Unterlagen für den Buchhaltungsexperten bei einer neuen LLC oder Kapitalgesellschaft

Welche Unterlagen braucht ein Buchhaltungsexperte für die Steuern einer neuen LLC oder Kapitalgesellschaft?

Senden Sie die Unterlagen, die zeigen, was die Gesellschaft ist, wem sie gehört und wie der IRS sie einstuft, dazu jeden Konto- und Kartenbeleg ab der ersten Einzahlung. Der Buchhaltungsexperte baut daraus die Bücher und die erste Erklärung auf (Publication 583). Die meisten lassen sich bei Verlust beim Bundesstaat, beim IRS oder bei der Bank erneut anfordern; Unterlagen zum Eigentum nicht, bewahren Sie sie daher sicher auf.

Form 2553 verlangt von jedem Aktionär die Anteile (oder bei einer LLC den Prozentsatz), Erwerbsdaten und Steuernummer, und eine S Corporation darf keine Aktionäre haben, die nicht in den USA ansässige Ausländer sind (Anleitung zu Form 2553). Jedes K-1 einer Personengesellschaft zeigt die Steuernummer des Gesellschafters und ob der Gesellschafter Ausländer ist (Anleitung zu Form 1065).

Was ein erstes Jahr nicht einfach macht: eine Wahl, die eingereicht, aber nie bestätigt wurde, Eigentümer, die Kosten privat gezahlt haben, ein Geschäft, das vor der Gründung im eigenen Namen eines Eigentümers lief, ein zweiter Eigentümer, der im Lauf des Jahres beitrat, Gründeranteile mit Sperrfrist (Vesting) oder ein Eigentümer, der kein US-Staatsbürger und nicht in den USA ansässig ist. Jeder Punkt kann ändern, welche Erklärung eingereicht wird oder was darin steht; nennen Sie ihn daher, wenn Sie die Unterlagen senden.

Was nach der Gründung fällig wird, steht unter nach der Gründung Ihrer Gesellschaft. Zur Erklärung selbst siehe Ihre erste Unternehmenssteuererklärung; zu einem kurzen ersten Jahr und seiner Fälligkeit siehe das erste Steuerjahr einer neuen Gesellschaft.

Warum braucht der Buchhaltungsexperte das EIN-Schreiben und den genauen rechtlichen Namen?

Die Systeme des IRS ordnen jede Unternehmenserklärung der EIN und dem Namen in den Unterlagen des IRS zu; der Buchhaltungsexperte übernimmt daher beides aus dem EIN-Schreiben. Bei elektronisch eingereichten Unternehmenserklärungen werden die EIN und der Name Control (in der Regel die ersten vier Zeichen des Namens) mit den Unterlagen des IRS abgeglichen, und ein abweichender Name Control gehört zu den häufigsten Gründen, warum eine Erklärung abgelehnt wird (Publication 4163). Der EIN-Antrag übernimmt den Namen so, wie er in den Gründungsunterlagen steht, und nutzt nur Buchstaben, Ziffern, Bindestriche und das Et-Zeichen (EIN-Seite des IRS).

• Neue EIN: sofort nutzbar für ein Bankkonto oder eine per Post gesendete Erklärung, doch es kann bis zu 2 Wochen dauern, bis sie für die elektronische Einreichung oder elektronische Steuereinzahlungen und -zahlungen funktioniert (EIN-Seite des IRS).
• Verantwortliche Person (Responsible Party): Der EIN-Antrag nennt die Person, die die Einheit und ihr Vermögen kontrolliert. Ein Wechsel der verantwortlichen Person wird innerhalb von 60 Tage mit Form 8822-B gemeldet (Form 8822-B).
• LLC mit einem Mitglied ohne Wahl: In einer Form W-9 für einen Kunden steht der Name des Eigentümers in Zeile 1 und der Name der LLC in Zeile 2, mit der Social Security Number oder EIN des Eigentümers, nicht der EIN der LLC (LLCs mit einem Mitglied; Anleitung zu W-9 für den Anfordernden). Für die Lohnabrechnung nutzt dieselbe LLC ihren eigenen Namen und ihre eigene EIN.

Ist das EIN-Schreiben verloren, nie angekommen oder zeigt es einen anderen Namen, siehe EIN verzögert, verloren oder nicht passend.

Welche Unterlagen zur Wahl entscheiden über die Art der Erklärung?

Die Zahl der Eigentümer und jede vom IRS angenommene Wahl entscheiden über die Erklärung (LLC als Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft einreichen; LLCs mit einem Mitglied).

Ausnahme: Ehepartner, denen eine LLC gemeinsam als Gemeinschaftsgut in einem Community-Property-Staat gehört, dürfen sie als Personengesellschaft oder als steuerlich nicht eigenständige Einheit erfassen (Rev. Proc. 2002-69). Sagen Sie dem Buchhaltungsexperten, wie bisher erfasst wurde; siehe LLCs von Ehepartnern und Familien.

Ein Eigentümer als Nonresident Alien reicht Form 1040-NR ein (CP277), und eine LLC, die vollständig einer ausländischen Person gehört, reicht für jedes Jahr mit einem meldepflichtigen Geschäft mit ihrem Eigentümer, auch Geld, das er einlegt, zusätzlich Form 5472 mit einer Pro-forma-Form 1120 ein (Anleitung zu Form 5472). Siehe Einreichung für eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Besitz.

Die Annahmemitteilung des IRS zählt mehr als die eingereichte Kopie. Der IRS entscheidet über eine Form 8832 in der Regel innerhalb von 60 Tage (Anleitung zu Form 8832) und über eine Form 2553 innerhalb von 60 Tage. Kommt innerhalb von 60 Tage nach Einreichung der Form 8832 oder 2 Monate nach Einreichung der Form 2553 keine Antwort, sagt die Anleitung, beim IRS nachzuhaken. Zweifelt der IRS, ob eine Wahl eingereicht wurde, akzeptiert er als Nachweis einen rechtzeitig abgestempelten Beleg für Einschreiben (Certified oder Registered Mail), eine mit einem Stempel des IRS versehene Kopie oder das Annahmeschreiben des IRS (Anleitung zu Form 2553).

• Zeitpunkt der Form 2553: spätestens 2 Monate und 15 Tage nach Beginn des Steuerjahres fällig, für das sie gilt. Bei einer neuen Gesellschaft beginnt dieses Jahr am frühesten der Tage, an denen sie erstmals Aktionäre oder Vermögen hatte oder den Geschäftsbetrieb aufnahm. Aktionäre müssen Zustimmungen unterschreiben, und eine LLC, die Form 2553 einreicht, braucht keine gesonderte Form 8832.
• Zeitpunkt der Form 8832: Die Wahl kann bis zu 75 Tage davor oder 12 Monate danach dem Einreichungsdatum wirksam werden; senden Sie das Einreichungsdatum also mit dem Formular. Vor dem Wirksamkeitsdatum gilt die Standardregel; an diesem Tag gilt die Gesellschaft als Einbringerin ihres Vermögens und ihrer Verbindlichkeiten in eine Kapitalgesellschaft gegen Anteile (Anleitung zu Form 8832).
• Kopie der Form 8832: Eine Kopie wird der Erklärung für das Jahr der Wahl beigefügt. Fehlt sie, macht das die Wahl nicht ungültig, kann aber Zuschläge nach sich ziehen (Anleitung zu Form 8832).

Senden Sie das gesamte eingereichte Formular mit Unterschriften und Zustimmungen, den Nachweis von Versand oder Fax und die Mitteilung (CP277; CP261). Sind Sie nicht sicher, was der IRS gespeichert hat, siehe wie der IRS Ihre LLC einstuft.

Welche Unterlagen zum Eigentum braucht der Buchhaltungsexperte?

Der Buchhaltungsexperte braucht eine Aufstellung, wer was wann und für welchen Anteil eingebracht hat.

• LLC mit zwei oder mehr Eigentümern: das Operating Agreement und die Einlagen jedes Mitglieds in Bargeld und Vermögen, mit Daten. Halten Sie bei Vermögen auch fest, was das Mitglied dafür bezahlt hat, abzüglich bereits geltend gemachter Abschreibungen: Das Kapitalkonto im K-1 nutzt in der Regel diesen steuerlichen Wert, nicht den Marktwert (Anleitung zu Form 1065). Siehe Kapitalkonten der Gesellschafter.
• Kapitalgesellschaft: den Beschluss des Boards zur Ausgabe der Anteile, das Aktienregister und was jeder Aktionär in Geld, Vermögen oder Leistungen eingezahlt hat. Aktionäre tauschen Geld oder Vermögen gegen Anteile (Publication 583), und die Bilanz der Form 1120 weist das Grundkapital getrennt von Darlehen von Aktionären aus (Form 1120).
• S Corporation: Die Aktionäre, Anteile und Daten in Form 2553 sollten zum Aktienregister passen. Eine S Corporation darf nur eine Anteilsklasse haben: Gründungsurkunde und Satzung, oder das Operating Agreement einer LLC, müssen jedem Anteil dieselben Rechte auf Ausschüttungen und Liquidationserlöse geben; Stimmrechte dürfen abweichen (Anleitung zu Form 2553; Reg. 1.1361-1(l)).
• Gründeranteile mit Vesting: Ein Gründer, der eine Wahl nach section 83(b) einreicht, fällig innerhalb von 30 Tage nach der Übertragung der Anteile, muss der Gesellschaft eine Kopie geben (Publication 525). Senden Sie jede Kopie mit dem Aktienregister. In einer S Corporation zählen Anteile unter Vesting nur dann als ausgegebene Anteile und ihr Inhaber nur dann als Aktionär, wenn diese Wahl getroffen wurde (Reg. 1.1361-1(b)(3)). Siehe Gründeranteile mit Vesting.
• Ein zweiter Eigentümer tritt bei: Senden Sie Datum und Bedingungen. Eine LLC mit einem Mitglied, die nicht den Status als Kapitalgesellschaft gewählt hat, wird zur Personengesellschaft, wenn sie ein zweites Mitglied erhält (Anleitung zu Form 8832), was die Erklärung für dieses Jahr ändert.

Welche Unterlagen zum Geld braucht der Buchhaltungsexperte vom ersten Tag an?

Der Buchhaltungsexperte braucht jeden Geschäftskonto- und Kartenauszug ab der ersten Einzahlung, die Belege hinter jeder Buchung und eine Aufstellung allen Geldes, das Eigentümer eingelegt, geliehen oder für die Gesellschaft gezahlt haben. Publication 583 sagt, früh ein Geschäftskonto zu eröffnen, es getrennt von privaten Konten zu halten und alle Einnahmen dort einzuzahlen (Publication 583). Ist Geld der Gesellschaft über ein privates Konto geflossen, senden Sie auch diese Auszüge und markieren Sie die geschäftlichen Zeilen; siehe vermischte geschäftliche und private Mittel in Ordnung bringen.

• Belege: Rechnungen, Verkaufsunterlagen, Einzahlungsbelege, Quittungen und bezahlte Rechnungen. Ein Auszug kann eine Zahlung belegen, wenn er Betrag, Empfänger und Datum zeigt; der Beleg zeigt, dass die Kosten geschäftlich waren (Publication 583).
• Kosten, die privat gezahlt wurden, bevor das Konto eröffnet wurde: Bewahren Sie jeden Beleg mit Datum und Zweck auf und nennen Sie dem Buchhaltungsexperten das Datum, an dem das Geschäft begann: Anlaufkosten folgen eigenen Abzugsregeln, und dieses Datum entscheidet, welche Kosten zählen (Publication 583). Siehe privat gezahlte Anlaufkosten.
• Ein Geschäft, das vor der Gesellschaft lief: Senden Sie das Datum, an dem es in die Gesellschaft überging, und eine Liste der eingebrachten Ausrüstung, des Geldes und der Konten, mit deren jeweiligen Kosten. Siehe Ihre Unternehmensstruktur ändern.
• Darlehen der Eigentümer: Die Bilanz weist Darlehen von Aktionären oder Gesellschaftern getrennt vom Kapital der Eigentümer aus (Form 1120; Anleitung zu Form 1065). Vermerken Sie die Quelle jeder Einzahlung, etwa Geschäftseinnahmen, Geld des Eigentümers oder ein Darlehen (Publication 583), und senden Sie jeden unterschriebenen Schuldschein mit Betrag, Datum, Zinsen und Rückzahlungsbedingungen. Ob Geld wirklich ein Darlehen ist, hängt von den Tatsachen ab.

Was ist mit Lohnabrechnung, Auftragnehmern und Registrierungen für die Umsatzsteuer?

Senden Sie, was vorhanden ist, und sagen Sie es, wenn noch nichts existiert.

• Lohnabrechnung: Zahlt die Gesellschaft Löhne, senden Sie die Lohnjournale, eingereichte Forms 941 (oder Form 944, wenn die Gesellschaft jährlich einreicht) und 940, Forms W-2 sowie die Nummern der Konten für Einbehalt und Arbeitslosenversicherung im Bundesstaat. Siehe Lohnabrechnung einrichten.
• Auftragnehmer: Holen Sie vor der Zahlung von jedem Auftragnehmer eine Form W-9. Ohne Steueridentifikationsnummer muss die Gesellschaft unter Umständen einen Teil der Zahlung als Backup Withholding (Ersatzquellensteuer) einbehalten (Publication 583), und sie kann für jeden Betrag haften, den sie hätte einbehalten müssen, aber nicht einbehielt (Anleitung zu W-9 für den Anfordernden). Eine Form 1099-NEC ist in der Regel nötig, wenn $2.000 oder mehr an einen Auftragnehmer für Leistungen im Steuerjahr gezahlt wurden (IRS); die Formulare für dieses Steuerjahr sind 1. Februar 2027 fällig (Anleitung zu Informationserklärungen). Siehe welche Auftragnehmer ein Steuerformular erhalten.
• Umsatzsteuer: Die Bundesstaaten, nicht der IRS, stellen Genehmigungen für die Sales Tax (Umsatzsteuer) aus. Senden Sie jede Genehmigung mit ihrer Kontonummer und dem Einreichungsplan, den der Bundesstaat zugewiesen hat. Siehe wann Sie Sales Tax einziehen müssen und Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Welche Unterlagen der Bundesstaaten braucht der Buchhaltungsexperte?

Senden Sie jede Kontonummer und Einreichungsbestätigung eines Bundesstaates, die die Gesellschaft hat; welche es gibt, hängt von den beteiligten Bundesstaaten ab. Der IRS führt eine Liste der Websites der Bundesstaaten, um jede Behörde zu finden.

• Steuerkontonummern der Bundesstaaten: Einkommen- oder Franchise Tax, Lohnsteuereinbehalt, Arbeitslosenversicherung und Sales Tax.
• Bestätigungen jedes Jahresberichts, jeder Erklärung oder Franchise Tax, die der Gründungsstaat verlangt.
• Registrierungen in anderen Bundesstaaten, in denen sich die Gesellschaft für Geschäftstätigkeit angemeldet hat. Siehe Anmeldung in einem anderen Bundesstaat.

Ob die Gesellschaft bei FinCEN (Financial Crimes Enforcement Network, US-Behörde gegen Finanzkriminalität) einen Bericht zu den wirtschaftlich Berechtigten einreicht, ist eine gesonderte Frage: siehe BOI-Berichte.

Wie lange sollte eine neue Gesellschaft diese Unterlagen aufbewahren?

Bewahren Sie Unterlagen, die eine Erklärung stützen, bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für diese Erklärung auf, und Gründungs-, EIN- und Wahlunterlagen für die Lebensdauer der Gesellschaft. Der IRS bittet Eigentümer, das EIN-Schreiben und die Mitteilung zur S-Wahl in den dauerhaften Unterlagen zu führen (CP575; CP261).

Der allgemeine Zeitraum beträgt 3 Jahre nach der Einreichung, und manche Unterlagen brauchen länger, etwa Lohnunterlagen, Unterlagen für ein Jahr mit nicht gemeldeten Einkünften und Unterlagen zu Vermögen, das die Gesellschaft noch besitzt (Publication 583; wie lange Unterlagen aufbewahrt werden). Die einzelnen Zeiträume stehen unter wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Wie gebe ich dem Buchhaltungsexperten Zugriff auf den IRS, ohne Passwörter zu teilen?

Unterschreiben Sie Form 8821 oder Form 2848, statt Ihre Anmeldung beim IRS zu teilen, die dieselbe ist, die Ihr persönliches IRS-Konto öffnet (Business-Steuerkonto). Das Formular gibt dem Buchhaltungsexperten unter seinem eigenen Namen Zugriff, für die Steuerarten und Jahre, die Sie nennen.

Quellen: Anleitung zu Form 8821; Anleitung zu Form 2848. Beide können online eingereicht werden (Über Form 8821). Der IRS erfasst künftige Jahre nur bis zu 3 Jahre nach dem 31. Dezember des Jahres, in dem er das Formular erhält. Bei einer Kapitalgesellschaft unterschreibt ein Officer mit Vertretungsbefugnis Form 8821; bei einer Personengesellschaft ein Gesellschafter in den genannten Jahren.

Das Business-Steuerkonto des IRS zeigt Mitteilungen, Transkripte und das EIN-Bestätigungsschreiben. Es steht für eine LLC, die in Schedule C oder F erfasst, noch nicht zur Verfügung, und der benannte Verantwortliche (Designated Official) einer Kapitalgesellschaft muss ein Officer sein, der für das jüngste Einreichungsjahr eine Form W-2 erhielt; eine Kapitalgesellschaft im ersten Jahr qualifiziert sich daher möglicherweise noch nicht. Sobald das Konto eingerichtet ist, kann sein Designated Official Personen als benannte Nutzer hinzufügen (Business-Steuerkonto).

Was, wenn einige dieser Unterlagen fehlen?

Die meisten Unterlagen lassen sich ersetzen. Melden Sie eine fehlende Wahlmitteilung sofort, denn sie entscheidet über die Erklärung.

Wurde eine Wahl verspätet eingereicht oder nie wirksam, hat die Erleichterung eigene Bedingungen und Fristen: siehe Erleichterung bei verspäteter S-Wahl und Erleichterung bei verspäteter Wahl der LLC-Besteuerung.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und nutzen US-Dollar.

Eine im März gegründete LLC mit einem Mitglied

Eine Eigentümerin gründet im März eine LLC, erhält in derselben Woche online eine EIN und eröffnet im April ein Geschäftskonto. Davor zahlte sie US$2.000 mit einer privaten Karte für die Einreichungsgebühr beim Bundesstaat und eine Website. Sie sendet die Articles of Organization, das EIN-Schreiben, Auszüge ab April sowie ihren Kartenauszug und die Belege für die US$2.000. Es wurde weder Form 8832 noch 2553 eingereicht, daher ist die LLC steuerlich nicht eigenständig, und ihre Einkünfte stehen in ihrem Schedule C. Der Buchhaltungsexperte erfasst die US$2.000 als von der Eigentümerin gezahlt und ordnet jede Ausgabe danach, ob sie vor oder nach Geschäftsbeginn anfiel.

Zwei Gründer einer Kapitalgesellschaft mit S-Wahl

Zwei Gründer, beide US-Staatsbürger, gründen im Januar eine Kapitalgesellschaft. Jeder kauft 5.000.000 Anteile mit Vesting über vier Jahre, reicht innerhalb von 30 Tagen eine Wahl nach section 83(b) ein und gibt der Gesellschaft eine Kopie. Die Kapitalgesellschaft reicht im Februar Form 2553 mit beiden Zustimmungen ein, und der CP261 trifft im April ein. Sie senden die Gründungsurkunde, die Satzung, den Beschluss des Boards zur Ausgabe der Anteile, das Aktienregister mit je 5.000.000 Anteilen, beide Kopien der 83(b), die unterschriebene Form 2553, den CP261 und die Kontoauszüge. Die Erklärung ist Form 1120-S, mit einem Schedule K-1 für jeden Gründer.

Eine LLC mit Form 8832, aber ohne Annahmeschreiben

Eine im Mai gegründete LLC mit zwei Mitgliedern reichte im Juni Form 8832 ein, um vom ersten Tag an als Kapitalgesellschaft besteuert zu werden. Im September ist noch kein CP277 eingetroffen. Bevor er etwas erstellt, bittet der Buchhaltungsexperte um das eingereichte Formular und den Versandbeleg und prüft den Eintrag beim IRS. Wurde die Wahl angenommen, reicht die LLC Form 1120 ein und fügt eine Kopie der Form 8832 bei. Hat der IRS keinen Eintrag und gibt es keinen Nachweis der Einreichung, macht die Standardregel sie zu einer Personengesellschaft, die Form 1065 einreicht, es sei denn, eine Erleichterung bei verspäteter Wahl wird gewährt.

Anders in Ihrem Fall?

• Eine Wahl wurde eingereicht, aber nie bestätigt, oder verspätet eingereicht: siehe Erleichterung bei verspäteter S-Wahl, Erleichterung bei verspäteter Wahl der LLC-Besteuerung und wie der IRS Ihre LLC einstuft und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer, bevor die erste Erklärung eingereicht wird.
• Eigentümer haben Kosten der Gesellschaft privat gezahlt: siehe privat gezahlte Anlaufkosten und ein Gesellschafter, der LLC-Ausgaben privat zahlte und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um sie vor der ersten Erklärung zu erfassen.
• Im Lauf des Jahres trat ein zweiter Eigentümer bei: Die Art der Erklärung kann sich an diesem Datum ändern; siehe Kapitalkonten der Gesellschafter und Buchhaltung für eine neue LLC einrichten und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Eine Kapitalgesellschaft hat Gründeranteile ausgegeben: siehe Gründeranteile mit Vesting und Buchhaltung für eine neue Kapitalgesellschaft einrichten und holen Sie sich vor der ersten Erklärung Hilfe für Startups bei Steuern.
• Ein Eigentümer ist kein US-Staatsbürger und nicht in den USA ansässig: siehe was Ihr Erklärungsersteller für eine Kapitalgesellschaft in ausländischem Besitz braucht oder für eine LLC mit einem Mitglied Einreichung für eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Besitz und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Die Bücher hinken schon hinterher: siehe überfällige Buchhaltung nachholen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie sind nicht sicher, ob Sie einen Buchhaltungsexperten brauchen oder was einer oder ein Gründungsdienst kostet: siehe Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA, Kosten eines Buchhaltungsexperten für kleine Unternehmen und wer Ihre LLC gründen sollte.