Documentos que o contador precisa de uma nova LLC ou corporação

Quais documentos o contador precisa para os impostos de uma nova LLC ou corporação?

Envie os documentos que mostram o que a empresa é, quem é o proprietário e como o IRS a classifica, além de todos os registros do banco e dos cartões desde o primeiro depósito. O contador monta a contabilidade e a primeira declaração a partir deles (Publication 583). A maioria pode ser pedida de novo ao estado, ao IRS ou ao banco se for perdida; os documentos de propriedade não, então guarde-os bem.

O Form 2553 pede as ações de cada acionista (ou o percentual, no caso de uma LLC), as datas de aquisição e o número fiscal, e uma corporação S não pode ter acionistas estrangeiros não residentes (instruções do Form 2553). Cada K-1 de sociedade mostra o número fiscal do sócio e se ele é estrangeiro (instruções do Form 1065).

O que torna um primeiro ano mais complicado: uma opção tributária que foi entregue mas nunca confirmada, proprietários que pagaram custos do próprio bolso, um negócio que funcionava no nome de um proprietário antes da constituição, um segundo proprietário que entrou durante o ano, ações de fundadores com aquisição gradual de direitos ou um proprietário que não é cidadão nem residente dos EUA. Cada um pode mudar qual declaração é entregue ou o que vai nela, então avise ao enviar os documentos.

Para o que vence depois da constituição, veja depois de constituir a sua empresa. Para a declaração em si, veja a primeira declaração de imposto da sua empresa; para um primeiro ano curto e seu vencimento, veja o primeiro ano fiscal de uma nova empresa.

Por que o contador precisa da carta do EIN e do nome legal exato?

Os sistemas do IRS associam cada declaração empresarial ao EIN e ao nome constante nos registros do IRS, então o contador copia os dois da carta do EIN. Nas declarações empresariais entregues eletronicamente, o EIN e o name control (em geral, os quatro primeiros caracteres do nome) são conferidos com os registros do IRS, e uma divergência no name control é um dos motivos mais comuns de rejeição de uma declaração (Publication 4163). O pedido do EIN usa o nome como aparece nos documentos de constituição, apenas com letras, números, hífens e o sinal & (página do IRS sobre o EIN).

• EIN novo: pode ser usado de imediato para abrir conta bancária ou entregar declaração pelo correio, mas pode levar até 2 semanas até funcionar para entrega eletrônica ou para depósitos e pagamentos eletrônicos de impostos (página do IRS sobre o EIN).
• Responsável pela empresa (responsible party): o pedido do EIN indica a pessoa que controla a entidade e seus ativos. A mudança do responsável é informada no Form 8822-B em até 60 dias (Form 8822-B).
• LLC de um único membro sem opção tributária: em um Form W-9 para um cliente, o nome do proprietário vai na linha 1 e o nome da LLC na linha 2, com o Social Security number ou o EIN do proprietário, e não o EIN da LLC (LLCs de um único membro; instruções para quem solicita o W-9). Para a folha de pagamento, a mesma LLC usa o próprio nome e o próprio EIN.

Se a carta do EIN foi perdida, nunca chegou ou mostra um nome diferente, veja EIN atrasado, perdido ou com nome diferente.

Quais documentos de opção tributária definem o tipo de declaração?

O número de proprietários e qualquer opção que o IRS tenha aceitado definem a declaração (LLC que entrega declaração como corporação ou sociedade; LLCs de um único membro).

Exceção: cônjuges que são donos de uma LLC juntos como bem comum, em um estado de bens comuns, podem declará-la como sociedade ou como entidade desconsiderada (Rev. Proc. 2002-69). Diga ao contador de que forma ela vem sendo declarada; veja LLCs de cônjuges e de família.

Um proprietário estrangeiro não residente entrega o Form 1040-NR (CP277), e uma LLC que pertence inteiramente a uma pessoa estrangeira também entrega o Form 5472 com um Form 1120 pro forma em qualquer ano em que tenha uma transação declarável com o proprietário, inclusive dinheiro aportado (instruções do Form 5472). Veja declaração da LLC de um único membro com proprietário estrangeiro.

O aviso de aceitação do IRS importa mais do que a cópia entregue. O IRS geralmente decide sobre um Form 8832 em 60 dias (instruções do Form 8832) e sobre um Form 2553 em 60 dias. Se nenhuma resposta chegar em 60 dias depois de entregar o Form 8832, ou em 2 meses depois de entregar o Form 2553, as instruções mandam procurar o IRS. Se o IRS questionar se uma opção foi entregue, ele aceita como prova um comprovante de correio certificado ou registrado com carimbo dentro do prazo, uma cópia com carimbo do IRS ou a carta de aceitação do IRS (instruções do Form 2553).

• Prazo do Form 2553: vence no máximo 2 meses e 15 dias depois do início do ano fiscal que ele cobre. Para uma nova empresa, esse ano começa na primeira das datas em que ela teve acionistas, teve ativos ou começou a operar. Os acionistas precisam assinar o consentimento, e uma LLC que entrega o Form 2553 não precisa de um Form 8832 separado.
• Prazo do Form 8832: a opção pode valer até 75 dias antes ou 12 meses depois a data em que é entregue, então envie a data de entrega junto com o formulário. Antes da data de vigência vale a regra padrão; nessa data, a empresa é tratada como se transferisse seus ativos e passivos para uma corporação em troca de ações (instruções do Form 8832).
• Cópia do Form 8832: uma cópia é anexada à declaração do ano da opção. Deixá-la de fora não anula a opção, mas pode gerar multas (instruções do Form 8832).

Envie o formulário inteiro como foi entregue, com assinaturas e consentimentos, o comprovante de envio por correio ou fax e o aviso (CP277; CP261). Se você não tem certeza do que o IRS tem registrado, veja como o IRS classifica a sua LLC.

Quais registros de propriedade o contador precisa?

O contador precisa de um registro de quem colocou o quê, quando e em troca de qual participação.

• LLC com dois ou mais proprietários: o acordo operacional e os aportes de cada membro em dinheiro e bens, com datas. Para bens, registre também quanto o membro pagou por eles, menos a depreciação já usada: a conta de capital de cada K-1 geralmente usa esse valor fiscal, e não o valor de mercado (instruções do Form 1065). Veja contas de capital dos sócios.
• Corporação: a aprovação do conselho que emitiu as ações, o livro de ações e o que cada acionista pagou em dinheiro, bens ou serviços. Os acionistas trocam dinheiro ou bens por ações (Publication 583), e o balanço do Form 1120 mostra o capital social separado dos empréstimos de acionistas (Form 1120).
• Corporação S: os acionistas, as ações e as datas no Form 2553 devem bater com o livro de ações. Uma corporação S só pode ter uma classe de ações: o estatuto e o regimento interno, ou o acordo operacional de uma LLC, devem dar a toda participação os mesmos direitos a distribuições e ao produto da liquidação; os direitos de voto podem ser diferentes (instruções do Form 2553; Reg. 1.1361-1(l)).
• Ações de fundadores com aquisição gradual de direitos: um fundador que entrega uma opção pela seção 83(b), devida em até 30 dias depois da transferência das ações, deve dar uma cópia à empresa (Publication 525). Envie cada cópia junto com o livro de ações. Em uma corporação S, as ações ainda sem direito adquirido contam como ações em circulação, e seu titular como acionista, somente se essa opção tiver sido feita (Reg. 1.1361-1(b)(3)). Veja ações de fundadores com aquisição gradual de direitos.
• Entra um segundo proprietário: envie a data e as condições. Uma LLC de um único membro que não optou pelo status de corporação passa a ser uma sociedade quando recebe um segundo membro (instruções do Form 8832), o que muda a declaração daquele ano.

Quais registros financeiros o contador precisa desde o primeiro dia?

O contador precisa de todos os extratos bancários e de cartões da empresa desde o primeiro depósito, dos documentos por trás de cada lançamento e de um registro de todo o dinheiro que os proprietários aportaram, emprestaram ou pagaram pela empresa. A Publication 583 manda abrir uma conta empresarial cedo, mantê-la separada das contas pessoais e depositar nela todas as receitas (Publication 583). Se o dinheiro da empresa passou por uma conta pessoal, envie também esses extratos e marque as linhas do negócio; veja como corrigir a mistura de dinheiro do negócio e pessoal.

• Documentos de apoio: faturas, registros de vendas, comprovantes de depósito, recibos e contas pagas. Um extrato pode comprovar um pagamento se mostrar o valor, o beneficiário e a data; o recibo mostra que o custo foi do negócio (Publication 583).
• Custos pagos do próprio bolso antes de a conta ser aberta: guarde cada recibo com a data e a finalidade, e diga ao contador a data em que o negócio começou: os custos de abertura seguem regras próprias de dedução, e essa data decide quais custos contam (Publication 583). Veja custos de abertura pagos do próprio bolso.
• Um negócio que já funcionava antes da empresa: envie a data em que ele passou para a empresa e uma lista dos equipamentos, do dinheiro e das contas transferidos, com o custo de cada um. Veja como mudar a estrutura do seu negócio.
• Empréstimos dos proprietários: o balanço mostra os empréstimos de acionistas ou sócios separados do capital dos proprietários (Form 1120; instruções do Form 1065). Anote a origem de cada depósito, como receita do negócio, dinheiro do proprietário ou empréstimo (Publication 583), e envie qualquer nota assinada com valor, data, juros e condições de pagamento. Se um dinheiro é mesmo um empréstimo depende dos fatos.

E a folha de pagamento, os prestadores de serviços e os registros de imposto sobre vendas?

Envie o que existir e diga claramente quando ainda não existir nada.

• Folha de pagamento: se a empresa paga salários, envie os registros da folha, os Forms 941 (ou o Form 944, se a empresa entrega anualmente) e 940 entregues, os Forms W-2 e os números das contas estaduais de retenção e de seguro-desemprego. Veja como montar a folha de pagamento.
• Prestadores de serviços: peça um Form W-9 a cada prestador antes de pagar. Sem o número de identificação fiscal, a empresa pode ter de reter parte do pagamento como retenção adicional (backup withholding) (Publication 583), e pode se tornar responsável por qualquer valor que deveria ter retido e não reteve (instruções para quem solicita o W-9). Um Form 1099-NEC geralmente é exigido para $2.000 ou mais pagos a um prestador por serviços no ano fiscal (IRS); os formulários deste ano fiscal vencem em 1º de fevereiro de 2027 (instruções das declarações informativas). Veja quais prestadores de serviços recebem um informe fiscal.
• Imposto sobre vendas: quem emite as licenças de imposto sobre vendas são os estados, não o IRS. Envie cada licença com o número da conta e o calendário de entrega que o estado definiu. Veja quando você precisa cobrar imposto sobre vendas e como entregar as declarações de imposto sobre vendas.

Quais documentos estaduais o contador precisa?

Envie todos os números de conta estaduais e confirmações de entrega que a empresa tem; quais existem depende dos estados envolvidos. O IRS mantém uma lista de sites dos governos estaduais para encontrar cada órgão.

• Números das contas fiscais estaduais: imposto de renda ou de franquia, retenção na folha, seguro-desemprego e imposto sobre vendas.
• Confirmações de qualquer relatório anual, declaração ou imposto de franquia que o estado de constituição exija.
• Registros em outros estados onde a empresa se registrou para operar. Veja como se registrar em outro estado.

Se a empresa entrega um relatório de beneficiários finais à FinCEN é outra questão: veja relatórios BOI.

Por quanto tempo uma nova empresa deve guardar esses registros?

Guarde os registros que sustentam uma declaração até o prazo de prescrição dessa declaração terminar, e guarde os documentos de constituição, do EIN e das opções tributárias enquanto a empresa existir. O IRS pede que os proprietários guardem de forma permanente o aviso do EIN e o aviso da opção pelo regime S (CP575; CP261).

O prazo geral é 3 anos depois da entrega, e alguns registros exigem mais tempo, como os de folha de pagamento, os de um ano com renda não declarada e os de bens que a empresa ainda possui (Publication 583; por quanto tempo guardar registros). Para cada prazo, veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Como dou ao contador acesso ao IRS sem compartilhar senhas?

Assine o Form 8821 ou o Form 2848 em vez de compartilhar o seu login do IRS, que é o mesmo que abre a sua conta pessoal no IRS (conta fiscal empresarial). O formulário dá acesso ao contador em nome próprio, para os tipos de imposto e os anos que você listar.

Fontes: instruções do Form 8821; instruções do Form 2848. Os dois podem ser enviados online (sobre o Form 8821). O IRS registra anos futuros apenas até 3 anos depois de 31 de dezembro do ano em que recebe o formulário. No caso de uma corporação, um diretor com poderes para obrigá-la assina o Form 8821; no caso de uma sociedade, um sócio dos anos listados.

A conta fiscal empresarial do IRS mostra cartas, transcrições e a carta de verificação do EIN. Ela ainda não está disponível para uma LLC que declara no Schedule C ou F, e o responsável designado de uma corporação precisa ser um diretor que recebeu um Form W-2 no ano de entrega mais recente, então uma corporação no primeiro ano pode ainda não se qualificar. Depois que a conta é criada, o responsável designado pode adicionar pessoas como usuários designados (conta fiscal empresarial).

E se alguns desses documentos estiverem faltando?

A maioria dos documentos pode ser reposta. Avise de imediato sobre um aviso de opção tributária que falta, porque ele define a declaração.

Se uma opção foi entregue com atraso ou nunca foi concluída, o alívio tem condições e prazos próprios: veja alívio por entrega tardia da opção pelo regime de corporação S e alívio por entrega tardia da opção tributária da LLC.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Uma LLC de um único membro constituída em março

Uma proprietária constitui uma LLC em março, obtém um EIN online na mesma semana e abre uma conta empresarial em abril. Antes disso, ela pagou US$2.000 em um cartão pessoal pela taxa de registro no estado e por um site. Ela envia os documentos de constituição, a carta do EIN, os extratos de abril em diante, e o extrato do cartão e os recibos dos US$2.000. Nenhum Form 8832 ou 2553 foi entregue, então a LLC é desconsiderada e a renda dela vai no Schedule C da proprietária. O contador registra os US$2.000 como pagos pela proprietária e separa cada custo conforme tenha vindo antes ou depois do início do negócio.

Dois fundadores de uma corporação com opção pelo regime S

Dois fundadores, ambos cidadãos dos EUA, constituem uma corporação em janeiro. Cada um compra 5.000.000 de ações com aquisição gradual de direitos em quatro anos, entrega uma opção pela seção 83(b) em até 30 dias e dá uma cópia à empresa. A corporação entrega o Form 2553 em fevereiro, com os dois consentimentos, e o CP261 chega em abril. Eles enviam o certificado de constituição, o regimento interno, a aprovação do conselho que emitiu as ações, o livro de ações com 5.000.000 de ações para cada um, as duas cópias da opção 83(b), o Form 2553 assinado, o CP261 e os extratos bancários. A declaração é o Form 1120-S, com um Schedule K-1 para cada fundador.

Uma LLC com Form 8832, mas sem carta de aceitação

Uma LLC com dois membros, constituída em maio, entregou o Form 8832 em junho para ser tributada como corporação desde o primeiro dia. Em setembro, nenhum CP277 chegou. Antes de preparar qualquer coisa, o contador pede o formulário entregue e o comprovante de envio e confere o registro do IRS. Se a opção foi aceita, a LLC entrega o Form 1120 e anexa uma cópia do Form 8832. Se o IRS não tem registro e não há comprovante de entrega, a regra padrão a torna uma sociedade que entrega o Form 1065, a menos que seja concedido alívio por opção tardia.

E no seu caso?

• Uma opção foi entregue mas nunca confirmada, ou foi entregue com atraso: veja alívio por entrega tardia da opção pelo regime de corporação S, alívio por entrega tardia da opção tributária da LLC e como o IRS classifica a sua LLC, e procure ajuda em impostos de corporação antes de entregar a primeira declaração.
• Os proprietários pagaram custos da empresa do próprio bolso: veja custos de abertura pagos do próprio bolso e sócio que pagou despesas da LLC do próprio bolso, e procure ajuda com escrituração contábil para registrá-los antes da primeira declaração.
• Um segundo proprietário entrou durante o ano: o tipo de declaração pode mudar nessa data; veja contas de capital dos sócios e como montar a contabilidade de uma nova LLC, e procure ajuda em impostos de corporação.
• Uma corporação emitiu ações de fundadores: veja ações de fundadores com aquisição gradual de direitos e como montar a contabilidade de uma nova corporação, e procure ajuda em impostos para startups antes da primeira declaração.
• Um proprietário não é cidadão nem residente dos EUA: veja o que seu preparador precisa para uma corporação de propriedade estrangeira ou, para uma LLC de um único membro, declaração da LLC de um único membro com proprietário estrangeiro, e procure ajuda com impostos entre países.
• A contabilidade já está atrasada: veja como colocar em dia a contabilidade atrasada e procure ajuda com escrituração contábil.
• Você não tem certeza se precisa de um contador, ou quanto custa um contador ou um serviço de constituição: veja responsável contábil, contador ou CPA, custo de um contador para pequenas empresas e quem deve constituir a sua LLC.