Online-Gründung in Kanada: Was danach noch zu tun bleibt

Was bleibt nach einer Online-Gründung für Sie übrig?

Eine Online-Gründung schafft die Kapitalgesellschaft: Das Register stellt eine Gründungsbescheinigung aus und verwahrt die eingereichte Gründungsurkunde. Bei einer Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht und den meisten Provinzen vergibt die CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) außerdem automatisch eine Business Number und ein Körperschaftsteuerkonto (CRA). Danach folgt die interne Einrichtung der Kapitalgesellschaft, und sie ist Aufgabe des Eigentümers, sofern das Paket sie nicht erledigt hat (Corporations Canada).

Corporations Canada sagt, den Corporation Key nur an Personen weiterzugeben, die zur Einreichung befugt sind, und einen neuen anzufordern, wenn jemand diese Befugnis verliert. Hat ein Dienst für Sie eingereicht, klären Sie, wer ihn besitzt.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn schon Geld bewegt wurde, aber keine Aktien ausgegeben wurden, der Eigentümer Geld entnommen hat, es zwei oder mehr Eigentümer gibt, ein Eigentümer außerhalb Kanadas lebt, das Vermögen eines Einzelunternehmens eingebracht wird, eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht sich noch in einer Provinz registrieren muss oder das erste Jahresende oder die erste Dividende naht und die Buchhaltung nicht begonnen ist. Stellen Sie Bescheinigung, Gründungsurkunde, Form 2 oder das Gegenstück der Provinz, den Corporation Key oder Company Key, alles im Online-Konto (unterzeichnet und nicht unterzeichnet) und die Kontoauszüge der Kapitalgesellschaft seit der Gründung zusammen.

Wurden Satzung, erste Beschlüsse und Aktienausgabe erledigt?

Prüfen Sie drei unterzeichnete Dinge: Satzung, einen Beschluss der Direktoren zur Ausgabe von Aktien und den Nachweis, dass die Aktien bezahlt wurden. Fehlt eines, können die Direktoren es noch beschließen; ob es ab einem früheren Datum wirken oder bereits eingezahltes oder entnommenes Geld abdecken kann, hängt von den Tatsachen ab, und ein Anwalt für Gesellschaftsrecht kann das bestätigen. Solange keine Aktien ausgegeben sind, zeigen die Unterlagen der Kapitalgesellschaft keinen Aktionär.

Bei einer Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht lässt der Canada Business Corporations Act die ersten Direktoren die Satzung erlassen, Formen von Aktienzertifikaten und Unterlagen annehmen, Aktienausgaben genehmigen, Officers (Führungskräfte) und einen Abschlussprüfer bestellen und die Bankgeschäfte einrichten. Ein schriftlicher Beschluss, den alle Direktoren unterzeichnen, ist so wirksam wie einer in einer Versammlung (section 117). Die Satzung wird wirksam, wenn die Direktoren sie beschließen, und braucht die Genehmigung der Aktionäre in der nächsten Versammlung (Corporations Canada).

Eine Aktie kann erst ausgegeben werden, wenn sie voll bezahlt ist, in Geld oder in Sachwerten oder erbrachten Leistungen desselben Werts; ein Zahlungsversprechen zählt nicht (Abschnitt 25). Direktoren, die Aktien gegen Vermögen von geringerem Wert genehmigen, haften der Kapitalgesellschaft persönlich für die Differenz, und zwar zwei Jahre ab dem Beschluss (Abschnitt 118). Aktien mit Vermögen zu bezahlen, etwa mit der Ausrüstung oder Kundenliste eines Einzelunternehmens, kann außerdem ein steuerpflichtiger Verkauf durch Sie sein, es sei denn, Sie und die Kapitalgesellschaft reichen eine gemeinsame Wahl zur steuerneutralen Übertragung (Form T2057) bis zum früheren Ihrer beiden Abgabetermine für das Jahr der Übertragung ein (Income Tax Act, Abschnitt 85); siehe Ein Geschäft in eine Kapitalgesellschaft einbringen, bevor etwas übertragen wird. Der Beschluss der Direktoren legt Zahl, Gattung und Preis fest; jeder Aktionär hat Anspruch auf ein Aktienzertifikat. Die Aktiengattungen selbst wurden in der Gründungsurkunde festgelegt; siehe Aktiengattungen bei der Gründung. Das Gesellschaftsgesetz jeder Provinz hat eine eigene Fassung dieser Regeln.

Was gehört jetzt ins Minute Book, und wer hält es aktuell?

Die Direktoren halten das Minute Book aktuell; sonst tut es niemand, es sei denn, er wird beauftragt. Eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht muss ihre Gründungsurkunde, Satzung, Protokolle und Beschlüsse von Aktionären und Direktoren, Kopien ihrer Mitteilungen über Direktoren und ein Wertpapierregister (die Liste, wer welche Aktien hält) an ihrem eingetragenen Sitz oder an einem anderen von den Direktoren gewählten Ort in Kanada führen (Abschnitt 20). Sie muss außerdem ordnungsgemäße Buchhaltungsunterlagen sechs Jahre nach Ende des Jahres führen, auf das sie sich beziehen. Die vollständige Liste und wie Ihr Buchhaltungsexperte sie nutzt, stehen unter Das Protokollbuch einer neuen Kapitalgesellschaft.

Wann ist die Jahreserklärung der Kapitalgesellschaft fällig, und was, wenn sie versäumt wird?

Die Jahreserklärung ist eine Einreichung beim Register, getrennt von der T2. Eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht reicht innerhalb von 60 Tage nach ihrem Gründungsjahrestag bei Corporations Canada ein; die Online-Gebühr beträgt $12 (Corporations Canada), und eine Erklärung vor dem Jahrestag wird nicht angenommen (Richtlinie). Eine Kapitalgesellschaft aus Ontario reicht ihre Jahreserklärung im Ontario Business Registry innerhalb von sechs Monaten nach ihrem Steuerjahresende ein (Ontario; Mitteilung). Davor reicht sie dort innerhalb von 60 Tage nach der Gründung eine Erstmeldung (Initial Return) ein, dann innerhalb von 15 Tagen nach jeder Änderung bei Direktoren, Officers oder Büroadresse eine Änderungsmitteilung (Notice of Change) (Hinweis von Ontario). Andere Provinzen legen eigene Termine fest.

Eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht, die mit einer vorgeschriebenen Einreichung ein Jahr in Verzug ist, kann nach 120 Tagen Mitteilung aufgelöst werden (Abschnitt 212); die Richtlinie von Corporations Canada wartet, bis zwei Jahre versäumt sind. Fristen der Provinzen und Schritte bei verspäteter Einreichung stehen unter Jahreserklärung der Kapitalgesellschaft.

Brauche ich ein Register der Personen mit maßgeblicher Kontrolle (ISC)?

Eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht muss ein Register der Personen mit maßgeblicher Kontrolle (Individuals with Significant Control, ISC) führen und bei Corporations Canada einreichen (Corporations Canada). Eine ISC hält 25 % oder mehr der Stimmrechtsaktien oder aller Aktien nach Marktwert, allein oder gemeinsam, oder kontrolliert die Kapitalgesellschaft sonst tatsächlich (Control in Fact).

• Was es enthält: Name, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, steuerliche Ansässigkeit und Wohnadresse jeder ISC, die Daten, an denen sie es wurde oder aufhörte, es zu sein, und wie sie die Kapitalgesellschaft kontrolliert (section 21.1).
• Wann es zu aktualisieren ist: mindestens einmal im Jahr und innerhalb von 15 Tage, nachdem Sie von einer Änderung erfahren.
• Was einzureichen ist: die ISC-Angaben bei der Gründung (prüfen Sie, was der Dienst eingetragen hat), mit jeder Jahreserklärung und innerhalb von 15 Tage nach einer Änderung des Registers (section 21.21). Ein Teil davon wird öffentlich gemacht; eine ISC, die ihre Wohnadresse nicht veröffentlicht sehen will, kann stattdessen eine Zustellungsadresse angeben.

Ein alleiniger Eigentümer ist meist die einzige ISC, doch das Register ist trotzdem Pflicht. Eine Privatgesellschaft aus Ontario führt ihr eigenes Register an ihrem eingetragenen Sitz, aktualisiert es jährlich und innerhalb von 15 Tagen nach einer Änderung und reicht es bei keinem Register ein (Ontario). Andere Provinzen haben eigene Regeln.

Registriert sich eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht auch in ihrer Provinz?

Ja. Das Recht der Provinzen verlangt von einer Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht die Registrierung in jeder Provinz und jedem Territorium, in dem sie Geschäfte betreibt; die Formulare für Ontario, Nova Scotia und Newfoundland and Labrador werden bei der Gründung nach Bundesrecht ausgefüllt, doch bestätigen Sie das mit der Provinz (Corporations Canada). Siehe Gründung nach Bundes- oder Provinzrecht.

Welche CRA-Konten braucht die neue Kapitalgesellschaft?

Jede Kapitalgesellschaft hat eine Business Number und ein Körperschaftsteuerkonto (RC); GST/HST- und Lohnabrechnungskonten hängen davon ab, was sie tut. Sie zu eröffnen und ein falsches zu korrigieren, behandelt Nach der Gründung.

• Business Number und Körperschaftsteuer (RC): automatisch bei Gründungen nach Bundesrecht und in den Provinzen der ersten Tabelle; eine in einer anderen Provinz oder einem anderen Territorium gegründete Kapitalgesellschaft registriert sich für beides selbst (CRA).
• GST/HST (RT): in der Regel erforderlich, sobald die steuerpflichtigen Umsätze, zusammengezählt mit denen verbundener Unternehmen, in einem Kalenderquartal oder über vier aufeinanderfolgende Quartale $30.000 überschreiten; manche Unternehmen, etwa Taxis, müssen sich ab dem ersten Umsatz registrieren. Unterhalb der Grenze darf sich eine Kapitalgesellschaft mit steuerpflichtigen Umsätzen freiwillig registrieren (CRA). Welche Umsätze zählen und die Frist stehen unter Wann Sie sich für die GST/HST registrieren.
• Lohnabrechnung (RP): erforderlich vor dem ersten Abführungstermin, wenn die Kapitalgesellschaft Gehalt, Löhne oder Boni zahlt (CRA). Siehe Lohnabrechnung nur für den Eigentümer.

Direktoren haften gemeinsam mit der Kapitalgesellschaft persönlich für Lohnabzüge und GST/HST, die sie nicht abführt, es sei denn, sie haben angemessene Sorgfalt walten lassen, um das Versäumnis zu verhindern; die CRA kann einen Direktor bis zwei Jahre nach seinem Ausscheiden in Anspruch nehmen (Income Tax Act, Abschnitt 227.1; Excise Tax Act, Abschnitt 323).

Wann ist die erste T2 fällig, auch ohne Einkünfte?

Jede Kapitalgesellschaft, auch eine inaktive, reicht für jedes Steuerjahr eine T2 (kanadische Körperschaftsteuererklärung) ein, auch ohne zu zahlende Steuer, und zwar sechs Monate nach Ende des Jahres (CRA). Eine neue Kapitalgesellschaft wählt ihr erstes Jahresende, doch ihr erstes Steuerjahr darf ab der Gründung nicht länger als 53 Wochen dauern (CRA). Geschuldete Steuer ist früher fällig als die Erklärung: zwei Monate nach Jahresende, oder drei Monate für eine CCPC (Canadian-controlled private corporation, kanadisch kontrollierte Privatgesellschaft), die die Bedingungen der CRA erfüllt (CRA). Québec und Alberta erheben ihre eigene Körperschaftsteuer, daher reicht eine Kapitalgesellschaft mit einer Betriebsstätte (Permanent Establishment, feste Geschäftseinrichtung) dort auch eine Provinzerklärung ein (CRA). Die von Alberta ist sechs Monate nach Jahresende fällig; eine CCPC ohne steuerpflichtiges Einkommen, ohne Betriebsstätte außerhalb von Alberta und mit Bruttoerlösen von $500.000 oder weniger kann befreit sein, wenn sie die übrigen Bedingungen erfüllt (Alberta Corporate Tax Act, section 36). Siehe Das erste Steuerjahr einer Kapitalgesellschaft, Gründung in Québec und Gründung in Alberta; die Gründungsgebühren behandelt Gründungskosten.

Wie sollte die Buchhaltung der Kapitalgesellschaft ab dem ersten Tag beginnen?

Führen Sie jeden Dollar über ein Bankkonto auf den Namen der Kapitalgesellschaft und kennzeichnen Sie jeden Dollar, den der Eigentümer einlegt oder entnimmt. Die Kapitalgesellschaft muss ordnungsgemäße Buchhaltungsunterlagen führen (Abschnitt 20).

• Geld hinein: entweder Zahlung für ausgegebene Aktien, erfasst als Aktienkapital (das Konto für das gezeichnete Kapital dieser Gattung) (Abschnitt 26), oder ein Darlehen des Eigentümers, das die Kapitalgesellschaft zurückzahlen kann.
• Geld heraus: Gehalt über die Lohnabrechnung, eine Dividende, die Rückzahlung von Geld, das der Eigentümer der Kapitalgesellschaft geliehen hat, oder ein Darlehen an den Eigentümer.
• Dividenden: Nur die Direktoren können eine per Beschluss beschließen, und sie können diese Befugnis nicht delegieren (section 115(3)); die Kapitalgesellschaft muss außerdem einen Solvenztest bestehen (Abschnitt 42), und Direktoren, die eine Dividende genehmigen, die ihn nicht besteht, haften persönlich dafür, den Betrag der Kapitalgesellschaft zu erstatten, und zwar zwei Jahre ab dem Beschluss (Abschnitt 118). Stellen Sie T5-Bescheinigungen bis der letzte Tag im Februar nach dem Dividendenjahr aus (CRA). Die Schritte stehen unter Eine Dividende beschließen und zahlen.
• Geld heraus ohne Kennzeichnung: wird meist als Darlehen an den Aktionär erfasst. Ein solches Darlehen wird in der Regel dem Einkommen des Aktionärs zugerechnet, es sei denn, es wird innerhalb von ein Jahr nach Ende des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft, in dem das Darlehen gewährt wurde zurückgezahlt und ist nicht Teil einer Reihe von Darlehen und Rückzahlungen; wenige enge Ausnahmen bestehen (Income Tax Act, Abschnitt 15).

Die Buchungen stehen unter Buchhaltung für eine neue CCPC.

Welche Punkte kehren jedes Jahr wieder?

Die meisten Pflichten wiederholen sich auf zwei Uhren: dem Gründungsjahrestag für das Register und dem Geschäftsjahresende für die CRA. Gezeigt werden die Regeln auf Bundesebene sowie der Termin der Jahreserklärung in Ontario; andere Provinzen unterscheiden sich.

Was diese Einreichungen und die jährliche Buchhaltung und T2 üblicherweise kosten, steht unter Kosten der Gründung in Kanada.

Beispiel

Diese Beispiele sind anschaulich und verwenden kanadische Dollar.

Eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht, deren Aktien nie ausgegeben wurden

Eine Entwicklerin aus Toronto gründet im März online nach Bundesrecht. Das Konto enthält die Bescheinigung, die Gründungsurkunde und Form 2, aber keine unterzeichneten Beschlüsse. Sie hat bereits C$5.000 eingezahlt. Der Beschluss der Direktoren nimmt die Satzung an und gibt ihr 100 Stammaktien für C$100 aus, bezahlt aus dieser Einzahlung; die übrigen C$4.900 werden als ihr Darlehen an die Kapitalgesellschaft erfasst. Ein Aktionärsbeschluss genehmigt die Satzung, und das ISC-Register nennt sie. Sie bestätigt bei Ontario, dass die dortige Registrierung eingereicht wurde. Bei einem Jahresende am 31. Dezember umfasst die erste T2 die Zeit von März bis Dezember und ist bis zum 30. Juni fällig; die erste Jahreserklärung ist innerhalb von 60 Tage nach dem Jahrestag im März fällig.

Eine Kapitalgesellschaft aus Ontario ohne Umsatz

Eine im Juni online gegründete Kapitalgesellschaft aus Ontario hat ein Jahresende am 31. Dezember und keine Umsätze. Ihre Erstmeldung war innerhalb von 60 Tage nach der Gründung im Register fällig; wurde sie nie eingereicht, holt sie dies jetzt nach. Bis zum 30. Juni reicht sie dennoch eine Null-T2 für Juni bis Dezember ein, dazu ihre Jahreserklärung im Ontario Business Registry. Ihr ISC-Register wird am eingetragenen Sitz geführt. Ohne Umsätze muss sie sich noch nicht für die GST/HST registrieren; hat sie sich trotzdem registriert, reicht sie GST/HST-Erklärungen auch ohne Meldungen ein.

Entnahmen, die als Dividenden bezeichnet werden, ohne Beschluss

Eine Eigentümerin hat im Lauf des Jahres C$30.000 auf ihr Privatkonto überwiesen und nannte es Dividenden. Es gibt keinen Beschluss der Direktoren, und es wurde keine T5 ausgestellt. Zum Jahresende brauchen die Entnahmen eine Bezeichnung, die die Unterlagen stützen: eine Dividende, die die Direktoren per Beschluss beschließen, wenn die Kapitalgesellschaft den Solvenztest besteht, mit einer T5; ein Gehalt oder Bonus über die Lohnabrechnung; oder eine Schuld, die sie der Kapitalgesellschaft schuldet, abzüglich dessen, was die Kapitalgesellschaft ihr schon schuldete. Ob ein nach der Überweisung unterzeichneter Beschluss frühere Entnahmen abdecken kann, hängt von den Tatsachen ab; siehe Dividende vor oder nach dem Jahresende. Bleibt es eine Schuld und wird nicht innerhalb von ein Jahr nach Ende des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft, in dem das Darlehen gewährt wurde zurückgezahlt, kann der Betrag ihrem Einkommen zugerechnet werden.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben Geld entnommen oder Dividenden ohne Beschluss gezahlt: Siehe Gesellschafterdarlehen und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer vor dem Jahresende.
• Ihr erstes Jahresende ist vorbei, und die Buchhaltung ist nicht begonnen: Siehe Überfällige Buchhaltung nachholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre erste T2 oder erste Dividende steht an: Siehe Das erste Steuerjahr einer Kapitalgesellschaft und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Sie haben eine Jahreserklärung versäumt oder eine Auflösungsmitteilung erhalten: Siehe Eine aufgelöste Kapitalgesellschaft wiederherstellen und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer für überfällige T2.
• Ein Eigentümer lebt außerhalb Kanadas: Siehe Nichtansässige Eigentümer einer kanadischen Kapitalgesellschaft und CCPC-Status einer neuen Kapitalgesellschaft, und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Sie haben T5-Bescheinigungen verspätet eingereicht oder nie eine ausgestellt: Siehe Verspätete T4- und T5-Bescheinigungen.
• Sie haben noch nicht gegründet: Vergleichen Sie Selbst gründen oder einen Anwalt nehmen.