新 LLC 或公司要给会计师哪些文件和资料

新 LLC 或公司报税，会计师需要哪些文件？

请交给会计师这些资料：说明公司是什么、谁拥有它、IRS 如何给它分类的文件，以及从第一笔存款起的所有银行和信用卡记录。会计师据此建账并准备第一份税表（第 583 号出版物）。大部分文件丢了可以再向州政府、IRS 或银行索取；所有权文件却补不回来，请妥善保管。

2553 表要求填写每位股东的股份数（LLC 则填比例）、取得日期和税号，而且 S 公司不能有非居民外国人股东（2553 表填报说明）。每份合伙企业 K-1 都显示合伙人的税号，以及合伙人是否为外国人（1065 表填报说明）。

第一年不简单的几种情况：选择提交了但没有确认，所有人个人垫付了费用，业务在成立公司之前就以所有人个人名义运营，年内有第二位所有人加入，创始人股票有归属期，或者所有人不是美国公民或居民。每一种都可能改变要报的税表，或税表里填什么，所以在交资料时请注明。

成立后有哪些事项到期，见成立公司之后。税表本身见企业的第一份税表；第一年较短及其截止日期，见新公司的第一个纳税年度。

为什么会计师需要 EIN 通知和准确的法定名称？

IRS 系统按 EIN 和 IRS 记录里的名称来匹配每份企业税表，所以会计师要从 EIN 通知上照抄这两项。电子申报的企业税表，会拿 EIN 和名称控制码（通常是名称的前四个字符）去核对 IRS 记录，名称控制码不符是税表被退回的最常见原因之一（第 4163 号出版物）。申请 EIN 时，名称按成立文件上的写法填写，只能用字母、数字、连字符和 & 符号（IRS EIN 页面）。

• 新 EIN：可以马上用来开银行账户或邮寄税表，但用于电子申报，或电子缴税和付款，可能要等 最长 2 周 才能生效（IRS EIN 页面）。
• 责任方：申请 EIN 时要写明控制该实体及其资产的人。责任方变更，须在 60 天 内用 8822-B 表报告（8822-B 表）。
• 没有作选择的单一成员 LLC：给客户填 W-9 表时，所有人的姓名填第 1 行，LLC 名称填第 2 行，号码填所有人的社会保障号码或 EIN，而不是 LLC 的 EIN（单一成员 LLC；W-9 表索取方填报说明）。发薪时，同一家 LLC 用自己的名称和 EIN。

如果 EIN 通知丢了、没收到或名称不一致，见 EIN 延迟、丢失或不符。

哪些选择文件决定税表类型？

所有人的数量和 IRS 接受的选择，决定要报哪份税表（LLC 按公司或合伙企业申报；单一成员 LLC）。

例外：夫妻两人在夫妻共同财产州，以夫妻共同财产的方式共同拥有 LLC 的，可以按合伙企业报，也可以按被忽略实体报（税务程序 2002-69）。请告诉会计师过去用的是哪一种；见夫妻和家庭 LLC。

非居民外国人所有人报 1040-NR 表（CP277）；完全由外国人持有的 LLC，在任何一个与其所有人有应申报交易（包括投入资金）的年度，还要报 5472 表并附形式上的 1120 表（5472 表填报说明）。见外国人持有的单一成员 LLC 申报。

IRS 的接受通知比提交的副本更重要。IRS 一般在 60 天 内处理 8832 表（8832 表填报说明），在 60 天 内处理 2553 表。提交 8832 表后 60 天 内，或提交 2553 表后 2 个月 内没有收到答复的，填报说明要求向 IRS 跟进。如果 IRS 对选择是否提交过存疑，它接受按时邮戳的挂号信或登记邮件收据、盖有 IRS 印章的副本，或 IRS 的接受函作为证明（2553 表填报说明）。

• 2553 表的时限：最迟须在其所涵盖的纳税年度开始后 2 个月零 15 天 内提交。对新公司来说，该年度从最早的一个日期开始：第一次有股东、有资产或开始经营。股东必须签字同意；提交 2553 表的 LLC 不需要另外再交 8832 表。
• 8832 表的时限：选择生效日可以是提交日最多提前 75 天或延后 12 个月，所以请把提交日期随表一起交给会计师。生效日之前适用默认规则；到了生效日，公司视为把资产和负债转入一家公司以换取股票（8832 表填报说明）。
• 8832 表的副本：须附在选择当年的税表上。没附并不使选择无效，但可能被罚款（8832 表填报说明）。

请交完整的已提交表格，包括签名和同意书，邮寄或传真的证明，以及通知（CP277；CP261）。不确定 IRS 存档的是什么，见 IRS 如何对您的 LLC 分类。

会计师需要哪些所有权记录？

会计师需要一份记录：谁在什么时候投入了什么，换取多少份额。

• 有两位或以上所有人的 LLC：经营协议，以及每位成员投入的现金和财产及日期。投入财产的，还要记下成员为它付出的成本，减去已经扣除的折旧：每份 K-1 的资本账户一般采用这个税务数字，而不是市价（1065 表填报说明）。见合伙人资本账户。
• 公司：发行股票的董事会决议、股票登记簿，以及每位股东用现金、财产或服务付出的对价。股东用现金或财产换取股票（第 583 号出版物），1120 表的资产负债表把股本与股东贷款分开列示（1120 表）。
• S 公司：2553 表上的股东、股份和日期应与股票登记簿一致。S 公司只能有一种股份：公司章程和细则，或 LLC 的经营协议，必须让每一份所有权在分配和清算所得上享有相同权利；表决权可以不同（2553 表填报说明；条例第 1.1361-1(l) 条）。
• 有归属期的创始人股票：创始人如果作第 83(b) 条选择（须在股票转让后 30 天 内提交），必须给公司一份副本（第 525 号出版物）。请把每份副本连同登记簿一起交来。在 S 公司，只有作了这项选择，未归属的股份才算已发行股票，其持有人才算股东（条例第 1.1361-1(b)(3) 条）。见有归属期的创始人股份。
• 第二位所有人加入：请告知日期和条款。没有选择按公司征税的单一成员 LLC，有了第二位成员就变成合伙企业（8832 表填报说明），当年的税表类型随之改变。

会计师从第一天起需要哪些资金记录？

会计师需要从第一笔存款起的每份企业银行和信用卡对账单、每笔记录背后的凭证，以及所有人为公司投入、借出或代付的全部资金记录。第 583 号出版物建议尽早开设企业账户，与个人账户分开，并把所有收入存入其中（第 583 号出版物）。如果公司的钱经过了个人账户，也请交这些对账单，并标出属于业务的部分；见处理企业与个人资金混用。

• 凭证：发票、销售记录、存款单、收据和已付账单。对账单只要显示金额、收款人和日期，就可以证明付款；收据则证明这笔费用是为业务而花（第 583 号出版物）。
• 账户开立前个人垫付的费用：保留每张收据，写明日期和用途，并告诉会计师业务开始的日期：创业费用适用单独的扣除规则，这个日期决定哪些费用可以算（第 583 号出版物）。见个人垫付的创业费用。
• 成立公司之前就已运营的业务：请提供业务转入公司的日期，以及转入的设备、现金和账户清单，并写明每项的成本。见变更企业结构。
• 所有人贷款：资产负债表把股东或合伙人的贷款与所有人资本分开列示（1120 表；1065 表填报说明）。请注明每笔存款的来源，例如经营收入、所有人的资金或贷款（第 583 号出版物），并提供已签署的借据，写明金额、日期、利息和还款条款。一笔钱是否真是贷款，要看具体事实。

发薪、承包商和销售税登记怎么办？

有什么就交什么；还没有的，请说明。

• 发薪：公司如果付工资，请提供工资表、已提交的 941 表（公司按年申报的则是 944 表）和 940 表、W-2 表，以及州的预扣和失业保险账号。见设置发薪。
• 承包商：付款前，向每位承包商索取 W-9 表。没有纳税人识别号码，公司可能要把部分付款作为备用预扣税扣下（第 583 号出版物），而且对本应扣而未扣的金额可能要承担责任（W-9 表索取方填报说明）。在一个纳税年度内，为服务向同一位承包商付款达到 $2,000 或以上的，一般要报 1099-NEC 表（IRS）；本纳税年度的表格截止日期是 2027 年 2 月 1 日（信息申报表填报说明）。见哪些承包商要发税表。
• 销售税：销售税许可证由州政府而不是 IRS 签发。请交每张许可证，连同账号和州政府指定的申报周期。见何时必须收销售税和申报销售税表。

会计师需要哪些州的文件？

请提供公司拥有的每个州账号和申报确认，具体有哪些，取决于涉及哪些州。IRS 整理了一份各州政府网站名单，可以帮您找到各个主管部门。

• 州税账号：所得税或特许经营税、工资预扣、失业保险和销售税。
• 成立地所在州要求的年度报告、声明或特许经营税的确认记录。
• 公司在其他州登记经营的登记文件。见在另一个州登记。

公司是否要向 FinCEN 报受益所有权信息是另一个问题：见 BOI 申报。

新公司这些记录要保存多久？

支持税表的记录，要保存到该税表的时效期间届满；成立文件、EIN 文件和选择文件则要在公司存续期间一直保存。IRS 要求所有人把 EIN 通知和 S 选择通知保存在永久记录中（CP575；CP261）。

一般期限是报税后 3 年，有些记录要保存更久，例如发薪记录、有未申报收入的年度的记录，以及公司仍持有的财产的记录（第 583 号出版物；记录保存多久）。各类期限见企业记录要保存多久。

怎样让会计师查看 IRS 资料，又不用共享密码？

请签署 8821 表或 2848 表，而不要共享您的 IRS 登录信息（这套登录信息同样可以打开您的个人 IRS 账户，见企业税务账户）。有了这份表，会计师就能以自己的名义，在您列出的税种和年度范围内查看信息。

来源：8821 表填报说明；2848 表填报说明。两者都可以在线提交（关于 8821 表）。IRS 记录未来年度，最多只到收到该表当年 12 月 31 日之后的 3 年。公司的 8821 表由有权代表公司签约的高级职员签署；合伙企业则由所列年度中的一位合伙人签署。

IRS 企业税务账户可以查看通知、税务记录摘要和 EIN 核实函。它目前还不适用于报 Schedule C 或 F 的 LLC；公司的指定负责人必须是收到最近申报年度 W-2 表的高级职员，所以处于第一年的公司可能还不符合资格。账户建好后，指定负责人可以添加其他人为指定用户（企业税务账户）。

如果其中一些文件丢失了怎么办？

大部分文件可以补办。选择通知缺失的，请马上说明，因为它决定税表类型。

如果选择提交晚了或根本没有生效，补救各有条件和期限：见迟交 S 公司选择的补救和迟交 LLC 税务选择的补救。

示例

以下示例仅作说明，金额均为美元。

3 月成立的单一成员 LLC

一位所有人 3 月成立 LLC，同一周在网上拿到 EIN，4 月开立企业账户。在此之前，她用个人信用卡付了 US$2,000，用于州政府申请费和网站。她提交了组织章程、EIN 通知、4 月起的对账单，以及这 US$2,000 的信用卡对账单和收据。她没有提交 8832 表或 2553 表，所以这家 LLC 是被忽略实体，收入报在她的 Schedule C 上。会计师把这 US$2,000 记为所有人垫付，并按费用发生在业务开始之前还是之后逐笔归类。

两位创始人成立的有 S 选择的公司

两位创始人都是美国公民，1 月成立公司。各自购买 5,000,000 股，股份分四年归属，并在 30 天内提交第 83(b) 条选择，把副本交给公司。公司 2 月连同两人的同意书提交 2553 表，4 月收到 CP261。他们交来公司章程证书、公司细则、发行股票的董事会决议、显示每人 5,000,000 股的股票登记簿、两份 83(b) 副本、已签署的 2553 表、CP261 和银行对账单。税表是 1120-S 表，给每位创始人一份 Schedule K-1。

提交了 8832 表却没有接受函的 LLC

一家有两位成员的 LLC 5 月成立，6 月提交 8832 表，要求从成立第一天起按公司征税。到 9 月仍没有收到 CP277。会计师在做任何准备之前，先要来已提交的表和邮寄收据，并查核 IRS 的记录。如果选择已获接受，LLC 报 1120 表，并附上 8832 表的副本。如果 IRS 没有记录，又拿不出提交证明，默认规则会使它成为报 1065 表的合伙企业，除非获准迟交选择的补救。

您的情况不同？

• 选择提交了但没有确认，或提交晚了：见迟交 S 公司选择的补救、迟交 LLC 税务选择的补救和 IRS 如何对您的 LLC 分类，并在提交第一份税表前找公司报税协助。
• 所有人个人垫付了公司费用：见个人垫付的创业费用和合伙人个人垫付 LLC 费用，并在第一份税表之前找记账服务把它们记好。
• 年内有第二位所有人加入：加入当天，税表类型可能随之改变；见合伙人资本账户和新 LLC 设置账簿，并找公司报税协助。
• 公司发行了创始人股票：见有归属期的创始人股份和新公司设置账簿，并在第一份税表前找创业公司报税协助。
• 有所有人不是美国公民或居民：见外资公司的报税人员需要什么，单一成员 LLC 则见外国人持有的单一成员 LLC 申报，并找跨境税务协助。
• 账簿已经落后：见补做逾期账簿，并找记账服务。
• 不确定是否需要会计师，或会计师和成立服务要花多少钱：见记账员、会计师还是 CPA、小企业会计师费用和谁来帮您成立 LLC。