Cách lập LLC ở California: các bước, thuế $800 và Form 568

Làm sao lập LLC ở California từng bước?

Hãy nộp Articles of Organization (Form LLC-1) cho Secretary of State, rồi nộp Statement of Information, xin EIN và nộp cho Franchise Tax Board (FTB) đúng hạn. Theo thứ tự:

1. Kiểm tra tên. Tra tên trong bizfile Online. Tên phải phân biệt được với các LLC đã có hồ sơ và có phần nhận diện như "LLC". Đặt trước tên trong 60 ngày là tùy chọn (đặt trước tên).
2. Nêu một đại diện nhận giấy tờ tố tụng (agent for service of process), người nhận giấy tờ tòa án nếu LLC bị kiện. Đại diện là cá nhân sống ở California có địa chỉ đường phố, hoặc một đại diện công ty đã đăng ký. LLC không thể tự làm đại diện của mình, và tên cùng địa chỉ đường phố của đại diện là công khai (hỏi đáp của Secretary of State). Xem đại diện đăng ký.
3. Nộp Form LLC-1 trên bizfile Online. Form hỏi tên, địa chỉ đường phố của văn phòng chính, đại diện, và LLC do một người quản lý, nhiều người quản lý hay tất cả thành viên quản lý. Lệ phí là $70 (Form LLC-1).
4. Ký thỏa thuận hoạt động. Thỏa thuận ghi rõ quyền sở hữu, cách chia lợi nhuận và ai quyết định. LLC giữ thỏa thuận; Secretary of State không nhận (hỏi đáp).
5. Xin EIN từ IRS. Miễn phí khi nộp trực tuyến và cần SSN hoặc ITIN của người chịu trách nhiệm (IRS). LLC có từ hai chủ sở hữu trở lên hoặc có bất kỳ nhân viên nào cần EIN. LLC một chủ không có nhân viên có thể dùng SSN hoặc ITIN của chủ sở hữu, nhưng có thể xin EIN cho tài khoản ngân hàng, và phiếu nộp tiền của FTB cũng hỏi số này. Xem EIN cho LLC một thành viên.
6. Nộp Statement of Information (Form LLC-12) trong vòng 90 ngày kể từ khi nộp LLC-1 (biểu mẫu và lệ phí).
7. Mở tài khoản ngân hàng đứng tên LLC và chuyển mọi khoản tiền của LLC qua đó. Xem thiết lập sổ sách cho LLC mới.
8. Nộp thuế hằng năm $800 chậm nhất ngày 15 của tháng thứ 4, tính tháng nộp hồ sơ là tháng thứ nhất, bằng FTB 3522 hoặc thanh toán trực tuyến của FTB (FTB).
9. Đăng ký các giấy phép doanh nghiệp cần: seller's permit, tài khoản người sử dụng lao động, giấy phép của thành phố (bảng bên dưới).
10. Nộp Form 568 mỗi năm, tờ khai California của LLC, kể cả khi không có thu nhập (hạn nộp ở bên dưới).

Điều gì khiến việc này không đơn giản: từ hai chủ sở hữu trở lên, vợ chồng cùng sở hữu, nộp hồ sơ vào cuối năm, LLC đã lập ở tiểu bang khác, chủ sở hữu ngoài California, lựa chọn S corporation, hoặc thu nhập tại California gần mức $250.000. Mỗi trường hợp thay đổi một form, một hạn nộp hoặc số tiền bạn nợ.

Hãy chuẩn bị trước: hai hoặc ba tên dự phòng, địa chỉ đường phố của văn phòng chính, tên và địa chỉ của đại diện, tên, địa chỉ và phần sở hữu của từng chủ sở hữu, ai sẽ quản lý, và SSN hoặc ITIN của người chịu trách nhiệm. Phiên bản không phụ thuộc tiểu bang của các bước này nằm trong cách lập LLC.

Lập LLC ở California tốn bao nhiêu, và mất bao lâu?

Secretary of State thu $70 cho Form LLC-1. Trang biểu mẫu của họ nêu hồ sơ trực tuyến 5 ngày hoặc ít hơn và form PDF từ 10 ngày trở lên (biểu mẫu và lệ phí). Năm đầu còn có Statement of Information $20 và thuế hằng năm $800, cả hai đến hạn trong vòng vài tháng sau khi nộp hồ sơ; ví dụ của Lena bên dưới cộng các khoản này lại.

Nguồn: trang LLC của FTB; CDTFA; hỏi đáp seller's permit của CDTFA. Chi phí đại diện và giấy phép thành phố khác nhau. Để so sánh các tiểu bang, xem chi phí lập LLC theo tiểu bang.

Statement of Information đến hạn khi nào, và nộp trễ thì sao?

Statement of Information đầu tiên đến hạn trong vòng 90 ngày kể từ khi nộp LLC-1, với $20. Sau đó, LLC nộp hai năm một lần, trong khoảng sáu tháng kết thúc ở tháng LLC được thành lập (biểu mẫu và lệ phí; mẹo nộp hồ sơ).

• Ví dụ về khoảng thời gian: LLC lập vào tháng 3 nộp trong khoảng từ ngày 1 tháng 10 đến ngày 31 tháng 3.
• Nộp trực tuyến cần web User Access, tài khoản đăng nhập bizfile Online kiểm soát ai được nộp hồ sơ cho LLC. Hãy thiết lập trước hạn (mẹo nộp hồ sơ).
• Thay đổi: nộp bản kê khai cập nhật khi thông tin của LLC thay đổi; phải nộp khi đại diện từ nhiệm (hỏi đáp).
• Thư giả mạo: Secretary of State cảnh báo về các thư chào mời lừa đảo gửi đến doanh nghiệp đã đăng ký. Bản kê khai được nộp trực tiếp cho chính Secretary of State (hỏi đáp).

Bỏ sót bản kê khai bị phạt $250, khoản FTB thu thay cho Secretary of State. LLC cũng có thể bị đình chỉ hoặc mất tư cách (FTB; mẹo nộp hồ sơ). Khi đã nộp bản kê khai, LLC có thể xin Secretary of State miễn tiền phạt, nêu rõ lý do (miễn tiền phạt).

Khoản thuế $800 đầu tiên đến hạn khi nào, và năm đầu có được miễn không?

Khoản nộp $800 đầu tiên đến hạn chậm nhất ngày 15 của tháng thứ 4 sau khi LLC nộp hồ sơ với Secretary of State, tính tháng nộp hồ sơ là tháng thứ nhất. Ví dụ của chính FTB: LLC đăng ký ngày 18 tháng 6 nộp chậm nhất vào ngày 15 tháng 9. Các khoản nộp sau đến hạn vào ngày 15 của tháng thứ 4 của mỗi năm thuế, ngày 15 tháng 4 với năm dương lịch (FTB).

• Năm đầu không được miễn. Khoản miễn tạm thời cho năm đầu chỉ áp dụng cho các năm thuế bắt đầu từ năm 2021 đến năm 2023 (FTB).
• Cái bẫy cuối năm: năm thuế đầu tiên bắt đầu vào ngày nộp hồ sơ (FTB 3522). LLC lập vào tháng 11 hoặc tháng 12 có thể phải nộp hai khoản trong khoảng hai tháng.
• Quy tắc 15 ngày: LLC có năm thuế đầu tiên dài 15 ngày hoặc ít hơn, và không kinh doanh tại California trong thời gian đó, không phải nộp tờ khai và không nợ thuế hay phí hằng năm cho năm đó (tập hướng dẫn Form 568).

Năm không có thu nhập, bỏ sót khoản nộp, và hủy LLC trong vòng 12 tháng sau khi nộp hồ sơ (hủy theo form rút gọn, có thể tránh thuế năm đầu) được giải thích trong thuế tối thiểu và phí LLC của California.

LLC California nộp gì cho FTB mỗi năm?

Mọi LLC California không bị đánh thuế như công ty nộp Form 568 mỗi năm, kể cả khi không có thu nhập và không hoạt động (tập hướng dẫn Form 568). Hạn nộp tùy thuộc vào ai sở hữu LLC.

Nguồn: tập hướng dẫn Form 568; các hạn nộp của FTB.

• Thuế hằng năm được nộp riêng, bằng FTB 3522 hoặc trực tuyến, không gửi thư kèm Form 568 (tập hướng dẫn Form 568).
• Phí LLC bắt đầu từ $900 khi tổng thu nhập tại California đạt $250.000. Thu nhập ở đây là tổng thu nhập như doanh số, không phải lợi nhuận. Hãy ước tính trên FTB 3536 trước ngày 15 của tháng thứ 6 của năm thuế. Ước tính thấp hơn phí của năm đó bị phạt 10% trên phần thiếu, trừ khi ước tính ít nhất bằng phí của năm trước (tập hướng dẫn Form 568; FTB 3536).
• Form 568 nộp trễ có thể bị phạt $18 cho mỗi thành viên mỗi tháng, tối đa 12 tháng, trừ khi có lý do chính đáng. Trang tiền phạt của FTB ghi mức này cho LLC bị đánh thuế như hợp danh; hướng dẫn Form 568 áp dụng cho mọi LLC phải nộp (tiền phạt của FTB; tập hướng dẫn Form 568).

IRS đánh thuế LLC California như thế nào?

LLC một chủ sở hữu bị bỏ qua về thuế: thu nhập của LLC nằm trên tờ khai của chủ sở hữu, ở Schedule C với doanh nghiệp của cá nhân. LLC có từ hai chủ sở hữu trở lên là hợp danh và nộp Form 1065, trừ khi chọn bị đánh thuế như công ty (IRS). California dùng cùng cách phân loại (FTB).

California là tiểu bang theo chế độ tài sản chung của vợ chồng. Vợ chồng sở hữu LLC như tài sản chung, không có chủ sở hữu nào khác, có thể coi LLC là bị bỏ qua về thuế hoặc là hợp danh; IRS coi việc chuyển đổi sau này là chuyển đổi loại hình (IRS). Xem LLC của vợ chồng và gia đình.

LLC California còn đăng ký những gì khác?

Có bốn đăng ký nằm ngoài Secretary of State, mỗi đăng ký có điều kiện kích hoạt riêng.

Về chi tiết thuế lương, xem thuế lương California và thiết lập EDD. Báo cáo chủ sở hữu hưởng lợi (BOI) không nằm trong số này: FinCEN không còn yêu cầu từ các công ty thành lập tại Hoa Kỳ (FinCEN). Xem ai vẫn phải nộp báo cáo BOI.

Tôi có thể lập LLC ở Wyoming hoặc Delaware để tránh thuế $800 không?

Không, nếu LLC kinh doanh tại California. LLC được coi là kinh doanh tại đây khi bất kỳ thành viên, người quản lý hoặc đại diện nào điều hành hoạt động kinh doanh cho LLC tại California, dù LLC được lập ở đâu (tập hướng dẫn Form 568).

LLC đó phải đăng ký với Secretary of State, với $70, trước khi tiến hành hoạt động kinh doanh trong tiểu bang tại đây; kinh doanh ở đây mà chưa đăng ký bị FTB phạt $2.000 (tập hướng dẫn Form 568). LLC nợ cùng khoản thuế $800 và Form 568, cộng các lệ phí riêng của tiểu bang gốc. Xem nên lập công ty ở tiểu bang nào và đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác.

LLC California mới có nên chọn đánh thuế như S corporation không?

Chỉ sau khi so sánh số liệu, vì California đánh thuế S corporation riêng. LLC bị đánh thuế như S corporation nộp Form 100S thay cho Form 568. LLC nộp 1,5% thu nhập ròng tại California, tối thiểu là mức thuế đặc quyền kinh doanh tối thiểu $800, thay cho thuế và phí LLC (tập hướng dẫn Form 568; S corporation của FTB). Lựa chọn này là Form 2553 liên bang, nộp trong vòng 2 tháng và 15 ngày sau khi năm thuế mà nó áp dụng bắt đầu, với sự đồng ý của mọi chủ sở hữu (cả hai vợ chồng với quyền lợi theo chế độ tài sản chung). California coi lựa chọn là được thực hiện cùng ngày, không cần form riêng (hướng dẫn Form 2553 của IRS; tập hướng dẫn Form 100S). FTB miễn mức tối thiểu đó trong năm đầu của công ty đã thành lập hoặc đăng ký qua Secretary of State; hướng dẫn của FTB không nói điều này có bao gồm LLC chọn tư cách S hay không (tập hướng dẫn Form 100S).

Về thời điểm và bảng lương, xem S corporation ngay từ ngày đầu; về quy định của tiểu bang, xem lựa chọn S corporation của tiểu bang.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa, tính bằng đô la Hoa Kỳ, cho LLC dùng năm dương lịch.

Lena nộp hồ sơ vào tháng 3

Lena, chủ sở hữu duy nhất, dự kiến thu nhập tại California dưới $250.000, nên không có phí LLC. Cô nộp LLC-1 trực tuyến vào ngày 10 tháng 3 và trả $70.

• Chậm nhất vào ngày 8 tháng 6: Statement of Information, $20 (90 ngày sau ngày 10 tháng 3).
• Chậm nhất vào ngày 15 tháng 6: khoản thuế hằng năm $800 đầu tiên. Tháng 3 là tháng thứ nhất, nên tháng 6 là tháng thứ tư.
• Chi phí tiểu bang năm đầu, chưa tính hỗ trợ chuyên môn: $70 + $20 + $800 = $890.
• Ngày 15 tháng 4 tiếp theo: Form 568 cho năm đầu, và $800 cho năm thứ hai. Lợi nhuận của LLC nằm trên Form 1040 của chính cô.

Hai đối tác ở năm sau, với $300.000 thu nhập tại California

Trong một năm dương lịch đầy đủ sau năm đầu, hai chủ sở hữu điều hành một LLC có $300.000 doanh số bán cho khách hàng tại California và $40.000 lợi nhuận.

• Liên bang: Form 1065, kèm Schedule K-1 cho mỗi thành viên hợp danh.
• California: thuế hằng năm $800 chậm nhất vào ngày 15 tháng 4, và phí LLC $900, vì $300.000 nằm ở bậc thứ nhất. Phí tính theo doanh số, không theo lợi nhuận $40.000.
• Chậm nhất vào ngày 15 tháng 6: ước tính $900 trên FTB 3536. Chỉ nộp $500 có thể bị phạt thêm 10% trên phần thiếu $400, trừ khi $500 ít nhất bằng phí của năm trước.
• Chậm nhất vào ngày 15 tháng 3 của năm sau: Form 568.

Omar nộp hồ sơ vào ngày 1 tháng 12

Omar, chủ sở hữu duy nhất, nộp hồ sơ vào ngày 1 tháng 12 và bắt đầu bán hàng trong tuần đó, nên anh đăng ký seller's permit trước.

• Năm thuế đầu tiên (ngày 1–31 tháng 12): khoản $800 đầu tiên đến hạn ngày 15 tháng 3. Tháng 12 là tháng thứ nhất.
• Năm thuế thứ hai (từ ngày 1 tháng 1): khoản $800 tiếp theo đến hạn ngày 15 tháng 4, khoảng một tháng sau, cùng Form 568 cho năm đầu chỉ dài một tháng.
• Nếu anh nộp hồ sơ vào ngày 17 tháng 12 và không kinh doanh cho đến tháng 1, năm thuế đầu tiên của anh sẽ là 15 ngày. Không phải nộp tờ khai hay thuế hằng năm cho năm đó, và khoản $800 đầu tiên của anh đến hạn ngày 15 tháng 4.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Từ hai chủ sở hữu trở lên, hoặc vợ chồng: cách chia, tờ khai hợp danh và phần của từng chủ sở hữu cần được chốt trước khi bạn ký. Xem chia quyền sở hữu và LLC của vợ chồng, rồi nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp; khi LLC đã hoạt động, nhờ hỗ trợ khai thuế doanh nghiệp cho Form 1065 và Form 568.
• Thu nhập tại California gần mức $250.000: cách ước tính phí và tiền phạt phụ thuộc vào cách đo thu nhập tại California. Xem thuế tối thiểu và phí LLC của California và hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Đang cân nhắc chọn S corporation: xem S corporation ngay từ ngày đầu, rồi nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Một thành viên hợp danh sống ngoài California: LLC nói chung khấu trừ 7% từ các khoản phân phối có nguồn từ California cho thành viên đó khi vượt $1.500 mỗi năm, và có thể tự nợ khoản này nếu không khấu trừ. Mỗi thành viên không cư trú cũng ký FTB 3832, nếu không LLC phải nộp thuế trên phần của thành viên đó (tập hướng dẫn Form 568). Xem khấu trừ thuế đối với người không cư trú tại California và hỗ trợ khai thuế doanh nghiệp.
• Bạn không chắc khoản $800 hằng năm có đáng không, hoặc đã làm việc như chủ doanh nghiệp một chủ: xem LLC hay doanh nghiệp một chủ và chuyển doanh nghiệp một chủ vào LLC.
• Bạn có giấy phép hành nghề chuyên môn của California: hãy kiểm tra nghề của bạn có được hành nghề qua LLC không; xem LLC chuyên môn hay công ty hành nghề chuyên môn.
• LLC sẽ nắm giữ bất động sản cho thuê: xem bất động sản cho thuê trong LLC trước khi chuyển quyền sở hữu.
• Bạn sống ngoài Hoa Kỳ: làm theo lập LLC Hoa Kỳ cho người không cư trú, từng bước.
• LLC đã được lập ở tiểu bang khác: xem đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác.
• Bỏ sót các khoản nộp thuế hằng năm, một năm không có thu nhập, hoặc đóng LLC: xem thuế tối thiểu và phí LLC của California; với tờ khai bị bỏ sót, nhờ hỗ trợ khai thuế doanh nghiệp và ghi sổ kế toán cho sổ sách phía sau.
• Các chủ sở hữu muốn dùng thuế pháp nhân chuyển tiếp: xem thuế pháp nhân chuyển tiếp của California.
• Bạn bán hàng hóa: xem thuế bán hàng California.
• LLC đã được chấp thuận và bạn cần các hồ sơ tiếp theo: xem sau khi bạn lập công ty, và ghi sổ kế toán cho sổ sách phía sau Form 568.