Como abrir uma corporação nos EUA: articles, ações, EIN e corporação S

Como abrir uma corporação: quais são as etapas, em ordem?

Você cria uma corporação entregando documentos a um estado; as etapas do IRS vêm depois que o estado a aprova. O IRS pede que você abra a corporação no estado antes de pedir um EIN. A ordem usual:

1. Escolha o estado. Em geral, o estado onde você mora e dirige o negócio.
2. Confira o nome e escolha um agente registrado com endereço físico nesse estado.
3. Entregue os articles of incorporation (Delaware: certificate of incorporation; Texas: certificate of formation) e pague a taxa do estado.
4. Adote o regimento interno e tome as primeiras decisões do conselho: administradores, diretores, emissão de ações, conta bancária, ano fiscal.
5. Emita as ações dos fundadores, receba o que cada fundador paga e registre no livro de ações.
6. Obtenha o EIN no IRS. É gratuito.
7. Abra uma conta bancária em nome da corporação.
8. Decida sobre o regime de corporação S. Se quiser, entregue o Form 2553 dentro do prazo.
9. Registre-se em qualquer outro estado onde a corporação faz negócios.
10. Coloque os primeiros prazos no calendário: o relatório e o imposto do estado, o imposto estimado, a folha de pagamento se os proprietários trabalham no negócio, e o primeiro Form 1120 ou 1120-S.

O que torna o caso mais difícil: dois ou mais fundadores (quem é dono do quê, quanto cada um paga, se as ações têm vesting); bens ou um negócio existente levados para dentro em troca de ações (um teste de controle decide se isso é tributado); um estado de abertura diferente de onde você trabalha (taxas, relatórios e impostos de dois estados); o regime de corporação S (um prazo curto, o consentimento de todos os acionistas, e nenhuma corporação, sociedade de pessoas ou estrangeiro não residente como proprietário); e proprietários que trabalham no negócio (diretores pagos por serviços são empregados, então a folha de pagamento começa com o primeiro salário).

O que reunir antes de entregar:

• O nome da corporação, com um nome reserva.
• O nome do agente registrado e o endereço físico dele no estado.
• Quantas ações autorizar, e o valor nominal delas ou a indicação de que não têm valor nominal.
• Nomes e endereços dos administradores e diretores.
• O número de ações de cada fundador, o preço e com o que pagam: dinheiro ou bens.
• Para bens: o custo, o custo-base fiscal (tax basis), o valor atual e qualquer dívida sobre eles.
• O número de Social Security ou ITIN da parte responsável para o EIN.
• A data em que a corporação passa a ter proprietários, ativos ou atividade empresarial, e o ano fiscal que você quer.

Em que estado você deve abrir a corporação?

Em geral, no estado onde o negócio opera. Uma corporação aberta em um estado que faz negócios em outro geralmente precisa se registrar lá também, então paga taxas, entrega relatórios e pode dever imposto nos dois. Delaware, por exemplo, exige que toda corporação aberta lá entregue um relatório anual, e a maioria pague franchise tax, mesmo que opere em outro lugar (Delaware Division of Corporations).

A escolha em si está em em que estado abrir a empresa, e a entrega no estado de origem em registro em outro estado.

O que vai nos articles of incorporation, e quanto custa abrir uma corporação?

Os articles são uma entrega pública curta. Os estados pedem praticamente os mesmos itens centrais, embora os formulários difiram:

Fontes: Delaware Code, title 8, seção 102 e as instruções do Form 201 do Texas. Para saber quem pode ser agente, veja agente registrado.

A taxa de entrega no estado é o principal custo fixo. Três exemplos:

Some um agente registrado, se contratar um, e o relatório e o imposto anuais do estado na tabela mais abaixo. O EIN não custa nada: o IRS nunca cobra por ele. Em Delaware, o número de ações autorizadas pode determinar o franchise tax anual; veja franchise tax de Delaware.

Regimento interno e as primeiras decisões do conselho: o que precisa ser aprovado?

O regimento interno são as regras internas da corporação; não é entregue ao estado. Depois da entrega, o incorporador, ou os administradores iniciais se os articles os nomeiam, adotam o regimento interno e elegem os administradores, e os administradores nomeiam os diretores. Em Delaware isso acontece em uma reunião de organização ou por consentimento escrito (Delaware Code, seções 107–109). Outros estados têm regras parecidas.

As primeiras decisões costumam abranger:

• O regimento interno, incluindo o número de administradores.
• Administradores. Delaware exige um ou mais, cada um pessoa física, que não precisam ser donos de ações (seção 141).
• Diretores, como presidente, secretário e tesoureiro. Em Delaware, uma pessoa pode ocupar vários cargos, a menos que o certificado ou o regimento interno digam o contrário, e um diretor guarda as atas (seção 142).
• A emissão de ações: quem recebe quantas ações, a que preço, pagas com o quê.
• A conta bancária e quem pode assinar.
• O ano fiscal. Uma corporação geralmente adota seu ano fiscal ao entregar a primeira declaração federal nele (Publication 542). Uma corporação S, ou uma corporação de serviços pessoais (principalmente serviços de saúde, direito, contabilidade, consultoria ou semelhantes prestados por seus proprietários-empregados), deve usar o ano-calendário, a menos que mostre uma finalidade empresarial para outro (seção 1378; Publication 542) ou faça uma opção separada para usar outro ano (instruções do Form 2553).
• O pedido do EIN e, se desejada, a opção pelo regime de corporação S.

Guarde os consentimentos assinados ou as atas junto com o livro de ações. São o registro que um banco, um preparador de impostos ou um comprador futuro pode pedir para ver.

Como emitir as ações dos fundadores, e levar bens para a corporação gera imposto?

Ações autorizadas são o teto dos articles; ações emitidas são as que o conselho de fato vende aos proprietários. Emitir só uma parte, como 1.000 de 10.000, deixa espaço para proprietários futuros sem alterar os articles.

O conselho decide o preço e o que aceita: dinheiro, bens ou outro benefício para a corporação (Delaware Code, seção 152). Ações com valor nominal não podem ser emitidas por menos que o valor nominal (seção 153; o Texas diz o mesmo nas instruções do Form 201). Registre cada emissão no livro de ações: titular, número de ações, data e o que foi pago. Ações que nunca foram emitidas formalmente, ou nunca foram pagas, deixam a propriedade incerta justamente quando a opção pelo regime de corporação S, um banco ou um comprador precisa dela definida.

Ações recebidas por trabalho, ou ações com vesting, seguem regras diferentes; veja ações de fundadores com vesting.

Bens em troca de ações: o teste de controle da seção 351

Levar bens para uma corporação em troca apenas de suas ações geralmente não é tributado quando as pessoas que transferem os bens, em conjunto, controlam a corporação logo depois: pelo menos 80% do poder de voto e de cada outra classe de ações (seção 351(a); seção 368(c)). Aplica-se quer a corporação seja nova ou já esteja funcionando (Publication 542).

O que muda o resultado:

• Dinheiro ou outros bens de volta da corporação são tributados até o valor do ganho (seção 351(b)).
• Dívida que a corporação assume é tributada como ganho na medida em que supera o custo-base fiscal total dos bens transferidos, e conta como dinheiro de volta se a transferência dela não teve finalidade empresarial ou foi feita principalmente para evitar imposto (seção 357(b) e (c)).
• Trabalho não é bem. Ações emitidas por serviços não contam para a troca (seção 351(d)).

Sem dinheiro de volta e sem dívida assumida, as ações do proprietário assumem o custo-base fiscal que ele tinha nos bens, e a corporação geralmente também; bens que valem menos que o custo-base têm limites especiais (seção 362(e)). A corporação e quem transfere anexam às suas declarações do ano da troca a declaração exigida pela seção 1.351-3 dos Treasury Regulations (Publication 542). Para os lançamentos contábeis, veja como montar a escrituração contábil de uma nova corporação.

Quando sai o EIN, e quem é a parte responsável?

Faça o pedido depois que o estado aprovar a corporação; pedir antes pode atrasar o EIN. O pedido online é gratuito e emite o número na hora se o local principal de negócios da corporação fica nos EUA e a parte responsável tem número de Social Security ou ITIN. Caso contrário, peça por fax ou correio, ou por telefone se a corporação não tem escritório nem local de negócios nos EUA; veja um EIN sem SSN.

A parte responsável é a pessoa física que, em última instância, é dona ou controla a corporação e dirige seus fundos e ativos. Precisa ser uma pessoa, não uma empresa. O IRS emite um EIN por parte responsável por dia, e uma mudança de parte responsável deve ser informada no Form 8822-B em até 60 dias (instruções do Form SS-4).

No pedido você indica a declaração que a corporação vai entregar. Escrever “1120-S” ali não faz a opção pelo regime de corporação S: até o Form 2553 ser recebido e aprovado, o IRS trata a corporação como declarante do Form 1120 (instruções do Form SS-4).

Corporação C ou opção pelo regime de corporação S: quando vence o Form 2553?

Uma corporação nova é uma corporação C, a menos que entregue o Form 2553. Uma corporação C paga imposto federal de 21% sobre o lucro, e os acionistas são tributados de novo sobre os dividendos (IRS). A renda de uma corporação S passa, em vez disso, para as declarações pessoais dos acionistas (IRS). Para se qualificar, ela deve ser uma corporação doméstica com no máximo 100 acionistas, somente acionistas elegíveis (pessoas físicas, espólios, certos trusts e organizações isentas; nenhuma corporação, sociedade de pessoas ou estrangeiro não residente) e uma única classe de ações (instruções do Form 2553). Qual regime serve está em corporação C ou corporação S, e quem pode ser dono de uma em elegibilidade para corporação S.

O prazo é de no máximo 2 meses e 15 dias depois do início do ano fiscal que a opção deve cobrir (instruções do Form 2553). Para uma corporação nova, o primeiro ano fiscal começa na primeira das datas em que ela teve acionistas, teve ativos ou começou a fazer negócios. Uma opção entregue antes dessa data não é válida.

• Data de exemplo das instruções do IRS: um primeiro ano fiscal que começa em 7 de janeiro dá uma janela de 7 de janeiro a 21 de março.
• Perdeu o prazo: a opção geralmente começa no ano fiscal seguinte, a menos que se aplique o alívio para opção tardia; veja alívio para opção tardia pelo regime de corporação S.

Um diretor assina, e todos os acionistas consentem, inclusive um cônjuge que tenha participação em bens comunitários nas ações (instruções do Form 2553). Como entregar e confirmar a aceitação está em corporação S desde o primeiro dia. Alguns estados, entre eles Nova York, exigem uma opção estadual própria (instruções do Form CT-6 de Nova York); veja opção estadual pelo regime de corporação S.

O que o estado quer depois que você abre a corporação?

A maioria dos estados quer um relatório anual ou a cada dois anos, e muitos cobram um franchise tax ou imposto mínimo, quer a corporação tenha lucro ou não. Os nomes e as datas variam por estado; três exemplos:

Fontes: Secretaria de Estado da Califórnia, períodos de entrega da Califórnia, California Franchise Tax Board e sua página de corporações S, Delaware, Comptroller do Texas, seus requisitos de entrega e suas regras do primeiro relatório.

Perder esses prazos tem custo. Delaware cobra $200 por um relatório anual atrasado, mais juros. Na Califórnia, um Statement of Information não entregue pode gerar multa de $250 e suspensão. No Texas, se um relatório ou imposto não entregue leva à perda do registro (forfeiture), cada diretor e administrador responde pessoalmente pelas dívidas da corporação contraídas no Texas desde a data de vencimento até a corporação ser reativada (Texas Tax Code seção 171.255). Mais detalhes: imposto mínimo da Califórnia, franchise tax de Delaware e franchise tax do Texas. Uma corporação registrada em um segundo estado também deve os relatórios desse estado.

O que uma corporação nova entrega ao IRS no primeiro ano?

Três obrigações federais começam no primeiro ano:

• Uma declaração, mesmo sem renda. Toda corporação doméstica entrega o Form 1120, tenha ou não renda tributável (instruções do Form 1120), geralmente até o 15º dia do quarto mês depois do fim do ano: 15 de abril do ano seguinte para o ano-calendário. Uma corporação S entrega, em vez disso, o Form 1120-S, até 15 de março para o ano-calendário. Se ela é aberta no fim do ano, veja primeiro ano fiscal de uma empresa nova.
• Imposto estimado. Uma corporação C que espera dever $500 ou mais no ano paga parcelas até o 15º dia do quarto, sexto, nono e décimo segundo meses, geralmente pelo EFTPS, o sistema eletrônico de pagamento do Tesouro (Publication 542). Veja imposto estimado do primeiro ano de uma corporação nova; para uma corporação S, veja pagamentos de imposto estimado de corporação S.
• Folha de pagamento se os proprietários trabalham no negócio. Um diretor da corporação que presta serviços e é pago, ou tem direito a pagamento, é um empregado, e o pagamento é salário sujeito a retenção e a impostos sobre a folha. Ser dono de ações não muda isso, e os tribunais trataram como salário as distribuições pagas no lugar de salário a proprietários de corporações S que trabalham no negócio (IRS). Quem é responsável por recolher os impostos retidos e deliberadamente deixa de fazê-lo pode responder pessoalmente pelo valor total não pago, a penalidade de recuperação de imposto retido (trust fund recovery penalty) (Publication 542). Veja como montar a folha de pagamento e salário do proprietário de corporação S.

A taxa do estado e os custos jurídicos de abrir a corporação são despesas de organização, com regras de dedução próprias; veja como montar a escrituração contábil de uma nova corporação.

Uma corporação nova entrega o relatório BOI?

Não. Pela regra final da FinCEN, as empresas constituídas nos EUA estão isentas do relatório de informações sobre beneficiários finais; só certas empresas estrangeiras registradas para operar em um estado americano ainda reportam (FinCEN). Veja relatório BOI: quem ainda entrega.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Uma prestadora de serviços no Texas opta pelo regime de corporação S desde o primeiro dia

Uma prestadora de serviços de Austin entrega um certificate of formation ao Texas e paga a taxa de $300. Em 10 de março ela recebe o EIN, e o consentimento do conselho emite 1.000 das 10.000 ações autorizadas para ela por US$1.000, que ela deposita na nova conta da corporação no mesmo dia.

A corporação passa a ter acionista e ativos em 10 de março e não fez negócios antes, então o primeiro ano fiscal começa nessa data. O período de dois meses termina em 9 de maio, e 15 dias depois é 24 de maio. Ela entrega o Form 2553 em 20 de abril, então o regime de corporação S pode valer desde o primeiro dia assim que o IRS o aceitar. Ela se coloca na folha de pagamento antes de retirar qualquer distribuição e entrega o relatório do Texas todo 15 de maio, a partir do ano seguinte ao da abertura.

Dois cofundadores levam equipamentos e dinheiro em troca de ações

Dois cofundadores que nunca tiveram um negócio juntos abrem a corporação no estado onde moram. A Fundadora A transfere equipamentos que valem US$20.000, com custo-base fiscal de US$8.000 e sem dívida sobre eles, por 2.000 ações. O Fundador B paga US$20.000 em dinheiro por 2.000 ações.

Logo depois da troca, os dois transferentes são donos de 100% das ações, acima da linha de controle de 80%. A não é tributada sobre os US$12.000 de ganho embutidos no equipamento. As ações dela e o custo-base da corporação no equipamento são, ambos, de US$8.000. Se A tivesse ficado com 1.500 ações e US$5.000 em dinheiro, seria tributada sobre US$5.000 do ganho; as ações dela ainda teriam custo-base de US$8.000, e o equipamento, de US$13.000. A corporação e os dois fundadores anexam a declaração da troca às suas declarações.

Uma proprietária de Nova York abre a corporação em Delaware

Uma proprietária de Nova York abre uma corporação em Delaware com 5.000 ações autorizadas e dirige o negócio a partir de Nova York. Todo ano, até 1º de março, Delaware quer um relatório anual (taxa de $50) e o franchise tax (mínimo de $175 pelo método das ações autorizadas), e a corporação mantém um agente registrado em Delaware.

Antes de fazer negócios em Nova York, ela entrega lá uma Application for Authority (taxa de US$225, com um certificado de existência de Delaware com data dentro do último ano); entregar depois de começar exigiria também o consentimento da New York State Tax Commission. Depois ela faz as entregas de imposto corporativo de Nova York pelo negócio que dirige lá. O mesmo negócio aberto em Nova York dispensaria a camada de Delaware.

E se o seu caso for diferente?

• Você ainda não escolheu entre LLC e corporação: compare LLC ou corporação C, ou veja como abrir uma LLC.
• Você está decidindo sobre o regime de corporação S, ou a data do Form 2553 está perto: leia corporação C ou corporação S e corporação S desde o primeiro dia, e busque ajuda para abrir sua empresa antes de a janela fechar.
• Você abriu em um estado e trabalha em outro: veja registro em outro estado e busque ajuda para abrir sua empresa para organizar as entregas dos dois estados.
• Você vai captar capital de risco em uma corporação de Delaware: veja corporação C de Delaware para uma startup e ações de fundadores com vesting.
• Um fundador não é cidadão americano nem residente fiscal dos EUA: uma corporação com um acionista estrangeiro não residente não pode ser corporação S, qualquer que seja o visto; veja elegibilidade para corporação S e corporação C de Delaware para fundador não residente.
• Você já dirige o negócio, ou os fundadores vão levar bens para dentro: veja como mudar a estrutura do seu negócio e confira o teste de controle com ajuda para abrir sua empresa antes da transferência.
• Você tem uma licença profissional: seu estado pode exigir uma corporação profissional com articles próprios; veja LLC profissional ou corporação profissional.
• A primeira folha de pagamento ou a primeira declaração está chegando: veja depois de abrir sua empresa, como montar a escrituração contábil de uma nova corporação e como montar a folha de pagamento; busque escrituração contábil desde o primeiro depósito e ajuda com a declaração da empresa para o primeiro Form 1120 ou 1120-S.