Muhasebecinizin Yeni LLC veya Şirketinizden İstediği Belgeler

Muhasebeci, yeni bir LLC veya şirketin vergileri için hangi belgelere ihtiyaç duyar?

Şirketin ne olduğunu, kime ait olduğunu ve IRS'nin onu nasıl sınıflandırdığını gösteren belgeleri, ayrıca ilk mevduattan itibaren her banka ve kart kaydını gönderin. Muhasebeci defterleri ve ilk beyannameyi bunlardan oluşturur (Publication 583). Çoğu kaybolursa eyaletten, IRS'den veya bankadan yeniden kopyalanabilir; sahiplik belgeleri kopyalanamaz, bu yüzden güvende tutun.

Form 2553 her hissedarın hisselerini (LLC için yüzdesini), edinme tarihlerini ve vergi kimlik numarasını ister ve S şirketinin mukim olmayan yabancı hissedarı olamaz (Form 2553 talimatları). Her ortaklık K-1'i ortağın vergi kimlik numarasını ve ortağın yabancı olup olmadığını gösterir (Form 1065 talimatları).

İlk yılı basit olmaktan çıkaranlar: verilmiş ama hiç doğrulanmamış bir seçim, masrafları kişisel olarak ödeyen sahipler, kuruluştan önce bir sahibin kendi adıyla yürüyen bir işletme, yıl içinde katılan ikinci bir sahip, hak edişe bağlı kurucu hissesi veya ABD vatandaşı ya da mukimi olmayan bir sahip. Her biri hangi beyannamenin verileceğini veya neyin yazılacağını değiştirebilir; bu yüzden belgeleri gönderirken adını koyun.

Kuruluştan sonra neyin vadesi geldiği için bkz. şirketinizi kurduktan sonra. Beyannamenin kendisi için bkz. ilk işletme vergi beyannameniz; kısa ilk yıl ve son tarihi için bkz. yeni bir şirketin ilk vergi yılı.

Muhasebeci EIN yazısına ve tam yasal ada neden ihtiyaç duyar?

IRS sistemleri her işletme beyannamesini EIN ile IRS kayıtlarındaki ada eşleştirir; bu yüzden muhasebeci ikisini de EIN yazısından kopyalar. E-beyan edilen işletme beyannamelerinde EIN ve ad kontrolü (genellikle adın ilk dört karakteri) IRS kayıtlarına karşı denetlenir ve ad kontrolü uyuşmazlığı bir beyannamenin reddedilmesinin en yaygın nedenlerinden biridir (Publication 4163). EIN başvurusu adı, kuruluş belgelerinde göründüğü gibi, yalnızca harf, rakam, tire ve & işaretiyle alır (IRS EIN sayfası).

• Yeni EIN: banka hesabı veya postayla gönderilen beyanname için hemen kullanılabilir; ancak e-beyan veya elektronik vergi yatırma ve ödemeler için çalışmaya başlaması en çok 2 hafta sürebilir (IRS EIN sayfası).
• Sorumlu kişi: EIN başvurusu, kuruluşu ve varlıklarını kontrol eden kişiyi belirtir. Sorumlu kişi değişikliği 60 gün içinde Form 8822-B ile bildirilir (Form 8822-B).
• Seçim yapmamış tek üyeli LLC: bir müşteri için Form W-9'da sahibin adı 1. satıra, LLC'nin adı 2. satıra yazılır; sahibin Sosyal Güvenlik numarası veya EIN'i verilir, LLC'nin EIN'i verilmez (tek üyeli LLC'ler; W-9 isteyenler için talimatlar). Bordro için aynı LLC kendi adını ve EIN'ini kullanır.

EIN yazısı kaybolduysa, hiç gelmediyse veya farklı bir ad gösteriyorsa bkz. geciken, kaybolan veya uyuşmayan EIN.

Beyanname türünü hangi seçim belgeleri belirler?

Sahip sayısı ve IRS'nin kabul ettiği her seçim beyannameyi belirler (şirket veya ortaklık olarak beyan veren LLC; tek üyeli LLC'ler).

İstisna: community property eyaletinde bir LLC'ye community property olarak birlikte sahip olan eşler onu ortaklık veya yok sayılan işletme olarak bildirebilir (Rev. Proc. 2002-69). Muhasebeciye hangi şekilde bildirildiğini söyleyin; bkz. eş ve aile LLC'leri.

Mukim olmayan yabancı sahip Form 1040-NR verir (CP277) ve tamamı yabancı bir kişiye ait LLC, sahibiyle bildirilebilir bir işlem yaptığı her yıl için, içeri konulan para dahil, pro forma Form 1120 ile Form 5472 de verir (Form 5472 talimatları). Bkz. yabancı sahipli tek üyeli LLC beyanı.

IRS kabul bildirimi, verilmiş kopyadan daha önemlidir. IRS, Form 8832 hakkında genellikle 60 gün içinde (Form 8832 talimatları), Form 2553 hakkında ise 60 gün içinde karar verir. Form 8832 başvurusundan sonraki 60 gün içinde veya Form 2553 başvurusundan sonraki 2 ay içinde yanıt gelmezse, talimatlar IRS ile takip etmenizi söyler. IRS bir seçimin verilip verilmediğini sorgularsa, zamanında posta damgalı taahhütlü veya kayıtlı posta makbuzunu, IRS damgalı bir kopyayı veya IRS kabul yazısını kanıt olarak kabul eder (Form 2553 talimatları).

• Form 2553 zamanlaması: kapsadığı vergi yılının başlamasından sonra en geç 2 ay 15 gün içinde verilmelidir. Yeni bir şirket için bu yıl, şirketin ilk kez hissedarlarının olduğu, varlıklarının olduğu veya işe başladığı tarihlerin en erkeninde başlar. Hissedarlar onay imzalamalıdır ve Form 2553 veren bir LLC'nin ayrı bir Form 8832'ye ihtiyacı yoktur.
• Form 8832 zamanlaması: seçim, verildiği tarihten 75 gün öncesine veya 12 ay sonrasına kadar yürürlüğe girebilir; bu yüzden formla birlikte başvuru tarihini gönderin. Yürürlük tarihinden önce varsayılan kural geçerlidir; o tarihte şirket, varlık ve yükümlülüklerini hisse karşılığında bir şirkete taşımış sayılır (Form 8832 talimatları).
• Form 8832 kopyası: bir kopyası seçim yılının beyannamesine eklenir. Eklenmemesi seçimi geçersiz kılmaz ama ceza getirebilir (Form 8832 talimatları).

Verilmiş formun tamamını imzaları ve onaylarıyla, posta veya faks kanıtını ve bildirimi (CP277; CP261) gönderin. IRS'nin dosyasında ne olduğundan emin değilseniz bkz. IRS LLC'nizi nasıl sınıflandırır.

Muhasebeci hangi sahiplik kayıtlarına ihtiyaç duyar?

Muhasebecinin kimin ne zaman, hangi pay karşılığında ne koyduğuna dair bir kayda ihtiyacı vardır.

• İki veya daha fazla sahipli LLC: faaliyet sözleşmesi ve her üyenin nakit ve mülk katkıları, tarihleriyle. Mülk için ayrıca üyenin ona ne ödediğini ve zaten talep edilmiş amortismanı düşülmüş halini kaydedin: her K-1 sermaye hesabı genellikle piyasa değerini değil bu vergi rakamını kullanır (Form 1065 talimatları). Bkz. ortak sermaye hesapları.
• Şirket: hisse ihracını onaylayan yönetim kurulu kararı, hisse defteri ve her hissedarın para, mülk veya hizmet olarak ne ödediği. Hissedarlar para veya mülkü hisse karşılığında verir (Publication 583) ve Form 1120 bilançosu sermaye hissesini hissedarlardan alınan kredilerden ayrı gösterir (Form 1120).
• S şirketi: Form 2553'teki hissedarlar, hisseler ve tarihler hisse defteriyle uyuşmalıdır. S şirketinin yalnızca tek hisse sınıfı olabilir: kuruluş belgesi ve iç yönetmelik veya LLC'nin faaliyet sözleşmesi, her sahiplik payına dağıtımlar ve tasfiye gelirleri üzerinde aynı hakları vermelidir; oy hakları farklı olabilir (Form 2553 talimatları; Reg. 1.1361-1(l)).
• Hak edişe bağlı kurucu hissesi: hisse devredildikten sonraki 30 gün içinde section 83(b) seçimi veren bir kurucu, şirkete bir kopyasını vermelidir (Publication 525). Her kopyayı defterle birlikte gönderin. Bir S şirketinde hak edişi tamamlanmamış hisseler, ancak bu seçim yapılmışsa dolaşımdaki hisse ve sahibi hissedar sayılır (Reg. 1.1361-1(b)(3)). Bkz. hak edişe bağlı kurucu hisseleri.
• İkinci bir sahip katılıyor: tarihi ve şartları gönderin. Şirket statüsünü seçmemiş tek üyeli bir LLC, ikinci bir üye aldığında ortaklık olur (Form 8832 talimatları); bu da o yılın beyannamesini değiştirir.

Muhasebeci ilk günden hangi para kayıtlarına ihtiyaç duyar?

Muhasebecinin ilk mevduattan itibaren her işletme banka ve kart ekstresine, her kaydın arkasındaki belgelere ve sahiplerin şirkete koyduğu, ödünç verdiği veya şirket için ödediği tüm paranın kaydına ihtiyacı vardır. Publication 583, bir işletme hesabını erken açmayı, kişisel hesaplardan ayrı tutmayı ve tüm hasılatı oraya yatırmayı söyler (Publication 583). Şirket parası kişisel bir hesaptan geçtiyse o ekstreleri de gönderin ve işletme satırlarını işaretleyin; bkz. karışmış işletme ve kişisel fonları düzeltmek.

• Destekleyici belgeler: faturalar, satış kayıtları, mevduat makbuzları, makbuzlar ve ödenmiş faturalar. Bir ekstre, tutarı, alıcıyı ve tarihi gösteriyorsa ödemeyi kanıtlayabilir; makbuz ise masrafın işletme için olduğunu gösterir (Publication 583).
• Hesap açılmadan önce kişisel olarak ödenen masraflar: her makbuzu tarihi ve amacıyla saklayın ve muhasebeciye işletmenin başladığı tarihi söyleyin: start-up masraflarının kendi indirim kuralları vardır ve hangi masrafların sayılacağını bu tarih belirler (Publication 583). Bkz. kişisel olarak ödenen start-up masrafları.
• Şirketten önce yürüyen bir işletme: şirkete taşındığı tarihi ve taşınan ekipman, nakit ve hesapların her birinin maliyetini gösteren bir listeyi gönderin. Bkz. işletme yapınızı değiştirmek.
• Sahip kredileri: bilanço, hissedarlardan veya ortaklardan alınan kredileri sahiplerin sermayesinden ayrı gösterir (Form 1120; Form 1065 talimatları). Her mevduatın kaynağını, örneğin işletme geliri, sahibin parası veya kredi, not edin (Publication 583) ve imzalı bir senet varsa tutarı, tarihi, faizi ve geri ödeme şartlarıyla gönderin. Paranın gerçekten kredi olup olmadığı olgulara bağlıdır.

Bordro, yükleniciler ve satış vergisi kayıtları ne olacak?

Mevcut olanı gönderin ve henüz hiçbiri yoksa bunu söyleyin.

• Bordro: şirket ücret ödüyorsa bordro cetvellerini, verilmiş Form 941 (şirket yıllık veriyorsa Form 944) ve 940'ı, Form W-2'leri ve eyalet stopaj ile işsizlik hesap numaralarını gönderin. Bkz. bordro kurulumu.
• Yükleniciler: ödemeden önce her yüklenicinin Form W-9'unu alın. Vergi kimlik numarası olmadan şirket ödemenin bir kısmını yedek stopaj olarak kesmek zorunda kalabilir (Publication 583) ve kesmesi gerekirken kesmediği her tutardan sorumlu olabilir (W-9 isteyenler için talimatlar). Vergi yılında bir yükleniciye hizmet karşılığı $2.000 veya daha fazla ödeme yapıldığında genellikle Form 1099-NEC gerekir (IRS); bu vergi yılının formları 1 Şubat 2027 tarihine kadar verilir (bilgi beyannamesi talimatları). Bkz. hangi yüklenicilere vergi formu verilir.
• Satış vergisi: satış vergisi ruhsatlarını IRS değil eyaletler verir. Her ruhsatı hesap numarası ve eyaletin atadığı beyan takvimiyle gönderin. Bkz. satış vergisini ne zaman toplamanız gerekir ve satış vergisi beyannamelerini vermek.

Muhasebeci hangi eyalet belgelerine ihtiyaç duyar?

Şirketin sahip olduğu her eyalet hesap numarasını ve beyan onayını gönderin; hangilerinin var olduğu ilgili eyaletlere bağlıdır. IRS, her kurumu bulmak için bir eyalet yönetimi web siteleri listesi tutar.

• Eyalet vergi hesap numaraları: gelir veya franchise tax, bordro stopajı, işsizlik ve satış vergisi.
• Kuruluş eyaletinin istediği yıllık rapor, bildirim veya franchise tax onayları.
• Şirketin iş yapmak üzere kaydolduğu diğer eyaletlerdeki kayıtlar. Bkz. başka bir eyalette kayıt.

Şirketin FinCEN'e faydalanıcı sahip raporu verip vermediği ayrı bir sorudur: bkz. BOI raporları.

Yeni bir şirket bu kayıtları ne kadar saklamalı?

Bir beyannameyi destekleyen kayıtları o beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar, kuruluş, EIN ve seçim belgelerini ise şirketin ömrü boyunca saklayın. IRS, sahiplerden EIN bildirimini ve S seçimi bildirimini kalıcı kayıtlarında tutmalarını ister (CP575; CP261).

Genel süre beyandan sonra 3 yıl sürer; bordro kayıtları, bildirilmemiş geliri olan bir yılın kayıtları ve şirketin hâlâ sahip olduğu mülkün kayıtları gibi bazıları daha uzun süre gerektirir (Publication 583; kayıtları ne kadar saklamalı). Her süre için bkz. işletme kayıtları ne kadar saklanır.

Şifre paylaşmadan muhasebeciye IRS erişimini nasıl veririm?

Kişisel IRS hesabınızı da açan IRS girişinizi paylaşmak yerine Form 8821 veya Form 2848 imzalayın (işletme vergi hesabı). Form, muhasebeciye belirttiğiniz vergi türleri ve yıllar için kendi adıyla erişim verir.

Kaynaklar: Form 8821 talimatları; Form 2848 talimatları. İkisi de çevrimiçi verilebilir (Form 8821 hakkında). IRS, formu aldığı yılın 31 Aralık'ından sonra yalnızca 3 yıl kadar gelecek yılı kaydeder. Şirket için Form 8821'i onu bağlama yetkisi olan bir yönetici, ortaklık için listelenen yıllarda ortak olan biri imzalar.

IRS işletme vergi hesabı bildirimleri, hesap dökümlerini ve EIN doğrulama yazısını gösterir. Schedule C veya F'de beyan veren bir LLC için henüz kullanılamaz ve şirketin belirlenmiş yetkilisi en son beyan yılı için Form W-2 almış bir yönetici olmalıdır; bu yüzden ilk yılındaki bir şirket henüz uygun olmayabilir. Hesap kurulduktan sonra belirlenmiş yetkilisi, kişileri belirlenmiş kullanıcı olarak ekleyebilir (işletme vergi hesabı).

Bu belgelerden bazıları eksikse ne olur?

Çoğu belge yenisiyle değiştirilebilir. Eksik bir seçim bildirimini hemen bildirin, çünkü beyannameyi o belirler.

Bir seçim geç verildiyse veya hiç tamamlanmadıysa, affın kendi koşulları ve son tarihleri vardır: bkz. geç S şirketi seçimi affı ve geç LLC vergi seçimi affı.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarıyla verilmiştir.

Mart'ta kurulan tek üyeli LLC

Bir sahip Mart'ta bir LLC kuruyor, aynı hafta çevrimiçi EIN alıyor ve Nisan'da bir işletme hesabı açıyor. Bundan önce eyalet başvuru ücreti ve bir web sitesi için kişisel kartından US$2.000 ödedi. Articles of organization'ı, EIN yazısını, Nisan'dan itibaren ekstreleri ve US$2.000 için kart ekstresini ve makbuzlarını gönderiyor. Form 8832 veya 2553 verilmedi; bu yüzden LLC yok sayılır ve geliri onun Schedule C'sine girer. Muhasebeci US$2.000'i sahibin ödediği olarak kaydeder ve her masrafı işletmenin başlamasından önce mi sonra mı geldiğine göre ayırır.

S seçimi olan bir şirketin iki kurucusu

İkisi de ABD vatandaşı olan iki kurucu Ocak'ta şirketi kuruyor. Her biri dört yılda hak ediş kazanan 5.000.000 hisse satın alıyor, 30 gün içinde section 83(b) seçimi veriyor ve şirkete bir kopyasını veriyor. Şirket Şubat'ta Form 2553'ü iki onayla birlikte veriyor ve CP261 Nisan'da geliyor. Kuruluş sertifikasını, iç yönetmeliği, hisse ihracını onaylayan yönetim kurulu kararını, her biri için 5.000.000 hisse gösteren hisse defterini, iki 83(b) kopyasını, imzalı Form 2553'ü, CP261'i ve banka ekstrelerini gönderiyorlar. Beyanname, her kurucu için bir Schedule K-1 ile Form 1120-S olur.

Form 8832'si olan ama kabul yazısı olmayan LLC

Mayıs'ta kurulan iki üyeli bir LLC, ilk gününden itibaren şirket olarak vergilendirilmek için Haziran'da Form 8832 verdi. Eylül'e kadar CP277 gelmedi. Muhasebeci, herhangi bir şey hazırlamadan önce verilmiş formu ve posta makbuzunu ister ve IRS kaydını kontrol eder. Seçim kabul edildiyse LLC Form 1120 verir ve Form 8832'nin bir kopyasını ekler. IRS'nin kaydı yoksa ve başvuru kanıtı yoksa, geç seçim affı verilmedikçe varsayılan kural onu Form 1065 veren bir ortaklık yapar.

Sizin durumunuzda farklı mı?

• Bir seçim verildi ama hiç doğrulanmadı veya geç verildi: bkz. geç S şirketi seçimi affı, geç LLC vergi seçimi affı ve IRS LLC'nizi nasıl sınıflandırır; ilk beyanname verilmeden önce şirket vergisi desteği alın.
• Sahipler şirket masraflarını kişisel olarak ödedi: bkz. kişisel olarak ödenen start-up masrafları ve LLC masraflarını kişisel olarak ödeyen ortak; ilk beyannameden önce kaydetmek için muhasebe desteği alın.
• Yıl içinde ikinci bir sahip katıldı: beyanname türü o tarihte değişebilir; bkz. ortak sermaye hesapları ve yeni LLC için defter kurmak; şirket vergisi desteği alın.
• Bir şirket kurucu hissesi ihraç etti: bkz. hak edişe bağlı kurucu hisseleri ve yeni bir şirket için defter kurmak; ilk beyannameden önce girişim vergi desteği alın.
• Bir sahip ABD vatandaşı veya mukimi değil: bkz. yabancı sahipli şirket için hazırlayıcınızın ihtiyaçları veya tek üyeli LLC için yabancı sahipli tek üyeli LLC beyanı; sınır ötesi vergi desteği alın.
• Defterler zaten geride: bkz. gecikmiş defterleri yetiştirmek ve muhasebe desteği alın.
• Bir muhasebeciye ihtiyacınız olup olmadığından veya bir muhasebecinin ya da kuruluş hizmetinin maliyetinden emin değilsiniz: bkz. defter tutucu, muhasebeci veya CPA, küçük işletme muhasebeci maliyeti ve LLC'nizi kim kurmalı.