O que entregar ao contador para o T2125 no fim do ano

O que entrego ao contador para o Form T2125 no fim do ano?

Entregue ao contador a prova de cada dólar que o negócio ganhou, gastou ou ainda deve no ano, normalmente de 1º de janeiro a 31 de dezembro, mais os números por trás de qualquer custo que você divide com a vida pessoal. O T2125 é o formulário da CRA (Agência da Receita do Canadá), Statement of Business or Professional Activities (demonstrativo de atividades de negócio ou profissão), em que o empresário individual declara os rendimentos e as despesas do negócio. A CRA diz que você é obrigado por lei a guardar registros de todas as suas transações que sustentam as deduções de renda e despesa, e que os autônomos em geral usam o fim do ano em 31 de dezembro. Você não envia os registros com a declaração; guarda-os para o caso de a CRA pedir.

Um ano é simples quando existe cada linha e os registros cobrem o ano inteiro. Um ano não é simples quando a escrituração está atrasada em meses ou anos, não há registro de viagens nem a área da casa, chegou uma carta da CRA, declarações anteriores nunca foram entregues ou é a primeira vez que alguém de fora do negócio vê os registros. Esses casos pedem que alguém decida o que falta e se os anos anteriores precisam ser refeitos antes desta declaração.

Por onde começo se nada está organizado?

Comece pelos extratos e pela lista de clientes que pagaram você; acrescente o resto conforme for achando.

1. Liste todas as contas e cartões que o negócio usou no ano, inclusive os pessoais, e baixe os extratos de todos os meses do ano de cada um.
2. Liste todos os clientes e plataformas que pagaram você. Peça de cada um a lista de faturas ou o relatório de repasses.
3. Junte todos os recibos que tiver. Não jogue fora os que você não sabe encaixar.
4. Anote a leitura do hodômetro hoje e a data. Se você não tem a leitura do início do ano, diga isso.
5. Meça o espaço de trabalho e a casa inteira.
6. Entregue cópias com uma lista curta do que você não encontrou e guarde os originais.

Avise o contador se o negócio começou ou parou durante o ano, ou se usava outro fim de exercício antes. Para a contagem e a avaliação do estoque, veja custo das mercadorias vendidas para o empresário individual.

Quais registros de renda preciso: faturas, depósitos bancários, relatórios de repasses ou informes?

Guarde um documento original de cada venda. A CRA diz que os registros de renda devem mostrar a data, o valor e a origem da renda, apoiados em originais como notas de venda, recibos, comprovantes de depósito bancário, demonstrativos de honorários e contratos.

Depósitos sozinhos não bastam. Um depósito pode vir líquido das taxas da plataforma, pode reunir várias faturas, pode ser seu próprio dinheiro movido entre contas e não mostra uma fatura ainda não paga. Este último ponto importa porque a maioria dos autônomos deve declarar a renda no período em que a ganha, não importa quando a recebe. Só agricultores, pescadores e agentes de comissão podem escolher declarar quando recebem. Veja regime de caixa ou de competência para saber a que ano pertence uma venda. Se você é registrante do GST/HST, suas vendas incluem o imposto que você cobrou ou que lhe é devido. Mostre o imposto cobrado separado dos seus honorários e marque as vendas em que nenhum imposto foi cobrado.

As plataformas cobertas pelas regras da CRA para plataformas digitais informam seus repasses à CRA e lhe dão uma cópia do que informaram a cada ano. Traga-a junto com seus relatórios de repasses; veja o guia sobre a informação de plataformas digitais.

Quais registros de despesas a CRA espera e o que fazer se não tenho recibo?

Guarde um recibo ou outro comprovante de cada compra do negócio. A CRA diz para sempre pedir recibos ou outros comprovantes quando você compra algo para o negócio. Um recibo deve mostrar a data, o nome e o endereço do vendedor e a descrição do que você comprou. Guarde também as vias dos comprovantes de depósito, os extratos bancários e os cheques compensados (registros do negócio).

Se o vendedor não dá recibo, a CRA diz para anotar no seu diário de despesas o nome e o endereço do vendedor, o valor pago, a data do pagamento e os detalhes da transação. Uma planilha ou um caderno pode ser o diário. Uma linha do extrato mostra que o dinheiro saiu, não o que ele comprou, então escreva a finalidade ao lado de cada linha do negócio. As despesas sem recibo estão em despesas do negócio sem recibo.

Duas armadilhas:

• Gastos do cartão pessoal misturados. Inclua esses extratos e marque quais linhas são do negócio. Só a parte do negócio é dedutível.
• Refeições e entretenimento. Entregue os recibos completos. A dedução em geral é limitada a 50% do valor.

A linha em que cada despesa entra está em linhas de despesas do autônomo no Canadá, e se um custo é aceito está em despesas do negócio que a CRA aceita.

Por quanto tempo guardo meus registros e onde?

Guarde os registros por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem, no local do seu negócio ou na sua residência no Canadá (CRA). A CRA lista exceções:

Guarde também os registros das declarações de GST/HST não entregues, mesmo quando os períodos terminaram há mais de seis anos (CRA).

Destruir registros antes do prazo exige a permissão por escrito da CRA no Form T137. Registros eletrônicos guardados fora do Canadá também exigem permissão. Entregue cópias ao contador e guarde os originais você mesmo: o dever de guardá-los é seu.

Como divido um custo que uso no negócio e na vida pessoal, como telefone, internet ou materiais?

Deduza apenas a parte do negócio. A CRA diz que, como você não pode deduzir despesas pessoais, deve informar só a parte da despesa que é do negócio no Form T2125. Use um critério razoável que você consiga explicar, aplique-o da mesma forma a todas as contas do ano, guarde o cálculo e avise o contador se o seu uso mudar.

O que entrego sobre o meu carro?

Entregue o total de quilômetros rodados, os quilômetros rodados para o negócio e os recibos dos custos do carro. A CRA diz para manter um registro dos quilômetros totais e dos quilômetros rodados para gerar renda, listar a data, o destino, a finalidade e a distância de cada viagem de trabalho e anotar a leitura do hodômetro no início e no fim do período fiscal. As despesas com veículo são dedutíveis apenas quando razoáveis e comprovadas por recibos. A parte do negócio é os quilômetros do negócio divididos pelos quilômetros totais.

Se você usa um diário de amostra de três meses em vez de um diário do ano inteiro, traga também o diário do ano inteiro em que ele se baseia. Quando uma amostra é permitida e o que o diário deve mostrar estão no guia da CRA sobre o diário de bordo do veículo.

Se não há diário, avise o contador e comece um agora. Um diário escrito depois, de memória, é uma reconstrução, e o contador precisa saber qual dos dois está no arquivo. Um carro comprado no ano também entra na seção de equipamentos abaixo.

O que entrego sobre o escritório em casa?

Entregue a área do espaço de trabalho, a área da casa inteira e as contas da casa no ano. Se o espaço também é pessoal, acrescente as horas por dia em que ele é usado para o negócio e diga se o negócio funcionou só parte da semana ou do ano; a CRA diz para reduzir a dedução na mesma proporção. A CRA permite a dedução quando o espaço é seu local principal de negócio ou quando você o usa só para gerar renda do negócio e recebe ali, com regularidade, clientes ou pacientes. A parte do negócio usa um critério razoável, como a área do espaço de trabalho dividida pela área total da casa.

Traga as contas de aquecimento, eletricidade, seguro residencial e material de limpeza, mais o imposto predial e os juros do financiamento, ou o aluguel. A dedução não pode ser maior que o lucro líquido do negócio antes dessas despesas e não pode criar nem aumentar um prejuízo. A CRA também lista a CCA sobre a parte do negócio de uma casa própria, mas diz que, se você a deduzir e depois vender a casa, valem as regras de ganho de capital e de recaptura. Avise o contador se a casa é sua, para que isso seja decidido antes de qualquer dedução. A dedução completa e seus limites estão em uso de parte da casa no negócio por autônomos.

O que entrego sobre equipamentos e outras compras grandes?

Entregue a nota de compra de cada item e conte ao contador o que você vendeu. A CRA diz que você não pode deduzir o custo de um bem de capital quando o compra; deduz a CCA em vez disso. Ela também diz para manter um registro dos bens que você comprou e vendeu, mostrando quem lhe vendeu o bem, o custo e a data da compra.

Se você também usa o item para fins pessoais, só conta a parte do negócio. O exemplo da CRA divide a CCA de um carro pelos quilômetros do negócio sobre os quilômetros totais. A declaração do ano passado fornece o saldo inicial. Veja depreciação fiscal (CCA) e comprar equipamentos antes do fim do ano.

O que entrego sobre o GST/HST e sobre informes como o T4A?

Se você é registrante do GST/HST, entregue as notas de venda e de compra, as cópias de trabalho das suas declarações e as notas de fornecedores que sustentam seus créditos de imposto sobre insumos. A CRA lista esses itens como registros a guardar, em geral por seis anos. Se você não tem certeza de estar registrado, diga isso, porque muda o trabalho; veja quando se registrar no GST/HST.

Entregue todos os informes que recebeu. Em um T4A (informe de pagamentos que o pagador emite), o pagador informa honorários por serviços no campo 048 e comissões de autônomo no campo 020, sem GST/HST nem imposto provincial sobre vendas. Por isso um informe pode ser menor que suas faturas. Pela política administrativa da CRA, o pagador em geral emite o informe quando houve imposto retido ou quando os pagamentos no ano-calendário passam de $500, então um cliente pequeno pode não enviar nenhum. A CRA diz que você deve declarar toda a sua renda, então todo cliente entra nos seus registros de qualquer forma. Um informe que não bate com suas faturas está em o informe de honorários por serviços no seu demonstrativo do negócio.

Como deixo meu contador ver minha conta na CRA?

Autorize o contador como representante. Na sua conta pessoal, entre em My Account, abra Profile e adicione um representante em representantes autorizados (CRA). Para uma conta de negócio, use My Business Account; antes você precisa ter um número de empresa (business number).

Um contador com um número de representante (RepID) pode, em vez disso, enviar um pedido em Represent a Client, e você confirma ou recusa na sua conta. Você escolhe o nível: o nível 1 é só de consulta; o nível 2 inclui certas alterações na conta. Para o acesso offline, assine o Form AUT-01 e envie-o ao centro tributário da CRA indicado no formulário em até seis meses após assinar. Ele permite que o contador trate com a CRA por telefone, correio, fax ou pessoalmente, sem acesso online. Se vale a pena contratar ajuda está em quando você precisa de um contador de impostos.

Exemplo

Estes exemplos usam dólares canadenses e números redondos.

Escritório em casa

Uma redatora freelancer usa uma sala de 15 m² só para o negócio, o ano todo, em sua casa de 90 m², e é o principal espaço de trabalho dela. Ela paga C$6.000 por ano em aquecimento, eletricidade, seguro e imposto predial. O espaço de trabalho é um sexto da casa, então cerca de C$1.000 são a parte do negócio, antes do limite de renda. Ela traz os dados de área e as contas.

Carro

Um prestador de serviços dirige 15.000 km no ano, 12.000 deles para o negócio. Ele gasta C$6.000 com combustível, seguro e reparos. O uso no negócio é 80%, então C$4.800 são a parte do negócio. Ele traz as leituras do hodômetro do início e do fim do ano e o registro de viagens.

Depósitos que não batem com as faturas

Uma designer faturou C$60.000. Os depósitos dela somam C$50.000, porque um cliente ainda deve C$8.000 e uma plataforma ficou com C$2.000 em taxas. Ela traz a lista de faturas, os relatórios de repasses e os extratos bancários para que o contador consiga ligar os três.

E no seu caso?

• Seus registros cobrem vários anos ou nada está organizado: veja como atualizar a contabilidade atrasada e como refazer a contabilidade a partir de extratos bancários. Peça ajuda para refazer a escrituração e ajuda para decidir se os anos anteriores precisam ser feitos primeiro.
• É a primeira vez que alguém de fora do negócio vê seus registros, ou você não tem registro de viagens nem a área da casa: use o guia da CRA sobre o diário de bordo do veículo e uso de parte da casa no negócio, e depois peça ajuda para decidir como dividir cada custo de uso misto.
• Uma carta da CRA pede seus registros: leia o que fazer quando a CRA envia uma carta de revisão ou de auditoria e despesas do negócio sem recibo, e peça ajuda antes de responder.
• Declarações anteriores nunca foram entregues: veja como regularizar declarações não entregues e peça ajuda para entregar as declarações que faltam.
• Você prefere não reunir tudo isso todo ano: veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil e depois peça ajuda de escrituração contábil.
• Você também tem renda de aluguel ou um sócio: veja rendimentos de aluguel ou sociedade de pessoas ou corporação. Traga registros de aluguel separados e, no caso de uma sociedade, as demonstrações financeiras dela e qualquer informe T5013; o contador confere quais formulários se aplicam.
• Você agora tem uma corporação: veja a escrituração depois de constituir uma corporação a partir de uma empresa individual e peça ajuda com impostos de corporação.
• Você fatura clientes em dólares americanos ou é cidadão dos EUA: veja vendas em dólares americanos e repasses de marketplaces ou imposto de autônomo dos EUA ou CPP para americanos no Canadá, e peça ajuda com impostos entre países.
• Você mora em Quebec: esta página trata dos registros federais. Quebec administra as próprias leis tributárias, então os residentes podem ter de entregar uma declaração provincial separada, e um negócio localizado em Quebec entrega o GST/HST à Revenu Québec. Veja quando você precisa de um contador de impostos.
• Você quer saber quanto custa um contador: veja custo de um contador para a declaração de autônomo.