רשומות ל-⁠⁦T2125⁩: מה למסור לרואה החשבון בסוף השנה

מה אני מוסר לרואה החשבון ל-⁠⁦T2125⁩ בסוף השנה?

מסרו לרואה החשבון הוכחה לכל דולר שהעסק הרוויח, הוציא או חייב במהלך השנה, בדרך כלל מ-⁠1 בינואר עד 31 בדצמבר, וגם את הנתונים שמאחורי כל עלות שאתם חולקים עם החיים הפרטיים. טופס ⁦T2125⁩ הוא טופס של CRA, דוח על פעילות עסקית או מקצועית, שבו בעל עסק יחידני מדווח על הכנסות והוצאות עסקיות. CRA קובעת שאתם חייבים לפי חוק לשמור רשומות של כל העסקאות שלכם שמגבות את תביעות ההכנסות וההוצאות, ושעצמאים משתמשים בדרך כלל בסוף שנה ב-⁠31 בדצמבר. את הרשומות לא שולחים עם הדוח; שומרים אותן למקרה ש-⁠CRA תבקש.

שנה פשוטה היא שנה שבה יש כל שורה והרשומות מכסות את כל השנה. שנה אינה פשוטה כשהספרים מפגרים בחודשים או בשנים, אין יומן נסיעות או נתון על שטח הבית, הגיע מכתב מ-⁠CRA, דוחות קודמים לא הוגשו, או שזו הפעם הראשונה שמישהו מחוץ לעסק רואה את הרשומות. במקרים כאלה מישהו צריך להחליט מה חסר ואם צריך לשחזר שנים קודמות לפני הדוח הזה.

מאיפה מתחילים אם שום דבר לא מסודר?

התחילו בדפי החשבון וברשימת הלקוחות ששילמו לכם; את השאר הוסיפו כשתמצאו אותו.

1. רשמו כל חשבון וכל כרטיס שהעסק נגע בהם במהלך השנה, כולל אישיים, והורידו לכל אחד מהם את כל דפי החשבון של החודשים בשנה.
2. רשמו כל לקוח וכל פלטפורמה ששילמו לכם. השיגו מכל אחד את רשימת החשבוניות או את דוח התשלומים.
3. אספו כל קבלה שיש לכם. אל תזרקו את אלה שאתם לא מצליחים לשייך.
4. רשמו את קריאת מד הקילומטראז׳ היום ואת התאריך. אם אין לכם קריאה מתחילת השנה, ציינו זאת.
5. מדדו את אזור העבודה ואת כל הבית.
6. מסרו עותקים, עם רשימה קצרה של מה שלא מצאתם, ושמרו את המקורות.

אמרו לרואה החשבון אם העסק התחיל או הפסיק לפעול במהלך השנה, או אם בעבר היה לו סוף שנה אחר. על ספירת המלאי והערכתו ראו עלות המכר לבעל עסק יחידני.

אילו רשומות הכנסה אני צריך: חשבוניות, הפקדות בבנק, דוחות תשלום או טפסי דיווח?

שמרו מסמך מקורי לכל מכירה. CRA קובעת שרשומות הכנסה חייבות להראות את התאריך, הסכום והמקור של ההכנסה, ושהן מגובות במסמכים מקוריים כמו חשבוניות מכירה, קבלות, שוברי הפקדה בבנק, דוחות עמלות וחוזים.

הפקדות לבדן אינן מספיקות. הפקדה יכולה להיות נטו אחרי עמלות פלטפורמה, יכולה לאגד כמה חשבוניות, יכולה להיות כסף שלכם שהועבר בין חשבונות, והיא לא מראה חשבונית שעדיין לא שולמה. הנקודה האחרונה חשובה כי רוב העצמאים חייבים לדווח על הכנסה בתקופה שבה הרוויחו אותה, בלי קשר למועד שבו קיבלו אותה. רק חקלאים, דייגים וסוכני עמלות רשאים לבחור לדווח כשמשולם להם. על השנה ששייכת למכירה ראו שיטת מזומן או צבירה. אם אתם רשומים ל-⁠⁦GST/HST⁩, המכירות שלכם כוללות את המס שגביתם או שמגיע לכם. הציגו מס שחויב בנפרד מהשכר שלכם, וסמנו מכירות שלא חויב בהן מס.

פלטפורמות שחלים עליהן כללי הפלטפורמות הדיגיטליות של CRA מדווחות ל-⁠CRA על התשלומים שלכם ונותנות לכם עותק של מה שדיווחו בכל שנה. הביאו אותו עם דוחות התשלום; ראו את מדריך הדיווח של פלטפורמות דיגיטליות.

אילו רשומות הוצאה CRA מצפה להן, ומה אם אין לי קבלה?

שמרו קבלה או שובר אחר לכל רכישה עסקית. CRA קובעת לקבל תמיד קבלות או שוברים אחרים כשקונים משהו לעסק. קבלה צריכה להראות את התאריך, את השם והכתובת של המוכר ותיאור של מה שנקנה. שמרו גם עותקים של שוברי הפקדה, דפי חשבון בנק וצ׳קים שבוטלו (רשומות עסקיות).

אם מוכר לא נותן לכם קבלה, CRA קובעת לרשום ביומן ההוצאות את השם והכתובת של המוכר, את הסכום ששולם, את תאריך התשלום ואת פרטי העסקה. מחברת או גיליון אלקטרוני יכולים לשמש יומן. שורה בדף חשבון מראה שכסף יצא, לא מה נקנה בו, ולכן כתבו ליד כל שורה עסקית את המטרה. הוצאות בלי קבלה מוסברות בהוצאות עסקיות ללא קבלות.

שתי מלכודות:

• הוצאות בכרטיס אישי שמעורבבות פנימה. צרפו את דפי החשבון האלה וסמנו אילו שורות עסקיות. רק החלק העסקי מותר בניכוי.
• ארוחות ובידור. מסרו את הקבלות המלאות. הניכוי מוגבל בדרך כלל ל-⁠⁦50%⁩ מהסכום.

באיזו שורה נרשמת כל הוצאה מוסבר בשורות ההוצאות של עצמאים בקנדה, והאם עלות מתקבלת מוסבר בהוצאות עסקיות ש-⁠CRA מקבלת.

כמה זמן אני שומר את הרשומות שלי, ואיפה?

שמרו רשומות שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהן מתייחסות אליה, במקום העסק או במגורים בקנדה (CRA). CRA מפרטת חריגים:

שמרו גם את הרשומות של דוחות ⁦GST/HST⁩ שלא הוגשו, אפילו כשהתקופות הסתיימו לפני יותר מ-שש שנים (CRA).

השמדת רשומות מוקדם דורשת רשות בכתב מ-⁠CRA בטופס ⁦T137⁩. גם רשומות אלקטרוניות שנשמרות מחוץ לקנדה דורשות רשות. מסרו לרואה החשבון עותקים ושמרו את המקורות בעצמכם: החובה לשמור אותם היא שלכם.

איך מחלקים עלות שאני משתמש בה גם לעסק וגם לצרכים אישיים, כמו טלפון, אינטרנט או חומרים?

תבעו רק את החלק העסקי. CRA קובעת שמכיוון שאי אפשר לנכות הוצאות אישיות, אתם מזינים בטופס ⁦T2125⁩ רק את החלק העסקי של ההוצאות. השתמשו בבסיס סביר שאתם יכולים להסביר, החילו אותו באותו אופן על כל חשבון בשנה, שמרו את החישוב, ועדכנו את רואה החשבון אם השימוש שלכם משתנה.

מה אני מוסר על הרכב שלי?

מסרו את סך הקילומטרים שנסעתם, את הקילומטרים שנסעתם לעסק ואת הקבלות על תפעול הרכב. CRA קובעת לנהל רישום של סך הקילומטרים ושל הקילומטרים שנוסעים כדי להפיק הכנסה, לציין תאריך, יעד, מטרה ומרחק של כל נסיעה עסקית, ולרשום את קריאת מד הקילומטראז׳ בתחילת תקופת הכספים ובסופה. הוצאות רכב מנוע מותרות בניכוי רק כשהן סבירות ומגובות בקבלות. החלק העסקי הוא הקילומטרים העסקיים חלקי סך הקילומטרים.

אם אתם משתמשים ביומן מדגם של שלושה חודשים במקום יומן של שנה מלאה, הביאו גם את יומן השנה המלאה שהוא מבוסס עליו. מתי מותר מדגם ומה היומן חייב להראות מוסבר במדריך יומן הנסיעות של CRA.

אם אין יומן, אמרו על כך לרואה החשבון והתחילו אחד עכשיו. יומן שנכתב בדיעבד מהזיכרון הוא שחזור, ורואה החשבון צריך לדעת איזה מהם נמצא בתיק. רכב שנקנה במהלך השנה נכנס גם לסעיף הציוד שלהלן.

מה אני מוסר על המשרד בבית?

מסרו את שטח אזור העבודה, את שטח הבית כולו ואת חשבונות הבית של השנה. אם המקום משמש גם לצרכים אישיים, הוסיפו כמה שעות ביום הוא משמש לעסק, וציינו אם העסק פעל רק חלק מהשבוע או מהשנה; CRA קובעת להקטין את התביעה בהתאם. CRA מתירה את התביעה כשהמקום הוא מקום העסק העיקרי שלכם, או כשאתם משתמשים בו רק כדי להפיק הכנסה עסקית ופוגשים בו באופן קבוע לקוחות או מטופלים. החלק העסקי מחושב על בסיס סביר, כמו שטח אזור העבודה חלקי השטח הכולל של הבית.

הביאו את החשבונות של חימום, חשמל, ביטוח בית וחומרי ניקוי, בנוסף למס רכוש וריבית משכנתה, או את שכר הדירה. התביעה לא יכולה לעלות על ההכנסה נטו של העסק לפני ההוצאות האלה, ולא יכולה ליצור הפסד או להגדיל אותו. CRA מונה גם ניכוי פחת קנדי (CCA) על החלק העסקי בבית שבבעלותכם, אבל קובעת שכללי רווח ההון והחזר הפחת חלים אם מנכים אותו ואחר כך מוכרים את הבית. אמרו לרואה החשבון אם הבית בבעלותכם, כדי שההחלטה תתקבל לפני שנתבע משהו. התביעה המלאה ומגבלותיה מוסברות בשימוש בבית לעסק של עצמאים.

מה אני מוסר על ציוד ורכישות גדולות אחרות?

מסרו חשבונית רכישה לכל פריט ואמרו לרואה החשבון מה מכרתם. CRA קובעת שאי אפשר לנכות את עלות נכס הון כשקונים אותו; תובעים במקום זאת ניכוי פחת קנדי (CCA). היא קובעת גם לנהל רישום של הנכסים שקניתם ומכרתם, שמראה מי מכר לכם את הנכס, את העלות ואת תאריך הרכישה.

אם אתם משתמשים בפריט גם באופן אישי, רק החלק העסקי נספר. הדוגמה של CRA מחלקת את הניכוי על רכב לפי קילומטרים עסקיים חלקי סך הקילומטרים. הדוח של השנה הקודמת נותן את יתרת הפתיחה. ראו ניכוי פחת קנדי (CCA) וקניית ציוד לפני סוף השנה.

מה אני מוסר על ⁦GST/HST⁩ ועל טפסי דיווח כמו ⁦T4A⁩?

אם אתם רשומים ל-⁠⁦GST/HST⁩ (מס מכירה קנדי), מסרו את חשבוניות המכירה והרכישה, את עותקי העבודה של הדוחות שלכם ואת חשבוניות הספקים שמגבות את זיכויי מס התשומות. CRA מפרטת אותם כרשומות לשמירה, בדרך כלל למשך שש שנים. אם אתם לא בטוחים אם אתם רשומים, אמרו זאת, כי זה משנה את העבודה; ראו מתי נרשמים ל-⁠⁦GST/HST⁩.

מסרו כל טופס דיווח שקיבלתם. בטופס ⁦T4A⁩ המשלם מדווח על שכר טרחה בעבור שירותים בתיבה 048 ועל עמלות של עצמאים בתיבה 020, ללא ⁦GST/HST⁩ או מס מכירה פרובינציאלי. לכן טופס יכול להיות נמוך מהחשבוניות שלכם. לפי מדיניות המינהל של CRA, משלם מנפיק טופס בדרך כלל כשנוכה מס או כשהתשלומים בשנת הקלנדר עוברים ⁦$500⁩, ולכן לקוח קטן עשוי לא לשלוח כלום. CRA קובעת שאתם חייבים לדווח על כל ההכנסה שלכם, ולכן כל לקוח שייך לרשומות שלכם בכל מקרה. טופס שלא תואם את החשבוניות שלכם מוסבר בטופס שכר טרחה על שירותים בדוח העסקי שלכם.

איך אני נותן לרואה החשבון לראות את חשבון ה-⁠CRA שלי?

הרשו לרואה החשבון כנציג. לחשבון האישי שלכם, היכנסו ל-⁠My Account, פתחו את Profile והוסיפו נציג תחת נציגים מורשים (CRA). לחשבון עסקי השתמשו ב-⁠My Business Account; קודם צריך מספר עסק.

רואה חשבון עם מזהה נציג (RepID) יכול במקום זאת לשלוח בקשה ב-⁠Represent a Client, ואתם מאשרים או דוחים אותה בחשבון שלכם. אתם בוחרים את הרמה: רמה 1 היא מידע בלבד; רמה 2 מוסיפה שינויים מסוימים בחשבון. לגישה לא מקוונת, חתמו על טופס ⁦AUT-01⁩ ושלחו אותו למרכז המס של CRA המצוין בטופס בתוך שישה חודשים מהחתימה. הטופס מאפשר לרואה החשבון לפנות ל-⁠CRA בטלפון, בדואר, בפקס או באופן אישי, בלי גישה מקוונת. אם בכלל לשכור עזרה מוסבר במתי צריך רואה חשבון למס.

דוגמה

הדוגמאות משתמשות בדולרים קנדיים ובמספרים עגולים.

משרד בבית

כותבת עצמאית משתמשת בחדר של 15 m² רק לעסק, כל השנה, בבית של 90 m², והוא מקום העבודה הראשי שלה. היא משלמת ⁦C$6,000⁩ בשנה על חימום, חשמל, ביטוח ומס רכוש. אזור העבודה הוא שישית מהבית, ולכן בערך ⁦C$1,000⁩ הם החלק העסקי, לפני מגבלת ההכנסה. היא מביאה את נתוני השטח ואת החשבונות.

רכב

קבלן נוסע 15,000 km בשנה, מהם 12,000 לעסק. הוא מוציא ⁦C$6,000⁩ על דלק, ביטוח ותיקונים. השימוש העסקי הוא ⁦80%⁩, ולכן ⁦C$4,800⁩ הם החלק העסקי. הוא מביא את קריאות מד הקילומטראז׳ מתחילת השנה ומסופה ואת יומן הנסיעות שלו.

הפקדות שלא תואמות חשבוניות

מעצבת הוציאה חשבוניות בסך ⁦C$60,000⁩. ההפקדות שלה מסתכמות ב-⁠⁦C$50,000⁩, כי לקוח אחד עדיין חייב לה ⁦C$8,000⁩ ופלטפורמה שמרה ⁦C$2,000⁩ בעמלות. היא מביאה את רשימת החשבוניות, את דוחות התשלום ואת דפי חשבון הבנק כדי שרואה החשבון יוכל לקשור בין השלושה.

המצב שלכם שונה?

• הרשומות שלכם מכסות כמה שנים, או ששום דבר לא מסודר: ראו השלמת הנהלת חשבונות שהתעכבה ובניית ספרים מחדש מדפי חשבון. קבלו עזרה בבניית הספרים מחדש, ועזרה בהחלטה אם צריך לטפל קודם בשנים קודמות.
• זו הפעם הראשונה שמישהו מחוץ לעסק רואה את הרשומות שלכם, או שאין לכם יומן נסיעות או נתוני שטח של הבית: השתמשו במדריך יומן הנסיעות של CRA ובשימוש בבית לעסק, ואחר כך קבלו עזרה בהחלטה איך מחלקים כל עלות מעורבת.
• מכתב של CRA מבקש את הרשומות שלכם: קראו מה עושים כש-⁠CRA שולחת מכתב בדיקה או ביקורת והוצאות עסקיות ללא קבלות, וקבלו עזרה לפני שאתם עונים.
• דוחות קודמים מעולם לא הוגשו: ראו השלמת דוחות שלא הוגשו וקבלו עזרה בהגשת הדוחות החסרים.
• אתם מעדיפים לא לאסוף את כל זה כל שנה: ראו ניהול הספרים בעצמכם או העסקת איש מקצוע להנהלת חשבונות, ואז קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• יש לכם גם הכנסה משכירות או שותף: ראו הכנסה משכירות או שותפות או חברה. הביאו רשומות נפרדות לשכירות, ובשותפות את הדוחות הכספיים שלה ואת כל טופס ⁦T5013⁩; רואה החשבון בודק אילו טפסים חלים.
• עכשיו יש לכם חברה: ראו ספרים אחרי התאגדות של עסק יחידני וקבלו עזרה במיסוי חברות.
• אתם מוציאים חשבוניות ללקוחות בדולרים אמריקאיים, או שאתם אזרחים אמריקאים: ראו מכירות בדולרים אמריקאיים ותשלומים מפלטפורמות או מס עצמאים אמריקאי או CPP לאמריקאים בקנדה, וקבלו עזרה במיסוי חוצה גבולות.
• אתם גרים בקוויבק: העמוד הזה עוסק ברשומות פדרליות. קוויבק מנהלת בעצמה את חוקי המס שלה, ולכן תושבים עשויים להיות חייבים בהגשת דוח פרובינציאלי נפרד, ועסק שנמצא פיזית בקוויבק מגיש ⁦GST/HST⁩ ל-⁠Revenu Québec. ראו מתי צריך רואה חשבון למס.
• אתם רוצים לדעת כמה עולה רואה חשבון: ראו עלות רואה חשבון לדוח של עצמאי.