नई LLC या कंपनी से आपके लेखाकार को कौन-से दस्तावेज़ चाहिए

नई LLC या कंपनी के करों के लिए लेखाकार को कौन-से दस्तावेज़ चाहिए?

वे कागज़ भेजें जो दिखाते हैं कि कंपनी क्या है, उसका स्वामी कौन है और IRS उसे कैसे वर्गीकृत करता है, साथ में पहली जमा से हर बैंक और कार्ड रिकॉर्ड। लेखाकार इन्हीं से बही और पहला रिटर्न बनाता है (Publication 583)। खो जाने पर ज़्यादातर की प्रति राज्य, IRS या बैंक से फिर मिल सकती है; स्वामित्व के कागज़ नहीं मिल सकते, इसलिए उन्हें सुरक्षित रखें।

Form 2553 हर शेयरधारक के शेयर (या LLC के लिए प्रतिशत), अर्जित करने की तारीखें और कर पहचान संख्या माँगता है, और S corporation में अनिवासी विदेशी शेयरधारक नहीं हो सकते (Form 2553 के निर्देश)। साझेदारी का हर K-1 साझेदार की कर पहचान संख्या और यह दिखाता है कि साझेदार विदेशी है या नहीं (Form 1065 के निर्देश)।

पहले वर्ष को सरल न बनाने वाली बातें: ऐसा चुनाव जो फ़ाइल हुआ पर कभी पुष्ट नहीं हुआ, स्वामी जिन्होंने खर्च निजी तौर पर चुकाए, ऐसा व्यवसाय जो गठन से पहले स्वामी के अपने नाम पर चला, वर्ष के दौरान जुड़ा दूसरा स्वामी, संस्थापकों के शेयर जो vest होते हैं, या कोई स्वामी जो अमेरिकी नागरिक या निवासी नहीं है। हर एक बदल सकती है कि कौन-सा रिटर्न फ़ाइल हो या उस पर क्या जाए, इसलिए कागज़ भेजते समय उसे बताएँ।

गठन के बाद क्या देय है, इसके लिए देखें कंपनी बनाने के बाद। रिटर्न के लिए देखें आपका पहला व्यावसायिक कर रिटर्न; छोटे पहले वर्ष और उसकी नियत तारीख के लिए देखें नई कंपनी का पहला कर वर्ष।

लेखाकार को EIN पत्र और सटीक कानूनी नाम क्यों चाहिए?

IRS की प्रणालियाँ हर व्यावसायिक रिटर्न को IRS रिकॉर्ड के EIN और नाम से मिलाती हैं, इसलिए लेखाकार दोनों EIN पत्र से उतारता है। e-file किए व्यावसायिक रिटर्न के लिए, EIN और name control (आमतौर पर नाम के पहले चार अक्षर) IRS रिकॉर्ड से जाँचे जाते हैं, और name control का बेमेल होना रिटर्न के अस्वीकार होने के सबसे आम कारणों में से एक है (Publication 4163)। EIN आवेदन में नाम वैसा लिया जाता है जैसा गठन के दस्तावेज़ों में है, केवल अक्षर, अंक, हाइफ़न और ampersand इस्तेमाल करके (IRS का EIN पृष्ठ)।

• नया EIN: बैंक खाते या डाक से भेजे रिटर्न के लिए तुरंत इस्तेमाल हो सकता है, पर e-file या इलेक्ट्रॉनिक कर जमा और भुगतान के लिए काम करने में 2 हफ़्ते तक लग सकते हैं (IRS का EIN पृष्ठ)।
• ज़िम्मेदार पक्ष: EIN आवेदन उस व्यक्ति का नाम देता है जो संस्था और उसकी संपत्तियों को नियंत्रित करता है। ज़िम्मेदार पक्ष का बदलाव 60 दिन के भीतर Form 8822-B पर रिपोर्ट होता है (Form 8822-B)।
• चुनाव के बिना एकल-सदस्य LLC: ग्राहक के लिए Form W-9 पर line 1 पर स्वामी का नाम और line 2 पर LLC का नाम जाता है, स्वामी के सामाजिक सुरक्षा नंबर या EIN के साथ, LLC के EIN के साथ नहीं (एकल-सदस्य LLC; W-9 माँगने वाले के निर्देश)। पेरोल के लिए वही LLC अपना नाम और EIN इस्तेमाल करती है।

अगर EIN पत्र खो गया, कभी पहुँचा नहीं, या उसमें अलग नाम है, तो देखें EIN में देरी, खोना या मेल न खाना।

चुनाव के कौन-से कागज़ रिटर्न का प्रकार तय करते हैं?

स्वामियों की संख्या और IRS द्वारा स्वीकृत कोई भी चुनाव रिटर्न तय करते हैं (LLC का कंपनी या साझेदारी की तरह फ़ाइल करना; एकल-सदस्य LLC)।

अपवाद: community property वाले राज्य में जो जीवनसाथी LLC के community property के रूप में साथ स्वामी हैं, वे उसे साझेदारी या उपेक्षित संस्था की तरह रिपोर्ट कर सकते हैं (Rev. Proc. 2002-69)। लेखाकार को बताएँ कि अब तक उसे किस तरह रिपोर्ट किया गया है; देखें जीवनसाथी और परिवार की LLC।

अनिवासी विदेशी स्वामी Form 1040-NR भरता है (CP277), और विदेशी व्यक्ति के पूरे स्वामित्व वाली LLC हर उस वर्ष के लिए pro forma Form 1120 के साथ Form 5472 भी भरती है जिसमें स्वामी के साथ उसका रिपोर्ट करने योग्य लेन-देन हो, लगाया गया पैसा भी (Form 5472 के निर्देश)। देखें विदेशी स्वामित्व वाली एकल-सदस्य LLC की फ़ाइलिंग।

IRS की स्वीकृति सूचना फ़ाइल की गई प्रति से ज़्यादा मायने रखती है। IRS आमतौर पर Form 8832 पर 60 दिन के भीतर (Form 8832 के निर्देश) और Form 2553 पर 60 दिन के भीतर निर्णय देता है। अगर Form 8832 फ़ाइल करने के 60 दिन के भीतर, या Form 2553 फ़ाइल करने के 2 महीने के भीतर कोई जवाब न आए, तो निर्देश IRS से पूछताछ करने को कहते हैं। अगर IRS सवाल उठाए कि चुनाव फ़ाइल हुआ या नहीं, तो वह समय पर डाक-मुहर वाली प्रमाणित या पंजीकृत डाक की रसीद, IRS की मुहर वाली प्रति, या IRS का स्वीकृति पत्र प्रमाण के रूप में स्वीकार करता है (Form 2553 के निर्देश)।

• Form 2553 का समय: जिस कर वर्ष को वह कवर करता है उसकी शुरुआत के 2 महीने और 15 दिन बाद तक नहीं। नई कंपनी के लिए, वह वर्ष उन तारीखों में सबसे पहली से शुरू होता है जब उसके पहली बार शेयरधारक हुए, संपत्तियाँ हुईं या व्यवसाय शुरू हुआ। शेयरधारकों को सहमति पर हस्ताक्षर करने होंगे, और जो LLC Form 2553 फ़ाइल करती है उसे अलग Form 8832 नहीं चाहिए।
• Form 8832 का समय: चुनाव फ़ाइल करने की तारीख से 75 दिन पहले या 12 महीने बाद तक प्रभावी हो सकता है, इसलिए फ़ॉर्म के साथ फ़ाइलिंग की तारीख भेजें। प्रभावी तारीख से पहले डिफ़ॉल्ट नियम लागू होता है; उस तारीख को कंपनी को ऐसा माना जाता है जैसे उसने अपनी संपत्तियाँ और देयताएँ शेयरों के बदले कंपनी में डालीं (Form 8832 के निर्देश)।
• Form 8832 की प्रति: चुनाव के वर्ष के रिटर्न के साथ एक प्रति लगती है। उसे छोड़ने से चुनाव अमान्य नहीं होता पर जुर्माने आ सकते हैं (Form 8832 के निर्देश)।

हस्ताक्षरों और सहमतियों के साथ पूरा फ़ाइल किया फ़ॉर्म, डाक या फ़ैक्स का प्रमाण, और सूचना भेजें (CP277; CP261)। अगर आपको पक्का नहीं कि IRS के पास क्या दर्ज है, तो देखें IRS आपकी LLC को कैसे वर्गीकृत करता है।

लेखाकार को कौन-से स्वामित्व रिकॉर्ड चाहिए?

लेखाकार को ऐसा रिकॉर्ड चाहिए कि किसने क्या, कब और किस हिस्से के बदले लगाया।

• दो या अधिक स्वामियों वाली LLC: operating agreement और हर सदस्य का नकद और संपत्ति का योगदान, तारीखों के साथ। संपत्ति के लिए यह भी दर्ज करें कि सदस्य ने उसके लिए क्या चुकाया, पहले से ली गई मूल्यह्रास कटौती घटाकर: हर K-1 कैपिटल खाता आमतौर पर वही कर आँकड़ा इस्तेमाल करता है, बाज़ार मूल्य नहीं (Form 1065 के निर्देश)। देखें साझेदार के कैपिटल खाते।
• कंपनी: शेयर जारी करने वाली बोर्ड की सहमति, शेयर बही, और हर शेयरधारक ने पैसे, संपत्ति या सेवाओं में क्या चुकाया। शेयरधारक पैसे या संपत्ति के बदले शेयर लेते हैं (Publication 583), और Form 1120 का तुलन पत्र शेयरधारकों से लिए ऋणों से अलग पूँजी शेयर दिखाता है (Form 1120)।
• S corporation: Form 2553 पर शेयरधारक, शेयर और तारीखें शेयर बही से मेल खानी चाहिए। S corporation का केवल एक शेयर वर्ग हो सकता है: चार्टर और उपनियम, या LLC का operating agreement, हर स्वामित्व हित को वितरण और परिसमापन आय के समान अधिकार दें; मतदान अधिकार अलग हो सकते हैं (Form 2553 के निर्देश; Reg. 1.1361-1(l))।
• संस्थापकों के शेयर जो vest होते हैं: जो संस्थापक धारा 83(b) चुनाव फ़ाइल करता है, जो शेयर हस्तांतरित होने के 30 दिन के भीतर देय है, उसे कंपनी को एक प्रति देनी होगी (Publication 525)। हर प्रति शेयर बही के साथ भेजें। S corporation में, unvested शेयर बकाया शेयर और उनके धारक शेयरधारक तभी गिने जाते हैं जब यह चुनाव किया गया हो (Reg. 1.1361-1(b)(3))। देखें संस्थापकों के शेयर जो vest होते हैं।
• दूसरा स्वामी जुड़ता है: तारीख और शर्तें भेजें। जिस एकल-सदस्य LLC ने कंपनी दर्जा नहीं चुना, वह दूसरा सदस्य मिलने पर साझेदारी बन जाती है (Form 8832 के निर्देश), जो उस वर्ष का रिटर्न बदल देता है।

पहले दिन से लेखाकार को कौन-से पैसे के रिकॉर्ड चाहिए?

लेखाकार को पहली जमा से हर व्यावसायिक बैंक और कार्ड विवरण, हर एंट्री के पीछे के दस्तावेज़, और स्वामियों के लगाए, उधार दिए या कंपनी के लिए चुकाए सारे पैसे का रिकॉर्ड चाहिए। Publication 583 कहता है कि व्यावसायिक खाता जल्दी खोलें, उसे निजी खातों से अलग रखें और सारी प्राप्तियाँ उसी में जमा करें (Publication 583)। अगर कंपनी का पैसा निजी खाते से गुज़रा, तो वे विवरण भी भेजें और व्यावसायिक line चिह्नित करें; देखें मिले हुए व्यावसायिक और निजी पैसे को ठीक करना।

• सहायक दस्तावेज़: चालान, बिक्री रिकॉर्ड, जमा पर्चियाँ, रसीदें और चुकाए बिल। विवरण भुगतान साबित कर सकता है अगर उसमें रकम, पाने वाला और तारीख हो; रसीद दिखाती है कि खर्च व्यवसाय के लिए था (Publication 583)।
• खाता खुलने से पहले निजी तौर पर चुकाए खर्च: हर रसीद तारीख और उद्देश्य के साथ रखें, और लेखाकार को व्यवसाय शुरू होने की तारीख बताएँ: स्टार्ट-अप खर्चों के अपने कटौती नियम हैं, और वही तारीख तय करती है कि कौन-से खर्च गिने जाएँगे (Publication 583)। देखें निजी तौर पर चुकाए स्टार्टअप खर्च।
• कंपनी से पहले चला व्यवसाय: वह तारीख भेजें जब वह कंपनी में आया, और कंपनी में लाए उपकरणों, नकदी और खातों की सूची, हर एक की लागत के साथ। देखें अपना व्यावसायिक ढाँचा बदलना।
• स्वामी के ऋण: तुलन पत्र शेयरधारकों या साझेदारों से लिए ऋण स्वामियों की पूँजी से अलग दिखाता है (Form 1120; Form 1065 के निर्देश)। हर जमा का स्रोत लिखें, जैसे व्यावसायिक आय, स्वामी का पैसा या ऋण (Publication 583), और कोई भी हस्ताक्षरित नोट रकम, तारीख, ब्याज और चुकौती की शर्तों के साथ भेजें। पैसा सचमुच ऋण है या नहीं, यह तथ्यों पर निर्भर है।

पेरोल, ठेकेदारों और बिक्री कर पंजीकरण का क्या?

जो मौजूद है भेजें, और जब कुछ नहीं है तो वह भी बताएँ।

• पेरोल: अगर कंपनी वेतन देती है, तो पेरोल रजिस्टर, फ़ाइल किए Forms 941 (या Form 944, अगर कंपनी सालाना फ़ाइल करती है) और 940, Forms W-2, और राज्य के विथहोल्डिंग और बेरोज़गारी खाता नंबर भेजें। देखें पेरोल शुरू करना।
• ठेकेदार: भुगतान करने से पहले हर ठेकेदार से Form W-9 लें। करदाता पहचान संख्या के बिना, कंपनी को भुगतान का एक हिस्सा बैकअप विथहोल्डिंग के रूप में काटना पड़ सकता है (Publication 583), और जो रकम उसे काटनी थी पर नहीं काटी उसके लिए वह उत्तरदायी हो सकती है (W-9 माँगने वाले के निर्देश)। कर वर्ष में एक ठेकेदार को सेवाओं के लिए $2,000 या अधिक चुकाने पर आमतौर पर Form 1099-NEC ज़रूरी है (IRS); इस कर वर्ष के फ़ॉर्म 1 फ़रवरी 2027 को देय हैं (सूचना रिटर्न के निर्देश)। देखें किन ठेकेदारों को कर फ़ॉर्म मिलता है।
• बिक्री कर: बिक्री कर परमिट राज्य जारी करते हैं, IRS नहीं। हर परमिट खाता नंबर और राज्य द्वारा तय फ़ाइलिंग कार्यक्रम के साथ भेजें। देखें बिक्री कर कब वसूलना होता है और बिक्री कर रिटर्न फ़ाइल करना।

लेखाकार को राज्य के कौन-से कागज़ चाहिए?

कंपनी के पास राज्य का हर खाता नंबर और फ़ाइलिंग की पुष्टि भेजें; कौन-से मौजूद हैं, यह शामिल राज्यों पर निर्भर है। हर एजेंसी खोजने के लिए IRS राज्य सरकार की वेबसाइटों की सूची रखता है।

• राज्य कर खाता नंबर: आयकर या फ़्रैंचाइज़ कर, पेरोल विथहोल्डिंग, बेरोज़गारी और बिक्री कर।
• गठन वाले राज्य द्वारा माँगी गई किसी भी वार्षिक रिपोर्ट, विवरण या फ़्रैंचाइज़ कर की पुष्टि।
• दूसरे राज्यों में पंजीकरण जहाँ कंपनी ने व्यवसाय के लिए पंजीकरण कराया। देखें दूसरे राज्य में पंजीकरण।

कंपनी FinCEN को लाभकारी स्वामित्व रिपोर्ट फ़ाइल करती है या नहीं, यह अलग सवाल है: देखें BOI रिपोर्ट।

नई कंपनी को ये रिकॉर्ड कितने समय तक रखने चाहिए?

रिटर्न का समर्थन करने वाले रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक उस रिटर्न की परिसीमा अवधि खत्म न हो जाए, और गठन, EIN और चुनाव के कागज़ कंपनी के जीवन भर रखें। IRS स्वामियों से EIN सूचना और S चुनाव की सूचना स्थायी रिकॉर्ड में रखने को कहता है (CP575; CP261)।

सामान्य अवधि फ़ाइल करने के बाद 3 वर्ष है, और कुछ रिकॉर्ड के लिए ज़्यादा, जैसे पेरोल रिकॉर्ड, बिना रिपोर्ट की आय वाले वर्ष के रिकॉर्ड, और उस संपत्ति के रिकॉर्ड जो कंपनी के पास अब भी है (Publication 583; रिकॉर्ड कितने समय रखें)। हर अवधि के लिए देखें व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें।

पासवर्ड साझा किए बिना मैं लेखाकार को IRS की पहुँच कैसे दूँ?

अपना IRS साइन-इन साझा करने के बजाय Form 8821 या Form 2848 पर हस्ताक्षर करें, जो वही साइन-इन है जो आपका निजी IRS खाता खोलता है (व्यावसायिक कर खाता)। फ़ॉर्म लेखाकार को उसके अपने नाम से, आपके बताए कर प्रकारों और वर्षों के लिए पहुँच देता है।

स्रोत: Form 8821 के निर्देश; Form 2848 के निर्देश। दोनों ऑनलाइन जमा हो सकते हैं (Form 8821 के बारे में)। IRS भविष्य के वर्षों को केवल फ़ॉर्म मिलने के वर्ष की 31 दिसंबर के बाद 3 वर्ष तक दर्ज करता है। कंपनी के लिए, उसे बाँधने का अधिकार रखने वाला अधिकारी Form 8821 पर हस्ताक्षर करता है; साझेदारी के लिए, सूचीबद्ध वर्षों के दौरान कोई साझेदार।

IRS का व्यावसायिक कर खाता नोटिस, ट्रांसक्रिप्ट और EIN सत्यापन पत्र दिखाता है। यह अभी Schedule C या F पर रिपोर्ट करने वाली LLC के लिए उपलब्ध नहीं है, और कंपनी का designated official ऐसा अधिकारी होना चाहिए जिसे सबसे हाल के फ़ाइलिंग वर्ष का Form W-2 मिला हो, इसलिए पहले वर्ष की कंपनी शायद अभी योग्य न हो। खाता बनने के बाद, उसका designated official लोगों को designated users के रूप में जोड़ सकता है (व्यावसायिक कर खाता)।

अगर इनमें से कुछ दस्तावेज़ खो गए हों तो?

ज़्यादातर कागज़ बदले जा सकते हैं। छूटे चुनाव की सूचना को तुरंत चिह्नित करें, क्योंकि वही रिटर्न तय करती है।

अगर कोई चुनाव देर से फ़ाइल हुआ या कभी पूरा नहीं हुआ, तो राहत की अपनी शर्तें और समय-सीमाएँ हैं: देखें देर से S corporation चुनाव की राहत और LLC के कर चुनाव में देरी की राहत।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं और अमेरिकी डॉलर में हैं।

मार्च में बनी एकल-सदस्य LLC

एक स्वामी मार्च में LLC बनाती है, उसी हफ़्ते ऑनलाइन EIN लेती है और अप्रैल में व्यावसायिक खाता खोलती है। उससे पहले उसने राज्य के फ़ाइलिंग शुल्क और वेबसाइट के लिए निजी कार्ड से US$2,000 चुकाए। वह articles of organization, EIN पत्र, अप्रैल से आगे के विवरण, और US$2,000 के लिए अपने कार्ड का विवरण और रसीदें भेजती है। कोई Form 8832 या 2553 फ़ाइल नहीं हुआ, इसलिए LLC उपेक्षित है और उसकी आय उसके Schedule C पर जाती है। लेखाकार US$2,000 को स्वामी द्वारा चुकाया दर्ज करता है और हर खर्च को इस आधार पर छाँटता है कि वह व्यवसाय शुरू होने से पहले का था या बाद का।

S चुनाव वाली कंपनी के दो संस्थापक

दो संस्थापक, दोनों अमेरिकी नागरिक, जनवरी में कंपनी बनाते हैं। हर एक चार वर्षों में vest होने वाले 5,000,000 शेयर खरीदता है, 30 दिनों के भीतर धारा 83(b) चुनाव फ़ाइल करता है और कंपनी को एक प्रति देता है। कंपनी फ़रवरी में दोनों सहमतियों के साथ Form 2553 फ़ाइल करती है, और CP261 अप्रैल में आता है। वे निगमन प्रमाणपत्र, उपनियम, शेयर जारी करने की बोर्ड सहमति, हर एक के 5,000,000 शेयर दिखाने वाली शेयर बही, दोनों 83(b) प्रतियाँ, हस्ताक्षरित Form 2553, CP261 और बैंक विवरण भेजते हैं। रिटर्न Form 1120-S है, हर संस्थापक के लिए Schedule K-1 के साथ।

Form 8832 वाली LLC, पर स्वीकृति पत्र नहीं

मई में बनी दो-सदस्य LLC ने जून में Form 8832 फ़ाइल किया ताकि उस पर पहले दिन से कंपनी की तरह कर लगे। सितंबर तक कोई CP277 नहीं आया। कुछ भी तैयार करने से पहले, लेखाकार फ़ाइल किया फ़ॉर्म और डाक की रसीद माँगता है और IRS का रिकॉर्ड जाँचता है। अगर चुनाव स्वीकार हुआ, तो LLC Form 1120 फ़ाइल करती है और Form 8832 की प्रति लगाती है। अगर IRS के पास कोई रिकॉर्ड नहीं है और फ़ाइलिंग का कोई प्रमाण नहीं, तो डिफ़ॉल्ट नियम उसे Form 1065 भरने वाली साझेदारी बना देता है, जब तक देर से चुनाव की राहत न मिले।

आपके मामले में अलग है?

• कोई चुनाव फ़ाइल हुआ पर कभी पुष्ट नहीं हुआ, या देर से फ़ाइल हुआ: देखें देर से S corporation चुनाव की राहत, LLC के कर चुनाव में देरी की राहत और IRS आपकी LLC को कैसे वर्गीकृत करता है, और पहला रिटर्न फ़ाइल होने से पहले कंपनी कर में मदद लें।
• स्वामियों ने कंपनी के खर्च निजी तौर पर चुकाए: देखें निजी तौर पर चुकाए स्टार्टअप खर्च और साझेदार जिसने LLC के खर्च निजी तौर पर चुकाए, और पहले रिटर्न से पहले उन्हें दर्ज करने के लिए बहीखाता सहायता लें।
• वर्ष के दौरान दूसरा स्वामी जुड़ा: उस तारीख पर रिटर्न का प्रकार बदल सकता है; देखें साझेदार के कैपिटल खाते और नई LLC का बहीखाता शुरू करना, और कंपनी कर में मदद लें।
• कंपनी ने संस्थापकों को शेयर जारी किए: देखें संस्थापकों के शेयर जो vest होते हैं और नई कंपनी का बहीखाता शुरू करना, और पहले रिटर्न से पहले स्टार्टअप कर में मदद लें।
• कोई स्वामी अमेरिकी नागरिक या निवासी नहीं है: देखें विदेशी-स्वामित्व वाली कंपनी के लिए आपके तैयारकर्ता को क्या चाहिए या, एकल-सदस्य LLC के लिए, विदेशी स्वामित्व वाली एकल-सदस्य LLC की फ़ाइलिंग, और सीमा-पार कर में मदद लें।
• बही पहले से पीछे है: देखें पिछड़ी बही की भरपाई और बहीखाता सहायता लें।
• आपको पक्का नहीं कि आपको लेखाकार चाहिए या नहीं, या वह या गठन सेवा कितने में पड़ती है: देखें बहीखाता विशेषज्ञ, लेखाकार या CPA, छोटे व्यवसाय के लेखाकार की लागत और आपकी LLC कौन बनाए।