새 LLC·법인을 위해 회계사에게 줄 서류

새 LLC나 법인의 세금 신고를 위해 회계사에게 어떤 서류가 필요한가요?

회사가 어떤 사업체인지, 소유주가 누구인지, IRS가 어떻게 분류하는지 보여 주는 서류와 첫 입금부터의 모든 은행·카드 기록을 보내세요. 회계사는 이 자료로 장부와 첫 신고서를 만듭니다(Publication 583). 대부분은 잃어버려도 주 정부, IRS, 은행에서 다시 받을 수 있지만 소유주 관련 서류는 다시 받을 수 없으므로 잘 보관하세요.

Form 2553에는 주주별 주식 수(LLC는 지분 비율), 취득일, 납세자 번호를 적어야 하며, S corporation은 비거주 외국인 주주를 둘 수 없습니다(Form 2553 작성 안내). 파트너십 K-1에는 파트너의 납세자 번호와 파트너가 외국인인지 표시됩니다(Form 1065 작성 안내).

첫해가 단순하지 않은 경우: 제출했지만 확인되지 않은 선택, 소유주가 개인 자금으로 낸 비용, 설립 전에 소유주 개인 이름으로 운영한 사업, 연중에 들어온 두 번째 소유주, 권리가 점진적으로 확정되는 창업자 주식, 미국 시민권자나 거주자가 아닌 소유주가 있는 경우입니다. 어느 경우든 제출할 신고서나 기재 내용이 달라질 수 있으니 서류를 보낼 때 함께 알려 주세요.

설립 후 기한이 오는 일은 회사 설립 후 해야 할 일을 참고하세요. 신고서 자체는 첫 사업체 세금 신고서에서, 단기 첫해와 그 기한은 새 회사의 첫 과세연도에서 다룹니다.

회계사에게 EIN 서신과 정확한 법적 이름이 왜 필요한가요?

IRS 시스템은 사업체 신고서를 EIN과 IRS 기록상의 이름으로 맞춰 봅니다. 그래서 회계사는 EIN 서신에서 둘을 그대로 옮깁니다. 전자 제출하는 사업체 신고서는 EIN과 이름 코드(name control, 일반적으로 이름의 첫 네 글자)를 IRS 기록과 대조하며, 이름 코드가 맞지 않는 것은 신고서가 반려되는 가장 흔한 이유 중 하나입니다(Publication 4163). EIN 신청에는 설립 서류에 적힌 이름을 쓰며, 글자, 숫자, 하이픈, 앰퍼샌드만 쓸 수 있습니다(IRS EIN 안내).

• 새 EIN: 은행 계좌나 우편 신고서에는 바로 쓸 수 있지만, 전자 제출이나 전자 세금 납부에서 작동하려면 최대 2주가 걸릴 수 있습니다(IRS EIN 안내).
• 책임자(responsible party): EIN 신청서에는 사업체와 그 자산을 통제하는 사람이 기재됩니다. 책임자가 바뀌면 60일 이내에 Form 8822-B로 알려야 합니다(Form 8822-B).
• 선택이 없는 단일 구성원 LLC: 고객에게 내는 Form W-9에는 1번 줄에 소유주의 이름, 2번 줄에 LLC의 이름을 적고, LLC의 EIN이 아니라 소유주의 사회보장번호 또는 EIN을 적습니다(단일 구성원 LLC, W-9 요청자 작성 안내). 급여 지급에는 같은 LLC가 자신의 이름과 EIN을 씁니다.

EIN 서신을 잃어버렸거나, 도착하지 않았거나, 이름이 다르게 나왔다면 EIN이 지연되거나, 분실되거나, 일치하지 않는 경우를 참고하세요.

어떤 선택 서류가 신고서 종류를 결정하나요?

소유주 수와 IRS가 승인한 선택이 신고서를 결정합니다(LLC filing as a corporation or partnership, 단일 구성원 LLC).

예외: 부부공동재산제 주에서 부부가 공동재산으로 LLC를 함께 소유하면 파트너십 또는 별도 과세 대상이 아닌 사업체 중 하나로 신고할 수 있습니다(Rev. Proc. 2002-69). 어느 쪽으로 신고해 왔는지 회계사에게 알려 주세요. 부부·가족 LLC를 참고하세요.

비거주 외국인 소유주는 Form 1040-NR을 제출합니다(CP277). 외국인이 전부 소유한 LLC는 소유주와 신고 대상 거래(자금 투입 포함)가 있는 연도마다 Form 5472를 형식상의(pro forma) Form 1120과 함께 제출합니다(Form 5472 작성 안내). 외국인 소유 단일 구성원 LLC의 신고를 참고하세요.

제출한 사본보다 IRS 승인 통지서가 더 중요합니다. IRS는 일반적으로 Form 8832을 60일 이내에(Form 8832 작성 안내), Form 2553을 60일 이내에 결정합니다. Form 8832을 제출하고 60일 이내에, 또는 Form 2553을 제출하고 2개월 이내에 답이 오지 않으면 IRS에 문의하라고 작성 안내에 나와 있습니다. IRS가 선택이 제출되었는지 의문을 제기하면, 기한 내 소인이 찍힌 등기 우편 영수증, IRS 도장이 찍힌 사본, IRS 승인 서신을 증빙으로 받아 줍니다(Form 2553 작성 안내).

• Form 2553 기한: 적용받으려는 과세연도가 시작된 날부터 2개월 15일 이내에 제출해야 합니다. 새 회사의 경우 그 과세연도는 처음 주주가 생긴 날, 자산이 생긴 날, 사업을 시작한 날 중 가장 이른 날에 시작합니다. 주주들이 동의서에 서명해야 하며, Form 2553을 제출하는 LLC는 Form 8832을 따로 제출하지 않아도 됩니다.
• Form 8832 효력 발생일: 선택은 제출일 75일 전부터 12개월 후까지에 효력이 생길 수 있으므로 서식과 함께 제출일을 알려 주세요. 효력 발생일 전에는 기본 규정이 적용됩니다. 그날 회사는 자산과 부채를 주식과 맞바꾸어 법인으로 옮긴 것으로 봅니다(Form 8832 작성 안내).
• Form 8832 사본: 선택이 적용되는 연도의 신고서에 사본을 첨부합니다. 첨부하지 않아도 선택이 무효가 되지는 않지만 가산세가 붙을 수 있습니다(Form 8832 작성 안내).

서명과 동의서가 있는 제출 서식 전체, 우편 또는 팩스 발송 증빙, 통지서를 보내세요(CP277, CP261). IRS 기록에 무엇이 있는지 확실하지 않다면 IRS가 내 LLC를 분류하는 방식을 참고하세요.

회계사에게 어떤 소유 기록이 필요한가요?

누가 무엇을 언제 출자하고 어떤 지분을 받았는지에 대한 기록이 필요합니다.

• 소유주가 두 명 이상인 LLC: 운영 계약서와 구성원별 현금·재산 출자 내역(날짜 포함)입니다. 재산이라면 구성원이 그 재산에 지불한 금액에서 이미 공제받은 감가상각을 뺀 금액도 기록하세요. 각 K-1의 자본 계정은 일반적으로 시장 가치가 아니라 이 세법상 금액을 씁니다(Form 1065 작성 안내). 파트너 자본 계정을 참고하세요.
• 법인: 주식을 발행한 이사회 동의서, 주식 원장, 주주별로 낸 금액(현금, 재산, 용역)입니다. 주주는 돈이나 재산을 주고 주식을 받으며(Publication 583), Form 1120의 재무상태표는 자본금을 주주 대여금과 따로 표시합니다(Form 1120).
• S corporation: Form 2553의 주주, 주식 수, 날짜가 주식 원장과 일치해야 합니다. S corporation은 주식 종류를 하나만 둘 수 있습니다. 정관과 내규, 또는 LLC의 운영 계약서는 모든 소유 지분에 분배금과 청산 대금에 대해 같은 권리를 줘야 하며, 의결권은 달라도 됩니다(Form 2553 작성 안내, Reg. 1.1361-1(l)).
• 권리가 점진적으로 확정되는 창업자 주식: 창업자가 section 83(b) 선택을 제출하면, 주식을 넘겨받은 날부터 30일 이내에 하며 회사에 사본을 줘야 합니다(Publication 525). 사본마다 원장과 함께 보내세요. S corporation에서는 이 선택을 한 경우에만 권리가 확정되지 않은 주식이 발행 주식으로, 그 보유자가 주주로 인정됩니다(Reg. 1.1361-1(b)(3)). 권리가 점진적으로 확정되는 창업자 주식을 참고하세요.
• 두 번째 소유주가 들어온 경우: 날짜와 조건을 보내세요. 법인 지위를 선택하지 않은 단일 구성원 LLC는 두 번째 구성원이 생기면 파트너십이 되고(Form 8832 작성 안내), 그해의 신고서가 달라집니다.

첫날부터 회계사에게 어떤 자금 기록이 필요한가요?

첫 입금부터의 모든 사업용 은행·카드 내역서, 각 항목의 근거 서류, 소유주가 회사에 넣거나 빌려주거나 대신 낸 모든 돈의 기록이 필요합니다. Publication 583은 사업용 계좌를 일찍 열고, 개인 계좌와 분리하며, 모든 수입을 그 계좌에 입금하라고 안내합니다(Publication 583). 회사 돈이 개인 계좌를 거쳤다면 그 내역서도 보내고 사업 관련 줄에 표시하세요. 사업 자금과 개인 자금이 섞인 경우 바로잡기를 참고하세요.

• 증빙 서류: 청구서, 매출 기록, 입금표, 영수증, 납부한 청구서입니다. 내역서에 금액, 수취인, 날짜가 있으면 지급의 증거가 될 수 있고, 영수증은 그 비용이 사업을 위한 것임을 보여 줍니다(Publication 583).
• 계좌 개설 전에 개인 자금으로 낸 비용: 영수증마다 날짜와 목적을 함께 보관하고, 사업을 시작한 날짜를 회계사에게 알려 주세요. 창업 비용은 별도의 공제 규정을 따르며 어떤 비용이 인정되는지는 그 날짜가 정합니다(Publication 583). 개인 자금으로 낸 창업 비용을 참고하세요.
• 회사 설립 전에 운영하던 사업: 사업이 회사로 옮겨 간 날짜와, 옮긴 장비, 현금, 계좌 목록 및 각각의 원가를 보내세요. 사업 구조 변경을 참고하세요.
• 소유주 대여금: 재무상태표는 주주나 파트너에게서 받은 대여금을 소유주 자본과 따로 표시합니다(Form 1120, Form 1065 작성 안내). 입금마다 사업 수입인지, 소유주의 돈인지, 대여금인지 출처를 적고(Publication 583), 서명된 차용증이 있으면 금액, 날짜, 이자, 상환 조건과 함께 보내세요. 실제로 대여금인지는 사실관계에 따라 달라집니다.

급여, 독립 계약자, 판매세 등록은 어떻게 하나요?

있는 서류를 보내고, 아직 없으면 없다고 알려 주세요.

• 급여: 회사가 급여를 지급한다면 급여 대장, 제출한 Form 941(회사가 해마다 한 번 신고하면 Form 944)과 Form 940, Form W-2, 주 원천징수 및 실업보험 계정 번호를 보내세요. 급여 지급 시작하기를 참고하세요.
• 독립 계약자: 지급하기 전에 계약자마다 Form W-9를 받으세요. 납세자 번호가 없으면 회사가 지급액 일부를 백업 원천징수해야 할 수 있고(Publication 583), 원천징수했어야 하는데 하지 않은 금액에 대해 책임을 질 수도 있습니다(W-9 요청자 작성 안내). 한 계약자에게 과세연도 중 용역 대가로 $2,000 이상 지급하면 일반적으로 Form 1099-NEC를 제출해야 합니다(IRS). 이 과세연도의 서식 기한은 2027년 2월 1일입니다(정보 신고서 작성 안내). 어떤 계약자에게 세금 서식을 발급하나요를 참고하세요.
• 판매세: 판매세 허가증은 IRS가 아니라 주 정부가 발급합니다. 허가증마다 계정 번호와 주 정부가 정해 준 신고 일정을 함께 보내세요. 판매세를 징수해야 하는 경우와 판매세 신고서 제출을 참고하세요.

회계사에게 어떤 주 서류가 필요한가요?

회사가 가진 모든 주 계정 번호와 제출 확인서를 보내세요. 어떤 것이 있는지는 관련된 주에 따라 다릅니다. 각 기관을 찾으려면 IRS의 주 정부 웹사이트 목록을 이용하세요.

• 주 세금 계정 번호: 소득세 또는 프랜차이즈세, 급여 원천징수, 실업보험, 판매세.
• 설립한 주가 요구하는 연례 보고서, 명세서, 프랜차이즈세의 제출 확인서.
• 사업 등록을 한 다른 주의 등록 서류. 다른 주에 등록하기를 참고하세요.

회사가 FinCEN에 실질 소유자 정보(BOI) 보고를 하는지는 별개의 문제입니다. BOI 보고를 참고하세요.

새 회사는 이 기록을 얼마나 보관해야 하나요?

신고서를 뒷받침하는 기록은 그 신고서의 제척기간이 끝날 때까지 보관하고, 설립·EIN·선택 서류는 회사가 존속하는 동안 보관하세요. IRS는 EIN 통지서와 S 선택 통지서를 영구 기록으로 보관하라고 안내합니다(CP575, CP261).

일반 보관 기간은 제출 후 3년이지만, 급여 기록, 신고하지 않은 소득이 있는 연도의 기록, 회사가 아직 보유한 재산의 기록처럼 더 오래 보관해야 하는 기록도 있습니다(Publication 583, 기록 보관 기간). 기간별 안내는 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.

비밀번호를 공유하지 않고 회계사가 IRS에 접근하게 하려면 어떻게 하나요?

IRS 로그인 정보는 개인 IRS 계정을 여는 것과 같으므로 공유하지 말고, 대신 Form 8821 또는 Form 2848에 서명하세요(사업자 세금 계정). 이 서식은 회계사가 본인 이름으로, 기재한 세금 종류와 연도에 한해 접근하게 해 줍니다.

출처: Form 8821 작성 안내, Form 2848 작성 안내. 둘 다 온라인으로 제출할 수 있습니다(About Form 8821). IRS는 서식을 받은 해의 12월 31일 이후로 3년까지의 미래 연도만 기록합니다. 법인은 법인을 대표해 구속력 있는 서명을 할 권한이 있는 임원이 Form 8821에 서명하고, 파트너십은 기재된 연도에 파트너였던 사람이 서명합니다.

IRS 사업자 세금 계정에서는 통지서, 세금 기록 사본, EIN 확인 서신을 볼 수 있습니다. 이 계정은 아직 Schedule C나 Schedule F로 신고하는 LLC에는 제공되지 않습니다. 법인의 지정 담당자는 가장 최근 신고 연도에 Form W-2를 받은 임원이어야 하므로, 첫해의 법인은 아직 자격이 안 될 수 있습니다. 계정이 만들어지면 지정 담당자가 다른 사람을 지정 사용자로 추가할 수 있습니다(사업자 세금 계정).

이 서류 중 일부가 없다면 어떻게 하나요?

대부분의 서류는 다시 받을 수 있습니다. 신고서 종류를 결정하는 선택 통지서가 없다면 즉시 알려 주세요.

선택이 늦게 제출되었거나 승인되지 않았다면 구제에는 별도의 조건과 기한이 있습니다. 늦은 S corporation 선택 구제와 늦은 LLC 과세 선택 구제를 참고하세요.

예시

다음 예시는 설명용이며 금액은 미국 달러입니다.

3월에 설립한 단일 구성원 LLC

한 소유주가 3월에 LLC를 설립하고 같은 주에 온라인으로 EIN을 받은 뒤, 4월에 사업용 계좌를 엽니다. 그 전에 그녀는 주 정부 신청 수수료와 웹사이트 비용으로 개인 카드에서 US$2,000을 냈습니다. 그녀는 articles of organization, EIN 서신, 4월 이후의 내역서, 개인 카드 내역서와 US$2,000의 영수증을 보냅니다. Form 8832이나 Form 2553은 제출하지 않았으므로 LLC는 별도 과세 대상이 아니고 소득은 그녀의 Schedule C에 들어갑니다. 회계사는 US$2,000을 소유주가 낸 것으로 기록하고, 각 비용을 사업 시작 전인지 후인지에 따라 분류합니다.

S 선택을 한 법인의 창업자 두 명

모두 미국 시민권자인 창업자 두 명이 1월에 법인을 설립합니다. 각자 네 해에 걸쳐 권리가 확정되는 주식 5,000,000주를 사고, 30일 이내에 section 83(b) 선택을 제출하고 회사에 사본을 줍니다. 법인은 2월에 두 사람의 동의서와 함께 Form 2553을 제출하고, 4월에 CP261이 도착합니다. 이들은 certificate of incorporation, 내규, 주식을 발행한 이사회 동의서, 각자 5,000,000주를 보여 주는 주식 원장, 83(b) 사본 두 부, 서명한 Form 2553, CP261, 은행 내역서를 보냅니다. 신고서는 Form 1120-S이며, 창업자별 Schedule K-1이 붙습니다.

Form 8832은 냈지만 승인 서신이 없는 LLC

5월에 설립한 구성원 두 명의 LLC가 첫날부터 법인으로 과세받으려고 6월에 Form 8832을 제출했습니다. 9월이 되어도 CP277이 도착하지 않았습니다. 회계사는 무엇이든 작성하기 전에 제출한 서식과 우편 영수증을 요청하고 IRS 기록을 확인합니다. 선택이 승인되었다면 LLC는 Form 1120을 제출하고 Form 8832 사본을 첨부합니다. IRS에 기록이 없고 제출 증빙도 없다면 기본 규정에 따라 파트너십이 되어 Form 1065를 제출합니다. 늦은 선택 구제가 승인되면 달라집니다.

상황이 다르다면?

• 선택을 제출했지만 확인받지 못했거나 늦게 제출한 경우: 늦은 S corporation 선택 구제, 늦은 LLC 과세 선택 구제, IRS가 내 LLC를 분류하는 방식을 참고하고, 첫 신고서를 제출하기 전에 법인 세금 상담을 받으세요.
• 소유주가 회사 비용을 개인 자금으로 낸 경우: 개인 자금으로 낸 창업 비용과 파트너가 LLC 비용을 개인 자금으로 낸 경우를 참고하고, 첫 신고서 전에 장부 관리 도움을 받아 기록하세요.
• 연중에 두 번째 소유주가 들어온 경우: 그날부터 신고서 종류가 달라질 수 있습니다. 파트너 자본 계정과 새 LLC의 장부 설정을 참고하고, 법인 세금 상담을 받으세요.
• 법인이 창업자 주식을 발행한 경우: 권리가 점진적으로 확정되는 창업자 주식과 새 법인의 장부 설정을 참고하고, 첫 신고서 전에 스타트업 세금 상담을 받으세요.
• 소유주가 미국 시민권자나 거주자가 아닌 경우: 외국인 소유 법인을 위해 신고 대행인이 필요로 하는 자료를 참고하세요. 단일 구성원 LLC라면 외국인 소유 단일 구성원 LLC의 신고를 참고하고, 국경 간 세금 상담을 받으세요.
• 장부가 이미 밀린 경우: 밀린 장부 따라잡기를 참고하고 장부 관리 도움을 받으세요.
• 회계사가 필요한지, 회계사나 설립 대행 서비스 비용이 얼마인지 확실하지 않은 경우: 장부 담당자, 회계사, CPA 비교, 소규모 사업체 회계사 비용, LLC 설립은 누가 해야 하나를 참고하세요.