Kanada'da T2125 İçin Muhasebe Uygulaması veya Yazılımı

T2125 için işletme giderlerini takip etmek ve müşterilere fatura kesmek üzere hangi uygulamayı kullanmalıyım?

CRA'nın kayıt tutma rehberi hiçbir uygulamanın adını vermez ve hiçbirini onaylamaz; bu yüzden markaya değil, uygulamanın üretmesi gerekene göre seçin. CRA, vergi yükümlülüklerinizi belirlemeye yetecek ayrıntıda kayıtlar ister ve bir defter, bilgisayar dosyası veya muhasebe yazılımını kabul eder (CRA: Kayıt tutma; CRA: Kazançlarınızın muhasebesi). T2125 işletme veya meslek gelir ve giderlerinizi bildirir (CRA: Form T2125); uygulama yalnızca onu besler.

GST/HST için kayıtlıysanız, iş için araç kullanıyorsanız, müşterilere ABD doları cinsinden fatura kesiyorsanız, kayıtları Kanada dışındaki sunucularda tutuyorsanız veya kayıtlarınız aylarca gerideyse durum basit değildir. Aşağıdaki bölümler bunların her birini ele alır; ABD doları faturaları sonda bağlantıyla gösterilir. Rakamlar artık uyuşmuyorsa beyanname bunların üzerine kurulmadan önce bir uzmanın bakması gerekir.

Önce şunları toplayın: banka ve kart hesap özetleri, satış faturaları, makbuzlar ve yılbaşında her araç için kilometre sayacı okuması. Belirli ürünleri fiyat ve Kanada banka bağlantıları açısından karşılaştırmak için küçük bir Kanada işletmesi için muhasebe yazılımı rehberine, ücretsiz seçenek için ücretsiz bir muhasebe uygulamasının neyi kapsayıp neyi kapsamadığına bakın. Hangi giderin T2125'in hangi satırına gittiği serbest çalışanların gider satırları rehberinde, beyannameyle eşleşen bir hesap planı ise beyanname için hesap planı rehberindedir.

CRA defterlerimden ne bekler ve hangi uygulamayı kullanacağımı söyler mi?

CRA, vergi yükümlülüklerinizi belirlemesine imkân verecek kayıtlar ister ve hangi aracın kullanılacağını söylemez. Bilgisayar ortamındakiler dahil tüm kayıtları talep üzerine ibraz etmeniz gerekir; kayıtları bir muhasebe sorumlusu veya muhasebeci tutsa bile sorumluluk sizde kalır (CRA: Kayıt tutma).

Kayıtları ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren en az altı yıl saklayın; bazı durumlar daha uzun süre gerektirir (CRA: kayıtlar nerede tutulur). Başlangıç tarihi ve geç beyan kuralı işletme kayıtları ne kadar süre saklanır rehberindedir.

Gider taleplerini bir satış faturası, alım satım sözleşmesi, makbuz veya başka bir belgeyle destekleyin. Nakit ödemeler için makbuz alın ve ödemenin kanıtı olarak iptal edilmiş çekleri saklayın (CRA: İşletme giderleri).

Bir uygulamadaki makbuz fotoğrafı bir kopyadır, kendiliğinden yerine geçmez. Elektronik kayıt genelgesi, görüntülenmiş kâğıt belgeyi yalnızca görüntüleme bir ulusal standardı ve diğer koşulları karşılıyorsa imha etmenize izin verir (25–29. paragraflar); bu yüzden kâğıtları atmadan önce bunları kontrol edin (CRA: Elektronik kayıt tutma). Koşullar CRA için taranmış makbuzlar rehberindedir.

Uygulamada GST/HST takibi gerekir mi?

Kayıtlıysanız evet ve küçük satıcı olmaktan çıktığınızda kayıt zorunlu hâle gelir. Küçük satıcının kayıt olması gerekmez ve isterse gönüllü kayıt yaptırabilir (CRA: GST/HST Memorandum 2-2; CRA: ne zaman kayıt yaptırılır).

Küçük satıcı sınırı, tüm işletmelerinizin ve ilişkili taraflarınızın tek bir takvim çeyreğinde veya dört çeyrekte toplam, sıfır oranlı satışlar dahil dünya çapındaki vergiye tabi satışlarında $30.000 tutarıdır. Finansal hizmetleri, sermaye mülkü satışlarını ve bir işletmenin satışından doğan şerefiyeyi hesaba katmayın; bu yüzden uygulamanın bu satışları ayrıca etiketlemesi gerekir (Excise Tax Act, s. 148). Sınırı aştığınızda geçerli kayıt tarihinizden itibaren 29 gün içinde kayıt yaptırmanız gerekir. Sınırı tek bir çeyrekte aşarsanız, sınırı aşan satışa vergi uygulanır; yani uygulamanın zaten fatura etmiş olabileceğiniz bir satışa vergi eklemesi gerekir (CRA: ne zaman kayıt yaptırılır). Kayıt yaptırana kadar da uygulama, mevcut çeyrek ve son dört çeyrek için vergiye tabi satışlarınızı göstermelidir. Taksi işletmecileri ve ticari araç paylaşımı sürücüleri, hasılatları ne olursa olsun bu iş için kayıt yaptırmalıdır (CRA: Memorandum 2-2; CRA: GI-196). İki testin nasıl çalıştığı ve tahsilatın ne zaman başladığı GST/HST için ne zaman kayıt yaptırılır rehberindedir.

Olağan yöntemde kayıtlının net vergisi, satışlarda tahsil edilen GST/HST eksi uygun işletme alımlarında ödenen GST/HST'dir (CRA: RC4022). Krediler verginin ödenmesi gerektiğinde veya ödendiğinde doğar; bu yüzden ödenmemiş borçlar da önemlidir (Excise Tax Act, s. 169). Bu nedenle uygulama her satırda her iki tutarı da satışın veya maliyetin kendisinden ayrı olarak saklamalı, geri alamayacağınız vergiyi maliyetin içinde tutmalı ve bunları raporlama döneminiz için toplamalıdır. Kredilerinizi destekleyen tedarikçi faturalarını saklayın (CRA: GST/HST kayıtları). Ne sıklıkla beyanname vereceğiniz ve son tarih GST/HST beyanı ve girdi vergisi kredileri rehberindedir. Kurulum defterlerinizde GST/HST rehberindedir; çoğu alımda genellikle kredilerden vazgeçilen basitleştirilmiş aktarım yöntemi (CRA: RC4058) Quick Method rehberinde, defterleri nasıl değiştirdiği ise defterlerde Quick Method rehberindedir.

Tahsil edilen vergi eyalete göre nasıl değişir ve uygulama neyi ayırmalı?

Bir faturadaki vergi, satışın yapılmış sayıldığı eyalete bağlıdır ve uygulama her vergiyi kendi hesabında tutmalıdır. CRA'nın oran tablosunda eyaletler ve bölgeler dört gruba ayrılır (CRA: GST/HST oranları).

CRA buna satış yeri (place of supply) der. Hizmetlerde GST/HST için genel kural müşterinizin Kanada'daki adresinin bulunduğu eyalettir; ancak gayrimenkul üzerindeki işler, kişisel hizmetler ve taşımacılık için özel kurallar bunun yerine geçer. Mallar için genellikle teslim edildikleri veya gönderildikleri yerdir. Bu nedenle başka bir eyalette bulunan bir müşteri veya mülk üzerindeki bir iş, faturadaki vergiyi değiştirebilir (CRA: satış yeri).

Sattığınız şeye PST veya QST uygulanıp uygulanmadığını ve bunun için kayıt yaptırmanız gerekip gerekmediğini CRA değil eyalet belirler; CRA, PST sorularını her eyaletin kendi web sitesine yönlendirir. Québec'te GST/HST'yi genellikle Revenu Québec yönetir (CRA: RC4022). Bkz. eyaletlere göre GST, HST, PST ve QST tahsili ve BC'deki hizmetler için BC'de hizmetlerde PST.

Araç kilometre defteri neyi kaydetmeli ve uygulama bunu tutabilir mi?

CRA yıl sonu tahmini değil, sefer sefer bir defter tarif eder (CRA: Motorlu taşıt giderleri). Uygulamanın şunları tutması gerekir:

• Her iş seferi: tarih, varış yeri, amaç ve sürülen kilometre.
• Her araç: mali dönemin başındaki ve sonundaki kilometre sayacı okuması ile toplam ve iş kilometresinin ayrı bir kaydı.

Sonraki yıllar için üç aylık örnek ve diğer kurallar CRA araç kilometre defteri rehberindedir.

CRA'nın araç sayfası, kilometre defterinin elektronik olup olamayacağını söylemez. Uygulamada tutulan bir defter elektronik kayıttır; bu yüzden elektronik kayıt kuralları geçerlidir: okunabilir elektronik biçimde tutun, bir denetim izi bulundurun ve CRA'ya kullanılabilir bir kopya verebilin (CRA: Elektronik kayıt tutma).

Kayıtlarım nerede tutulmalı ve uygulama bunları Kanada dışında saklıyorsa fark eder mi?

Fark edebilir. CRA, kayıtların Kanada'daki işyerinizde veya ikametgâhınızda tutulmasını söyler; Kanada dışında tutulup Kanada'dan elektronik olarak erişilen kayıtlar Kanada'da tutulmuş sayılmaz (CRA: kayıtlar nerede tutulur; CRA: IC78-10).

CRA, vergi hizmetleri ofisiniz aracılığıyla elektronik kayıtların Kanada dışında tutulmasına yazılı izin verebilir. Bu durumda, yetkililerinin Kanada'da erişebildiği, yazılımının okuyabildiği biçimde ve beyannamelerinizi desteklemeye yetecek ayrıntıyı gösteren birebir kopyaları kabul edebilir.

Bir sağlayıcı kullanmak yükümlülüğü ortadan kaldırmaz. Üçüncü bir tarafta bulunan kayıtları CRA'nın erişimine açmanız gerekir (CRA: Kayıt tutma) ve genelge, sağlayıcının size kabul edilebilir bir kopya vermesini önerir (CRA: Elektronik kayıt tutma). Bu belgeler her sağlayıcı için yazılmıştır ve saklama genelgesi Haziran 2010 tarihlidir; bu yüzden tek bir uygulamanın sunucularının kabul edilebilir olup olmadığına karar vermezler. Kayıtlarınızın tek kopyası Kanada dışındaki sunucularda duruyorsa, CRA'nın tarif ettiği yol yazılı izindir; uygulamanızın kurulumunun buna ihtiyaç duyup duymadığı CRA'ya veya bir uzmana sorulacak bir sorudur. Sağlayıcıya verilerinizi nerede sakladığını ve eksiksiz bir kopya verip veremeyeceğini sorun.

Nakit mi tahakkuk mu: uygulamanın ödenmemiş faturaları takip etmesi gerekir mi?

Genellikle evet. CRA, işletme gelirinin genellikle tahakkuk esasına göre bildirildiğini söyler: para hareket etmiş olsun olmasın, gelir kazanıldığı dönemde, gider ise yapıldığı dönemde yazılır. Çiftçiler, balıkçılar ve serbest çalışan komisyonlu satış temsilcileri nakit esasını kullanabilir, ancak ikisinin karışımını kullanamaz (CRA: Kazançlarınızın muhasebesi).

Tahakkuk esasında uygulamanın, iş kazanıldığında faturayı kaydetmesi, ödenene kadar ödenmemiş olarak göstermesi ve aynısını borçlar için de yapması gerekir. Yalnızca banka havalesi görünümü ödenmemiş faturaları dışarıda bırakır. Hangi yöntemin sizin için geçerli olduğu nakit veya tahakkuk esaslı muhasebe rehberindedir.

Taksitler: uygulama bana ne göstermeli ve eşik nedir?

Genellikle, cari yılda ve önceki iki yıldan birinde net verginiz $3.000 tutarını aşıyorsa (Québec'te $1.800 tutarını aşıyorsa) gelir vergisi taksiti ödersiniz. CRA, ödemek zorunda olabilecekler arasında serbest çalışanları sayar (CRA: Taksiti kimler öder).

Ödenecek net vergi yalnızca defterlerden değil, beyannameden çıkar. Uygulamanın yapabileceği, yıl içindeki gelir, gider ve net kârı göstermek ve olağan yöntemde tahsil edilen GST/HST'yi gelirin dışında tutmaktır; böylece erken bir tahmin şişirilmez. Yıllık GST/HST beyanı verenlerin de GST/HST taksiti olabilir. CRA'nın sayfası önceki mali yıl için net vergiyi $3.000 veya daha fazla olarak belirtir (CRA: GST/HST taksitleri); Kanun her taksiti cari ve önceki yılın net vergisinin düşüğüne dayandırır ve $3.000 altındaki bir tabanı sıfır sayar; bu yüzden genellikle iki yılın da bu tutara ulaşması gerekir (Excise Tax Act, s. 237). Québec'te GST/HST'yi genellikle Revenu Québec yönetir (CRA: RC4022); bu yüzden GST/HST, QST ve eyalet gelir vergisi için onun taksit kurallarına bakın. Bkz. vergi taksiti hatırlatmaları.

Muhasebecim bunu kullanabilir mi ve uygulama değiştirirsem kayıtlarla ne yapmalıyım?

Muhasebecinizin yalnızca yıl sonu özetine değil, giriş yaparak veya tam dışa aktarımla işlem düzeyindeki ayrıntıya ulaşabildiğinden emin olun. Denetim izi, kaynak belgelerden özetlenmiş hesaplara kadar bunları destekleyecek ayrıntıda ilerlemelidir (CRA: Elektronik kayıt tutma). Neyi teslim edeceğiniz şahıs işletmesi sahibi olarak muhasebecinize ne vermelisiniz rehberindedir.

Bir uygulamadaki hesabınızı kapatmadan önce tüm işlem geçmişini ve ekli makbuzları dışa aktarın ve dosyanın açıldığını doğrulayın. Elektronik kayıtlar, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl süren saklama döneminin tamamı boyunca okunabilir kalmalıdır (CRA: Elektronik kayıt tutma). Geçişten sonra genelge, kaydedilmiş bir işlemde yapılan her değişiklik için üzerine yazmayı değil, belgelenmiş bir yevmiye kaydını şart koşar (40. paragraf).

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve Kanada doları kullanır.

HST için kayıtlı Ontario'lu serbest çalışan tasarımcı

Olağan yöntemi kullanan ve C$70.000 hasılatı olan bir tasarımcı, Ontario'daki bir müşteriye C$2.000 artı C$260 HST (%13) fatura eder. Uygulama C$2.000'ı gelir, C$260'ı tahsil edilen HST olarak kaydeder. C$500'lık bir yazılım maliyeti C$65 HST taşır ve ödenen HST olarak kaydedilir. Alım uygunsa dönem için net vergi C$260 eksi C$65, yani C$195'tir. Uygulama C$2.260'ı gelir olarak kaydederse T2125 hasılatı olduğundan yüksek çıkar ve HST beyannamesinin temiz bir kaynağı olmaz.

Kendi arabasını kullanan Alberta'lı kurye

C$45.000 hasılatı olan bir kurye 20.000 iş kilometresi sürer. Kilometre sayacı yılbaşında 52.000, yıl sonunda 77.000 gösterir; yani toplam 25.000 kilometre ve %80 iş kullanımı. Defterin her sefer için tarih, varış yeri, amaç ve kilometreyi içermesi gerekir; yıl sonu tahmini yeterli değildir. C$45.000'ın tamamı art arda dört takvim çeyreğinde vergiye tabi satışsa, C$30.000'lık küçük satıcı sınırını aşmıştır. Henüz kayıtlı değilse, sınırı tek bir çeyrekte aşmak sınırı aşan satışta GST tahsil etmek demektir; çeyrekler arasına yayılan bir aşım ise küçük satıcı statüsünü o çeyreği izleyen ayın sonunda sona erdirir (ne zaman kayıt yaptırılır). Alberta'da PST yoktur.

Québec'te bir usta

GST ve QST için kayıtlı, Québec'teki binalarda yapılan vergiye tabi işlerden C$90.000 hasılatı olan bir usta, her işte GST ve QST tahsil eder; Ontario'daki bir binada yapılan iş ise bunun yerine Ontario HST'si taşırdı. Uygulama iki vergi hesabı ile alımlarda ödenen GST ve ödenen QST'yi tutar. Federal taksit eşiği Québec'te C$1.800, başka yerlerde C$3.000'dir; bu yüzden uygulamanın yalnızca yıl sonunda değil, yıl boyunca net kârı ve tahsil edilen vergiyi göstermesi gerekir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Uygulamanız tahsil edilen vergiyi gelirden ayırmıyor, kayıtlısınız, iş için araç kullanıyorsunuz veya geri kaldınız: defterlerin, ikisi de verilmeden önce T2125'i ve GST/HST beyannamesini beslemesi gerekir; bunları kendiniz tutup tutmamak bir değerlendirme meselesidir. Hesap özetlerini, faturaları, makbuzları ve kilometre kaydını muhasebe desteğine, bunların üzerine kurulan T2125 için ise serbest çalışan beyannamesi desteğine getirin.
• Kayıt sınırına yakınsınız veya sınırı zaten aştınız: vergi ayarını seçmeden önce GST/HST için ne zaman kayıt yaptırılır rehberini okuyun.
• Müşterilere ABD doları cinsinden fatura kesiyorsunuz: bkz. USD ile ödenen serbest çalışan: defterler ve bankacılık.
• Kayıtlar aylarca geride veya bakiyeler banka ile uyuşmuyor: gecikmiş defterleri tamamlama veya hesap özetlerinden defterleri yeniden oluşturma rehberlerini kullanın. Mutabık olmuyorlarsa muhasebe desteğine getirin.
• CRA kilometre defterinizi veya makbuzlarınızı istedi: bkz. CRA incelemesi için kilometre defterini yeniden oluşturma ve makbuzsuz işletme giderleri; yazıyı serbest çalışan beyannamesi desteğine getirin.
• Bir araç paylaşımı veya teslimat platformunda sürücülük yapıyorsunuz: bkz. araç paylaşımı ve teslimat sürücüsü giderleri veya GST/HST kaydı yaptırmamış sürücüler.
• Kendiniz yapmakla birine ödeme yapmak arasında karar veriyorsunuz: bkz. kendi defterleriniz mi, muhasebe sorumlusu mu.
• Şirketleştiniz: işletme T2125 değil, T2 beyannamesi verir. Bkz. yeni bir CCPC için defterler.