T2125 준비 서류: 연말에 회계사에게 줄 자료

연말에 Form T2125를 위해 회계사에게 무엇을 줘야 하나요?

회계사에게는 한 해(보통 1월 1일부터 12월 31일까지) 동안 사업이 번 돈, 쓴 돈, 아직 갚아야 할 돈을 모두 보여 주는 증빙과, 개인 생활과 함께 쓰는 비용의 근거 수치를 주세요. Form T2125는 개인사업자가 사업 소득과 비용을 신고하는 CRA(캐나다 국세청)의 양식으로, 사업·전문직 소득 명세서(Statement of Business or Professional Activities)입니다. CRA는 소득과 비용 공제를 뒷받침하는 모든 거래의 기록을 법적으로 보관해야 하며, 자영업자는 보통 12월 31일을 결산일로 쓴다고 안내합니다. 기록은 신고서와 함께 보내지 않고, CRA가 요청할 때를 대비해 보관합니다.

모든 항목이 있고 기록이 한 해 전체를 다루면 그해는 간단합니다. 장부가 몇 달 또는 몇 해 밀려 있거나, 이동 일지나 집 면적 자료가 없거나, CRA 서신이 도착했거나, 이전 신고서를 제출한 적이 없거나, 사업 밖의 누군가가 기록을 처음 보는 경우에는 간단하지 않습니다. 이런 경우에는 무엇이 빠졌는지, 이번 신고서에 앞서 이전 연도를 다시 만들어야 하는지 판단할 사람이 필요합니다.

아무것도 정리되어 있지 않다면 어디서 시작하나요?

명세서와 대금을 지급한 고객 목록부터 시작하고, 나머지는 찾는 대로 더하세요.

1. 그해 사업에 쓴 계좌와 카드를 개인 계좌까지 모두 적고, 계좌마다 그해 모든 달의 명세서를 내려받으세요.
2. 대금을 지급한 고객과 플랫폼을 모두 적고, 각각의 청구서 목록이나 정산 내역서를 받으세요.
3. 가지고 있는 영수증을 모두 모으세요. 어디에 쓴 것인지 모르겠는 영수증도 버리지 마세요.
4. 오늘 주행거리계 수치와 날짜를 적으세요. 연초 수치가 없으면 없다고 밝히세요.
5. 작업 공간과 집 전체의 면적을 재세요.
6. 찾지 못한 자료의 간단한 목록과 함께 사본을 전달하고, 원본은 직접 보관하세요.

사업이 연중에 시작되었거나 끝났거나 이전에 다른 결산일을 썼다면 회계사에게 알리세요. 재고 조사와 평가는 개인사업자의 매출원가를 참고하세요.

어떤 소득 기록이 필요한가요: 청구서, 은행 입금, 정산 내역서, 명세서?

매출마다 원본 서류를 보관하세요. CRA는 소득 기록에 소득의 날짜, 금액, 출처가 나타나야 하며, 판매 청구서, 영수증, 은행 입금 전표, 수수료 명세서, 계약서 같은 원본이 이를 뒷받침해야 한다고 설명합니다.

입금 내역만으로는 충분하지 않습니다. 입금액은 플랫폼 수수료를 뺀 금액일 수 있고, 여러 청구서를 묶은 금액일 수 있고, 본인 계좌 사이를 옮긴 본인 돈일 수 있으며, 아직 받지 못한 청구서는 보여 주지 못합니다. 마지막 점이 중요한 이유는 대부분의 자영업자가 돈을 받은 시점과 관계없이 소득이 발생한 기간에 신고해야 하기 때문입니다. 농업인, 어업인, 수수료 대리인만 돈을 받을 때 신고하도록 선택할 수 있습니다. 매출이 어느 해에 속하는지는 현금주의냐 발생주의냐를 참고하세요. GST/HST에 등록했다면 매출에는 징수했거나 받을 세금이 포함됩니다. 부과한 세금은 수수료와 따로 표시하고, 세금을 부과하지 않은 매출은 표시하세요.

CRA의 디지털 플랫폼 규정이 적용되는 플랫폼은 정산금을 CRA에 보고하고 매년 보고한 내용의 사본을 줍니다. 정산 내역서와 함께 가져오세요. 디지털 플랫폼 보고 가이드를 참고하세요.

CRA는 어떤 비용 기록을 기대하나요? 영수증이 없으면 어떻게 하나요?

사업 구매마다 영수증이나 다른 증빙을 보관하세요. CRA는 사업용으로 물건을 살 때 항상 영수증이나 다른 증빙을 받으라고 안내합니다. 영수증에는 날짜, 판매자의 이름과 주소, 구매한 물건의 설명이 나와야 합니다. 입금 전표 사본, 은행 명세서, 취소된 수표도 보관하세요(사업 기록).

판매자가 영수증을 주지 않으면 CRA는 판매자의 이름과 주소, 지급 금액, 지급일, 거래 내용을 비용 장부에 적으라고 안내합니다. 스프레드시트나 노트를 비용 장부로 쓸 수 있습니다. 명세서의 한 줄은 돈이 나갔다는 사실만 보여 줄 뿐 무엇을 샀는지는 보여 주지 않으므로, 사업 관련 줄마다 옆에 목적을 적으세요. 영수증이 없는 비용은 영수증 없는 사업 비용에서 다룹니다.

함정이 두 가지 있습니다.

• 개인 카드 사용이 섞인 경우. 그 명세서도 포함하고 어느 줄이 사업용인지 표시하세요. 사업 부분만 공제됩니다.
• 식비와 접대비. 영수증 전체를 주세요. 공제는 일반적으로 금액의 50%로 제한됩니다.

각 비용이 어느 줄에 들어가는지는 자영업자의 비용 항목에, 비용을 인정받을 수 있는지는 CRA가 인정하는 사업 비용에 나와 있습니다.

기록은 얼마나 오래, 어디에 보관하나요?

기록은 관련된 마지막 과세연도 말부터 6년 동안 캐나다 내 사업장이나 주거지에 보관하세요(CRA). CRA가 정한 예외는 다음과 같습니다.

신고하지 않은 GST/HST 신고서의 기록도, 해당 기간이 6년보다 오래 전에 끝났더라도 보관하세요(CRA).

기록을 일찍 폐기하려면 Form T137로 CRA의 서면 허가를 받아야 합니다. 캐나다 밖에 보관하는 전자 기록도 허가가 필요합니다. 회계사에게는 사본을 주고 원본은 직접 보관하세요. 보관 의무는 본인에게 있습니다.

휴대폰, 인터넷, 소모품처럼 사업과 개인 용도로 함께 쓰는 비용은 어떻게 나누나요?

사업 부분만 공제하세요. CRA는 개인 비용은 공제할 수 없으므로 Form T2125에는 비용 중 사업 부분만 기재하라고 안내합니다. 설명할 수 있는 합리적인 기준을 쓰고, 그해 모든 청구서에 같은 방식으로 적용하고, 계산 근거를 보관하세요. 사용 비율이 바뀌면 회계사에게 알리세요.

차량에 대해서는 무엇을 주나요?

총 주행 킬로미터, 사업용으로 운전한 킬로미터, 차량 운영 영수증을 주세요. CRA는 총 주행 킬로미터와 소득을 얻기 위해 운전한 킬로미터를 기록하고, 사업상 이동마다 날짜, 목적지, 목적, 거리를 적고, 회계기간 시작과 끝의 주행거리계 수치를 기록하라고 안내합니다. 차량 비용은 합리적이고 영수증으로 뒷받침될 때만 공제됩니다. 사업 비율은 사업 킬로미터를 총 킬로미터로 나눈 값입니다.

한 해 전체 일지 대신 3개월 표본 일지를 쓴다면, 그 기준이 되는 한 해 전체 일지도 함께 가져오세요. 표본을 쓸 수 있는 경우와 일지에 들어가야 할 내용은 CRA 차량 운행 일지 안내에 나와 있습니다.

일지가 없다면 회계사에게 알리고 지금부터 쓰기 시작하세요. 나중에 기억에 의존해 쓴 일지는 재구성한 기록이며, 회계사는 파일에 어느 쪽이 들어 있는지 알아야 합니다. 그해 구입한 차량은 아래 장비 항목에도 넣습니다.

자택 사무실에 대해서는 무엇을 주나요?

작업 공간 면적, 집 전체 면적, 그해 주거비 청구서를 주세요. 공간을 개인 용도로도 쓴다면 하루 중 사업에 쓴 시간을 더하고, 사업을 한 주나 한 해의 일부만 했다면 알려 주세요. CRA는 그에 맞게 공제액을 줄이라고 안내합니다. CRA는 그 공간이 주된 사업 장소이거나, 사업 소득을 얻는 용도로만 쓰면서 고객이나 환자를 정기적으로 만나는 장소일 때 공제를 허용합니다. 사업 부분은 작업 공간 면적을 집 전체 면적으로 나누는 것처럼 합리적인 기준으로 계산합니다.

난방, 전기, 주택 보험, 청소용품 청구서와 재산세, 주택담보대출 이자 또는 월세를 가져오세요. 공제액은 이 비용을 빼기 전 사업 순소득을 넘을 수 없고 손실을 만들거나 키울 수도 없습니다. CRA는 소유한 집의 사업 부분에 대한 자본비용 공제(CCA)도 언급하지만, 이를 공제했다가 나중에 집을 팔면 양도소득과 환입 규정이 적용된다고 안내합니다. 집을 소유하고 있다면 회계사에게 알려 공제 전에 결정하도록 하세요. 전체 공제와 한도는 자영업자의 자택 사무실 공제에 있습니다.

장비와 그 밖의 큰 구매에 대해서는 무엇을 주나요?

물품마다 구매 청구서를 주고 판매한 것이 있으면 회계사에게 알려 주세요. CRA는 자본 자산의 비용은 구입할 때 공제할 수 없고 대신 자본비용 공제(CCA)를 청구한다고 설명합니다. 또한 구입하고 판매한 자산의 기록을 보관하되 누구에게서 샀는지, 비용, 구입일을 적으라고 안내합니다.

그 물품을 개인 용도로도 쓴다면 사업 부분만 인정됩니다. CRA의 예시는 차량의 공제액을 총 킬로미터 중 사업 킬로미터의 비율로 배분합니다. 기초 잔액은 전년도 신고서에서 가져옵니다. 자본비용 공제(CCA)와 연말 전 장비 구입을 참고하세요.

GST/HST와 T4A 같은 명세서에 대해서는 무엇을 주나요?

GST/HST에 등록했다면 매출·매입 청구서, 신고서 작업 사본, 매입세액공제를 뒷받침하는 공급업체 청구서를 주세요. CRA는 이를 보통 6년 동안 보관할 기록으로 나열합니다. 등록 여부가 확실하지 않다면 작업이 달라지므로 그렇게 알리세요. GST/HST 등록 시기를 참고하세요.

받은 명세서를 모두 주세요. T4A 명세서에서 지급자는 GST/HST나 주 판매세를 제외하고 용역 대가는 048번 칸, 자영업 수수료는 020번 칸에 보고합니다. 그래서 명세서 금액이 청구서보다 낮을 수 있습니다. CRA 행정 방침상 지급자는 보통 세금이 공제되었거나 역년 동안 지급액이 $500 초과일 때 명세서를 발행하므로, 소규모 고객은 보내지 않을 수 있습니다. CRA는 모든 소득을 신고해야 한다고 안내하므로, 어느 쪽이든 모든 고객이 기록에 있어야 합니다. 청구서와 맞지 않는 명세서는 사업 명세서의 용역 수수료 명세서에서 다룹니다.

CRA 계정을 회계사가 볼 수 있게 하려면 어떻게 하나요?

회계사를 대리인으로 지정하세요. 개인 계정은 My Account에 로그인해 Profile을 열고 authorized representatives에서 대리인을 추가합니다(CRA). 사업 계정은 My Business Account를 쓰며, 먼저 사업자 번호(BN)가 있어야 합니다.

대리인 ID(RepID)가 있는 회계사는 Represent a Client에서 요청을 보낼 수도 있으며, 본인은 계정에서 요청을 승인하거나 거부합니다. 접근 수준은 직접 정합니다. 1단계는 정보 열람만, 2단계는 일부 계정 변경이 추가됩니다. 오프라인 접근은 Form AUT-01에 서명하고, 서명일부터 6개월 이내에 양식에 적힌 CRA 세무센터로 보내세요. 이렇게 하면 회계사가 전화, 우편, 팩스, 방문으로 CRA와 업무를 처리할 수 있으며 온라인 접근은 되지 않습니다. 도움을 받을지 말지는 세무 회계사가 필요한 때에서 다룹니다.

예시

이 예시들은 캐나다 달러와 반올림한 숫자를 씁니다.

자택 사무실

프리랜서 작가는 90 m² 집에서 15 m² 방을 연중 내내 사업에만 쓰고, 이 방이 주된 작업 공간입니다. 난방, 전기, 보험, 재산세로 연간 C$6,000을 냅니다. 작업 공간은 집의 6분의 1이므로 소득 한도를 적용하기 전 사업 부분은 약 C$1,000입니다. 작가는 면적 수치와 청구서를 가져옵니다.

차량

도급업자는 한 해에 15,000 km를 운전했고 그중 12,000 km는 사업용입니다. 연료, 보험, 수리에 C$6,000을 썼습니다. 사업 사용은 80%이므로 C$4,800이 사업 부분입니다. 연초와 연말의 주행거리계 수치와 이동 일지를 가져옵니다.

청구서와 맞지 않는 입금

디자이너는 C$60,000을 청구했습니다. 한 고객이 아직 C$8,000을 내지 않았고 플랫폼이 수수료로 C$2,000을 떼어 가서 입금액 합계는 C$50,000입니다. 회계사가 세 가지를 맞춰 볼 수 있도록 청구서 목록, 정산 내역서, 은행 명세서를 가져옵니다.

상황이 다르다면?

• 기록이 여러 해에 걸쳐 있거나 정리된 것이 없다면: 밀린 장부 정리하기와 은행 명세서로 장부 다시 만들기를 참고하세요. 장부 재구성 도움을 받고, 이전 연도를 먼저 해야 하는지 판단하는 도움도 받으세요.
• 사업 밖의 누군가가 기록을 처음 보거나, 이동 일지나 집 면적 수치가 없다면: CRA 차량 운행 일지 안내와 자영업자의 자택 사무실 공제를 확인한 뒤, 혼용 비용을 어떻게 나눌지 판단하는 도움을 받으세요.
• CRA 서신이 기록을 요구한다면: CRA가 심사나 세무조사 서신을 보냈을 때 할 일과 영수증 없는 사업 비용을 읽고, 답변하기 전에 도움을 받으세요.
• 이전 신고서를 제출한 적이 없다면: 미제출 신고서 정리하기를 참고하고 누락된 신고서 제출 도움을 받으세요.
• 매년 이런 자료를 모으고 싶지 않다면: 직접 장부를 쓸지 장부 담당자를 둘지를 참고한 뒤 장부 관리 도움을 받으세요.
• 임대 소득이 있거나 동업자가 있다면: 임대 소득 또는 파트너십이냐 법인이냐를 참고하세요. 임대 기록은 따로 가져오고, 파트너십이라면 재무제표와 T5013 명세서도 가져오세요. 어떤 양식이 적용되는지는 회계사가 확인합니다.
• 이제 법인이 있다면: 개인사업을 법인으로 바꾼 뒤의 장부를 참고하고 법인 세금 도움을 받으세요.
• 고객에게 미국 달러로 청구하거나 미국 시민권자라면: 미국 달러 매출과 마켓플레이스 정산금 또는 캐나다에 사는 미국인의 미국 자영업세와 CPP를 참고하고 국경 간 세금 도움을 받으세요.
• 퀘벡 주에 산다면: 이 글은 연방 기록을 다룹니다. 퀘벡 주는 자체 세법을 운영하므로 거주자는 별도의 주 소득세 신고서를 제출해야 할 수 있고, 퀘벡 주에 실제로 사업장이 있는 사업체는 GST/HST를 Revenu Québec에 신고합니다. 세무 회계사가 필요한 때를 참고하세요.
• 회계사 비용이 궁금하다면: 자영업자 신고서 회계사 비용을 참고하세요.