자영업자 장부 앱·회계 소프트웨어: 캐나다 T2125

Form T2125에 맞춰 사업 비용을 기록하고 고객에게 청구서를 발행하려면 어떤 앱을 써야 하나요?

CRA의 기록 보관 안내는 어떤 앱도 지정하거나 승인하지 않으므로, 브랜드가 아니라 앱이 만들어 내야 하는 기록을 기준으로 고르세요. CRA는 세금 의무를 판단할 만큼 상세한 기록을 요구하며, 장부, 컴퓨터 파일, 회계 소프트웨어를 인정합니다(CRA: Keeping records; CRA: 소득 회계 처리). Form T2125는 사업 또는 전문직 소득과 비용을 신고하는 양식이며(CRA: Form T2125), 앱은 여기에 들어갈 자료를 제공할 뿐입니다.

GST/HST에 등록했거나, 업무로 운전하거나, 미국 달러로 고객에게 청구하거나, 캐나다 밖 서버에 기록을 두거나, 입력이 몇 달씩 밀려 있으면 간단한 경우가 아닙니다. 아래에서 각각 다루며, 미국 달러 청구서는 마지막에 링크했습니다. 숫자가 더는 맞지 않으면 그 위에 신고서를 만들기 전에 전문가가 살펴봐야 합니다.

먼저 준비할 자료는 은행과 카드 명세서, 매출 청구서, 영수증, 연초의 차량별 주행거리계 수치입니다. 특정 제품을 가격과 캐나다 은행 연동 기준으로 비교하려면 캐나다 소규모 사업체를 위한 회계 소프트웨어를, 무료 옵션은 무료 회계 앱이 다루는 범위와 다루지 않는 범위를 참고하세요. 어떤 비용이 Form T2125의 어느 줄에 들어가는지는 자영업자 비용 줄에서, 신고서에 맞는 계정과목표는 신고서용 계정과목표에서 확인할 수 있습니다.

CRA는 장부에 무엇을 요구하나요? 어떤 앱을 쓰라고 정해 주나요?

CRA는 세금 의무를 판단할 수 있는 기록을 요구하며, 어떤 도구를 쓰라고는 정하지 않습니다. 컴퓨터로 관리하는 기록을 포함해 모든 기록을 요청 시 제공해야 하고, 장부 담당자나 회계사가 기록을 관리해 주더라도 책임은 본인에게 있습니다(CRA: Keeping records).

기록은 관련된 마지막 과세연도 말부터 최소 6년 보관하세요. 경우에 따라 더 오래 보관해야 합니다(CRA: 기록 보관 장소). 기산일과 늦게 제출한 경우의 규정은 사업 기록 보관 기간에서 확인하세요.

비용 공제는 매출 청구서, 매매 계약서, 영수증 또는 그 밖의 증빙 서류로 뒷받침하세요. 현금으로 지급하면 영수증을 받고, 지급 증빙으로 취소된 수표를 보관하세요(CRA: Business expenses).

앱에 저장한 영수증 사진은 사본일 뿐이며 자동으로 원본을 대신하지는 않습니다. 전자 기록 지침(circular)은 이미징이 국가 표준과 그 밖의 조건을 충족할 때만 스캔한 종이 서류를 폐기할 수 있도록 하므로(25항~29항), 종이 서류를 버리기 전에 그 조건을 확인하세요(CRA: Electronic Record Keeping). 조건은 CRA 제출용 스캔 영수증에서 설명합니다.

앱에서 GST/HST도 관리해야 하나요?

등록했다면 그렇습니다. 소규모 공급자 지위를 벗어나면 등록이 필수가 됩니다. 소규모 공급자는 등록할 의무가 없지만 자발적으로 등록할 수 있습니다(CRA: GST/HST Memorandum 2-2; CRA: 등록 시기).

소규모 공급자 한도는 본인의 모든 사업과 관계 사업체를 합산해 한 역년 분기 또는 네 분기 동안 영세율 판매를 포함한 전 세계 과세 판매액이 $30,000인 경우입니다. 금융 서비스, 자본 자산 매각, 사업 매각에 따른 영업권은 제외하므로 앱에서 이런 판매를 따로 표시해야 합니다(Excise Tax Act, s. 148). 한도를 넘으면 등록 효력 발생일로부터 29일 이내에 등록해야 합니다. 한 분기 안에 한도를 넘으면 넘게 만든 판매부터 세금이 적용되므로, 앱은 이미 청구서를 발행했을 수 있는 판매에도 세금을 더할 수 있어야 합니다(CRA: 등록 시기). 등록하기 전에도 앱은 현재 분기와 직전 네 분기의 과세 판매를 보여 줘야 합니다. 택시 사업자와 상업용 승차 공유 기사는 수입에 관계없이 그 사업에 대해 등록해야 합니다(CRA: Memorandum 2-2; CRA: GI-196). 두 가지 기준이 어떻게 적용되고 세금 징수가 언제 시작되는지는 GST/HST 등록 시기에서 확인하세요.

일반 방식에서 등록자의 순세액은 매출에 부과한 GST/HST에서 적격 사업 매입에 낸 GST/HST를 뺀 금액입니다(CRA: RC4022). 공제는 세금을 내야 하거나 낸 시점에 생기므로 미지급 청구서도 중요합니다(Excise Tax Act, s. 169). 따라서 앱은 모든 줄에 두 금액을 매출이나 비용과 별도로 저장하고, 돌려받을 수 없는 세금은 비용에 포함하며, 신고 기간별로 합계를 내야 합니다. 공제를 뒷받침하는 공급업체 청구서를 보관하세요(CRA: GST/HST 기록). 신고 주기와 신고 기한은 GST/HST 신고와 매입세액공제에서, 설정 방법은 장부에 GST/HST 기록하기에서 설명합니다. 대부분의 매입에 대한 공제를 일반적으로 포기하는 간편 납부 방식은(CRA: RC4058) Quick Method에서, 장부에 미치는 영향은 장부에서의 Quick Method에서 확인하세요.

주마다 부과하는 세금은 어떻게 다르고, 앱은 무엇을 분리해야 하나요?

청구서에 붙는 세금은 판매가 이루어진 것으로 보는 주에 따라 달라지며, 앱은 세금마다 별도의 계정으로 관리해야 합니다. CRA의 세율표에서 주와 준주는 네 그룹으로 나뉩니다(CRA: GST/HST rates).

CRA는 이를 공급지(place of supply)라고 부릅니다. 서비스의 GST/HST는 일반적으로 고객의 캐나다 내 주소가 있는 주를 기준으로 하지만, 부동산 작업, 개인 서비스, 운송에는 별도 규정이 우선합니다. 상품은 일반적으로 인도되거나 발송되는 곳이 기준입니다. 따라서 다른 주에 있는 고객이나 다른 주 부동산에 대한 작업이 청구서의 세금을 바꿀 수 있습니다(CRA: 공급 장소).

판매하는 상품에 PST나 QST가 적용되는지, 그 세금에 등록해야 하는지는 CRA가 아니라 해당 주가 정하며, CRA는 PST 문의를 각 주의 웹사이트로 안내합니다. 퀘벡 주에서는 Revenu Québec(퀘벡 주 국세청)이 일반적으로 GST/HST를 관리합니다(CRA: RC4022). 주별 GST, HST, PST, QST 부과와, 브리티시컬럼비아 주 서비스는 브리티시컬럼비아 주 서비스의 PST를 참고하세요.

차량 운행 일지에는 무엇을 기록해야 하고, 앱으로 관리해도 되나요?

CRA는 연말 추정치가 아니라 운행별 기록을 설명합니다(CRA: Motor vehicle expenses). 앱에는 다음을 저장할 수 있어야 합니다.

• 업무 운행마다: 날짜, 목적지, 목적, 주행한 킬로미터.
• 차량마다: 회계 기간 시작 때와 끝날 때의 주행거리계 수치, 그리고 총 킬로미터와 업무용 킬로미터에 대한 별도 기록.

이후 연도의 3개월 표본 방식과 나머지 규정은 CRA 차량 운행 일지에서 확인하세요.

CRA의 차량 안내 페이지는 운행 일지를 전자 형태로 써도 되는지 밝히지 않습니다. 앱에 보관하는 일지는 전자 기록이므로 전자 기록 규정이 적용됩니다. 읽을 수 있는 전자 형태로 보관하고, 감사 추적을 유지하고, CRA에 쓸 수 있는 사본을 제공할 수 있어야 합니다(CRA: Electronic Record Keeping).

기록은 어디에 보관해야 하나요? 앱이 캐나다 밖에 저장해도 문제가 되나요?

문제가 될 수 있습니다. CRA는 기록을 캐나다 내 사업장이나 거주지에 보관하라고 안내하며, 캐나다 밖에 보관하고 캐나다에서 전자적으로 접속하는 기록은 캐나다에 보관한 것으로 보지 않습니다(CRA: 기록 보관 장소; CRA: IC78-10).

CRA는 관할 세무서를 통해 전자 기록을 캐나다 밖에 보관하도록 서면으로 허가할 수 있습니다. 그 경우 CRA 직원이 캐나다에서 열람할 수 있고, CRA의 소프트웨어가 읽을 수 있는 형식이며, 신고서를 뒷받침할 만큼 상세한 내용을 담은 사본은 인정할 수 있습니다.

제공업체를 쓴다고 해서 의무가 넘어가지는 않습니다. 제3자가 보관한 기록도 CRA에 제공할 수 있어야 하며(CRA: Keeping records), 지침(circular)은 제공업체에 인정 가능한 사본을 받아 두라고 권합니다(CRA: Electronic Record Keeping). 이 문서들은 모든 제공업체를 대상으로 작성되었고 보관 지침은 2010년 6월자이므로, 특정 앱의 서버가 인정되는지는 이 문서들로 판단할 수 없습니다. 기록의 유일한 사본이 캐나다 밖 서버에 있다면 CRA가 설명하는 방법은 서면 허가를 받는 것입니다. 사용 중인 앱 구성에 허가가 필요한지는 CRA나 전문가에게 문의하세요. 제공업체에 데이터를 어디에 저장하는지, 전체 사본을 받을 수 있는지 물어보세요.

현금주의인가 발생주의인가: 앱에서 미수금 청구서도 관리해야 하나요?

일반적으로 그렇습니다. CRA는 사업소득을 일반적으로 발생주의로 신고하도록 안내합니다. 돈이 오갔는지와 관계없이 수입은 번 기간에, 비용은 발생한 기간에 반영합니다. 농업인, 어업인, 자영업 수수료 판매 대리인은 현금주의를 쓸 수 있지만 두 방식을 섞어 쓸 수는 없습니다(CRA: 소득 회계 처리).

발생주의에서는 앱이 일을 마쳐 수입이 발생한 시점에 청구서를 기록하고, 돈을 받을 때까지 미수금으로 표시하며, 지급할 청구서도 같은 방식으로 처리해야 합니다. 은행 입금 내역만 보여 주는 화면은 미수금 청구서를 빠뜨립니다. 어느 방식이 본인에게 맞는지는 현금주의와 발생주의에서 확인하세요.

분납: 앱이 무엇을 보여 줘야 하고, 기준액은 얼마인가요?

순세액이 올해와 직전 두 해 중 한 해에서 모두 $3,000(퀘벡 주는 $1,800)를 넘으면 일반적으로 소득세를 분납해야 합니다. CRA는 분납해야 할 수 있는 사람에 자영업자를 명시합니다(CRA: Who pays instalments).

순세액은 장부만이 아니라 신고서에서 나옵니다. 앱이 할 수 있는 일은 연초부터 현재까지의 수입, 비용, 순이익을 보여 주는 것이고, 일반 방식에서는 징수한 GST/HST를 수입에서 빼서 초기 추정치가 부풀려지지 않게 하는 것입니다. 연간 신고하는 GST/HST 등록자도 GST/HST를 분납해야 할 수 있습니다. CRA 페이지는 직전 회계연도 순세액이 $3,000 이상인 경우를 제시합니다(CRA: GST/HST instalments). 법은 각 분납액을 올해와 직전 해 순세액 중 적은 금액을 기준으로 하고 $3,000 미만인 기준액은 없는 것으로 보므로, 일반적으로 두 해 모두 이 기준액에 이르러야 합니다(Excise Tax Act, s. 237). 퀘벡 주에서는 Revenu Québec이 일반적으로 GST/HST를 관리하므로(CRA: RC4022), GST/HST, QST, 주 소득세의 분납 규정은 Revenu Québec에서 확인하세요. 분납 알림을 참고하세요.

회계사가 쓸 수 있나요? 앱을 바꾸면 기록은 어떻게 하나요?

회계사가 연말 요약뿐 아니라 로그인이나 전체 내보내기로 거래 단위의 상세 내역을 볼 수 있는지 확인하세요. 감사 추적은 원본 서류부터 요약 계정까지 이어져야 하고, 이를 뒷받침할 만큼 상세해야 합니다(CRA: Electronic Record Keeping). 무엇을 전달해야 하는지는 개인사업자가 회계사에게 줄 자료에서 확인하세요.

앱 계정을 닫기 전에 전체 거래 내역과 첨부 영수증을 내보내고 파일이 열리는지 확인하세요. 전자 기록은 관련된 마지막 과세연도 말부터 6년의 보관 기간 내내 읽을 수 있어야 합니다(CRA: Electronic Record Keeping). 앱을 옮긴 뒤 기록된 거래를 바꿀 때는 덮어쓰지 말고 문서화된 분개를 남겨야 합니다(지침 40항).

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며 캐나다 달러를 사용합니다.

HST에 등록한 온타리오 주의 프리랜서 디자이너

일반 방식을 쓰고 수입이 C$70,000인 디자이너가 온타리오 주 고객에게 C$2,000에 HST C$260(13%)를 더해 청구합니다. 앱은 C$2,000을 수입으로, C$260을 징수한 HST로 기록합니다. C$500짜리 소프트웨어 비용에는 HST C$65가 붙으며 납부한 HST로 기록합니다. 적격 매입이라면 해당 기간의 순세액은 C$260에서 C$65를 뺀 C$195입니다. 앱이 C$2,260을 수입으로 기록하면 Form T2125의 수입이 과대 계상되고 HST 신고서의 근거도 깔끔하지 않게 됩니다.

자기 차로 일하는 앨버타 주의 배달 기사

수입이 C$45,000인 배달 기사가 업무로 20,000킬로미터를 운전합니다. 주행거리계는 연초에 52,000, 연말에 77,000이므로 총 25,000킬로미터이고 업무 사용 비율은 80%입니다. 일지에는 연말 추정치가 아니라 운행마다 날짜, 목적지, 목적, 킬로미터가 있어야 합니다. 연속된 네 역년 분기 안에 C$45,000 전부가 과세 판매라면 소규모 공급자 한도 C$30,000를 넘습니다. 아직 등록하지 않았다면 한 분기에 한도를 넘은 경우 넘게 만든 판매에 GST를 부과해야 하고, 여러 분기에 걸쳐 넘은 경우에는 그 분기 다음 달 말에 소규모 공급자 지위가 끝납니다(등록 시기). 앨버타 주에는 PST가 없습니다.

퀘벡 주의 기술자

GST와 QST에 등록했고 퀘벡 주 건물에 대한 과세 작업으로 수입이 C$90,000인 기술자는 작업마다 GST와 QST를 부과합니다. 온타리오 주 건물에 대한 작업이라면 온타리오 주 HST가 붙습니다. 앱은 세금 계정 두 개와 매입에 낸 GST와 QST를 따로 관리합니다. 연방 분납 기준액은 퀘벡 주가 C$1,800이고 다른 지역은 C$3,000이므로, 앱은 연말에만 보여 주지 말고 연중 내내 순이익과 징수한 세금을 보여 줘야 합니다.

상황이 다르다면?

• 앱이 부과한 세금을 수입과 분리하지 못하거나, 등록했거나, 업무로 운전하거나, 기록이 밀려 있다면: 신고하기 전에 장부가 Form T2125와 GST/HST 신고서에 맞는 자료를 제공해야 하며, 직접 관리할지는 판단이 필요한 문제입니다. 명세서, 청구서, 영수증, 주행거리계 일지를 장부 관리 도움에 가져오시거나, 이를 바탕으로 한 Form T2125는 자영업 신고서 도움에 문의하세요.
• 등록 한도에 가깝거나 이미 넘었다면: 세금 설정을 고르기 전에 GST/HST 등록 시기를 읽어 보세요.
• 미국 달러로 고객에게 청구한다면: 미국 달러로 받는 프리랜서의 장부와 은행 거래를 참고하세요.
• 입력이 몇 달씩 밀렸거나 잔액이 은행과 맞지 않는다면: 밀린 장부 따라잡기나 은행 명세서로 장부 다시 만들기를 이용하세요. 대사가 되지 않으면 장부 관리 도움에 가져오세요.
• CRA가 운행 일지나 영수증을 요청했다면: CRA 검토를 위한 운행 일지 복원과 영수증 없는 사업 비용을 참고하고, 받은 서신을 자영업 신고서 도움에 가져오세요.
• 승차 공유나 배달 플랫폼에서 일한다면: 승차 공유와 배달 기사 비용 또는 GST/HST에 등록하지 않은 기사를 참고하세요.
• 직접 할지 맡길지 고민한다면: 직접 장부를 쓸지, 장부 담당자를 고용할지를 참고하세요.
• 법인을 설립했다면: 사업체는 Form T2125가 아니라 T2 신고서를 제출합니다. 신설 법인의 장부를 참고하세요.