Documents dont votre comptable a besoin pour une nouvelle LLC

De quels documents un comptable a-t-il besoin pour l'impôt d'une nouvelle LLC ou société?

Envoyez les documents qui montrent ce qu'est l'entreprise, qui la détient et comment l'IRS la classe, plus chaque registre bancaire et de carte depuis le premier dépôt. Le comptable en tire les livres et la première déclaration (Publication 583). La plupart peuvent être recopiés de l'État, de l'IRS ou de la banque s'ils sont perdus; les documents de propriété ne le peuvent pas, alors gardez-les en lieu sûr.

Le formulaire 2553 demande les actions de chaque actionnaire (ou le pourcentage, pour une LLC), les dates d'acquisition et le numéro fiscal, et une société de type S ne peut avoir aucun actionnaire étranger non-résident (instructions du formulaire 2553). Chaque K-1 de société de personnes indique le numéro fiscal de l'associé et s'il est étranger (instructions du formulaire 1065).

Ce qui rend une première année non simple : un choix produit mais jamais confirmé, des propriétaires qui ont payé des coûts personnellement, une entreprise qui fonctionnait au nom d'un propriétaire avant la constitution, un deuxième propriétaire qui s'est joint durant l'année, des actions de fondateurs acquises progressivement, ou un propriétaire qui n'est ni citoyen ni résident américain. Chacun peut changer la déclaration produite ou son contenu; nommez-le donc en envoyant les documents.

Pour ce qui est dû après la constitution, voyez après la constitution de votre entreprise. Pour la déclaration elle-même, voyez votre première déclaration d'impôt d'entreprise; pour une courte première année et son échéance, voyez la première année d'imposition d'une nouvelle entreprise.

Pourquoi le comptable a-t-il besoin de la lettre d'EIN et du nom légal exact?

Les systèmes de l'IRS associent chaque déclaration d'entreprise à l'EIN et au nom figurant dans ses dossiers; le comptable copie donc les deux de la lettre d'EIN. Pour les déclarations d'entreprise produites par voie électronique, l'EIN et le name control (généralement les quatre premiers caractères du nom) sont vérifiés par rapport aux dossiers de l'IRS, et une discordance du name control est l'une des raisons les plus courantes de rejet d'une déclaration (Publication 4163). La demande d'EIN prend le nom tel qu'il figure dans les documents de constitution, en n'utilisant que des lettres, des chiffres, des traits d'union et des esperluettes (page de l'IRS sur l'EIN).

• Nouvel EIN : utilisable tout de suite pour un compte bancaire ou une déclaration postée, mais il peut falloir jusqu'à 2 semaines avant qu'il fonctionne pour la production électronique ou les dépôts et paiements électroniques d'impôt (page de l'IRS sur l'EIN).
• Personne responsable : la demande d'EIN nomme la personne qui contrôle l'entité et ses actifs. Un changement de personne responsable se déclare sur le formulaire 8822-B dans les 60 jours (formulaire 8822-B).
• LLC à membre unique sans choix : sur un formulaire W-9 remis à un client, le nom du propriétaire va à la ligne 1 et le nom de la LLC à la ligne 2, avec le numéro de sécurité sociale ou l'EIN du propriétaire, et non l'EIN de la LLC (LLC à membre unique; instructions du demandeur du W-9). Pour la paie, la même LLC utilise son propre nom et son propre EIN.

Si la lettre d'EIN est perdue, n'est jamais arrivée ou indique un autre nom, voyez EIN retardé, perdu ou non concordant.

Quels documents de choix déterminent le type de déclaration?

Le nombre de propriétaires et tout choix accepté par l'IRS déterminent la déclaration (LLC imposée comme société ou société de personnes; LLC à membre unique).

Exception : des conjoints qui détiennent ensemble une LLC en biens communs, dans un État de biens communs, peuvent la déclarer comme une société de personnes ou comme une entité ignorée (Rev. Proc. 2002-69). Dites au comptable de quelle façon elle a été déclarée; voyez LLC de conjoints et de famille.

Un propriétaire qui est un étranger non-résident produit le formulaire 1040-NR (CP277), et une LLC détenue entièrement par une personne étrangère produit aussi le formulaire 5472 avec un formulaire 1120 pro forma pour toute année où elle a une opération à déclarer avec son propriétaire, y compris l'argent qu'il y met (instructions du formulaire 5472). Voyez production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger.

L'avis d'acceptation de l'IRS compte plus que la copie produite. L'IRS décide généralement d'un formulaire 8832 dans les 60 jours (instructions du formulaire 8832) et d'un formulaire 2553 dans les 60 jours. Si aucune réponse n'arrive dans les 60 jours suivant la production du formulaire 8832, ou dans les 2 mois suivant celle du formulaire 2553, les instructions disent de relancer l'IRS. Si l'IRS met en doute qu'un choix ait été produit, il accepte comme preuve un reçu de courrier certifié ou recommandé portant un cachet postal à temps, une copie portant l'estampille de l'IRS, ou la lettre d'acceptation de l'IRS (instructions du formulaire 2553).

• Échéance du formulaire 2553 : au plus tard 2 mois et 15 jours après le début de l'année d'imposition visée. Pour une nouvelle entreprise, cette année commence à la première des dates où elle a eu des actionnaires, a eu des actifs ou a commencé ses activités. Les actionnaires doivent signer des consentements, et une LLC qui produit le formulaire 2553 n'a pas besoin d'un formulaire 8832 distinct.
• Échéance du formulaire 8832 : le choix peut prendre effet jusqu'à 75 jours avant ou 12 mois après la date de sa production; envoyez donc la date de production avec le formulaire. Avant la date d'effet, la règle par défaut s'applique; à cette date, l'entreprise est traitée comme transférant ses actifs et passifs à une société en échange d'actions (instructions du formulaire 8832).
• Copie du formulaire 8832 : une copie est jointe à la déclaration de l'année du choix. L'omettre n'annule pas le choix mais peut entraîner des pénalités (instructions du formulaire 8832).

Envoyez le formulaire produit en entier, avec les signatures et les consentements, la preuve d'envoi par la poste ou par télécopieur, et l'avis (CP277; CP261). Si vous n'êtes pas certain de ce que l'IRS a au dossier, voyez comment l'IRS classe votre LLC.

De quels registres de propriété le comptable a-t-il besoin?

Le comptable a besoin d'un registre de qui a apporté quoi, quand, et en échange de quelle part.

• LLC à deux propriétaires ou plus : la convention d'exploitation et les apports en argent et en biens de chaque membre, avec les dates. Pour un bien, notez aussi ce que le membre l'a payé, moins tout amortissement déjà réclamé : le compte de capital de chaque K-1 utilise généralement ce chiffre fiscal, et non la valeur marchande (instructions du formulaire 1065). Voyez comptes de capital des associés.
• Société : le consentement du conseil qui émet les actions, le registre des actions, et ce que chaque actionnaire a versé en argent, en biens ou en services. Les actionnaires échangent de l'argent ou des biens contre des actions (Publication 583), et le bilan du formulaire 1120 montre le capital-actions séparément des prêts d'actionnaires (formulaire 1120).
• Société de type S : les actionnaires, les actions et les dates du formulaire 2553 doivent concorder avec le registre des actions. Une société de type S ne peut avoir qu'une seule catégorie d'actions : l'acte constitutif et les règlements administratifs, ou la convention d'exploitation d'une LLC, doivent donner à chaque participation les mêmes droits aux distributions et au produit de liquidation; les droits de vote peuvent différer (instructions du formulaire 2553; Reg. 1.1361-1(l)).
• Actions de fondateurs acquises progressivement : un fondateur qui produit un choix de l'article 83(b), dû dans les 30 jours suivant le transfert des actions, doit en remettre une copie à l'entreprise (Publication 525). Envoyez chaque copie avec le registre. Dans une société de type S, les actions non acquises ne comptent comme actions en circulation, et leur détenteur comme actionnaire, que si ce choix a été fait (Reg. 1.1361-1(b)(3)). Voyez actions des fondateurs acquises progressivement.
• Un deuxième propriétaire se joint : envoyez la date et les conditions. Une LLC à membre unique qui n'a pas choisi le statut de société devient une société de personnes lorsqu'elle obtient un deuxième membre (instructions du formulaire 8832), ce qui change la déclaration de cette année-là.

De quels registres d'argent le comptable a-t-il besoin dès le premier jour?

Le comptable a besoin de chaque relevé bancaire et de carte d'entreprise depuis le premier dépôt, des documents derrière chaque écriture, et d'un registre de tout l'argent que les propriétaires ont mis, prêté ou payé pour l'entreprise. La Publication 583 dit d'ouvrir un compte d'entreprise tôt, de le garder séparé des comptes personnels et d'y déposer toutes les recettes (Publication 583). Si l'argent de l'entreprise a transité par un compte personnel, envoyez aussi ces relevés et marquez les lignes d'entreprise; voyez corriger le mélange des fonds d'entreprise et personnels.

• Pièces justificatives : factures, registres de ventes, bordereaux de dépôt, reçus et factures payées. Un relevé peut prouver un paiement s'il indique le montant, le bénéficiaire et la date; le reçu montre que le coût était pour l'entreprise (Publication 583).
• Coûts payés personnellement avant l'ouverture du compte : gardez chaque reçu avec sa date et son objet, et indiquez au comptable la date où l'entreprise a commencé : les dépenses de démarrage suivent leurs propres règles de déduction, et cette date détermine quels coûts comptent (Publication 583). Voyez coûts de démarrage payés personnellement.
• Une entreprise qui fonctionnait avant la société : envoyez la date où elle est passée dans la société et une liste de l'équipement, de l'argent et des comptes transférés, avec leur coût. Voyez changer la structure de votre entreprise.
• Prêts des propriétaires : le bilan montre les prêts d'actionnaires ou d'associés séparément du capital des propriétaires (formulaire 1120; instructions du formulaire 1065). Notez la source de chaque dépôt, comme le revenu de l'entreprise, l'argent du propriétaire ou un prêt (Publication 583), et envoyez tout billet signé avec son montant, sa date, ses intérêts et ses conditions de remboursement. La question de savoir si de l'argent est vraiment un prêt dépend des faits.

Et la paie, les entrepreneurs et les inscriptions à la taxe de vente?

Envoyez ce qui existe, et dites-le lorsque rien n'existe encore.

• Paie : si l'entreprise verse des salaires, envoyez les registres de paie, les formulaires 941 produits (ou le formulaire 944, si l'entreprise produit annuellement) et 940, les formulaires W-2, ainsi que les numéros de compte de retenue et d'assurance chômage de l'État. Voyez mettre en place la paie.
• Entrepreneurs : obtenez un formulaire W-9 de chaque entrepreneur avant de payer. Sans numéro d'identification fiscale, l'entreprise peut devoir retenir une partie du paiement à titre de retenue de réserve (Publication 583), et elle peut devenir responsable de tout montant qu'elle aurait dû retenir et n'a pas retenu (instructions du demandeur du W-9). Un formulaire 1099-NEC est généralement exigé pour 2 000 $ ou plus versés à un entrepreneur pour des services durant l'année d'imposition (IRS); les formulaires de cette année d'imposition sont dus 1er février 2027 (instructions des déclarations de renseignements). Voyez quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal.
• Taxe de vente : ce sont les États, et non l'IRS, qui délivrent les permis de taxe de vente. Envoyez chaque permis avec son numéro de compte et le calendrier de production attribué par l'État. Voyez quand vous devez percevoir la taxe de vente et produire les déclarations de taxe de vente.

De quels documents d'État le comptable a-t-il besoin?

Envoyez chaque numéro de compte d'État et chaque confirmation de production que l'entreprise a; lesquels existent dépend des États en cause. L'IRS tient une liste de sites Web des gouvernements des États pour trouver chaque organisme.

• Numéros de compte fiscal de l'État : impôt sur le revenu ou taxe de franchise, retenue sur la paie, assurance chômage et taxe de vente.
• Confirmations de tout rapport annuel, déclaration ou taxe de franchise exigés par l'État de constitution.
• Inscriptions dans d'autres États où l'entreprise s'est inscrite pour exercer des activités. Voyez s'inscrire dans un autre État.

La question de savoir si l'entreprise produit une déclaration de bénéficiaires effectifs auprès de FinCEN est distincte : voyez déclarations BOI.

Combien de temps une nouvelle entreprise doit-elle conserver ces registres?

Conservez les registres qui appuient une déclaration jusqu'à l'expiration du délai de prescription de cette déclaration, et conservez les documents de constitution, d'EIN et de choix pendant toute la vie de l'entreprise. L'IRS demande aux propriétaires de garder l'avis d'EIN et l'avis du choix de société de type S dans leurs registres permanents (CP575; CP261).

Le délai général est de 3 ans après la production, et certains registres exigent plus longtemps, comme les registres de paie, les registres d'une année comportant un revenu non déclaré et les registres des biens que l'entreprise possède encore (Publication 583; combien de temps conserver les registres). Pour chaque délai, voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Comment donner au comptable un accès à l'IRS sans partager de mots de passe?

Signez le formulaire 8821 ou le formulaire 2848 plutôt que de partager votre identifiant de connexion à l'IRS, qui est le même que celui qui ouvre votre compte personnel de l'IRS (compte d'impôt d'entreprise). Le formulaire donne au comptable un accès en son propre nom, pour les types d'impôt et les années que vous indiquez.

Sources : instructions du formulaire 8821; instructions du formulaire 2848. Les deux peuvent être soumis en ligne (À propos du formulaire 8821). L'IRS n'enregistre les années futures que jusqu'à 3 ans après le 31 décembre de l'année où il reçoit le formulaire. Pour une société, un dirigeant habilité à l'engager signe le formulaire 8821; pour une société de personnes, un associé durant les années indiquées.

Le compte d'impôt d'entreprise de l'IRS montre les avis, les relevés et la lettre de vérification de l'EIN. Il n'est pas encore disponible pour une LLC qui déclare sur l'annexe C ou F, et le responsable désigné d'une société doit être un dirigeant qui a reçu un formulaire W-2 pour la plus récente année de production; une société à sa première année peut donc ne pas encore y avoir droit. Une fois le compte configuré, son responsable désigné peut ajouter des personnes comme utilisateurs désignés (compte d'impôt d'entreprise).

Et si certains de ces documents sont manquants?

La plupart des documents peuvent être remplacés. Signalez tout de suite un avis de choix manquant, car il détermine la déclaration.

Si un choix a été produit en retard ou n'a jamais abouti, l'allègement a ses propres conditions et échéances : voyez allègement pour un choix de société de type S tardif et allègement pour un choix fiscal de LLC tardif.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Une LLC à membre unique constituée en mars

Une propriétaire constitue une LLC en mars, obtient un EIN en ligne la même semaine et ouvre un compte d'entreprise en avril. Avant cela, elle a payé 2 000 $ US avec une carte personnelle pour les frais de dépôt de l'État et un site Web. Elle envoie les statuts d'organisation, la lettre d'EIN, les relevés à partir d'avril, ainsi que son relevé de carte et les reçus des 2 000 $ US. Aucun formulaire 8832 ou 2553 n'a été produit; la LLC est donc ignorée et son revenu va à son annexe C. Le comptable inscrit les 2 000 $ US comme payés par la propriétaire et classe chaque coût selon qu'il précède ou suit le début de l'entreprise.

Deux fondateurs d'une société avec un choix de société de type S

Deux fondateurs, tous deux citoyens américains, constituent une société en janvier. Chacun achète 5 000 000 d'actions qui s'acquièrent progressivement sur quatre ans, produit un choix de l'article 83(b) dans les 30 jours et remet une copie à l'entreprise. La société produit le formulaire 2553 en février avec les deux consentements, et le CP261 arrive en avril. Ils envoient le certificat de constitution, les règlements administratifs, le consentement du conseil qui émet les actions, le registre des actions montrant 5 000 000 d'actions chacun, les deux copies du choix 83(b), le formulaire 2553 signé, le CP261 et les relevés bancaires. La déclaration est le formulaire 1120-S, avec une annexe K-1 pour chaque fondateur.

Une LLC avec un formulaire 8832 mais sans lettre d'acceptation

Une LLC de deux membres constituée en mai a produit le formulaire 8832 en juin pour être imposée comme société dès son premier jour. En septembre, aucun CP277 n'est arrivé. Avant de préparer quoi que ce soit, le comptable demande le formulaire produit et le reçu d'envoi et vérifie le dossier de l'IRS. Si le choix a été accepté, la LLC produit le formulaire 1120 et joint une copie du formulaire 8832. Si l'IRS n'a aucune trace et qu'il n'y a pas de preuve de production, la règle par défaut en fait une société de personnes qui produit le formulaire 1065, à moins qu'un allègement pour choix tardif ne soit accordé.

Votre situation est différente?

• Un choix a été produit mais jamais confirmé, ou produit en retard : voyez allègement pour un choix de société de type S tardif, allègement pour un choix fiscal de LLC tardif et comment l'IRS classe votre LLC, et obtenez de l'aide pour l'impôt des sociétés avant la production de la première déclaration.
• Des propriétaires ont payé personnellement des coûts de l'entreprise : voyez coûts de démarrage payés personnellement et un associé qui a payé personnellement des dépenses de la LLC, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour les inscrire avant la première déclaration.
• Un deuxième propriétaire s'est joint durant l'année : le type de déclaration peut changer à cette date; voyez comptes de capital des associés et mettre en place les livres d'une nouvelle LLC, et obtenez de l'aide pour l'impôt des sociétés.
• Une société a émis des actions de fondateurs : voyez actions des fondateurs acquises progressivement et mettre en place les livres d'une nouvelle société, et obtenez de l'aide fiscale pour startups avant la première déclaration.
• Un propriétaire n'est ni citoyen ni résident américain : voyez ce que votre préparateur exige pour une société détenue par un étranger ou, pour une LLC à membre unique, production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger, et obtenez de l'aide fiscale transfrontalière.
• Les livres sont déjà en retard : voyez rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous ne savez pas si vous avez besoin d'un comptable, ni combien coûte un comptable ou un service de constitution : voyez spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA, coût d'un comptable pour petite entreprise et qui devrait constituer votre LLC.