Documentos que su contador necesita de una LLC o corporación nueva

¿Qué documentos necesita un contador para los impuestos de una LLC o corporación nueva?

Envíe los documentos que muestran qué es la empresa, quién es su dueño y cómo la clasifica el IRS, además de todos los registros bancarios y de tarjeta desde el primer depósito. El contador arma la contabilidad y la primera declaración con ellos (Publication 583). La mayoría se puede volver a copiar del estado, del IRS o del banco si se pierde; los documentos de propiedad no, así que guárdelos bien.

El Form 2553 pide, por cada accionista, sus acciones (o su porcentaje, en una LLC), las fechas de adquisición y el número de identificación fiscal, y una corporación S no puede tener accionistas extranjeros no residentes (instrucciones del Form 2553). Cada K-1 de una sociedad de personas muestra el número de identificación fiscal del socio y si es extranjero (instrucciones del Form 1065).

Qué complica un primer año: una elección que se presentó pero nunca se confirmó, propietarios que pagaron gastos personalmente, un negocio que operaba a nombre de un propietario antes de la constitución, un segundo propietario que entró durante el año, acciones de fundadores que se consolidan con el tiempo o un propietario que no es ciudadano ni residente de EE. UU. Cada uno puede cambiar qué declaración se presenta o qué lleva, así que menciónelo cuando envíe los documentos.

Para lo que vence después de la constitución, vea después de constituir su empresa. Para la declaración en sí, vea su primera declaración de impuestos del negocio; para un primer año corto y su fecha de vencimiento, vea el primer año fiscal de una empresa nueva.

¿Por qué el contador necesita la carta del EIN y el nombre legal exacto?

Los sistemas del IRS asocian cada declaración del negocio con el EIN y el nombre que constan en sus registros, así que el contador copia ambos de la carta del EIN. En las declaraciones de negocios presentadas por e-file, el EIN y el name control (por lo general, los primeros cuatro caracteres del nombre) se verifican contra los registros del IRS, y una diferencia en el name control es una de las razones más comunes de rechazo de una declaración (Publication 4163). La solicitud del EIN toma el nombre tal como aparece en los documentos de constitución, y solo admite letras, números, guiones y el símbolo & (página del IRS sobre el EIN).

• EIN nuevo: sirve de inmediato para una cuenta bancaria o una declaración enviada por correo, pero puede pasar hasta 2 semanas antes de que funcione para e-file o para depósitos y pagos electrónicos de impuestos (página del IRS sobre el EIN).
• Parte responsable: la solicitud del EIN nombra a la persona que controla la entidad y sus activos. Un cambio de parte responsable se informa en el Form 8822-B dentro de 60 días (Form 8822-B).
• LLC de un solo miembro sin elección: en un Form W-9 para un cliente, el nombre del propietario va en la línea 1 y el de la LLC en la línea 2, con el número de Seguro Social o el EIN del propietario, no el EIN de la LLC (LLC de un solo miembro; instrucciones para quien solicita el W-9). Para la nómina, la misma LLC usa su propio nombre y su propio EIN.

Si la carta del EIN se perdió, nunca llegó o muestra otro nombre, vea EIN retrasado, perdido o que no coincide.

¿Qué documentos de elección definen el tipo de declaración?

La cantidad de propietarios y cualquier elección que el IRS haya aceptado definen la declaración (LLC que presenta como corporación o sociedad de personas; LLC de un solo miembro).

Excepción: los cónyuges que son dueños de una LLC juntos como bien comunitario, en un estado con bienes comunitarios, pueden reportarla como sociedad de personas o como entidad ignorada (Rev. Proc. 2002-69). Dígale al contador cómo se ha reportado; vea LLC de cónyuges y familiares.

Un propietario extranjero no residente presenta el Form 1040-NR (CP277), y una LLC cuyo único propietario es una persona extranjera también presenta el Form 5472 con un Form 1120 pro forma en todo año en que tenga una transacción reportable con su propietario, incluido el dinero que este aporta (instrucciones del Form 5472). Vea declaraciones de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera.

El aviso de aceptación del IRS importa más que la copia presentada. El IRS por lo general decide sobre un Form 8832 dentro de 60 días (instrucciones del Form 8832) y sobre un Form 2553 dentro de 60 días. Si no llega respuesta dentro de 60 días de presentar el Form 8832, o de 2 meses de presentar el Form 2553, las instrucciones indican dar seguimiento con el IRS. Si el IRS cuestiona si se presentó una elección, acepta como prueba un recibo de correo certificado o registrado con matasellos oportuno, una copia con sello del IRS o la carta de aceptación del IRS (instrucciones del Form 2553).

• Plazo del Form 2553: vence a más tardar 2 meses y 15 días después de que empieza el año fiscal que cubre. Para una empresa nueva, ese año empieza en la primera de estas fechas: cuando tuvo accionistas por primera vez, cuando tuvo activos o cuando inició el negocio. Los accionistas deben firmar sus consentimientos, y una LLC que presenta el Form 2553 no necesita un Form 8832 aparte.
• Plazo del Form 8832: la elección puede entrar en vigor hasta 75 días antes o 12 meses después la fecha en que se presenta, así que envíe la fecha de presentación con el formulario. Antes de la fecha de vigencia se aplica la regla predeterminada; en esa fecha se considera que la empresa transfiere sus activos y pasivos a una corporación a cambio de acciones (instrucciones del Form 8832).
• Copia del Form 8832: se adjunta una copia a la declaración del año de la elección. Omitirla no anula la elección, pero puede traer multas (instrucciones del Form 8832).

Envíe el formulario presentado completo, con las firmas y los consentimientos, la prueba de envío por correo o fax y el aviso (CP277; CP261). Si no está seguro de qué tiene registrado el IRS, vea cómo clasifica el IRS a su LLC.

¿Qué registros de propiedad necesita el contador?

El contador necesita un registro de quién aportó qué, cuándo y a cambio de qué participación.

• LLC con dos o más propietarios: el acuerdo operativo y los aportes de efectivo y bienes de cada miembro, con fechas. En el caso de bienes, anote también lo que el miembro pagó por ellos, menos la depreciación que ya haya deducido: la cuenta de capital de cada K-1 por lo general usa esa cifra fiscal, no el valor de mercado (instrucciones del Form 1065). Vea cuentas de capital de los socios.
• Corporación: el consentimiento de la junta que emite las acciones, el libro de acciones y lo que cada accionista pagó en dinero, bienes o servicios. Los accionistas entregan dinero o bienes a cambio de acciones (Publication 583), y el balance general del Form 1120 muestra el capital social aparte de los préstamos de los accionistas (Form 1120).
• Corporación S: los accionistas, las acciones y las fechas del Form 2553 deben coincidir con el libro de acciones. Una corporación S solo puede tener una clase de acciones: los documentos de constitución y los reglamentos internos, o el acuerdo operativo de una LLC, deben dar a toda participación los mismos derechos sobre las distribuciones y el producto de la liquidación; los derechos de voto pueden ser distintos (instrucciones del Form 2553; Reg. 1.1361-1(l)).
• Acciones de fundadores que se consolidan con el tiempo: un fundador que presenta una elección 83(b), con vencimiento dentro de 30 días después de la transferencia de las acciones, debe entregar una copia a la empresa (Publication 525). Envíe cada copia junto con el libro de acciones. En una corporación S, las acciones aún no consolidadas cuentan como acciones en circulación, y quien las tiene como accionista, solo si se presentó esta elección (Reg. 1.1361-1(b)(3)). Vea acciones de fundadores que se consolidan con el tiempo.
• Entra un segundo propietario: envíe la fecha y las condiciones. Una LLC de un solo miembro que no ha elegido el estatus de corporación se convierte en una sociedad de personas cuando recibe un segundo miembro (instrucciones del Form 8832), lo que cambia la declaración de ese año.

¿Qué registros de dinero necesita el contador desde el primer día?

El contador necesita todos los estados de cuenta bancarios y de tarjeta del negocio desde el primer depósito, los documentos que respaldan cada asiento y un registro de todo el dinero que los propietarios aportaron, prestaron o pagaron por la empresa. La Publication 583 indica abrir pronto una cuenta del negocio, mantenerla separada de las cuentas personales y depositar en ella todos los ingresos (Publication 583). Si el dinero de la empresa pasó por una cuenta personal, envíe también esos estados de cuenta y marque las líneas del negocio; vea cómo arreglar fondos del negocio y personales mezclados.

• Documentos de respaldo: facturas, registros de ventas, comprobantes de depósito, recibos y facturas pagadas. Un estado de cuenta puede probar un pago si muestra el monto, el beneficiario y la fecha; el recibo muestra que el gasto fue para el negocio (Publication 583).
• Gastos pagados personalmente antes de abrir la cuenta: conserve cada recibo con su fecha y su propósito, e informe al contador la fecha en que empezó el negocio: los gastos de inicio siguen sus propias reglas de deducción, y esa fecha decide cuáles cuentan (Publication 583). Vea gastos de inicio pagados personalmente.
• Un negocio que operaba antes de la empresa: envíe la fecha en que pasó a la empresa y una lista del equipo, el efectivo y las cuentas transferidos, con lo que costó cada uno. Vea cómo cambiar la estructura de su negocio.
• Préstamos de los propietarios: el balance general muestra los préstamos de accionistas o socios aparte del capital de los propietarios (Form 1120; instrucciones del Form 1065). Anote el origen de cada depósito, como ingresos del negocio, dinero del propietario o un préstamo (Publication 583), y envíe cualquier pagaré firmado con su monto, fecha, intereses y condiciones de pago. Que el dinero sea de verdad un préstamo depende de los hechos.

¿Y la nómina, los contratistas y los registros de impuesto sobre las ventas?

Envíe lo que exista, y diga si todavía no existe nada.

• Nómina: si la empresa paga sueldos, envíe los registros de nómina, los Forms 941 presentados (o el Form 944, si la empresa presenta una vez al año) y 940, los Forms W-2 y los números de cuenta estatales de retención y desempleo. Vea cómo configurar la nómina.
• Contratistas: pida un Form W-9 a cada contratista antes de pagarle. Sin un número de identificación fiscal del contribuyente, la empresa puede tener que retener parte del pago como retención adicional (Publication 583), y puede ser responsable de cualquier monto que debió retener y no retuvo (instrucciones para quien solicita el W-9). Por lo general se exige un Form 1099-NEC por $2,000 o más pagados a un contratista por servicios en el año fiscal (IRS); los formularios de este año fiscal vencen el 1 de febrero de 2027 (instrucciones de las declaraciones informativas). Vea qué contratistas reciben un formulario de impuestos.
• Impuesto sobre las ventas: los permisos de impuesto sobre las ventas los emiten los estados, no el IRS. Envíe cada permiso con su número de cuenta y el calendario de presentación que asignó el estado. Vea cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas y cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Qué documentos estatales necesita el contador?

Envíe todos los números de cuenta estatales y confirmaciones de presentación que tenga la empresa; cuáles existen depende de los estados involucrados. El IRS mantiene una lista de sitios web de los gobiernos estatales para encontrar cada agencia.

• Números de cuenta de impuestos estatales: impuesto sobre la renta o de franquicia, retención de nómina, desempleo e impuesto sobre las ventas.
• Confirmaciones de cualquier informe anual, declaración o impuesto de franquicia que exija el estado de constitución.
• Registros en otros estados donde la empresa se registró para hacer negocios. Vea cómo registrarse en otro estado.

Si la empresa presenta un informe de beneficiarios finales ante FinCEN es otra cuestión: vea informes BOI.

¿Cuánto tiempo debe conservar estos registros una empresa nueva?

Conserve los registros que respaldan una declaración hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración, y conserve los documentos de constitución, del EIN y de elecciones durante toda la vida de la empresa. El IRS pide a los propietarios que guarden de forma permanente el aviso del EIN y el aviso de la elección S (CP575; CP261).

El plazo general es 3 años después de presentar, y algunos registros requieren más tiempo, como los de nómina, los de un año con ingresos no declarados y los de bienes que la empresa todavía posee (Publication 583; cuánto tiempo conservar los registros). Para cada plazo, vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Cómo le doy al contador acceso al IRS sin compartir contraseñas?

Firme el Form 8821 o el Form 2848 en lugar de compartir su inicio de sesión del IRS, que es el mismo que abre su cuenta personal del IRS (cuenta de impuestos del negocio). El formulario le da al contador acceso en su propio nombre, para los tipos de impuesto y los años que usted indique.

Fuentes: instrucciones del Form 8821; instrucciones del Form 2848. Ambos se pueden presentar en línea (About Form 8821). El IRS registra los años futuros solo hasta 3 años después del 31 de diciembre del año en que recibe el formulario. Para una corporación, el Form 8821 lo firma un ejecutivo con autoridad para obligarla; para una sociedad de personas, un socio de los años indicados.

La cuenta de impuestos del negocio del IRS muestra avisos, transcripciones y la carta de verificación del EIN. Todavía no está disponible para una LLC que reporta en el Schedule C o F, y el funcionario designado de una corporación debe ser un ejecutivo que haya recibido un Form W-2 en el año de presentación más reciente, así que una corporación en su primer año quizá aún no califique. Una vez creada la cuenta, su funcionario designado puede agregar personas como usuarios designados (cuenta de impuestos del negocio).

¿Y si faltan algunos de estos documentos?

La mayoría de los documentos se puede reemplazar. Avise de inmediato si falta el aviso de una elección, porque define la declaración.

Si una elección se presentó tarde o nunca se tramitó, el alivio tiene sus propias condiciones y plazos: vea alivio por una elección de corporación S tardía y alivio por una elección tributaria de LLC tardía.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Una LLC de un solo miembro constituida en marzo

Una propietaria constituye una LLC en marzo, obtiene un EIN en línea esa misma semana y abre una cuenta del negocio en abril. Antes pagó US$2,000 con una tarjeta personal por la tarifa de presentación estatal y un sitio web. Envía los artículos de organización, la carta del EIN, los estados de cuenta desde abril, y su estado de cuenta de tarjeta y los recibos de los US$2,000. No se presentó ningún Form 8832 ni 2553, así que la LLC se ignora como entidad y su ingreso va en el Schedule C de ella. El contador registra los US$2,000 como pagados por la propietaria y clasifica cada gasto según si fue antes o después de que empezara el negocio.

Dos fundadores de una corporación con elección S

Dos fundadores, ambos ciudadanos de EE. UU., constituyen una corporación en enero. Cada uno compra 5,000,000 de acciones que se consolidan en cuatro años, presenta una elección 83(b) dentro de 30 días y entrega una copia a la empresa. La corporación presenta el Form 2553 en febrero con los dos consentimientos, y el CP261 llega en abril. Envían el certificado de constitución, los reglamentos internos, el consentimiento de la junta que emite las acciones, el libro de acciones con 5,000,000 de acciones para cada uno, las dos copias de la 83(b), el Form 2553 firmado, el CP261 y los estados de cuenta bancarios. La declaración es el Form 1120-S, con un Schedule K-1 para cada fundador.

Una LLC con Form 8832, pero sin carta de aceptación

Una LLC de dos miembros constituida en mayo presentó el Form 8832 en junio para tributar como corporación desde su primer día. En septiembre todavía no llega el CP277. Antes de preparar nada, el contador pide el formulario presentado y el recibo de envío por correo, y revisa el registro del IRS. Si la elección fue aceptada, la LLC presenta el Form 1120 y adjunta una copia del Form 8832. Si el IRS no tiene registro y no hay prueba de presentación, la regla predeterminada la convierte en una sociedad de personas que presenta el Form 1065, salvo que se conceda alivio por elección tardía.

¿Su caso es distinto?

• Una elección se presentó pero nunca se confirmó, o se presentó tarde: vea alivio por una elección de corporación S tardía, alivio por una elección tributaria de LLC tardía y cómo clasifica el IRS a su LLC, y consiga ayuda en impuestos corporativos antes de presentar la primera declaración.
• Los propietarios pagaron gastos de la empresa personalmente: vea gastos de inicio pagados personalmente y un socio que pagó gastos de la LLC personalmente, y consiga ayuda de contabilidad para registrarlos antes de la primera declaración.
• Un segundo propietario entró durante el año: el tipo de declaración puede cambiar en esa fecha; vea cuentas de capital de los socios y cómo configurar la contabilidad de una LLC nueva, y consiga ayuda en impuestos corporativos.
• Una corporación emitió acciones de fundadores: vea acciones de fundadores que se consolidan con el tiempo y cómo configurar la contabilidad de una corporación nueva, y consiga ayuda en impuestos para startups antes de la primera declaración.
• Un propietario no es ciudadano ni residente de EE. UU.: vea qué necesita su preparador para una corporación de propiedad extranjera o, para una LLC de un solo miembro, declaraciones de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera, y consiga ayuda en impuestos transfronterizos.
• La contabilidad ya está atrasada: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y consiga ayuda de contabilidad.
• No está seguro de necesitar un contador, o de cuánto cuesta uno o un servicio de constitución: vea responsable contable, contador o CPA, cuánto cuesta un contador para una pequeña empresa y quién debe constituir su LLC.