Giấy tờ kế toán cần từ LLC hoặc công ty mới thành lập

Kế toán cần những giấy tờ nào để làm thuế cho LLC hoặc công ty mới?

Hãy gửi các giấy tờ cho thấy công ty là gì, ai sở hữu và IRS phân loại công ty thế nào, cùng mọi hồ sơ ngân hàng và thẻ từ lần gửi tiền đầu tiên. Kế toán dựng sổ sách và tờ khai đầu tiên từ các giấy tờ đó (Publication 583). Phần lớn có thể xin lại bản sao từ tiểu bang, IRS hoặc ngân hàng nếu bị mất; giấy tờ về quyền sở hữu thì không, nên hãy giữ cẩn thận.

Form 2553 yêu cầu số cổ phần của từng cổ đông (hoặc tỷ lệ phần trăm, với LLC), ngày có được và mã số thuế, và S corporation không được có cổ đông là người nước ngoài không cư trú (hướng dẫn Form 2553). Mỗi Schedule K-1 của hợp danh ghi mã số thuế của thành viên hợp danh và cho biết thành viên đó có phải người nước ngoài không (hướng dẫn Form 1065).

Điều khiến năm đầu không còn đơn giản: bầu chọn đã nộp nhưng chưa bao giờ được xác nhận, chủ sở hữu tự trả chi phí, doanh nghiệp đã chạy dưới tên cá nhân của chủ sở hữu trước khi thành lập, chủ sở hữu thứ hai gia nhập giữa năm, cổ phần nhà sáng lập có xác lập quyền dần, hoặc chủ sở hữu không phải công dân hay người cư trú Hoa Kỳ. Mỗi điều này có thể thay đổi tờ khai nào được nộp hoặc nội dung trên đó, nên hãy nêu rõ khi gửi giấy tờ.

Về những việc đến hạn sau khi thành lập, xem sau khi bạn lập công ty. Về chính tờ khai, xem tờ khai thuế doanh nghiệp đầu tiên của bạn; về năm đầu ngắn và hạn nộp, xem năm tính thuế đầu tiên của công ty mới.

Vì sao kế toán cần thư EIN và tên pháp lý chính xác?

Hệ thống của IRS khớp mỗi tờ khai doanh nghiệp với EIN và tên trong hồ sơ của IRS, nên kế toán sao chép cả hai từ thư EIN. Với tờ khai doanh nghiệp nộp điện tử, EIN và name control (nói chung là bốn ký tự đầu của tên) được kiểm tra với hồ sơ của IRS, và name control không khớp là một trong những lý do phổ biến nhất khiến tờ khai bị từ chối (Publication 4163). Đơn xin EIN lấy tên như ghi trong giấy tờ thành lập, chỉ dùng chữ cái, chữ số, dấu gạch nối và dấu & (trang EIN của IRS).

• EIN mới: dùng được ngay cho tài khoản ngân hàng hoặc tờ khai gửi qua bưu điện, nhưng có thể mất tối đa 2 tuần trước khi dùng được để nộp điện tử hoặc nộp thuế điện tử (trang EIN của IRS).
• Người chịu trách nhiệm (responsible party): đơn xin EIN nêu tên người kiểm soát pháp nhân và tài sản của pháp nhân. Việc đổi người chịu trách nhiệm được báo cáo trên Form 8822-B trong vòng 60 ngày (Form 8822-B).
• LLC một thành viên không bầu chọn: trên Form W-9 đưa cho khách hàng, tên chủ sở hữu ghi ở dòng 1 và tên LLC ở dòng 2, kèm số An sinh Xã hội hoặc EIN của chủ sở hữu, không phải EIN của LLC (LLC một thành viên; hướng dẫn dành cho bên yêu cầu W-9). Với bảng lương, cùng LLC đó dùng tên và EIN riêng của mình.

Nếu thư EIN bị mất, chưa bao giờ đến hoặc ghi tên khác, xem EIN bị chậm, mất hoặc không khớp.

Giấy tờ bầu chọn nào quyết định loại tờ khai?

Số chủ sở hữu và mọi bầu chọn IRS đã chấp nhận quyết định tờ khai (LLC nộp thuế như công ty hoặc hợp danh; LLC một thành viên).

Ngoại lệ: vợ chồng cùng sở hữu LLC như tài sản chung, tại tiểu bang có chế độ tài sản chung của vợ chồng, có thể báo cáo LLC là hợp danh hoặc là pháp nhân bị bỏ qua về thuế (Rev. Proc. 2002-69). Hãy cho kế toán biết LLC đã được báo cáo theo cách nào; xem LLC của vợ/chồng và gia đình.

Chủ sở hữu là người nước ngoài không cư trú nộp Form 1040-NR (CP277), và LLC do người nước ngoài sở hữu toàn bộ còn nộp Form 5472 kèm Form 1120 giản lược (pro forma) cho mọi năm có giao dịch phải báo cáo với chủ sở hữu, kể cả tiền góp vào (hướng dẫn Form 5472). Xem nộp hồ sơ cho LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu.

Thông báo chấp nhận của IRS quan trọng hơn bản đã nộp. IRS nói chung quyết định đối với Form 8832 trong vòng 60 ngày (hướng dẫn Form 8832) và đối với Form 2553 trong vòng 60 ngày. Nếu không nhận được trả lời trong vòng 60 ngày kể từ khi nộp Form 8832, hoặc 2 tháng kể từ khi nộp Form 2553, hướng dẫn nói hãy theo dõi với IRS. Nếu IRS thắc mắc bầu chọn đã được nộp chưa, IRS chấp nhận làm bằng chứng biên nhận thư bảo đảm (certified hoặc registered) có dấu bưu điện đúng hạn, bản sao có dấu của IRS, hoặc thư chấp nhận của IRS (hướng dẫn Form 2553).

• Thời hạn Form 2553: không muộn hơn 2 tháng và 15 ngày sau khi năm tính thuế mà form áp dụng bắt đầu. Với công ty mới, năm đó bắt đầu vào ngày sớm nhất trong các ngày công ty lần đầu có cổ đông, có tài sản hoặc bắt đầu kinh doanh. Cổ đông phải ký sự đồng ý, và LLC nộp Form 2553 không cần Form 8832 riêng.
• Thời hạn Form 8832: bầu chọn có thể có hiệu lực tối đa 75 ngày trước hoặc 12 tháng sau ngày nộp, nên hãy gửi kèm ngày nộp với form. Trước ngày có hiệu lực áp dụng quy tắc mặc định; vào ngày đó công ty được coi là chuyển tài sản và nợ phải trả vào một công ty để đổi lấy cổ phần (hướng dẫn Form 8832).
• Bản sao Form 8832: một bản sao được đính kèm vào tờ khai của năm có bầu chọn. Bỏ sót không làm bầu chọn vô hiệu nhưng có thể bị phạt (hướng dẫn Form 8832).

Hãy gửi toàn bộ form đã nộp kèm chữ ký và sự đồng ý, bằng chứng gửi thư hoặc fax, và thông báo (CP277; CP261). Nếu bạn không chắc IRS đang lưu gì, xem IRS phân loại LLC của bạn thế nào.

Kế toán cần những hồ sơ nào về quyền sở hữu?

Kế toán cần một bản ghi ai đã góp gì, khi nào, và để đổi lấy phần nào.

• LLC có hai chủ sở hữu trở lên: thỏa thuận hoạt động và khoản góp tiền và tài sản của từng thành viên, kèm ngày. Với tài sản, cũng ghi số tiền thành viên đã trả để có tài sản đó, trừ khấu hao đã khai: tài khoản vốn trên mỗi Schedule K-1 nói chung dùng con số thuế đó, không dùng giá thị trường (hướng dẫn Form 1065). Xem tài khoản vốn của thành viên hợp danh.
• Công ty: quyết định của hội đồng quản trị về việc phát hành cổ phần, sổ cổ phần, và số tiền, tài sản hoặc dịch vụ mà mỗi cổ đông đã góp. Cổ đông đổi tiền hoặc tài sản lấy cổ phiếu (Publication 583), và bảng cân đối kế toán trên Form 1120 cho thấy vốn cổ phần tách khỏi các khoản vay từ cổ đông (Form 1120).
• S corporation: cổ đông, cổ phần và ngày ghi trên Form 2553 phải khớp với sổ cổ phần. S corporation chỉ được có một loại cổ phần: điều lệ và quy chế nội bộ, hoặc thỏa thuận hoạt động của LLC, phải cho mọi phần sở hữu quyền giống nhau đối với khoản phân phối và tiền thanh lý; quyền biểu quyết có thể khác nhau (hướng dẫn Form 2553; Reg. 1.1361-1(l)).
• Cổ phần nhà sáng lập xác lập quyền dần: nhà sáng lập nộp lựa chọn theo section 83(b), đến hạn trong vòng 30 ngày sau khi cổ phiếu được chuyển giao, phải đưa cho công ty một bản sao (Publication 525). Hãy gửi từng bản sao cùng sổ cổ phần. Trong S corporation, cổ phần chưa xác lập quyền chỉ được tính là cổ phiếu đang lưu hành, và người nắm giữ chỉ được tính là cổ đông, nếu đã thực hiện lựa chọn này (Reg. 1.1361-1(b)(3)). Xem cổ phần nhà sáng lập xác lập quyền dần.
• Chủ sở hữu thứ hai gia nhập: hãy gửi ngày và điều khoản. LLC một thành viên chưa chọn tư cách công ty trở thành hợp danh khi có thành viên thứ hai (hướng dẫn Form 8832), điều này làm thay đổi tờ khai của năm đó.

Kế toán cần những hồ sơ tiền bạc nào từ ngày đầu?

Kế toán cần mọi sao kê ngân hàng và thẻ doanh nghiệp từ lần gửi tiền đầu tiên, các chứng từ đằng sau từng bút toán, và bản ghi mọi khoản tiền chủ sở hữu góp, cho vay hoặc chi cho công ty. Publication 583 nói hãy mở tài khoản doanh nghiệp sớm, giữ riêng với tài khoản cá nhân và gửi mọi khoản thu vào đó (Publication 583). Nếu tiền của công ty đi qua tài khoản cá nhân, hãy gửi cả các sao kê đó và đánh dấu các dòng của doanh nghiệp; xem sửa tình trạng trộn lẫn tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân.

• Chứng từ hỗ trợ: hóa đơn, hồ sơ bán hàng, phiếu gửi tiền, biên lai và hóa đơn đã thanh toán. Sao kê có thể chứng minh một khoản thanh toán nếu cho thấy số tiền, người nhận và ngày; biên lai cho thấy khoản chi là cho doanh nghiệp (Publication 583).
• Chi phí trả cá nhân trước khi mở tài khoản: hãy giữ từng biên lai kèm ngày và mục đích, và cho kế toán biết ngày doanh nghiệp bắt đầu: chi phí khởi sự theo quy tắc khấu trừ riêng, và ngày đó quyết định khoản chi nào được tính (Publication 583). Xem chi phí khởi sự trả cá nhân.
• Doanh nghiệp đã chạy trước khi có công ty: hãy gửi ngày doanh nghiệp chuyển vào công ty và danh sách thiết bị, tiền mặt và tài khoản đã chuyển vào, kèm giá của từng thứ. Xem thay đổi cơ cấu doanh nghiệp.
• Khoản vay của chủ sở hữu: bảng cân đối kế toán cho thấy các khoản vay từ cổ đông hoặc thành viên hợp danh tách khỏi vốn của chủ sở hữu (Form 1120; hướng dẫn Form 1065). Hãy ghi nguồn của từng khoản gửi, như thu nhập kinh doanh, tiền của chủ sở hữu hoặc khoản vay (Publication 583), và gửi mọi giấy nợ đã ký kèm số tiền, ngày, lãi suất và điều khoản trả nợ. Một khoản tiền có thật sự là khoản vay hay không tùy vào dữ kiện.

Còn bảng lương, nhà thầu và đăng ký thuế bán hàng thì sao?

Hãy gửi những gì đang có, và nói rõ khi chưa có gì.

• Bảng lương: nếu công ty trả lương, hãy gửi bảng lương, các Form 941 (hoặc Form 944, nếu công ty nộp hằng năm) và 940 đã nộp, Form W-2, và số tài khoản khấu trừ thuế và bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang. Xem thiết lập bảng lương.
• Nhà thầu: hãy lấy Form W-9 từ từng nhà thầu trước khi trả tiền. Nếu không có mã số thuế, công ty có thể phải khấu trừ một phần khoản thanh toán làm khấu trừ dự phòng (Publication 583), và có thể phải chịu trách nhiệm về mọi khoản lẽ ra phải khấu trừ mà không khấu trừ (hướng dẫn dành cho bên yêu cầu W-9). Form 1099-NEC nói chung bắt buộc khi trả từ $2.000 trở lên cho một nhà thầu về dịch vụ trong năm tính thuế (IRS); các form của năm tính thuế này đến hạn ngày 1 tháng 2 năm 2027 (hướng dẫn tờ khai thông tin). Xem nhà thầu nào nhận form thuế.
• Thuế bán hàng: tiểu bang, không phải IRS, cấp giấy phép thuế bán hàng. Hãy gửi từng giấy phép kèm số tài khoản và lịch nộp mà tiểu bang ấn định. Xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng và nộp tờ khai thuế bán hàng.

Kế toán cần những giấy tờ nào của tiểu bang?

Hãy gửi mọi số tài khoản và xác nhận nộp hồ sơ của tiểu bang mà công ty có; cái nào có tùy vào các tiểu bang liên quan. IRS có danh sách trang web chính quyền tiểu bang để tìm từng cơ quan.

• Số tài khoản thuế của tiểu bang: thuế thu nhập hoặc thuế đặc quyền kinh doanh, khấu trừ thuế lương, bảo hiểm thất nghiệp và thuế bán hàng.
• Xác nhận của mọi báo cáo hằng năm, bản kê khai hoặc thuế đặc quyền kinh doanh mà tiểu bang nơi thành lập yêu cầu.
• Đăng ký tại các tiểu bang khác nơi công ty đã đăng ký hoạt động. Xem đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác.

Công ty có phải nộp báo cáo chủ sở hữu hưởng lợi cho FinCEN hay không là một câu hỏi riêng: xem báo cáo BOI.

Công ty mới nên giữ các hồ sơ này bao lâu?

Hãy giữ hồ sơ chứng minh một tờ khai cho đến khi hết thời hiệu của tờ khai đó, và giữ giấy tờ thành lập, EIN và bầu chọn suốt thời gian công ty tồn tại. IRS yêu cầu chủ sở hữu giữ thông báo EIN và thông báo bầu chọn S trong hồ sơ vĩnh viễn (CP575; CP261).

Thời gian chung là 3 năm sau khi nộp, và một số hồ sơ cần lâu hơn, như hồ sơ bảng lương, hồ sơ của năm có thu nhập không khai, và hồ sơ về tài sản công ty vẫn còn sở hữu (Publication 583; giữ hồ sơ bao lâu). Về từng thời hạn, xem giữ hồ sơ doanh nghiệp bao lâu.

Làm sao cho kế toán quyền truy cập IRS mà không chia sẻ mật khẩu?

Hãy ký Form 8821 hoặc Form 2848 thay vì chia sẻ thông tin đăng nhập IRS của bạn, vốn cũng là thông tin mở tài khoản IRS cá nhân của bạn (tài khoản thuế doanh nghiệp). Form này cho kế toán quyền truy cập dưới tên của chính họ, cho các loại thuế và năm bạn liệt kê.

Nguồn: hướng dẫn Form 8821; hướng dẫn Form 2848. Cả hai có thể nộp trực tuyến (Giới thiệu Form 8821). IRS chỉ ghi nhận các năm tương lai đến 3 năm sau ngày 31 tháng 12 của năm IRS nhận form. Với công ty, cán bộ điều hành có thẩm quyền ràng buộc công ty ký Form 8821; với hợp danh, một thành viên hợp danh trong các năm được liệt kê.

Tài khoản thuế doanh nghiệp của IRS cho thấy thông báo, bảng sao chép và thư xác minh EIN. Tài khoản này chưa dùng được cho LLC khai trên Schedule C hoặc F, và người được chỉ định của công ty phải là cán bộ điều hành đã nhận Form W-2 cho năm nộp tờ khai gần nhất, nên công ty trong năm đầu có thể chưa đủ điều kiện. Khi tài khoản đã được thiết lập, người được chỉ định có thể thêm người dùng được chỉ định (tài khoản thuế doanh nghiệp).

Nếu thiếu một số giấy tờ này thì sao?

Phần lớn giấy tờ có thể thay thế. Hãy nêu ngay thông báo bầu chọn bị thiếu, vì nó quyết định tờ khai.

Nếu bầu chọn bị nộp trễ hoặc chưa bao giờ hoàn tất, việc miễn trừ có điều kiện và thời hạn riêng: xem miễn trừ khi nộp trễ bầu chọn S corporation và miễn trừ khi nộp trễ lựa chọn thuế của LLC.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

LLC một thành viên được lập vào tháng 3

Một chủ sở hữu lập LLC vào tháng 3, xin EIN trực tuyến trong cùng tuần và mở tài khoản doanh nghiệp vào tháng 4. Trước đó cô đã trả US$2.000 bằng thẻ cá nhân cho lệ phí nộp hồ sơ với tiểu bang và một website. Cô gửi điều lệ thành lập LLC, thư EIN, sao kê từ tháng 4 trở đi, và sao kê thẻ cùng biên lai của khoản US$2.000. Không có Form 8832 hay 2553 nào được nộp, nên LLC bị bỏ qua về thuế và thu nhập của LLC nằm trên Schedule C của cô. Kế toán ghi khoản US$2.000 là do chủ sở hữu trả và phân loại từng khoản chi theo việc nó xảy ra trước hay sau khi doanh nghiệp bắt đầu.

Hai nhà sáng lập công ty có bầu chọn S

Hai nhà sáng lập, cả hai là công dân Hoa Kỳ, thành lập công ty vào tháng 1. Mỗi người mua 5.000.000 cổ phần xác lập quyền dần trong bốn năm, nộp lựa chọn theo section 83(b) trong vòng 30 ngày và đưa công ty một bản sao. Công ty nộp Form 2553 vào tháng 2 kèm sự đồng ý của cả hai, và CP261 đến vào tháng 4. Họ gửi giấy chứng nhận thành lập công ty, quy chế nội bộ, quyết định của hội đồng quản trị về việc phát hành cổ phần, sổ cổ phần cho thấy mỗi người 5.000.000 cổ phần, cả hai bản sao 83(b), Form 2553 đã ký, CP261 và các sao kê ngân hàng. Tờ khai là Form 1120-S, kèm một Schedule K-1 cho mỗi nhà sáng lập.

LLC có Form 8832 nhưng chưa có thư chấp nhận

LLC hai thành viên được lập vào tháng 5 đã nộp Form 8832 vào tháng 6 để bị đánh thuế như công ty từ ngày đầu tiên. Đến tháng 9 vẫn chưa có CP277. Trước khi chuẩn bị bất cứ gì, kế toán yêu cầu form đã nộp và biên nhận gửi thư rồi kiểm tra hồ sơ của IRS. Nếu bầu chọn được chấp nhận, LLC nộp Form 1120 và đính kèm bản sao Form 8832. Nếu IRS không có hồ sơ và không có bằng chứng đã nộp, quy tắc mặc định khiến LLC là hợp danh nộp Form 1065, trừ khi được miễn trừ cho bầu chọn nộp trễ.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bầu chọn đã nộp nhưng chưa bao giờ được xác nhận, hoặc nộp trễ: xem miễn trừ khi nộp trễ bầu chọn S corporation, miễn trừ khi nộp trễ lựa chọn thuế của LLC và IRS phân loại LLC của bạn thế nào, và nhờ hỗ trợ thuế công ty trước khi nộp tờ khai đầu tiên.
• Chủ sở hữu đã tự trả chi phí của công ty: xem chi phí khởi sự trả cá nhân và thành viên hợp danh tự trả chi phí của LLC, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán ghi nhận chúng trước tờ khai đầu tiên.
• Chủ sở hữu thứ hai gia nhập giữa năm: loại tờ khai có thể thay đổi vào ngày đó; xem tài khoản vốn của thành viên hợp danh và lập sổ sách cho LLC mới, và nhờ hỗ trợ thuế công ty.
• Công ty đã phát hành cổ phần cho nhà sáng lập: xem cổ phần nhà sáng lập xác lập quyền dần và lập sổ sách cho công ty mới, và nhờ hỗ trợ thuế cho startup trước tờ khai đầu tiên.
• Một chủ sở hữu không phải công dân hay người cư trú Hoa Kỳ: xem người chuẩn bị thuế cần gì cho công ty thuộc sở hữu nước ngoài hoặc, với LLC một thành viên, nộp hồ sơ cho LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu, và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Sổ sách đã bị chậm: xem bù sổ sách quá hạn và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn không chắc có cần kế toán không, hoặc kế toán hay dịch vụ thành lập công ty tốn bao nhiêu: xem nhân viên ghi sổ, kế toán hay CPA, chi phí kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và ai nên lập LLC cho bạn.