تطبيق مسك الدفاتر أو برنامج المحاسبة للنموذج ⁦T2125⁩ في كندا

أي تطبيق أستخدم لتتبع مصروفات نشاطي وإصدار فواتير للعملاء من أجل النموذج ⁦T2125⁩؟

لا تسمّي إرشادات CRA لحفظ السجلات أي تطبيق ولا تعتمده، لذا اختر بحسب ما يجب أن ينتجه التطبيق، لا بحسب العلامة التجارية. تريد CRA سجلات بتفاصيل كافية لتحديد التزاماتك الضريبية، وتقبل دفتر يومية أو ملفًا حاسوبيًا أو برنامج محاسبة (CRA: Keeping records؛ CRA: المحاسبة عن أرباحك). ويبلّغ النموذج ⁦T2125⁩ عن دخل نشاطك التجاري أو المهني ومصروفاته (CRA: Form T2125)؛ والتطبيق يغذّيه فقط.

تصبح الحالة غير بسيطة إذا كنت مسجّلًا في ⁦GST/HST⁩، أو تقود سيارتك للعمل، أو تفوتر عملاءك بالدولار الأمريكي، أو تحفظ سجلاتك على خوادم خارج كندا، أو تأخرت قيودك أشهرًا. الأقسام أدناه تغطي كل حالة، وروابط الفواتير بالدولار الأمريكي في النهاية. وإذا لم تعد الأرقام تتطابق، فيجب أن يطلع عليها مختص قبل أن يُبنى إقرار عليها.

اجمع أولًا: كشوف البنك والبطاقات، وفواتير المبيعات، والإيصالات، وقراءة عداد المسافات لكل مركبة في بداية السنة. لمقارنة منتجات بعينها من حيث السعر وتغذيات البنوك الكندية، انظر برنامج محاسبة لنشاط كندي صغير؛ وللخيار المجاني، انظر ما يغطيه تطبيق محاسبة مجاني وما لا يغطيه. أي مصروف يذهب إلى أي سطر في النموذج ⁦T2125⁩ في أسطر مصروفات العامل لحسابه الخاص، وشجرة الحسابات التي تتطابق مع الإقرار في شجرة الحسابات للإقرار.

ماذا تطلب CRA من دفاتري، وهل تحدد أي تطبيق أستخدم؟

تطلب CRA سجلات تتيح لها تحديد التزاماتك الضريبية، ولا تحدد أي أداة تستخدم. يجب أن تتيح كل السجلات، ومنها المحوسبة، عند الطلب، وتبقى مسؤولًا حتى لو احتفظ بها مسؤول مسك دفاتر أو محاسب (CRA: Keeping records).

احتفظ بالسجلات لمدة ست سنوات على الأقل من نهاية آخر سنة ضريبية تخصها؛ وبعض الحالات تحتاج مدة أطول (CRA: أين تحفظ السجلات). تاريخ البداية وقاعدة التأخر في التقديم في مدة حفظ سجلات النشاط التجاري.

ادعم مطالبات المصروفات بفاتورة بيع أو اتفاقية شراء وبيع أو إيصال أو مستند آخر. احصل على إيصال للمدفوعات النقدية، واحتفظ بالشيكات الملغاة دليلًا على الدفع (CRA: Business expenses).

صورة الإيصال في تطبيق نسخة، وليست بديلًا تلقائيًا. تسمح نشرة السجلات الإلكترونية بالتخلص من الورق المصوَّر فقط إذا استوفى التصوير معيارًا وطنيًا وشروطها الأخرى (الفقرات 25 إلى 29)، فتحقق منها قبل أن تتخلص من أي ورق (CRA: Electronic Record Keeping). الشروط في الإيصالات الممسوحة ضوئيًا لـCRA.

هل أحتاج إلى تتبع ⁦GST/HST⁩ في التطبيق؟

نعم إذا كنت مسجّلًا، ويصبح التسجيل مطلوبًا عندما تتوقف عن كونك مورِّدًا صغيرًا. المورِّد الصغير غير ملزم بالتسجيل ويجوز له التسجيل طوعًا (CRA: ⁦GST/HST⁩ Memorandum 2-2؛ CRA: متى تسجّل).

حد المورِّد الصغير هو 30,000 دولار من المبيعات الخاضعة للضريبة عالميًا، بما فيها المبيعات ذات النسبة الصفرية، من كل أنشطتك التجارية والجهات المرتبطة بك، في ربع تقويمي واحد أو خلال أربعة أرباع. استبعد الخدمات المالية وبيع الممتلكات الرأسمالية والشهرة التجارية الناتجة عن بيع نشاط، لذا يحتاج التطبيق إلى وسم هذه المبيعات على حدة (Excise Tax Act, s. 148). وبمجرد تجاوزه، يجب أن تسجّل خلال 29 يومًا من تاريخ سريان تسجيلك. وإذا تجاوزته في ربع واحد، فتُطبَّق الضريبة على عملية البيع التي تجاوزته، فيجب أن يضيف التطبيق ضريبة إلى بيع ربما أصدرت فاتورته بالفعل (CRA: متى تسجّل). وإلى أن تسجّل، ينبغي أن يُظهر التطبيق مبيعاتك الخاضعة للضريبة للربع الحالي والأرباع الأربعة الأخيرة. ويجب على مشغّلي سيارات الأجرة وسائقي النقل التشاركي التجاري التسجيل لذلك النشاط مهما كان إيراده (CRA: Memorandum 2-2؛ CRA: ⁦GI-196⁩). كيف يعمل الاختباران ومتى يبدأ الفرض في متى تسجّل في ⁦GST/HST⁩.

بالطريقة العادية، صافي ضريبة المسجّل هو ⁦GST/HST⁩ المفروضة على المبيعات ناقص ⁦GST/HST⁩ المدفوعة على المشتريات التجارية المؤهلة (CRA: ⁦RC4022⁩). وتنشأ الائتمانات عندما تصبح الضريبة مستحقة الدفع أو تُدفع، لذا فالفواتير غير المسددة مهمة أيضًا (Excise Tax Act, s. 169). فيجب أن يخزّن التطبيق المبلغين على كل سطر، منفصلين عن البيع أو التكلفة نفسها، ويُبقي الضريبة التي لا تستطيع استردادها ضمن التكلفة، ويجمعها لفترة إقرارك. احتفظ بفواتير الموردين التي تدعم ائتماناتك (CRA: سجلات ⁦GST/HST⁩). كم مرة تقدّم الإقرار ومتى يُستحق في تقديم ⁦GST/HST⁩ وائتمانات ضريبة المدخلات. والإعداد في تسجيل ⁦GST/HST⁩ في دفاترك؛ وطريقة السداد المبسطة، التي تتخلى عمومًا عن الائتمانات لمعظم المشتريات (CRA: ⁦RC4058⁩)، في الطريقة السريعة، وكيف تغيّر الدفاتر في الطريقة السريعة في الدفاتر.

كيف تختلف الضريبة المفروضة بين المقاطعات، وما الذي يجب أن يفصله التطبيق؟

الضريبة على الفاتورة تتوقف على المقاطعة التي يُعد البيع قد تم فيها، ويجب أن يحتفظ التطبيق بكل ضريبة في حساب مستقل. وتنقسم المقاطعات والأقاليم إلى أربع مجموعات في جدول نسب CRA (CRA: ⁦GST/HST⁩ rates).

تسمي CRA هذا مكان التوريد. وفي ⁦GST/HST⁩ على الخدمات، القاعدة العامة هي مقاطعة عنوان عميلك الكندي، لكن قواعد محددة تتغلب عليها في العمل على العقارات والخدمات الشخصية والنقل؛ وفي السلع، هو عمومًا المكان الذي تُسلَّم أو تُرسل إليه. لذا فعميل في مقاطعة أخرى، أو عمل على ملكية في مقاطعة أخرى، قد يغيّر الضريبة على الفاتورة (CRA: مكان التوريد).

هل تنطبق PST أو QST على ما تبيعه، وهل يجب أن تسجّل فيهما، تقرره المقاطعة لا CRA، وهي تحيل أسئلة PST إلى موقع كل مقاطعة. وفي كيبك، تدير Revenu Québec عمومًا ⁦GST/HST⁩ (CRA: ⁦RC4022⁩). انظر فرض GST وHST وPST وQST بحسب المقاطعة، وللخدمات في كولومبيا البريطانية انظر PST على الخدمات في كولومبيا البريطانية.

ماذا يجب أن يسجّل سجل المركبة، وهل يستطيع التطبيق الاحتفاظ به؟

تصف CRA سجلًا لكل رحلة، لا تقديرًا لنهاية السنة (CRA: Motor vehicle expenses). ويجب أن يحتفظ التطبيق بما يلي:

• كل رحلة عمل: التاريخ والوجهة والغرض والكيلومترات المقطوعة.
• كل مركبة: قراءة عداد المسافات في بداية الفترة المالية ونهايتها، وسجل منفصل لإجمالي الكيلومترات وكيلومترات العمل.

عيّنة الأشهر الثلاثة للسنوات اللاحقة، وبقية القواعد، في سجل رحلات المركبة لدى CRA.

لا تذكر صفحة المركبات لدى CRA هل يجوز أن يكون سجل الرحلات إلكترونيًا. والسجل المحفوظ في تطبيق سجل إلكتروني، فتنطبق قواعد السجلات الإلكترونية: احتفظ به بصيغة إلكترونية مقروءة، واحتفظ بمسار تدقيق، وكن قادرًا على تسليم CRA نسخة صالحة للاستخدام (CRA: Electronic Record Keeping).

أين يجب حفظ سجلاتي، وهل يهم إن خزّنها التطبيق خارج كندا؟

قد يهم. تقول CRA أن تحفظ السجلات في مكان عملك أو سكنك في كندا، والسجلات المحفوظة خارج كندا والمُطَّلع عليها إلكترونيًا من كندا لا تُعد محفوظة في كندا (CRA: أين تحفظ السجلات؛ CRA: ⁦IC78-10⁩).

قد تمنح CRA إذنًا كتابيًا، عبر مكتب خدمات الضرائب الخاص بك، بحفظ السجلات الإلكترونية خارج كندا. وقد تقبل عندئذ نسخًا مطابقة متاحة لموظفيها في كندا بصيغة يمكن لبرمجياتها قراءتها وتُظهر تفاصيل كافية لدعم إقراراتك.

استخدام مزوّد لا ينقل الواجب. يجب أن تتيح لـCRA السجلات التي يحتفظ بها طرف ثالث (CRA: Keeping records)، وتقترح النشرة أن يعطيك المزوّد نسخة مقبولة (CRA: Electronic Record Keeping). وهذه الوثائق كُتبت لأي مزوّد، ونشرة الاحتفاظ مؤرخة في يونيو 2010، لذا فهي لا تحسم هل خوادم تطبيق بعينه مقبولة. وإذا كانت النسخة الوحيدة من سجلاتك على خوادم خارج كندا، فطريق الإذن الكتابي هو الذي تصفه CRA؛ وهل يحتاج إعداد تطبيقك إليه سؤال لـCRA أو لمختص. اسأل المزوّد أين يخزّن بياناتك وهل يستطيع أن يعطيك نسخة كاملة.

الأساس النقدي أم أساس الاستحقاق: هل يحتاج التطبيق إلى تتبع الفواتير غير المسددة؟

نعم عمومًا. تقول CRA إن دخل النشاط التجاري يُبلَّغ عنه عمومًا بأساس الاستحقاق: الدخل في الفترة التي تكسبه فيها والمصروفات في الفترة التي تتحملها فيها، سواء انتقل المال أم لا. والمزارعون والصيادون ووكلاء المبيعات بالعمولة العاملون لحسابهم الخاص قد يستخدمون الأساس النقدي، لكن لا يجوز المزج بين الاثنين (CRA: المحاسبة عن أرباحك).

بأساس الاستحقاق، يحتاج التطبيق إلى تسجيل الفاتورة عند كسب العمل، وإظهارها غير مسددة حتى تُدفع، وفعل الشيء نفسه للفواتير المستحقة عليك. وعرض الإيداعات البنكية وحده يُسقط الفواتير غير المسددة. وأي طريقة تنطبق عليك في الأساس النقدي أم أساس الاستحقاق.

الدفعات المقدمة: ماذا يجب أن يعرض لي التطبيق، وما الحد؟

تدفع عمومًا دفعات مقدمة لضريبة الدخل عندما يزيد صافي الضريبة المستحقة عليك على 3,000 دولار (وعلى 1,800 دولار في كيبك) في السنة الحالية وفي إحدى السنتين السابقتين. وتذكر CRA العاملين لحسابهم الخاص بين من قد يضطرون إلى الدفع (CRA: Who pays instalments).

صافي الضريبة المستحقة يأتي من الإقرار، لا من الدفاتر وحدها. وما يستطيعه التطبيق هو عرض الدخل والمصروفات وصافي الربح منذ بداية السنة، وفي الطريقة العادية إبقاء ⁦GST/HST⁩ المحصّلة خارج الدخل، حتى لا يكون التقدير المبكر مضخّمًا. وقد يدين المقدّمون السنويون لإقرار ⁦GST/HST⁩ بدفعات مقدمة لـ⁦GST/HST⁩ أيضًا. وتذكر صفحة CRA صافي ضريبة قدره 3,000 دولار أو أكثر للسنة المالية السابقة (CRA: ⁦GST/HST⁩ instalments)؛ ويبني القانون كل دفعة مقدمة على الأقل بين صافي ضريبة السنة الحالية والسابقة، ويعد الأساس الأقل من 3,000 دولار صفرًا، فعمومًا يجب أن تبلغ السنتان الحد (Excise Tax Act, s. 237). وفي كيبك، تدير Revenu Québec عمومًا ⁦GST/HST⁩ (CRA: ⁦RC4022⁩)، فتحقق من قواعد الدفعات المقدمة لديها لـ⁦GST/HST⁩ وQST وضريبة دخلك المقاطعية. انظر تذكيرات الدفعات المقدمة.

هل يستطيع محاسبي استخدامه، وماذا أفعل بالسجلات إذا غيّرت التطبيق؟

تأكد من أن محاسبك يستطيع الوصول إلى تفاصيل على مستوى المعاملات، بتسجيل دخول أو تصدير كامل، لا ملخص نهاية السنة فقط. ويجب أن يمتد مسار التدقيق من المستندات المصدرية إلى الحسابات الملخصة بتفاصيل كافية لدعمها (CRA: Electronic Record Keeping). وما يُسلَّم في ما تعطيه لمحاسبك كصاحب منشأة فردية.

قبل أن تغلق حسابك في تطبيق، صدّر سجل المعاملات كاملًا والإيصالات المرفقة، وتأكد من أن الملف يُفتح. يجب أن تبقى السجلات الإلكترونية مقروءة طوال مدة الاحتفاظ كلها، وهي ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تخصها (CRA: Electronic Record Keeping). وبعد الانتقال، تشترط النشرة قيد يومية موثقًا لأي تغيير في معاملة مسجلة، لا الكتابة فوقها (الفقرة 40).

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وبالدولار الكندي.

مصمم مستقل في Ontario، مسجّل في HST

مصمم بالطريقة العادية، إيراداته 70,000 دولار كندي، يصدر فاتورة لعميل في Ontario بمبلغ 2,000 دولار كندي زائد 260 دولار كندي HST (⁦13%⁩). يسجّل التطبيق 2,000 دولار كندي دخلًا و260 دولار كندي HST محصّلة. وتكلفة برنامج بقيمة 500 دولار كندي تحمل 65 دولارًا كنديًا HST، وتُسجَّل HST مدفوعة. وللفترة، يكون صافي الضريبة 260 دولار كندي ناقص 65 دولارًا كنديًا، أي 195 دولار كندي، إذا كان الشراء مؤهلًا. أما إذا سجّل التطبيق 2,260 دولار كندي دخلًا، فإيراد النموذج ⁦T2125⁩ مضخّم ولا يكون لإقرار HST مصدر نظيف.

ساعي توصيل في Alberta بسيارته الخاصة

ساعي إيراداته 45,000 دولار كندي يقطع 20,000 كيلومتر للعمل. عدّاده يقرأ 52,000 في بداية السنة و77,000 في نهايتها، أي 25,000 كيلومتر في المجموع واستخدام للعمل بنسبة ⁦80%⁩. يحتاج السجل إلى التاريخ والوجهة والغرض والكيلومترات لكل رحلة، لا تقدير نهاية السنة. وإذا كانت الـ45,000 دولار كندي كلها مبيعات خاضعة للضريبة خلال أربعة أرباع تقويمية متتالية، فقد تجاوز حد المورِّد الصغير البالغ 30,000 دولار كندي. وإن لم يكن مسجّلًا بعد، فربع واحد فوق الحد يعني فرض GST على عملية البيع التي تجاوزته؛ وتجاوز موزع على أرباع ينهي صفة المورِّد الصغير في نهاية الشهر التالي لذلك الربع (متى تسجّل). ولا توجد PST في Alberta.

حِرفي في كيبك

حِرفي مسجّل في GST وQST، إيراداته 90,000 دولار كندي من أعمال خاضعة للضريبة على مبانٍ في كيبك، يفرض GST وQST على كل عمل؛ أما العمل على مبنى في Ontario فيحمل HST الخاصة بـOntario بدلًا منهما. يحتفظ التطبيق بحسابي ضريبة، إضافة إلى GST مدفوعة وQST مدفوعة على المشتريات. وحد الدفعات المقدمة الفيدرالي 1,800 دولار كندي في كيبك، مقابل 3,000 دولار كندي في بقية كندا، لذا ينبغي أن يُظهر التطبيق صافي الربح والضريبة المحصّلة طوال السنة، لا في نهايتها فقط.

هل وضعك مختلف؟

• تطبيقك لا يفصل الضريبة المفروضة عن الدخل، أو أنت مسجّل، أو تقود سيارتك للعمل، أو متأخر: يجب أن تغذّي الدفاتر النموذج ⁦T2125⁩ وإقرار ⁦GST/HST⁩ قبل تقديم أي منهما، وهل تمسكها بنفسك قرار تقديري. أحضر الكشوف والفواتير والإيصالات وسجل العداد إلى مساعدة في مسك الدفاتر، أو إلى مساعدة في إقرارك كعامل لحسابك الخاص للنموذج ⁦T2125⁩ المبني عليها.
• أنت قريب من حد التسجيل أو تجاوزته: اقرأ متى تسجّل في ⁦GST/HST⁩ قبل أن تختار إعداد الضريبة.
• تفوتر عملاءك بالدولار الأمريكي: انظر مستقل يتقاضى بالدولار الأمريكي: الدفاتر والبنوك.
• قيودك متأخرة أشهرًا أو الأرصدة لا تطابق البنك: استخدم استكمال الدفاتر المتأخرة أو إعادة بناء الدفاتر من كشوف البنك. وإذا لم تتسوَّ، فأحضرها إلى مساعدة في مسك الدفاتر.
• طلبت CRA سجلك أو إيصالاتك: انظر إعادة بناء سجل رحلات لمراجعة CRA ومصروفات النشاط بلا إيصالات، وأحضر الخطاب إلى مساعدة في إقرارك كعامل لحسابك الخاص.
• تعمل مع منصة نقل تشاركي أو توصيل: انظر مصروفات سائقي النقل التشاركي والتوصيل، أو السائقون الذين لم يسجّلوا قط في ⁦GST/HST⁩.
• تفاضل بين أن تفعل ذلك بنفسك أو تدفع لمن يفعله: انظر دفاترك بنفسك أم مسؤول مسك دفاتر.
• أسست شركة: يقدّم النشاط إقرار ⁦T2⁩، لا النموذج ⁦T2125⁩. انظر دفاتر لشركة جديدة.