Cómo constituir una corporación: articles, acciones, EIN y elección S

Cómo constituir una corporación: ¿cuáles son los pasos, en orden?

Una corporación se crea presentando ante un estado; los pasos del IRS vienen después de que el estado la aprueba. El IRS pide constituir la corporación ante el estado antes de solicitar un EIN. El orden habitual:

1. Elija el estado. Normalmente el estado donde vive y dirige el negocio.
2. Verifique el nombre y escoja un agente registrado con dirección física en ese estado.
3. Presente los articles of incorporation (Delaware: certificate of incorporation; Texas: certificate of formation) y pague la tarifa estatal.
4. Adopte los estatutos y tome las primeras decisiones de la junta: directores, funcionarios, emisión de acciones, cuenta bancaria, año fiscal.
5. Emita las acciones de los fundadores, cobre lo que paga cada fundador y regístrelo en el libro de acciones.
6. Obtenga el EIN del IRS. Es gratuito.
7. Abra una cuenta bancaria a nombre de la corporación.
8. Decida sobre el estatus S. Si lo quiere, presente el Form 2553 dentro de su plazo.
9. Regístrese en cualquier otro estado donde la corporación haga negocios.
10. Ponga en el calendario los primeros plazos: el informe e impuesto del estado, el impuesto estimado, la nómina si los propietarios trabajan en el negocio, y el primer Form 1120 o 1120-S.

Qué lo complica: dos o más fundadores (quién es dueño de qué, cuánto paga cada uno, si las acciones se adquieren gradualmente); bienes o un negocio existente aportados a cambio de acciones (una prueba de control decide si eso se grava); un estado de constitución distinto de donde trabaja (tarifas, informes e impuestos de dos estados); el estatus S (un plazo corto, el consentimiento de cada accionista, y ni corporaciones, ni sociedades de personas ni extranjeros no residentes como propietarios); y propietarios que trabajan en el negocio (los funcionarios pagados por sus servicios son empleados, así que la nómina empieza con el primer sueldo).

Qué reunir antes de presentar:

• El nombre de la corporación, con uno de respaldo.
• El nombre del agente registrado y su dirección física en el estado.
• Cuántas acciones autorizar, y su valor nominal o sin valor nominal.
• Nombres y direcciones de los directores y funcionarios.
• La cantidad de acciones de cada fundador, su precio y con qué paga: efectivo o bienes.
• Para bienes: su costo, su base fiscal, su valor actual y cualquier deuda que tengan.
• El número de Seguro Social o ITIN de la parte responsable para el EIN.
• La fecha en que la corporación tiene por primera vez propietarios, activos o actividad comercial, y el año fiscal que quiere.

¿En qué estado debe constituir su corporación?

Normalmente en el estado donde opera el negocio. Una corporación constituida en un estado que hace negocios en otro generalmente también debe registrarse allí, por lo que paga tarifas, presenta informes y puede deber impuestos en ambos. Delaware, por ejemplo, exige a toda corporación constituida allí un informe anual, y a la mayoría el impuesto de franquicia, aunque operen en otro lugar (División de Corporaciones de Delaware).

La decisión en sí se explica en en qué estado constituir, y el trámite en su estado de residencia en registrarse en otro estado.

¿Qué va en los articles of incorporation y cuánto cuesta constituir una corporación?

Los articles son un trámite público breve. Los estados piden casi los mismos datos básicos, aunque los formularios difieren:

Fuentes: Delaware Code, title 8, section 102 y las instrucciones del Form 201 de Texas. Para saber quién puede ser agente, vea agente registrado.

La tarifa estatal de presentación es el principal costo fijo. Tres ejemplos:

Agregue un agente registrado si contrata uno, y el informe e impuesto anuales del estado en la tabla más abajo. El EIN no cuesta nada: el IRS nunca cobra por uno. En Delaware, la cantidad de acciones autorizadas puede determinar el impuesto de franquicia anual; vea el impuesto de franquicia de Delaware.

Estatutos y primeras decisiones de la junta: ¿qué debe aprobarse?

Los estatutos son las reglas internas de la corporación; no se presentan ante el estado. Tras el trámite, el incorporador, o los directores iniciales si los articles los nombran, adoptan los estatutos y eligen a los directores, y los directores nombran a los funcionarios. En Delaware esto ocurre en una reunión de organización o por consentimiento escrito (Delaware Code, sections 107–109). Otros estados tienen reglas similares.

Las primeras decisiones suelen cubrir:

• Los estatutos, incluida la cantidad de directores.
• Directores. Delaware exige uno o más, cada uno una persona natural, que no necesitan ser dueños de acciones (sección 141).
• Funcionarios, como presidente, secretario y tesorero. En Delaware una persona puede ocupar varios cargos salvo que el certificado o los estatutos digan otra cosa, y un funcionario lleva las actas (sección 142).
• Emisión de acciones: quién recibe cuántas acciones, a qué precio y pagadas con qué.
• La cuenta bancaria y quién puede firmar.
• El año fiscal. Una corporación generalmente adopta su año fiscal al presentar con él su primera declaración federal (Publication 542). Una S corporation, o una corporación de servicios personales (principalmente servicios de salud, derecho, contabilidad, consultoría o similares prestados por sus propietarios-empleados), debe usar un año calendario salvo que demuestre un propósito comercial para otro (section 1378; Publication 542) o haga una elección aparte para usar otro año (instrucciones del Form 2553).
• Solicitar el EIN y, si se quiere, la elección S.

Conserve los consentimientos firmados o las actas junto con el libro de acciones. Son el registro que un banco, un preparador de impuestos o un comprador posterior pueden pedir ver.

¿Cómo se emiten las acciones de los fundadores y aportar bienes genera impuestos?

Las acciones autorizadas son el tope fijado en los articles; las acciones emitidas son las que la junta efectivamente vende a los propietarios. Emitir solo una parte, como 1,000 de 10,000, deja espacio para futuros propietarios sin enmendar los articles.

La junta decide el precio y lo que acepta: efectivo, bienes u otro beneficio para la corporación (Delaware Code, section 152). Las acciones con valor nominal no pueden emitirse por menos que ese valor (sección 153; Texas dice lo mismo en las instrucciones del Form 201). Registre cada emisión en el libro de acciones: titular, cantidad de acciones, fecha y lo que se pagó. Las acciones que nunca se emitieron formalmente, o que nunca se pagaron, dejan la propiedad poco clara justo cuando la elección S, un banco o un comprador necesitan que esté definida.

Las acciones recibidas por trabajo, o que se adquieren gradualmente, siguen otras reglas; vea acciones de fundador con adquisición gradual.

Bienes a cambio de acciones: la prueba de control de la sección 351

Aportar bienes a una corporación a cambio únicamente de sus acciones generalmente no se grava cuando quienes transfieren bienes, como grupo, controlan la corporación inmediatamente después: al menos 80% del poder de voto y de cada otra clase de acciones (section 351(a); sección 368(c)). Se aplica tanto si la corporación es nueva como si ya opera (Publication 542).

Lo que cambia el resultado:

• Efectivo u otros bienes devueltos por la corporación se gravan hasta el monto de la ganancia (sección 351(b)).
• La deuda que asume la corporación se grava como ganancia en la medida en que supere la base fiscal total de los bienes transferidos, y cuenta como efectivo devuelto si trasladarla no tenía propósito comercial o fue principalmente para evitar impuestos (section 357(b) and (c)).
• El trabajo no es un bien. Las acciones emitidas por servicios no cuentan para el intercambio (sección 351(d)).

Sin efectivo devuelto y sin deuda asumida, las acciones del propietario toman la base fiscal que el propietario tenía en los bienes, y la corporación generalmente también; los bienes que valen menos que su base tienen límites especiales (sección 362(e)). La corporación y quienes transfieren adjuntan a sus declaraciones del año del intercambio la declaración que exige la sección 1.351-3 de los Treasury Regulations (Publication 542). Para los asientos contables, vea cómo configurar la contabilidad de una corporación nueva.

¿Cuándo se obtiene el EIN y quién es la parte responsable?

Solicítelo después de que el estado apruebe la corporación; solicitarlo antes puede demorar el EIN. La solicitud en línea es gratuita y emite el número de inmediato si el lugar principal de negocios de la corporación está en EE. UU. y la parte responsable tiene un número de Seguro Social o ITIN. De lo contrario, solicite por fax o correo, o por teléfono si la corporación no tiene oficina ni lugar de negocios en EE. UU.; vea un EIN sin SSN.

La parte responsable es la persona que en última instancia es propietaria de la corporación o la controla y dirige sus fondos y activos. Debe ser una persona, no una empresa. El IRS emite un EIN por parte responsable por día, y un cambio de parte responsable debe informarse en el Form 8822-B dentro de 60 días (instrucciones del Form SS-4).

En la solicitud usted indica la declaración que presentará la corporación. Escribir "1120-S" allí no hace la elección S: hasta que se reciba y apruebe el Form 2553, el IRS trata a la corporación como declarante del Form 1120 (instrucciones del Form SS-4).

C corporation o elección S: ¿cuándo vence el Form 2553?

Una corporación nueva es una C corporation salvo que presente el Form 2553. Una C corporation paga impuesto federal de 21% sobre su ganancia, y los accionistas pagan impuestos de nuevo por los dividendos (IRS). En cambio, los ingresos de una S corporation pasan a las declaraciones personales de los accionistas (IRS). Para calificar, debe ser una corporación nacional con no más de 100 accionistas, solo accionistas elegibles (personas, sucesiones, ciertos fideicomisos y organizaciones exentas; no corporaciones, sociedades de personas ni extranjeros no residentes) y una sola clase de acciones (instrucciones del Form 2553). Qué estatus conviene se explica en C corporation o S corporation, y quién puede ser propietario en elegibilidad para una S corporation.

El plazo es de no más de 2 meses y 15 días después del inicio del año fiscal que la elección debe cubrir (instrucciones del Form 2553). Para una corporación nueva, el primer año fiscal empieza en la primera de estas fechas: cuando tuvo accionistas, tuvo activos o empezó a hacer negocios. Una elección presentada antes de esa fecha no es válida.

• Fecha de ejemplo de las instrucciones del IRS: un primer año fiscal que empieza el 7 de enero da una ventana del 7 de enero al 21 de marzo.
• Si lo perdió: la elección generalmente empieza el año fiscal siguiente salvo que se aplique el alivio por elección tardía; vea alivio por elección S tardía.

Firma un funcionario y consienten todos los accionistas, incluido un cónyuge que comparte un interés de bienes gananciales en las acciones (instrucciones del Form 2553). Cómo presentar y confirmar la aceptación se explica en S corporation desde el primer día. Algunos estados, entre ellos Nueva York, necesitan su propia elección S (instrucciones del Form CT-6 de Nueva York); vea elección S estatal.

¿Qué pide el estado después de constituir la corporación?

La mayoría de los estados piden un informe anual o cada dos años, y muchos cobran un impuesto de franquicia o mínimo gane o no dinero la corporación. Los nombres y las fechas difieren por estado; tres ejemplos:

Fuentes: Secretaría de Estado de California, períodos de presentación de California, California Franchise Tax Board y su página de S corporations, Delaware, Texas Comptroller, sus requisitos de presentación y sus reglas del primer informe.

Omitirlos tiene un costo. Delaware cobra $200 por un informe anual tardío, más intereses. En California, una Statement of Information omitida puede traer una multa de $250 y la suspensión. En Texas, si un informe o impuesto omitido lleva a la pérdida de la existencia legal (forfeiture), cada funcionario y director es personalmente responsable de las deudas corporativas contraídas en Texas desde la fecha de vencimiento hasta que la corporación sea reactivada (Texas Tax Code, sección 171.255). Más detalle: impuesto mínimo de California, impuesto de franquicia de Delaware e impuesto de franquicia de Texas. Una corporación registrada en un segundo estado debe también los informes de ese estado.

¿Qué presenta una corporación nueva ante el IRS en su primer año?

Tres obligaciones federales empiezan en el primer año:

• Una declaración, aunque no haya ingresos. Toda corporación nacional presenta el Form 1120 tenga o no ingreso gravable (instrucciones del Form 1120), generalmente a más tardar el día 15 del cuarto mes después del cierre del año: 15 de abril del año siguiente para un año calendario. Una S corporation presenta en cambio el Form 1120-S, a más tardar el 15 de marzo para un año calendario. Si se constituye a fines del año, vea el primer año fiscal de una empresa nueva.
• Impuesto estimado. Una C corporation que espera deber $500 o más en el año paga cuotas antes del día 15 de los meses cuarto, sexto, noveno y duodécimo, generalmente mediante EFTPS, el sistema electrónico de pagos del Tesoro (Publication 542). Vea impuesto estimado del primer año de una corporación nueva; para una S corporation, vea pagos de impuesto estimado de una S corporation.
• Nómina si los propietarios trabajan en el negocio. Un funcionario de la corporación que presta servicios y recibe pago, o tiene derecho a recibirlo, es un empleado, y el pago son salarios sujetos a retención e impuestos de nómina. Ser dueño de acciones no cambia eso, y los tribunales han tratado como salarios las distribuciones pagadas en lugar de salarios a propietarios de S corporations que trabajan en el negocio (IRS). Una persona responsable de entregar los impuestos retenidos que deliberadamente no lo hace puede ser personalmente responsable por el monto total impago, la multa por recuperación de impuestos retenidos (trust fund recovery penalty) (Publication 542). Vea cómo configurar la nómina y sueldo del propietario de una S corporation.

La tarifa estatal y los costos legales de constituir la corporación son costos de organización con sus propias reglas de deducción; vea cómo configurar la contabilidad de una corporación nueva.

¿Presenta una corporación nueva un informe BOI?

No. Según la regla final de FinCEN, las empresas constituidas en EE. UU. están exentas del informe de información sobre beneficiarios finales; solo siguen informando ciertas empresas extranjeras registradas para hacer negocios en un estado de EE. UU. (FinCEN). Vea informe BOI: quién todavía presenta.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Una contratista de Texas elige el estatus S desde el primer día

Una contratista de Austin presenta un certificate of formation en Texas y paga la tarifa de $300. El 10 de marzo obtiene el EIN, y el consentimiento de la junta le emite 1,000 de las 10,000 acciones autorizadas por US$1,000, que deposita ese día en la nueva cuenta de la corporación.

La corporación tiene por primera vez un accionista y activos el 10 de marzo y no hizo negocios antes, así que su primer año fiscal empieza entonces. El período de dos meses termina el 9 de mayo, y 15 días después es el 24 de mayo. Ella presenta el Form 2553 el 20 de abril, de modo que el estatus S puede empezar el primer día una vez que el IRS lo acepte. Se pone en nómina antes de tomar cualquier distribución, y presenta el informe de Texas cada 15 de mayo, a partir del año siguiente a su constitución.

Dos cofundadores aportan equipos y efectivo a cambio de acciones

Dos cofundadores que no han hecho negocios juntos constituyen una corporación en su estado de residencia. El Fundador A transfiere equipos con valor de US$20,000, con una base fiscal de US$8,000 y sin deuda, por 2,000 acciones. El Fundador B paga US$20,000 en efectivo por 2,000 acciones.

Justo después del intercambio, los dos que transfieren son dueños del 100% de las acciones, por encima del límite de control del 80%. A no paga impuestos sobre la ganancia de US$12,000 incorporada en los equipos. Sus acciones y la base de la corporación en los equipos son ambas de US$8,000. Si A hubiera tomado 1,500 acciones y US$5,000 en efectivo, pagaría impuestos sobre US$5,000 de la ganancia; sus acciones seguirían teniendo una base de US$8,000, y los equipos una base de US$13,000. La corporación y ambos fundadores adjuntan la declaración del intercambio a sus declaraciones.

Un propietario de Nueva York constituye en Delaware

Un propietario de Nueva York constituye una corporación de Delaware con 5,000 acciones autorizadas y dirige el negocio desde Nueva York. Cada año a más tardar el 1 de marzo, Delaware pide un informe anual (tarifa de $50) y el impuesto de franquicia (mínimo de $175 con el método de acciones autorizadas), y la corporación mantiene un agente registrado de Delaware.

Antes de hacer negocios en Nueva York, presenta allí una Application for Authority (tarifa de $225, con un certificado de existencia de Delaware con fecha dentro del último año); presentarla después de empezar también requeriría el consentimiento de la State Tax Commission de Nueva York. Luego hace las declaraciones del impuesto corporativo de Nueva York por el negocio que dirige allí. El mismo negocio constituido en Nueva York se ahorraría la capa de Delaware.

¿Es distinto en su caso?

• No ha elegido entre una LLC y una corporación: compare LLC o C corporation, o vea cómo constituir una LLC.
• Está decidiendo sobre el estatus S, o la fecha del Form 2553 está cerca: lea C corporation o S corporation y S corporation desde el primer día, y reciba ayuda para constituir su empresa antes de que se cierre la ventana.
• Constituyó en un estado y trabaja en otro: vea registrarse en otro estado y reciba ayuda para constituir su empresa para configurar los trámites de ambos estados.
• Está reuniendo capital de riesgo en una corporación de Delaware: vea C corporation de Delaware para una startup y acciones de fundador con adquisición gradual.
• Un fundador no es ciudadano de EE. UU. ni residente fiscal de EE. UU.: una corporación con un accionista extranjero no residente no puede ser una S corporation, sea cual sea la visa; vea elegibilidad para una S corporation y C corporation de Delaware para un fundador no residente.
• Ya dirige el negocio, o los fundadores están aportando bienes: vea cómo cambiar la estructura de su negocio, y verifique la prueba de control con ayuda para constituir su empresa antes de la transferencia.
• Tiene una licencia profesional: su estado puede exigir una corporación profesional con sus propios articles; vea LLC profesional o corporación profesional.
• Se acerca la primera nómina o la primera declaración: vea después de constituir su empresa, cómo configurar la contabilidad de una corporación nueva y cómo configurar la nómina; reciba contabilidad desde el primer depósito y ayuda con los impuestos corporativos para el primer Form 1120 o 1120-S.