T2125 Kayıtları: Yıl Sonunda Muhasebeciye Ne Verilir?

Yıl sonunda T2125 için muhasebecime ne vermeliyim?

Muhasebeciye, işletmenin yıl içinde (normalde 1 Ocak–31 Aralık) kazandığı, harcadığı veya hâlâ borçlu olduğu her doların belgesini ve kişisel hayatla paylaştığınız her giderin arkasındaki rakamları verin. T2125, şahıs işletmesi sahibinin işletme gelir ve giderlerini bildirdiği CRA formudur; tam adı İşletme veya Serbest Meslek Faaliyetleri Beyanı'dır. CRA, gelir ve gider taleplerinizi destekleyen tüm işlemlerin kaydını tutmanın yasal zorunluluk olduğunu ve serbest çalışanların genellikle 31 Aralık yıl sonunu kullandığını söyler. Kayıtları beyannameyle göndermezsiniz; CRA isterse diye saklarsınız.

Her satır varsa ve kayıtlar tüm yılı kapsıyorsa yıl basittir. Muhasebe kayıtları aylar veya yıllar geride, seyahat kaydı ya da ev alanı rakamı yok, bir CRA yazısı geldi, önceki beyannameler hiç verilmedi ya da kayıtları işletme dışından biri ilk kez görüyorsa yıl basit değildir. Bu durumlarda birinin neyin eksik olduğuna ve bu beyannameden önce önceki yılların yeniden kurulması gerekip gerekmediğine karar vermesi gerekir.

Hiçbir şey düzenli değilse nereden başlamalıyım?

Hesap özetleriyle size ödeme yapan müşterilerin listesiyle başlayın; gerisini buldukça ekleyin.

1. Yıl içinde işletmenin kullandığı her hesabı ve kartı, kişisel olanlar dahil, listeleyin ve her biri için yılın tüm aylarının hesap özetlerini indirin.
2. Size ödeme yapan her müşteriyi ve platformu listeleyin. Her birinin fatura listesini veya ödeme raporunu alın.
3. Elinizdeki tüm makbuzları toplayın. Nereye ait olduğunu bilmediklerinizi atmayın.
4. Bugünkü kilometre sayacı okumasını ve tarihi yazın. Yıl başına ait bir okumanız yoksa bunu belirtin.
5. Çalışma alanını ve evin tamamını ölçün.
6. Kopyaları, bulamadıklarınızın kısa bir listesiyle birlikte teslim edin ve asıllarını saklayın.

İşletme yıl içinde başladı veya sona erdiyse ya da daha önce farklı bir yıl sonu kullandıysa muhasebeciye söyleyin. Stok sayımı ve değerlemesi için bkz. şahıs işletmesi sahibi için satılan malın maliyeti.

Hangi gelir kayıtlarına ihtiyacım var: faturalar, banka girişleri, ödeme raporları veya vergi belgeleri?

Her satış için bir asıl belge saklayın. CRA, gelir kayıtlarının gelirin tarihini, tutarını ve kaynağını göstermesi ve satış faturaları, makbuzlar, banka para yatırma fişleri, ücret dökümleri ve sözleşmeler gibi asıllarla desteklenmesi gerektiğini söyler.

Banka girişleri tek başına yetmez. Bir giriş platform ücretleri düşülmüş olabilir, birkaç faturayı birleştirebilir, kendi paranızın hesaplar arasında taşınması olabilir ve hâlâ ödenmemiş bir faturayı göstermez. Son nokta önemlidir, çünkü çoğu serbest çalışanın geliri ne zaman tahsil ettiğine bakılmaksızın kazandığı dönemde bildirmesi gerekir. Yalnızca çiftçiler, balıkçılar ve komisyon acenteleri geliri tahsil edildiğinde bildirmeyi seçebilir. Bir satışın hangi yıla ait olduğu için bkz. nakit esası mı tahakkuk esası mı. GST/HST'ye kayıtlıysanız satışlarınız tahsil ettiğiniz veya borçlu olduğunuz vergiyi içerir. Uygulanan vergiyi ücretlerinizden ayrı gösterin ve vergi uygulanmayan satışları işaretleyin.

CRA'nın dijital platform kurallarının kapsadığı platformlar ödemelerinizi CRA'ya bildirir ve her yıl bildirdiklerinin bir kopyasını size verir. Bunu ödeme raporlarınızla birlikte getirin; bkz. dijital platform bildirim rehberi.

CRA hangi gider kayıtlarını bekler; makbuzum yoksa ne olur?

İşletme için yaptığınız her alım için bir makbuz veya başka bir belge saklayın. CRA, işletme için bir şey aldığınızda her zaman makbuz veya başka belge almanızı söyler. Makbuz tarihi, satıcının adını ve adresini ve ne aldığınızın tanımını göstermelidir. Para yatırma fişlerinin kopyalarını, hesap özetlerini ve iptal edilmiş çekleri de saklayın (işletme kayıtları).

Satıcı size makbuz vermezse CRA, satıcının adını ve adresini, ödediğiniz tutarı, ödeme tarihini ve işlemin ayrıntılarını gider defterinize yazmanızı söyler. Defter bir elektronik tablo veya not defteri olabilir. Hesap özetindeki satır paranın çıktığını gösterir, neyin alındığını göstermez; bu yüzden her işletme satırının yanına amacı yazın. Makbuzsuz giderler makbuzsuz işletme giderleri rehberinde ele alınmıştır.

İki tuzak:

• Kişisel kart harcamalarının karışması. Bu hesap özetlerini de ekleyin ve hangi satırların işletmeye ait olduğunu işaretleyin. Yalnızca işletme kısmı indirilebilir.
• Yemek ve ağırlama. Makbuzların tamamını teslim edin. İndirim genellikle tutarın %50 ile sınırlıdır.

Her giderin hangi satıra gittiği Kanada'da serbest çalışan gider satırları rehberinde, bir giderin kabul edilip edilmediği ise CRA'nın kabul ettiği işletme giderleri rehberinde anlatılır.

Kayıtlarımı ne kadar süre ve nerede saklarım?

Kayıtları, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl boyunca, Kanada'daki iş yerinizde veya konutunuzda saklayın (CRA). CRA istisnaları sıralar:

Verilmemiş GST/HST beyannamelerinin kayıtlarını da, dönemler altı yıl önce bitmiş olsa bile saklayın (CRA).

Kayıtları erken imha etmek için CRA'nın Form T137 ile yazılı izni gerekir. Kanada dışında tutulan elektronik kayıtlar için de izin gerekir. Muhasebeciye kopyaları verin ve asılları kendiniz saklayın: saklama yükümlülüğü sizindir.

Telefon, internet veya malzeme gibi hem iş hem kişisel kullandığım bir gideri nasıl bölerim?

Yalnızca işletme kısmını talep edin. CRA, kişisel giderleri indiremeyeceğiniz için T2125'te yalnızca giderlerin işletme kısmını girmenizi söyler. Açıklayabileceğiniz makul bir esas kullanın, bunu yıl içindeki her faturaya aynı şekilde uygulayın, hesabı saklayın ve kullanımınız değişirse muhasebeciye söyleyin.

Araç için ne vermeliyim?

Toplam gidilen kilometreyi, işletme için gidilen kilometreyi ve aracı çalıştırma makbuzlarını verin. CRA, toplam kilometrenin ve gelir elde etmek için gidilen kilometrenin kaydını tutmanızı, her iş seyahatinin tarihini, varış yerini, amacını ve mesafesini listelemenizi ve mali dönemin başında ve sonunda kilometre sayacı okumasını kaydetmenizi söyler. Motorlu taşıt giderleri yalnızca makul ve makbuzlarla desteklenmişse indirilebilir. İşletme payı, işletme kilometresinin toplam kilometreye bölünmesiyle bulunur.

Tam yıllık kayıt yerine üç aylık örnek kayıt kullanıyorsanız, dayandığı tam yıllık kaydı da getirin. Örneğe ne zaman izin verildiği ve kaydın neyi göstermesi gerektiği CRA kilometre kaydı rehberinde anlatılır.

Kayıt yoksa muhasebeciye söyleyin ve şimdi bir tane başlatın. Sonradan hafızadan yazılan kayıt bir yeniden oluşturmadır ve muhasebecinin dosyada hangisinin olduğunu bilmesi gerekir. Yıl içinde alınan bir araç ayrıca aşağıdaki ekipman bölümüne girer.

Ev ofisi için ne vermeliyim?

Çalışma alanının alanını, evin tamamının alanını ve yılın ev faturalarını verin. Alan kişisel olarak da kullanılıyorsa günde kaç saat işletme için kullanıldığını ekleyin; işletme haftanın veya yılın yalnızca bir bölümünde çalıştıysa bunu da belirtin; CRA, talebi buna göre azaltmanızı söyler. CRA, alan esas iş yeriniz olduğunda veya yalnızca işletme geliri elde etmek için kullandığınız ve müşterilerle, hastalarla düzenli olarak orada buluştuğunuz durumlarda talebe izin verir. İşletme kısmı, çalışma alanının evin toplam alanına bölünmesi gibi makul bir esas kullanır.

Isınma, elektrik, ev sigortası ve temizlik malzemesi faturalarını, ayrıca emlak vergisi ile ipotek faizini veya kiranızı getirin. Talep, işletmenin bu giderlerden önceki net gelirini aşamaz ve zarar yaratamaz ya da artıramaz. CRA, sahibi olduğunuz evin işletme kısmı üzerinden CCA'yı da sayar; ancak bunu indirip evi sonradan satarsanız sermaye kazancı ve amortismanın geri alınması kurallarının uygulandığını söyler. Evin sahibiyseniz muhasebeciye söyleyin, böylece bir şey talep edilmeden önce buna karar verilir. Tam talep ve sınırları serbest çalışanlar için evin işletme amaçlı kullanımı rehberindedir.

Ekipman ve diğer büyük alımlar için ne vermeliyim?

Her kalem için bir alım faturası verin ve muhasebeciye ne sattığınızı söyleyin. CRA, sermaye varlığının maliyetini aldığınız anda indiremeyeceğinizi söyler; bunun yerine amortisman indirimi (CCA) talep edersiniz. Ayrıca satın aldığınız ve sattığınız mülklerin kaydını tutmanızı, mülkü size kimin sattığını, maliyetini ve satın alma tarihini göstermenizi söyler.

Kalemi kişisel olarak da kullanıyorsanız yalnızca işletme kısmı sayılır. CRA'nın örneği, bir aracın indirimini işletme kilometresinin toplam kilometreye oranına göre böler. Açılış bakiyesini geçen yılın beyannamesi sağlar. Bkz. amortisman indirimi (CCA) ve yıl sonundan önce ekipman almak.

GST/HST için ve T4A gibi belgeler için ne vermeliyim?

GST/HST'ye kayıtlıysanız satış ve alım faturalarını, beyannamelerinizin çalışma kopyalarını ve girdi vergisi kredilerinizi destekleyen tedarikçi faturalarını verin. CRA bunları genellikle altı yıl boyunca saklanacak kayıtlar olarak sıralar. Kayıtlı olup olmadığınızdan emin değilseniz bunu söyleyin; çünkü işi değiştirir. Bkz. GST/HST için ne zaman kayıt yaptırılır.

Aldığınız her belgeyi verin. T4A'da ödeme yapan, GST/HST veya eyalet satış vergisi olmadan hizmet bedellerini 048 kutusunda, serbest çalışma komisyonlarını 020 kutusunda bildirir. Bu yüzden belge faturalarınızdan düşük olabilir. CRA idari politikası uyarınca ödeme yapan genellikle vergi kesilmişse veya takvim yılındaki ödemeler $500 tutarını aşıyorsa belge düzenler; bu yüzden küçük bir müşteri hiç göndermeyebilir. CRA, tüm gelirinizi beyan etmeniz gerektiğini söyler; dolayısıyla her müşteri iki durumda da kayıtlarınızda yer almalıdır. Faturalarınızla uyuşmayan bir belge için bkz. işletme beyanınızdaki hizmet bedelleri belgesi.

Muhasebecimin CRA hesabımı görmesine nasıl izin veririm?

Muhasebeciyi temsilci olarak yetkilendirin. Kişisel hesabınız için My Account'a giriş yapın, Profile'ı açın ve yetkili temsilciler altında bir temsilci ekleyin (CRA). İşletme hesabı için My Business Account'ı kullanın; önce bir işletme numarasına ihtiyacınız var.

Temsilci kimliği (RepID) olan bir muhasebeci bunun yerine Represent a Client üzerinden talep gönderebilir ve siz hesabınızda onaylar veya reddedersiniz. Erişim düzeyini siz seçersiniz: düzey 1 yalnızca bilgidir; düzey 2 belirli hesap değişikliklerini ekler. Çevrimdışı erişim için Form AUT-01'i imzalayın ve imzadan sonra altı ay içinde formda yazılı CRA vergi merkezine gönderin. Bu form, muhasebecinin CRA ile telefonla, postayla, faksla veya yüz yüze işlem yapmasına izin verir; çevrimiçi erişim sağlamaz. Yardım almanın gerekli olup olmadığı ne zaman vergi muhasebecisine ihtiyaç duyulur rehberinde ele alınır.

Örnek

Bu örnekler Kanada dolarını ve yuvarlak rakamları kullanır.

Ev ofisi

Serbest çalışan bir yazar, 90 m²'lik evinde 15 m²'lik bir odayı yıl boyu yalnızca iş için kullanıyor ve burası ana çalışma alanı. Yılda ısınma, elektrik, sigorta ve emlak vergisi için C$6.000 ödüyor. Çalışma alanı evin altıda biri olduğundan, gelir sınırından önce yaklaşık C$1.000 işletme payıdır. Alan rakamlarını ve faturaları getiriyor.

Araç

Bir müteahhit yıl içinde 15.000 km kullanıyor ve bunun 12.000 km'si iş için. Yakıt, sigorta ve onarım için C$6.000 harcıyor. İşletme kullanımı %80 olduğundan işletme payı C$4.800. Yıl başı ve yıl sonu kilometre sayacı okumalarını ve seyahat kaydını getiriyor.

Faturalarla uyuşmayan banka girişleri

Bir tasarımcı C$60.000 fatura kesti. Bir müşteri hâlâ C$8.000 borçlu olduğu ve bir platform C$2.000 ücret kestiği için banka girişleri toplam C$50.000. Muhasebeci üçünü eşleştirebilsin diye fatura listesini, ödeme raporlarını ve hesap özetlerini getiriyor.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Kayıtlarınız birkaç yılı kapsıyor veya hiçbir şey düzenli değil: bkz. gecikmiş kayıtların tamamlanması ve hesap özetlerinden kayıtları yeniden kurmak. Kayıtları yeniden kurma yardımı alın; önceki yılların önce yapılıp yapılmayacağına karar verme yardımı alın.
• Kayıtlarınızı işletme dışından biri ilk kez görüyor veya seyahat kaydınız ya da ev alanı rakamlarınız yok: CRA kilometre kaydı rehberini ve evin işletme amaçlı kullanımını kullanın, ardından her karma kullanımlı giderin nasıl bölüneceğine karar verme yardımı alın.
• Bir CRA yazısı kayıtlarınızı istiyor: CRA inceleme veya denetim yazısı gelince ne yapılır ve makbuzsuz işletme giderleri rehberlerini okuyun, cevap vermeden önce yardım alın.
• Önceki beyannameler hiç verilmedi: bkz. verilmemiş beyannamelerin tamamlanması ve eksik beyannameleri verme yardımı alın.
• Bunların hepsini her yıl toplamak istemiyorsunuz: bkz. muhasebe kayıtlarını kendiniz tutmak veya muhasebe sorumlusu tutmak, ardından muhasebe kayıtları yardımı alın.
• Kira geliriniz de var veya bir ortağınız var: bkz. kira geliri veya ortaklık mı şirket mi. Kira kayıtlarını ayrı getirin; ortaklık için mali tablolarını ve varsa T5013 belgesini getirin. Hangi formların uygulandığını muhasebeci kontrol eder.
• Artık bir şirketiniz var: bkz. şahıs işletmesini şirketleştirdikten sonra muhasebe kayıtları ve şirket vergisi yardımı alın.
• Müşterilerinize ABD doları ile fatura kesiyorsunuz veya ABD vatandaşısınız: bkz. ABD doları satışları ve pazaryeri ödemeleri veya Kanada'daki Amerikalılar için ABD serbest çalışma vergisi mi CPP mi; sınır ötesi vergi yardımı alın.
• Québec'te yaşıyorsunuz: bu sayfa federal kayıtları kapsar. Québec kendi vergi yasalarını yönetir; bu yüzden mukimler ayrı bir eyalet beyannamesi vermek zorunda kalabilir ve fiziksel olarak Québec'te bulunan bir işletme GST/HST'yi Revenu Québec'e bildirir. Bkz. ne zaman vergi muhasebecisine ihtiyaç duyulur.
• Bir muhasebecinin ne kadara mal olduğunu öğrenmek istiyorsunuz: bkz. serbest çalışan beyannamesi için muhasebeci maliyeti.