מסמכים שרואה החשבון צריך מ-⁠LLC או מחברה חדשים

אילו מסמכים רואה חשבון צריך למסים של LLC או חברה חדשים?

שלחו את המסמכים שמראים מהי החברה, מי הבעלים שלה ואיך IRS מסווג אותה, ובנוסף כל רישום בנק וכרטיס אשראי מההפקדה הראשונה. רואה החשבון בונה מהם את הספרים ואת הדוח הראשון (פרסום 583). את רובם אפשר להעתיק שוב מהמדינה, מ-⁠IRS או מהבנק אם אבדו; מסמכי בעלות אי אפשר, ולכן שמרו אותם היטב.

טופס 2553 מבקש את המניות של כל בעל מניות (או את האחוז, ב-⁠LLC), תאריכי רכישה ומספר זיהוי מס, ולחברת S לא יכולים להיות בעלי מניות שהם זרים שאינם תושבים (הוראות טופס 2553). כל ⁦K-1⁩ של שותפות מציג את מספר זיהוי המס של השותף והאם הוא זר (הוראות טופס 1065).

מה הופך שנה ראשונה ללא פשוטה: בחירה שהוגשה ומעולם לא אושרה, בעלים ששילמו עלויות מכיסם, עסק שפעל על שם בעלים לפני ההקמה, בעלים שני שהצטרף במהלך השנה, מניות מייסדים שמבשילות, או בעלים שאינו אזרח או תושב אמריקאי. כל אחד מהם יכול לשנות איזה דוח מוגש או מה נרשם בו, ולכן ציינו אותו כשאתם שולחים את המסמכים.

מה נדרש אחרי ההקמה, ראו אחרי שמקימים את החברה. לדוח עצמו, ראו דוח המס העסקי הראשון שלכם; לשנה ראשונה קצרה ולמועד שלה, ראו שנת המס הראשונה של חברה חדשה.

למה רואה החשבון צריך את מכתב ה-⁠EIN ואת השם החוקי המדויק?

מערכות IRS מתאימות כל דוח עסקי ל-⁠EIN ולשם ברישומי IRS, ולכן רואה החשבון מעתיק את שניהם ממכתב ה-⁠EIN. בדוחות עסקיים שמוגשים אלקטרונית, ה-⁠EIN ו“שליטה בשם” (name control, בדרך כלל ארבעת התווים הראשונים של השם) נבדקים מול רישומי IRS, ואי-התאמה בשליטה בשם היא אחת הסיבות הנפוצות ביותר לדחיית דוח (פרסום 4163). בקשת ה-⁠EIN לוקחת את השם כפי שהוא מופיע במסמכי ההקמה, באותיות, ספרות, מקפים וסימן & בלבד (עמוד ה-⁠EIN של IRS).

• EIN חדש: אפשר להשתמש בו מיד לחשבון בנק או לדוח שנשלח בדואר, אבל ייתכן שיידרשו עד 2 שבועות עד שהוא יעבוד להגשה אלקטרונית או להפקדות ותשלומי מס אלקטרוניים (עמוד ה-⁠EIN של IRS).
• הגורם האחראי: בקשת ה-⁠EIN מציינת את מי ששולט בישות ובנכסיה. שינוי בגורם האחראי מדווחים בטופס ⁦8822-B⁩ בתוך 60 ימים (טופס ⁦8822-B⁩).
• LLC עם חבר יחיד, בלי בחירה: בטופס ⁦W-9⁩ ללקוח, שם הבעלים נרשם בשורה 1 ושם ה-⁠LLC בשורה 2, עם מספר הביטוח הלאומי של הבעלים או ה-⁠EIN שלו, ולא ה-⁠EIN של ה-⁠LLC (LLC עם חבר יחיד; הוראות למבקש ⁦W-9⁩). לשכר, אותו LLC משתמש בשמו וב-⁠EIN שלו.

אם מכתב ה-⁠EIN אבד, מעולם לא הגיע או מציג שם שונה, ראו EIN שמתעכב, אבד או אינו תואם.

אילו מסמכי בחירה קובעים את סוג הדוח?

מספר הבעלים וכל בחירה ש-⁠IRS אישר קובעים את הדוח (LLC שמוגש כחברה או כשותפות; LLC עם חבר יחיד).

יוצא מן הכלל: בני זוג שמחזיקים LLC יחד כרכוש משותף, במדינה עם רכוש משותף, יכולים לדווח עליו כשותפות או כישות שאינה מוכרת (Rev. Proc. 2002-69). אמרו לרואה החשבון באיזו דרך דווח עד עכשיו; ראו LLC של בני זוג ומשפחה.

בעלים שהוא זר שאינו תושב מגיש טופס ⁦1040-NR⁩ (⁦CP277⁩), ו-⁠LLC שבבעלות מלאה של אדם זר מגיש גם טופס 5472 עם טופס 1120 סמלי (pro forma) לכל שנה שיש לו עסקה בת דיווח עם בעליו, כולל כסף שהוכנס (הוראות טופס 5472). ראו הגשה של LLC עם בעלים יחיד בבעלות זרה.

הודעת הקבלה של IRS חשובה יותר מהעותק שהוגש. IRS מחליט בדרך כלל על טופס 8832 בתוך 60 ימים (הוראות טופס 8832) ועל טופס 2553 בתוך 60 ימים. אם לא מגיעה תשובה בתוך 60 ימים מהגשת טופס 8832, או 2 חודשים מהגשת טופס 2553, ההוראות קובעות לפנות ל-⁠IRS. אם IRS מפקפק אם בחירה הוגשה, הוא מקבל אישור דואר רשום או מאושר עם חותמת דואר בזמן, עותק עם חותמת של IRS, או את מכתב הקבלה של IRS כהוכחה (הוראות טופס 2553).

• תזמון טופס 2553: מוגש לכל המאוחר 2 חודשים ו-⁠15 ימים אחרי תחילת שנת המס שהוא מכסה. בחברה חדשה, השנה הזו מתחילה בתאריך המוקדם שבו היו לה לראשונה בעלי מניות, נכסים או שהעסק התחיל. בעלי המניות חייבים לחתום על הסכמות, ו-⁠LLC שמגיש טופס 2553 אינו צריך טופס 8832 נפרד.
• תזמון טופס 8832: הבחירה יכולה להיכנס לתוקף עד 75 ימים לפני או 12 חודשים אחרי תאריך ההגשה, ולכן שלחו את תאריך ההגשה יחד עם הטופס. לפני מועד התחילה חל כלל ברירת המחדל; באותו תאריך החברה נחשבת כמי שהעבירה את נכסיה והתחייבויותיה לחברה תמורת מניות (הוראות טופס 8832).
• עותק של טופס 8832: עותק מצורף לדוח של שנת הבחירה. השארתו בחוץ אינה מבטלת את הבחירה אבל יכולה להביא קנסות (הוראות טופס 8832).

שלחו את הטופס המלא שהוגש עם חתימות והסכמות, את הוכחת המשלוח בדואר או בפקס ואת ההודעה (⁦CP277⁩; ⁦CP261⁩). אם אינכם בטוחים מה רשום ב-⁠IRS, ראו איך IRS מסווג את ה-⁠LLC שלכם.

אילו רישומי בעלות רואה החשבון צריך?

רואה החשבון צריך רישום של מי הכניס מה, מתי, ותמורת איזה חלק.

• LLC עם שני בעלים או יותר: הסכם התפעול וההכנסות של כל חבר במזומן ובנכסים, עם תאריכים. לנכס, רשמו גם כמה החבר שילם עליו, פחות פחת שכבר נתבע: חשבון ההון ב-⁠⁦K-1⁩ משתמש בדרך כלל במספר המס הזה ולא בשווי שוק (הוראות טופס 1065). ראו חשבונות הון של שותפים.
• חברה: הסכמת הדירקטוריון להנפקת מניות, פנקס המניות, ומה כל בעל מניות שילם בכסף, בנכסים או בשירותים. בעלי מניות מחליפים כסף או נכסים במניות (פרסום 583), והמאזן בטופס 1120 מציג הון מניות בנפרד מהלוואות מבעלי מניות (טופס 1120).
• חברת S: בעלי המניות, המניות והתאריכים בטופס 2553 צריכים להתאים לפנקס המניות. לחברת S יכול להיות רק סוג מניות אחד: התקנון וחוקי העזר, או הסכם התפעול של LLC, חייבים לתת לכל זכות בעלות אותן זכויות לחלוקות ולתמורה בפירוק; זכויות הצבעה יכולות להיות שונות (הוראות טופס 2553; Reg. 1.1361-1(l)).
• מניות מייסדים שמבשילות: מייסד שמגיש בחירה לפי סעיף ⁦83(b)⁩, שמגיעה לפרעון בתוך 30 ימים אחרי שהמניות הועברו, חייב למסור לחברה עותק (פרסום 525). שלחו כל עותק עם הפנקס. בחברת S, מניות שטרם הבשילו נחשבות כמניות במחזור, ומחזיקן כבעל מניות, רק אם הבחירה הזו נעשתה (Reg. 1.1361-1(b)(3)). ראו מניות מייסדים שמבשילות.
• בעלים שני מצטרף: שלחו את התאריך ואת התנאים. LLC עם חבר יחיד שלא בחר במעמד חברה הופך לשותפות כשמתקבל חבר שני (הוראות טופס 8832), מה שמשנה את הדוח של אותה שנה.

אילו רישומי כסף רואה החשבון צריך מהיום הראשון?

רואה החשבון צריך כל דף חשבון בנק וכרטיס אשראי עסקיים מההפקדה הראשונה, את המסמכים שמאחורי כל רישום, ורישום של כל הכסף שהבעלים הכניסו, הלוו או שילמו עבור החברה. פרסום 583 קובע לפתוח חשבון עסקי מוקדם, להפריד אותו מחשבונות אישיים ולהפקיד בו את כל התקבולים (פרסום 583). אם כסף של החברה עבר דרך חשבון אישי, שלחו גם את הדפים האלה וסמנו את השורות העסקיות; ראו תיקון ערבוב בין כספים עסקיים לאישיים.

• מסמכי גיבוי: חשבוניות, רישומי מכירות, תלושי הפקדה, קבלות וחשבונות ששולמו. דף חשבון יכול להוכיח תשלום אם הוא מציג סכום, מקבל ותאריך; הקבלה מראה שהעלות הייתה לעסק (פרסום 583).
• עלויות ששולמו מכיס לפני שהחשבון נפתח: שמרו כל קבלה עם תאריך ומטרה, ואמרו לרואה החשבון את התאריך שבו העסק התחיל: עלויות פתיחה כפופות לכללי ניכוי משלהן, והתאריך הזה קובע אילו עלויות נספרות (פרסום 583). ראו עלויות פתיחה ששולמו מכיס.
• עסק שפעל לפני החברה: שלחו את התאריך שבו עבר לחברה ורשימה של הציוד, המזומן והחשבונות שהועברו, עם עלות כל אחד. ראו שינוי מבנה העסק.
• הלוואות בעלים: המאזן מציג הלוואות מבעלי מניות או משותפים בנפרד מהון הבעלים (טופס 1120; הוראות טופס 1065). ציינו את מקור כל הפקדה, כמו הכנסה עסקית, כסף של הבעלים או הלוואה (פרסום 583), ושלחו כל שטר חתום עם סכומו, תאריכו, הריבית ותנאי הפירעון. אם כסף הוא באמת הלוואה תלוי בעובדות.

מה לגבי שכר, קבלנים ורישומי מס מכירה?

שלחו את מה שקיים, ואמרו כשעדיין אין דבר.

• שכר: אם החברה משלמת שכר, שלחו את רישומי השכר, טפסי 941 שהוגשו (או טופס 944, אם החברה מגישה שנתית) ו-⁠940, טפסי ⁦W-2⁩, ואת מספרי חשבונות הניכוי במקור והאבטלה המדינתיים. ראו הקמת שכר.
• קבלנים: קבלו טופס ⁦W-9⁩ מכל קבלן לפני התשלום. בלי מספר זיהוי מס, החברה עשויה להיות חייבת לנכות חלק מהתשלום כניכוי גיבוי במקור (פרסום 583), והיא עשויה להיות אחראית לכל סכום שהייתה צריכה לנכות ולא ניכתה (הוראות למבקש ⁦W-9⁩). טופס ⁦1099-NEC⁩ נדרש בדרך כלל על ⁦$2,000⁩ או יותר שמשולמים לקבלן אחד על שירותים בשנת המס (IRS); טפסים לשנת המס הזו מגיעים לפרעון 1 בפברואר 2027 (הוראות דוחות מידע). ראו אילו קבלנים מקבלים טופס מס.
• מס מכירה: מדינות, ולא IRS, מנפיקות היתרי מס מכירה. שלחו כל היתר עם מספר החשבון ולוח ההגשה שהמדינה קבעה. ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה ו-הגשת דוחות מס מכירה.

אילו מסמכי מדינה רואה החשבון צריך?

שלחו כל מספר חשבון מדינתי ואישור הגשה שיש לחברה; אילו מהם קיימים תלוי במדינות המעורבות. ל-⁠IRS יש רשימה של אתרי ממשלה של מדינות כדי למצוא כל רשות.

• מספרי חשבון מס מדינתיים: מס הכנסה או מס זיכיון, ניכוי במקור משכר, אבטלה ומס מכירה.
• אישורים על כל דוח שנתי, הצהרה או מס זיכיון שמדינת ההקמה דורשת.
• רישומים במדינות אחרות שבהן החברה נרשמה לעשות עסקים. ראו רישום במדינה אחרת.

אם החברה מגישה דוח בעלות מוטבת ל-⁠FinCEN היא שאלה נפרדת: ראו דוחות BOI.

כמה זמן חברה חדשה צריכה לשמור את הרישומים האלה?

שמרו רישומים שתומכים בדוח עד שתקופת ההתיישנות של אותו דוח מסתיימת, ושמרו מסמכי הקמה, EIN ובחירות כל חיי החברה. IRS מבקש מבעלים לשמור את הודעת ה-⁠EIN ואת הודעת בחירת ה-⁠S ברישומים קבועים (⁦CP575⁩; ⁦CP261⁩).

התקופה הכללית היא 3 שנים אחרי ההגשה, ויש רישומים שנדרשים יותר זמן, כמו רישומי שכר, רישומים לשנה עם הכנסה שלא דווחה, ורישומי נכסים שהחברה עדיין מחזיקה (פרסום 583; כמה זמן לשמור רישומים). לכל תקופה, ראו כמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

איך נותנים לרואה החשבון גישה ל-⁠IRS בלי לשתף סיסמאות?

חתמו על טופס 8821 או על טופס 2848 במקום לשתף את הכניסה שלכם ל-⁠IRS, שהיא אותה כניסה שפותחת את החשבון האישי שלכם ב-⁠IRS (חשבון מס עסקי). הטופס נותן לרואה החשבון גישה על שמו שלו, לסוגי המס ולשנים שאתם מפרטים.

מקורות: הוראות טופס 8821; הוראות טופס 2848. אפשר להגיש את שניהם באינטרנט (על טופס 8821). IRS רושם שנים עתידיות רק עד 3 שנים אחרי 31 בדצמבר של השנה שבה הוא מקבל את הטופס. בחברה, נושא משרה עם סמכות לחייב אותה חותם על טופס 8821; בשותפות, שותף בשנים שברשימה.

חשבון המס העסקי של IRS מציג הודעות, תדפיסים ומכתב אימות EIN. הוא עדיין אינו זמין ל-⁠LLC שמדווח ב-⁠Schedule C או F, והגורם המוסמך הממונה של חברה חייב להיות נושא משרה שקיבל טופס ⁦W-2⁩ בשנת ההגשה האחרונה, ולכן חברה בשנה הראשונה עשויה עדיין לא להיות זכאית. אחרי שהחשבון מוקם, הגורם המוסמך הממונה שלו יכול להוסיף אנשים כמשתמשים ממונים (חשבון מס עסקי).

מה אם חלק מהמסמכים האלה חסרים?

את רוב המסמכים אפשר להחליף. סמנו מיד הודעת בחירה חסרה, כי היא קובעת את הדוח.

אם בחירה הוגשה באיחור או מעולם לא עברה, להקלה יש תנאים ומועדים משלה: ראו הקלה על בחירת חברת S מאוחרת ו-הקלה על בחירת מיסוי מאוחרת ל-⁠LLC.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד ובדולרים אמריקאיים.

LLC עם חבר יחיד שהוקם במרץ

בעלת מקימה LLC במרץ, מקבלת EIN באינטרנט באותו שבוע ופותחת חשבון עסקי באפריל. לפני כן שילמה ⁦US$2,000⁩ בכרטיס אישי על אגרת ההגשה במדינה ועל אתר. היא שולחת את מסמכי ההתאגדות, את מכתב ה-⁠EIN, דפי חשבון מאפריל ואילך, ואת דף הכרטיס והקבלות שלה על ⁦US$2,000⁩. לא הוגש טופס 8832 או 2553, ולכן ה-⁠LLC אינו מוכר והכנסתו הולכת ל-⁠Schedule C שלה. רואה החשבון רושם את ⁦US$2,000⁩ כמשולמים בידי הבעלים וממיין כל עלות לפי אם באה לפני תחילת העסק או אחריה.

שני מייסדים של חברה עם בחירת S

שני מייסדים, שניהם אזרחים אמריקאים, מתאגדים בינואר. כל אחד קונה 5,000,000 מניות שמבשילות לאורך ארבע שנים, מגיש בחירה לפי סעיף ⁦83(b)⁩ בתוך 30 ימים ונותן לחברה עותק. החברה מגישה בפברואר את טופס 2553 עם שתי ההסכמות, וה-⁠⁦CP261⁩ מגיע באפריל. הם שולחים את תעודת ההתאגדות, חוקי העזר, הסכמת הדירקטוריון להנפקת המניות, פנקס המניות שמראה 5,000,000 מניות לכל אחד, שני עותקי ⁦83(b)⁩, את טופס 2553 החתום, את ה-⁠⁦CP261⁩ ואת דפי הבנק. הדוח הוא טופס ⁦1120-S⁩, עם Schedule K-1 לכל מייסד.

LLC עם טופס 8832 אבל בלי מכתב קבלה

LLC עם שני חברים שהוקם במאי הגיש ביוני את טופס 8832 כדי להיות ממוסה כחברה מהיום הראשון שלו. עד ספטמבר לא הגיע ⁦CP277⁩. לפני שמכינים משהו, רואה החשבון מבקש את הטופס שהוגש ואת אישור הדואר ובודק את הרישום ב-⁠IRS. אם הבחירה התקבלה, ה-⁠LLC מגיש טופס 1120 ומצרף עותק של טופס 8832. אם ל-⁠IRS אין רישום ואין הוכחת הגשה, כלל ברירת המחדל הופך אותו לשותפות שמגישה טופס 1065, אלא אם ניתנת הקלה על בחירה מאוחרת.

המצב שלכם שונה?

• בחירה הוגשה ומעולם לא אושרה, או שהוגשה באיחור: ראו הקלה על בחירת חברת S מאוחרת, הקלה על בחירת מיסוי מאוחרת ל-⁠LLC ו-איך IRS מסווג את ה-⁠LLC שלכם, וקבלו עזרה במיסוי חברות לפני שהדוח הראשון מוגש.
• בעלים שילמו עלויות חברה מכיסם: ראו עלויות פתיחה ששולמו מכיס ו-שותף ששילם הוצאות LLC מכיסו, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לרשום אותן לפני הדוח הראשון.
• בעלים שני הצטרף במהלך השנה: סוג הדוח יכול להשתנות בתאריך הזה; ראו חשבונות הון של שותפים ו-הקמת ספרים ל-⁠LLC חדש, וקבלו עזרה במיסוי חברות.
• חברה הנפיקה מניות מייסדים: ראו מניות מייסדים שמבשילות ו-הקמת ספרים לחברה חדשה, וקבלו עזרה במס לסטארט-אפים לפני הדוח הראשון.
• בעלים אינו אזרח או תושב אמריקאי: ראו מה המכין צריך לחברה בבעלות זרה או, ל-⁠LLC עם חבר יחיד, הגשה של LLC עם בעלים יחיד בבעלות זרה, וקבלו עזרה במיסוי חוצה גבולות.
• הספרים כבר מפגרים: ראו השלמת ספרים באיחור וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם לא בטוחים שאתם צריכים רואה חשבון, או כמה עולים רואה חשבון או שירות הקמה: ראו מנהל חשבונות, רואה חשבון או CPA, עלות רואה חשבון לעסק קטן ו-מי צריך להקים את ה-⁠LLC שלכם.