हर बैंक, कार्ड और ऋण खाते के विवरण, कर वर्ष के पहले दिन तक हर महीने का एक।
• शुरू की तारीख़ से एक दिन पहले हर खाते का शेष।
• उपकरणों की सूची, खरीद की तारीख़ और लागत के साथ।
• आख़िरी भरा हुआ रिटर्न।
• स्वामियों ने जो पैसा लगाया या निकाला, उसका रिकॉर्ड।

पिछले सालों के पीछे के कागज़ात संभालकर रखें। IRS कहता है कि रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक रिटर्न की आय या कटौती साबित करने के लिए उनकी ज़रूरत पड़ सकती है, और शुरुआती शेष उनकी जगह नहीं लेता: व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें।

कौन-सी शुरू की तारीख़ चुनूँ, और कर वर्ष क्यों मायने रखता है?

आम शुरू की तारीख़ कर वर्ष का पहला दिन होती है: कैलेंडर वर्ष वाले व्यवसाय के लिए 1 जनवरी। कर वर्ष वह सालाना अवधि है जिसमें व्यवसाय अपने रिकॉर्ड रखता है और आय व खर्च का हिसाब देता है।

• बहीखाता रिटर्न से मेल खाता है। आय और खर्च के खाते हर कर वर्ष के अंत में बंद कर दिए जाते हैं, जबकि संपत्ति, देनदारी और निवल मूल्य के खाते आगे चलते हैं। साल के पहले दिन से शुरू करने पर पहला लाभ-हानि विवरण ठीक उतना ही कवर करता है जितना रिटर्न।
• इक्विटी का सबूत देना आसान होता है। किसी और दिन से शुरू करने पर इस साल अब तक कमाया लाभ शुरुआती इक्विटी में चला जाता है, ऐसा आँकड़ा जो किसी भरे हुए रिटर्न में नहीं होता।
• नया व्यवसाय अपने पहले दिन से शुरू होता है, सिर्फ़ उस पैसे के साथ जो स्वामियों ने लगाया। जो संस्था पूरे साल अस्तित्व में नहीं थी, वह जितनी छोटी अवधि वह मौजूद थी उसका रिटर्न भरती है। वित्त वर्ष पर चलने वाला व्यवसाय अपने वित्त वर्ष के पहले दिन से शुरू करता है।

जिस व्यवसाय ने कभी रिटर्न नहीं भरा, वह अपना कर वर्ष और लेखा पद्धति पहले रिटर्न के साथ चुनता है, जब तक उसे कोई ख़ास कर वर्ष इस्तेमाल करना ज़रूरी न हो, और उस रिटर्न के बाद पद्धति बदलने के लिए आम तौर पर IRS की मंज़ूरी चाहिए। दोनों चुनावों के अपने नियम हैं: छोटे व्यवसाय के लिए नकद या उपार्जन, वित्त वर्ष या कैलेंडर वर्ष।

शुरुआती शेष में क्या-क्या जाता है?

शुरुआती शेष शुरू की तारीख़ पर हर संपत्ति, ऋण और स्वामी खाते का शेष होता है। संपत्ति में से ऋण घटाने पर इक्विटी बचती है।

जिस काम के लिए पैसा मिल गया पर काम अभी नहीं हुआ, वह बहीखाते में देनदारी हो सकती है, फिर भी वह आम तौर पर मिलने पर आय गिनी जाती है, जब तक उपार्जन पद्धति की कोई टालने की छूट लागू न हो: ग्राहकों के अग्रिम भुगतान और जमा।

इक्विटी एक नतीजा है, इनपुट नहीं। जब वह अप्रत्याशित रूप से बहुत बड़ी या ऋणात्मक निकले, तो उसकी वजह समझनी पड़ती है: कोई छूटा खाता या गलत संख्या, या ऋणात्मक आँकड़े के लिए ऐसे नुकसान या निकासी जो सचमुच लगाई गई रकम से ज़्यादा थे। Opening Balance Equity।

बहीखाता शुरू होने से पहले के महीनों के लेनदेन कैसे दर्ज करूँ?

उन्हें विवरणों से महीने-दर-महीने दर्ज करें, कर वर्ष के पहले दिन से शुरू करके। बहीखाता सेट अप करने के दिन की तारीख़ वाला शुरुआती शेष इन महीनों की जगह नहीं लेता; इन बहीखातों से बना लाभ-हानि विवरण इन महीनों की आय और खर्च छोड़ देगा, और उससे तैयार रिटर्न भी छोड़ देगा।

1. शुरुआती शेष कर वर्ष के पहले दिन पर तय करें, या उस दिन पर जब व्यवसाय शुरू हुआ, अगर वह बाद का हो।
2. हर पिछला महीना बैंक और कार्ड विवरणों से दर्ज करें, हर महीने के लिए एक ही स्रोत इस्तेमाल करके।
3. अगला महीना शुरू करने से पहले उस महीने का मिलान करें। Publication 583 कहता है कि हर महीने चेकिंग खाते का मिलान करें, ताकि विवरण, चेकबुक और बहीखाता एक-दूसरे से मेल खाएँ।
4. जमा राशियों को लेखा पद्धति के अनुसार छाँटें। नकद पद्धति में ग्राहकों के भुगतान मिलने पर आय हैं। उपार्जन पद्धति में पहले से दर्ज चालान पर आया भुगतान प्राप्य को साफ़ करता है और दोबारा आय नहीं बनता। स्वामी का लगाया पैसा, ऋण और खातों के बीच हस्तांतरण बिक्री नहीं हैं: कौन-सी जमा राशियाँ आय नहीं हैं।
5. हर खर्च के पीछे का चालान या रसीद रखें। सिर्फ़ भुगतान का प्रमाण कटौती सिद्ध नहीं करता: खोई हुई रसीदें।

अगर उन महीनों में व्यवसाय और निजी पैसा एक ही खाते में थे, तो दर्ज करने से पहले उन्हें अलग करें: व्यवसाय और निजी पैसे के मिले हुए खाते को ठीक करना।

बहीखाता शुरू होने से पहले जो उपकरण और संपत्ति मेरे पास थी, उसका मूल्य कैसे लगाऊँ?

जो व्यवसाय ने खरीदा, उसके लिए लागत इस्तेमाल करें। आधार (basis) वह रकम है जिस पर मूल्यह्रास निकाला जाता है। जो चीज़ एकल स्वामी, या एकल स्वामी की तरह कर चुकाने वाली एकल-सदस्य LLC का स्वामी, निजी इस्तेमाल से व्यवसाय में लाता है, उसके लिए मूल्यह्रास का आधार उस दिन के बाज़ार मूल्य और समायोजित लागत में से कम वाला होता है जिस दिन उसका इस्तेमाल बदला। फिर पहले ही लिया गया या लिया जा सकने वाला मूल्यह्रास दिखाएँ।

बदलाव की तारीख़ वह दिन है जब व्यवसाय में इस्तेमाल शुरू हुआ, वह दिन नहीं जब बहीखाता शुरू हुआ। पिछले साल से व्यवसाय में इस्तेमाल हो रहे लैपटॉप का इस्तेमाल पिछले साल बदला, इसलिए उस दिन का मूल्य आधार तय करता है और पिछले साल का मूल्यह्रास पहले से अनुमत हो सकता है। जो चीज़ स्वामी साझेदारी में डालता है, वह आम तौर पर स्वामी का समायोजित आधार ही रखती है (26 U.S.C. § 723)। जो चीज़ शेयर के बदले योग्य विनिमय में कंपनी में डाली जाती है (धारा 351, जिसमें तुरंत बाद नियंत्रण चाहिए), उसका भी आम तौर पर यही नियम है, पर अगर चीज़ों का कुल मूल्य उन पर स्वामी के आधार से कम है, तो कंपनी का आधार बाज़ार मूल्य तक सीमित हो जाता है। स्वामी और कंपनी इसके बजाय लिखित में सहमत हो सकते हैं कि स्वामी के शेयर का आधार घटाया जाए, जिसका कथन हस्तांतरण वाले साल के समय पर भरे मूल रिटर्न के साथ दाखिल होता है; यह विकल्प पलटा नहीं जा सकता (26 U.S.C. § 362(e)(2), 26 CFR 1.362-4, Publication 542)। कंपनी की तरह कर चुकाने वाली LLC पर एक ही स्वामी होने पर भी यह कंपनी वाला नियम लागू होता है। कौन-सा नियम लागू होगा, यह तैयारकर्ता का फ़ैसला है: निजी संपत्ति अपनी LLC में डालना।

जो उपकरण पूरा बट्टे खाते डाल दिया गया, जैसे धारा 179 के तहत, वह भी सूची में रहता है: उसने अपना आधार वापस पा लिया है, इसलिए वह लागत पर दिखता है और संचित मूल्यह्रास लागत के बराबर होता है।

अगर किसी पुराने रिटर्न में मूल्यह्रास छोड़ दिया गया था, तब भी लागत में से वह घटता है जो अनुमत था। पिछले साल जो मूल्यह्रास अनुमत था, उसे चालू साल के रिटर्न पर नहीं पाया जा सकता; संशोधित रिटर्न या लेखा पद्धति में बदलाव इसे ठीक करता है, और इनमें से कौन-सा लागू होगा यह तथ्यों पर निर्भर करता है (Publication 946): गायब मूल्यह्रास अनुसूची दोबारा बनाना।

संचित मूल्यह्रास या परिशोधन को शुरुआती शेष में डालने की जर्नल एंट्री क्या है?

संचित मूल्यह्रास उपकरण की लागत के बगल में क्रेडिट शेष के रूप में जाता है, उसी एक शुरुआती एंट्री के भीतर जिसमें बैंक शेष, ऋण और इक्विटी भी होते हैं। यह चालू साल का खर्च नहीं है: पिछले सालों का मूल्यह्रास उन्हीं सालों का है।

• हर संपत्ति डेबिट करें: बैंक शेष, लागत पर उपकरण, लागत पर इन्वेंटरी।
• संचित मूल्यह्रास और हर ऋण क्रेडिट करें। अंतर के लिए इक्विटी क्रेडिट करें, या अंतर घाटा हो तो डेबिट करें।
• कुल डेबिट कुल क्रेडिट के बराबर होते हैं, जैसा दोहरी प्रविष्टि की माँग है।

अमूर्त संपत्ति, जैसे शुरुआती खर्चों, के लिए संचित परिशोधन (amortization) इसी तरह काम करता है: संपत्ति को उसकी पूरी लागत पर डेबिट करें और जो हिस्सा पहले ही काटा जा चुका है उसके लिए संचित परिशोधन क्रेडिट करें। उपकरण के लिए शब्द मूल्यह्रास है। उदाहरण में मूल्यह्रास की एंट्री संख्याओं के साथ दिखाई गई है।

शुरू से पहले स्वामियों का लगाया या निकाला पैसा कैसे दर्ज करूँ?

स्वामी के रूप में स्वामी जो पैसा लगाता या निकालता है, वह न आय है और न खर्च। एकल स्वामी की निकासी ड्रॉ (draw) है, चाहे स्वामी व्यवसाय में काम करता हो। जो कंपनी अपने यहाँ काम करने वाले स्वामी को भुगतान करती है, वह आम तौर पर पेरोल से होता है। साझेदार की सेवाओं का भुगतान साझेदारी के नियमों से चलता है; गारंटीकृत भुगतान वे हैं जो साझेदारी की आय को ध्यान में रखे बिना तय हों (26 U.S.C. § 707(c))। पिछले सालों के लिए यह पहले से शुरुआती इक्विटी के भीतर है। चालू साल के जिन महीनों को आप विवरणों से दर्ज करते हैं, उनमें हर हस्तांतरण को योगदान या ड्रॉ के रूप में दर्ज करें।

स्वामी का लगाया पैसा ऋण था या पूँजी, यह बहीखाते और रिटर्न दोनों को बदल देता है। अगर कोई कागज़ यह नहीं बताता कि वह क्या था, तो शुरुआती एंट्री से पहले तैयारकर्ता के साथ इसे तय करें: स्वामी का योगदान या ऋण, शेयरधारकों को ऋण और साझेदार पूँजी खाते।

अगर पहले रिटर्न भरे हैं, तो मेरे शुरुआती शेष आख़िरी रिटर्न से कैसे मिलते हैं?

कुल योग की तुलना आख़िरी भरे रिटर्न के तुलन पत्र (Schedule L) से करें, अगर उसमें एक है। एकल स्वामी के रिटर्न में नहीं होता।

Forms 1065, 1120-S और 1120 के निर्देश सभी कहते हैं कि Schedule L के तुलन पत्र बहीखाते और रिकॉर्ड से मेल खाने चाहिए। अगर पिछला रिटर्न बहीखाते के बिना तैयार हुआ था, तो उसका Schedule L अनुमानों पर टिका हो सकता है जिन्हें विवरण समर्थन नहीं देते।

जब शुरुआती शेष भरे हुए Schedule L से अलग हों, तब ज़बरदस्ती मिलाना, या अंतर को किसी सब कुछ समेटने वाले इक्विटी खाते में छोड़ देना, अंतर को छिपा देता है। अंतर और उसकी वजह लिख देने से वह दिखता रहता है। जो अंतर किसी भरे हुए रिटर्न की गलती की ओर इशारा करे, वह तैयारकर्ता के फ़ैसले की बात है: संचित आय जो पिछले साल के रिटर्न से नहीं मिलती। जिन बहीखातों को पुराने अकाउंटेंट या सॉफ़्टवेयर से ले जाया जा रहा है, उनके लिए अकाउंटेंट बदलने के बाद शुरुआती शेष देखें।

शुरुआती दिन से पहले मैंने जो खर्च किया, उसमें शुरुआती खर्चों (start-up costs) को कैसे गिना जाता है?

व्यवसाय शुरू होने से पहले का खर्च आम तौर पर शुरुआती खर्च होता है: एक हिस्सा पहले साल में काटा जाता है और बाकी 180 महीने में बाँटा जाता है। आपके बहीखाते का पहला दिन आपके व्यवसाय का पहला दिन नहीं है, और कर के नियम व्यवसाय की शुरू की तारीख़ को आधार बनाते हैं। व्यवसाय शुरू होने के बाद पर बहीखाता शुरू होने से पहले के परिचालन खर्च उस साल के हैं जिसे लेखा पद्धति तय करती है, चाहे आप उन्हें अब दर्ज करें। उपकरण, इन्वेंटरी और दूसरे पूँजीगत खर्च अपने नियमों पर चलते हैं।

शुरुआती खर्च वह खर्च हैं जो व्यवसाय का संचालन असल में शुरू होने से पहले किया जाए। वे तब गिने जाते हैं जब वे पहले से चल रहे व्यवसाय में कटौती योग्य होते; ब्याज, कर और रिसर्च खर्च अपने नियमों पर चलते हैं (26 U.S.C. § 195(c))। कंपनी या साझेदारी के लिए संगठन के खर्चों पर समानांतर नियम है। उपकरण अलग है: उसकी लागत आम तौर पर मूल्यह्रास से वसूली जाती है।

बहीखाते में, शुरुआती खर्च का जो हिस्सा अभी काटा नहीं गया, वह शुरुआती शेष में अपनी अलग संपत्ति है। धारा 195 यह जाँचने की कोई कसौटी नहीं देती कि व्यवसाय कब शुरू होता है, सिवाय इसके कि खरीदा हुआ व्यवसाय तब शुरू होता है जब आप उसे खरीदते हैं। अगर वह तारीख़ साफ़ न हो, या खर्च बड़े हों, तो शुरुआती एंट्री से पहले इसे तय करें। रकमें और विकल्प: LLC या एकल स्वामी के शुरुआती खर्च। निजी तौर पर चुकाए गए खर्च: LLC बनने से पहले निजी तौर पर चुकाए गए स्टार्टअप खर्च।

मैं कैसे जाँचूँ कि शुरुआती शेष सही हैं?

शुरुआती शेष तब सही हैं जब नया बहीखाता विवरणों, संपत्ति सूची और आख़िरी भरे रिटर्न से मेल खाता है, या जब हर अंतर लिखा और समझाया गया है।

जो पहला मिलान सही शेष से शुरू नहीं हो पाता: मिलान का शुरुआती शेष गलत है। नियमित क्लोज़ की प्रक्रिया: महीने के अंत का क्लोज़ चेकलिस्ट।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; सभी रकमें अमेरिकी डॉलर में हैं।

फ़्रीलांस डेवलपर जुलाई में बहीखाता शुरू करती है

एक डेवलपर ने 1 फ़रवरी को फ़्रीलांसिंग शुरू की और जून के अंत तक ग्राहकों से $40,000 पाए, जबकि सॉफ़्टवेयर और सब्सक्रिप्शन पर $4,000 खर्च हुए। वह जुलाई में बहीखाता शुरू करती है। उसका Schedule C पूरे साल को कवर करता है, इसलिए वह शुरू की तारीख़ 1 फ़रवरी रखती है और शुरुआती शेष शून्य, फिर फ़रवरी से जून तक की एंट्री अपने बैंक विवरणों से करती है। अगर वह 1 जुलाई को बैंक शेष के साथ बहीखाता खोलती, तो वे पाँच महीने लाभ-हानि विवरण से बाहर रह जाते, और बहीखाते से बना Schedule C $40,000 छोड़ देता। अगर वह सालों से फ़्रीलांसिंग कर रही होती और पिछले साल का रिटर्न भरा होता, तो वह शुरुआती शेष पिछले साल की 31 दिसंबर पर अपने विवरणों और संपत्ति सूची से तय करती, और जनवरी से जून तक की एंट्री बैंक विवरणों से करती।

दो सदस्यों वाली LLC 1 जनवरी को अपना बहीखाता खोलती है

दो बराबर साझेदार 1 जनवरी को बहीखाता शुरू करते हैं, बराबर योगदान और बराबर निकासी के साथ। विवरण बैंक में $12,000 और एक ऋण पर $5,000 बकाया दिखाते हैं। संपत्ति सूची $8,000 में खरीदा उपकरण दिखाती है, जिस पर अब तक $3,000 का मूल्यह्रास हुआ है। इक्विटी वह है जो बचे: $12,000 + $8,000 − $3,000 − $5,000 = $12,000, हर एक के $6,000। अगर उनके योगदान या निकासी अलग होते, तो हर पूँजी खाता अपने योगदान, लाभ के हिस्से और निकासी के अनुसार चलता।

$5,000 का शुद्ध उपकरण और $12,000 की कुल पूँजी फिर आख़िरी भरे Schedule L और साझेदारों के Schedules K-1 पर उनकी अंतिम पूँजी से मिलाई जाती है। अगर Schedule L ज़रूरी नहीं था, तो मिलाने को कुछ नहीं है, और विवरण और संपत्ति सूची ही सबूत हैं।

लैपटॉप एकल स्वामी के व्यवसाय में आता है

एक एकल स्वामी ने निजी इस्तेमाल के लिए $1,800 का लैपटॉप खरीदा। जब वह उसे व्यवसाय में इस्तेमाल करना शुरू करती है, उसकी कीमत $900 है। मूल्यह्रास के लिए उसका आधार दोनों में से कम, $900 है। शुरुआती एंट्री उपकरण का डेबिट और स्वामी की इक्विटी का क्रेडिट है, दोनों $900। बाकी $900 का मूल्यह्रास नहीं लिया जा सकता, और बाद की बिक्री पर लाभ और हानि के लिए आधार के अलग नियम लगते हैं (Publication 551)।

आपके मामले में अलग हो तो?

• ऐसे साल का रिटर्न देय है जिसे आपका बहीखाता कवर नहीं करता, या भरा हुआ रिटर्न ठोस न हो: कौन-सी शुरू की तारीख़ लें, पहले के कौन-से महीने दोबारा बनाएँ और बहीखाते से पहले के शेष कैसे लाएँ, ये तथ्यों पर निर्भर फ़ैसले हैं। पीछे चल रहा बहीखाता पूरा करना और बहीखाता सहायता देखें।
• पिछले सालों के रिटर्न कभी नहीं भरे गए: न भरे गए व्यावसायिक रिटर्न पूरे करना देखें।
• शुरुआती शेष भरे हुए रिटर्न से नहीं मिलते, या किसी इक्विटी खाते में बड़ी अस्पष्ट रकम पड़ी है: संचित आय जो पिछले साल के रिटर्न से नहीं मिलती, Opening Balance Equity और बहीखाता सहायता देखें।
• आपके पास पुराने अकाउंटेंट की रिपोर्टें या पुरानी फ़ाइल है: अकाउंटेंट बदलने के बाद शुरुआती शेष इस्तेमाल करें।
• आपने खोलने से पहले बेचने का माल अपने पैसे से खरीदा था: पहले से आपके पास मौजूद इन्वेंटरी से शुरुआत देखें।
• मूल्यह्रास कभी लिया ही नहीं गया या संपत्ति सूची खो गई: गायब मूल्यह्रास अनुसूची दोबारा बनाना और बहीखाता सहायता देखें।
• साझेदारों की पूँजी का हिसाब कभी नहीं रखा गया: साझेदारी के पूँजी खाते दोबारा बनाना और बहीखाता सहायता देखें।
• व्यवसाय किराये की संपत्ति है: किराये की संपत्ति का पीछे चल रहा बहीखाता पूरा करना देखें।
• आप अमेरिका के बाहर से अमेरिकी कंपनी के स्वामी हैं: विदेशी स्वामित्व वाली अमेरिकी कंपनी का बहीखाता देखें।
• उन महीनों में आपने कर्मचारियों को भुगतान किया या बिक्री कर वसूला: पेरोल कर में पिछड़ना और न वसूला गया बिक्री कर पूरा करना देखें।
• आप तय नहीं कर पा रहे कि सफ़ाई करें, पीछे का काम पूरा करें या नई फ़ाइल शुरू करें: सफ़ाई या नई शुरुआत देखें।
• व्यवसाय कनाडा में है: एकल स्वामित्व को कंपनी बनाने के बाद का बहीखाता और कनाडा का पीछे चल रहा बहीखाता देखें।