المستندات التي يحتاجها محاسبك من LLC أو شركة جديدة

ما المستندات التي يحتاجها المحاسب لضرائب LLC أو شركة جديدة؟

أرسل الأوراق التي تبين ما هي الشركة ومن يملكها وكيف تصنّفها IRS، إضافة إلى كل سجل مصرفي وبطاقات من أول إيداع. فيبني المحاسب منها الدفاتر والإقرار الأول (المنشور 583). ويمكن نسخ معظمها من جديد من الولاية أو IRS أو المصرف إن ضاعت؛ أما أوراق الملكية فلا، فاحفظها جيدًا.

يطلب النموذج 2553 أسهم كل مساهم (أو نسبته في LLC) وتواريخ اكتسابها ورقم تعريفه الضريبي، ولا يجوز أن يكون لشركة S مساهمون أجانب غير مقيمين (تعليمات النموذج 2553). ويُظهر كل Schedule K-1 للشراكة رقم التعريف الضريبي للشريك وهل هو أجنبي (تعليمات النموذج 1065).

ما يجعل السنة الأولى غير بسيطة: اختيار قُدّم ولم يُؤكد قط، أو ملاك دفعوا تكاليف شخصيًا، أو نشاط عمل باسم مالك قبل التأسيس، أو مالك ثانٍ انضم أثناء السنة، أو أسهم مؤسسين تُستحق بالتدريج، أو مالك ليس مواطنًا أو مقيمًا أمريكيًا. وكل منها قد يغيّر الإقرار المقدَّم أو ما يُدرج فيه، فاذكره عند إرسال الأوراق.

ولما يستحق بعد التأسيس، راجع بعد تأسيس شركتك. وللإقرار نفسه، راجع أول إقرار ضريبي لنشاطك؛ ولسنة أولى قصيرة وموعدها، راجع السنة الضريبية الأولى لشركة جديدة.

لماذا يحتاج المحاسب خطاب EIN والاسم القانوني الدقيق؟

تطابق أنظمة IRS كل إقرار تجاري مع EIN والاسم المسجل لديها، فينسخ المحاسب كليهما من خطاب EIN. وفي إقرارات الأعمال المقدَّمة إلكترونيًا، يُفحص EIN ومفتاح الاسم (عمومًا أول أربعة أحرف من الاسم) مقابل سجلات IRS، وعدم تطابق مفتاح الاسم من أكثر أسباب رفض الإقرار شيوعًا (المنشور 4163). ويؤخذ الاسم في طلب EIN كما يرد في وثائق التأسيس، بحروف وأرقام وشرطات وعلامة & فقط (صفحة EIN لدى IRS).

• EIN جديد: يصلح فورًا لحساب مصرفي أو إقرار بالبريد، لكنه قد يحتاج حتى 2 أسبوع قبل أن يعمل في التقديم الإلكتروني أو الإيداعات والدفعات الضريبية الإلكترونية (صفحة EIN لدى IRS).
• الطرف المسؤول: يسمّي طلب EIN الشخص الذي يتحكم في الكيان وأصوله. ويُبلَّغ عن تغيير الطرف المسؤول بالنموذج ⁦8822-B⁩ خلال 60 يومًا (النموذج ⁦8822-B⁩).
• LLC بعضو واحد دون اختيار: في النموذج ⁦W-9⁩ لعميل، يوضع اسم المالك في السطر 1 واسم الـ LLC في السطر 2، مع رقم الضمان الاجتماعي أو EIN الخاص بالمالك، لا EIN الـ LLC (شركات LLC بعضو واحد؛ تعليمات الجهة الطالبة للنموذج ⁦W-9⁩). وفي الرواتب، تستخدم الـ LLC نفسها اسمها ورقم EIN الخاص بها.

إذا ضاع خطاب EIN أو لم يصل أو يُظهر اسمًا مختلفًا، راجع EIN متأخر أو مفقود أو غير مطابق.

أي أوراق اختيار تحدد نوع الإقرار؟

يحدد عدد الملاك وأي اختيار قبلته IRS الإقرار (تقديم LLC كشركة أو كشراكة؛ شركات LLC بعضو واحد).

استثناء: الزوجان اللذان يملكان LLC معًا كملكية زوجية مشتركة، في ولاية ملكية زوجية مشتركة، يجوز أن يقدّماها كشراكة أو كيانًا مُهمَلًا (Rev. Proc. 2002-69). أخبر المحاسب بالطريقة التي قُدّمت بها؛ وراجع LLC للزوجين والعائلة.

المالك الأجنبي غير المقيم يقدّم النموذج ⁦1040-NR⁩ (⁦CP277⁩)، وLLC يملكها شخص أجنبي بالكامل تقدّم أيضًا النموذج 5472 مع نموذج 1120 شكلي عن كل سنة تكون لها فيها معاملة واجبة الإبلاغ مع مالكها، بما فيها المال المُدخَل (تعليمات النموذج 5472). راجع تقديم إقرارات LLC بعضو واحد مملوكة لأجنبي.

إشعار القبول من IRS أهم من النسخة المقدَّمة. فتقرر IRS عمومًا في النموذج 8832 خلال 60 يومًا (تعليمات النموذج 8832) وفي النموذج 2553 خلال 60 يومًا. وإذا لم يصل رد خلال 60 يومًا من تقديم النموذج 8832، أو شهران ⁦(2)⁩ من تقديم النموذج 2553، تقول التعليمات تابع مع IRS. وإذا تساءلت IRS هل قُدّم اختيار، فإنها تقبل إيصال بريد موثق أو مسجل مختومًا في موعده، أو نسخة بختم IRS، أو خطاب قبول IRS دليلًا (تعليمات النموذج 2553).

• توقيت النموذج 2553: يستحق في موعد لا يتجاوز مدة قدرها شهران ⁦(2)⁩ و15 يومًا من بداية السنة الضريبية التي يشملها. وفي شركة جديدة، تبدأ تلك السنة في أبكر التواريخ التي كان لها فيها مساهمون أو أصول أو بدأت النشاط. ويجب أن يوقّع المساهمون الموافقات، والـ LLC التي تقدّم النموذج 2553 لا تحتاج إلى نموذج 8832 منفصل.
• توقيت النموذج 8832: يمكن أن يسري الاختيار حتى 75 يومًا قبل أو 12 شهرًا بعد تاريخ تقديمه، فأرسل تاريخ التقديم مع النموذج. وقبل تاريخ السريان تسري القاعدة الافتراضية؛ وفي ذلك التاريخ تُعامل الشركة كأنها نقلت أصولها والتزاماتها إلى شركة مقابل أسهم (تعليمات النموذج 8832).
• نسخة النموذج 8832: ترفق نسخة بالإقرار عن سنة الاختيار. وعدم إرفاقها لا يبطل الاختيار لكنه قد يستوجب غرامات (تعليمات النموذج 8832).

أرسل النموذج المقدَّم كاملًا بالتوقيعات والموافقات، وإثبات البريد أو الفاكس، والإشعار (⁦CP277⁩؛ ⁦CP261⁩). وإذا لم تكن متأكدًا مما لدى IRS مسجلًا، راجع كيف تصنّف IRS شركتك LLC.

ما سجلات الملكية التي يحتاجها المحاسب؟

يحتاج المحاسب سجلًا بمن ضخّ ماذا، ومتى، ومقابل أي حصة.

• LLC بمالكين أو أكثر: اتفاقية التشغيل ومساهمات كل عضو من النقد والممتلكات، مع التواريخ. وللممتلكات، دوّن أيضًا ما دفعه العضو ثمنًا لها، ناقص أي إهلاك سبق المطالبة به: فيستخدم حساب رأس المال في كل Schedule K-1 عمومًا هذا الرقم الضريبي لا القيمة السوقية (تعليمات النموذج 1065). راجع حسابات رأس مال الشركاء.
• شركة: موافقة مجلس الإدارة على إصدار الأسهم، وسجل الأسهم، وما دفعه كل مساهم من مال أو ممتلكات أو خدمات. يبدّل المساهمون المال أو الممتلكات بالأسهم (المنشور 583)، وتُظهر الميزانية العمومية في النموذج 1120 رأس مال الأسهم منفصلًا عن القروض من المساهمين (النموذج 1120).
• شركة S: ينبغي أن تطابق أسماء المساهمين وأسهمهم وتواريخهم في النموذج 2553 سجل الأسهم. ولا يجوز أن يكون لشركة S إلا فئة واحدة من الأسهم: يجب أن يمنح الميثاق واللوائح الداخلية، أو اتفاقية تشغيل LLC، كل حصة ملكية حقوقًا متطابقة في التوزيعات وحصيلة التصفية؛ ويجوز أن تختلف حقوق التصويت (تعليمات النموذج 2553؛ Reg. 1.1361-1(l)).
• أسهم مؤسسين تُستحق بالتدريج: المؤسس الذي يقدّم اختيار المادة ⁦83(b)⁩، ويستحق خلال 30 يومًا بعد تحويل الأسهم، يجب أن يعطي الشركة نسخة منه (المنشور 525). أرسل كل نسخة مع السجل. وفي شركة S، لا تُعد الأسهم غير المستحقة بعد أسهمًا قائمة، ولا حاملها مساهمًا، إلا إذا قُدّم هذا الاختيار (Reg. 1.1361-1(b)(3)). راجع أسهم المؤسسين التي تُستحق بالتدريج.
• ينضم مالك ثانٍ: أرسل التاريخ والشروط. فـ LLC بعضو واحد لم تختر وضع الشركة تصبح شراكة عندما يكون لها عضو ثانٍ (تعليمات النموذج 8832)، وهذا يغيّر الإقرار لتلك السنة.

ما السجلات المالية التي يحتاجها المحاسب منذ اليوم الأول؟

يحتاج المحاسب كل كشف مصرفي وكشف بطاقة تجارية من أول إيداع، والمستندات وراء كل قيد، وسجلًا بكل مال ضخّه الملاك أو أقرضوه أو دفعوه عن الشركة. ويقول المنشور 583 افتح حسابًا تجاريًا مبكرًا، وأبقِه منفصلًا عن الحسابات الشخصية، وأودع فيه كل الإيرادات (المنشور 583). وإذا مر مال الشركة بحساب شخصي، فأرسل تلك الكشوف أيضًا وحدد البنود التجارية؛ راجع إصلاح اختلاط أموال النشاط بالأموال الشخصية.

• المستندات الداعمة: الفواتير وسجلات المبيعات وقسائم الإيداع والإيصالات والفواتير المدفوعة. يستطيع الكشف إثبات دفعة إذا بيّن المبلغ والمستفيد والتاريخ؛ والإيصال يثبت أن التكلفة للنشاط (المنشور 583).
• تكاليف دُفعت شخصيًا قبل فتح الحساب: احتفظ بكل إيصال مع تاريخه وغرضه، وأخبر المحاسب بتاريخ بدء النشاط: فلتكاليف البدء قواعد خصم خاصة، وذلك التاريخ يحدد أي التكاليف تُحتسب (المنشور 583). راجع تكاليف البدء المدفوعة شخصيًا.
• نشاط عمل قبل الشركة: أرسل تاريخ انتقاله إلى الشركة وقائمة بالمعدات والنقد والحسابات المنقولة، مع كلفة كل منها. راجع تغيير هيكل نشاطك.
• قروض الملاك: تُظهر الميزانية العمومية القروض من المساهمين أو الشركاء منفصلة عن رأس مال الملاك (النموذج 1120؛ تعليمات النموذج 1065). دوّن مصدر كل إيداع، مثل دخل النشاط أو مال المالك أو قرض (المنشور 583)، وأرسل أي سند موقّع مع مبلغه وتاريخه وفائدته وشروط سداده. وهل المال قرض فعلًا يتوقف على الوقائع.

ماذا عن كشوف الرواتب والمقاولين وتسجيلات ضريبة المبيعات؟

أرسل ما هو موجود، وقل ذلك صراحة عندما لا يوجد شيء بعد.

• كشوف الرواتب: إذا كانت الشركة تدفع أجورًا، فأرسل سجلات الرواتب والنماذج 941 (أو 944 إذا كانت الشركة تقدّم سنويًا) و940 المقدَّمة، والنماذج ⁦W-2⁩، وأرقام حسابات استقطاع الولاية والبطالة. راجع إعداد كشوف الرواتب.
• المقاولون: احصل على نموذج ⁦W-9⁩ من كل مقاول قبل الدفع. وبدون رقم تعريف ضريبي، قد تضطر الشركة إلى استقطاع جزء من الدفعة كاستقطاع احتياطي (المنشور 583)، وقد تتحمل مسؤولية أي مبلغ كان ينبغي استقطاعه ولم يُستقطع (تعليمات الجهة الطالبة للنموذج ⁦W-9⁩). ويُطلب النموذج ⁦1099-NEC⁩ عمومًا عن 2,000 دولار أو أكثر تُدفع لمقاول واحد مقابل خدمات في السنة الضريبية (IRS)؛ وتستحق نماذج هذه السنة الضريبية في 1 فبراير 2027 (تعليمات الإقرارات المعلوماتية). راجع أي المقاولين يتلقون نموذجًا ضريبيًا.
• ضريبة المبيعات: الولايات، لا IRS، هي التي تصدر تصاريح ضريبة المبيعات. أرسل كل تصريح مع رقم حسابه وجدول التقديم الذي حددته الولاية. راجع متى يجب تحصيل ضريبة المبيعات وتقديم إقرارات ضريبة المبيعات.

ما أوراق الولاية التي يحتاجها المحاسب؟

أرسل كل رقم حساب في الولاية وتأكيد تقديم لدى الشركة؛ وما يوجد منها يتوقف على الولايات المعنية. وتحتفظ IRS بقائمة مواقع حكومات الولايات للعثور على كل جهة.

• أرقام حسابات ضرائب الولاية: ضريبة الدخل أو الامتياز، واستقطاع الرواتب، والبطالة، وضريبة المبيعات.
• تأكيدات أي تقرير سنوي أو بيان أو ضريبة امتياز تشترطها ولاية التأسيس.
• التسجيلات في الولايات الأخرى التي سجلت فيها الشركة لمزاولة النشاط. راجع التسجيل في ولاية أخرى.

وهل تقدّم الشركة تقريرًا عن المالك المستفيد إلى FinCEN مسألة منفصلة: راجع تقارير BOI.

كم ينبغي أن تحتفظ شركة جديدة بهذه السجلات؟

احتفظ بالسجلات الداعمة للإقرار حتى تنتهي مدة التقادم لذلك الإقرار، واحتفظ بأوراق التأسيس وEIN والاختيار طوال عمر الشركة. وتطلب IRS من الملاك الاحتفاظ بإشعار EIN وإشعار اختيار S ضمن السجلات الدائمة (⁦CP575⁩؛ ⁦CP261⁩).

والمدة العامة 3 سنوات بعد التقديم، وبعض السجلات تحتاج مدة أطول، مثل سجلات الرواتب وسجلات سنة فيها دخل غير مبلغ عنه وسجلات الممتلكات التي لا تزال الشركة تملكها (المنشور 583؛ كم تحتفظ بالسجلات). ولكل مدة، راجع كم تحتفظ بسجلات النشاط.

كيف أمنح المحاسب وصولًا إلى IRS دون مشاركة كلمات المرور؟

وقّع النموذج 8821 أو 2848 بدل مشاركة دخولك إلى IRS، وهو نفسه الذي يفتح حسابك الشخصي لدى IRS (حساب ضرائب الأعمال). يمنح النموذج المحاسب وصولًا باسمه هو، لأنواع الضرائب والسنوات التي تدرجها.

المصادر: تعليمات النموذج 8821؛ تعليمات النموذج 2848. ويمكن تقديم كليهما إلكترونيًا (نبذة عن النموذج 8821). وتسجل IRS السنوات المستقبلية حتى 3 سنوات فقط بعد 31 ديسمبر من سنة استلامها النموذج. وفي الشركة، يوقّع النموذج 8821 مسؤول له سلطة إلزامها؛ وفي الشراكة، شريك خلال السنوات المدرجة.

يعرض حساب ضرائب الأعمال لدى IRS الإشعارات وكشوف الحساب وخطاب التحقق من EIN. وهو غير متاح بعد لـ LLC تقدّم في Schedule C أو F، والمسؤول المعيَّن للشركة يجب أن يكون مسؤولًا تلقى النموذج ⁦W-2⁩ في أحدث سنة تقديم، فقد لا تتأهل شركة في سنتها الأولى بعد. وما إن يُعدّ الحساب، يستطيع مسؤوله المعيَّن إضافة أشخاص مستخدمين معيَّنين (حساب ضرائب الأعمال).

ماذا لو نقصت بعض هذه المستندات؟

يمكن استبدال معظم الأوراق. أبلغ عن إشعار اختيار ناقص فورًا لأنه يحدد الإقرار.

وإذا قُدّم اختيار متأخرًا أو لم يمر قط، فللإعفاء شروطه ومواعيده الخاصة: راجع الإعفاء عند التأخر في اختيار شركة S والإعفاء عند التأخر في اختيار ضريبة LLC.

مثال

هذه الأمثلة للتوضيح وبالدولار الأمريكي.

LLC بعضو واحد تأسست في مارس

تؤسس مالكة LLC في مارس، وتحصل على EIN عبر الإنترنت في الأسبوع نفسه، وتفتح حسابًا تجاريًا في أبريل. وقبل ذلك دفعت ⁦US$2,000⁩ ببطاقة شخصية رسم تقديم للولاية وموقعًا إلكترونيًا. ترسل عقد التأسيس وخطاب EIN وكشوف الحساب من أبريل فصاعدًا، وكشف بطاقتها وإيصالات الـ ⁦US$2,000⁩. لم يُقدَّم نموذج 8832 ولا 2553، فالـ LLC كيان مُهمَل ويدخل دخلها في Schedule C الخاص بها. ويسجل المحاسب الـ ⁦US$2,000⁩ كمدفوعة من المالكة ويصنّف كل تكلفة بحسب سبقها بدء النشاط أو لحاقها به.

مؤسسان لشركة لها اختيار S

يؤسس مؤسسان، كلاهما مواطن أمريكي، شركة في يناير. يشتري كل منهما 5,000,000 سهم تُستحق على أربع سنوات، ويقدّم اختيار المادة ⁦83(b)⁩ خلال 30 يومًا ويعطي الشركة نسخة. تقدّم الشركة النموذج 2553 في فبراير بموافقة الاثنين، ويصل ⁦CP261⁩ في أبريل. يرسلان شهادة التأسيس واللوائح الداخلية وموافقة مجلس الإدارة على إصدار الأسهم وسجل الأسهم الذي يظهر 5,000,000 سهم لكل منهما ونسختي ⁦83(b)⁩ والنموذج 2553 الموقّع و⁦CP261⁩ وكشوف المصرف. والإقرار هو النموذج ⁦1120-S⁩، مع Schedule K-1 لكل مؤسس.

LLC قدّمت النموذج 8832 دون خطاب قبول

قدّمت LLC بعضوين تأسست في مايو النموذج 8832 في يونيو لتُفرض عليها ضريبة شركة من يومها الأول. وبحلول سبتمبر لم يصل ⁦CP277⁩. قبل إعداد أي شيء، يطلب المحاسب النموذج المقدَّم وإيصال البريد ويفحص سجل IRS. فإذا قُبل الاختيار، تقدّم الـ LLC النموذج 1120 وترفق نسخة من النموذج 8832. وإذا لم يكن لدى IRS سجل ولا إثبات تقديم، فالقاعدة الافتراضية تجعلها شراكة تقدّم النموذج 1065 ما لم يُمنح إعفاء عن الاختيار المتأخر.

هل يختلف الأمر في حالتك؟

• قُدّم اختيار ولم يُؤكد قط، أو قُدّم متأخرًا: راجع الإعفاء عند التأخر في اختيار شركة S والإعفاء عند التأخر في اختيار ضريبة LLC وكيف تصنّف IRS شركتك LLC، واحصل على مساعدة في ضرائب الشركات قبل تقديم الإقرار الأول.
• الملاك دفعوا تكاليف الشركة شخصيًا: راجع تكاليف البدء المدفوعة شخصيًا وشريك دفع مصروفات LLC شخصيًا، واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر لتسجيلها قبل الإقرار الأول.
• انضم مالك ثانٍ أثناء السنة: قد يتغير نوع الإقرار في ذلك التاريخ؛ راجع حسابات رأس مال الشركاء وإعداد الدفاتر لـ LLC جديدة، واحصل على مساعدة في ضرائب الشركات.
• أصدرت شركة أسهم مؤسسين: راجع أسهم المؤسسين التي تُستحق بالتدريج وإعداد الدفاتر لشركة جديدة، واحصل على مساعدة ضريبية للشركات الناشئة قبل الإقرار الأول.
• أحد الملاك ليس مواطنًا أو مقيمًا أمريكيًا: راجع ما يحتاجه معدّ إقرارك لشركة مملوكة لأجنبي أو، لـ LLC بعضو واحد، تقديم إقرارات LLC بعضو واحد مملوكة لأجنبي، واحصل على مساعدة في الضرائب عبر الحدود.
• الدفاتر متأخرة أصلًا: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• لست متأكدًا أنك تحتاج إلى محاسب، أو كم يكلّف محاسب أو خدمة تأسيس: راجع ماسك دفاتر أم محاسب أم CPA وكلفة محاسب الأعمال الصغيرة ومن ينبغي أن يؤسس LLC الخاصة بك.