אפליקציית הנהלת חשבונות או תוכנת חשבונאות ל-⁠⁦T2125⁩ בקנדה

באיזו אפליקציה כדאי לעקוב אחרי הוצאות עסקיות ולהוציא חשבוניות ללקוחות עבור טופס ⁦T2125⁩?

ההנחיות של CRA לשמירת רישומים אינן מציינות או מאשרות אפליקציה כלשהי, ולכן בחרו לפי מה שהאפליקציה צריכה להפיק, ולא לפי המותג. CRA רוצה רישומים בפירוט מספיק כדי לקבוע את חובות המס שלכם, והיא מקבלת יומן, קובץ מחשב או תוכנת חשבונאות (CRA: שמירת רישומים; CRA: חישוב הרווחים שלכם). טופס ⁦T2125⁩ מדווח על ההכנסות וההוצאות העסקיות או המקצועיות שלכם (CRA: טופס ⁦T2125⁩); האפליקציה רק מזינה אותו.

המקרה אינו פשוט כשאתם רשומים ל-⁠⁦GST/HST⁩, נוהגים לצורכי עבודה, מוציאים חשבוניות ללקוחות בדולרים אמריקאיים, שומרים רישומים בשרתים מחוץ לקנדה, או שהרישומים מפגרים בחודשים. הפרקים בהמשך עוסקים בכל אחד מהם, והחשבוניות בדולרים אמריקאיים מקושרות בסוף. אם המספרים כבר לא מתיישבים, איש מקצוע צריך לבדוק אותם לפני שבונים עליהם דוח.

אספו קודם: דפי חשבון בנק וכרטיס אשראי, חשבוניות מכירה, קבלות, וקריאת מד הקילומטראז׳ של כל רכב בתחילת השנה. להשוואת מוצרים מסוימים לפי מחיר והזנות בנק קנדיות ראו תוכנת חשבונאות לעסק קטן בקנדה; לאפשרות החינמית ראו מה אפליקציית חשבונאות חינמית מכסה ומה לא. איזו הוצאה נרשמת באיזו שורה בטופס ⁦T2125⁩ מפורט בשורות הוצאה של עצמאים, ומפתח חשבונות שמתאים לדוח מפורט במפתח חשבונות לדוח.

מה CRA דורשת מהספרים שלי, והאם היא קובעת באיזו אפליקציה להשתמש?

CRA דורשת רישומים שמאפשרים לה לקבוע את חובות המס שלכם, והיא אינה קובעת באיזה כלי להשתמש. חובה להעמיד לרשותה לפי בקשה את כל הרישומים, כולל אלה שבמחשב, והאחריות נשארת שלכם גם אם מנהל חשבונות או רואה חשבון שומר אותם (CRA: שמירת רישומים).

שמרו רישומים לפחות שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהם קשורים אליה; במקרים מסוימים צריך יותר (CRA: איפה שומרים רישומים). תאריך ההתחלה וכלל ההגשה באיחור מפורטים בכמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

תמכו בתביעות הוצאה בחשבונית מכירה, בהסכם רכישה ומכירה, בקבלה או באסמכתה אחרת. קבלו קבלה על תשלומי מזומן, ושמרו שיקים שבוטלו כהוכחת תשלום (CRA: הוצאות עסקיות).

תמונה של קבלה באפליקציה היא עותק, ולא תחליף אוטומטי. החוזר על רישומים אלקטרוניים מתיר להיפטר מנייר שסרקתם רק אם הסריקה עומדת בתקן לאומי ובתנאיו האחרים (סעיפים 25 עד 29), ולכן בדקו אותם לפני שאתם זורקים נייר כלשהו (CRA: שמירת רישומים אלקטרוניים). התנאים מפורטים בקבלות סרוקות עבור CRA.

האם אני צריך מעקב ⁦GST/HST⁩ באפליקציה?

כן אם אתם רשומים, והרישום נעשה חובה כשאתם מפסיקים להיות ספק קטן. ספק קטן אינו חייב להירשם ורשאי להירשם מרצונו (CRA: ⁦GST/HST⁩ Memorandum 2-2; CRA: מתי נרשמים).

הסף של ספק קטן הוא ⁦$30,000⁩ במכירות חייבות ברחבי העולם, כולל מכירות בשיעור אפס, מכל העסקים שלכם ושל הגורמים הקשורים אליכם, ברבעון קלנדרי אחד או בארבעה רבעונים. אל תכללו שירותים פיננסיים, מכירות של רכוש הון ושל מוניטין ממכירת עסק, ולכן האפליקציה צריכה לתייג את המכירות האלה בנפרד (Excise Tax Act, ס׳ 148). אחרי שחציתם אותו, אתם חייבים להירשם תוך 29 ימים מתאריך הרישום שנכנס לתוקף. אם חציתם ברבעון אחד, המס חל על המכירה שחצתה את הסף, ולכן האפליקציה צריכה להוסיף מס למכירה שאולי כבר הוצאה עליה חשבונית (CRA: מתי נרשמים). עד שתירשמו, האפליקציה עדיין צריכה להציג את המכירות החייבות שלכם ברבעון הנוכחי ובארבעת הרבעונים האחרונים. נהגי מוניות ונהגי שיתוף נסיעות מסחרי חייבים להירשם בגין אותו עסק בלי קשר להכנסה (CRA: Memorandum 2-2; CRA: ⁦GI-196⁩). איך פועלים שני המבחנים ומתי מתחילים לגבות מפורט במתי נרשמים ל-⁠⁦GST/HST⁩.

בשיטה הרגילה, המס נטו של נרשם הוא ה-⁠⁦GST/HST⁩ שנגבה על מכירות פחות ה-⁠⁦GST/HST⁩ ששולם על רכישות עסקיות זכאיות (CRA: ⁦RC4022⁩). זיכויים נוצרים כשהמס נעשה לתשלום או שולם, ולכן גם חשבונות שלא שולמו משפיעים (Excise Tax Act, ס׳ 169). לכן האפליקציה צריכה לשמור את שני הסכומים בכל שורה, בנפרד מהמכירה או מהעלות עצמה, להשאיר בעלות מס שאי אפשר לקבל עליו זיכוי, ולסכם אותם לתקופת הדיווח שלכם. שמרו את חשבוניות הספקים שתומכות בזיכויים שלכם (CRA: רישומי ⁦GST/HST⁩). באיזו תדירות מגישים ומתי הדוח לתשלום מפורט בהגשת ⁦GST/HST⁩ וזיכויי מס תשומות. ההגדרה מפורטת ברישום ⁦GST/HST⁩ בספרים; שיטת ההעברה המפושטת, שמוותרת בדרך כלל על זיכויים לרוב הרכישות (CRA: ⁦RC4058⁩), מפורטת בהשיטה המהירה, והשפעתה על הספרים מפורטת בהשיטה המהירה בספרים.

במה שונה המס שנגבה בין פרובינציות, ומה האפליקציה צריכה להפריד?

המס בחשבונית תלוי בפרובינציה שבה המכירה נחשבת כמבוצעת, והאפליקציה צריכה לשמור כל מס בחשבון נפרד. הפרובינציות והטריטוריות מתחלקות לארבע קבוצות בטבלת השיעורים של CRA (CRA: שיעורי ⁦GST/HST⁩).

CRA קוראת לזה מקום האספקה (place of supply). ב-⁠⁦GST/HST⁩ על שירותים, הכלל הכללי הוא הפרובינציה של הכתובת הקנדית של הלקוח שלכם, אבל כללים ספציפיים גוברים עליו בעבודה על מקרקעין, בשירותים אישיים ובהובלה; בסחורה זו בדרך כלל הפרובינציה שאליה היא נמסרת או נשלחת. לכן לקוח, או עבודה על נכס, בפרובינציה אחרת יכולים לשנות את המס בחשבונית (CRA: מקום האספקה).

אם PST או QST חל על מה שאתם מוכרים, ואם אתם חייבים להירשם אליו, נקבע בידי הפרובינציה ולא בידי CRA, שמפנה שאלות על PST לאתר של כל פרובינציה. בקוויבק, Revenu Québec מנהלת בדרך כלל את ה-⁠⁦GST/HST⁩ (CRA: ⁦RC4022⁩). ראו גביית GST, HST, PST ו-⁠QST לפי פרובינציה, ולגבי שירותים בקולומביה הבריטית, PST על שירותים בקולומביה הבריטית.

מה יומן נסיעות לרכב צריך לתעד, והאם האפליקציה יכולה לנהל אותו?

CRA מתארת יומן לפי נסיעות, ולא הערכה בסוף השנה (CRA: הוצאות רכב). האפליקציה צריכה לכלול:

• כל נסיעה עסקית: תאריך, יעד, מטרה וקילומטרים שנסעתם.
• כל רכב: קריאת מד הקילומטראז׳ בתחילת תקופת הכספים ובסופה, ורישום נפרד של סך הקילומטרים והקילומטרים העסקיים.

מדגם של שלושה חודשים לשנים הבאות, ושאר הכללים, מפורטים ביומן הנסיעות של CRA.

העמוד של CRA על רכב אינו אומר אם יומן נסיעות יכול להיות אלקטרוני. יומן שמנוהל באפליקציה הוא רישום אלקטרוני, ולכן חלים הכללים של רישומים אלקטרוניים: לשמור אותו בצורה אלקטרונית קריאה, לשמור מסלול ביקורת, ולהיות מסוגלים לתת ל-⁠CRA עותק שימושי (CRA: שמירת רישומים אלקטרוניים).

איפה צריך לשמור את הרישומים שלי, והאם זה משנה אם האפליקציה שומרת אותם מחוץ לקנדה?

זה יכול לשנות. CRA קובעת לשמור רישומים במקום העסק או המגורים שלכם בקנדה, ורישומים ששמורים מחוץ לקנדה ונגישים אלקטרונית מקנדה אינם נחשבים כשמורים בקנדה (CRA: איפה שומרים רישומים; CRA: ⁦IC78-10⁩).

CRA רשאית לתת אישור בכתב, דרך משרד שירותי המס שלכם, לשמור רישומים אלקטרוניים מחוץ לקנדה. אז היא עשויה לקבל העתקים נאמנים שזמינים לפקידיה בקנדה בפורמט שהתוכנה שלה יכולה לקרוא ושמראים פירוט מספיק כדי לתמוך בדוחות שלכם.

שימוש בספק אינו מעביר את החובה. אתם חייבים להעמיד לרשות CRA רישומים שמוחזקים בידי צד שלישי (CRA: שמירת רישומים), והחוזר מציע שהספק ייתן לכם עותק מקובל (CRA: שמירת רישומים אלקטרוניים). המסמכים האלה נכתבו לכל ספק, והחוזר על שמירת רישומים מיוני 2010, ולכן הם אינם קובעים אם שרתים של אפליקציה מסוימת מקובלים. אם העותק היחיד של הרישומים שלכם נמצא בשרתים מחוץ לקנדה, אישור בכתב הוא הדרך ש-⁠CRA מתארת; אם ההגדרה של האפליקציה שלכם מצריכה אותו, זו שאלה ל-⁠CRA או לאיש מקצוע. שאלו את הספק איפה הוא שומר את הנתונים שלכם והאם הוא יכול לתת לכם עותק מלא.

שיטת מזומן או צבירה: האם האפליקציה צריכה לעקוב אחרי חשבוניות שלא שולמו?

בדרך כלל כן. CRA קובעת שהכנסה עסקית מדווחת בדרך כלל בשיטת צבירה: הכנסה בתקופה שבה הרווחתם אותה והוצאות בתקופה שבה נוצרו, בין שכסף עבר ובין שלא. חקלאים, דייגים ונציגי מכירות עצמאים בעמלה רשאים להשתמש בשיטת מזומן, אבל לא בשילוב של השתיים (CRA: חישוב הרווחים שלכם).

בשיטת צבירה, האפליקציה צריכה לרשום חשבונית כשהעבודה הושלמה, להציג אותה כלא משולמת עד שתשולם, ולעשות את אותו הדבר לחשבונות לתשלום. תצוגה של הפקדות בנק בלבד משמיטה חשבוניות שלא שולמו. איזו שיטה חלה עליכם מפורט בשיטת מזומן או שיטת צבירה.

מקדמות: מה האפליקציה צריכה להראות לי, ומהו הסף?

בדרך כלל משלמים מקדמות מס הכנסה כשהמס נטו שאתם חייבים עולה על ⁦$3,000⁩ (עולה על ⁦$1,800⁩ בקוויבק) בשנה הנוכחית ובאחת משתי השנים הקודמות. CRA מונה עצמאים בין מי שעשויים להידרש לשלם (CRA: מי משלם מקדמות).

המס נטו שחייבים נקבע לפי הדוח, ולא לפי הספרים בלבד. מה שהאפליקציה יכולה לעשות הוא להציג הכנסה, הוצאות ורווח נטו מתחילת השנה, ובשיטה הרגילה להשאיר את ה-⁠⁦GST/HST⁩ שנגבה מחוץ להכנסה, כך שהערכה מוקדמת לא תהיה מנופחת. גם מגישים שנתיים של ⁦GST/HST⁩ יכולים לחייב מקדמות ⁦GST/HST⁩. העמוד של CRA מציין מס נטו של ⁦$3,000⁩ או יותר בשנת הכספים הקודמת (CRA: מקדמות ⁦GST/HST⁩); החוק מבסס כל מקדמה על הנמוך מבין המס נטו של השנה הנוכחית והקודמת ורואה בבסיס מתחת ל-⁠⁦$3,000⁩ אפס, ולכן בדרך כלל שתי השנים צריכות להגיע אליו (Excise Tax Act, ס׳ 237). בקוויבק, Revenu Québec מנהלת בדרך כלל את ה-⁠⁦GST/HST⁩ (CRA: ⁦RC4022⁩), ולכן בדקו את כללי המקדמות שלה ל-⁠⁦GST/HST⁩, ל-⁠QST ולמס ההכנסה הפרובינציאלי שלכם. ראו תזכורות למקדמות.

האם רואה החשבון שלי יכול להשתמש בה, ומה עושים ברישומים אם עוברים לאפליקציה אחרת?

ודאו שרואה החשבון שלכם יכול להגיע לפירוט ברמת העסקה, בכניסה למערכת או בייצוא מלא, ולא רק לסיכום שנתי. מסלול הביקורת צריך להתחיל במסמכי המקור ולהגיע לחשבונות המסוכמים עם פירוט מספיק כדי לתמוך בהם (CRA: שמירת רישומים אלקטרוניים). מה למסור מפורט במה למסור לרואה החשבון.

לפני שסוגרים חשבון באפליקציה, ייצאו את כל היסטוריית העסקאות ואת הקבלות המצורפות, וודאו שהקובץ נפתח. רישומים אלקטרוניים חייבים להישאר קריאים לכל תקופת השמירה של שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהם קשורים אליה (CRA: שמירת רישומים אלקטרוניים). אחרי מעבר, החוזר דורש רישום יומן מתועד לכל שינוי בעסקה שנרשמה, ולא דריסה (סעיף 40).

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד ובדולרים קנדיים.

מעצבת עצמאית באונטריו, רשומה ל-⁠HST

מעצבת בשיטה הרגילה, עם הכנסות של ⁦C$70,000⁩, מוציאה לקוח באונטריו חשבונית על ⁦C$2,000⁩ ועוד ⁦C$260⁩ HST (⁦13%⁩). האפליקציה רושמת ⁦C$2,000⁩ כהכנסה ו-⁠⁦C$260⁩ כ-⁠HST שנגבה. עלות תוכנה של ⁦C$500⁩ נושאת ⁦C$65⁩ HST, שנרשם כ-⁠HST ששולם. לתקופה, המס נטו הוא ⁦C$260⁩ פחות ⁦C$65⁩, כלומר ⁦C$195⁩, אם הרכישה זכאית. אם האפליקציה רושמת ⁦C$2,260⁩ כהכנסה, ההכנסה בטופס ⁦T2125⁩ מנופחת ולדוח ה-⁠HST אין מקור נקי.

שליח באלברטה עם הרכב שלו

שליח עם הכנסות של ⁦C$45,000⁩ נוסע 20,000 קילומטרים עסקיים. מד הקילומטראז׳ שלו מראה 52,000 בתחילת השנה ו-⁠77,000 בסופה, כלומר 25,000 קילומטרים בסך הכול ושימוש עסקי של ⁦80%⁩. היומן צריך תאריך, יעד, מטרה וקילומטרים לכל נסיעה, ולא הערכה בסוף השנה. אם כל ⁦C$45,000⁩ הם מכירות חייבות בתוך ארבעה רבעונים קלנדריים רצופים, הוא מעל סף הספק הקטן של ⁦C$30,000⁩. אם הוא עדיין לא רשום, חציית הסף ברבעון אחד פירושה גביית GST על המכירה שחצתה אותו; חציה שמתפרשת על פני רבעונים מסיימת את מעמד הספק הקטן בסוף החודש שאחרי אותו רבעון (מתי נרשמים). באלברטה אין PST.

בעל מקצוע בקוויבק

בעל מקצוע רשום ל-⁠GST ול-⁠QST, עם הכנסות של ⁦C$90,000⁩ מעבודות חייבות במס על מבנים בקוויבק, גובה GST ו-⁠QST על כל עבודה; עבודה על מבנה באונטריו הייתה נושאת במקום זאת HST של אונטריו. האפליקציה שומרת שני חשבונות מס, ועוד GST ששולם ו-⁠QST ששולם על רכישות. סף המקדמות הפדרלי הוא ⁦C$1,800⁩ בקוויבק, לעומת ⁦C$3,000⁩ בשאר המקומות, ולכן האפליקציה צריכה להראות רווח נטו ומס שנגבה לאורך השנה, ולא רק בסופה.

המצב שלכם שונה?

• האפליקציה שלכם אינה מפרידה בין מס שנגבה להכנסה, אתם רשומים, נוהגים לצורכי עבודה, או מפגרים: הספרים צריכים להזין את טופס ⁦T2125⁩ ואת דוח ה-⁠⁦GST/HST⁩ לפני שמגישים אחד מהם, והשאלה אם לנהל אותם בעצמכם היא שאלה של שיקול דעת. הביאו דפי חשבון, חשבוניות, קבלות ויומן מד קילומטראז׳ לעזרה בהנהלת חשבונות, או לעזרה בדוח העצמאי שלכם עבור טופס ⁦T2125⁩ שנבנה עליהם.
• אתם קרובים לסף הרישום או כבר מעליו: קראו מתי נרשמים ל-⁠⁦GST/HST⁩ לפני שבוחרים הגדרת מס.
• אתם מוציאים חשבוניות ללקוחות בדולרים אמריקאיים: ראו פרילנסר שמשולם לו בדולרים אמריקאיים: ספרים ובנקאות.
• הרישומים מפגרים בחודשים או שהיתרות לא תואמות לבנק: השתמשו בהשלמת ספרים שמפגרים או בבנייה מחדש של ספרים מדפי חשבון. אם הם לא מתיישבים, הביאו אותם לעזרה בהנהלת חשבונות.
• CRA ביקשה את היומן או את הקבלות שלכם: ראו בנייה מחדש של יומן נסיעות לבדיקה של CRA והוצאות עסקיות בלי קבלות, והביאו את המכתב לעזרה בדוח העצמאי שלכם.
• אתם נוהגים בפלטפורמת שיתוף נסיעות או משלוחים: ראו הוצאות של נהגי שיתוף נסיעות ומשלוחים, או נהגים שמעולם לא נרשמו ל-⁠⁦GST/HST⁩.
• אתם שוקלים לנהל את הספרים בעצמכם או לשלם למישהו: ראו ספרים בעצמכם או איש מקצוע להנהלת חשבונות.
• התאגדתם: העסק מגיש ⁦T2⁩, ולא ⁦T2125⁩. ראו ספרים לחברה חדשה.