Corporación de alquileres: contabilidad, T2, GIFI 8141 y CCA

¿Qué presenta cada año una corporación que solo tiene alquileres, y cuándo?

Toda corporación residente presenta una T2 por cada año fiscal, incluida una corporación inactiva y una sin impuesto por pagar (CRA: quién presenta). La declaración debe presentarse en un plazo de seis meses después del cierre del año fiscal (CRA: cuándo presentar).

El impuesto adeudado vence dos meses después del cierre del ejercicio. La fecha de tres meses aplica solo a una sociedad privada bajo control canadiense (CCPC) durante todo el año que reclamó la deducción para pequeñas empresas en el año actual o en el anterior y cumple una prueba de ingreso gravable frente a su límite del negocio (CRA: día del saldo a pagar). Un negocio cuyo propósito principal es obtener ingresos de bienes, como el alquiler, es un «specified investment business» (negocio de inversión especificado), no un negocio activo (Income Tax Act, sección 125). Por eso una corporación que solo tiene alquileres por lo general no tiene deducción para pequeñas empresas que reclamar, y aplica la fecha anterior. Cómo se grava el alquiler dentro de una corporación, las excepciones y qué es reembolsable: propiedad en alquiler en una corporación.

Durante el año, la corporación también paga pagos anticipados mensuales, salvo que su impuesto del año, o su primera base de pagos anticipados (por lo general el impuesto del año pasado), sea de $3,000 o menos. Los pagos anticipados trimestrales exigen una deducción para pequeñas empresas, así que una corporación que solo tiene alquileres por lo general paga cada mes (Income Tax Act, sección 157).

La declaración lleva los estados financieros de la corporación en códigos GIFI (el índice general de información financiera, la lista estándar de códigos de la CRA para las líneas de los estados): Schedule 100 (balance general), Schedule 125 (estado de resultados) y Schedule 141 (información adicional). La primera declaración después de la constitución también lleva el Schedule 101, el balance general de apertura, y el Schedule 24 (CRA: guía del GIFI; CRA: guía de la T2, capítulo 1). Dos puntos más:

• La CRA administra el impuesto corporativo provincial en todas partes salvo en Quebec y Alberta (CRA). Una corporación con un establecimiento permanente en Alberta también presenta una declaración de Alberta, en un plazo de seis meses después del cierre del ejercicio (Alberta). El impuesto corporativo de Quebec tampoco lo administra la CRA; una corporación con un establecimiento permanente en Quebec debe preguntar a su preparador por la declaración de Revenu Québec, que esta página no cubre.
• Otras presentaciones, cuando aplican. Una declaración de GST/HST si la corporación está registrada (vea más abajo), y el comprobante y la presentación que acompañan el pago de un dividendo: cómo declarar y pagar un dividendo.

El caso no es sencillo si se da alguna de estas situaciones:

• Es la primera T2 de la corporación, o las propiedades se compraron pero nunca se registraron el terreno y el edificio.
• Hay años de declaraciones T2 sin presentar, o la CRA exigió una declaración. La multa por presentación tardía es 5% del impuesto no pagado en la fecha límite más 1% por cada mes completo de atraso, hasta 12 meses. Es 10% más 2% al mes, hasta 20 meses, cuando la CRA exigió la declaración y había determinado una multa por no presentar en alguno de los tres años fiscales anteriores (guía de la T2 de la CRA). Una corporación privada que presenta más de 3 años después del cierre del ejercicio también pierde el reembolso de dividendos de ese año, el reembolso de una parte de su impuesto cuando paga dividendos gravables (Income Tax Act, subsección 129(1)).
• El dinero de la corporación y el personal pasan por la misma cuenta.
• Usted espera que la CCA deje a la corporación en pérdida. Eso depende de si alquilar es su negocio principal, una cuestión de hecho.
• El propietario o un familiar vive en una de las unidades, o un edificio mezcla viviendas y locales comerciales.
• La corporación alquila a una empresa que usted también posee o dirige.
• Un accionista vive fuera de Canadá.

Reúna los estados de compra y de cierre, los estados de la hipoteca, los contratos de alquiler, los registros de depósitos de inquilinos, las facturas del impuesto a la propiedad y un año de estados de cuenta bancarios antes de que alguien toque la contabilidad.

¿Qué contabilidad necesita una corporación que solo tiene alquileres?

La corporación debe llevar registros y libros de contabilidad que permitan determinar su impuesto (Income Tax Act, sección 230). En la práctica eso es una cuenta bancaria a nombre de la corporación, libros de partida doble y una forma de ver cada propiedad por separado, porque cada edificio se sigue para la CCA y por lo general tiene su propia hipoteca. Para la lista de cuentas detrás de toda T2, vea el plan de cuentas para el GIFI.

Los códigos provienen de la guía del GIFI de la CRA. Registre el depósito de un inquilino como un pasivo (GIFI 2961) mientras la corporación lo tenga. Se convierte en ingreso cuando se aplica al alquiler o cuando el inquilino lo pierde. El dinero del propietario tiene su propia cuenta: vea la cuenta de préstamo del accionista. Si el alquiler se registra cuando se gana o cuando se recibe se explica en método de efectivo o de acumulación.

¿Dónde va el alquiler en la T2 en comparación con el T776?

Una corporación declara el alquiler como ingreso en el Schedule 125 bajo el GIFI 8141, ingresos por alquiler de bienes inmuebles, que abarca los montos recibidos por alquilar apartamentos, edificios comerciales, terrenos y oficinas (guía del GIFI de la CRA). Una corporación no tiene T776.

El Schedule 1 concilia el ingreso neto de los estados financieros con el ingreso neto para fines tributarios (CRA: Schedule 1). Por eso los libros deben producir estados financieros completos, no una lista de alquileres y facturas. Para un alquiler a nombre de una persona, vea líneas de gastos del estado de alquileres.

¿Cómo registro la compra: terreno, edificio, costos de cierre e hipoteca?

Divida el precio entre terreno y edificio según el valor justo de mercado, agregue a cada uno los costos de cierre y registre la hipoteca como deuda. El terreno no es un bien depreciable (CRA Folio S3-F4-C1), así que la división decide cuánto del costo podrá generar CCA.

1. Divida el precio global. La división debe ser razonable según los hechos y tener en cuenta el valor justo de mercado del terreno y del edificio. La CRA puede reasignar una división que considere poco razonable (el mismo Folio, párrafos 1.81 y 1.82). Conserve el respaldo, como una tasación o el aviso de avalúo de la municipalidad.
2. Agregue los costos de cierre. Los honorarios legales para comprar la propiedad y el impuesto de transferencia de terrenos no se deducen del alquiler. Se suman al costo de la propiedad, y los honorarios legales se dividen entre terreno y edificio en proporción (guía de alquileres de la CRA; Income Tax Act, párrafo 18(1)(b)). Esa guía está escrita para quienes presentan el T776; la misma regla sobre desembolsos de capital se aplica a una corporación.
3. Registre la hipoteca. Los pagos de capital no son deducibles. Los intereses sí, en el GIFI 8713. Los cargos por gestionar el préstamo, como los de corredor, tasación, trámite y honorarios legales de la hipoteca, se deducen en varios años a razón de 20% al año, no todos a la vez (Income Tax Act, párrafo 20(1)(e)).
4. Registre el dinero del propietario. Si el propietario financió parte del precio, regístrelo como capital social o como préstamo del accionista, y decida cuál antes de que se mueva el dinero. Evite que la cuenta corra en sentido contrario: un saldo que el propietario le debe a la corporación tiene sus propias reglas tributarias (Income Tax Act, subsección 15(2)).

El GST/HST pagado en una compra se trata en las dos guías de impuesto sobre las ventas que aparecen abajo. Pasar una propiedad que el propietario ya tiene a título personal es una operación aparte: vea pasar alquileres a una corporación.

¿Cómo funciona la deducción por costo de capital en el Schedule 8?

La deducción por costo de capital (CCA) es la versión tributaria de la depreciación. El Schedule 8 calcula la CCA, la recuperación de la CCA y las pérdidas terminales (CRA: Schedule 8). Una corporación la reclama sobre bienes depreciables como el edificio, nunca sobre el terreno. Las tasas son un porcentaje del costo de capital no depreciado (UCC), el saldo acumulado de la clase formado por las adiciones menos las deducciones reclamadas. La mayoría de los edificios están en la Clase 1; algunos obtienen una tasa total más alta:

• Una clase por edificio. Una propiedad de alquiler que costó $50,000 o más obtiene su propia clase, de modo que cada edificio lleva su propio UCC (Regulations, sección 1101).
• Opcional. La corporación puede deducir cualquier monto hasta el máximo. La CCA no reclamada no se arrastra a años futuros, pero queda en el UCC (CRA Folio S3-F4-C1).
• Momento. La CCA no puede comenzar hasta que la propiedad esté disponible para su uso. Una regla de media año normalmente reduce la deducción en el año de compra (el mismo Folio). Para la mayoría de los bienes adquirido después de 2024 y disponible para uso antes de 2030, el incentivo de inversión reacelerada reemplaza esa reducción con una deducción en el primer año de 1.5 veces la tasa de la clase. Un bien queda fuera del incentivo cuando ya se reclamó CCA sobre él y, o bien el comprador o una persona relacionada lo tuvo antes, o llegó por una transferencia con diferimiento; un alquiler traspasado por un propietario que reclamó CCA sobre él es el caso común (Regulations, subsección 1100(2); subsección 1104(4.01)).

La CCA no es la amortización de los estados financieros. Los estados muestran la amortización en el GIFI 8670. La ley prohíbe deducir la depreciación salvo en lo que permite expresamente (Income Tax Act, párrafo 18(1)(b)), así que el Schedule 1 elimina el monto contable y permite la CCA en su lugar. La conciliación está en amortización y CCA en los libros de una corporación. La CCA reclamada reduce el UCC, y una venta posterior por encima del UCC puede generar recuperación, que el Schedule 8 también calcula.

¿Puede la CCA crear una pérdida por alquiler en una corporación?

Depende de si alquilar es el negocio principal de la corporación. Los Regulations limitan la CCA sobre una propiedad de alquiler al ingreso neto de alquiler antes de la CCA, de modo que la CCA no puede crear ni aumentar una pérdida. El límite no se aplica a una corporación cuyo negocio principal durante todo el año fue arrendar, alquilar, desarrollar o vender bienes inmuebles propios (Regulations, subsecciones 1100(11) y (12)).

El límite se calcula sobre todas las propiedades de alquiler de la corporación en conjunto. Los Regulations no dan una prueba porcentual para «negocio principal», así que es una cuestión de hecho. Una corporación que además tiene otro negocio, o que mantiene sobre todo otros activos, puede no cumplirla. Conserve registros que muestren a qué se dedica la corporación.

Una pérdida que la regla permite es una pérdida que no es de capital, que se sigue en el Schedule 4 y se arrastra a años anteriores (3 años fiscales) o a años futuros (20 años fiscales) (Income Tax Act, sección 111). Si otra persona adquiere el control de la corporación, por ejemplo al comprar sus acciones, se limita cómo puede usarse una pérdida anterior (subsección 111(5)). Una corporación que reclama una pérdida causada por la CCA sin cumplir la prueba del negocio principal ha reclamado más de lo que permiten los Regulations.

¿Qué va en reparaciones y qué es de capital?

Una reparación que devuelve una propiedad a su condición original suele ser un gasto corriente. Un costo que la mejora más allá de esa condición, o que reemplaza un activo separado, es de capital (CRA: gastos corrientes o de capital). Las reparaciones que dejan en condiciones adecuadas una propiedad usada recién comprada son de capital.

Una reparación corriente va al GIFI 8961. Una mejora del edificio va a Edificios, 1680, y genera CCA con él. Un activo separado, como un electrodoméstico, va a maquinaria, equipo, mobiliario e instalaciones (GIFI 1740) en su propia clase de CCA: la Clase 8 incluye mobiliario y electrodomésticos, a 20% (CRA: clases). La prueba completa está en reparación de un alquiler: gasto corriente o de capital.

¿Cobro o pago GST/HST sobre el alquiler residencial o comercial?

Depende de la unidad. El alquiler de bienes inmuebles comerciales es un suministro gravable (CRA Memorandum 19.4.1). El alquiler de una vivienda está exento cuando la misma persona la ocupa de forma continua durante al menos un mes (Excise Tax Act, Schedule V, Parte I, sección 6; CRA Memorandum 19.2.2).

• Alquiler comercial. El arrendador debe registrarse y cobrar el GST/HST, salvo que sea un pequeño proveedor, cuyos suministros gravables, junto con los de cualquier persona asociada, se mantienen dentro del límite de $30,000 (Memorandum 19.4.1). Si una corporación registrada no remite el impuesto neto, sus directores pueden responder personalmente, salvo que hayan actuado con el debido cuidado, y pueden ser determinados hasta dos años después de dejar el cargo (Excise Tax Act, sección 323).
• Alquiler residencial de largo plazo. No se cobra GST/HST. Los créditos fiscales por insumos siguen a la actividad comercial, que excluye hacer suministros exentos (Excise Tax Act, secciones 123(1) y 169(1)), así que el impuesto pagado en los costos de la parte exenta por lo general no es recuperable.
• Alquileres de menos de un mes. Las estadías cortas por lo general son gravables cuando el arrendador es un registrante (Memorandum 19.2.2).
• Un edificio con viviendas y locales comerciales. La parte comercial y la residencial reciben un trato distinto, así que los registros deben mostrar a qué parte pertenece cada costo.

El detalle está en GST/HST en propiedades residenciales y GST/HST en propiedades comerciales. Cómo configurar las cuentas del impuesto está en cómo registrar el GST/HST en sus libros.

¿Y si el propietario o un familiar usa una unidad, o paga costos de su bolsillo?

Una unidad en la que vive un accionista puede ser un beneficio de la corporación. Cuando una corporación otorga un beneficio a un accionista, su valor se incluye en el ingreso del accionista (Income Tax Act, subsección 15(1)). Un familiar que vive en una unidad también queda comprendido: un beneficio que la corporación otorga a alguien que no actúa en condiciones de plena competencia con un accionista se trata como otorgado al accionista, salvo que ya esté incluido en el ingreso de alguien (párrafo 15(1.4)(c)). Los parientes por sangre, matrimonio, unión de hecho o adopción se consideran personas que no actúan en condiciones de plena competencia (sección 251). Si hay un beneficio depende de los hechos, como si el ocupante paga un alquiler a nivel de mercado, así que consulte antes de que un familiar se mude. La corporación solo puede deducir un gasto hecho para obtener ingresos del alquiler (párrafo 18(1)(a)), así que los gastos de vivienda del propietario no son un gasto del alquiler. Mantenga los costos de esa unidad separados de los costos de las unidades de alquiler, y vea gastos personales pagados por la corporación.

Cuando el propietario paga personalmente un costo de la corporación, la corporación registra el costo y acredita el monto que ahora le debe al propietario. El costo no es ingreso de la corporación, y devolverle el dinero al propietario reduce el saldo adeudado. Vea costos pagados personalmente. El caso inverso, cuando el alquiler llega a la cuenta personal del propietario, está en ingresos de la corporación en una cuenta personal.

¿Qué otros schedules de la T2 toca el ingreso por alquiler?

El GST/HST es una declaración aparte, no un schedule de la T2. Cómo se grava el ingreso de alquiler dentro de una corporación, y cómo afecta el límite de pequeña empresa de una empresa operativa, está en corporaciones de cartera y de inversión. El alquiler pagado por una empresa operativa asociada puede tratarse como ingreso de negocio activo en la medida en que quien paga lo deduzca al calcular su ingreso de un negocio activo que opera en Canadá (Income Tax Act, subsección 129(6)). Eso cambia el resultado tributario, así que consulte antes de fijar un alquiler entre empresas relacionadas.

¿Puedo presentar la T2 yo mismo con un software, y qué debe recibir mi contador?

Una corporación puede preparar su propia T2 solo con software certificado por la CRA, y la presenta por vía electrónica mediante Corporation Internet Filing, My Business Account o un representante autorizado (CRA: uso de software de preparación de impuestos). A una corporación que debe presentar por vía electrónica y presenta en papel se le cobra una multa de $1,000 (CRA: cómo completar la T2). El software ingresa los números. No decide la división entre terreno y edificio, las clases de CCA, la prueba del negocio principal ni el trato del GST/HST. Los pasos de la declaración están en cómo presentar su declaración corporativa, y la decisión entre llevar usted mismo la contabilidad o contratar ayuda está en llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable.

Entregue al preparador:

• El contrato de compra y el estado de cierre, con el estado de ajustes
• El aviso de avalúo o la tasación usada para dividir terreno y edificio
• Los estados de la hipoteca, con los intereses del año
• Los contratos de alquiler, una lista de inquilinos y alquileres, y los registros de depósitos
• Las facturas del impuesto a la propiedad, las pólizas de seguro y las facturas de reparaciones y mejoras
• Los estados de cuenta bancarios del año y los registros del préstamo del propietario
• La T2 anterior con su Schedule 8, si existe
• Los estados financieros de fin de año: vea estados financieros de fin de año de una corporación

Ejemplo

Todos los montos están en dólares canadienses y son ilustrativos.

Compra de un edificio de cuatro unidades

Una corporación compra un edificio existente de cuatro unidades, construido hace décadas, a un vendedor sin relación con ella por $1,200,000, con una hipoteca de $900,000. Es un edificio ordinario de Clase 1, no un alquiler nuevo construido para ese fin. El aviso de avalúo asigna 30% al terreno y 70% al edificio, y la corporación lo conserva como respaldo de la división: $360,000 al terreno y $840,000 al edificio. Los honorarios legales de la compra y el impuesto de transferencia de terrenos, que suman $10,000, se agregan al costo y, para esta ilustración, se asignan en la misma proporción: $7,000 al edificio y $3,000 al terreno. El terreno (GIFI 1600, sin CCA) queda entonces en $363,000. El edificio (GIFI 1680) queda en $847,000, que es su base de UCC, en su propia Clase 1 porque costó más de $50,000. El propietario aporta los $310,000 restantes ($1,210,000 de costo menos la hipoteca de $900,000), registrados como capital social o como préstamo del accionista, decidido antes de que se mueva el dinero.

Un año de alquiler y el límite de la CCA

El edificio de cuatro unidades es la única propiedad de alquiler de la corporación, así que el límite de la CCA usa solo sus cifras. Genera $96,000 de alquiler, registrados en el GIFI 8141, y paga $70,000 de intereses de la hipoteca, impuesto a la propiedad y reparaciones. El ingreso neto de alquiler antes de la CCA es de $26,000. Supongamos que en un año posterior el UCC del edificio es de $800,000, de modo que lo máximo que puede reclamar a su tasa de 4% de la Clase 1 es $32,000.

• Si alquilar es el negocio principal de la corporación durante todo el año, puede reclamar los $32,000 y declarar una pérdida de $6,000.
• Si no lo es, la CCA se limita a $26,000, de modo que el ingreso de alquiler gravable es cero, y los otros $6,000 de CCA quedan en el UCC.

En esta ilustración no hay impuesto por pagar en ningún caso, pero la T2 igual debe presentarse en un plazo de seis meses después del cierre del ejercicio.

El propietario paga un techo

El propietario paga una factura de $3,000 por el techo con una tarjeta personal. Si el trabajo repara el techo y lo devuelve a su condición original, la corporación debita Reparaciones y mantenimiento, edificios (8961) $3,000 y acredita Deudas con accionistas (2780 o 3260) $3,000. Si es un techo nuevo de mejor material, el débito va a Edificios (1680) y el costo genera CCA. Cuando la corporación le devuelve el dinero al propietario, debita Deudas con accionistas y acredita el banco. El reembolso no es un gasto.

¿Su caso es distinto?

• Una primera T2, o el terreno y el edificio nunca se registraron. El balance general de apertura, la división y las clases de CCA determinan todos los años siguientes, y una división equivocada se arrastra, así que requieren el criterio de un profesional antes de la primera declaración. Vea servicios de contabilidad, impuestos corporativos y contabilidad de una nueva CCPC.
• El dinero de la corporación y el personal están mezclados en una cuenta. La contabilidad debe separarlos para que la T2 sea correcta: reconstruir la contabilidad a partir de estados de cuenta bancarios y ponerse al día con la contabilidad atrasada. Desenredar años de dinero mezclado es trabajo para los servicios de contabilidad.
• Quiere reclamar CCA que crea una pérdida. Si alquilar es el negocio principal es una cuestión de hecho, y una deducción que no pasa la prueba excede lo que permiten los Regulations. La configuración y los registros de respaldo son trabajo para los servicios de contabilidad y los impuestos corporativos; vea también amortización y CCA en los libros de una corporación.
• Varias declaraciones T2 están sin presentar. Las multas por presentación tardía crecen cada mes, y por lo general primero hay que armar la contabilidad de los años faltantes: regularizar declaraciones corporativas sin presentar, con los servicios de contabilidad y los impuestos corporativos.
• El propietario o un familiar vive en una unidad, o el edificio mezcla viviendas y locales comerciales. Se aplican tanto la regla de los beneficios como la división del GST/HST, y los registros necesitan una configuración profesional: servicios de contabilidad.
• La corporación alquila a su propia empresa operativa. El alquiler puede cambiar cómo se grava el ingreso de alquiler, el GST/HST por lo general se aplica al alquiler comercial salvo que dos registrantes estrechamente relacionados presenten una elección (una corporación debe ser propietaria de casi todas las acciones de la otra, así que dos empresas suyas que son hermanas no califican), y el contrato de alquiler necesita registros que resistan una revisión. Empiece con corporaciones de cartera y de inversión y la elección de GST/HST entre empresas relacionadas; configurarlo es trabajo para los servicios de contabilidad.
• Un accionista vive fuera de Canadá, o es ciudadano de EE. UU. Dónde viven los propietarios y quién controla la corporación puede cambiar su estatus. La corporación también debe retener impuesto de los dividendos y de algunos intereses pagados a un no residente, y lo debe ella misma si no lo hace (Income Tax Act, sección 215): propietarios no residentes de una corporación canadiense y propietarios estadounidenses de corporaciones canadienses.
• La corporación administra edificios de otras personas a cambio de una tarifa. Eso es un negocio de servicios, no una corporación que solo tiene alquileres, así que esta página no lo describe: servicios de contabilidad.
• Está decidiendo si tener alquileres en una corporación. Propiedad en alquiler en una corporación.
• La propiedad sigue a su nombre. Pasar alquileres a una corporación.
• El alquiler está en EE. UU. Una corporación canadiense que tiene bienes inmuebles en EE. UU.