新 LLC 或新公司需要向會計師提供的文件

新 LLC 或新公司報稅，會計師需要哪些文件？

請提供能說明公司是什麼、誰擁有它、IRS 如何歸類它的文件，以及從第一筆存款起的每一份銀行和信用卡記錄。會計師以這些資料建立帳目並編製第一份稅表（Publication 583）。大部分文件如果遺失，都可以向州政府、IRS 或銀行重新取得副本；所有權文件則不行，所以請妥善保管。

2553 表要求填寫每位股東的股份（LLC 則填百分比）、取得日期和稅務識別號碼，而且 S 公司不能有非居民外國人股東（2553 表填表說明）。合夥企業的每份 K-1 都顯示合夥人的稅務識別號碼，以及合夥人是否為外國人（1065 表填表說明）。

什麼會使第一年不單純： 已提交但從未確認的選擇、所有者個人支付的費用、在成立之前以所有者本人名義經營的業務、年內加入的第二位所有者、需要逐步歸屬的創辦人股票，或不是美國公民或居民的所有者。每一項都可能改變所提交的稅表或其內容，因此在提供文件時請說明。

成立之後有什麼到期事項，請見公司成立之後。稅表本身，請見您的第一份企業稅表；短的第一年及其截止日期，請見新公司的第一個稅務年度。

會計師為什麼需要 EIN 函件和確切的法定名稱？

IRS 系統把每份企業稅表與 IRS 記錄上的 EIN 和名稱配對，因此會計師從 EIN 函件抄錄兩者。對以電子方式提交的企業稅表，EIN 和姓名控制碼（一般是名稱的前四個字符）會與 IRS 記錄核對，而姓名控制碼不符，是稅表被拒絕的最常見原因之一（Publication 4163）。EIN 申請使用設立文件上的名稱，只能使用字母、數字、連字號和 & 符號（IRS EIN 頁面）。

• 新 EIN： 可立即用於銀行帳戶或郵寄的稅表，但可能需要 最多 2 週 才能用於電子報稅或電子稅款存款和繳款（IRS EIN 頁面）。
• 責任方： EIN 申請會註明控制該實體及其資產的人。責任方變更須在 60 天 內用 8822-B 表報告（8822-B 表）。
• 沒有選擇的單一成員 LLC： 在向客戶提供的 W-9 表上，第 1 行填所有者的姓名，第 2 行填 LLC 的名稱，並填所有者的社會安全號碼或 EIN，而不是 LLC 的 EIN（單一成員 LLC；W-9 表要求方填表說明）。辦理工資時，同一家 LLC 使用自己的名稱和 EIN。

如果 EIN 函件遺失、從未收到或顯示的名稱不同，請見 EIN 延遲、遺失或不符。

哪些選擇文件決定稅表類型？

所有者人數和 IRS 接受的任何選擇，決定稅表（按公司或合夥企業申報的 LLC；單一成員 LLC）。

例外：在夫妻共同財產州，以夫妻共同財產共同持有 LLC 的配偶，可以把它作為合夥企業或被忽略實體申報（Rev. Proc. 2002-69）。請告訴會計師過往採用了哪種申報方式；請見配偶和家庭 LLC。

非居民外國人所有者提交 1040-NR 表（CP277），而由外國人全資擁有的 LLC，在任何與其所有者有須申報交易（包括投入資金）的年度，還要提交 5472 表，並附簡化的 1120 表（5472 表填表說明）。請見外資單一成員 LLC 的申報。

IRS 的接受通知比已提交的副本更重要。IRS 一般在 60 天 內對 8832 表作出決定（8832 表填表說明），在 60 天 內對 2553 表作出決定。如果提交 8832 表後 60 天 內，或提交 2553 表後 2 個月 內沒有收到回覆，填表說明指示向 IRS 追問。如果 IRS 質疑是否曾經提交選擇，它接受按時加蓋郵戳的掛號信或登記郵件收據、蓋有 IRS 印章的副本，或 IRS 的接受函作為證明（2553 表填表說明）。

• 2553 表的時間： 須在其所涵蓋的稅務年度開始後 2 個月又 15 天 內提交。對新公司而言，該年度從它第一次有股東、有資產或開始營業的最早日期開始。股東必須簽署同意書，而提交 2553 表的 LLC 無須另外提交 8832 表。
• 8832 表的時間： 選擇可以在提交日期前 75 天或後 12 個月之內生效，因此請把提交日期連同表格一併提供。在生效日期之前適用預設規則；在該日期，公司被視為把資產和負債轉入公司以換取股票（8832 表填表說明）。
• 8832 表的副本： 副本附在選擇當年的稅表上。漏附不會使選擇無效，但可能招致罰款（8832 表填表說明）。

請提供整份已提交的表格，包括簽名和同意書、郵寄或傳真證明，以及通知（CP277；CP261）。如果您不確定 IRS 存檔的記錄是什麼，請見 IRS 如何歸類您的 LLC。

會計師需要哪些所有權記錄？

會計師需要一份記錄：誰在什麼時候投入了什麼，換取多少份額。

• 有兩位或以上所有者的 LLC： 營運協議，以及每位成員的現金和財產出資及日期。對財產，還要記錄成員為它支付的價格，減去已經申報的折舊：每份 K-1 的資本帳戶一般使用這個稅務數字，而不是市價（1065 表填表說明）。請見合夥人資本帳戶。
• 公司： 發行股份的董事會同意書、股東名冊，以及每位股東以資金、財產或服務支付了什麼。股東以資金或財產換取股票（Publication 583），而 1120 表的資產負債表把股本與股東貸款分開列示（1120 表）。
• S 公司： 2553 表上的股東、股份和日期，應與股東名冊一致。S 公司只能有一類股票：公司章程和細則，或 LLC 的營運協議，必須讓每份所有權權益對分配款和清算所得具有相同的權利；表決權可以不同（2553 表填表說明；Reg. 1.1361-1(l)）。
• 需要歸屬的創辦人股票： 提交第 83(b) 條選擇的創辦人，須在股票轉讓後 30 天 內提交，並且必須向公司提供一份副本（Publication 525）。請把每份副本與股東名冊一併提供。在 S 公司中，未歸屬的股份只有在作出這項選擇時，才算作流通股票，其持有人才算股東（Reg. 1.1361-1(b)(3)）。請見需要歸屬的創辦人股份。
• 第二位所有者加入： 請提供日期和條款。沒有選擇按公司課稅的單一成員 LLC，在有第二位成員時成為合夥企業（8832 表填表說明），這會改變該年度的稅表。

會計師從第一天起需要哪些資金記錄？

會計師需要從第一筆存款起的每一份企業銀行和信用卡對帳單、每筆記錄背後的文件，以及所有者為公司投入、借出或支付的全部資金記錄。Publication 583 指示儘早開設企業帳戶，與個人帳戶分開，並把所有收入存入其中（Publication 583）。如果公司資金曾經過個人帳戶，也請提供那些對帳單，並標記企業相關的項目；請見修正企業與個人資金混用。

• 證明文件： 發票、銷售記錄、存款單、收據和已付帳單。對帳單如果顯示金額、收款人和日期，可以證明付款；收據則證明該費用是為業務支付的（Publication 583）。
• 帳戶開立之前，個人支付的費用： 保留每張收據，註明日期和用途，並告訴會計師業務開始的日期：創業費用適用各自的扣除規則，而該日期決定哪些費用可以計算（Publication 583）。請見個人支付的創業費用。
• 在公司成立之前就在運作的業務： 請提供它轉入公司的日期，以及轉入的設備、現金和帳戶清單，並註明每項的成本。請見變更您的企業架構。
• 所有者貸款： 資產負債表把來自股東或合夥人的貸款，與所有者的資本分開列示（1120 表；1065 表填表說明）。請註明每筆存款的來源，例如營業收入、所有者的資金或貸款（Publication 583），並提供任何已簽署的借據，註明金額、日期、利息和還款條款。款項是否真是貸款，取決於事實。

工資、承包人和銷售稅登記怎麼辦？

有什麼就提供什麼，如果還沒有，也請說明。

• 工資： 如果公司支付工資，請提供工資登記冊、已提交的 941 表（公司按年提交的話是 944 表）和 940 表、W-2 表，以及州預扣稅和失業保險帳號。請見設立工資。
• 承包人： 付款之前先向每位承包人索取 W-9 表。沒有納稅人識別號碼時，公司可能須預扣部分付款作為備用預扣稅（Publication 583），而且對本應預扣而未預扣的任何金額，公司可能須承擔責任（W-9 表要求方填表說明）。一般來說，一個稅務年度內向同一位承包人支付服務費達到 $2,000 或以上，就須簽發 1099-NEC 表（IRS）；本稅務年度的表格截止日期為 2027 年 2 月 1 日（資訊申報表填表說明）。請見哪些承包人需要稅務表格。
• 銷售稅： 銷售稅許可證由州簽發，而不是 IRS。請提供每張許可證及其帳號，以及州指定的申報時間表。請見何時必須收取銷售稅與提交銷售稅稅表。

會計師需要哪些州的文件？

請提供公司擁有的每個州帳號和申報確認；有哪些取決於涉及的州。IRS 備有一份州政府網站清單，方便查找各機構。

• 州稅帳號：所得稅或特許經營稅、工資預扣、失業保險和銷售稅。
• 成立州要求的任何年度報告、聲明或特許經營稅的確認。
• 公司在其他州登記營業的登記資料。請見在其他州登記。

公司是否須向 FinCEN 提交實益擁有人報告，是另一個問題：請見 BOI 報告。

新公司應將這些記錄保存多久？

支持稅表的記錄，須保存到該稅表的時效期滿為止；設立、EIN 和選擇文件，則在公司存續期間一直保存。IRS 要求所有者把 EIN 通知和 S 公司選擇通知保存在永久記錄中（CP575；CP261）。

一般期限是提交後 3 年，有些記錄需要更久，例如工資記錄、有未申報收入的年度的記錄，以及公司仍然擁有的財產的記錄（Publication 583；記錄應保存多久）。各類期限請見企業記錄應保存多久。

我怎樣在不分享密碼的情況下，讓會計師取得 IRS 的資料？

請簽署 8821 表或 2848 表，而不要分享您的 IRS 登入資料，因為那與開啟您個人 IRS 帳戶的是同一組（企業稅務帳戶）。該表格讓會計師以自己的名義，就您列明的稅種和年度取得資料。

資料來源：8821 表填表說明；2848 表填表說明。兩者都可以在線上提交（關於 8821 表）。IRS 對未來年度的記錄，最多只到它收到表格當年 12 月 31 日之後的 3 年。對公司而言，由有權約束公司的高級職員簽署 8821 表；對合夥企業，則由所列年度內的一位合夥人簽署。

IRS 企業稅務帳戶顯示通知、稅務記錄副本和 EIN 驗證函件。以 Schedule C 或 F 申報的 LLC 目前還不能使用它，而公司的指定負責人必須是在最近一個申報年度收到 W-2 表的高級職員，因此第一年的公司可能還不符合條件。帳戶設立之後，其指定負責人可以加入其他人作為指定用戶（企業稅務帳戶）。

如果其中一些文件遺失了怎麼辦？

大部分文件都可以補領。如果缺少選擇通知，請立即標明，因為它決定稅表。

如果選擇逾期提交或從未生效，補救有各自的條件和期限：請見S 公司逾期選擇的補救與LLC 逾期稅務選擇的補救。

舉例

以下舉例僅作說明，以美元計。

3 月成立的單一成員 LLC

一位所有者在 3 月成立 LLC，同一週在線取得 EIN，並在 4 月開設企業帳戶。在此之前，她用個人信用卡支付了 US$2,000，用於州申報費和一個網站。她提供設立文件、EIN 函件、4 月起的對帳單，以及這 US$2,000 的信用卡對帳單和收據。沒有提交 8832 表或 2553 表，所以 LLC 是被忽略實體，其收入列在她的 Schedule C 上。會計師把這 US$2,000 記錄為由所有者支付，並依每項費用發生在業務開始之前還是之後來分類。

有 S 公司選擇的公司的兩位創辦人

兩位創辦人都是美國公民，在 1 月成立公司。每人購買 5,000,000 股股份，分四年歸屬，在 30 天內提交第 83(b) 條選擇，並向公司提供一份副本。公司在 2 月提交 2553 表，附上雙方的同意書，CP261 在 4 月到達。他們提供公司設立證書、細則、發行股份的董事會同意書、顯示每人 5,000,000 股的股東名冊、兩份 83(b) 副本、已簽署的 2553 表、CP261 和銀行對帳單。稅表是 1120-S 表，並向每位創辦人提供 Schedule K-1。

提交了 8832 表但沒有接受函的 LLC

一家在 5 月成立的兩位成員 LLC，在 6 月提交 8832 表，要求從成立第一天起按公司課稅。到 9 月，CP277 仍未到達。會計師在編製任何文件之前，先要求提供已提交的表格和郵寄收據，並查核 IRS 的記錄。如果選擇已被接受，LLC 提交 1120 表並附上 8832 表的副本。如果 IRS 沒有記錄，也沒有提交證明，預設規則會使它成為提交 1065 表的合夥企業，除非獲得逾期選擇的補救。

您的情況不同嗎？

• 選擇已提交但從未確認，或逾期提交： 請見S 公司逾期選擇的補救、LLC 逾期稅務選擇的補救與 IRS 如何歸類您的 LLC，並在第一份稅表提交之前取得公司稅務協助。
• 所有者個人支付了公司費用： 請見個人支付的創業費用與合夥人個人支付 LLC 費用，並取得記帳協助，在第一份稅表之前把它們記錄下來。
• 年內有第二位所有者加入： 稅表類型可能在該日期改變；請見合夥人資本帳戶與為新 LLC 建立帳目，並取得公司稅務協助。
• 公司發行了創辦人股票： 請見需要歸屬的創辦人股份與為新公司建立帳目，並在第一份稅表之前取得新創公司稅務協助。
• 有所有者不是美國公民或居民： 請見外資公司的報稅人需要什麼，或對單一成員 LLC，請見外資單一成員 LLC 的申報，並取得跨境稅務協助。
• 帳目已經落後： 請見補做逾期的帳目，並取得記帳協助。
• 您不確定是否需要會計師，或會計師或設立服務要花多少錢： 請見記帳員、會計師或 CPA、小型企業會計師的費用與誰應該為您成立 LLC。