Cách thành lập công ty (incorporate): điều lệ, cổ phần, EIN, lựa chọn S

Cách thành lập công ty: các bước theo thứ tự là gì?

Bạn tạo ra công ty bằng cách nộp hồ sơ cho một tiểu bang; các bước với IRS đến sau khi tiểu bang chấp thuận. IRS yêu cầu bạn lập công ty với tiểu bang trước khi xin EIN. Thứ tự thông thường:

1. Chọn tiểu bang. Thường là tiểu bang nơi bạn sống và điều hành doanh nghiệp.
2. Kiểm tra tên và chọn đại diện đăng ký có địa chỉ đường phố trong tiểu bang đó.
3. Nộp điều lệ thành lập (Delaware: certificate of incorporation; Texas: certificate of formation) và trả lệ phí tiểu bang.
4. Thông qua quy chế nội bộ và thực hiện các quyết định đầu tiên của hội đồng quản trị: giám đốc, cán bộ điều hành, phát hành cổ phần, tài khoản ngân hàng, năm thuế.
5. Phát hành cổ phần cho nhà sáng lập, thu số tiền mỗi nhà sáng lập trả, và ghi vào sổ cổ phần.
6. Xin EIN từ IRS. Việc này miễn phí.
7. Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty.
8. Quyết định có chọn tư cách S không. Nếu muốn, hãy nộp Form 2553 trong thời hạn của nó.
9. Đăng ký ở bất kỳ tiểu bang nào khác nơi công ty kinh doanh.
10. Ghi các hạn đầu tiên vào lịch: báo cáo và thuế của tiểu bang, thuế nộp tạm tính, thuế lương nếu các chủ sở hữu làm việc trong doanh nghiệp, và Form 1120 hoặc 1120-S đầu tiên.

Điều gì làm việc này khó hơn: từ hai nhà sáng lập trở lên (ai sở hữu gì, mỗi người trả bao nhiêu, cổ phần có xác lập quyền sở hữu dần không); tài sản hoặc doanh nghiệp đang chạy được chuyển vào để đổi lấy cổ phần (một tiêu chí kiểm soát quyết định việc đó có bị đánh thuế hay không); tiểu bang thành lập khác nơi bạn làm việc (lệ phí, báo cáo và thuế của hai tiểu bang); tư cách S (thời hạn ngắn, mọi cổ đông đều phải đồng ý, và chủ sở hữu không được là công ty, hợp danh hay người nước ngoài không cư trú); và các chủ sở hữu làm việc trong doanh nghiệp (cán bộ điều hành được trả tiền cho dịch vụ là nhân viên, nên bảng lương bắt đầu từ khoản lương đầu tiên).

Hãy chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ:

• Tên công ty, kèm một tên dự phòng.
• Tên đại diện đăng ký và địa chỉ đường phố trong tiểu bang.
• Số cổ phần được phép phát hành, và mệnh giá hoặc không mệnh giá.
• Tên và địa chỉ của các giám đốc và cán bộ điều hành.
• Số cổ phần, giá của từng nhà sáng lập, và họ trả bằng gì: tiền mặt hay tài sản.
• Với tài sản: giá vốn, giá gốc tính thuế, giá trị hiện tại và mọi khoản nợ trên tài sản.
• Số An sinh Xã hội hoặc ITIN của người chịu trách nhiệm để xin EIN.
• Ngày công ty lần đầu có chủ sở hữu, tài sản hoặc hoạt động kinh doanh, và năm thuế bạn muốn.

Nên thành lập công ty ở tiểu bang nào?

Thường là tiểu bang nơi doanh nghiệp hoạt động. Công ty lập ở một tiểu bang mà kinh doanh ở tiểu bang khác nói chung cũng phải đăng ký tại đó, nên phải trả lệ phí, nộp báo cáo và có thể nợ thuế ở cả hai nơi. Chẳng hạn Delaware yêu cầu mọi công ty lập tại đó phải nộp báo cáo hằng năm, và đa số phải nộp thuế đặc quyền kinh doanh, dù hoạt động ở nơi khác (Delaware Division of Corporations).

Việc chọn tiểu bang được giải thích trong nên lập công ty ở tiểu bang nào, và hồ sơ ở tiểu bang nơi bạn sống trong đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác.

Điều lệ thành lập ghi những gì, và thành lập công ty tốn bao nhiêu?

Điều lệ là một hồ sơ công khai ngắn. Các tiểu bang hỏi những mục cốt lõi khá giống nhau, dù mẫu khác nhau:

Nguồn: Delaware Code, title 8, section 102 và hướng dẫn Form 201 của Texas. Ai được làm đại diện, xem đại diện đăng ký.

Lệ phí nộp hồ sơ tiểu bang là chi phí cố định chính. Ba ví dụ:

Hãy cộng thêm đại diện đăng ký nếu bạn thuê, và báo cáo cùng thuế hằng năm của tiểu bang trong bảng ở phần sau. EIN không tốn gì: IRS không bao giờ thu phí. Ở Delaware, số cổ phần được phép phát hành có thể quyết định thuế đặc quyền kinh doanh hằng năm; xem thuế đặc quyền kinh doanh Delaware.

Quy chế nội bộ và các quyết định đầu tiên của hội đồng quản trị: cần thông qua những gì?

Quy chế nội bộ là quy tắc nội bộ của công ty; không nộp cho tiểu bang. Sau khi nộp hồ sơ, incorporator, hoặc các giám đốc đầu tiên nếu điều lệ có nêu tên, thông qua quy chế nội bộ và bầu giám đốc, rồi các giám đốc bổ nhiệm cán bộ điều hành. Ở Delaware, việc này diễn ra tại cuộc họp tổ chức hoặc bằng văn bản đồng ý (Delaware Code, sections 107–109). Các tiểu bang khác có quy định tương tự.

Các quyết định đầu tiên thường gồm:

• Quy chế nội bộ, gồm số lượng giám đốc.
• Giám đốc. Delaware yêu cầu một người trở lên, mỗi người là thể nhân, không cần sở hữu cổ phần (section 141).
• Cán bộ điều hành, chẳng hạn chủ tịch, thư ký và thủ quỹ. Ở Delaware một người có thể giữ nhiều chức vụ trừ khi giấy chứng nhận hoặc quy chế nội bộ quy định khác, và một cán bộ giữ biên bản (section 142).
• Phát hành cổ phần: ai nhận bao nhiêu cổ phần, giá nào, trả bằng gì.
• Tài khoản ngân hàng và ai được ký.
• Năm thuế. Công ty nói chung chọn năm thuế bằng cách nộp tờ khai liên bang đầu tiên theo năm đó (Publication 542). S corporation, hoặc công ty dịch vụ cá nhân (chủ yếu là dịch vụ y tế, luật, kế toán, tư vấn hoặc tương tự do chính các chủ sở hữu làm nhân viên thực hiện), phải dùng năm dương lịch trừ khi chứng minh được mục đích kinh doanh cho năm khác (section 1378; Publication 542) hoặc có lựa chọn riêng để dùng năm khác (hướng dẫn Form 2553).
• Xin EIN và, nếu muốn, lựa chọn S.

Hãy giữ các văn bản đồng ý đã ký hoặc biên bản cùng sổ cổ phần. Đó là hồ sơ mà ngân hàng, người chuẩn bị thuế hoặc người mua sau này có thể yêu cầu xem.

Phát hành cổ phần nhà sáng lập thế nào, và góp tài sản có phát sinh thuế không?

Cổ phần được phép phát hành là mức trần ghi trong điều lệ; cổ phần đã phát hành là những cổ phần hội đồng quản trị thực sự bán cho các chủ sở hữu. Chỉ phát hành một phần, chẳng hạn 1.000 trong số 10.000, để lại chỗ cho chủ sở hữu sau này mà không phải sửa điều lệ.

Hội đồng quản trị quyết định giá và những gì được chấp nhận: tiền mặt, tài sản hoặc lợi ích khác cho công ty (Delaware Code, section 152). Cổ phần có mệnh giá không được phát hành thấp hơn mệnh giá (section 153; Texas nói như vậy trong hướng dẫn Form 201). Hãy ghi từng đợt phát hành vào sổ cổ phần: người nắm giữ, số cổ phần, ngày và số tiền đã trả. Cổ phần chưa từng được phát hành chính thức, hoặc chưa được trả tiền, khiến quyền sở hữu không rõ đúng lúc lựa chọn S, ngân hàng hoặc người mua cần làm rõ.

Cổ phần nhận để đổi lấy công việc, hoặc cổ phần xác lập quyền sở hữu dần, theo quy tắc khác; xem cổ phần nhà sáng lập xác lập quyền sở hữu dần.

Tài sản đổi lấy cổ phần: tiêu chí kiểm soát theo section 351

Chuyển tài sản vào công ty chỉ để đổi lấy cổ phần của công ty nói chung không bị đánh thuế khi những người chuyển tài sản, tính chung, kiểm soát công ty ngay sau đó: ít nhất 80% quyền biểu quyết và của mỗi loại cổ phần khác (section 351(a); section 368(c)). Quy tắc áp dụng dù công ty mới hay đang hoạt động (Publication 542).

Điều gì thay đổi kết quả:

• Nhận lại tiền mặt hoặc tài sản khác từ công ty bị đánh thuế đến mức khoản lãi (section 351(b)).
• Khoản nợ công ty nhận chuyển bị đánh thuế như lãi trong phạm vi vượt tổng giá gốc tính thuế của tài sản chuyển, và được tính như nhận lại tiền mặt nếu việc chuyển nợ không có mục đích kinh doanh hoặc chủ yếu để tránh thuế (section 357(b) và (c)).
• Công việc không phải tài sản. Cổ phần phát hành để đổi lấy dịch vụ không được tính vào việc trao đổi (section 351(d)).

Khi không nhận lại tiền mặt và không có nợ chuyển giao, cổ phần của chủ sở hữu lấy giá gốc tính thuế của chủ sở hữu trong tài sản, và công ty nói chung cũng vậy; tài sản có giá trị thấp hơn giá gốc có giới hạn đặc biệt (section 362(e)). Công ty và những người chuyển giao đính kèm văn bản mà Treasury Regulations section 1.351-3 yêu cầu vào tờ khai của năm trao đổi (Publication 542). Về bút toán ghi sổ, xem thiết lập sổ sách cho công ty mới.

Khi nào bạn nhận EIN, và ai là người chịu trách nhiệm?

Hãy nộp đơn sau khi tiểu bang chấp thuận công ty; nộp trước có thể làm EIN bị chậm. Đơn trực tuyến miễn phí và cấp số ngay nếu nơi kinh doanh chính của công ty ở Hoa Kỳ và người chịu trách nhiệm có số An sinh Xã hội hoặc ITIN. Nếu không, hãy nộp qua fax hoặc thư, hoặc qua điện thoại nếu công ty không có văn phòng hay nơi kinh doanh tại Hoa Kỳ; xem EIN khi không có SSN.

Người chịu trách nhiệm là cá nhân sở hữu hoặc kiểm soát công ty ở cấp cuối cùng và điều hành tiền cùng tài sản của công ty. Đó phải là một người, không phải một công ty. IRS cấp một EIN cho mỗi người chịu trách nhiệm mỗi ngày, và thay đổi người chịu trách nhiệm phải được báo trên Form 8822-B trong vòng 60 ngày (hướng dẫn Form SS-4).

Trên đơn, bạn nêu tờ khai mà công ty sẽ nộp. Ghi "1120-S" ở đó không tạo ra lựa chọn S: cho đến khi Form 2553 được nhận và chấp thuận, IRS coi công ty là bên nộp Form 1120 (hướng dẫn Form SS-4).

C corporation hay lựa chọn S: Form 2553 đến hạn khi nào?

Công ty mới là C corporation trừ khi nộp Form 2553. C corporation nộp thuế liên bang 21% trên lợi nhuận, và cổ đông bị đánh thuế lần nữa trên cổ tức (IRS). Thu nhập của S corporation thì chuyển vào tờ khai cá nhân của cổ đông (IRS). Để đủ điều kiện, đó phải là công ty trong nước có không quá 100 cổ đông, chỉ có cổ đông đủ điều kiện (cá nhân, di sản, một số quỹ tín thác và tổ chức được miễn thuế; không phải công ty, hợp danh hay người nước ngoài không cư trú) và một loại cổ phần (hướng dẫn Form 2553). Tư cách nào phù hợp được giải thích trong C corporation hay S corporation, và ai được sở hữu trong điều kiện của S corporation.

Hạn chót là không quá 2 tháng và 15 ngày sau khi năm thuế mà lựa chọn áp dụng bắt đầu (hướng dẫn Form 2553). Với công ty mới, năm thuế đầu tiên bắt đầu vào ngày sớm nhất trong các ngày: công ty lần đầu có cổ đông, lần đầu có tài sản, hoặc bắt đầu kinh doanh. Lựa chọn nộp trước ngày đó không có hiệu lực.

• Ví dụ về ngày theo hướng dẫn của IRS: năm thuế đầu tiên bắt đầu ngày 7 tháng 1 cho khoảng thời gian từ ngày 7 tháng 1 đến ngày 21 tháng 3.
• Lỡ hạn: lựa chọn nói chung bắt đầu từ năm thuế sau trừ khi áp dụng giảm nhẹ cho lựa chọn nộp trễ; xem giảm nhẹ cho lựa chọn S nộp trễ.

Một cán bộ điều hành ký, và mọi cổ đông đồng ý, kể cả vợ/chồng có quyền lợi theo chế độ tài sản chung trong cổ phần (hướng dẫn Form 2553). Việc nộp và xác nhận đã được chấp thuận nằm trong S corporation ngay từ ngày đầu. Một số tiểu bang, trong đó có New York, cần lựa chọn S riêng của tiểu bang (hướng dẫn Form CT-6 của New York); xem lựa chọn S corporation của tiểu bang.

Tiểu bang yêu cầu gì sau khi bạn thành lập công ty?

Đa số tiểu bang yêu cầu báo cáo hằng năm hoặc hai năm một lần, và nhiều tiểu bang thu thuế đặc quyền kinh doanh hoặc thuế tối thiểu dù công ty có lãi hay không. Tên gọi và ngày khác nhau theo tiểu bang; ba ví dụ:

Nguồn: California Secretary of State, kỳ nộp hồ sơ của California, California Franchise Tax Board và trang S corporation của FTB, Delaware, Texas Comptroller, yêu cầu nộp hồ sơ và quy tắc báo cáo đầu tiên của Comptroller.

Bỏ sót các việc này có cái giá của nó. Delaware phạt $200 cho báo cáo hằng năm nộp trễ, cộng tiền lãi. Ở California, Statement of Information bị bỏ sót có thể bị phạt $250 và bị đình chỉ. Ở Texas, nếu báo cáo hoặc thuế bị bỏ sót dẫn đến mất tư cách, mỗi cán bộ điều hành và giám đốc phải chịu trách nhiệm cá nhân về các khoản nợ của công ty phát sinh tại Texas từ ngày đến hạn cho đến khi công ty được khôi phục (Texas Tax Code section 171.255). Chi tiết hơn: thuế tối thiểu California, thuế đặc quyền kinh doanh Delaware và thuế đặc quyền kinh doanh Texas. Công ty đăng ký ở tiểu bang thứ hai cũng phải nộp báo cáo của tiểu bang đó.

Công ty mới nộp gì cho IRS trong năm đầu?

Ba nghĩa vụ liên bang bắt đầu từ năm đầu tiên:

• Một tờ khai, kể cả khi không có thu nhập. Mọi công ty trong nước nộp Form 1120 dù có thu nhập chịu thuế hay không (hướng dẫn Form 1120), nói chung chậm nhất vào ngày 15 của tháng thứ tư sau khi kết thúc năm: 15 tháng 4 của năm kế tiếp với năm dương lịch. S corporation nộp Form 1120-S thay thế, chậm nhất vào ngày 15 tháng 3 với năm dương lịch. Nếu công ty được lập vào cuối năm, xem năm thuế đầu tiên của công ty mới.
• Thuế nộp tạm tính. C corporation dự kiến nợ $500 trở lên trong năm nộp các kỳ trả góp trước ngày 15 của tháng thứ tư, thứ sáu, thứ chín và thứ mười hai, nói chung qua EFTPS, hệ thống nộp thuế điện tử của Bộ Tài chính (Publication 542). Xem thuế nộp tạm tính năm đầu của công ty mới; với S corporation, xem các khoản nộp thuế tạm tính của S corporation.
• Thuế lương nếu các chủ sở hữu làm việc trong doanh nghiệp. Cán bộ điều hành của công ty thực hiện dịch vụ và được trả, hoặc có quyền được trả, là nhân viên, và khoản tiền đó là tiền lương chịu khấu trừ và thuế lương. Việc sở hữu cổ phần không thay đổi điều này, và tòa án đã coi các khoản phân phối trả thay cho tiền lương cho chủ sở hữu S corporation làm việc trong doanh nghiệp là tiền lương (IRS). Người có trách nhiệm nộp thuế đã khấu trừ mà cố ý không nộp có thể chịu trách nhiệm cá nhân toàn bộ số tiền chưa nộp, tức tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Publication 542). Xem thiết lập bảng lương và tiền lương của chủ sở hữu S corporation.

Lệ phí tiểu bang và chi phí pháp lý để lập công ty là chi phí tổ chức có quy tắc khấu trừ riêng; xem thiết lập sổ sách cho công ty mới.

Công ty mới có phải nộp báo cáo BOI không?

Không. Theo quy định cuối cùng của FinCEN, các công ty thành lập tại Hoa Kỳ được miễn báo cáo thông tin chủ sở hữu hưởng lợi; chỉ một số công ty nước ngoài đăng ký hoạt động tại một tiểu bang Hoa Kỳ mới còn phải báo cáo (FinCEN). Xem báo cáo BOI: ai vẫn phải nộp.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Nhà thầu ở Texas chọn tư cách S từ ngày đầu

Một nhà thầu ở Austin nộp giấy chứng nhận thành lập cho Texas và trả lệ phí $300. Ngày 10 tháng 3 cô nhận EIN, và văn bản đồng ý của hội đồng quản trị phát hành cho cô 1.000 trong số 10.000 cổ phần được phép phát hành với giá US$1.000, cô gửi vào tài khoản mới của công ty ngay hôm đó.

Công ty lần đầu có cổ đông và tài sản vào ngày 10 tháng 3 và chưa kinh doanh trước đó, nên năm thuế đầu tiên bắt đầu từ ngày này. Khoảng thời gian hai tháng kết thúc ngày 9 tháng 5, và 15 ngày sau là ngày 24 tháng 5. Cô nộp Form 2553 vào ngày 20 tháng 4, nên tư cách S có thể bắt đầu từ ngày đầu khi IRS chấp thuận. Cô đưa mình vào bảng lương trước khi nhận bất kỳ khoản phân phối nào, và nộp báo cáo của Texas vào ngày 15 tháng 5 mỗi năm, bắt đầu từ năm sau năm cô thành lập công ty.

Hai đồng sáng lập góp thiết bị và tiền mặt để đổi lấy cổ phần

Hai đồng sáng lập chưa từng kinh doanh cùng nhau thành lập công ty tại tiểu bang nơi họ sống. Nhà sáng lập A chuyển thiết bị trị giá US$20.000, có giá gốc tính thuế US$8.000 và không có nợ, để đổi lấy 2.000 cổ phần. Nhà sáng lập B trả US$20.000 tiền mặt để lấy 2.000 cổ phần.

Ngay sau việc trao đổi, hai người chuyển giao sở hữu 100% cổ phần, trên mức kiểm soát 80%. A không bị đánh thuế khoản lãi US$12.000 tiềm ẩn trong thiết bị. Giá gốc của cổ phần của cô và của công ty đối với thiết bị đều là US$8.000. Nếu A nhận 1.500 cổ phần và US$5.000 tiền mặt, cô sẽ bị đánh thuế US$5.000 trong khoản lãi; cổ phần của cô vẫn có giá gốc US$8.000, và thiết bị có giá gốc US$13.000. Công ty và cả hai nhà sáng lập đính kèm văn bản trao đổi vào tờ khai của mình.

Chủ doanh nghiệp ở New York thành lập công ty tại Delaware

Một chủ doanh nghiệp ở New York lập công ty Delaware với 5.000 cổ phần được phép phát hành và điều hành doanh nghiệp từ New York. Mỗi năm chậm nhất vào ngày 1 tháng 3, Delaware yêu cầu báo cáo hằng năm (phí $50) và thuế đặc quyền kinh doanh (tối thiểu $175 theo phương pháp số cổ phần được phép), và công ty duy trì một đại diện đăng ký tại Delaware.

Trước khi kinh doanh tại New York, cô nộp Application for Authority tại đó (phí $225, kèm giấy chứng nhận tồn tại của Delaware cấp trong vòng một năm gần nhất); nộp sau khi đã bắt đầu còn cần sự đồng ý của New York State Tax Commission. Sau đó cô thực hiện các hồ sơ thuế công ty của New York cho hoạt động kinh doanh cô điều hành tại đó. Nếu cùng doanh nghiệp đó lập ở New York thì không có tầng Delaware.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn chưa chọn giữa LLC và công ty: so sánh LLC hay C corporation, hoặc xem cách lập LLC.
• Bạn đang quyết định có chọn tư cách S, hoặc ngày Form 2553 sắp đến: hãy đọc C corporation hay S corporation và S corporation ngay từ ngày đầu, và nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trước khi hết hạn.
• Bạn lập công ty ở một tiểu bang và làm việc ở tiểu bang khác: xem đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác và nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp để thiết lập hồ sơ của cả hai tiểu bang.
• Bạn đang gọi vốn đầu tư mạo hiểm bằng công ty Delaware: xem C corporation Delaware cho startup và cổ phần nhà sáng lập xác lập quyền sở hữu dần.
• Một nhà sáng lập không phải công dân Hoa Kỳ hoặc người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ: công ty có cổ đông là người nước ngoài không cư trú không thể là S corporation, bất kể loại visa; xem điều kiện của S corporation và C corporation Delaware cho nhà sáng lập không cư trú.
• Bạn đã điều hành doanh nghiệp, hoặc các nhà sáng lập đang chuyển tài sản vào: xem đổi cơ cấu doanh nghiệp, và kiểm tra tiêu chí kiểm soát với hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trước khi chuyển.
• Bạn có giấy phép hành nghề: tiểu bang của bạn có thể yêu cầu professional corporation với điều lệ riêng; xem LLC chuyên môn hay công ty hành nghề chuyên môn.
• Kỳ lương đầu tiên hoặc tờ khai đầu tiên sắp đến: xem sau khi bạn lập công ty, thiết lập sổ sách cho công ty mới và thiết lập bảng lương; nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán từ khoản tiền gửi đầu tiên và hỗ trợ thuế công ty cho Form 1120 hoặc 1120-S đầu tiên.