İşletme Şirketleşmesi Nasıl Yapılır: Articles, Hisse, EIN, S Seçimi

İşletmeyi şirketleştirme: adımlar sırasıyla nelerdir?

Şirketi (corporation) tek bir eyalete başvurarak kurarsınız; IRS adımları eyalet onayladıktan sonra gelir. IRS, EIN başvurusundan önce şirketin eyalette kurulmasını ister. Olağan sıra:

1. Eyaleti seçin. Genellikle yaşadığınız ve işi yürüttüğünüz eyalet.
2. Adı kontrol edin ve o eyalette sokak adresi olan bir kayıtlı temsilci seçin.
3. Articles of incorporation'ı verin (Delaware: certificate of incorporation; Texas: certificate of formation) ve eyalet ücretini ödeyin.
4. İç yönetmeliği kabul edin ve ilk yönetim kurulu kararlarını alın: yönetim kurulu üyeleri, yöneticiler, hisse çıkarımı, banka hesabı, vergi yılı.
5. Kurucu hisselerini çıkarın, her kurucunun ödediğini tahsil edin ve hisse defterine kaydedin.
6. EIN'i IRS'den alın. Ücretsizdir.
7. Şirket adına banka hesabı açın.
8. S statüsüne karar verin. İstiyorsanız Form 2553'ü süresi içinde verin.
9. Şirketin iş yaptığı diğer eyaletlerde kayıt yaptırın.
10. İlk son tarihleri takvime yazın: eyalet raporu ve vergisi, tahmini vergi, sahipler işletmede çalışıyorsa bordro ve ilk Form 1120 veya 1120-S.

İşi zorlaştıranlar: iki veya daha fazla kurucu (kimin neye sahip olduğu, her birinin ne ödediği, hisselerin zamanla hak edilip edilmediği); hisse karşılığında getirilen mülk veya mevcut işletme (bunun vergilendirilip vergilendirilmeyeceğine bir kontrol testi karar verir); çalıştığınız yerden farklı bir kuruluş eyaleti (iki eyaletin ücretleri, raporları ve vergileri); S statüsü (kısa bir son tarih, her hissedarın onayı ve sahip olarak şirket, ortaklık veya ABD'de yaşamayan yabancı olmaması); ve işletmede çalışan sahipler (hizmet karşılığı ücret alan yöneticiler çalışandır, bu yüzden bordro ilk maaşla başlar).

Başvurudan önce hazırlayın:

• Şirketin adı ve bir yedek ad.
• Kayıtlı temsilcinin adı ve eyalet içi sokak adresi.
• Kaç hisse yetkilendirileceği ve nominal değerleri veya nominal değersiz oldukları.
• Yönetim kurulu üyelerinin ve yöneticilerin adları ve adresleri.
• Her kurucunun hisse sayısı, fiyatı ve neyle ödeyeceği: nakit veya mülk.
• Mülk için: maliyeti, vergi esası, güncel değeri ve üzerindeki borç.
• EIN için sorumlu kişinin Sosyal Güvenlik numarası veya ITIN'i.
• Şirketin ilk kez sahipleri, varlıkları veya iş faaliyeti olduğu tarih ve istediğiniz vergi yılı.

Hangi eyalette şirketleşmelisiniz?

Genellikle işletmenin faaliyet gösterdiği eyalette. Bir eyalette kurulup başka bir eyalette iş yapan şirket genellikle orada da kayıt yaptırmalıdır; bu yüzden ücret öder, rapor verir ve ikisinde de vergi borçlanabilir. Örneğin Delaware, orada kurulan her şirketin, başka yerde faaliyet gösterse bile yıllık rapor vermesini ve çoğunun franchise vergisi ödemesini şart koşar (Delaware Division of Corporations).

Seçimin kendisi hangi eyalette kurulmalı yazısında, yaşanan eyalette başvuru ise başka eyalette kayıt yazısında.

Articles of incorporation'a neler yazılır ve şirketleşmenin maliyeti nedir?

Articles kısa bir kamuya açık başvurudur. Formlar farklı olsa da eyaletler hemen hemen aynı temel kalemleri ister:

Kaynaklar: Delaware Code, title 8, section 102 ve Texas Form 201 talimatları. Temsilci kimler olabilir için bkz. kayıtlı temsilci.

Eyalet başvuru ücreti, başlıca sabit maliyettir. Üç örnek:

Tuttuysanız kayıtlı temsilciyi ve aşağıdaki tabloda yer alan yıllık eyalet raporu ile vergisini ekleyin. EIN bedavadır: IRS hiçbir zaman ücret almaz. Delaware'de yetkilendirilmiş hisse sayısı yıllık franchise vergisini belirleyebilir; bkz. Delaware franchise vergisi.

İç yönetmelik ve ilk yönetim kurulu kararları: nelerin onaylanması gerekir?

İç yönetmelik (bylaws), şirketin iç kurallarıdır; eyalete verilmez. Başvurudan sonra kurucu veya articles belirtiyorsa ilk yönetim kurulu üyeleri iç yönetmeliği kabul eder ve yönetim kurulunu seçer, yönetim kurulu da yöneticileri atar. Delaware'de bu, kuruluş toplantısında veya yazılı kararla olur (Delaware Code, sections 107–109). Diğer eyaletlerin benzer kuralları vardır.

İlk kararlar genellikle şunları kapsar:

• İç yönetmelik, yönetim kurulu üye sayısı dahil.
• Yönetim kurulu üyeleri. Delaware bir veya daha fazlasını ister; her biri gerçek kişi olmalı, hisse sahibi olmaları gerekmez (141. madde).
• Yöneticiler: başkan, sekreter ve sayman gibi. Delaware'de kuruluş belgesi veya iç yönetmelik aksini söylemedikçe bir kişi birkaç görevi birden üstlenebilir ve bir yönetici tutanakları tutar (142. madde).
• Hisse çıkarımı: kim kaç hisseyi hangi fiyata ve neyle ödeyerek alır.
• Banka hesabı ve kimin imzalayabileceği.
• Vergi yılı. Şirket genellikle vergi yılını ilk federal beyannamesini o yılla vererek benimser (Publication 542). S şirketi veya kişisel hizmet şirketi (esas olarak sahip-çalışanlarının yürüttüğü sağlık, hukuk, muhasebe, danışmanlık veya benzeri hizmetler), başka bir yıl için işletme amacı göstermedikçe (section 1378; Publication 542) veya başka bir yılı kullanmak için ayrı bir seçim yapmadıkça (Form 2553 talimatları) takvim yılı kullanmalıdır.
• EIN başvurusu ve isteniyorsa S seçimi.

İmzalı onayları veya tutanakları hisse defteriyle birlikte saklayın. Bir bankanın, vergi hazırlayıcısının veya sonraki bir alıcının görmek isteyebileceği kayıt budur.

Kurucu hisseleri nasıl çıkarılır ve mülk koymak vergi doğurur mu?

Yetkilendirilmiş hisseler articles'taki tavandır; çıkarılmış hisseler ise yönetim kurulunun sahiplere fiilen sattıklarıdır. 10.000 hissenin 1.000'i gibi yalnızca bir kısmını çıkarmak, articles'ı değiştirmeden sonraki sahipler için yer bırakır.

Fiyatı ve neyi kabul edeceğini yönetim kurulu belirler: nakit, mülk veya şirkete sağlanan başka bir menfaat (Delaware Code, section 152). Nominal değerli hisseler nominal değerin altında çıkarılamaz (153. madde; Texas da Form 201 talimatlarında aynısını söyler). Her çıkarımı hisse defterine kaydedin: sahip, hisse sayısı, tarih ve ödenen bedel. Hiç resmen çıkarılmamış veya bedeli ödenmemiş hisseler, S seçiminin, bir bankanın veya bir alıcının netlik istediği anda sahipliği belirsiz bırakır.

Çalışma karşılığı alınan hisseler veya hak edişe tabi hisseler farklı kurallara tabidir; bkz. hak edişli kurucu hisseleri.

Hisse karşılığı mülk: 351. madde kontrol testi

Mülkü yalnızca hisse karşılığında şirkete devretmek, mülkü devredenler bir grup olarak hemen sonrasında şirketi kontrol ediyorsa genellikle vergilendirilmez: oy gücünün ve diğer her hisse sınıfının en az %80 kısmı (section 351(a); 368(c) maddesi). Şirket yeni de olsa zaten faaliyette de olsa uygulanır (Publication 542).

Sonucu değiştirenler:

• Şirketten geri alınan nakit veya başka mülk, kazanca kadar vergilendirilir (351(b) maddesi).
• Şirketin üstlendiği borç, devredilen mülkün toplam vergi esasını aştığı ölçüde kazanç olarak vergilendirilir; devrin işletme amacı yoksa veya esas olarak vergiden kaçınmaksa nakit geri alınmış sayılır (section 357(b) and (c)).
• Çalışma mülk değildir. Hizmet karşılığı çıkarılan hisseler takasa dahil edilmez (351(d) maddesi).

Nakit geri alınmıyor ve borç üstlenilmiyorsa, sahibin hisseleri mülkteki vergi esasını devralır ve şirket de genellikle aynısını yapar; değeri esasından düşük mülkün özel sınırları vardır (362(e) maddesi). Şirket ve devredenler, takas yılı beyannamelerine Treasury Regulations section 1.351-3'ün istediği beyanı eklerler (Publication 542). Muhasebe kayıtları için bkz. yeni şirket için defter kurma.

EIN'i ne zaman alırsınız ve sorumlu kişi kimdir?

Eyalet şirketi onayladıktan sonra başvurun; önce başvurmak EIN'i geciktirebilir. Çevrimiçi başvuru ücretsizdir ve şirketin asıl iş yeri ABD'deyse ve sorumlu kişinin Sosyal Güvenlik numarası veya ITIN'i varsa numarayı hemen verir. Aksi hâlde faksla veya postayla, şirketin ABD'de ofisi veya iş yeri yoksa telefonla başvurun; bkz. SSN olmadan EIN.

Sorumlu kişi, şirketin nihai sahibi veya kontrol edeni olan ve fonlarını ile varlıklarını yöneten gerçek kişidir. Şirket değil, kişi olmalıdır. IRS, sorumlu kişi başına günde bir EIN verir ve sorumlu kişi değişikliği 60 gün içinde Form 8822-B ile bildirilmelidir (Form SS-4 talimatları).

Başvuruda şirketin vereceği beyannameyi belirtirsiniz. Oraya “1120-S” yazmak S seçimini yapmaz: Form 2553 alınıp onaylanana kadar IRS, şirketi Form 1120 veren sayar (Form SS-4 talimatları).

C şirketi mi S seçimi mi: Form 2553'ün son tarihi ne zaman?

Yeni şirket, Form 2553 vermedikçe C şirketidir. C şirketi kârı üzerinden %21 federal vergi öder ve hissedarlar temettü üzerinden yeniden vergilendirilir (IRS). S şirketinin geliri ise hissedarların kişisel beyannamelerine geçer (IRS). Nitelikli olmak için yerli bir şirket olmalı, en fazla 100 hissedarı bulunmalı, yalnızca uygun hissedarları (gerçek kişiler, tereke, bazı trust'lar ve vergiden muaf kuruluşlar; şirket, ortaklık veya ABD'de yaşamayan yabancı olmaz) ve tek bir hisse sınıfı olmalıdır (Form 2553 talimatları). Hangi statünün uygun olduğu C şirketi mi S şirketi mi yazısında, kimin sahip olabileceği S şirketi uygunluğu yazısında.

Son tarih, seçimin kapsaması gereken vergi yılının başlangıcından itibaren en fazla 2 ay 15 gün sonradır (Form 2553 talimatları). Yeni şirket için ilk vergi yılı, ilk kez hissedarları olduğu, ilk kez varlığı olduğu veya iş yapmaya başladığı tarihlerin en erkeninde başlar. Bu tarihten önce verilen seçim geçerli değildir.

• IRS talimatlarından örnek tarih: 7 Ocak'ta başlayan ilk vergi yılı, 7 Ocak ile 21 Mart arasında bir pencere verir.
• Kaçırırsanız: seçim, geç seçim muafiyeti uygulanmadıkça genellikle bir sonraki vergi yılında başlar; bkz. geç S seçimi muafiyeti.

Bir yönetici imzalar ve her hissedar onay verir; hisselerde toplumsal mülkiyet payı olan bir eş de dahil (Form 2553 talimatları). Başvuru ve kabulün doğrulanması ilk günden S şirketi yazısında. New York gibi bazı eyaletler kendi S seçimini ister (New York Form CT-6 talimatları); bkz. eyalet S şirketi seçimi.

Şirketleştikten sonra eyalet ne ister?

Çoğu eyalet yıllık veya iki yılda bir rapor ister ve birçoğu, şirket para kazansın kazanmasın franchise vergisi veya asgari vergi alır. Adlar ve tarihler eyalete göre değişir; üç örnek:

Kaynaklar: California Secretary of State, California başvuru dönemleri, California Franchise Tax Board ve S şirketi sayfası, Delaware, Texas Comptroller, beyan şartları ve ilk rapor kuralları.

Bunları kaçırmanın bir maliyeti vardır. Delaware geç verilen yıllık rapor için $200 ve faiz alır. California'da kaçırılan Statement of Information $250 ceza ve askıya alma getirebilir. Texas'ta kaçırılan rapor veya vergi nedeniyle şirket tescili düşerse (forfeiture), her yönetici ve yönetim kurulu üyesi, son tarihten şirket yeniden canlandırılana kadar Texas'ta doğan şirket borçlarından kişisel olarak sorumludur (Texas Tax Code 171.255). Daha fazla ayrıntı: California asgari vergisi, Delaware franchise vergisi ve Texas franchise vergisi. İkinci bir eyalette kayıtlı şirket o eyaletin raporlarını da verir.

Yeni şirket ilk yılında IRS'ye ne beyan eder?

Üç federal yükümlülük ilk yılda başlar:

• Geliri olmasa bile bir beyanname. Her yerli şirket, vergilendirilebilir geliri olsun olmasın Form 1120 verir (Form 1120 talimatları); genellikle yıl sonundan sonraki dördüncü ayın 15. gününe kadar: takvim yılı için sonraki yılın 15 Nisan'ı. S şirketi bunun yerine Form 1120-S verir; takvim yılı için 15 Mart tarihine kadar. Yılın geç döneminde kurulduysa bkz. yeni şirketin ilk vergi yılı.
• Tahmini vergi. Yıl için $500 veya daha fazla vergi borçlanmasını bekleyen C şirketi, taksitleri dördüncü, altıncı, dokuzuncu ve on ikinci ayların 15. gününe kadar, genellikle Hazine'nin elektronik ödeme sistemi olan EFTPS ile öder (Publication 542). Bkz. yeni şirket için ilk yıl tahmini vergisi; S şirketi için bkz. S şirketi tahmini vergi ödemeleri.
• Sahipler işletmede çalışıyorsa bordro. Hizmet veren ve ücret alan ya da ücrete hak kazanan şirket yöneticisi çalışandır ve ödeme stopaja ve bordro vergilerine tabi ücrettir. Hisse sahibi olmak bunu değiştirmez ve mahkemeler, işletmede çalışan S şirketi sahiplerine ücret yerine ödenen dağıtımları ücret saymıştır (IRS). Kesilen vergileri ödemekten sorumlu olup bunu bilerek yapmayan kişi, ödenmeyen tutarın tamamından kişisel olarak sorumlu olabilir; buna güvenlik fonu geri alma cezası denir (Publication 542). Bkz. bordro kurulumu ve S şirketi sahip maaşı.

Şirketi kurmanın eyalet ücreti ve hukuki maliyetleri, kendi indirim kuralları olan kuruluş maliyetleridir; bkz. yeni şirket için defter kurma.

Yeni şirket BOI raporu verir mi?

Hayır. FinCEN'in nihai kuralına göre ABD'de kurulan şirketler gerçek faydalanıcı bilgisi bildiriminden muaftır; yalnızca bir ABD eyaletinde iş yapmak üzere kayıtlı bazı yabancı şirketler hâlâ bildirim yapar (FinCEN). Bkz. BOI raporu: kimler hâlâ verir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Texas'ta bir yüklenici ilk günden S statüsünü seçer

Austin'de bir yüklenici Texas'a certificate of formation verir ve $300 ücreti öder. 10 Mart'ta EIN'i alır ve yönetim kurulu kararı ona yetkilendirilmiş 10.000 hissenin 1.000'ini US$1.000 karşılığında çıkarır; bunu o gün yeni şirket hesabına yatırır.

Şirketin ilk kez hissedarı ve varlıkları 10 Mart'tadır ve öncesinde iş yapmamıştır; bu yüzden ilk vergi yılı o zaman başlar. İki aylık süre 9 Mayıs'ta biter ve 15 gün sonrası 24 Mayıs'tır. Form 2553'ü 20 Nisan'da verir, böylece IRS kabul edince S statüsü ilk günden başlayabilir. Herhangi bir dağıtım almadan önce kendisini bordroya alır ve Texas'ın raporunu şirketleştiği yılı izleyen yıldan başlayarak her 15 Mayıs'ta verir.

İki kurucu, hisse karşılığı ekipman ve nakit getirir

Daha önce birlikte iş yapmamış iki kurucu, yaşadıkları eyalette şirketleşir. A Kurucusu, vergi esası US$8.000 olan ve üzerinde borç bulunmayan US$20.000 değerindeki ekipmanı 2.000 hisse karşılığında devreder. B Kurucusu 2.000 hisse için US$20.000 nakit öder.

Takastan hemen sonra iki devreden hisselerin %100'üne sahiptir; bu, %80 kontrol çizgisinin üzerindedir. A, ekipmanda birikmiş US$12.000 kazanç üzerinden vergilendirilmez. Hisseleri ve şirketin ekipmandaki esası ikisi de US$8.000'dir. A, bunun yerine 1.500 hisse ve US$5.000 nakit almış olsaydı, kazancın US$5.000'i üzerinden vergilendirilirdi; hisselerinin esası yine US$8.000, ekipmanın esası ise US$13.000 olurdu. Şirket ve iki kurucu takas beyanını beyannamelerine ekler.

New York'lu bir sahip Delaware'de şirketleşir

New York'lu bir sahip 5.000 yetkilendirilmiş hisseli bir Delaware şirketi kurar ve işi New York'tan yürütür. Delaware her yıl 1 Mart'a kadar yıllık rapor ($50 ücret) ve franchise vergisi (yetkilendirilmiş hisse yönteminde asgari $175) ister ve şirket bir Delaware kayıtlı temsilcisi bulundurur.

New York'ta iş yapmadan önce orada Application for Authority verir ($225 ücret; son bir yıl içinde tarihlenmiş Delaware certificate of existence ile); başladıktan sonra başvurmak New York State Tax Commission'ın onayını da gerektirirdi. Sonra orada yürüttüğü iş için New York şirket vergisi beyanlarını verir. Aynı işletme New York'ta kurulsaydı Delaware katmanı olmazdı.

Sizin durumunuz farklı mı?

• LLC ile şirket (corporation) arasında henüz seçim yapmadınız: LLC mi C şirketi mi yazısını karşılaştırın veya bkz. LLC nasıl kurulur.
• S statüsüne karar veriyorsunuz veya Form 2553 tarihi yakın: C şirketi mi S şirketi mi ve ilk günden S şirketi yazılarını okuyun; pencere kapanmadan şirket kuruluşu desteği alın.
• Bir eyalette kurdunuz ve başka eyalette çalışıyorsunuz: bkz. başka eyalette kayıt; iki eyaletin beyanlarını kurmak için şirket kuruluşu desteği alın.
• Delaware şirketiyle risk sermayesi topluyorsunuz: bkz. girişim için Delaware C şirketi ve hak edişli kurucu hisseleri.
• Bir kurucu ABD vatandaşı veya ABD vergi mukimi değil: ABD'de yaşamayan yabancı hissedarı olan şirket, vize ne olursa olsun S şirketi olamaz; bkz. S şirketi uygunluğu ve ABD dışı kurucu için Delaware C şirketi.
• İşi zaten yürütüyorsunuz veya kurucular mülk getiriyor: bkz. işletme yapınızı değiştirme; devirden önce kontrol testini şirket kuruluşu desteği ile denetleyin.
• Mesleki ruhsatınız var: eyaletiniz kendi articles'ı olan bir mesleki şirket (professional corporation) isteyebilir; bkz. mesleki LLC mi mesleki şirket mi.
• İlk bordro veya ilk beyanname yaklaşıyor: bkz. şirketinizi kurduktan sonra, yeni şirket için defter kurma ve bordro kurulumu; ilk ödemeden itibaren muhasebe, ilk Form 1120 veya 1120-S için şirket vergi desteği alın.