Unternehmen als Kapitalgesellschaft gründen: Articles, Aktien, EIN, S-Wahl

Ein Unternehmen als Kapitalgesellschaft gründen: Welche Schritte gibt es, und in welcher Reihenfolge?

Sie gründen eine Kapitalgesellschaft durch Einreichung bei einem Bundesstaat; die Schritte beim IRS folgen, nachdem der Bundesstaat sie genehmigt hat. Der IRS verlangt, dass Sie die Kapitalgesellschaft beim Bundesstaat gründen, bevor Sie eine EIN beantragen. Die übliche Reihenfolge:

1. Wählen Sie den Bundesstaat. In der Regel der Staat, in dem Sie leben und das Geschäft führen.
2. Prüfen Sie den Namen und bestimmen Sie einen Registered Agent mit Straßenadresse in diesem Bundesstaat.
3. Reichen Sie die Gründungsurkunde (Articles of Incorporation) ein (Delaware: Certificate of Incorporation; Texas: Certificate of Formation) und zahlen Sie die Gebühr des Bundesstaates.
4. Beschließen Sie die Satzung (Bylaws) und fassen Sie die ersten Beschlüsse des Verwaltungsrats (Board): Direktoren, Officers, Ausgabe von Aktien, Bankkonto, Steuerjahr.
5. Geben Sie die Gründeranteile aus, nehmen Sie ein, was jeder Gründer zahlt, und tragen Sie es ins Aktienbuch ein.
6. Beantragen Sie die EIN beim IRS. Sie ist kostenlos.
7. Eröffnen Sie ein Bankkonto auf den Namen der Kapitalgesellschaft.
8. Entscheiden Sie über den S-Status. Wenn Sie ihn wollen, reichen Sie Form 2553 innerhalb ihrer Frist ein.
9. Registrieren Sie sich in jedem weiteren Bundesstaat, in dem die Kapitalgesellschaft tätig ist.
10. Tragen Sie die ersten Fristen in den Kalender ein: Bericht und Steuer des Bundesstaates, Vorauszahlungen, Lohnabrechnung, wenn Eigentümer im Geschäft arbeiten, und die erste Form 1120 oder 1120-S.

Was es schwieriger macht: zwei oder mehr Gründer (wem was gehört, was jeder zahlt, ob Aktien unverfallbar werden); Vermögen oder ein bestehendes Geschäft, das gegen Aktien eingebracht wird (ein Kontrolltest entscheidet, ob das besteuert wird); ein Gründungsstaat, der nicht der Arbeitsstaat ist (Gebühren, Berichte und Steuern zweier Staaten); der S-Status (eine kurze Frist, die Zustimmung jedes Aktionärs, und keine Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften oder nicht in den USA ansässigen Ausländer als Eigentümer); und Eigentümer, die im Geschäft arbeiten (für Leistungen bezahlte Officers sind Arbeitnehmer, die Lohnabrechnung beginnt also mit dem ersten Gehalt).

Das sollten Sie vor der Einreichung bereithalten:

• Den Namen der Kapitalgesellschaft, mit einer Ausweichmöglichkeit.
• Name und Straßenadresse des Registered Agents im Bundesstaat.
• Wie viele Aktien genehmigt werden sollen, und ihr Nennwert oder dass sie keinen haben.
• Namen und Adressen der Direktoren und Officers.
• Aktienzahl, Preis und Zahlungsmittel jedes Gründers: Bargeld oder Vermögen.
• Bei Vermögen: seine Kosten, Anschaffungskosten (Basis) für die Steuer, aktueller Wert und etwaige Schulden darauf.
• Social-Security-Nummer oder ITIN der verantwortlichen Person für die EIN.
• Das Datum, an dem die Kapitalgesellschaft erstmals Eigentümer, Vermögen oder Geschäftstätigkeit hat, und das gewünschte Steuerjahr.

In welchem Bundesstaat sollten Sie gründen?

In der Regel in dem Staat, in dem das Geschäft tätig ist. Eine in einem Staat gegründete Kapitalgesellschaft, die in einem anderen Geschäfte macht, muss sich in der Regel auch dort registrieren, zahlt also Gebühren, reicht Berichte ein und schuldet möglicherweise in beiden Staaten Steuer. Delaware verlangt zum Beispiel von jeder dort gegründeten Kapitalgesellschaft einen Jahresbericht und von den meisten Franchise Tax (Gebühr für das Recht zur Geschäftstätigkeit im Bundesstaat), auch wenn sie anderswo tätig sind (Delaware Division of Corporations).

Die Wahl selbst steht unter in welchem Bundesstaat gründen, die Einreichung im Heimatstaat unter Registrierung in einem anderen Bundesstaat.

Was gehört in die Articles of Incorporation, und was kostet die Gründung?

Die Articles sind eine kurze öffentliche Einreichung. Die Staaten verlangen im Kern dieselben Angaben, auch wenn die Formulare abweichen:

Quellen: Delaware Code, Title 8, Section 102 und die Anleitung zu Texas Form 201. Wer als Agent tätig sein darf, steht unter Registered Agent.

Die Gebühr des Bundesstaates für die Einreichung ist der wichtigste feste Kostenpunkt. Drei Beispiele:

Rechnen Sie einen Registered Agent hinzu, wenn Sie einen beauftragen, sowie den jährlichen Bericht und die Steuer des Bundesstaates in der Tabelle weiter unten. Die EIN kostet nichts: Der IRS erhebt dafür nie eine Gebühr. In Delaware kann die Zahl der genehmigten Aktien die jährliche Franchise Tax bestimmen; siehe Franchise Tax in Delaware.

Satzung und erste Beschlüsse des Verwaltungsrats: Was muss genehmigt werden?

Die Satzung (Bylaws) enthält die internen Regeln der Kapitalgesellschaft; sie wird nicht beim Bundesstaat eingereicht. Nach der Einreichung beschließen der Incorporator oder, wenn die Articles sie nennen, die ersten Direktoren die Satzung und wählen Direktoren, und die Direktoren bestellen die Officers. In Delaware geschieht das auf einer Gründungsversammlung oder durch schriftlichen Beschluss (Delaware Code, Sections 107–109). Andere Staaten haben ähnliche Regeln.

Die ersten Beschlüsse umfassen in der Regel:

• Die Satzung, einschließlich der Zahl der Direktoren.
• Direktoren. Delaware verlangt einen oder mehrere, jeweils eine natürliche Person, die keine Aktien besitzen muss (Section 141).
• Officers, etwa President, Secretary und Treasurer. In Delaware kann eine Person mehrere Ämter innehaben, sofern Urkunde oder Satzung nichts anderes sagen, und ein Officer führt das Protokoll (Section 142).
• Ausgabe von Aktien: wer wie viele Aktien erhält, zu welchem Preis, bezahlt womit.
• Das Bankkonto und wer zeichnen darf.
• Das Steuerjahr. Eine Kapitalgesellschaft wählt ihr Steuerjahr in der Regel, indem sie ihre erste Bundeserklärung darauf einreicht (Publication 542). Eine S Corporation oder eine Personal Service Corporation (vor allem Gesundheits-, Rechts-, Buchhaltungs-, Beratungs- oder ähnliche Leistungen ihrer Eigentümer-Arbeitnehmer) muss ein Kalenderjahr verwenden, es sei denn, sie weist einen geschäftlichen Grund für ein anderes nach (Section 1378; Publication 542) oder trifft eine gesonderte Wahl für ein anderes Jahr (Anleitung zu Form 2553).
• Der Antrag auf die EIN und, falls gewünscht, die S-Wahl.

Bewahren Sie die unterschriebenen Beschlüsse oder Protokolle mit dem Aktienbuch auf. Sie sind der Nachweis, den eine Bank, ein Ersteller der Steuererklärung oder ein späterer Käufer sehen möchte.

Wie geben Sie Gründeranteile aus, und löst die Einbringung von Vermögen Steuer aus?

Genehmigte Aktien sind die Obergrenze in den Articles; ausgegebene Aktien sind die, die der Verwaltungsrat tatsächlich an Eigentümer verkauft. Wer nur einen Teil ausgibt, etwa 1.000 von 10.000, lässt Platz für spätere Eigentümer, ohne die Articles zu ändern.

Der Verwaltungsrat entscheidet über den Preis und darüber, was er annimmt: Bargeld, Vermögen oder einen anderen Vorteil für die Kapitalgesellschaft (Delaware Code, Section 152). Aktien mit Nennwert dürfen nicht unter dem Nennwert ausgegeben werden (Section 153; Texas sagt dasselbe in seiner Anleitung zu Form 201). Tragen Sie jede Ausgabe ins Aktienbuch ein: Inhaber, Aktienzahl, Datum und was gezahlt wurde. Aktien, die nie förmlich ausgegeben oder nie bezahlt wurden, lassen das Eigentum gerade dann unklar, wenn die S-Wahl, eine Bank oder ein Käufer es geklärt braucht.

Aktien, die für Arbeit erhalten werden, oder Aktien mit Unverfallbarkeit folgen anderen Regeln; siehe Gründeranteile mit Unverfallbarkeit.

Vermögen gegen Aktien: der Kontrolltest nach Section 351

Die Einbringung von Vermögen in eine Kapitalgesellschaft ausschließlich gegen deren Aktien wird in der Regel nicht besteuert, wenn die Personen, die Vermögen einbringen, als Gruppe die Kapitalgesellschaft unmittelbar danach kontrollieren: mindestens 80 % der Stimmrechte und jeder anderen Aktiengattung (Section 351(a); Section 368(c)). Das gilt, ob die Kapitalgesellschaft neu ist oder schon läuft (Publication 542).

Was das Ergebnis ändert:

• Bargeld oder anderes Vermögen zurück von der Kapitalgesellschaft wird bis zur Höhe des Gewinns besteuert (Section 351(b)).
• Schulden, die die Kapitalgesellschaft übernimmt, werden als Gewinn besteuert, soweit sie die gesamten Anschaffungskosten (Basis) des übertragenen Vermögens für die Steuer übersteigen, und zählen als Bargeld zurück, wenn ihre Übertragung keinen geschäftlichen Zweck hatte oder vor allem der Steuervermeidung diente (Section 357(b) und (c)).
• Arbeit ist kein Vermögen. Für Leistungen ausgegebene Aktien zählen nicht für den Tausch (Section 351(d)).

Ohne Bargeld zurück und ohne übernommene Schulden übernehmen die Aktien des Eigentümers dessen steuerliche Anschaffungskosten (Basis) für das Vermögen, und die Kapitalgesellschaft in der Regel ebenfalls; Vermögen, das weniger wert ist als seine Basis, unterliegt besonderen Grenzen (Section 362(e)). Die Kapitalgesellschaft und die Einbringenden fügen ihren Erklärungen für das Jahr des Tauschs die Erklärung bei, die Treasury Regulations Section 1.351-3 verlangt (Publication 542). Für die Buchungen siehe Buchhaltung für eine neue Kapitalgesellschaft einrichten.

Wann erhalten Sie die EIN, und wer ist die verantwortliche Person?

Beantragen Sie sie, nachdem der Bundesstaat die Kapitalgesellschaft genehmigt hat; ein früherer Antrag kann die EIN verzögern. Der Online-Antrag ist kostenlos und vergibt die Nummer sofort, wenn der Hauptsitz der Kapitalgesellschaft in den USA liegt und die verantwortliche Person eine Social-Security-Nummer oder ITIN hat. Andernfalls beantragen Sie per Fax oder Post, oder per Telefon, wenn die Kapitalgesellschaft kein Büro und keinen Geschäftssitz in den USA hat; siehe eine EIN ohne SSN.

Die verantwortliche Person ist die Einzelperson, der die Kapitalgesellschaft letztlich gehört oder die sie kontrolliert und über ihre Mittel und Vermögenswerte verfügt. Es muss eine Person sein, kein Unternehmen. Der IRS vergibt pro verantwortlicher Person und Tag eine EIN, und ein Wechsel der verantwortlichen Person muss innerhalb von 60 Tagen auf Form 8822-B gemeldet werden (Anleitung zu Form SS-4).

Im Antrag nennen Sie die Erklärung, die die Kapitalgesellschaft einreichen wird. „1120-S“ dort zu schreiben, ist keine S-Wahl: Bis Form 2553 eingegangen und genehmigt ist, behandelt der IRS die Kapitalgesellschaft als Einreicher von Form 1120 (Anleitung zu Form SS-4).

C Corporation oder S-Wahl: Wann ist Form 2553 fällig?

Eine neue Kapitalgesellschaft ist eine C Corporation, es sei denn, sie reicht Form 2553 ein. Eine C Corporation zahlt Bundessteuer von 21 % auf ihren Gewinn, und Aktionäre werden auf Dividenden erneut besteuert (IRS). Die Einkünfte einer S Corporation gehen stattdessen in die persönlichen Erklärungen der Aktionäre ein (IRS). Um sich zu qualifizieren, muss sie eine inländische Kapitalgesellschaft mit höchstens 100 Aktionären sein, nur zulässige Aktionäre haben (Einzelpersonen, Nachlässe, bestimmte Trusts und befreite Organisationen; keine Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften oder nicht in den USA ansässigen Ausländer) und eine Aktiengattung (Anleitung zu Form 2553). Welcher Status passt, steht unter C Corporation oder S Corporation, wer Eigentümer sein darf, unter Voraussetzungen für eine S Corporation.

Die Frist beträgt höchstens 2 Monate und 15 Tage nach Beginn des Steuerjahres, das die Wahl abdecken soll (Anleitung zu Form 2553). Bei einer neuen Kapitalgesellschaft beginnt das erste Steuerjahr an dem frühesten der Tage, an denen sie erstmals Aktionäre hatte, erstmals Vermögen hatte oder ihre Geschäftstätigkeit aufnahm. Eine vor diesem Tag eingereichte Wahl ist nicht gültig.

• Rechenbeispiel aus der IRS-Anleitung: Ein erstes Steuerjahr, das am 7. Januar beginnt, ergibt ein Zeitfenster vom 7. Januar bis zum 21. März.
• Versäumt: Die Wahl gilt in der Regel ab dem nächsten Steuerjahr, es sei denn, eine Entlastung für verspätete Wahlen greift; siehe Entlastung bei verspäteter S-Wahl.

Ein Officer unterschreibt, und jeder Aktionär stimmt zu, auch ein Ehepartner, der ein Community-Property-Interesse an den Aktien hat (Anleitung zu Form 2553). Einreichung und Bestätigung der Annahme stehen unter S Corporation von Tag eins. Manche Staaten, darunter New York, verlangen eine eigene S-Wahl (Anleitung zu New York Form CT-6); siehe S-Wahl auf Ebene des Bundesstaates.

Was verlangt der Bundesstaat nach der Gründung?

Die meisten Staaten verlangen einen jährlichen oder alle zwei Jahre fälligen Bericht, und viele erheben eine Franchise oder Mindeststeuer, ob die Kapitalgesellschaft Gewinn macht oder nicht. Namen und Termine unterscheiden sich je Bundesstaat; drei Beispiele:

Quellen: California Secretary of State, Fristen in Kalifornien, California Franchise Tax Board und seine Seite zur S Corporation, Delaware, Texas Comptroller, seine Einreichungspflichten und seine Regeln zum ersten Bericht.

Ein Versäumnis hat seinen Preis. Delaware erhebt für einen verspäteten Jahresbericht $200 plus Zinsen. In Kalifornien kann ein versäumtes Statement of Information einen Strafzuschlag von $250 und die Aussetzung nach sich ziehen. Führt in Texas ein versäumter Bericht oder eine versäumte Steuer zum Verfall, haftet jeder Officer und Direktor persönlich für in Texas begründete Verbindlichkeiten der Kapitalgesellschaft vom Fälligkeitstag bis zur Wiederherstellung (Texas Tax Code Section 171.255). Mehr dazu: Mindeststeuer in Kalifornien, Franchise Tax in Delaware und Franchise Tax in Texas. Eine in einem zweiten Staat registrierte Kapitalgesellschaft schuldet auch die Berichte dieses Staates.

Was reicht eine neue Kapitalgesellschaft im ersten Jahr beim IRS ein?

Drei Bundespflichten beginnen im ersten Jahr:

• Eine Erklärung, auch ohne Einkünfte. Jede inländische Kapitalgesellschaft reicht Form 1120 ein, ob sie steuerpflichtiges Einkommen hat oder nicht (Anleitung zu Form 1120), in der Regel bis zum 15. Tag des vierten Monats nach dem Jahresende: 15. April des Folgejahres bei einem Kalenderjahr. Eine S Corporation reicht stattdessen Form 1120-S ein, bei einem Kalenderjahr bis 15. März. Wird sie spät im Jahr gegründet, siehe das erste Steuerjahr eines neuen Unternehmens.
• Vorauszahlungen (Estimated Tax). Eine C Corporation, die für das Jahr $500 oder mehr schuldet, zahlt Raten bis zum 15. Tag des vierten, sechsten, neunten und zwölften Monats, in der Regel über EFTPS, das elektronische Zahlungssystem des Finanzministeriums (Treasury) (Publication 542). Siehe Vorauszahlungen im ersten Jahr einer neuen Kapitalgesellschaft; bei einer S Corporation siehe Vorauszahlungen einer S Corporation.
• Lohnabrechnung, wenn Eigentümer im Geschäft arbeiten. Ein Officer, der Leistungen erbringt und bezahlt wird oder Anspruch auf Bezahlung hat, ist Arbeitnehmer, und die Bezahlung ist Lohn, auf den Einbehalt und Lohnsteuern anfallen. Der Besitz von Aktien ändert das nicht, und Gerichte haben Ausschüttungen, die anstelle von Löhnen an im Geschäft arbeitende Eigentümer einer S Corporation gezahlt wurden, als Löhne behandelt (IRS). Eine Person, die für die Abführung einbehaltener Steuern verantwortlich ist und dies vorsätzlich unterlässt, kann persönlich für den gesamten unbezahlten Betrag haften, die Trust Fund Recovery Penalty (Publication 542). Siehe Lohnabrechnung einrichten und Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.

Gebühr des Bundesstaates und Rechtskosten der Gründung der Kapitalgesellschaft sind Gründungskosten (Organizational Costs) mit eigenen Abzugsregeln; siehe Buchhaltung für eine neue Kapitalgesellschaft einrichten.

Muss eine neue Kapitalgesellschaft eine BOI-Meldung einreichen?

Nein. Nach der endgültigen Regel von FinCEN sind in den USA gegründete Unternehmen von der Meldung wirtschaftlich Berechtigter befreit; nur bestimmte ausländische Unternehmen, die in einem US-Bundesstaat zur Geschäftstätigkeit registriert sind, melden noch (FinCEN). Siehe BOI-Meldung: wer noch einreicht.

Beispiel

Diese Beispiele sind erfunden; die Beträge sind in US-Dollar.

Eine Auftragnehmerin in Texas wählt den S-Status von Tag eins an

Eine Auftragnehmerin in Austin reicht ein Certificate of Formation in Texas ein und zahlt die Gebühr von $300. Am 10. März erhält sie die EIN, und der Beschluss des Verwaltungsrats gibt ihr 1.000 der 10.000 genehmigten Aktien für US$1.000, die sie am selben Tag auf das neue Konto der Kapitalgesellschaft einzahlt.

Die Kapitalgesellschaft hat am 10. März erstmals einen Aktionär und Vermögen und war vorher nicht geschäftlich tätig, daher beginnt ihr erstes Steuerjahr dann. Die Frist von zwei Monaten endet am 9. Mai, und 15 Tage später ist der 24. Mai. Sie reicht Form 2553 am 20. April ein, sodass der S-Status ab dem ersten Tag gelten kann, sobald der IRS ihn annimmt. Sie nimmt sich in die Lohnabrechnung auf, bevor sie eine Ausschüttung entnimmt, und reicht den Bericht von Texas jedes Jahr am 15. Mai ein, beginnend im Jahr nach der Gründung.

Zwei Mitgründer bringen Ausrüstung und Bargeld gegen Aktien ein

Zwei Mitgründer, die noch nicht zusammen im Geschäft waren, gründen in ihrem Heimatstaat eine Kapitalgesellschaft. Gründer A überträgt Ausrüstung im Wert von US$20.000 mit steuerlichen Anschaffungskosten von US$8.000 und ohne Schulden gegen 2.000 Aktien. Gründerin B zahlt US$20.000 bar für 2.000 Aktien.

Unmittelbar nach dem Tausch gehören den beiden Einbringenden 100 % der Aktien, über der Kontrollgrenze von 80 %. A wird auf den in der Ausrüstung steckenden Gewinn von US$12.000 nicht besteuert. Ihre Aktien und die Basis der Kapitalgesellschaft in der Ausrüstung betragen jeweils US$8.000. Hätte A stattdessen 1.500 Aktien und US$5.000 bar erhalten, würde sie auf US$5.000 des Gewinns besteuert; ihre Aktien hätten weiterhin eine Basis von US$8.000 und die Ausrüstung eine Basis von US$13.000. Die Kapitalgesellschaft und beide Gründer fügen ihren Erklärungen die Erklärung zum Tausch bei.

Ein Eigentümer in New York gründet in Delaware

Ein Eigentümer in New York gründet eine Kapitalgesellschaft in Delaware mit 5.000 genehmigten Aktien und führt das Geschäft von New York aus. Jedes Jahr bis zum 1. März verlangt Delaware einen Jahresbericht ($50 Gebühr) und Franchise Tax ($175 Mindestbetrag nach der Methode der genehmigten Aktien), und die Kapitalgesellschaft hält einen Registered Agent in Delaware.

Bevor sie in New York Geschäfte macht, reicht sie dort eine Application for Authority ein ($225 Gebühr, mit einer Bescheinigung über das Bestehen aus Delaware, die höchstens ein Jahr alt ist); eine Einreichung nach Geschäftsbeginn bräuchte zusätzlich die Zustimmung der New York State Tax Commission. Anschließend macht sie die Körperschaftsteuer-Einreichungen in New York für das dort geführte Geschäft. Dasselbe Geschäft, in New York gegründet, ließe die Ebene Delaware weg.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben sich noch nicht zwischen LLC und Kapitalgesellschaft entschieden: vergleichen Sie LLC oder C Corporation, oder siehe eine LLC gründen.
• Sie entscheiden über den S-Status, oder der Termin für Form 2553 ist nah: lesen Sie C Corporation oder S Corporation und S Corporation von Tag eins und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung, bevor die Frist abläuft.
• Sie haben in einem Bundesstaat gegründet und arbeiten in einem anderen: siehe Registrierung in einem anderen Bundesstaat und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung, um die Einreichungen beider Staaten einzurichten.
• Sie sammeln Risikokapital in einer Kapitalgesellschaft in Delaware ein: siehe Delaware C Corporation für ein Start-up und Gründeranteile mit Unverfallbarkeit.
• Ein Gründer ist weder US-Staatsbürger noch in den USA steuerlich ansässig: Eine Kapitalgesellschaft mit einem nicht in den USA ansässigen Ausländer als Aktionär kann keine S Corporation sein, unabhängig vom Visum; siehe Voraussetzungen für eine S Corporation und Delaware C Corporation für einen nicht ansässigen Gründer.
• Sie führen das Geschäft bereits, oder Gründer bringen Vermögen ein: siehe die Struktur Ihres Unternehmens ändern und prüfen Sie den Kontrolltest mit Hilfe bei der Unternehmensgründung, bevor Sie übertragen.
• Sie haben eine Berufszulassung: Ihr Bundesstaat verlangt möglicherweise eine Professional Corporation mit eigenen Articles; siehe Professional LLC oder Professional Corporation.
• Die erste Lohnabrechnung oder die erste Erklärung steht bevor: siehe nach der Gründung Ihres Unternehmens, Buchhaltung für eine neue Kapitalgesellschaft einrichten und Lohnabrechnung einrichten; holen Sie sich Buchhaltung ab der ersten Einzahlung und Hilfe bei der Unternehmenssteuer für die erste Form 1120 oder 1120-S.