कनाडा में T2125 के लिए बहीखाता ऐप या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर

T2125 के लिए व्यावसायिक खर्च ट्रैक करने और ग्राहकों को चालान भेजने के लिए मैं कौन-सा ऐप इस्तेमाल करूँ?

CRA का रिकॉर्ड रखने का मार्गदर्शन किसी ऐप का नाम नहीं लेता और न किसी को मंज़ूर करता है, इसलिए ब्रांड से नहीं, इससे चुनें कि ऐप को क्या बनाकर देना है। CRA ऐसे रिकॉर्ड चाहती है जिनमें आपके कर दायित्व तय करने लायक पर्याप्त ब्योरा हो, और वह जर्नल, कंप्यूटर फ़ाइल या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर स्वीकार करती है (CRA: रिकॉर्ड रखना; CRA: अपनी कमाई का हिसाब रखना)। T2125 आपकी व्यावसायिक या पेशेवर आय और खर्च बताता है (CRA: Form T2125); ऐप केवल उसे जानकारी देता है।

मामला सरल नहीं होता जब आप GST/HST के लिए पंजीकृत हों, काम के लिए गाड़ी चलाते हों, ग्राहकों को अमेरिकी डॉलर में चालान भेजते हों, रिकॉर्ड कनाडा के बाहर के सर्वरों पर रखते हों, या प्रविष्टियाँ महीनों पीछे हों। नीचे के भाग हर एक को कवर करते हैं, और अमेरिकी डॉलर के चालानों का लिंक आखिर में है। अगर संख्याएँ अब मिलती नहीं हैं, तो उन पर रिटर्न बनाने से पहले किसी विशेषज्ञ को उन्हें देखना चाहिए।

पहले इकट्ठा करें: बैंक और कार्ड विवरण, बिक्री के चालान, रसीदें, और साल की शुरुआत में हर गाड़ी की ओडोमीटर रीडिंग। कीमत और कनाडाई बैंक फ़ीड के आधार पर खास उत्पादों की तुलना के लिए कनाडा के छोटे व्यवसाय के लिए अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर देखें; मुफ़्त विकल्प के लिए मुफ़्त अकाउंटिंग ऐप क्या कवर करता है और क्या नहीं देखें। कौन-सा खर्च T2125 की किस लाइन पर जाता है, यह कनाडा में स्वरोज़गार के खर्च की लाइनें में है, और रिटर्न से मेल खाने वाला खातों का चार्ट रिटर्न के लिए खातों का चार्ट में है।

CRA मेरे बहीखाते से क्या चाहती है, और क्या वह बताती है कि कौन-सा ऐप इस्तेमाल करें?

CRA ऐसे रिकॉर्ड माँगती है जिनसे वह आपके कर दायित्व तय कर सके, और वह यह नहीं बताती कि कौन-सा टूल इस्तेमाल करें। आपको सभी रिकॉर्ड, कंप्यूटर में रखे रिकॉर्ड सहित, माँगे जाने पर उपलब्ध कराने होते हैं, और रिकॉर्ड कोई बहीखाता विशेषज्ञ या लेखाकार रखे तब भी ज़िम्मेदारी आपकी रहती है (CRA: रिकॉर्ड रखना)।

रिकॉर्ड को उनसे जुड़े आखिरी कर वर्ष के अंत से कम से कम छह साल तक रखें; कुछ मामलों में ज़्यादा समय चाहिए (CRA: रिकॉर्ड कहाँ रखें)। शुरुआत की तारीख और देर से फ़ाइल करने का नियम व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय रखें में है।

खर्च के दावों के समर्थन में बिक्री का चालान, खरीद-बिक्री का समझौता, रसीद या कोई और वाउचर रखें। नकद भुगतान की रसीद लें, और भुगतान के सबूत के तौर पर रद्द चेक रखें (CRA: व्यावसायिक खर्च)।

ऐप में रसीद की फ़ोटो एक कॉपी है, अपने आप मूल की जगह नहीं। इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड का सर्कुलर कागज़ की इमेज को हटाने की अनुमति तभी देता है जब इमेजिंग राष्ट्रीय मानक और उसकी बाकी शर्तें पूरी करे (paragraphs 25 से 29), इसलिए कोई भी कागज़ फेंकने से पहले उन्हें जाँचें (CRA: इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखना)। शर्तें CRA के लिए स्कैन की गई रसीदें में हैं।

क्या मुझे ऐप में GST/HST की ट्रैकिंग चाहिए?

हाँ, अगर आप पंजीकृत हैं, और पंजीकरण तब ज़रूरी हो जाता है जब आप छोटे आपूर्तिकर्ता नहीं रहते। छोटे आपूर्तिकर्ता को पंजीकरण कराना ज़रूरी नहीं है और वह स्वेच्छा से पंजीकरण करा सकता है (CRA: GST/HST Memorandum 2-2; CRA: पंजीकरण कब करें)।

छोटे आपूर्तिकर्ता की सीमा $30,000 की दुनिया भर की कर योग्य बिक्री है, जिसमें शून्य-दर बिक्री भी शामिल है, आपके सभी व्यवसायों और सहयोगियों की, एक कैलेंडर तिमाही में या चार तिमाहियों में। वित्तीय सेवाएँ, पूँजीगत संपत्ति की बिक्री और व्यवसाय बेचने से मिली गुडविल छोड़ दें, इसलिए ऐप में उन बिक्री पर अलग टैग चाहिए (Excise Tax Act, s. 148)। सीमा पार करने के बाद, आपको अपने पंजीकरण की प्रभावी तारीख से 29 दिनों के भीतर पंजीकरण कराना होगा। अगर आप एक ही तिमाही में सीमा पार करते हैं, तो जिस बिक्री से सीमा पार हुई उस पर कर लगता है, इसलिए ऐप को ऐसी बिक्री में कर जोड़ना होगा जिसका चालान आप पहले बना चुके हों (CRA: पंजीकरण कब करें)। पंजीकरण होने तक भी ऐप को मौजूदा तिमाही और पिछली चार तिमाहियों की आपकी कर योग्य बिक्री दिखानी चाहिए। टैक्सी संचालकों और व्यावसायिक राइड-शेयरिंग चालकों को उस व्यवसाय के लिए, राजस्व चाहे जो हो, पंजीकरण कराना होता है (CRA: Memorandum 2-2; CRA: GI-196)। दोनों जाँचें कैसे काम करती हैं और वसूली कब शुरू होती है, यह GST/HST के लिए कब पंजीकरण करें में है।

नियमित पद्धति में, पंजीकृत व्यक्ति का शुद्ध कर बिक्री पर वसूले गए GST/HST में से पात्र व्यावसायिक खरीद पर चुकाया GST/HST घटाने के बाद बचा कर है (CRA: RC4022)। क्रेडिट तब बनते हैं जब कर देय होता है या चुकाया जाता है, इसलिए बिना चुकाए बिल भी मायने रखते हैं (Excise Tax Act, s. 169)। इसलिए ऐप को हर लाइन पर दोनों रकमें बिक्री या लागत से अलग रखनी होंगी, जो कर आप वापस नहीं पा सकते उसे लागत में रखना होगा, और आपकी रिपोर्टिंग अवधि के लिए उनका जोड़ निकालना होगा। उन आपूर्तिकर्ता चालानों को रखें जो आपके क्रेडिट का समर्थन करते हैं (CRA: GST/HST के रिकॉर्ड)। आप कितनी बार फ़ाइल करते हैं और रिटर्न कब देय है, यह GST/HST और इनपुट कर क्रेडिट फ़ाइल करना में है। सेटअप अपनी बही में GST/HST दर्ज करना में है; सरल जमा पद्धति, जो आमतौर पर ज़्यादातर खरीद पर क्रेडिट छोड़ देती है (CRA: RC4058), Quick Method में है, और वह बहीखाते को कैसे बदलती है, यह बही और व्यावसायिक आय में Quick Method में है।

प्रांत के अनुसार लगने वाला कर कैसे अलग है, और ऐप को क्या अलग रखना चाहिए?

चालान पर कर इस पर निर्भर है कि बिक्री किस प्रांत में की गई मानी जाती है, और ऐप को हर कर अपने अलग खाते में रखना होगा। CRA की दर तालिका में प्रांत और क्षेत्र चार समूहों में आते हैं (CRA: GST/HST की दरें)।

CRA इसे आपूर्ति का स्थान कहती है। सेवाओं पर GST/HST के लिए सामान्य नियम आपके ग्राहक के कनाडाई पते का प्रांत है, लेकिन अचल संपत्ति पर काम, व्यक्तिगत सेवाओं और परिवहन के लिए खास नियम उसे बदल देते हैं; माल के लिए यह आमतौर पर वह जगह है जहाँ वह डिलीवर या भेजा जाता है। इसलिए किसी दूसरे प्रांत का ग्राहक, या संपत्ति पर कोई काम, चालान पर लगने वाला कर बदल सकता है (CRA: आपूर्ति का स्थान)।

आप जो बेचते हैं उस पर PST या QST लगता है या नहीं, और उसके लिए पंजीकरण कराना है या नहीं, यह प्रांत तय करता है, CRA नहीं, जो PST के सवाल हर प्रांत की अपनी वेबसाइट पर भेजती है। क्यूबेक में Revenu Québec आमतौर पर GST/HST का प्रशासन करती है (CRA: RC4022)। देखें प्रांत के अनुसार GST, HST, PST और QST वसूलना और, British Columbia में सेवाओं के लिए, BC में सेवाओं पर PST।

गाड़ी के लॉग में क्या दर्ज होना चाहिए, और क्या ऐप उसे रख सकता है?

CRA यात्रा-दर-यात्रा लॉग बताती है, साल के अंत का अनुमान नहीं (CRA: मोटर वाहन के खर्च)। ऐप में ये होना चाहिए:

• हर व्यावसायिक यात्रा: तारीख, गंतव्य, उद्देश्य और चलाए गए किलोमीटर।
• हर गाड़ी: वित्त अवधि की शुरुआत और अंत में ओडोमीटर रीडिंग, और कुल तथा व्यावसायिक किलोमीटर का अलग रिकॉर्ड।

बाद के सालों के लिए तीन महीने का नमूना और बाकी नियम CRA का गाड़ी लॉगबुक में हैं।

CRA का गाड़ी वाला पृष्ठ नहीं बताता कि लॉगबुक इलेक्ट्रॉनिक हो सकती है या नहीं। ऐप में रखा लॉग इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड है, इसलिए इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड के नियम लागू होते हैं: उसे पढ़ने लायक इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखें, ऑडिट ट्रेल रखें, और CRA को उपयोगी कॉपी दे सकें (CRA: इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखना)।

मेरे रिकॉर्ड कहाँ रखे जाने चाहिए, और क्या फ़र्क पड़ता है अगर ऐप उन्हें कनाडा के बाहर रखता है?

फ़र्क पड़ सकता है। CRA कहती है कि रिकॉर्ड कनाडा में अपने व्यवसाय या निवास की जगह रखें, और जो रिकॉर्ड कनाडा के बाहर रखे हैं और कनाडा से इलेक्ट्रॉनिक रूप से देखे जाते हैं, उन्हें कनाडा में रखा हुआ नहीं माना जाता (CRA: रिकॉर्ड कहाँ रखें; CRA: IC78-10)।

CRA आपके कर सेवा कार्यालय के ज़रिए इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड कनाडा के बाहर रखने की लिखित अनुमति दे सकती है। तब वह ऐसी सच्ची कॉपियाँ स्वीकार कर सकती है जो कनाडा में उसके अधिकारियों को उपलब्ध हों, ऐसे फ़ॉर्मेट में जिसे उसका सॉफ़्टवेयर पढ़ सके, और जिनमें आपके रिटर्न का समर्थन करने लायक पर्याप्त ब्योरा दिखे।

प्रदाता का इस्तेमाल करने से आपकी ज़िम्मेदारी नहीं हटती। तीसरे पक्ष के पास रखे रिकॉर्ड आपको CRA को उपलब्ध कराने होते हैं (CRA: रिकॉर्ड रखना), और सर्कुलर सुझाता है कि प्रदाता से कोई स्वीकार्य कॉपी दिलवाएँ (CRA: इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखना)। ये दस्तावेज़ किसी भी प्रदाता के लिए लिखे गए थे और रिकॉर्ड रखने वाला सर्कुलर जून 2010 का है, इसलिए वे यह तय नहीं करते कि किसी एक ऐप के सर्वर स्वीकार्य हैं या नहीं। अगर आपके रिकॉर्ड की अकेली कॉपी कनाडा के बाहर के सर्वरों पर है, तो CRA जो रास्ता बताती है वह लिखित अनुमति का है; आपके ऐप के सेटअप को उसकी ज़रूरत है या नहीं, यह CRA या किसी विशेषज्ञ से पूछने का सवाल है। प्रदाता से पूछें कि वह आपका डेटा कहाँ रखता है और क्या आपको पूरी कॉपी दे सकता है।

नकद या उपार्जन: क्या ऐप को बिना चुकाए चालान ट्रैक करने चाहिए?

आमतौर पर हाँ। CRA कहती है कि व्यावसायिक आय आमतौर पर उपार्जन पद्धति पर बताई जाती है: आय उस अवधि में जिसमें आप उसे कमाते हैं और खर्च उस अवधि में जिसमें वे होते हैं, चाहे पैसा चला हो या नहीं। किसान, मछुआरे और स्वरोज़गार कमीशन वाले बिक्री एजेंट नकद पद्धति इस्तेमाल कर सकते हैं, पर दोनों का मिश्रण नहीं (CRA: अपनी कमाई का हिसाब रखना)।

उपार्जन पद्धति में, ऐप को चालान तब दर्ज करना चाहिए जब काम कमाया जाए, उसे चुकाए जाने तक बिना चुकाया दिखाना चाहिए, और बिलों के साथ भी ऐसा ही करना चाहिए। अकेला बैंक जमा का दृश्य बिना चुकाए चालानों को छोड़ देता है। आप पर कौन-सी पद्धति लागू होती है, यह नकद या उपार्जन लेखा में है।

किस्तें: ऐप को मुझे क्या दिखाना चाहिए, और सीमा क्या है?

आप आमतौर पर आयकर की किस्तें तब चुकाते हैं जब मौजूदा साल में और पिछले दो सालों में से किसी एक में आपका शुद्ध देय कर $3,000 से ज़्यादा हो (क्यूबेक में $1,800 से ज़्यादा)। CRA किस्तें चुकाने वाले संभावित लोगों में स्वरोज़गार लोगों का नाम लेती है (CRA: किस्तें कौन चुकाता है)।

शुद्ध देय कर रिटर्न से आता है, अकेले बहीखाते से नहीं। ऐप जो कर सकता है वह यह कि साल-दर-साल अब तक की आय, खर्च और शुद्ध मुनाफ़ा दिखाए, और नियमित पद्धति में वसूले गए GST/HST को आय से बाहर रखे, ताकि शुरुआती अनुमान फूला हुआ न हो। वार्षिक GST/HST फ़ाइल करने वालों पर भी GST/HST की किस्तें बन सकती हैं। CRA का पृष्ठ पिछले वित्त वर्ष के $3,000 या ज़्यादा के शुद्ध कर का नाम लेता है (CRA: GST/HST की किस्तें); कानून हर किस्त को मौजूदा और पिछले साल के शुद्ध कर में से कम पर आधारित करता है और $3,000 से कम के आधार को शून्य मानता है, इसलिए आमतौर पर दोनों सालों को उस तक पहुँचना होता है (Excise Tax Act, s. 237)। क्यूबेक में Revenu Québec आमतौर पर GST/HST का प्रशासन करती है (CRA: RC4022), इसलिए GST/HST, QST और अपने प्रांतीय आयकर के लिए उसके किस्त नियम जाँचें। देखें किस्त की याद दिलाने वाले अनुस्मारक।

क्या मेरा लेखाकार इसका इस्तेमाल कर सकता है, और ऐप बदलने पर रिकॉर्ड का क्या करूँ?

जाँच लें कि आपका लेखाकार लेन-देन के स्तर का ब्योरा देख सके, लॉगिन से या पूरे एक्सपोर्ट से, केवल साल के अंत का सारांश नहीं। ऑडिट ट्रेल स्रोत दस्तावेज़ों से सारांश वाले खातों तक चलना चाहिए, जिसमें उनका समर्थन करने लायक पर्याप्त ब्योरा हो (CRA: इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखना)। क्या सौंपना है, यह अपने लेखाकार को क्या दें में है।

किसी ऐप का खाता बंद करने से पहले, पूरा लेन-देन इतिहास और जुड़ी रसीदें एक्सपोर्ट करें, और पक्का करें कि फ़ाइल खुलती है। इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को जुड़े आखिरी कर वर्ष के अंत से पूरे छह साल की अवधि तक पढ़ने लायक रहना चाहिए (CRA: इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखना)। बदलाव के बाद, सर्कुलर दर्ज किए गए किसी भी लेन-देन में बदलाव के लिए दस्तावेज़ वाली जर्नल प्रविष्टि माँगता है, उसे ऊपर से लिखकर बदलना नहीं (paragraph 40)।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं और कनाडाई डॉलर में हैं।

Ontario का फ़्रीलांस डिज़ाइनर, HST के लिए पंजीकृत

नियमित पद्धति वाला एक डिज़ाइनर, जिसका राजस्व C$70,000 है, Ontario के ग्राहक को C$2,000 और C$260 HST (13%) का चालान भेजता है। ऐप C$2,000 को आय और C$260 को वसूले गए HST के रूप में दर्ज करता है। C$500 के सॉफ़्टवेयर खर्च में C$65 HST है, जो चुकाए गए HST के रूप में दर्ज होता है। अवधि के लिए, अगर खरीद पात्र है, तो शुद्ध कर C$260 में से C$65 घटाकर C$195 है। अगर ऐप C$2,260 को आय के रूप में दर्ज करता है, तो T2125 का राजस्व बढ़ा हुआ दिखता है और HST रिटर्न के लिए साफ़ स्रोत नहीं रहता।

Alberta का कूरियर, जो अपनी कार इस्तेमाल करता है

C$45,000 के राजस्व वाला एक कूरियर 20,000 व्यावसायिक किलोमीटर चलाता है। उसकी ओडोमीटर रीडिंग साल की शुरुआत में 52,000 और अंत में 77,000 है, यानी कुल 25,000 किलोमीटर और 80% व्यावसायिक इस्तेमाल। लॉग में हर यात्रा की तारीख, गंतव्य, उद्देश्य और किलोमीटर चाहिए, साल के अंत का अनुमान नहीं। अगर पूरे C$45,000 लगातार चार कैलेंडर तिमाहियों के भीतर की कर योग्य बिक्री हैं, तो वह C$30,000 की छोटे आपूर्तिकर्ता की सीमा से ऊपर है। अगर वह अभी पंजीकृत नहीं है, तो सीमा से ऊपर एक तिमाही का मतलब है कि जिस बिक्री से सीमा पार हुई उस पर GST लगाना; कई तिमाहियों में फैली सीमा-पार उस तिमाही के बाद वाले महीने के अंत में छोटे आपूर्तिकर्ता की स्थिति खत्म करती है (कब पंजीकरण करें)। Alberta में PST नहीं है।

क्यूबेक का कारीगर

GST और QST के लिए पंजीकृत एक कारीगर, जिसका क्यूबेक में इमारतों पर कर योग्य कामों से राजस्व C$90,000 है, हर काम पर GST और QST लगाता है; Ontario की इमारत पर काम में इसकी जगह Ontario का HST लगता। ऐप दो कर खाते रखता है, साथ में खरीद पर चुकाए GST और चुकाए QST के खाते। संघीय किस्त की सीमा क्यूबेक में C$1,800 है, जबकि बाकी जगह C$3,000, इसलिए ऐप को शुद्ध मुनाफ़ा और वसूला कर पूरे साल दिखाना चाहिए, केवल साल के अंत में नहीं।

आपके लिए अलग?

• आपका ऐप वसूले कर को आय से अलग नहीं करता, आप पंजीकृत हैं, आप काम के लिए गाड़ी चलाते हैं, या आप पीछे हैं: T2125 और GST/HST रिटर्न दोनों में से किसी को भी फ़ाइल करने से पहले बहीखाते को उन्हें जानकारी देनी होगी, और खुद रखना है या नहीं, यह विवेक का फ़ैसला है। विवरण, चालान, रसीदें और ओडोमीटर लॉग बहीखाते में मदद के पास लाएँ, या उन पर बने T2125 के लिए आपके स्वरोज़गार रिटर्न में मदद के पास।
• आप पंजीकरण की सीमा के करीब हैं या उसे पार कर चुके हैं: कर सेटअप चुनने से पहले GST/HST के लिए कब पंजीकरण करें पढ़ें।
• आप ग्राहकों को अमेरिकी डॉलर में चालान भेजते हैं: देखें USD में भुगतान पाने वाला फ़्रीलांसर: बहीखाता और बैंकिंग।
• प्रविष्टियाँ महीनों पीछे हैं या शेष बैंक से नहीं मिलते: पिछड़े बहीखाते की भरपाई या बैंक विवरण से बहीखाता दोबारा बनाना का इस्तेमाल करें। अगर वे नहीं मिलते, तो उन्हें बहीखाते में मदद के पास लाएँ।
• CRA ने आपका लॉग या रसीदें माँगी हैं: देखें CRA की समीक्षा के लिए लॉगबुक दोबारा बनाना और रसीद के बिना व्यावसायिक खर्च, और पत्र आपके स्वरोज़गार रिटर्न में मदद के पास लाएँ।
• आप राइड-शेयर या डिलीवरी प्लेटफ़ॉर्म के लिए गाड़ी चलाते हैं: देखें राइडशेयर और डिलीवरी चालकों के खर्च, या वे चालक जिन्होंने GST/HST के लिए कभी पंजीकरण नहीं कराया।
• आप सोच रहे हैं कि खुद करें या किसी को पैसे दें: देखें अपना बहीखाता खुद रखें या बहीखाता विशेषज्ञ रखें।
• आपने कंपनी बना ली है: व्यवसाय T2 फ़ाइल करता है, T2125 नहीं। देखें नई कंपनी के लिए बही।