Aplicativo ou software de contabilidade para o T2125 no Canadá

Que aplicativo uso para acompanhar despesas do negócio e emitir faturas para o T2125?

As orientações da CRA sobre registros não indicam nem aprovam nenhum aplicativo; por isso, escolha pelo que o aplicativo precisa produzir, e não pela marca. A CRA quer registros com detalhe suficiente para determinar suas obrigações fiscais e aceita um diário, um arquivo de computador ou um software de contabilidade (CRA: Keeping records; CRA: como contabilizar seus ganhos). O T2125 informa a renda e as despesas do seu negócio ou profissão (CRA: Form T2125); o aplicativo apenas o alimenta.

O caso deixa de ser simples quando você é registrado no GST/HST, dirige a trabalho, emite faturas a clientes em dólares americanos, guarda registros em servidores fora do Canadá ou está com lançamentos atrasados em meses. As seções abaixo tratam de cada um, e as faturas em dólares americanos têm um link no fim. Se os números não conciliam mais, um profissional precisa examiná-los antes de a declaração ser montada sobre eles.

Reúna primeiro: extratos bancários e de cartão, faturas de vendas, recibos e a leitura do odômetro de cada veículo no início do ano. Para comparar produtos específicos em preço e conexão com bancos canadenses, veja software de contabilidade para uma pequena empresa canadense; para a opção gratuita, veja o que um aplicativo de contabilidade gratuito cobre e não cobre. Qual despesa vai em qual linha do T2125 está em linhas de despesas do autônomo no Canadá, e um plano de contas que corresponde à declaração está em plano de contas para a declaração.

O que a CRA exige da minha escrituração contábil, e ela diz qual aplicativo usar?

A CRA exige registros que lhe permitam determinar suas obrigações fiscais, e não diz qual ferramenta usar. Você deve disponibilizar todos os registros, inclusive os computadorizados, quando solicitado, e continua responsável mesmo que um responsável contábil ou contador os mantenha (CRA: Keeping records).

Guarde os registros por pelo menos seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem; alguns casos exigem mais tempo (CRA: onde guardar os registros). A data de início e a regra da entrega em atraso estão em por quanto tempo guardar os registros do negócio.

Sustente os pedidos de despesa com uma fatura de venda, contrato de compra e venda, recibo ou outro comprovante. Peça recibo nos pagamentos em dinheiro e guarde os cheques cancelados como prova de pagamento (CRA: despesas de negócio).

A foto de um recibo em um aplicativo é uma cópia, e não substitui o original automaticamente. O circular sobre registros eletrônicos só permite descartar o papel digitalizado se a digitalização atende a um padrão nacional e às outras condições dele (parágrafos 25 a 29); por isso, confira essas condições antes de jogar fora qualquer papel (CRA: Electronic Record Keeping). As condições estão em recibos digitalizados para a CRA.

Preciso de controle do GST/HST no aplicativo?

Sim, se você é registrado, e o registro passa a ser obrigatório quando você deixa de ser pequeno fornecedor (small supplier). O pequeno fornecedor não é obrigado a se registrar e pode se registrar voluntariamente (CRA: GST/HST Memorandum 2-2; CRA: quando se registrar).

O limite do pequeno fornecedor é $30.000 em vendas tributáveis no mundo todo, incluindo vendas com alíquota zero, de todos os seus negócios e de suas pessoas associadas, em um único trimestre-calendário ou em quatro. Deixe de fora serviços financeiros, vendas de bens de capital e o goodwill da venda de um negócio; por isso, o aplicativo precisa marcar essas vendas à parte (Excise Tax Act, seção 148). Ao ultrapassar o limite, você deve se registrar em até 29 dias da data de vigência do seu registro. Se você o ultrapassa em um único trimestre, o imposto se aplica à venda que o ultrapassou; por isso, o aplicativo precisa acrescentar imposto a uma venda que talvez você já tenha faturado (CRA: quando se registrar). Até se registrar, o aplicativo ainda deve mostrar suas vendas tributáveis do trimestre atual e dos quatro últimos. Taxistas e motoristas comerciais de aplicativo de transporte devem se registrar para esse negócio, seja qual for a receita (CRA: Memorandum 2-2; CRA: GI-196). Como funcionam os dois testes e quando a cobrança começa está em quando se registrar no GST/HST.

No método regular, o imposto líquido do registrado é o GST/HST cobrado nas vendas menos o GST/HST pago nas compras de negócio elegíveis (CRA: RC4022). Os créditos surgem quando o imposto se torna devido ou é pago; por isso, as contas a pagar em aberto também importam (Excise Tax Act, seção 169). Assim, o aplicativo deve guardar os dois valores em cada linha, separados da venda ou do custo, manter no custo o imposto que você não pode recuperar e somá-los para o seu período de apuração. Guarde as faturas dos fornecedores que sustentam seus créditos (CRA: registros do GST/HST). Com que frequência você entrega a declaração e quando ela vence está em entrega do GST/HST e créditos de imposto sobre insumos. A configuração está em como registrar o GST/HST na sua escrituração contábil; o método simplificado de recolhimento, que em geral abre mão dos créditos da maioria das compras (CRA: RC4058), está em o Quick Method, e como ele muda a escrituração está em o Quick Method na escrituração e na renda do negócio.

Como o imposto cobrado muda por província, e o que o aplicativo deve separar?

O imposto de uma fatura depende da província em que a venda é considerada feita, e o aplicativo deve manter cada imposto em uma conta própria. As províncias e os territórios se dividem em quatro grupos na tabela de alíquotas da CRA (CRA: alíquotas do GST/HST).

A CRA chama isso de local de fornecimento (place of supply). Para o GST/HST sobre serviços, a regra geral é a província do endereço canadense do seu cliente, mas regras específicas prevalecem para trabalhos em imóveis, serviços pessoais e transporte; para produtos, em geral é o local de entrega ou de envio. Um cliente, ou um trabalho em um imóvel, em outra província pode, portanto, mudar o imposto da fatura (CRA: local de fornecimento).

Se o PST ou o QST se aplica ao que você vende, e se você precisa se registrar para ele, é definido pela província, e não pela CRA, que encaminha as dúvidas sobre o PST ao site de cada província. Em Quebec, a Revenu Québec geralmente administra o GST/HST (CRA: RC4022). Veja como cobrar GST, HST, PST e QST por província e, para serviços na Colúmbia Britânica, PST sobre serviços na Colúmbia Britânica.

O que o diário de bordo do veículo deve registrar, e o aplicativo pode mantê-lo?

A CRA descreve um registro viagem a viagem, e não uma estimativa de fim de ano (CRA: despesas com veículo motorizado). O aplicativo precisa guardar:

• Cada viagem de negócio: data, destino, finalidade e quilômetros percorridos.
• Cada veículo: a leitura do odômetro no início e no fim do período fiscal e um registro separado dos quilômetros totais e dos quilômetros de negócio.

A amostra de três meses para os anos seguintes e o restante das regras estão em o diário de bordo de veículo da CRA.

A página da CRA sobre veículos não diz se o diário de bordo pode ser eletrônico. Um diário mantido em um aplicativo é um registro eletrônico; por isso, valem as regras de registros eletrônicos: mantenha-o em formato eletrônico legível, mantenha uma trilha de auditoria e esteja pronto para dar à CRA uma cópia utilizável (CRA: Electronic Record Keeping).

Onde meus registros devem ficar, e importa se o aplicativo os guarda fora do Canadá?

Pode importar. A CRA diz para guardar os registros no seu local de negócio ou na sua residência no Canadá, e os registros guardados fora do Canadá e acessados eletronicamente a partir do Canadá não são considerados guardados no Canadá (CRA: onde guardar os registros; CRA: IC78-10).

A CRA pode dar permissão por escrito, por meio do seu escritório de serviços tributários, para guardar registros eletrônicos fora do Canadá. Ela pode então aceitar cópias fiéis que estejam à disposição dos seus funcionários no Canadá em um formato que o software dela leia e que mostrem detalhe suficiente para sustentar as suas declarações.

Usar um provedor não transfere o dever. Você deve disponibilizar à CRA os registros mantidos por terceiros (CRA: Keeping records), e o circular sugere que o provedor lhe entregue uma cópia aceitável (CRA: Electronic Record Keeping). Esses documentos foram escritos para qualquer provedor e o circular sobre retenção é de junho de 2010; por isso, eles não decidem se os servidores de um aplicativo específico são aceitáveis. Se a única cópia dos seus registros está em servidores fora do Canadá, o caminho da permissão por escrito é o que a CRA descreve; se a configuração do seu aplicativo precisa dele é uma pergunta para a CRA ou para um profissional. Pergunte ao provedor onde ele guarda os seus dados e se pode lhe dar uma cópia completa.

Regime de caixa ou de competência: o aplicativo precisa acompanhar faturas em aberto?

Em geral, sim. A CRA diz que a renda de negócio geralmente é declarada pelo regime de competência: a renda no período em que você a ganha e as despesas no período em que as incorre, tenha o dinheiro se movido ou não. Agricultores, pescadores e agentes comissionados autônomos de vendas podem usar o regime de caixa, mas não uma mistura dos dois (CRA: como contabilizar seus ganhos).

No regime de competência, o aplicativo precisa registrar a fatura quando o trabalho é ganho, mostrá-la como em aberto até ser paga e fazer o mesmo com as contas a pagar. Uma visão só dos depósitos bancários deixa de fora as faturas em aberto. Qual regime se aplica a você está em regime de caixa ou de competência.

Parcelas (instalments): o que o aplicativo deve me mostrar, e qual é o limite?

Em geral, você paga parcelas do imposto de renda quando o imposto líquido devido passa de $3.000 (mais de $1.800 em Quebec) no ano atual e em um dos dois anos anteriores. A CRA cita os autônomos entre os que podem ter de pagar (CRA: quem paga parcelas).

O imposto líquido devido vem da declaração, e não apenas da escrituração contábil. O que o aplicativo pode fazer é mostrar a renda, as despesas e o lucro líquido do ano até a data e, no método regular, manter o GST/HST cobrado fora da renda, para que uma estimativa antecipada não fique inflada. Quem entrega o GST/HST uma vez por ano também pode dever parcelas do GST/HST. A página da CRA cita imposto líquido de $3.000 ou mais no exercício anterior (CRA: parcelas do GST/HST); a lei baseia cada parcela no menor valor entre o imposto líquido do ano atual e o do anterior e trata uma base abaixo de $3.000 como nula; por isso, em geral os dois anos precisam atingir esse valor (Excise Tax Act, seção 237). Em Quebec, a Revenu Québec geralmente administra o GST/HST (CRA: RC4022); por isso, confira as regras de parcelas dela para o GST/HST, o QST e o seu imposto de renda provincial. Veja lembretes de parcelas do imposto.

Meu contador pode usá-lo, e o que faço com os registros se eu trocar de aplicativo?

Confirme se o seu contador consegue acessar o detalhe das transações, por login ou exportação completa, e não só um resumo de fim de ano. A trilha de auditoria deve ir dos documentos de origem às contas resumidas, com detalhe suficiente para sustentá-las (CRA: Electronic Record Keeping). O que entregar está em o que dar ao seu contador como empresário individual.

Antes de encerrar a conta em um aplicativo, exporte o histórico completo de transações e os recibos anexados e confirme que o arquivo abre. Os registros eletrônicos devem permanecer legíveis durante todo o período de retenção de seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem (CRA: Electronic Record Keeping). Depois de uma mudança, o circular exige um lançamento de diário documentado para qualquer alteração em uma transação registrada, e não a sobrescrita (parágrafo 40).

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares canadenses.

Designer autônomo de Ontário, registrado no HST

Um designer no método regular, com C$70.000 de receita, emite uma fatura de C$2.000 mais C$260 de HST (13%) a um cliente de Ontário. O aplicativo registra C$2.000 como renda e C$260 como HST cobrado. Um software de C$500 traz C$65 de HST, registrado como HST pago. No período, o imposto líquido é C$260 menos C$65, ou C$195, se a compra é elegível. Se o aplicativo lança C$2.260 como renda, a receita do T2125 fica inflada e a declaração do HST fica sem uma fonte limpa.

Entregador de Alberta com carro próprio

Um entregador com C$45.000 de receita dirige 20.000 quilômetros a trabalho. O odômetro marca 52.000 no início do ano e 77.000 no fim, ou seja, 25.000 quilômetros no total e 80% de uso comercial. O diário precisa de data, destino, finalidade e quilômetros de cada viagem, e não de uma estimativa de fim de ano. Se todos os C$45.000 são vendas tributáveis em quatro trimestres-calendário consecutivos, ele está acima do limite de C$30.000 do pequeno fornecedor. Se ainda não é registrado, um trimestre acima do limite significa cobrar o GST sobre a venda que o ultrapassou; uma ultrapassagem distribuída por vários trimestres encerra a condição de pequeno fornecedor no fim do mês seguinte a esse trimestre (quando se registrar). Alberta não tem PST.

Prestador de serviços de construção em Quebec

Um prestador de serviços registrado no GST e no QST, com C$90.000 de receita de trabalhos tributáveis em edifícios em Quebec, cobra GST e QST em cada trabalho; um trabalho em um edifício de Ontário levaria o HST de Ontário. O aplicativo mantém duas contas de imposto, além do GST pago e do QST pago nas compras. O limite federal de parcelas é C$1.800 em Quebec, contra C$3.000 nas outras províncias; por isso, o aplicativo deve mostrar o lucro líquido e o imposto cobrado ao longo do ano, e não só no fim.

E no seu caso?

• Seu aplicativo não separa o imposto cobrado da renda, você é registrado, dirige a trabalho ou está atrasado: a escrituração precisa alimentar o T2125 e a declaração do GST/HST antes de qualquer uma delas ser entregue, e manter a escrituração por conta própria é uma decisão de julgamento. Leve extratos, faturas, recibos e o diário do odômetro para a ajuda de escrituração contábil ou para a ajuda com a sua declaração de autônomo, para o T2125 feito a partir deles.
• Você está perto do limite de registro ou já o ultrapassou: leia quando se registrar no GST/HST antes de escolher a configuração de imposto.
• Você emite faturas a clientes em dólares americanos: veja freelancer pago em USD: escrituração e bancos.
• Os lançamentos estão atrasados em meses ou os saldos não batem com o banco: use atualização de escrituração atrasada ou reconstrução da escrituração a partir de extratos bancários. Se não conciliarem, leve-os para a ajuda de escrituração contábil.
• A CRA pediu o seu diário ou os seus recibos: veja como refazer um diário de bordo para uma revisão da CRA e despesas de negócio sem recibos e leve a carta à ajuda com a sua declaração de autônomo.
• Você dirige para uma plataforma de transporte ou de entregas: veja despesas de motoristas de aplicativo de transporte e de entregas ou motoristas que nunca se registraram no GST/HST.
• Você está pesando fazer sozinho ou pagar alguém: veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.
• Você constituiu uma corporação: o negócio entrega uma T2, e não um T2125. Veja escrituração contábil de uma corporação nova.