سجلات ⁦T2125⁩: ما الذي تسلّمه لمحاسبك في نهاية السنة

ماذا أسلّم لمحاسبي من أجل النموذج ⁦T2125⁩ في نهاية السنة؟

سلّم المحاسب دليلًا على كل دولار حققته المنشأة أو أنفقته أو لا تزال مدينة به خلال السنة، وهي عادة من 1 يناير إلى 31 ديسمبر، إضافة إلى الأرقام التي تقوم عليها أي تكلفة تتقاسمها مع حياتك الشخصية. والنموذج ⁦T2125⁩ هو نموذج وكالة الإيرادات الكندية (CRA) المسمى بيان الأنشطة التجارية أو المهنية، وفيه يُبلغ صاحب المنشأة الفردية عن دخل منشأته ونفقاتها. وتقول CRA إنك ملزم قانونًا بالاحتفاظ بسجلات جميع معاملاتك التي تدعم مطالباتك بالدخل والنفقات، وإن العاملين لحسابهم الخاص يعتمدون عمومًا 31 ديسمبر نهايةً للسنة. ولا ترسل السجلات مع إقرارك؛ بل تحتفظ بها تحسبًا لطلب CRA لها.

تكون السنة بسيطة عندما يوجد كل صف من الجدول وتغطي السجلات السنة كلها. ولا تكون بسيطة عندما تتأخر الدفاتر أشهرًا أو سنوات، أو لا يوجد سجل رحلات أو رقم لمساحة المنزل، أو وصل خطاب من CRA، أو لم تُقدَّم إقرارات سابقة قط، أو كانت هذه أول مرة يطّلع فيها شخص من خارج المنشأة على السجلات. وهذه الحالات تحتاج إلى من يحدد ما الناقص وهل يجب إعادة بناء السنوات السابقة قبل هذا الإقرار.

من أين أبدأ إذا كان كل شيء غير مرتب؟

ابدأ بكشوف الحسابات وقائمة العملاء الذين دفعوا لك؛ وأضف الباقي كلما وجدته.

1. اكتب قائمة بكل حساب وبطاقة تعاملت بها المنشأة خلال السنة، بما فيها الشخصية، ونزّل كشوف كل شهر من السنة لكل منها.
2. اكتب قائمة بكل عميل ومنصة دفعت لك. واحصل من كل منها على قائمة الفواتير أو تقرير الدفعات.
3. اجمع كل إيصال لديك. ولا تتخلص من الإيصالات التي لا تعرف إلى أين تنتمي.
4. دوّن قراءة عداد المسافة اليوم مع التاريخ. وإن لم تكن لديك قراءة من بداية السنة، فاذكر ذلك.
5. قِس مساحة مكان العمل ومساحة المنزل كله.
6. سلّم نسخًا مع قائمة قصيرة بما لم تجده، واحتفظ بالأصول.

أخبر المحاسب إن بدأت المنشأة أو توقفت خلال السنة، أو إن كانت تعتمد نهاية سنة مختلفة من قبل. ولمعرفة جرد المخزون وتقييمه، راجع تكلفة البضاعة المباعة لصاحب المنشأة الفردية.

ما سجلات الدخل التي أحتاج إليها: الفواتير أم الإيداعات المصرفية أم تقارير الدفعات أم الكشوف؟

احتفظ بمستند أصلي لكل عملية بيع. تقول CRA إن سجلات الدخل يجب أن تُظهر تاريخ الدخل ومبلغه ومصدره، ومدعومة بمستندات أصلية مثل فواتير المبيعات والإيصالات وقسائم الإيداع المصرفي وكشوف الأتعاب والعقود.

الإيداعات وحدها لا تكفي. فقد يكون الإيداع صافيًا بعد رسوم المنصة، وقد يجمع عدة فواتير، وقد يكون مالًا من عندك نقلته بين حساباتك، ولا يُظهر فاتورة ما زالت غير مدفوعة. وهذه النقطة الأخيرة مهمة لأن معظم العاملين لحسابهم الخاص يجب أن يُبلغوا عن الدخل في الفترة التي يكسبونه فيها، بغض النظر عن وقت استلامه. والمزارعون والصيادون ووكلاء العمولة فقط يجوز لهم اختيار الإبلاغ عند القبض. راجع الأساس النقدي أم أساس الاستحقاق لمعرفة السنة التي تنتمي إليها كل عملية بيع. وإذا كنت مسجَّلًا في ⁦GST/HST⁩، فإن مبيعاتك تشمل الضريبة التي حصّلتها أو التي تُستحق لك. أظهر أي ضريبة فُرضت منفصلة عن أتعابك، وضع علامة على المبيعات التي لم تُفرض عليها ضريبة.

المنصات التي تشملها قواعد CRA للمنصات الرقمية تبلّغ CRA بدفعاتك وتعطيك نسخة مما أبلغت عنه كل سنة. أحضرها مع تقارير الدفعات؛ راجع دليل إبلاغ المنصات الرقمية.

ما سجلات النفقات التي تتوقعها CRA، وماذا لو لم يكن لدي إيصال؟

احتفظ بإيصال أو مستند آخر لكل عملية شراء للمنشأة. تقول CRA إنه يجب الحصول دائمًا على إيصالات أو مستندات أخرى عندما تشتري شيئًا للمنشأة. ويجب أن يُظهر الإيصال التاريخ واسم البائع وعنوانه ووصف ما اشتريته. واحتفظ أيضًا بنسخ قسائم الإيداع والكشوف المصرفية والشيكات الملغاة (سجلات الأعمال).

إذا لم يعطك البائع إيصالًا، تقول CRA أن تكتب في دفتر نفقاتك اسم البائع وعنوانه والمبلغ المدفوع وتاريخ الدفع وتفاصيل المعاملة. ويمكن أن يكون الدفتر جدول بيانات أو دفتر ملاحظات. وسطر الكشف يبيّن أن المال خرج، لا ما اشتراه، فاكتب الغرض بجانب كل سطر تجاري. وتجد النفقات دون إيصال في نفقات المنشأة دون إيصالات.

فخان:

• اختلاط الإنفاق ببطاقة شخصية. أرفق تلك الكشوف وحدد الأسطر التجارية. الجزء التجاري وحده قابل للخصم.
• الوجبات والترفيه. سلّم الإيصالات الكاملة. فالخصم محدود عمومًا بنسبة ⁦50%⁩ من المبلغ.

تجد في أي سطر يُدرج كل مصروف في أسطر النفقات للعاملين لحسابهم الخاص، وهل تُقبل التكلفة في النفقات التجارية التي تقبلها CRA.

كم أحتفظ بسجلاتي، وأين؟

احتفظ بالسجلات مدة ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تخصها، في مقر منشأتك أو في مسكنك في كندا (CRA). وتذكر CRA استثناءات:

احتفظ أيضًا بسجلات إقرارات ⁦GST/HST⁩ التي لم تُقدَّم، حتى لو انتهت فتراتها قبل أكثر من ست سنوات (CRA).

إتلاف السجلات مبكرًا يتطلب إذنًا كتابيًا من CRA على النموذج ⁦T137⁩. والسجلات الإلكترونية المحفوظة خارج كندا تحتاج إلى إذن أيضًا. سلّم المحاسب نسخًا واحتفظ بالأصول بنفسك: فواجب الاحتفاظ بها عليك.

كيف أقسّم تكلفة أستخدمها للعمل وللحياة الشخصية، مثل الهاتف أو الإنترنت أو المستلزمات؟

طالب بالجزء التجاري فقط. تقول CRA إنك، لأنك لا تستطيع خصم النفقات الشخصية، تُدخل الجزء التجاري فقط من النفقات في النموذج ⁦T2125⁩. اعتمد أساسًا معقولًا تستطيع شرحه، وطبّقه بالطريقة نفسها على كل فاتورة في السنة، واحتفظ بالحساب، وأخبر المحاسب إن تغير استخدامك.

ماذا أسلّم عن سيارتي؟

سلّم إجمالي الكيلومترات المقطوعة، والكيلومترات المقطوعة للعمل، وإيصالات تشغيل السيارة. تقول CRA أن تحتفظ بسجل إجمالي الكيلومترات والكيلومترات التي تقطعها لكسب الدخل، وأن تدوّن تاريخ كل رحلة تجارية ووجهتها وغرضها ومسافتها، وأن تسجل قراءة عداد المسافة في بداية الفترة المالية ونهايتها. ونفقات المركبات قابلة للخصم فقط عندما تكون معقولة وموثقة بإيصالات. والحصة التجارية هي الكيلومترات التجارية مقسومة على إجمالي الكيلومترات.

إذا كنت تستخدم سجل عينة لثلاثة أشهر بدلًا من سجل سنة كاملة، فأحضر معه سجل السنة الكاملة الذي تستند إليه. ومتى تُسمح العينة وما الذي يجب أن يُظهره السجل تجده في دليل CRA لسجل المركبة.

إذا لم يكن هناك سجل، فأخبر المحاسب وابدأ سجلًا الآن. السجل الذي يُكتب لاحقًا من الذاكرة إعادة بناء، ويحتاج المحاسب إلى أن يعرف أيهما في الملف. والسيارة التي اشتُريت خلال السنة تدخل أيضًا في قسم المعدات أدناه.

ماذا أسلّم عن مكتبي المنزلي؟

سلّم مساحة مكان العمل ومساحة المنزل كله وفواتير المنزل للسنة. وإذا كان المكان شخصيًا أيضًا، فأضف عدد الساعات اليومية التي يُستخدم فيها للعمل، وقل إن كانت المنشأة تعمل جزءًا من الأسبوع أو السنة فقط؛ إذ تقول CRA إنه يجب تخفيض المطالبة وفق ذلك. وتسمح CRA بالمطالبة عندما يكون المكان مكان عملك الرئيسي، أو عندما تستخدمه فقط لكسب دخل المنشأة وتلتقي فيه بانتظام بالعملاء أو الزبائن أو المرضى. ويُحسب الجزء التجاري على أساس معقول، مثل مساحة مكان العمل مقسومة على المساحة الكلية للمنزل.

أحضر فواتير التدفئة والكهرباء وتأمين المنزل ومواد التنظيف، إضافة إلى ضريبة العقار وفوائد الرهن العقاري، أو إيجارك. ولا يجوز أن تزيد المطالبة على صافي دخل المنشأة قبل هذه النفقات، ولا أن تنشئ خسارة أو تزيدها. وتذكر CRA أيضًا خصم تكلفة الأصول الرأسمالية (CCA) على الجزء التجاري من منزل تملكه، لكنها تقول إن قواعد الربح الرأسمالي واسترداد الخصم تنطبق إذا خصمته ثم بعت المنزل لاحقًا. أخبر المحاسب إن كنت تملك المنزل، ليُحسم الأمر قبل المطالبة بأي شيء. وتجد المطالبة الكاملة وحدودها في استخدام المنزل للعمل للعاملين لحسابهم الخاص.

ماذا أسلّم عن المعدات والمشتريات الكبيرة الأخرى؟

سلّم فاتورة الشراء لكل بند، وأخبر المحاسب بما بعته. تقول CRA إنك لا تستطيع خصم تكلفة الممتلكات الرأسمالية عند شرائها؛ بل تطالب بخصم تكلفة الأصول الرأسمالية (CCA) بدلًا من ذلك. وتقول أيضًا أن تحتفظ بسجل للممتلكات التي اشتريتها وبعتها، يبيّن من باعك الممتلكات وتكلفتها وتاريخ شرائها.

إذا استخدمت البند لأغراض شخصية أيضًا، فلا يُحتسب إلا الجزء التجاري. ويقسّم مثال CRA خصم السيارة على أساس الكيلومترات التجارية إلى إجمالي الكيلومترات. ويوفر إقرار السنة الماضية الرصيد الافتتاحي. راجع خصم تكلفة الأصول الرأسمالية وشراء المعدات قبل نهاية السنة.

ماذا أسلّم عن ⁦GST/HST⁩ وعن الكشوف مثل ⁦T4A⁩؟

إذا كنت مسجَّلًا في ⁦GST/HST⁩، فسلّم فواتير المبيعات والمشتريات، ونسخ العمل من إقراراتك، وفواتير الموردين التي تدعم ائتمانات ضريبة المدخلات. وتعدّ CRA هذه سجلات يجب الاحتفاظ بها، عادةً لمدة ست سنوات. وإذا لم تكن متأكدًا من تسجيلك، فقل ذلك لأنه يغير العمل؛ راجع متى تسجل في ⁦GST/HST⁩.

سلّم كل كشف وصلك. في كشف ⁦T4A⁩ تبلّغ الجهة الدافعة عن أتعاب الخدمات في الخانة 048 وعمولات العمل الحر في الخانة 020، دون ⁦GST/HST⁩ أو ضريبة المبيعات الإقليمية. لذلك قد يكون الكشف أقل من فواتيرك. وبحسب سياسة CRA الإدارية، تصدر الجهة الدافعة كشفًا عمومًا عندما تُستقطع ضريبة أو عندما تتجاوز المدفوعات في السنة التقويمية 500 دولار، فقد لا يرسل عميل صغير أي كشف. وتقول CRA إنه يجب أن تبلّغ عن كل دخلك، فكل عميل مكانه في سجلاتك في الحالتين. وتجد الكشف الذي لا يطابق فواتيرك في كشف أتعاب الخدمات في بيان منشأتك.

كيف أتيح لمحاسبي الاطلاع على حسابي لدى CRA؟

فوّض المحاسب كممثل. بالنسبة إلى حسابك الشخصي، سجّل الدخول إلى حساب CRA الإلكتروني (My Account)، وافتح الملف الشخصي (Profile) وأضف ممثلًا ضمن الممثلين المفوضين (CRA). وبالنسبة إلى حساب المنشأة، استخدم حساب الأعمال الإلكتروني (My Business Account)؛ وتحتاج أولًا إلى رقم النشاط التجاري.

ويستطيع المحاسب الذي لديه رقم تعريف الممثل (RepID) أن يرسل طلبًا من خلال خدمة «تمثيل العميل» (Represent a Client)، فتقوم أنت بـقبوله أو رفضه في حسابك. وأنت تختار المستوى: المستوى 1 للمعلومات فقط؛ والمستوى 2 يضيف تغييرات معينة على الحساب. وللوصول دون اتصال بالإنترنت، وقّع النموذج ⁦AUT-01⁩ وأرسله إلى مركز الضرائب التابع لـ CRA المذكور في النموذج خلال ستة أشهر من التوقيع. يتيح ذلك للمحاسب التعامل مع CRA بالهاتف أو البريد أو الفاكس أو شخصيًا، دون وصول إلكتروني. وتجد مسألة الاستعانة بمساعدة أصلًا في متى تحتاج إلى محاسب ضرائب.

مثال

تستخدم هذه الأمثلة الدولار الكندي وأرقامًا مقرَّبة.

المكتب المنزلي

كاتبة مستقلة تستخدم غرفة مساحتها 15 مترًا مربعًا للعمل فقط، طوال السنة، في منزل مساحته 90 مترًا مربعًا، وهي مكان عملها الرئيسي. تدفع 6,000 دولار كندي في السنة للتدفئة والكهرباء والتأمين وضريبة العقار. مساحة مكان العمل سدس مساحة المنزل، فيكون نحو 1,000 دولار كندي هو الحصة التجارية، قبل حد الدخل. وتحضر أرقام المساحات والفواتير.

السيارة

مقاول يقطع 15,000 كم في السنة، منها 12,000 كم للعمل. ينفق 6,000 دولار كندي على الوقود والتأمين والإصلاحات. الاستخدام التجاري ⁦80%⁩، فتكون الحصة التجارية 4,800 دولار كندي. ويحضر قراءتي عداد المسافة في بداية السنة ونهايتها وسجل رحلاته.

إيداعات لا تطابق الفواتير

أصدرت مصممة فواتير بقيمة 60,000 دولار كندي. مجموع إيداعاتها 50,000 دولار كندي، لأن عميلًا ما زال مدينًا لها بـ8,000 دولار كندي، ولأن منصة احتجزت 2,000 دولار كندي رسومًا. وتحضر قائمة الفواتير وتقارير الدفعات والكشوف المصرفية ليربط المحاسب بين الثلاثة.

هل وضعك مختلف؟

• سجلاتك تغطي عدة سنوات، أو لا شيء منظم: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة وإعادة بناء الدفاتر من كشوف الحسابات المصرفية. واحصل على مساعدة في إعادة بناء الدفاتر، ومساعدة في تحديد ما إذا كان يجب إنجاز السنوات السابقة أولًا.
• هذه أول مرة يطّلع فيها شخص من خارج المنشأة على سجلاتك، أو ليس لديك سجل رحلات أو أرقام مساحة المنزل: استخدم دليل CRA لسجل المركبة واستخدام المنزل للعمل، ثم احصل على مساعدة في تحديد كيفية تقسيم كل تكلفة مختلطة.
• خطاب من CRA يطلب سجلاتك: اقرأ ماذا تفعل عندما ترسل CRA خطاب مراجعة أو تدقيق ونفقات المنشأة دون إيصالات، واحصل على مساعدة قبل أن ترد.
• لم تُقدَّم إقرارات سابقة قط: راجع استكمال الإقرارات غير المقدّمة واحصل على مساعدة في تقديم الإقرارات الناقصة.
• تفضّل ألا تجمع كل هذا كل سنة: راجع مسك دفاترك بنفسك أو توظيف مسؤول مسك الدفاتر، ثم احصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• لديك أيضًا دخل إيجار أو شريك: راجع دخل الإيجار أو الشراكة أم الشركة. أحضر سجلات الإيجار منفصلة، وفي حالة الشراكة قوائمها المالية وأي كشف ⁦T5013⁩؛ ويتحقق المحاسب من النماذج المنطبقة.
• لديك الآن شركة: راجع الدفاتر بعد تأسيس شركة من منشأة فردية واحصل على مساعدة في ضرائب الشركات.
• تصدر فواتير لعملائك بالدولار الأمريكي، أو أنت مواطن أمريكي: راجع المبيعات بالدولار الأمريكي ودفعات المنصات أو ضريبة العمل الحر الأمريكية أم CPP للأمريكيين في كندا، واحصل على مساعدة في الضرائب العابرة للحدود.
• تعيش في كيبك: تغطي هذه الصفحة السجلات الفيدرالية. تدير كيبك قوانينها الضريبية بنفسها، لذلك قد يلزم المقيمون تقديم إقرار إقليمي منفصل، والمنشأة الموجودة فعليًا في كيبك تقدّم ⁦GST/HST⁩ إلى Revenu Québec. راجع متى تحتاج إلى محاسب ضرائب.
• تريد أن تعرف كم يكلف المحاسب: راجع تكلفة المحاسب لإقرار العامل لحسابه الخاص.