T2125 के रिकॉर्ड: साल के अंत में लेखाकार को क्या दें

साल के अंत में T2125 के लिए मैं लेखाकार को क्या दूँ?

लेखाकार को साल में, आमतौर पर 1 जनवरी से 31 दिसंबर तक, व्यवसाय की हर कमाई, खर्च और बकाया का सबूत दें, और उन लागतों के आँकड़े भी जो आप निजी जीवन के साथ साझा करते हैं। T2125 CRA (कनाडा राजस्व एजेंसी) का वह फ़ॉर्म है, Statement of Business or Professional Activities, जिस पर कनाडा का एकल स्वामी व्यावसायिक आय और खर्च की रिपोर्ट करता है। CRA कहती है कि आय और खर्च के आपके दावों का समर्थन करने वाले अपने सभी लेन-देन के रिकॉर्ड रखना कानूनन ज़रूरी है, और स्वरोज़गार करने वाले व्यक्ति आमतौर पर 31 दिसंबर को वित्त वर्ष का अंत मानते हैं। आप रिटर्न के साथ रिकॉर्ड नहीं भेजते; CRA माँगे तो दिखाने के लिए उन्हें अपने पास रखते हैं।

साल सीधा तब होता है जब हर पंक्ति के रिकॉर्ड मौजूद हों और पूरे साल को कवर करते हों। साल सीधा नहीं होता जब बहीखाता महीनों या सालों पीछे हो, यात्रा का लॉग या घर का क्षेत्रफल न हो, CRA का पत्र आ चुका हो, पिछले रिटर्न कभी भरे ही न गए हों, या व्यवसाय के बाहर के किसी व्यक्ति ने पहली बार रिकॉर्ड देखे हों। ऐसे मामलों में किसी को तय करना होता है कि क्या कम है और क्या इस रिटर्न से पहले पिछले सालों को दोबारा बनाना होगा।

अगर कुछ भी व्यवस्थित न हो, तो कहाँ से शुरू करूँ?

बैंक विवरणों और आपको भुगतान करने वाले ग्राहकों की सूची से शुरू करें; बाकी जैसे-जैसे मिले, जोड़ते जाएँ।

1. साल में व्यवसाय ने जिन खाते और कार्ड को छुआ, उन सबकी सूची बनाएँ, निजी भी, और हर एक के साल भर के हर महीने के विवरण डाउनलोड करें।
2. आपको भुगतान करने वाले हर ग्राहक और प्लेटफ़ॉर्म की सूची बनाएँ। हर एक की इनवॉइस सूची या पेआउट रिपोर्ट लें।
3. आपके पास जितनी रसीदें हैं, सब इकट्ठा करें। जिन्हें आप पहचान नहीं पा रहे, उन्हें न फेंकें।
4. आज की ओडोमीटर रीडिंग और तारीख लिख लें। अगर साल की शुरुआत की रीडिंग नहीं है, तो यह बात कह दें।
5. कार्यस्थल और पूरे घर का माप लें।
6. प्रतियाँ और जो न मिला उसकी छोटी सूची सौंपें, और मूल कागज़ अपने पास रखें।

लेखाकार को बताएँ अगर व्यवसाय साल के दौरान शुरू या बंद हुआ, या पहले का वित्त वर्ष अलग था। स्टॉक की गिनती और मूल्यांकन के लिए देखें एकल स्वामी के लिए बेची गई वस्तुओं की लागत।

मुझे आय के कौन-से रिकॉर्ड चाहिए: इनवॉइस, बैंक जमा, पेआउट रिपोर्ट या पर्चियाँ?

हर बिक्री का मूल दस्तावेज़ रखें। CRA कहती है कि आय के रिकॉर्ड में आय की तारीख, राशि और स्रोत दिखना चाहिए, और इनका समर्थन बिक्री इनवॉइस, रसीदें, बैंक जमा पर्चियाँ, शुल्क विवरण और अनुबंध जैसे मूल दस्तावेज़ करते हैं।

सिर्फ़ जमा राशि काफ़ी नहीं है। जमा राशि प्लेटफ़ॉर्म शुल्क कटकर आ सकती है, कई इनवॉइस को मिला सकती है, आपके अपने खातों के बीच हुआ ट्रांसफ़र हो सकती है, और वह ऐसे इनवॉइस को नहीं दिखाती जो अब तक चुकाया नहीं गया। यह आख़िरी बात इसलिए मायने रखती है कि ज़्यादातर स्वरोज़गार करने वालों को आय उसी अवधि में रिपोर्ट करनी होती है जिसमें वह कमाई गई, चाहे पैसा कब भी मिले। केवल किसान, मछुआरे और कमीशन एजेंट पैसा मिलने पर रिपोर्ट करना चुन सकते हैं। बिक्री किस साल की है, इसके लिए देखें नकद या उपार्जन। अगर आप GST/HST के लिए रजिस्टर्ड हैं, तो आपकी बिक्री में वसूला गया या देय कर शामिल है। जो कर लगाया गया उसे अपने शुल्क से अलग दिखाएँ, और जिन बिक्री पर कर नहीं लगा उन्हें चिह्नित करें।

जो प्लेटफ़ॉर्म CRA के डिजिटल प्लेटफ़ॉर्म नियमों के दायरे में आते हैं, वे आपके पेआउट CRA को रिपोर्ट करते हैं और हर साल जो रिपोर्ट किया उसकी प्रति आपको देते हैं। इसे अपनी पेआउट रिपोर्ट के साथ लाएँ; देखें डिजिटल प्लेटफ़ॉर्म रिपोर्टिंग मार्गदर्शिका।

CRA खर्च के कौन-से रिकॉर्ड चाहती है, और अगर रसीद न हो तो क्या करें?

व्यवसाय की हर खरीद की रसीद या अन्य वाउचर रखें। CRA कहती है कि व्यवसाय के लिए कुछ खरीदते समय हमेशा रसीदें या अन्य वाउचर लें। रसीद में तारीख, विक्रेता का नाम और पता, और खरीदी गई चीज़ का विवरण होना चाहिए। अपनी जमा पर्चियों की प्रतियाँ, बैंक विवरण और रद्द किए गए चेक भी रखें (व्यावसायिक रिकॉर्ड)।

अगर विक्रेता रसीद नहीं देता, तो CRA कहती है कि अपने खर्च की बही में विक्रेता का नाम और पता, चुकाई गई राशि, भुगतान की तारीख और लेन-देन का ब्योरा लिखें। स्प्रेडशीट या नोटबुक भी यह बही हो सकती है। विवरण की एक लाइन दिखाती है कि पैसा गया, यह नहीं कि उससे क्या खरीदा गया, इसलिए हर व्यावसायिक लाइन के पास उसका उद्देश्य लिखें। बिना रसीद के खर्च बिना रसीद के व्यावसायिक खर्च में समझाए गए हैं।

दो जाल:

• निजी कार्ड का खर्च मिल जाना। उन विवरणों को भी शामिल करें और चिह्नित करें कि कौन-सी लाइनें व्यावसायिक हैं। सिर्फ़ व्यावसायिक हिस्सा कटौती योग्य है।
• खाना और मनोरंजन। पूरी रसीदें दें। कटौती राशि के आमतौर पर 50% तक सीमित होती है।

हर खर्च किस लाइन पर जाता है, यह कनाडा में स्वरोज़गार के खर्च की लाइनें में है, और कोई खर्च स्वीकार होता है या नहीं, यह CRA जिन व्यावसायिक खर्चों को स्वीकार करती है में।

मैं रिकॉर्ड कितने समय तक और कहाँ रखूँ?

रिकॉर्ड को उस आख़िरी कर वर्ष के अंत से छह साल तक रखें जिससे वे जुड़े हैं, कनाडा में अपने व्यावसायिक स्थान या निवास पर (CRA)। CRA अपवाद बताती है:

न भरे गए GST/HST रिटर्न के रिकॉर्ड भी रखें, भले ही उनकी अवधियाँ छह साल से ज़्यादा पहले खत्म हुई हों (CRA)।

रिकॉर्ड जल्दी नष्ट करने के लिए Form T137 पर CRA की लिखित अनुमति चाहिए। कनाडा के बाहर रखे गए इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड के लिए भी अनुमति चाहिए। लेखाकार को प्रतियाँ दें और मूल कागज़ खुद रखें: उन्हें रखने की ज़िम्मेदारी आपकी है।

फ़ोन, इंटरनेट या सामान जैसी चीज़, जो मैं व्यवसाय और निजी, दोनों के लिए इस्तेमाल करता हूँ, उसकी लागत कैसे बाँटूँ?

सिर्फ़ व्यावसायिक हिस्से का दावा करें। CRA कहती है कि निजी खर्च कटौती में नहीं लिए जा सकते, इसलिए T2125 पर खर्च का सिर्फ़ व्यावसायिक हिस्सा दर्ज करें। ऐसा उचित आधार चुनें जिसे आप समझा सकें, साल के हर बिल पर उसे एक ही तरह लागू करें, गणना सँभालकर रखें, और इस्तेमाल बदले तो लेखाकार को बताएँ।

कार के लिए मैं क्या दूँ?

कुल चलाए गए किलोमीटर, व्यवसाय के लिए चलाए गए किलोमीटर और कार चलाने की रसीदें दें। CRA कहती है कि कुल किलोमीटर और आय कमाने के लिए चलाए गए किलोमीटर का रिकॉर्ड रखें, हर व्यावसायिक यात्रा की तारीख, गंतव्य, उद्देश्य और दूरी लिखें, और वित्तीय अवधि की शुरुआत व अंत की ओडोमीटर रीडिंग दर्ज करें। मोटर वाहन के खर्च तभी कटौती योग्य हैं जब वे उचित हों और रसीदों से साबित हों। व्यावसायिक हिस्सा व्यावसायिक किलोमीटर को कुल किलोमीटर से भाग देकर निकलता है।

अगर आप पूरे साल के लॉग की जगह तीन महीने का नमूना लॉग इस्तेमाल करते हैं, तो वह पूरे साल का लॉग भी लाएँ जिस पर वह टिका है। नमूना कब मान्य है और लॉग में क्या दिखना चाहिए, यह CRA की वाहन लॉगबुक गाइड में है।

अगर कोई लॉग नहीं है, तो लेखाकार को बताएँ और अभी एक शुरू करें। बाद में याददाश्त से लिखा लॉग दोबारा बनाया हुआ रिकॉर्ड है, और लेखाकार को पता होना चाहिए कि फ़ाइल में कौन-सा है। साल में खरीदी गई कार नीचे के उपकरण वाले भाग में भी जाती है।

घर के ऑफ़िस के लिए मैं क्या दूँ?

कार्यस्थल का क्षेत्रफल, पूरे घर का क्षेत्रफल और साल के घर के बिल दें। अगर जगह निजी भी है, तो रोज़ कितने घंटे व्यवसाय के लिए इस्तेमाल हुई वह जोड़ें, और बताएँ कि व्यवसाय सप्ताह या साल के सिर्फ़ एक हिस्से में चला या नहीं; CRA कहती है कि दावा उसी अनुसार घटाएँ। CRA दावे की इजाज़त तब देती है जब वह जगह आपका व्यवसाय का मुख्य स्थान हो, या जब आप उसे सिर्फ़ व्यावसायिक आय कमाने के लिए इस्तेमाल करते हों और वहाँ नियमित रूप से ग्राहकों या मरीज़ों से मिलते हों। व्यावसायिक हिस्सा उचित आधार पर निकलता है, जैसे कार्यस्थल का क्षेत्रफल भाग घर का कुल क्षेत्रफल।

गर्मी, बिजली, घर के बीमे और सफ़ाई के सामान के बिल, साथ में संपत्ति कर और मॉर्गेज का ब्याज, या अपना किराया लाएँ। दावा इन खर्चों से पहले की व्यवसाय की शुद्ध आय से ज़्यादा नहीं हो सकता, और घाटा नहीं बना या बढ़ा सकता। CRA अपने घर के व्यावसायिक हिस्से पर पूँजीगत लागत भत्ता भी बताती है, लेकिन कहती है कि अगर आप उसे कटौती में लेते हैं और बाद में घर बेचते हैं, तो पूँजीगत लाभ और वसूली के नियम लागू होते हैं। अगर घर आपका अपना है, तो लेखाकार को बताएँ, ताकि कुछ भी दावा करने से पहले यह तय हो जाए। पूरा दावा और उसकी सीमाएँ स्वरोज़गार करने वालों के लिए घर का व्यावसायिक इस्तेमाल में हैं।

उपकरण और दूसरी बड़ी खरीदों के लिए मैं क्या दूँ?

हर चीज़ का खरीद इनवॉइस दें और लेखाकार को बताएँ कि आपने क्या बेचा। CRA कहती है कि पूँजीगत संपत्ति की लागत आप खरीदते समय कटौती में नहीं ले सकते; उसकी जगह पूँजीगत लागत भत्ते का दावा करते हैं। वह यह भी कहती है कि खरीदी और बेची गई संपत्तियों का रिकॉर्ड रखें, जिसमें संपत्ति किसने बेची, लागत और खरीद की तारीख दिखे।

अगर आप उस चीज़ को निजी तौर पर भी इस्तेमाल करते हैं, तो सिर्फ़ व्यावसायिक हिस्सा गिना जाता है। CRA का उदाहरण कार के भत्ते को व्यावसायिक किलोमीटर भाग कुल किलोमीटर से बाँटता है। शुरुआती शेष पिछले साल का रिटर्न देता है। देखें पूँजीगत लागत भत्ता और साल खत्म होने से पहले उपकरण खरीदना।

GST/HST और T4A जैसी पर्चियों के लिए मैं क्या दूँ?

अगर आप GST/HST के लिए रजिस्टर्ड हैं, तो बिक्री और खरीद के इनवॉइस, अपने रिटर्न की कार्य-प्रतियाँ और वे आपूर्तिकर्ता इनवॉइस दें जो आपके इनपुट कर क्रेडिट का समर्थन करते हैं। CRA इन्हें रखे जाने वाले रिकॉर्ड बताती है, आमतौर पर छह साल के लिए। अगर आपको पक्का नहीं पता कि आप रजिस्टर्ड हैं या नहीं, तो यह बता दें, क्योंकि इससे काम बदलता है; देखें GST/HST के लिए पंजीकरण कब कराएँ।

मिली हुई हर पर्ची दें। T4A पर भुगतानकर्ता box 048 में सेवाओं के शुल्क और box 020 में स्वरोज़गार कमीशन रिपोर्ट करता है, GST/HST या प्रांतीय बिक्री कर के बिना। इसलिए पर्ची आपके इनवॉइस से कम हो सकती है। CRA की प्रशासनिक नीति के अनुसार भुगतानकर्ता आमतौर पर पर्ची तब जारी करता है जब कर काटा गया हो या कैलेंडर वर्ष के भुगतान $500 से ऊपर जाएँ, इसलिए छोटा ग्राहक कोई पर्ची न भी भेजे। CRA कहती है कि आपको अपनी सारी आय रिपोर्ट करनी होगी, इसलिए हर ग्राहक आपके रिकॉर्ड में होना चाहिए, चाहे पर्ची आए या नहीं। जो पर्ची आपके इनवॉइस से मेल नहीं खाती, उसके बारे में देखें आपके व्यावसायिक विवरण पर सेवाओं के शुल्क की पर्ची।

मैं अपने लेखाकार को अपना CRA खाता कैसे दिखाऊँ?

लेखाकार को प्रतिनिधि के रूप में अधिकृत करें। अपने व्यक्तिगत खाते के लिए My Account में साइन इन करें, Profile खोलें और authorized representatives के तहत प्रतिनिधि जोड़ें (CRA)। व्यावसायिक खाते के लिए My Business Account इस्तेमाल करें; इसके लिए पहले आपके पास बिज़नेस नंबर होना चाहिए।

प्रतिनिधि आईडी (RepID) वाला लेखाकार इसकी जगह Represent a Client में अनुरोध भेज सकता है, और आप अपने खाते में उसे मंज़ूर या अस्वीकार करते हैं। पहुँच का स्तर आप चुनते हैं: level 1 में सिर्फ़ जानकारी है; level 2 में खाते के कुछ बदलाव भी जुड़ते हैं। ऑफ़लाइन पहुँच के लिए Form AUT-01 पर हस्ताक्षर करें और हस्ताक्षर के छह महीने के भीतर उसे फ़ॉर्म पर दिए CRA कर केंद्र को भेजें। इससे लेखाकार फ़ोन, डाक, फ़ैक्स या व्यक्तिगत रूप से CRA से बात कर सकता है, ऑनलाइन पहुँच के बिना। आपको लेखाकार रखना भी चाहिए या नहीं, इसके लिए देखें कर लेखाकार की ज़रूरत कब पड़ती है।

उदाहरण

ये उदाहरण कनाडाई डॉलर और गोल संख्याओं में हैं।

घर का ऑफ़िस

एक फ़्रीलांस लेखिका अपने 90 m² के घर में 15 m² का एक कमरा पूरे साल सिर्फ़ व्यवसाय के लिए इस्तेमाल करती है, और वही उसका मुख्य कार्यस्थल है। वह गर्मी, बिजली, बीमे और संपत्ति कर पर साल में C$6,000 चुकाती है। कार्यस्थल घर का छठा हिस्सा है, इसलिए लगभग C$1,000 व्यावसायिक हिस्सा है, आय की सीमा लगाने से पहले। वह क्षेत्रफल के आँकड़े और बिल लाती है।

कार

एक ठेकेदार साल में 15,000 km चलाता है, जिसमें 12,000 व्यवसाय के लिए है। वह ईंधन, बीमे और मरम्मत पर C$6,000 खर्च करता है। व्यावसायिक इस्तेमाल 80% है, इसलिए C$4,800 व्यावसायिक हिस्सा है। वह साल की शुरुआत और अंत की ओडोमीटर रीडिंग और अपना यात्रा लॉग लाता है।

जमा राशि जो इनवॉइस से मेल नहीं खाती

एक डिज़ाइनर ने C$60,000 का इनवॉइस बनाया। उसकी जमा राशि कुल C$50,000 है, क्योंकि एक ग्राहक पर अब भी C$8,000 बकाया है और एक प्लेटफ़ॉर्म ने शुल्क में C$2,000 रखे। वह इनवॉइस सूची, पेआउट रिपोर्ट और बैंक विवरण लाती है, ताकि लेखाकार तीनों को मिला सके।

आपके लिए अलग है?

• आपके रिकॉर्ड कई सालों के हैं, या कुछ भी व्यवस्थित नहीं है: देखें पिछड़े बहीखाते को पूरा करना और बैंक विवरण से बहीखाता दोबारा बनाना। बहीखाता दोबारा बनाने में मदद लें, और यह तय करने में मदद कि पिछले साल पहले करने होंगे या नहीं।
• व्यवसाय के बाहर के किसी व्यक्ति ने पहली बार आपके रिकॉर्ड देखे हैं, या आपके पास यात्रा का लॉग या घर के क्षेत्रफल के आँकड़े नहीं हैं: CRA की वाहन लॉगबुक गाइड और घर का व्यावसायिक इस्तेमाल देखें, फिर हर मिले-जुले खर्च का बँटवारा कैसे हो, यह तय करने में मदद लें।
• CRA का पत्र आपके रिकॉर्ड माँगता है: पढ़ें CRA की समीक्षा या ऑडिट का पत्र आए तो क्या करें और बिना रसीद के व्यावसायिक खर्च, और जवाब देने से पहले मदद लें।
• पिछले रिटर्न कभी भरे ही नहीं गए: देखें न भरे गए रिटर्न पूरे करना और छूटे रिटर्न भरने में मदद लें।
• आप हर साल यह सब जुटाना नहीं चाहते: देखें अपना बहीखाता खुद सँभालना या बहीखाता विशेषज्ञ रखना, फिर बहीखाते की मदद लें।
• आपकी किराये की आय भी है या कोई साझेदार है: देखें किराये की आय या साझेदारी या कंपनी। किराये के रिकॉर्ड अलग लाएँ, और साझेदारी के लिए उसके वित्तीय विवरण और कोई भी T5013 पर्ची; लेखाकार जाँचता है कि कौन-से फ़ॉर्म लागू होते हैं।
• अब आपकी कंपनी है: देखें एकल स्वामित्व को कंपनी बनाने के बाद बहीखाता और कंपनी कर में मदद लें।
• आप ग्राहकों को अमेरिकी डॉलर में इनवॉइस भेजते हैं, या आप अमेरिकी नागरिक हैं: देखें अमेरिकी डॉलर की बिक्री और मार्केटप्लेस पेआउट या कनाडा में अमेरिकियों के लिए अमेरिकी स्वरोज़गार कर या CPP, और सीमा-पार कर में मदद लें।
• आप क्यूबेक में रहते हैं: यह पृष्ठ संघीय रिकॉर्ड को कवर करता है। क्यूबेक अपने कर कानून खुद लागू करता है, इसलिए वहाँ के निवासियों को अलग प्रांतीय रिटर्न भरना पड़ सकता है, और क्यूबेक में स्थित व्यवसाय GST/HST Revenu Québec के पास भरता है। देखें कर लेखाकार की ज़रूरत कब पड़ती है।
• आप जानना चाहते हैं कि लेखाकार कितना शुल्क लेता है: देखें स्वरोज़गार रिटर्न के लिए लेखाकार का खर्च।